INTRODUCCN

Este glosario me permitir conocer y comprender trminos utilizados en la archivistica para as describir los documentos con exactitud entender el significado de los trminos que se usan para identificar las diversas piezas documentales

Agrupaciones documentales: Reunin de documentos producida como consecuencia de la aplicacin del principio de procedencia y del orden original de los documentos se dividen en : naturales: Fondo seccin, sub-seccin, serie y unidad documental, y artificiales: secciones facticias y colecciones.

Archivo: Son las entidades o secciones de entidades que renen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, grficos, audiovisuales y legibles por mquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la Administracin y para la investigacin. http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_ A.html Archivstica: Tcnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y Documentos que ah se conservan

Archivologa: La ciencia que estudia la naturaleza y la teora, la planificacin y la terminologa de los archivos, as como su formacin, los principios de su conservacin y organizacin y los medios de su utilizacin. Archivonoma: (1) Parte de la archivstica que estudia los archivos en lo que atae a su origen e incrementos y a la clasificacin, acondicionamiento, catalogacin y utilizacin de los documentos que los integran. Del latn Archivum y el griego nomos administracin. (2) Tcnica o disciplina que nos ensea normas para organizar, conservar y administrar los archivos. (3) Conjunto de conocimientos tcnicos que orientan sobre el manejo de los archivos de trmite de transferencia y concentracin. (4) Archivonoma es la parte de la archivologa que se ocupa de los edificios y equipos relativos a los fines de archivo, conservar y guardar los documentos en condiciones aceptables a su larga vida. Archivo general: archivo histrico resultante de la refundicin de otros archivos histricos preexistentes. Contiene documentacin referente a la nacin en general y cuyo valor histrico y cuantan sean de gran importancia, como el archivo histrico Nacional, el Archivo General de Simancas, el Archivo de Indias.

Archivo histrico: archivo vivo que recoge y conserva documentacin cuyo valor administrativo ha prescrito, aunque pueda tener o no validez legal, pero cuyo valor histrico y cultura aconseja conservarlo como parte del patrimonio documental.

Archivo de gestin: GESTION: (1) Es aquel que rene documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. (2) Son los archivos de las divisiones, departamentos o secciones de los poderes Legislativo, Judicial, Ejecutivo, Consejo de Gobierno, instituciones descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y otros entes pblicos y privados. (3) Archivo vivo que custodia documentos que todava estn en pleno tramite. Archivo de intermedio: archivo inactivo de fondos procedentes de archivos administrativos cuya antigedad no permite eliminarlos, ni pasarlos a los archivos histricos porque todava tienen validez jurdica o vida administrativa. Archivo de oficina: archivo vivo de una oficina de una empresa o de la administracin que se necesita utilizar diaria o habitualmente y que posteriormente se integrara en el archivo de empresa o en el archivo administrativo correspondiente igual a archivo de trabajo. Caracteres internos de los documentos: Contenido intrnseco de los documentos: utilidad productora, origen funcional, fecha y lugar de produccin, contenido y forma.

Caracteres externos de los documentos: Los que configuran la apariencia externa del documento: el medio, o clase, por el que se transmtela informacin (soporte y escritura), el numero y disposicin de los elementos de la informacin que corresponden a la actividad que los produce (tipo), la configuracin fsica del documento (formato), y la cantidad (volumen).

Ciencia: Ciclo de vida de los documentos: Las fases, etapas o edades por las que pasan los documentos desde que se generan hasta que sed decide su conservacin . Corriente; circulacin y tramitacin de los documentos. Semicorriente; documentos tramitados y son consultados o de utilizados de manera poco frecuente como antecedentes. Permanente; documentos con este valor secundario, se corresponden con los documentos corrientes semi-corrientes y permanentes.

Clasificacin documental: Distribucin de los documentos por el modo de transmitir la informacin en un sentido amplio, se refiere al conjunto de clasificacin bibliogrfica diseados a la o largo de la historia de la ordenacin del conocimiento. Disciplina que abarca el estudio de la clasificacin del conocimiento desde el punto de ordenacin del mismo por el contenido de los documentos. Cdigo de tica: Conjunto de reglas de deontologa que se comprometen a seguir los periodistas de un grupo o un pas. Conjunto de leyes y reglamentos que rige al ejercicio.profesional y no profesional de archivologa en un pas.

Deontologa: Hace referencia a la rama de la tica cuyo objeto de estudio son aquellos fundamentos del deber y las normas morales. Se refiere a un conjunto ordenado de deberes y obligaciones morales que tienen los profesionales de una determinada materia. La deontologa es conocida tambin bajo el nombre de "teora del deber" y, al lado de la axiologa, es una de las dos ramas principales de la tica normativa. http://es.wikipedia.org/wiki/Deontolog%C3%ADa

Descripcin documental Diplomtica: Ciencia que tiene por objeto el anlisis y estudio de los documentos y sus caractersticas, tanto internas como externas, para definir su autenticidad.

Documento: (1) Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que d testimonio de una poca, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en que se encuentre. (2) Representacin de la informacin sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la grfica, la fotografa, la grabacin u otro medio en cualquier portador. (3). - Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurdico el documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un acto jurdico. Documento de archivo: Informacin recogida en cualquier forma o soporte, sin importar su edad, creada, recibida y conservada por una institucin o persona en la tramitacin de sus gestiones o la realizacin de sus asuntos. Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que

han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Epistemologa:

tica: La palabra tica proviene del griego ethos, que significa costumbre.La tica de alguna manera define los actos como buenos o malos, y los norma, aplicada a cualquier sentido es sinnimo de responsabilidad, es estar dispuestos a responder por nuestras acciones de manera consciente, pues se supone que nuestras acciones parten de una eleccin que fue evaluada previamente; y esto llevado a la vida profesional, se trata entonces de los compromisos adquiridos al terminar la carrera, al ejercerla ya no nos pertenece solo a nosotros mismos, puesto que los servicios son y sern otorgados a la sociedad, a otro igual. Hacer las cosas adecuadamente en nuestra ocupacin es un reflejo de que estamos seguros de lo que sabemos, de lo que hacemos y hacia donde nos dirigimos. tica archivstica: Se dedica a tratar los problemas de ndole moral, planteados a los Archivistas en el ejercicio de su profesin. Fondo documental: Conjunto de todas las series producidas a partir de las actividades integrales en las funciones o competencias atribuidas a una persona o institucin pblica o privada a lo largo de su existencia. Definido por el principio de procedencia y compuesto por la totalidad de la documentacin producida o recibida por una persona fsica o jurdica, pblica o privada en el tiempo que desarrollo su actividad.

Gestin documental: Totalidad de estudios, anlisis tcnicas y mtodos destinados a obtener mayor eficacia y economa en la utilidad de los documentos (corrientes, semi-corrientes y permanentes) . Se consigue llevando a cabo el estudio de los tipos documentales, la normalizacin de documentos, consiguiendo la coordinacin y colaboracin entre las dependencias administrativas y el archivo, clasificando el fondo y plasmando esta clasificacin en el cuadro correspondiente, elegir la ordenacin adecuada para cada uno de las series documentales, seleccionar la documentacin, incorporar series o fracciones de series, mediante los oportunos instrumentos de control, mantener la informacin al da con los correspondientes instrumentos de descripcin e informacin elaborar informes. Se establece mediante un sistema que abarca todo lo que sucede a un fondo documental a lo largo de su ciclo vital: creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos y de su informacin.

Herldica: Disciplina auxiliar de la historia que estudia todo lo relativo a los escudos.

Identificacin documental: Primera fase del proceso de expurgo, que consiste en establecer la identidad de cada serie o unidad documental, a travs del estudio de las funciones y actividades de los rganos que la produzcan. se dice tambin de la fase de tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Mtodo: Del lat. methdus, y este del gr. ). 1. m. Modo de decir o hacer con orden. 2. m. Modo de obrar o proceder, hbito o costumbre que cada uno tiene y observa. 3. m. Obra que ensea los elementos de una ciencia o arte. 4. m. Fil. Procedimiento que se sigue en las ciencias para hallar la verdad y ensearla. Metodologa: Es el estudio previo de aquello que va aser objeto de norma. En un segundo lugar llegar a la simplificacin del tema. El tercer punto consistye en alcanzar un consenso , y por ltimo, aplicar la norma de modo generalizado. El estudio previo debe de ser llevado a cabo por un grup de personas suficientemente representativasy partiendo de un conjunto dearchivos y sus necesidades. Mtodo cientfico: Conjunto de procedimientos para alcanzar el objeto de una investigacin.

Norma ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. Proporciona una gua general para la preparacin de descripciones archivsticas y puede ser utilizada junto con las Normas Nacionales. Las normas contiene reglas para la descripcin archivstica Y Pretende que, como reglas generales, sean ampliamente aplicables, sin tener en cuenta la naturaleza o volumen de la unidad a describir. No presentan pautas para la descripcin de los materiales especiales porque existen manuales que contemplan este tipo de reglas, paro la ISAD (G) puede utilizarse con otras para permitir la correcta descripcin de los materiales especiales.

Norma ISO 15489: Sobre gestin de documentos administrativos. Tiene por objetivo, entre otros fines, la creacin del documento administrativo, definindolo e incluyendo en su gestin los documentos electrnicos y virtuales. Establece

tcticas para incorporar los documentos al sistema de gestin de la organizacin y por rea el mantenimiento de los mismos, diseando la metodologa pertinente y sealando los principios que deben respetarse en el desarrollo de un programa de gestin.

Norma ISO 30300: La norma ISO 30300 Management Systems for Records es un conjunto de estndares desarrollados por la organizacin ISO (International Organization for Standarization), a travs del Subcomit SC11 Archives/Records Management perteneciente, a su vez, al Comit 46 Information and Documentation.

Numismtica: Es la disciplina o ciencia que trata del conocimiento de las monedas y medallas, principalmente de las antiguas. La numismtica tiene una parte general que estudia los elementos que son comunes a todas ellas. (peso, ley, forma etc.) y otra especial, que examina cada una en particular, con el fin de construir la de series que estuvieron en circulacin en cada poca y pas.

Ordenacin documental: Operacin que forma parte de la organizacin de un fondo documental, reuniendo los elemento o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad orden establecido de antemano. Los diversos tipos de observacin toman el nombre de la unidad que se elige para determinar dicho orden. Si elegimos la fecha tendremos un orden cronolgico; el lugar: topogrfico; y el abecedario: alfabtico. Pudiendo a dems efectuar una ordenacin mixta, alfabtica y cronolgica, por ejemplo (Antonia Heredia) . La ordenacin de documentos se hace a partir de un elemento: Fecha, Nombre de personas, lugares etc. Paleografa: Disciplina que estudia las escrituras manuscritas antiguas. Arte de leer la escritura y signos de los libros y documentos antiguos.

Perfil profesional:

Plazo precaucional:

Produccin documental: Seleccin documental: Es el proceso por el cual se decide qu{e documentos deben aadirse a la coleccin de una biblioteca. La seleccin es un proceso tcnico complejo que lleva a cabo el bibliotecario, que es quien conoce la Coleccin y quien define la poltica de seleccin, que debe ser coherente con el desarrollo de la Coleccin que se trate. Serie: Conjunto de obras independientes, numeradas o no, que se relacionan entre s por el hecho de que, adems de su ttulo propio, llevan un ttulo colectivo que se repite en cada una de ellas. Este tipo de publicaciones responden a una planificacin previa que puede ser de carcter intelectual, si agrupa obras de contenidos similares (Biblioteca clsicas Gredos<), o con una finalidad comercial (libro de bolsillo) suelen tener un director o coordinador (editor literario) y antes del inicio de su publicacin, se conoce de cuantas partes va a constar y quienes van a colaborar en ellas. (1) Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre s, basados en el tipo documental. (2) Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin y cuya actuacin administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental. (3) documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgnica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad. Sigilografa: Es la disciplina encargada del estudio de los sellos empleados para autorizar documentos, cerrar pliegos, etc. Es auxiliar de la Archivstica en cuanto que el sello es parte de los documentos de archivo, a los que valida, cierra o marca. Como tal debe ser conocido por la Archivstica para ser recogido, conservado, descrito y servido en el archivo.

Sistema de archivo: conjunto de instituciones archivsticas que ordenadamente relacionadas por acuerdos y contribuyen con sus recursos a un determinado objeto que es comn a todas ellas. conjunto de instituciones archivsticas con una planificacin y estructura comunes que depende de la misma unidad administrativa.

Sub-fondo: Dcese de la subdivisin de un fondo que contenga un grupo de documentos relacionados entre s, emanados de subdivisiones administrativas de

la agencia en organizacin productora o, cuando esto no sea posible, referido a agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares del material en s. Cuando el organismo productor tiene una estructura jerrquica compleja, cada sub-fondo tiene tantos sub-fondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerrquica de unidad administrativo primario subordinada al fondo. Sub-serie: (1) Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas. (2) Subdivisin dentro de una serie. En la descripcin bibliogrfica realizada segn la norma ISBD, es un elemento del rea de serie y se codifica en los campos 4XX del formato IBERMARC.

Teora: Es una construccin intelectual que resulta del trabajo cientfico. Es conocimiento acumulativo, puramente racional, opuesto a la prctica. Es un conjunto de conocimientos que ofrecen la explicacin completa a un cierto orden de hechos. Es un conjunto sistematizado de opiniones e ideas. Se relaciona ampliamente con el conocimiento acumulado que se tiene sobre un rea, disciplina o ciencia, su historia teora y desarrollo a travs del tiempo.

Tipologa documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. Tradicin documental: Evolucin experimentada por el texto de un documento desde que su autor lo escribi hasta llegar a nosotros.

Transferencia documental: Procedimiento habitual de ingresos de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

Tratamiento archivstico: (1) Denominado tambin control y tratamiento de las series documentales. Comprende cuatro etapas: identificacin, valoracin descripcin y difusin. (2) Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos

Garca Ejarque, Luis. Diccio9nario del archivero, Bibliotecario. ( terminologa de la elaboracin tratamiento y utilizacin de losmateriales propios de los cemntros documentales) ao 2000, editorial TREA Unidad documental: (1) Conjunto de piezas comunes integradas fsicamente para formar una unidad distinta de las dems. (2) Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente. Unidad documental compuesta: Elemento bsico de una serie, constituido por varios documentos. Unidad documental simple: Elemento bsico de una serie constituido por un solo documento.

Valoracin documental: segunda fase del proceso de expurgo, cuyo objetivo es determinar para cada una de las series documentales sus valores primarios y secundarios y, en funcin de lo smismos calificarlas, fijando su destino final y estableciendo los plazos de transferencias, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial. Proceso de anlisis y seleccin cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencias , conservacin y acceso a lasseries documentales. Su objetivo general es reducir el numero de documentos que deben conservarse en los archivos pblicos asegurndola conservacin de la informacin.