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1

NDICE DE CONTENIDOS
PGINA
Declaracin...................................................................................................
nforme Director de Tesis de Grado............................................................
Agradecimiento............................................................................................. V
Dedicatoria.................................................................................................... V
ndice de contenidos..................................................................................... 1
ndice de Cuadros........................................................................................ 8
ndice de Grficos......................................................................................... 9
Resumen de la Tesis.................................................................................... 11
Thesis Summary............................................................................................ 14
ntroduccin.................................................................................................. 16

CAPTULO I

1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN..................................... 20

1.1 Enunciado del Tema...................................................................... 20
1.2 Planteamiento del Problema......................................................... 20
1.3 Formulacin del Problema............................................................. 22
1.4 Sistematizacin del Problema....................................................... 22
1.5 Objetivos de la nvestigacin......................................................... 23
1.6 Justificacin del Tema.................................................................. 24
1.7 Marco Referencial......................................................................... 26
1.8 Hiptesis........................................................................................ 38




2
1.9 Variables........................................................................................ 39
1.10 Metodologa de la nvestigacin....................................................
1.11 Diseo de la investigacin.............................................................
1.12 Tratamiento y anlisis de los datos...............................................

CAPTULO II


39
40
43
2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD
EDUCATIVA STELLA MARIS
46


2.1 Generalidades............................................................................... 46
2.2 Marco Legal................................................................................... 48
2.3 Estructura Orgnica de la Unidad Educativa Stella Maris............. 48
2.3.1 Del domicilio y su funcionamiento................................................. 48
2.3.2 Autoridades y organismos............................................................ 49
2.3.2.1 Anlisis de la estructura del Organigrama.................................... 52
2.3.2.2 Objetivo del Organigrama.............................................................. 52
2.3.2.3 Ventajas del Organigrama............................................................ 53
2.4 Organizacin y Funciones del personal........................................ 53
2.4.1 Organizacin funcional de la Directora o Rectora......................... 53
2.4.2 De la Subdirectora o Vicerrectora................................................ 54
2.4.3 De la seccin administrativa........................................................ 55
2.4.4 De la Secretara............................................................................. 56
2.4.5 De la Colectura............................................................................ 57
2.4.6 Servicios generales....................................................................... 60




3
2.5 De los objetivos especficos del Reglamento nterno................... 61
2.5.1 Los objetivos institucionales......................................................... 64
2.6 Misin institucional........................................................................ 65
2.7 Propsito fundamental.................................................................... 65
2.8 Visin.............................................................................................. 65
2.9 Alcance......................................................................................... 66

CAPTULO III

3. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO........................................... 68

3.1 Generalidades del Control nterno................................................. 68
3.1.1 Definicin del Control nterno........................................................ 69
3.1.2 Fundamentos del Control interno................................................. 73
3.1.3 Objetivos del Control nterno......................................................... 74
3.1.4 Objetivos Bsicos del Control interno............................................
3.1.5 Objetivos Generales del Control nterno.......................................
75
75
3.1.5.1 Objetivos Generales del Control nterno aplicables a los
sistemas........................................................................................

76
3.1.5.2 Objetivos Generales del Control nterno aplicables al ciclo de
transaccin....................................................................................

76
3.2 Modalidades de la funcin de Control........................................... 78
3.2.1 Control Previo............................................................................... 78
3.2.2 Control Concurrente...................................................................... 79
3.2.3 Control Posterior............................................................................. 79




4
3.3 Principios rectores del Control nterno........................................... 81
3.3.1 Segregacin de funciones.............................................................. 81
3.3.2 Autocontrol..................................................................................... 82
3.3.3 De arriba hacia abajo..................................................................... 82
3.3.4 Costo menor que beneficio............................................................. 83
3.3.5 Eficacia........................................................................................... 83
3.3.6 Confiabilidad................................................................................... 84
3.3.7 Documentacin............................................................................... 84
3.4 Elementos de un buen Sistema de Control nterno........................ 84
3.4.1 Elementos del procedimiento de control que ayudan a la
Prevencin del fraude....................................................................

86
3.5 Componentes de la estructura de Control nterno.......................... 87
3.5.1 El Ambiente de control.................................................................. 87
3.5.2 Evaluacin de riesgos.................................................................... 88
3.5.3 Control de actividades de gestin.................................................. 90
3.5.4 nformacin y comunicacin........................................................... 90
3.5.5 Supervisin..................................................................................... 91
3.5.6 Actividades de control................................................................... 92
3.6 Roles y procesos............................................................................ 93
3.6.1 Diseo............................................................................................ 96
3.6.2 mplementacin.............................................................................. 97
3.6.3 Mejoramiento.................................................................................. 98
3.6.4 Evaluacin/ Valoracin................................................................... 98
3.6.5 Auditora......................................................................................... 99




5
3.6.6 Supervisin..................................................................................... 99
3.6.7 Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de
control ...........................................................................................


100
3.7 Anlisis de la importancia de la aplicacin del Control
nterno............................................................................................

101
3.8 Normas de Contabilidad................................................................. 103
3.8.1 Normas nternaciones de Contabilidad, NC y las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad NEC................................................

103
3.8.1.1 Aplicacin de las Normas nternacionales de nformacin
Financiera, NF en el Proceso Contable........................................


108
CAPTULO IV

4 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD
STELLA MARIS



113
4.1 Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa
Stella Maris....................................................................................

113
4.2 Caracterstica del Departamento Contable..................................... 115
4.3 Funciones y procedimientos............................................................ 116
4.4 Propsitos y fines............................................................................ 119
4.5 Anlisis FODA................................................................................. 120
4.5.1 Fortalezas........................................................................................ 120
4.5.2 Oportunidades................................................................................. 121




6
4.5.3 Debilidades...................................................................................... 121
4.5.4 Amenazas........................................................................................ 122
4.6 Misin.............................................................................................. 122
4.7 Visin............................................................................................... 123
4.8 Polticas y Estrategias..................................................................... 123
4.9 Resultados de la nvestigacin........................................................ 125
4.9.1 Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que
regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo )...........

125
4.9.2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento
Contable: Referente a la colectura/ tesorera (Anexos )............

139
4.10 Comprobacin de objetivos.............................................................

151
CAPTULO V



5. PRESENTACIN DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE
CONTROL INTERNO EN EL REA CONTABLE EN LA UNIDAD
EDUCATIVA STELLA MARIS.........................................................



155

5.1 Presentacin..................................................................................... 155
5.2 Base legal y normativa que rige el rea contable de la
Unidad Educativa Stella Maris de Manta.......................................

156
5.2.1 Base Legal...................................................................................... 156
5.2.2 Normatividad contable.................................................................... 156
5.2.3 Fines............................................................................................... 157
5.2.4 Objetivos......................................................................................... 157
5.2.5 Estructura de la reas de la Unidad Educativa Stella Maris........... 160




7
5.2.5.1 De la Colectora.............................................................................. 160
5.2.5.2 De la Contadora............................................................................ 162
5.2.5.3 De la Auxiliar Contable.................................................................. 163
5.2.5.4 De la Guarda de bienes................................................................. 164
5.3. Principios de Control nterno en el Departamento del rea
Contable........................................................................................

167

CAPTULO VI



6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................. 182

6.1 Conclusiones.................................................................................. 182
6.2 Recomendaciones.......................................................................... 184

BIBLIOGRAFA........................................................................................

188

ANEXOS


ANEXO Acuerdo de la Direccin Provincial de Educacin y Cultura
de Manab...........................................................................

192
ANEXO Encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la
Unidad Educativa Stella Maris............................................

193
ANEXO Entrevista dirigida al personal que labora en el
Departamento de Colectura de la Unidad Educativa Stella
Maris......................................................................................


197
ANEXO V Plan de Cuentas................................................................... 199




8
NDICE DE CUADROS


Cuadro # 1 Tcnicas 40
Cuadro # 2 Categoras 41
Cuadro # 3 Operacionalizacin de las variables 42
Cuadro # 4 Estructura financiera 125
Cuadro # 5 rea financiera 127
Cuadro # 6 Organigrama funcional 129
Cuadro # 7 Manuales de procedimiento 131
Cuadro # 8 Departamento Contable 133
Cuadro # 9 Modalidad de Control nterno 135
Cuadro # 10 Presupuestos anuales 137
Cuadro # 11 Trabajos contables 139
Cuadro # 12 Responsabilidades contables 141
Cuadro # 13 Conciliacin bancaria 143
Cuadro # 14 Arqueos de caja 145
Cuadro # 15 nformes financieros 147
Cuadro # 16 Pagos autorizados 149









9
NDICE DE GRAFICOS



Grfico # 1 Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris 51
Grfico # 2 Esquema de Oakland 59
Grfico # 3 Flujograma del Reportes Contables 63
Grfico # 4 El proceso y los roles de control interno en un
contextos de cadena de valor
95
Grfico # 5 Procedimiento de control interno 118
Grfico # 6 Estructura financiera 125
Grfico # 7 rea financiera 127
Grfico # 8 Organigrama funcional 129
Grfico # 9 Manuales de procedimientos 131
Grfico # 10 Departamento contable 133
Grfico # 11 Modalidad de Control nterno 135
Grfico # 12 Presupuestos anuales 137
Grfico # 13 Trabajos contables 139
Grfico # 14 Responsabilidades contables 141
Grfico # 15 Conciliacin bancaria 143
Grfico # 16 Arqueos de caja 145
Grfico # 17 nformes financieros 147
Grfico # 18 Pagos autorizados 149
Grfico # 19 Organigrama estructural 159
Grfico # 20 Flujograma Funciones de guarda de bienes 166




10
Grfico # 21 Responsabilidad Delimitada 168
Grfico # 22 Separacin de Funciones de carcter
ncompatible
169
Grfico # 23 Separacin de Transacciones completas 170
Grfico # 24 Seleccin de Funcionarios Hbiles y
Capacitados
171
Grfico # 25 Pruebas continuas de exactitud 172
Grfico # 26 Rotacin de Deberes 173
Grfico # 27 nstrucciones por escrito 174
Grfico # 28 Control y uso de Formularios Prenumerados 175
Grfico # 29 Evitar el uso de Dinero en Efectivo 176
Grfico # 30 Contabilidad por Partida Doble 177
Grfico # 31 Depsitos intactos e inmediatos 178
Grfico # 32 Uso Mnimo de Cuentas Bancarias 179
Grfico # 33 Uso de Equipo Mecnico con Dispositivos de
Control
180













11
RESUMEN DE LA TESIS

ELABORACN DE UN MANUAL DE CONTROL NTERNO EN EL REA
CONTABLE PARA LA UNDAD EDUCATVA "STELLA MARS REGENTADA
POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCSCO DE SALES.

La investigacin, parti del problema: carencia de un Sistema de Control nterno
en el rea Contable en la Unidad Educativa "Stella Maris, que podra generar
inseguridad en las operaciones financieras y obstculos en el desarrollo
institucional.

El propsito principal fue: elaborar un Manual de Procedimientos de Control
nterno en el rea Contable, para asegurar una administracin financiera eficiente
y eficaz para la nstitucin y el entorno.

La investigacin indag el tipo de control interno que se ha estado implementando
en el movimiento econmico; las actividades que cumplen el personal de la
Colectura; las estrategias y principios que se han puesto en prctica en la
administracin financiera.

La metodologa fue explicativa, campo, como tcnica: la encuesta, como
instrumento: el cuestionario. Los datos recopilados fueron procesados en sendos
cuadros y grficos de barra.





12
Como resultados destacan: las actividades contables que rigen las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad; el tipo de control interno es el Concurrente; el
Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones que se
concentran en la Colectora; carencia del Manual de Funciones.

En la propuesta, se hace constar la Normativa Contable, Fines y Objetivos a fin
de que la institucin educativa los ponga en vigencia y asegure una excelente
administracin financiera.

Como conclusiones relevantes, se citan: el Departamento de Colectura que
realiza, el arqueo de caja, la conciliacin bancaria mensual, determina los saldos
de caja, efecta balances de comprobacin, estado de situacin financiera,
acciones que permiten proteger los recursos y advertir errores de manera
oportuna.

Los principios de transparencia y eficacia, se los ejercita en la institucin. La
coordinacin entre Directivos y Colectora solo se concreta en acatar las
disposiciones emanadas por los Organismos Superiores; se capacita al personal
del rea Contable, con talleres, seminarios y cursos.

Se maneja el sistema contable Diskcover System, que facilita las transacciones y
operaciones diarias, pero no se dispone de un equipo informtico moderno.


Hna Rosario Meza Cedeo




13

Control nterno. Principios. Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. Normas
nternacionales de Contabilidad. Manual de control nterno en el rea contable.
Organigrama Misin. Visin.

Manta, Ecuador
Marzo de 2009























14
THESIS SUMMARY

CREATON OF AN NTERNAL CONTROL MANUAL FOR THE ACCOUNTNG
DEPARTMENT AT "STELLA MARS HGH SCHOOL, DRECTED BY THE
"OBLATAS SSTERS OF SAN FRANCSCO DE SALES.

The research began from the fact: lack of an internal control system in the
Accounting department at "Stella Maris High School, which generates insecurity
in the financial transactions and obstacles for institutional development.

The main intention was: to create a procedure manual for internal control in order
to assure an efficient and effective financial administration in this institution.
Through the research we first studied the current internal control method Stella
Maris has been using, the duties that the accounting personnel fulfills and the
strategies applied for the financial administration.

The research methodology we used was: explanatory, field work, and technical.
We did surveys with the questionnaire as the instrument. The information
collected was processed in charts and column charts.

As a result we can highlight: the accounting activities required by the Ecuadorian
Accounting Rules, the type of internal control is "Concurrence, the Accounting
Department lacks of professional personnel, all the work is done but one single
person: the collector. Absence of a manual of functions.





15
n the proposal we include: The Accounting Normative, Aims an Objectives for the
school to look toward in order to have an excellent financial administration.

mportant conclusions: The accounting department is in charge of making: daily
register balance, monthly checking account balance and present the financial
statements, in order to control the financial resources and correct any mistakes
promptly. Stella Maris personnel apply the principles of: effectiveness and
transparency.

Accounting personnel attends training and workshops. They use Diskcover
Computer Program to facilitate the job but they do not have modern computers.



Hna Rosario Meza Cedeo


Key words:
nternal Control. Principles. Present norms of Ecuadorian Accounting.
nternational norms of Accounting . nternalControl Manual in the accountant area.
Organizational chart. Mission.Vision.

Manta, Ecuador

March 10
th
, 2009







16
INTRODUCCIN

Dentro del marco general del desarrollo social, la educacin como actividad
humana implica cada da ms, desafos y oportunidades para las instituciones
educativas y los profesionales de la docencia, de manera que se contribuya a
elevar los cnones educativos.

Mejorar la calidad de la enseanza-aprendizaje, requiere que las instituciones
desplieguen sus mejores estrategias y polticas en el servicio a la colectividad; el
maestro/a sea una persona pensante y comprometida con la educacin misma, es
decir, con la evolucin terica y prctica, con los avances de la ciencia y la
tecnologa y con el cambio de los procesos sociales, de la cultura y sociedad,
hacindose necesario que el anlisis, reflexin e investigacin se constituyan en
los pilares de la tarea educativa.

Enmarcada en estos parmetros, la Unidad Educativa Stella Maris como
institucin que busca la excelencia acadmica, requiere atender los diversos
Departamentos que se involucran en su organigrama, por eso no solamente son
importantes los procedimientos administrativos, pedaggicos, o de gestin, sino
tambin los contables, razn por lo que, con el presente estudio investigativo, se
propuso elaborar un Manual de procedimientos de Control nterno en el rea
Contable, con la finalidad que el Departamento de Colectura acreciente la
eficacia y eficiencia en los procesos contables y se eleve el servicio que se presta
a la comunidad educativa.




17
En el Captulo se presenta el marco de trabajo para realizar la propuesta. Se
establecieron las etapas ms importantes del proyecto, como es el Planteamiento
del Problema, los Propsitos y Justificacin, el Marco Terico, el Marco
Conceptual, el Marco Espacial-Temporal, la Hiptesis y la Metodologa de la
investigacin.

En el Captulo se abordan los Antecedentes Generales de la Unidad Educativa
Stella Maris, detallndose aspectos valiosos de la institucin: su historia, Marco
Legal, la Estructura Orgnica donde se especifican las funciones de todo el
personal que labora en la entidad, el Reglamento nterno, la Visin que orienta el
desarrollo de las actividades y la Misin o razn de la existencia del
establecimiento educativo.

El Captulo , pormenoriza lo referido al Control nterno: sus Objetivos,
Modalidades, Principios, Procedimientos, Componentes y los elementos de un
buen Sistema de Control nterno. Se incluyen aspectos bsicos de la
Contabilidad, las Normas nternacionales de Contabilidad (NC) y las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad (NEC).

En el V Captulo, se estableci el Diagnstico del Sistema de Control nterno del
Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris, partiendo del
Anlisis FODA y los datos que se recopilaron de la poblacin investigada, con
ellos se elaboraron sendos cuadros y grficos con su correspondiente anlisis e
interpretacin.





18
Entre los resultados destacan: las actividades contables en el Departamento de
Colectura que se realizan bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad; las
responsabilidades del departamento que se concentran en la Colectora; se carece
del Manual de funciones; se efecta el Control Concurrente, aplicndoselo a la
realizacin de las operaciones contables que se estn verificando.

En el V Captulo, se presenta la propuesta de un Manual de Control nterno en el
rea Contable para la Unidad Educativa Stella Maris de Manta, en la que consta
el organigrama que detalla el personal que se requiere en el Departamento de
Colectura para facilitar el trabajo contable y las funciones que debe desempear
cada empleado que asuma el cargo, acorde con los requisitos estipulados.

Como producto de la investigacin de campo, se presentan en el Captulo V, las
Conclusiones y Recomendaciones. Siendo pertinente que las autoridades revisen
y aprueben el Manual de Control nterno en el rea Contable, nominen al nuevo
personal de incremento para la Colectura, hacindoles conocer sus
responsabilidades; se fortalezca la coordinacin entre directivos y personal de
colectura, al igual que, se capaciten a todos los profesionales que laboran en el
Departamento de Contabilidad.

Se adiciona la bibliografa y los anexos pertinentes.









CAPTULO I
1. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN




20
1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN

1.1 Enunciado deI Tema

ELABORACN DE UN MANUAL DE CONTROL NTERNO EN EL REA
CONTABLE PARA LA UNDAD EDUCATVA "STELLA MARS REGENTADA
POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCSCO DE SALES.

1.2 PIanteamiento deI probIema

Las actividades econmicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos,
algunos difciles de controlar, tales como los cambios adversos en leyes que
afectan impuestos y operaciones de distinto gnero.

Se vive en un mundo donde cada da se experimentan cambios profundos y
acelerados. Las variaciones constantes que se dan en el Ecuador no solo a nivel
econmico y de control de las entidades, sino tambin de tipo organizacional,
involucran a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo
actualizado, creativo e innovador.

La competitividad educativa, actualmente en boga, hace que los directivos de los
colegios en el Ecuador se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo
tecnolgico que ocurren da a da.




21
Las instituciones educativas deben estar a la par de todas las empresas y por lo
tanto manejarse de acuerdo a las normas legales, econmicas y contables que
rigen en el Ecuador.

El Control nterno es una parte esencial en la administracin financiera, hace
posible realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que
est funcionando, si la organizacin es viable econmicamente y si los recursos
se estn invirtiendo correctamente para lograr los objetivos.

La Unidad Educativa "Stella Maris de Manta, ha estado atravesando por un sin
nmero de problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en
el rea contable, porque no se ha dispuesto de un plan de organizacin en todos
los procedimientos, coordinados de manera coherente a las necesidades de la
nstitucin para que se puedan proteger y resguardar los activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos
del plantel educativo y las exigencias derivadas de la capacidad Directiva.

Al no poseer un sistema de Control nterno efectivo y eficiente en el rea
Contable, la Unidad Educativa "Stella Maris, corre el riesgo de tener desviaciones
en las operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no
sern las ms adecuadas para la gestin e incluso podran llevar a una crisis
operativa, que perjudicaran los resultados de sus actividades.

Por lo expuesto, se considera que la Unidad Educativa Stella Maris necesita
urgentemente un manual de Control nterno que le permita manejar sus bienes




22
econmicos de una manera gil y oportuna, ya que en la nstitucin a lo largo de
su trayectoria se han llevado los estados financieros basados en la confianza de
las personas que han sido responsables de este control, aspectos que corroboran
la conveniencia de elaborar un manual de procedimiento de Control nterno en el
rea Contable para la nstitucin Educativa .

1.3 FormuIacin deI probIema

Cul es el beneficio que representa contar con un Manual de Procedimientos de
Control nterno en el rea Contable en la Unidad Educativa "Stella Maris en los
actuales momentos?

1.4 Sistematizacin deI probIema

O .Qu requisitos debe considerar la elaboracin de un Manual de
Procedimientos de Control nterno en el rea Contable, para asegurar en la
Unidad Educativa "Stella Maris de la ciudad de Manta, una administracin
financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la nstitucin y
del entorno?
O Qu tipo de Control nterno se ha estado implementando en la nstitucin
Educativa, en el control de los ingresos y egresos econmicos?
O Cules son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el rea
Contable?




23
O Cules son las estrategias y principios de administracin financiera que se
han desarrollado para proteger y resguardar los activos, apoyar el crecimiento
del plantel y la gestin directiva?
O Cules son las caractersticas que debe poseer un Manual de
Procedimientos de Control nterno Financiero para otorgar transparencia,
agilidad y eficacia en los procesos contables en la Unidad Educativa "Stella
Maris de Manta?

1.5 Objetivos de Ia investigacin
1.5.1 Objetivo GeneraI

O Establecer un Manual de Procedimientos de Control nterno en el rea
Contable que permita a la Unidad Educativa "Stella Maris, de la ciudad de
Manta, asegurar una administracin financiera eficiente para responder
eficazmente a las demandas institucionales y del entorno.

1.5.2 Objetivos especficos:

O nvestigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el
control de los ingresos y egresos econmicos en la nstitucin.
O Analizar las operaciones financieras que se llevan a cabo en el rea
Contable.




24
O dentificar las estrategias y principios de la administracin financiera que se
han desarrollado para proteger y resguardar los activos, apoyar los
requerimientos del crecimiento del plantel y la gestin directiva.
O Proponer un manual de Procedimientos de Control nterno en el rea Contable
en la Unidad Educativa "Stella Maris que otorgue transparencia, agilidad y
eficacia a los procesos contables.

1.6 Justificacin deI tema

Un buen Control nterno hace posible que una organizacin sea responsable
econmicamente ante todos los interesados directos, aportando de esta manera
al desarrollo institucional.

A nivel de pases de Europa y Norteamrica, la informtica e nternet ha
constituido el medio ms eficaz para el desarrollo de la ciencia contable, lo que ha
favorecido la implantacin de nuevas polticas y estrategias en el campo de los
sistemas de contabilidad.

"En Latinoamrica, el uso de sistemas contables actualizados va acrecentndose,
y en pases como Chile cubren el 95 % de las empresas pblicas y privadas"
(Pedrosa, R 2005, p. 28), criterio que resalta la importancia de la actualizacin en
materia de control interno contable.

El presente trabajo de investigacin se considera tambin importante, ya que
visualiza a la nstitucin desde un enfoque sistmico, de tal manera que el control




25
interno se ubica como un componente de dicho sistema, encargado de proteger
no slo el buen funcionamiento del sistema de Control nterno, sino adems, de
salvaguarda del movimiento de la nstitucin a los efectos de su supervivencia y
logro de las metas propuestas.

A nivel del Ecuador, sostiene Arciniega, P. (2003, p.11),
"La corrupcin se ha implantado generalmente, en las instituciones
pblicas, lo que ha restado el desenvolvimiento exitoso de muchas de
ellas, estos desequilibrios frecuentemente se han suscitado en el
aspecto contable, al realizar por ejemplo, en el manejo del
departamento de contabilidad: contrataciones pblicas sin el debido
respaldo, en el desvo o malversacin de fondos, en la coima a
empleados o contratistas".


De esa manera se desvirta la labor responsable de los jefes y personal del rea
Contable produciendo descontento en la gran mayora de las instituciones y en la
poblacin, datos que rubrican la importancia de la temtica.

Un alto porcentaje de organizaciones e instituciones del Estado, no han llevado un
manejo contable basado en los principios y normas actualizadas, esto es lo que
puede suceder en la Unidad Educativa "Stella Maris, por lo que se vuelve
importante que se lleve un Control nterno en el rea Contable, basado en
principios y directrices emanadas por el Ministerio Educacin, cuyos procesos se
encuentran diagramados en programas contables computarizados, que aseguran
eficacia y efectividad a quienes los adoptan.





26
Con el Manual de Control nterno en el rea Contable, se podr conocer en la
Unidad Educativa "Stella Maris de manera oportuna y con certeza, el estado
financiero real de la nstitucin Educativa, controlar las operaciones y suministrar
informacin financiera de la entidad, con lo que se ganar en transparencia y
credibilidad de la comunidad educativa, lo que favorecer la imagen de la Unidad
Educativa "Stella Maris

Adems, el presente estudio tendr repercusin prctica sobre la actividad
econmica que se realiza en la Unidad Educativa "Stella Maris, de la ciudad de
Manta, aportar informacin valiosa para las dems instituciones que la
Congregacin posee en el Pas.

1.7 Marco ReferenciaI
1.7.1 Marco terico

En la actualidad toda institucin educativa debe contar con un sistema de control
interno que asegure transparencia, efectividad y eficacia en todos los procesos
contables, siendo importante que este sistema haga uso de un manual de
procedimientos de control interno en el rea contable que viabilice los procesos
administrativos y asegure el desarrollo y gestin de la nstitucin.

La mayora de las instituciones educativas en el Ecuador, se encuentran insertas
y supervisadas por el Ministerio de Educacin, lo que les asegura credibilidad y el
manejo adecuado de los ingresos y egresos econmicos, pero en varios planteles
educativos particulares este proceso se ha retrasado, siendo uno de ellos la




27
Unidad Educativa "Stella Maris de Manta, la cual ha tenido que vivir un
sinnmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los
procesos contables, puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se
fundamentan las decisiones directivas y por tanto, las decisiones financieras.

Hoy en da, las Tecnologas de la nformacin y Comunicacin (TC), estn
presentes en todas las reas de las organizaciones. Se hace necesario mejorar la
planificacin para futuras implementaciones, la compactibilidad entre sistemas y la
organizacin del personal y de la nstitucin.

En los ltimos tiempos el ejercicio en las actividades econmicas a nivel
educacional, ha auspiciado un desenvolvimiento ms que acelerado de todas las
actividades inmersas en estas instituciones. Esto, da pie a pensar que muy pronto
las operaciones realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas.

"El control interno tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es
suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas,
informacin razonada, en base a controles tcnicos, de las
operaciones realizadas por un ente pblico o privado" (Steven J., Root.
1998).

El papel del control interno de la organizacin es desarrollar y comunicar esta
informacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores,
como tambin de registros manuales e informes impresos

El Control nterno abarca el plan de la organizacin, las tcnicas, y decretos
sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos, verificar




28
la exactitud, la confiabilidad de los datos contables y estados financieros,
establecer la eficiencia operacional y vigorizar la adhesin a las estrategias
prescritas y diseadas para proveer seguridad razonable.

Cuando se carece de un buen control interno, ocurren grandes falencias en las
instituciones, no slo en las pequeas y medianas sino tambin en las grandes
organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales, tal es el caso del
Banco Barings.
1


En primer lugar se debe sealar la negligencia en acatar las normas bsicas
primordiales en materia de control interno, as como la ausencia de amplitud de
conceptos en cuanto al custodio del patrimonio, y de los mtodos e instrumentos
de anlisis a ser utilizados por los auditores internos.

Lo mismo que el control interno de calidad, la falta de planificacin y prevencin
es la poltica de muchas sociedades e instituciones, los auditores examinan la
eficiencia y efectividad, con la que se desarrolla la actividad, pero, lo ms
provechoso es actuar preventivamente, evitando fraudes y errores para un
rendimiento y salvaguardia de los activos.

Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno, es que sea percibido
como una entidad dedicada solo a la difusin y no al mejoramiento con el objetivo
de proteger y mejorar el funcionamiento de la organizacin. Al respecto muchas

1
Barings Bank Banco Britnico creado en 1762, cay por falta de control interno, fue vctima de fraude se colaps en
1995.




29
empresas han dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control
interno y en la falla de una auditora interna que evale eficazmente la misma.

La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea
sta por parte de ejecutivos, empleados o clientes) e incluso a graves deslices en
materia de produccin o de informacin. En lo que atae al cuidado de activos o
patrimonio.

El Control nterno tradicional pone su acento en los activos fsicos, derechos y
obligaciones de las instituciones, dejando desprotegidos activos tan valiosos
como son los clientes, sus niveles de satisfaccin, el personal, su capital
intelectual y, la calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad.

Dentro del control interno, se hace necesario tener presente los elementos y
principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las
organizaciones, puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para
encaminar procedimientos y otorgar orientacin estratgica a la toma de
decisiones.

Estos principios estn presentes en todos los procesos, actividades o tareas
emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propsito institucional, es decir
apoyan a la organizacin a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones
hacia el logro de su objeto social establecido.






30
Dentro de los principios de control interno, se destacan:
O La responsabilidad, entendida como la capacidad de la institucin y
personas, para cumplir los compromisos contrados con la comunidad y
dems grupos de inters, en relacin con los fines esenciales de la
Congregacin.
O La transparencia, principio que se pretende instaurarlo en la actualidad en
el Ecuador, consiste en demostrar un manejo til y acertado de los fondos,
como en las decisiones que se adopten. Se materializa en la entrega de
informacin adecuada para facilitar la participacin de los ciudadanos
dentro de las organizaciones de la Sociedad Civil.
O La moralidad, entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las
normas constitucionales, legales vigentes y los principios ticos y morales
en la sociedad ecuatoriana.
O El principio de igualdad, establece que todos los hombres y mujeres son
iguales ante la ley; reconoce, la capacidad para ejercer los mismos
derechos y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la
Repblica del Ecuador (2008), segn el cual "todas las personas son
iguales y gozarn de los mismos derechos, deberes y oportunidades".

Adems se seala tambin en la misma Constitucin de la Repblica del Ecuador
(2008).
"Nadie podr ser discriminado por razones de etnia, lugar de
nacimiento, edad, identidad de gnero, identidad cultural, estado civil,
idioma religin ideologa filiacin poltica, pasado judicial, condicin
social econmica, condicin migratoria, orientacin sexual, estado de
salud, portar VIH, discapacidad diferencia fsica, ni por cualquier otra
distincin personal, colectiva ,temporal o permanente".





31

O Eficiencia significa velar porque, en calidad de condiciones y oportunidad,
la entidad deber obtener mxima productividad de los recursos que se le
han asignados y confiados para el logro de los propsitos.
O Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en
relacin con las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las
actividades, especficamente al concluir un proceso, un proyecto o un
programa.

En general, la adecuada operacin del sistema de Control nterno, debe
garantizar el acatamiento a estos principios por parte de los servidores pblicos y
privados, considerndoselos como punto de partida para el desempeo de sus
funciones.

En sntesis, lo que se aspira en la Unidad Educativa "Stella Maris, es que el
Control nterno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones, las
polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control,
evaluacin y mejoramiento continuo de la nstitucin, que le permitan la
autoproteccin para garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente,
enmarcada en la Constitucin, Leyes y Normas que la regulan, coordinando sus
actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir
en el cumplimiento de la finalidad social de la nstitucin y el Estado.

Para alcanzar estos logros, un buen Sistema de Control nterno requiere varios
elementos, entre los que se destacan: Un plan de organizacin que proporcione




32
una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad, un plan
de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para otorgar
un buen control contable sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

Se requiere tcnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado, de manera
prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y
derechos de los principios de la tica profesional.

La concrecin de ptimos procesos contables, requiere una Auditora nterna o
formal del Control nterno, que tiene como uno de los objetivos fundamentales el
perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno haciendo pleno uso de los
diferentes instrumentos y herramientas de gestin, para lograr mayores niveles en
la prestacin de sus servicios.

Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas
que sirve para establecer la clasificacin, distribucin y agrupacin de cuentas, de
acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial, segn la naturaleza de los
elementos que lo integran y de las operaciones que realiza, organizando las
cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fcil verificacin de
la situacin econmica de la nstitucin en un momento dado.

En lo concerniente al Plan de Cuentas de la Unidad Educativa "Stella Maris,
hasta marzo de 1999 las comunidades religiosas eran exentas de declarar la
contabilidad al gobierno y presentar informe al Servicio de Rentas nternas, SR y
Ministerio de Finanzas.




33
Desde Abril de ese ao, rige una nueva ley del gobierno para presentar informes
contables anuales. Para ejecutar estos requerimientos, se hace necesario
implementar y adaptar un nuevo sistema contable financiero, diferente al que la
comunidad acostumbraba llevar.

A partir del ao 2003 el Sistema Educativo Nacional avanza hacia la
implementacin de un catlogo contable nico que moderniza y brinda la fortaleza
de contar con un instrumento de uso general en todos y cada uno de los Centros
Educativo Oficiales; la Unidad Educativa "Stella Maris acata, no slo la obligacin
de la transparencia y la rendicin de cuentas sino, que tambin provee de un
mecanismo que brinde informacin oportuna que ayude en el proceso formador
de la educacin para generaciones futuras.

La elaboracin de un Manual de procedimientos de Control nterno en el rea
contable en la Unidad Educativa "Stella Maris, servir para desarrollar la propia
contabilidad con criterios consistentes.

1.7.2 Marco conceptuaI

En el presente acpite, se expone una terminologa propia del tema y aceptada
con alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el
medio; terminologa que otorgar mayor grado de comprensin y claridad al
trabajo de investigacin:





34
Administracin financiera.- Es el rea de la administracin que cuida de los
recursos financieros de la empresa. La administracin financiera se centra en dos
aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la
liquidez.

CapitaI.- Es un factor de produccin constituido por inmuebles maquinarias o
instalaciones de cualquier gnero, que en colaboracin con otros factores,
principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la produccin de
bienes de consumo. Es una cantidad de dinero que se presta. Recursos
materiales que pueden generar un beneficio o renta.

Cdigo.- Se compone de cinco dgitos: los tres primeros dgitos, que conforman
el campo, indican el rea y sub-rea y el cuarto y quinto dgitos, que constituye el
segundo campo, sealan el ttulo.

ControI.- Proceso de observacin y medicin, consistente en la comparacin
regular de las magnitudes previstas con los resultados, lo que permite disponer de
las diferencias; ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados;
adems, implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso.

ControI Interno.- El control interno es una funcin que tiene por objeto
salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. Evitar desembolsos de fondos
y ofrecer la seguridad de que no se contratarn obligaciones sin autorizacin.





35
Cuenta.- Registro de todas las transacciones, y de la fecha de cada una de ellas,
que afecta a una fase particular de una institucin. Se expresan en forma de
cargos y abonos, evaluados.

Cuentas de activos.- Representan todo lo que cada institucin posee o tiene.

Cuentas de pasivos.- Representan aquello que la institucin debe a terceros.

Cuentas de CapitaI o Patrimonio.- Representa la propiedad neta de cada
establecimiento.

Cuentas de Ingreso.- Representan los valores de entradas de la institucin.

Cuentas de Egresos o Gastos.- Representan las salidas que ocasionaron
gastos al plantel.

Cuentas de Orden y contingentes.- No representan ni activos, ni pasivos
propios de la institucin: como garantas otorgadas o recibidas en trminos
monetarios, y mostrando el saldo actual, si existe.

EI PIan de cuentas.- Es una relacin que comprende todas las cuentas que han
de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institucin para poder as
reflejar sus operaciones, indicando para cada una de las cuentas los motivos de
cargo y abono, el significado de su saldo y la coordinacin establecida entre ellas.





36
Egresos.- Erogacin o salida de recursos financieros, motivada por el
compromiso de liquidacin de algn servicio recibido, o por algn otro concepto,
desembolsos o salidas de dinero, aun cuando no constituyan gastos que afecten
las prdidas o ganancias.

Ingresos.- Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios. Ganancias del
trabajo provenientes del trabajo independiente. Representa el ingreso que tiene la
persona como resultado de su trabajo.

SaIario.- Precio del trabajo efectuado por cuenta y orden de un patrn. El salario
es uno de los problemas ms complejo de la organizacin econmica y social de
los pueblos.

Banco.- Entidad crediticia que realiza operaciones de banca, es decir es
prestatario y prestamista de crditos, recibe y concentra en forma de depsito los
capitales.

Inversiones.- En economa la inversin es un trmino con varias acepciones
relacionadas con el ahorro, la colocacin de capital, dinero empleado en equipo,
existencias o mejoras, que tiene una duracin de ms de un ao y que aumentan
la capacidad productiva de una empresa.

Inventario.- Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales
disponibles en la compaa. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos
para la venta, encontrarse en proceso de fabricacin o ser simples materias




37
primas. El inventario permite conocer el nombre de los productos que se
encuentran disponibles, bien para el uso en produccin o para su envo a los
clientes.

ControI Interno.- Mtodos coordinados y medidas que adopta una organizacin
para comprobar la exactitud y veracidad de la informacin y la salvaguardia del
patrimonio. Las actividades se registran mediante asientos contables, involucra
tambin un plan o catlogo de cuentas que tiene por finalidad codificar.

Normas de ControI Interno.- Se encuentran agrupadas por reas, sub-reas y
ttulos. Las reas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto
de normas relacionadas con criterios afines: naciones o gobiernos, empresas o
individuos, para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un
inters y a veces, otras ventajas para el prestamista.

Presupuesto.- Resumen sistemtico de las previsiones de los gastos
proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos
gastos. Existen algunos tipos de presupuestos.

Subsidio.- Asistencia financiera que llega de orden del gobierno a empresas,
ciudadanos o instituciones para apoyar una actividad. En la actualidad en el
Ecuador, entre los subsidios: el bono de desarrollo humano y los subsidios
agrcolas, como el de la rea, que se entregan a campesinos, el subsidio a
determinados colegios fisco-misionales, para atender a poblaciones de nios y
jvenes de estrato pobre.




38
1.7.3 Marco espaciaI - temporaI

Este trabajo se circunscribi a la Unidad Educativa Particular Religiosa "Stella
Maris, ubicada en la ciudad de Manta, en la Avenida 3, calle 14 -15 , seccin
Primaria y Avenida 6 calle 14 15 seccin secundaria, donde se educan
alrededor de 700 alumnas (os), durante el ao 2008.

En la institucin trabaja el siguiente personal: 10 administrativos, 12 religiosas, 80
docentes y 15 personas que se desempean como auxiliares de servicio.

700/80 = 8.75 horas clases que cada estudiante recibe del personal docente.
700/10 = 70 estudiantes o padres de familia atendidos por cada persona que
trabaja en el rea administrativa.

700 /12 = 58.33 estudiantes y padres de familia atendidos por las religiosas.
700/15= 46.66 estudiantes y padres de familia atendidos por personal de servicio.

1.8 Hiptesis
1.8.1. Hiptesis generaI

La implementacin de un Manual de Control nterno contribuir a mejorar la
eficacia y eficiencia en el rea Contable de la Unidad Educativa "Stella Maris.







39
1.9 VariabIes
1.9.1 VariabIe Independiente:

mplementacin de un manual de Control nterno.

1.9.2 VariabIe Dependiente:

Eficacia y eficiencia en el rea Contable de la Unidad Educativa "Stella Maris.

1.10 MetodoIoga de Ia investigacin.
1.10.1 Mtodos

La investigacin que se realiz se ubic dentro de la nvestigacin Aplicada,
utilizndose el mtodo cientfico para investigar lo que est pasando con los
procedimientos de control interno financiero en la institucin educativa "Stella
Maris de Manta, incluyndose por lo tanto, el anlisis de la situacin y el
planteamiento de una propuesta como alternativa de solucin al problema.

La tcnica utilizada fue la encuesta, aplicando como instrumento el cuestionario,
con la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en la
nstitucin Educativa motivo del estudio; la aplicacin de la encuesta proporcion
los datos importantes sobre el objeto de estudio.

Entre los mtodos tericos, se har uso de los procesos de anlisis y sntesis.





40
CUADRO # 1
TCNICAS

TCNICAS HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS A QUINES
Cuantitativa Encuesta - Batera de preguntas cerradas Personal: Directivo.
Cuantitativa Encuesta

- Serie de preguntas cerradas

Personal:
Administrativo
Contable./Financiero

Fuente: Unidad Educativa "Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.


1.11 Diseo de Ia investigacin

La investigacin fue de tipo explicativa, puesto que el proyecto se fundament en
la presentacin de un diseo: El Manual de Control nterno para el rea Contable
de la Unidad Educativa "Stella Maris, lo que beneficiar el funcionamiento de la
nstitucin Educativa.

Se trabaj con muestras representativas de la poblacin, lo que permiti obtener
conclusiones del fenmeno en estudio y posteriormente socializar los resultados
al personal directivo de la Unidad Educativa "Stella Maris.

nvolucr tambin la utilizacin de la modalidad de campo, porque se estudiaron
los hechos en el lugar donde ocurrieron, es decir en la Unidad Educativa "Stella
Maris.





41
La investigacin fue documental bibliogrfica, se emple como fuente de anlisis
libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas, con la
finalidad de obtener la informacin de primera mano y de acuerdo a los objetivos
del proyecto.

1.11.1 Universo

El presente estudio se centr en investigar lo que ocurre con los procedimientos
de control interno financiero en la nstitucin Educativa "Stella Maris de Manta.

El universo de la poblacin ascendi a:

CUADRO # 2
CATEGORAS

Categoras Cantidad
Personal administrativo 10
Personal Religioso 12
Personal Docentes 80
Personal de servicio 15
Estudiantes 700
Total 817

Fuente: Unidad Educativa "Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza


De esta poblacin se utiliz como muestra 7 personas que forman parte del rea
administrativa, y 3 personas que laboran en el personal de la Colectura.




42
CUADRO # 3
OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES


VariabIes
Parmetro
ConceptuaI
Parmetro
operacionaI
Indicadores
susceptibIes de
medicin



Elaboracin de
un manual de
procedimientos
de control
interno en el
rea contable
Control interno es
una funcin que
tiene por objeto
salvaguardar y
preservar los
bienes de la
institucin.
Con el manual de
control nterno se
evitar el
desembolso de
fondos y se
ofrecer la
seguridad de que
no se contratarn
obligaciones sin
autorizacin.

Principios.




Objetivos.







Estructura
Objetivos de control.

Grado de satisfaccin
del requerimiento
institucional.

-Resultados de la
Planificacin y
organizacin.

-Cantidad y calidad en
la Adquisicin e
implementacin.

- Cantidad y calidad en
la Produccin y
servicios.
.






Administracin
financiera
eficiente y
eficaz.


Es el rea
Administrativa que
cuida de los
recursos
financieros de la
institucin. La
administracin
financiera se
centra en dos
aspectos
importantes de los
recursos
financieros, como
lo son la
rentabilidad y la
liquidez
.Objetivo
Administrativo

Objetivo
financiero

Contabilidad
de libros:
Libro Diario
nventario
Libro Mayor
Libros auxiliares
Principios
contables.

Procedimientos
contables.
(Tcnicas de
Auditora
asistidas por
computadoras).

Nmero de operaciones
registradas en el Libro
Diario.

Cantidad de bienes e
inmuebles registrados
en el nventario.


Grado de aplicacin de
los principios en las
transacciones
comerciales.

% de exactitud vertidas
en los reportes.

Fuente: Unidad Educativa "Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.






43
1.11.3. Fuente

Entre las fuentes que se utilizaron consta: el cuestionario de encuesta que se
aplic al personal administrativo, conformado por las autoridades del plantel y el
Consejo Directivo, y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el
Departamento Contable, lo que permiti conocer las dificultades por las que est
atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa "Stella Maris.

Tambin se hizo uso de las fuentes secundarias, recurriendo a los archivos
contables que ha manejado la institucin: reportes, inventarios, informes; a la
bibliografa que se consult en libros de contabilidad, en la red de nternet con la
finalidad de obtener teoras, hechos y datos vlidos que aportaran a la solucin de
la hiptesis y a la elaboracin del Manual de Control nterno en el rea Contable.

1.12. Tratamiento y anIisis de Ios datos

La aplicacin de los instrumentos de investigacin: encuesta, fue realizada por la
investigadora, entregando en la nstitucin Educativa a cada participante el
cuestionario, accin que facilit la tabulacin de datos.

Para el anlisis de los resultados, se evaluaron los datos obtenidos en el
procesamiento de la informacin, utilizando el anlisis de pares con el fin de
estudiar la fuente del problema y las prioridades relativas a sus causas.





44
Se diagramaron cuadros y grficos, que sirvieron para analizar e interpretar los
datos obtenidos en el trabajo de campo. La discusin se hizo contrastando los
resultados del estudio con la informacin presentada en el marco terico, para
llegar a una clara explicacin de las mismas.












CAPTULO II

2. ANTECEDENTES GENERALES
SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA
STELLA MARIS DE MANTA




46
2 ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA
"STELLA MARIS"

2.1 GeneraIidades

A mediados del siglo XX, se inicia la fundacin de la Congregacin de Oblatas
de San Francisco de Sales. Su labor sirvi para identificarla dentro de una nueva
corriente en la tarea social de la glesia, encargada de ayudar y desarrollar la
formacin de la juventud trabajadora. Hoy en el siglo XX esta tarea se proyecta a
travs de la Unidad Educativa "Stella Maris, apoyando la formacin, capacitacin
y profesionalizacin de nias, nios y jvenes.

De acuerdo a la ubicacin del plantel, se ha visto la necesidad que los alumnos
que se educan en la Unidad Educativa "Stella Maris, reciban una educacin
alternativa, integral y cientfica; que les capacite para que a tempranas edades se
conviertan en entes activos en la economa de los hogares y para s mismas.

El proyecto planteado por la nstitucin "Stella Maris de esta ciudad se ubica en
la Unidad Educativa (aspectos curriculares) y vocacional (utilizacin de rincones,
ambientes, talleres y laboratorios) desde la sub-etapa inicial hasta la
especializacin.

La Unidad Educativa Particular "Stella Maris de Manta, surge con esta
denominacin en el ao 2006, mediante Acuerdo N
o
036-AJDECM expedido por
la Direccin Provincial de Educacin de Manab, en virtud del reconocimiento a su




47
trayectoria de 75 aos de labores y al cumplimiento de una labor pedaggica
innovadora y formativa, que le ha llevado a hacerse merecedora de la aprobacin
del certificado SO 9000.

Su creacin como Escuela "Stella Maris se dio desde 1930, a la que se denomin
Colegio a partir de 1948 cuando se incorpora la seccin secundaria, para fines de
1956 incrementar la seccin de Pre-Primaria.

La Unidad Educativa "Stella Maris, est administrada por religiosas de la
Congregacin de Oblatas de San Francisco de Sales, dedicadas a la formacin
integral de la niez y juventud mantense, manabita y ecuatoriana.

Esta institucin forma bachilleres en la especializacin de Ciencias con las
optativas de: Fsico matemticas, Qumico Biolgicas y Sociales, y en la
especializacin de Polivalente, a travs del Bachillerato en Administracin con
mencin en Contabilidad, Gerencia y Secretariado.

Se complementa la labor ejecutando trabajos de proyeccin social dirigidos hacia
la comunidad ms necesitada, y se atiende en jornadas vespertinas a estudiantes
involucrados en los grupos de expresin artstica, con el propsito de alcanzar el
desarrollo de destrezas musicales, nias, nios y jvenes que tienen una labor
destacada en el medio cultural de la ciudad de Manta.

Atiende adems la seccin superior tcnica y tecnolgica en jornadas vespertina y
nocturna, en la actualidad el personal directivo de la Unidad Educativa "Stella




48
Maris, se encuentra comprometido en la optimizacin de la nstitucin con el fin
de obtener la acreditacin de calidad de parte del Consejo Nacional de Evaluacin
y Acreditacin (CONEA), siendo prioritario, a ms de la parte curricular, la
consideracin de un control interno eficiente como parte esencial de la
administracin financiera.

2.2 Marco LegaI

La Unidad Educativa "Stella Maris para su normal funcionamiento ha
estructurado el Reglamento nterno, el mismo que posee fecha de aprobacin del
09 de marzo de 1987, mediante acuerdo Ministerial N
o
003-DPECM y el
Reglamento del nstituto, aprobado por el Ministerio de Educacin con fecha del
08 de abril de 1997.

2.3 Estructura Orgnica de Ia Unidad Educativa "SteIIa Maris"
2.3.1 DeI domiciIio y su funcionamiento

La Unidad Educativa "Stella Maris, tiene su domicilio en la ciudad de Manta,
provincia de Manab. Es un establecimiento particular sin fines de lucro, regentado
por las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, sujeto a las normas legales
de la Constitucin del Estado, Ley y Reglamento de Educacin y su Reglamento
nterno.





49
En cuanto a su funcionamiento, es de rgimen Costa, jornada de trabajo matutina,
de financiamiento particular religioso, por el alumnado mixto, sector urbano, con
los ciclos Nocional, Formal, Conceptual y Categorial.

2.3.2 Autoridades y Organismos

La Unidad Educativa Particular "Stella Maris para su funcionamiento cuenta con
las siguientes autoridades y organismos:

O Autoridades:
a. Director de la Unidad o Rector del ciclo Categorial y Profesional.
b. Subdirector o Vicerrector del Ciclo Profesional.
c. Director del Ciclo Conceptual.
d. Directora del Ciclo Nocional.
e. nspector General.

O Organismos:
a. Consejo Directivo.
b. Junta General de Directivos y Profesores.
c. Consejo de Coordinadores Acadmicos de cada ciclo.
d. Junta de Profesores de cursos y aos.
e. Junta de Directores de rea, Ambientes y Talleres.
f. Junta de Profesores de rea.
g. Junta de Profesores Guas.
h. Profesores.




50
i. nspectores Profesores.
j. Bienestar Estudiantil:
O Orientador Vocacional.
O Servicio Mdico, Dental y Social.
O Otros profesionales necesarios.
k. Dependencias Administrativas:
O Secretara.
O Colectura.
O Auxiliares Parvularias.
O Servicios Generales: Conserjera.
l. Estudiantes y Asociacin Estudiantil
O Estudiantes.
O Asociacin estudiantil.
m. Comit de Padres de Familia
O Padres de Familia
O De las Comisiones.




51
GRFICO # 1
Organigrama de Ia Unidad Educativa "SteIIa Maris"

RECTORA
CONSEJO DIRECTIVO
VICERRECTOR
COORDINADORA GENERAL
DE LA PRIMARIA
ASESOR PEDAGGICO
DE LA PRIMARIA
COMISIN DE
INNOVACIN
CURRICULAR
JEFES DE
REAS
DOBE ADMINISTRACIN
FORMACIN DOCENTE
MATEMTICAS
CIENCIAS
LENGUAJE
TCNICA
SOCIALES
IDIOMAS
PSICOLOGA
MDICO
INSPECCIN
SECRETARA COLECTURA
SERVICIOS DOCENTE
DOCENTE
DOCENTE
DOCENTE
DOCENTE
DOCENTE




52
2.3.2.1 AnIisis de Ia estructura deI organigrama

El organigrama de la Unidad Educativa "Stella Maris" presenta una visin general
de la manera cmo est organizada la institucin, identificando con claridad las
relaciones de jerarqua existentes entre el personal, proporcionando a cada
empleado el conocimiento de su ubicacin, las lneas de autoridad y
subordinacin dentro de la estructura orgnica y su grado de responsabilidad.

Por estar representada la estructura orgnica de la Unidad Educativa "Stella
Maris", en un organigrama de tipo vertical, el puesto de ms alto nivel aparece en
la cspide: Rectora, y los dems puestos se ubican en orden descendente de
jerarqua.

2.3.2.2 Objetivo deI Organigrama

El Objetivo principal del organigrama, es permitir que todo el personal que labora
en la institucin, conozca cul es la estructura orgnica de la entidad, lo que a su
vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos.

Para el personal directivo, el organigrama, es un medio que provee el
conocimiento de su campo de accin y de las relaciones que debe establecer con
las restantes unidades que integran la respectiva organizacin; as mismo, para el
personal de la Unidad Educativa "Stella Maris, significa el vnculo que permite
apropiarse del conocimiento de su posicin dentro de la organizacin y las
responsabilidades que esto conlleva; para el padre de familia, constituye el medio




53
ms adecuado para tener una visin de conjunto de la estructura del organismo o
entidad.

2.3.2.3 Ventajas deI Organigrama

Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la
estructura de la Unidad Educativa "Stella Maris, lo que posibilita a las autoridades
el estudio de los aciertos y de las anomalas detectadas en el funcionamiento de
la nstitucin, viabilizando trazar, un plan de reformas de esas singularidades, con
una visin de conjunto de la entidad educativa, entre las que se involucra la
revisin de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite.

2.4 Organizacin y Funciones deI personaI
2.4.1 Organizacin funcionaI de Ia Directora o Rectora de Ia Unidad
Educativa

Es la primera autoridad de la Unidad Educativa. Son funciones, atribuciones y
deberes de la Directora, a ms de lo establecido en el Reglamento de la Ley de
Educacin, Ley de Carrera Docente y Escalafn y su Reglamento, Ley Orgnica
de Administracin Financiera y Control, Ley de Servicio Civil y Carrera
Administrativa, los siguientes:
a. Solicitar anualmente o cuando creyere conveniente la auditora
acadmica y administrativa de la nstitucin e informar a la autoridad
inmediata superior sobre la marcha y necesidades de la Unidad.




54
b. Conocer y autorizar las gestiones y comisiones que fueren necesarias en
los diferentes niveles, ante las instituciones privadas.
c. Conocer y resolver asuntos y problemas que se presentaren en el campo
administrativo, docente y dicente en el mbito de sus atribuciones.
d. Establecer y mantener permanente vinculacin con las autoridades, con
las organizaciones de los estudiantes, de los profesores y de los padres
de familia para asegurar la buena marcha de la Unidad Educativa.
e. Presentar a consideracin del Ministerio de Educacin por rgano
regular, previo estudio detenido de las comisiones y aprobacin del
Consejo directivo, las reformas que convenga introducir en la
Organizacin de la nstitucin, sus planes y programas.
f. Analizar en reuniones peridicas con el subdirector y ms autoridades de
la misma, los problemas reales que se presentan y darles solucin
oportuna o hacerle conocer a tiempo al Consejo Directivo.

2.4.2 De Ia Subdirectora o Vicerrectora de Ia Unidad Educativa

Es la segunda autoridad de la Unidad Educativa, cuyos deberes y atribuciones
son los siguientes:
a. Orientar y requerir la planificacin didctica a ponerse en vigencia en el
nuevo ao escolar, tanto en lo que corresponde a los departamentos,
organismos, personal docente y de los correspondientes niveles.
b. Coordinar las actividades tcnico pedaggicas.
c. Vigilar y coordinar el cumplimiento de las actividades de los organismos
acadmicos internos.




55
d. Planificar las actividades docentes durante el ao escolar y someterlas a
la probacin del Consejo Directivo.
e. Realizar la supervisin pedaggica en los diferentes ciclos.
nformar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones
mensuales al Director y Consejo Directivo.
f. nformar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones
mensuales al Director y Consejo Directivo.
g. Recibir los informes peridicos de las comisiones permanentes,
especiales y directores de rea, as como actas y documentos de las
Juntas de Paralelos y Cursos dentro de la Educacin Bsica y Categorial.
h. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias y las
emanadas por la autoridad inmediata superior.
i. Asesorar al Director de la Unidad Educativa en asuntos tcnicos y
administrativos.
j. Promover y dirigir la organizacin de clubes estudiantiles orientados a
fomentar la aficin y prctica de las actividades cientfico recreativas.
k. Coordinar y controlar los actos sociales que se realicen en la nstitucin y
responsabilizarse de ellos.

2.4.3 De Ia Seccin Administrativa

La Seccin Administrativa es la encargada de: planificar, organizar, coordinar,
ejecutar y evaluar las resoluciones de los diferentes organismos y actividades a
travs de las siguientes dependencias:





56
a) Secretara
b) Colectura
c) Auxiliares Parvularias y,
d) Servicios Generales

2.4.4 De Ia Secretara

Es la dependencia administrativa que depende de la Direccin y Subdireccin y
es responsable de la elaboracin, control, despacho de las comunicaciones y
documentos, de acuerdo con la Leyes y Reglamentos de la Ley de Educacin y el
especfico interno de la Unidad Educativa.

Son deberes y atribuciones de la Secretaria a ms de los estipulados en el art.
128 del Reglamento de la Ley de Educacin y Cultura los siguientes:

a) Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes.
b) Controlar que el personal de la dependencia a su cargo cumpla con el
horario de trabajo encomendado.
c) Cumplir con las leyes, acuerdos, reglamentos, circulares, cronogramas,
planes de estudios y documentos y dems disposiciones relacionadas con
la Educacin, Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, Ley de Carrera
Docente y Escalafn del Magisterio Nacional, capaz de poder informar
oportunamente sobre cualquier aspecto legal.






57
2.4.5 De Ia CoIectura

La Colectura es la dependencia administrativa de la Unidad que depende de la
Direccin y Consejo Directivo, es la encargada de recaudar, custodiar e invertir
los fondos, rentas de la nstitucin, de acuerdo con las leyes y reglamentos
pertinentes, adems del cuidado y conservacin de sus bienes.

Son deberes y atribuciones de la Colectora (or) a ms de los artculos 130 y 131
los siguientes:
a) Organizar y conservar en el archivo todos los documentos relacionados
con la dependencia.
b) Facilitar la informacin de los documentos necesarios para el trabajo e
informes que peridicamente deben presentar las comisiones de
control, en lo que el movimiento econmico o contable requiere, as
como de los inventarios.

La colectura, es la oficina encargada de llevar las finanzas de la nstitucin, en
consecuencia, el empleado principal de esta rea de trabajo es responsable,
conjuntamente con la rectora, del movimiento econmico contable, tal como lo
establecen las leyes ecuatorianas.

En todo departamento de Colectura se requiere de un Manual de Procedimiento,
en el que se expliciten con claridad y pertinencia las actuaciones fundamentales
que corresponde desempear a cada empleado.





58
La Unidad Educativa Stella Maris de Manta, no dispone de este Manual de
Procedimiento, por lo que el personal que labora en el rea Contable ejerce su
labor sin conocer a ciencia cierta lo que, en la administracin de calidad, seala
Oakland, J. (2006, p. 40)

"el despliegue de la funcin de calidad requiere de un equipo
interfuncional. Su propsito es tomar las necesidades del mercado y
traducirlas de manera que puedan ser satisfechas dentro de la unidad
operacional y entregadas a los usuarios o clientes".


De tal manera que el desempeo de las funciones de los empleados de la
colectura, se realiza con el mejor de los propsitos, pero careciendo, en muchos
casos, del conocimiento especfico para resolver algn problema o desconociendo
con exactitud las actividades que les competen.

















59
GRFICO # 2
ESQUEMA DE OAKLAND













































Fuente: Oakland, J. (2006, p.40)
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.







Requisitos de diseo
tcnico
los "CMO
nteracciones
Tcnicas los
CMO contra
Los CMO




Matriz de relacin central


Los QU en contraste
con los CMO


Requisito del cliente
Los "QUE







Principal Detalles
Clasificacin del
Cliente los
"PORQUE
Peor Mejor
1 5





Los QU en
contraste con los
POR QU

Clasificaciones tcnicas/costo
del CUNTO

Los COMO en contraste
con CUANTO

Clasificaciones tcnicas
(Puntos de referencia)

Valores establecidos
como metas de las
caractersticas tcnicas
(incluyendo costos


C
l
a
s
i
f
i
c
a
c
i

n


p
o
r


i
m
p
o
r
t
a
n
c
i
a





60
2.4.6 Servicios generaIes

Constituyen las secciones encargadas de dar atencin oportuna y adecuada al
personal docente, dicente y ms solicitantes, en base a las disponibilidades
existentes en la Unidad Educativa.

Son servicios generales:

a) Biblioteca.
b) Laboratorios.
c) Talleres.
d) Teatro.
e) Canchas Deportivas.
f) nternado.
g) Comedor Escolar.
h) Bar.

El organigrama, la institucin lo utiliza como gua para planear una expansin, al
estudiar los cambios que se proponen en la reorganizacin, al hacer planes de
corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.









61
2.5 De Ios objetivos especficos deI RegIamento Interno

Los objetivos especficos del Reglamento nterno son:
a. Establecer normas concretas y adecuadas para el funcionamiento de la
Unidad Educativa de acuerdo con las caractersticas particulares del
entorno o las disposiciones legales y reglamentos vigentes, que
satisfagan las necesidades internas de la Unidad Educativa.
b. ncentivar y promover en el personal docente, administrativo y de servicio
el conocimiento pleno de las Leyes y Reglamentos vigentes.
c. Dinamizar un proceso administrativo gil, funcional y moderno, acorde
con las nuevas exigencias socio educativas del medio.
d. Disponer que cada uno de los organismos y dependencias de la Unidad
cumplan especficamente las funciones encomendadas.

Cada institucin, empresa u organizacin, se caracteriza por poseer una
organizacin propia, por lo que la existencia del organigrama requiere
complementarse con un manual de procedimiento que define y especifique la
actividad de cada uno de los miembros del personal, para optimizar su servicio y
coadyuvar al crecimiento de la nstitucin.

De lo expuesto se deduce, que en la Unidad Educativa "Stella Maris debe
revisarse y actualizarse el diseo del organigrama, puesto que en l, no estn
constando algunos puestos de trabajo.





62
De manera urgente, este organigrama debe complementarse con un manual de
procedimiento en el cual se explicar a cada uno de los departamentos, las
competencias administrativas que les conciernen desarrollar, los enlaces y las
relaciones entre los distintos departamentos, como tambin las sujeciones a las
cuales se someten, considerando que la revisin de las cuentas y la evaluacin es
un proceso que permite mejorar el desempeo de las funciones.

Actualmente el Departamento de Colectura, enva mensualmente a los directivos
de la nstitucin, el informe del movimiento contable, el organismo directriz a su
vez, lo remite al Consejo Gubernativo Docente de las Oblatas San Francisco de
Sales, organismo que es el encargado de analizar, aprobar o reprobar, como de
enviar las observaciones pertinentes.

















63
GRFICO # 3
FLUJOGRAMA DE REPORTES CONTABLES

1















Fuente: Reglamento nterno.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

F Fl lu uj jo og gr ra am ma a d de e R Re ep po or rt te es s C Co on nt ta ab bl le es s
D De ep pa ar rt ta am me en nt to o
C Co oI Ie ec ct tu ur r a a
D Di ir re ec ct ti iv vo os s
I In ns st ti it tu uc ci i n n
C Co on ns se ej jo o
G Gu ub be er rn na at ti iv vo o

1

Reporte
Contable


A
4
3
2

1

A

f



A




f
Unin de
varios
documentos Punto de
inicio
Documento
principal
Archivo
Fin de
proceso
Documentos
SIMBOLOGA




64
El conocimiento y aplicacin de las funciones asignadas en el Manual de
Procedimientos, facilitar al Departamento de Colectura desplegar con eficiencia
y efectividad, todas las atribuciones que le competen, lo que permitir el
suministro de informacin acerca de la situacin econmica , del rendimiento
financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea til a una amplia
variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones econmicas, lo que redundar
en el mejoramiento de los procesos contables y servir para que se eleve la
calidad de la Unidad Educativa "Stella Maris.

2.5.1 Los objetivos institucionaIes

a) Cultivar una conciencia de libertad, tica, tolerancia, respeto, solidaridad,
responsabilidad, pluralismo y participacin dentro del sistema democrtico
y la prctica de los derechos humanos y valores cristianos segn el espritu
de San Francisco de Sales.
b) Formar personas que conozcan la sociedad en la cual viven, la problemtica
del mundo, las corrientes del pensamiento contemporneo y las
interrelaciones entre pueblos.
c) Ofrecer una especializacin acadmica integrada y acciones prcticas en
las ms amplias manifestaciones de la cultura para el desarrollo armnico
del pas.
d) Capacitar en forma integral al estudiante para que acceda al conocimiento,
investigacin, creacin y produccin.






65
2.6 Misin institucionaI

El carisma de las Hermanas Oblatas, a ejemplo de San Francisco de Sales y de
sus fundadores el Padre Lus Brisson y Madre Francisca de Sales Aviat, inspiran
la accin educativa que busca ensear a las nias, nios y jvenes a ser alguien y
hacer algo formando hombres y mujeres de conviccin y temple, de conciencia y
sensibilidad bajo el principio de "hacer todo por amor nada a la fuerza.

2.7 Propsito fundamentaI

La Educacin, debe procurar generar agentes de transformacin social,
fundamentados en el evangelio y en la doctrina social, por ende:

La Unidad Educativa "Stella Maris tiene como propsito: Dar a la niez y juventud
una formacin humana y cristiana para que aprenda a SER, a HACER y a
CONVVR, innovando continuamente los recursos tecnolgicos, cientficos y
pedaggicos, segn los requerimientos de las familias y las exigencias de la
sociedad cambiante.

2.8 Visin

Para enfrentar con xito las nuevas tecnologas y tcnicas del siglo XX, la
Unidad Educativa "Stella Maris se incorpora con decisin y entusiasmo al
programa del Diploma Bachillerato nternacional y al SO 9001-2000, como un




66
proceso de formacin integral, un trabajo permanente y personalizado, en el que
el alumno es el centro.

Se quiere promover una educacin que ayude a rescatar valores morales y
cristianos, como disciplina, la responsabilidad, solidaridad, no solo en beneficio
propio, sino como un compromiso frente a la sociedad.

Se busca consolidar el compromiso en el proceso pedaggico de toda la Unidad
Educativa con el fin de incrementar y desarrollar las obras en accin y mantener
una visin de futuro que permita una proyeccin cristiana a las exigencias del
mundo en todos los ambientes y en todos los tiempos.

2.9 AIcance

Los procesos que conforman el Sistema de Gestin de Calidad de la Unidad
Educativa "Stella Maris, proyecta sus objetivos a la consecucin de una
educacin, cuyos procesos de realizacin garanticen la efectividad del proceso
Enseanza-Aprendizaje, que respaldado por un documento proceso de
Planificacin curricular y Formacin Humana, garantice la Promocin de las
Estudiantes al Nivel nmediato Superior.





CAPTULO III

3. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO




68
3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO

3.1 GeneraIidades deI ControI Interno

El control interno establece un proceso previo a las circunstancias de cada
organizacin; aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada
institucin, que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los
objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de
control, la organizacin, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos.

La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin y
actividades, de su eficacia depende que la administracin adquiera la informacin
requerida para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los
intereses de las instituciones.

Segn las normas de Control nterno las entidades y organismos tienen una misin
que cumplir, para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para
alcanzarlos.

En la administracin educativa son importantes los procesos de planificacin,
gestin, seguimiento y evaluacin (control), entendidos como medidores o
indicadores para la direccin escolar, constituyendo uno de los grandes aportes
administrativos, que permiten tener una visin de la situacin que se desea controlar.




69
Para Cons R., N. (2003, p. 11),
"Los directores de las Instituciones Educativas (IE) manifiestan las
necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y
trabajar los temas administrativos, no basados en la moda de los
conceptos, sino desarrollando unas opciones para apoyar y mejorar el
alcance del trabajo cultural en la comunidad".

Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el
reconocimiento y permanencia de la nstitucin Educativa (E), es decir un conjunto
de polticas para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad,
respondiendo a la pregunta qu hacer? para cumplir con la misin de la
organizacin, lo que implica a la administracin financiera, que constituye una de las
reas ms importantes dentro de la vida de la institucin educativa.

3.1.1 Definicin deI ControI interno

La obtencin de la calidad total o excelencia en la administracin de una institucin,
entendida as como una "estrategia de gestin cuyo objetivo es que la organizacin
satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes,
de los empleados, de los accionistas y de la sociedad en general", Oakland, J. (2004,
p. 5).

Esto amerita que la actual administracin financiera de la organizacin, exija la
inclusin de una adecuada tarea de control interno; aspecto que debe tener presente
todo el personal que labora en la organizacin, pero principalmente los directores




70
financieros, puesto que se vincula con el xito y crecimiento econmico de la
organizacin.

Mantilla, S. (2006, p. 11), en su obra Control nterno de los nuevos instrumentos
financieros, seala, que el control interno:
"Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos
que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus
activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su informacin
financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a
las polticas prescritas por la administracin".

Acorde con esta definicin, el control interno se centra en el cumplimiento de las
leyes gubernamentales y normas propias de la institucin, para que exista fiabilidad
de la informacin financiera y operativa, con la finalidad de proteger los recursos de
la entidad, advertir errores e irregularidades de manera oportuna, que lleven a la
organizacin a la eficacia y eficiencia en sus operaciones.

El control interno es un proceso que lo efecta la Junta Directiva de la Entidad, la
gerencia y dems personal, diseado para proporcionar seguridad razonable
relacionada con el logro de objetivos propuestos.

En el artculo 12 del Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado, (2002, p. 3), enfatiza:




71
"La respectiva entidad y organismo del sector pblico que controla la
Contralora sern responsables de instalar, mantener y perfeccionar el
sistema de control interno.
Se aplicarn los componentes del control interno que incluirn el ambiente
de control, la evaluacin de los riesgos de control, las actividades de
control, el sistema de informacin y comunicacin y las actividades de
monitoreo y supervisin del control interno".

Si bien la Unidad Educativa "Stella Maris de Manta es una institucin particular, el
artculo en mencin resalta la importancia de que la propia institucin sea la que
formule y aplique un sistema de control interno que sirva para alcanzar claridad,
exactitud, efectividad y xito en el manejo contable; adems estipula que se deben
tener presente las normas tcnicas y los componentes de control interno que
especifica la Contralora General del Estado.

El artculo 16 de la misma ley, respecto al control interno, seala:
"El manual de procesos y procedimientos que emitirn las entidades
establecer las funciones incompatibles, la distincin entre ordenadores de
gasto y ordenadores de pago, los procedimientos y los procesos
administrativos, financieros, operativos y ambientales, para reducir el
grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mnimos, el pago con
cheques o por la red bancaria, el depsito intacto e inmediato de lo
recaudado y el otorgamiento de recibos".

Por lo tanto, la elaboracin del Manual de Control nterno en el rea Contable para la
Unidad Educativa "Stella Maris permitir el desempeo correcto de los funcionarios
del departamento de contabilidad, aspecto que influir en la vida institucional de la
entidad.





72
La definicin que elabor el Basle Committee de Control nterno, en Aspiazu, N.
(2005, p. 34), es la siguiente:
"Control nterno es un proceso efectuado por la junta de directores, la
administracin principal y todos los niveles del personal. La junta de
directores y la administracin principal son responsables por el
establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso
de control interno y por monitorear su efectividad.

En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador, acorde a las leyes
vigentes, los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora
conjuntamente con el colector, involucrndose adems en el control interno, el
Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la
vida institucional.

Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educacin, en lo correspondiente a las funciones
que debe desempear el Consejo Directivo, se prescribe que este organismo puede
nominar "Comisiones Eventuales las mismas que tendrn vigencia por el lapso de
dos aos.

Amparndose en la prescripcin referida, la mayora de establecimientos educativos
de tipo fiscal o particular, nominan una comisin que tiene como funcin especfica el
control interno del manejo del presupuesto asignado por el Estado y de los ingresos
econmicos obtenidos por autogestin, o en el caso de las instituciones particulares,
de los ingresos generados por su labor.





73
El control interno servir para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos
financieros y evitar errores que promuevan la disminucin o prdida del patrimonio
de la institucin.

Para Herrera, O. (2005, p. 4), el control interno es: "El acto evaluado por los jefes
inmediatos, directos o jefes encargados del control: previo, concurrente o posterior".

3.1.2 Fundamentos deI ControI Interno

Lo determinan las condiciones primordiales y bsicas que autentifican la efectividad
del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades
signadas por la Constitucin y la Ley a cada entidad y las caractersticas que le son
propias. La Autorregulacin, el Autocontrol y la Autogestin son los pilares esenciales
que garantizan el funcionamiento del Control nterno.

O AutorreguIacin.- Mediante la autorregulacin la entidad adopta los
principios, normas y procedimientos precisos para la operacin del
Sistema de Control nterno. Favorece el autocontrol al normalizar los
comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos, y
hace efectivo y transparente el ejercicio de su funcin constitucional en
los diferentes grupos de inters.





74
O AutocontroI.- Se fundamenta en la capacidad de cada empleado,
independientemente de su nivel jerrquico dentro de la entidad para
evaluar su trabajo, detectar desviaciones, ejecutar enmiendas, mejorar
y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la
realizacin de los procesos, actividades y tareas bajo su
responsabilidad certifiquen el ejercicio de una funcin administrativa
transparente y eficaz.

O Autogestin.- Facilita promover a la entidad pblica a la autonoma
organizacional ineludible para interpretar, coordinar y aplicar de manera
efectiva, eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas
por los rganos de control.

3.1.3 Objetivos deI ControI Interno

El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las
polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control,
evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad pblica que le permitan la
autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa transparente,
eficiente, cumplimiento de la Constitucin, leyes y normas que la regulan,
coordinacin de actuaciones con las diferentes instancias con las que l se relaciona
y una alta contribucin al cumplimiento de la finalidad social del Estado.





75
El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes de las instituciones. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de
que no se contratarn obligaciones sin autorizacin.

3.1.4 Objetivos Bsicos deI ControI Interno

Los objetivos bsicos del control interno abarcan aspectos de controles internos
contables y controles internos administrativos, los primeros, involucran los propsitos
de la proteccin de los activos de la institucin y la operacin de informacin
financiera veraz, confiable y oportuna; los segundos, pretenden la promocin de la
eficacia en la operacin de la actividad, y el cumplimiento de las polticas
establecidas por los administradores de la entidad en la ejecucin de las
operaciones.

3.1.5 Objetivos GeneraIes deI ControI Interno

El Control nterno Contable comprende el Plan de Organizacin y los procedimientos
y registros que se refieren a la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los
registros financieros. Por lo tanto, el control interno contable est diseado en
funcin de los objetivos de la organizacin; ofrece la seguridad, que las operaciones
se realizan acorde con las normas y polticas sealadas por la administracin.





76
En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos
niveles:

3.1.5.1. Objetivos GeneraIes deI ControI Interno apIicabIes a todos Ios sistemas

Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a
partir de los elementos bsicos de control interno enumerados anteriormente siendo
ms especficos para facilitar su aplicacin.

Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan:
a Los Objetivos de Autorizacin.

Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o
especificaciones de la administracin.

Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel
apropiado de la administracin.

3.1.5.2. Objetivos de ControI Interno apIicabIes a cicIos de transacciones

Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales
de control de sistemas, para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones
agrupadas en un ciclo.




77
Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir
la preparacin de estados financieros en conformidad con los principios de
contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los
estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los
activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparacin de
estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados y el criterio de la administracin.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable
cuidndose especficamente que se registren aquellas que afectan ms de un ciclo.

En general los objetivos de Control nterno pretenden:

O Proteger los objetivos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o
negligencia

O Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables,
los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones.

O Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la administracin.





78
O Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo
que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y
externos.

3.2 ModaIidades de Ia funcin de controI.

Durante el desarrollo y culminacin de los actos administrativos en la organizacin,
existe el control previo, control concurrente y control posterior.

3.2.1 ControI Previo

Para Julio y Adrin Flores Konja, profesores de la UNMSM, de la Facultad de
Ciencias Contables de Lima, Per. (2003, p. 26), el control previo, es "el examen de
las operaciones propuestas antes de la autorizacin para que el acto administrativo
surta efectos, con el propsito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y
conformidad.

El Control nterno constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada
una de las fases de un proceso, para determinar su legalidad, autenticidad y
conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentacin que
respalde cada una de las actividades y la actuacin de los empleados que participen
en ellas. En este caso el control, por ejemplo, se realiza antes de proceder a adquirir
un bien o servicio, el cual deber ser considerado dentro del cuadro de necesidades.




79
De acuerdo con el Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado, Captulo : Objeto, mbito y Rgimen de Control para las nstituciones del
Sector Pblico, Decreto Ejecutivo 548, Presidente: Gutirrez Borba, L. (2002. p. 2),
"para cumplir con el control previo no se crearn unidades especficas, esta actividad
est implcita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso", el
Control Previo, lo realizan las mismas reas de la entidad, vinculadas a la gestin.

3.2.2 ControI Concurrente

El Control Concurrente, "es el que se aplica conjuntamente a la realizacin de las
operaciones cuya correccin se est verificando" Herrera, . (2005, p. 5). Por
ejemplo, si la compra es por adjudicacin directa, deber contar con tres
cotizaciones, dependiendo del precio; y para el giro del cheque, con la factura, orden
de compra, gua de remisin, la conformidad de ingreso al almacn en buenas
condiciones del bien adquirido.

El Control Concurrente se realiza conforme se desarrolla la gestin, puede participar
el Organismo de Control nterno como veedor.

3.2.3 ControI Posterior

El Control posterior, es el referido a todos aquellos procedimientos administrativos
diseados con el propsito de cautelar el correcto cumplimiento de las condiciones




80
sealadas en las normas internas y de acuerdo a la ley, con posterioridad a los actos
propios de la ejecucin. Por ejemplo, este control se puede realizar despus de
varios meses o al finalizar el ao, en la cual verificaremos si la compra ha cumplido
con las exigencias necesarias.

El artculo 10 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, (2002, p.3),
seala expresamente: "El Auditor nterno no dictaminar estados financieros, pero
podr realizar evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de
determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es funcin exclusiva de
la Contralora General del Estado.

El control posterior, como elemento efectivo del sistema de control, la Unidad de
Auditora nterna, realizar la evaluacin de la gestin institucional en forma posterior
a las actividades sealadas.

El Control Posterior lo realiza el Organismo de Control nterno, la Auditora Externa
tiene como finalidad supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno
para la evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio de la rendicin de cuentas,
proponiendo a que ste contribuya con el logro de la misin y objetivos de la entidad
a su cargo.

En conclusin, el control interno ayuda a una entidad a alcanzar sus logros de
desempeo y economa, prevenir la prdida de recursos y asegurar informes




81
financieros confiables. Asimismo, preserva o resguarda que las entidades y privadas
cumplan con las leyes y regulaciones, evitando daos a su reputacin y otras
consecuencias.

3.3 Principios rectores deI ControI Interno

De acuerdo a Wanda Wallace, quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre
los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del ms importante
manual sobre control interno, determina los siguientes principios: citado en
Menndez, J. (2006, p. 24).

1. Segregacin de funciones,
2. Autocontrol,
3. De arriba hacia abajo,
4. Costo menor que beneficio,
5. Eficacia,
6. Confiabilidad y
7. Documentacin.

3.3.1 Segregacin de funciones

La segregacin de funciones implica, la no simple separacin de funciones entre
quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. De




82
manera ideal en las corporaciones grandes, complejas ninguna persona debe ser
capaz de registrar, autorizar y conciliar una transaccin.

3.3.2 AutocontroI

La direccin, gestin, supervisin y evaluacin/valoracin del control interno son
resortes de la administracin. No hay controles internos que sean externos; el
sistema de control interno, se controla as mismo. El mejor de todos los controles
internos es que los procesos sean desempeados por gente capaz, apoyada en
tecnologa.

3.3.3 De arriba hacia abajo

Significa que el control interno es una forma de presin o influencia ejercida por los
mximos niveles administrativos, o sea que un empleado de nivel bajo u operativo,
no puede controlar a los directivos principales.

O Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel
(sub-procesos, tareas, actividades).
O El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la accin por
mecanismos operativos.
O El tono desde lo alto es fundamental, que se convierten en cumplimiento forzoso,
por mecanismos de carcter legal.




83
3.3.4 Costo menor que beneficio

Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la
organizacin, lo que implica de salida, que los controles internos no pueden ser ms
costosos que las actividades que controla, ni los beneficios que proveen.

Si el control interno genera sobre costos, es mejor eliminarlo. O dicho de otra
manera, el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo
que conlleva.

3.3.5 Eficacia

Aqu se tiene una gran connotacin, y es que si el control interno no asegura el logro
de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve, de ah que la evaluacin
bsica del control interno sea siempre una evaluacin (valoracin) de eficacia. Y
sta, es sustancialmente diferente del control de gestin y resultados.

En resumen, el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer.









84
3.3.6 ConfiabiIidad

Se entiende como la relacin que existe entre la efectividad del diseo y operacin
del sistema de control interno y la extensin de la documentacin, y conciencia
monitoreo del control interno.

3.3.7 Documentacin

Significa que toda la informacin relacionada con el control interno debe estar
debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier
interesado.

3.4 EIementos de un buen Sistema de ControI Interno

Para Goxens, A. y Goxens, M. (1994, p. 27),
"La administracin eficiente de los activos es la clave para el xito de la
empresa. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles, que es
responsabilidad absoluta de la gerencia, permitir a las empresas, y a sus
propietarios, alcanzar los resultados econmicos deseados".

Estos son recursos conocidos como activos, muchos de ellos tangibles como el
efectivo, muebles, vehculos, equipos mercaderas y otros bienes, valores y derechos
adquiridos, por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra
bajo normas tcnicas.





85
Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido, el
prestigio, la experiencia, el posicionamiento, la confianza entre otros, la contabilidad
no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades
monetarias, pero que a la hora de explotarlos en conjunto, generan rentas
importantes que se evidencian en el estado de los resultados.

Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe
establecerse en las instituciones a partir de una organizacin slida, pero a la vez
flexible, con personal preparado y comprometido, con procesos y procedimientos
giles dentro del marco de polticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de
valores y principios ticos que sean la gua hacia el xito presente y futuro.

Entre los elementos de un buen sistema de control interno, destacan:

O Un plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin funcional
de la autoridad y la responsabilidad.
O Un plan de autorizaciones, registro contables y procedimientos adecuados
para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los
ingresos y los gastos.
O Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
O Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que
han de estar en proporcin con sus responsabilidades.





86
La Auditora nterna forma parte del Control nterno, tiene como uno de sus objetivos
fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno haciendo
pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestin a los efectos de
lograr mayores niveles en la prestacin de sus servicios.

3.4.1 EIementos deI procedimiento de controI que ayudan a Ia prevencin deI
fraude

Dentro de la institucin es muy importante tener presente algunos elementos de
procedimiento de control que evitarn el mal manejo de los fondos.

ntrnsecamente esta prevencin engloba, de acuerdo a Goxens, A. y Goxens, M.
(1994, p. 36), "reconocer las cuentas del activo, su correcta ubicacin y razonable
valuacin. Siendo pertinente, tener presente el siguiente procedimiento:

1. Procedimientos de control.
2. Personal competente y rotacin de puestos.
3. Custodios de activos.
4. Separacin de funciones.
5. Medidas de seguridad.
6. Firmas autorizadas.





87
Goxens, A. y Goxens, M. (1994, p. 37) resaltan adems la importancia del "desarrollo
de tcnicas para controlar el efectivo, con la finalidad de salvaguardar el efectivo y
lograr una contabilidad ms precisa".

Para concretar todas estas pautas, se hace necesario, que desde la gerencia se
dicten polticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de
recaudo, custodia, y desembolsos del efectivo, as:

O Separar las funciones financieras, especialmente las que se refieren al
recaudo del efectivo y al registro contable.

3.5 Componentes de Ia estructura de ControI Interno

Entre los componentes de la estructura del Control nterno se cuentan:

3.5.1 EI Ambiente de controI

Componente que establece la tnica de una organizacin al influenciar el
conocimiento de control de su gente; es decir, la honradez, competencia y valores
ticos del personal; la filosofa de gestin y estilo de operacin; la gestin y el modo
que se asigna la autoridad, la responsabilidad, organizacin y desarrollo de su gente,
atencin y la direccin proporcionada por la alta direccin; en consecuencia el control
asegura el cumplimiento de metas y objetivos.




88
El ambiente de control est dado por los valores, la filosofa, la conducta tica y la
integridad dentro y fuera de la organizacin, por lo que se hace necesario que el
personal de la institucin, los clientes y las terceras personas relacionadas con la
entidad, los conozcan y se identifiquen con ellos.

3.5.2. EvaIuacin de riesgos

Consiste en la identificacin de los factores que podran hacer que la entidad cumpla
sus objetivos propuestos. Cuando se identifican los riesgos, estos deben
gestionarse, analizarse y controlarse. Desde las fuentes externas e internas, cada
institucin o empresa, afronta una variedad de riesgos que deben analizarse para
lograr los objetivos planteados. Estos riesgos pueden ser:

O Riesgos inherentes

Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas
antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Estos riesgos estn
totalmente fuera de control del Auditor, porque es propio de la operacin del ente.

O Riesgos de controI

Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e
irregularidades significativas en forma oportuna.




89
O Riesgos de deteccin

Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditora seleccionados no
detecten errores o irregularidades significativas.
De acuerdo a Mantilla, S. (2001, p. 35), "los riesgos de mercado que se pueden
administrar se deben valorar al menos mensualmente y en respuesta a los
movimientos significativos del mercado y a los cambios en las actividades que
exponen a la entidad al riesgo.

Adems de las actividades diarias de monitoreo, segn Menndez, J. (2001, p. 45)
"la responsabilidad de administracin del riesgo debe monitorear los resultados de
las actividades de derivados y el cumplimiento con los procedimientos y controles.

Para evitar los diferentes tipos de riesgos, Wanda Wallace, citado en Menndez, J.
(2006, p. 28),
"El foco de atencin del control interno se debe centrar en resolver las
diversas situaciones entendidas como oportunidades, amenazas,
fortalezas y debilidades derivadas de: estructura, pensamiento estratgico,
planeacin interna, establecimientos de metas, mantenimiento de las
competencias centrales, soluciones innovadoras, toma de riesgos,
procesos, metodologa, generacin de incentivos, mejoramiento continuo,
valor de accionistas, informacin, anlisis, orientacin a resultados,
capacidad de generar respuestas, y planeacin de la sucesin.

De manera que se involucra el funcionamiento de toda la organizacin.






90
3.5.3 ControI de actividades de gestin

Son polticas y procedimientos emitidos por la direccin que aseguran que las
acciones de gestin sean llevadas a cabo, por lo que aseguran el cumplimento de los
objetivos de la entidad.
Las actividades de control incluyen una gama de actividades muy diversas, ocurren a
lo largo de la organizacin, en todos los niveles y funciones. Adems brindan las
medidas necesarias para afrontar los riesgos: como aprobaciones, autorizaciones,
comprobaciones, conciliaciones, revisiones.

Las polticas del control de las actividades de gestin, debe tener presente la
decisin de inversin, es decir el estudio y anlisis de la forma en que conviene
examinar las situaciones en cuanto a la oportunidad, eficiencia y eficacia.
Generalmente, la inversin est orientada al incremento del activo fijo, siendo
importante tener presente las decisiones de financiamiento que elija la empresa
durante un perodo, que pueden ser recursos propios o recursos de endeudamiento,
aspectos que deben ser sujetos de control.

3.5.4 Informacin y comunicacin

Se utilizan para identificar, procesar y comunicar la informacin al personal, de tal
manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades.




91
La comunicacin efectiva tiene que ocurrir en un sentido ms amplio, fluyendo por
toda la organizacin de desempeo, segregacin de deberes entre otros, por lo tanto
la alta administracin debe de transmitir mensajes claros acerca de las actividades
de la entidad y de la gestin y control que realizan cada una de ellas.

gualmente, se puede obtener informacin de fuentes externas para mejorar los
controles y comunicar cualquier anomala a la administracin.

3.5.5 Supervisin

Es necesario un proceso que evala la calidad de desempeo del sistema de control
interno a travs del tiempo. Las mediciones se realizan mediante actividades en
proceso de verificacin, evaluaciones separadas o una combinacin de ambos.

Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administracin se evala si los
funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar
cambios.

La supervisin comprende supervisin interna (auditora interna) por parte de las
personas de la institucin y evaluacin externa (auditora externa) que la realizan
entes externos de la entidad.





92
El sistema de control interno se entreteje con las actividades operativas del ente y
por razones fundamentales de la empresa.

El control interno es muy efectivo cuando los controles se basan en la infraestructura
de la entidad y son una parte de la esencia de la institucin; es decir, son
estructurados para apoyar la calidad y las iniciativas de fortalecimiento, evitando
costos innecesarios y posibilitando respuestas rpidas en condiciones cambiantes.

3.5.6 Actividades de controI

La accin de control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal
tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas,
procedimientos y principios que regulan el control interno, efecta la verificacin y
evaluacin, objetiva y sistemtica, de los actos y resultados producidos por la entidad
en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones institucionales.

Las actividades de control, acorde con Mantilla, S. (2001, p. 90), "incluyen polticas y
procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas administrativas.
Las actividades de control se dan a travs de toda la organizacin, en todos los
niveles y funciones". Estas acciones, por lo tanto, incluyen un rango de actividades
tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisin del desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de
funciones.




93
Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes
correspondientes, los mismos que se formularn para el mejoramiento de la gestin
de la entidad, incluyendo el sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se
hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se
encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.

O Conseguir que el efectivo recaudado durante el da sea depositado, a ms
tardar, al siguiente da, en forma exacta a las cuentas bancarias de la
institucin.
O Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre
del beneficiario, y para el libramiento conste con las firmas de dos directivos
autorizados.

3.6 RoIes y procesos

Si el control interno es un proceso, el cual es efectuado por todas las personas de la
organizacin, involucrando especialmente a los niveles directivos ms altos, esto
implica que no se trata de un simple procedimiento o poltica a ser desempeada, es
el proceso que est continuamente funcionando en todos los niveles.

Para la realizacin de las acciones que concreten las metas y los objetivos
previamente definidos, es bsica la gestin, concebida como la aplicacin de
mtodos, tcnicas e instrumentos administrativos en el proceso de obtencin,




94
utilizacin y mantenimiento de los medios necesarios en una organizacin. El
cumplimiento a cabalidad de los roles y procesos dentro una institucin, requiere
necesariamente de los siguientes aspectos:




95
GRFICO # 4

EL PROCESO Y LOS ROLES DE CONTROL INTERNO EN UN CONTEXTO DE CADENA DE VALOR.






















Fuente: Mantilla, S y Cante, S.(2006,p.44)
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

Alta gerencia/
consultores
Diseo
ImpIementacin


Emisores
de
criterios/
estndares
Mejoramiento

EvaIuacin/
VaIoracin
Supervisin
Alta
gerencia/
staff

Auditores
nternos/
Externos

Auditores
Externos/
(ndependiente)
Autoridades
de
supervisin
Auditora




96
3.6.1 Diseo

Esta actividad del sistema de control interno es, por lo tanto, la actividad ms
importante y clave, en una perspectiva estratgica.

Para Fernndez Maestre, D. (2005, p. 38), la clave en el diseo del sistema de
control interno "est conduciendo a subrayar la importancia de los criterios de
control, como referentes comunes y con altas dosis de objetividad,
particularmente a partir de estndares internacionales".

Por lo tanto, si el diseo es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento
eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos.
El rol principal relacionado con el diseo corresponde a los emisores de los
criterios estndares, y la alta direccin, siendo importante que participen todos los
involucrados en la organizacin.

Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es
eliminar la subjetividad de aplicar los controles que les parecen a cada quien sin
tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones.

En particular, para una organizacin el diseo del sistema de control interno
consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades
caractersticas particulares de dicha organizacin.





97
La importancia de este es tal, que para mucho las actividades restantes se
recogen en una sola: anlisis del sistema de control interno. Ello puede hacerse
sin mayores problemas en las entidades pequeas y en algunas medianas. Sin
embargo en las grandes y, sobre todo, en la de inters pblico (particularmente
mercados de capital: financieros y de valores), cada etapa tiene su funcionalidad
especfica.

3.6.4 ImpIementacin

Esta actividad consiste en poner a funcionar, en plazos prudentes el diseo de
control interno aprobado. La responsabilidad de esta actividad recae en la alta
direccin, normalmente a travs de consultores externos. La capacitacin a los
mximos niveles directivos como al personal clave en la organizacin, respecto
del criterio de control seleccionado, las razones para ello y la metodologa
asociada con el mismo, es usualmente el primer paso.

Para Escamilla, J. (2005, p. 38) "El asunto clave, en la actividad de
implementacin, es la coherencia y la alineacin entre el criterio seleccionado y la
metodologa asociada con el mismo.

En ocasiones las organizaciones compran diseos de sistemas de control interno,
con la finalidad de responder con mayor acierto a las obligatoriedades legales o a
las modas, lo que constituye un gran error, pues el diseo es propio de cada
institucin. Otra prctica comn, es que la alta direccin delegue el asunto en un
comit.




98
3.6.5 Mejoramiento

Esta actividad se basa en que el mejoramiento consiste en un accionar continuo,
por lo que, la consolidacin del sistema de control interno es un asunto que se da
paulatinamente, con el paso del tiempo.

Para Daz-Fes, C. (2004, p. 98), "no existe ningn sistema de control interno que
sea carente de error, por consiguiente conviene su mejoramiento continuo".

3.6.6 EvaIuacin/vaIoracin

Esta actividad es la que mayor xito ha tenido, ha sido prctica tradicional que los
sistemas de control estn sometido a evaluaciones.

De acuerdo a Rodrguez, R. (2004, p. 35), esta actividad involucra dos roles
importantes y diferentes: "Los auditores internos, quienes valoran el control
interno para ayudar a la administracin en sus actividades, y los auditores
externos usan la evaluacin para determinar el alcance de las pruebas de
auditora".

En la auditora de los estados financieros se han introducido modificaciones
importantes, pero no se han eliminado la evaluacin del control interno.

La evaluacin del sistema de control interno seguir siendo la causa de su
incorporacin en los estndares/normas de auditora generalmente aceptadas,




99
como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditora y como
objeto de informes destinados a la institucin.

3.6.7 Auditora

Esta actividad es extremadamente nueva, pues implica someter a examen
independiente a cargo del auditor de la institucin, la valoracin que a partir de un
criterio de control realiza la administracin principal.

Lo nuevo, segn Escamilla, J. (2005, p. 43), es que:
O "Se precisa que tiene que existir un referente externo, que se denomina
criterio de control.
O La administracin tiene que hacer una evaluacin del sistema de control.
O El responsable del control interno es la administracin principal.
O La auditora del control interno se convierte en un asunto de inters pblico.

3.6.8 Supervisin

Se refiere principalmente a cul es el rol de las actividades de control en
concordancia con el control interno, que deben realizar las autoridades de
supervisin; involucra que esta actividad tenga carcter obligatorio en
entidades, monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen.







100
3.6.9 ResponsabiIidades y sanciones derivadas deI proceso de controI

El personal encargado de las funciones financieras debe regirse por lo prescrito
en el manual de control interno de su entidad, debiendo rendir cuenta ante las
autoridades competentes y ante el pblico por los fondos o bienes encomendados
a su cargo y/o por la ejecucin de una misin o cumplimiento de un objetivo.

La evaluacin del adecuado desempeo de los funcionarios, le incumbe a la ms
alta autoridad de la entidad a la que pertenece y al directorio, ser realizada con
la finalidad de medir el desempeo de los mismos en sus cargos.

Cuando este personal, sea sujeto de acciones de control por los estamentos
superiores, tal como lo prescribe el artculo 21 del Reglamento de la Ley Orgnica
de la Contralora General del Estado, debern ser notificados previamente.

Antes de cerrar el informe de parte de las autoridades que auditan las finanzas de
una institucin, debern otorgar al personal responsable comprendido en ellas, la
oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los
hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados sealados
en las normas reglamentarias.

Como resultado de las acciones de control efectuadas, la comisin que audita
emitir los informes respectivos con el debido sustento tcnico y legal,
constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas
y/o legales que sean recomendadas por dichos informes.




101
Cuando en el informe respectivo se identifiquen las responsabilidades, sean stas
de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales
y aquellas competentes de acuerdo a Ley (artculo 15), adoptarn inmediatamente
las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y
aplicacin de la respectiva sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aquellas
de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad
sealada.

Las acciones se imponen por el Titular de la entidad y, respecto a ste en su caso
por el organismo o sector jerrquico superior o por ley.

En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el artculo 47 del
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (2002, p. 6),
de acuerdo a la gravedad del caso, se aplicarn las siguientes sanciones:

a) Amonestacin escrita;
b) Suspensin sin goce de remuneracin de treinta a noventa das;
c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses; y,
d) Destitucin.

3.7 AnIisis de Ia importancia de Ia apIicacin deI controI interno

El control interno entendido como el conjunto de procedimientos, polticas,
directrices y planes de organizacin que tienen por objeto asegurar eficiencia,
seguridad y orden en la gestin financiera contable de la institucin, rubrican la




102
importancia de su aplicacin, ya que garantizan la proteccin de los activos y la
fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. De esta manera, se
asegura que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y polticas
sealadas por la administracin, teniendo presente las regulaciones del Estado.

Se debe resaltar tambin que este control interno contable no slo se refiere a
normas de control con fundamento puramente contable, sino tambin a todos
aquellos procedimientos que se relacionan con la situacin financiera o con el
proceso informativo, como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones
bancarias, comprobacin de inventarios, entre otros.

Si el control interno es efectuado por los directores y la administracin principal, y
participa todo el personal involucrado en esta rea, se va a conseguir no slo el
conocimiento del estado de las finanzas sino que los beneficios sean colaterales,
acrecentndose principalmente el desempeo de las funciones encomendadas a
cada empleado, ya que se manejarn procedimientos y procesos administrativos-
financieros acordes con los estipulados en el Manual de Control nterno,
reducindose el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mnimos.

Si se procede de esta manera se alcanzar eficiencia en la organizacin,
elevndose la eficacia en el cumplimiento de las polticas establecidas por los
administradores de la empresa y en la ejecucin de las operaciones.

El control interno asegura el cumplimiento de los objetivos, el logro del objeto
social y la concrecin de la visin. El cumplimiento cabal de las obligaciones,




103
asegurar transparencia en el manejo de las finanzas de la organizacin, lo que
conlleva a la elevacin del prestigio institucin y del grado de servicio que presta a
la comunidad.

3.8 Normas de ContabiIidad
3.8.1 Normas InternacionaIes de ContabiIidad, NIC y Ias Normas
Ecuatorianas de ContabiIidad, NEC

Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables
de todo el mundo. Hasta 2001 se han emitido 41 NC. Los pases
latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han efectuado adaptaciones y
emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos aplicables a cada pas.

En Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que,
conjuntamente con las dems leyes, principios y reglamentos, regularn el
registro y control contable, la elaboracin y presentacin de estados financieros,
A continuacin se presentan varias NEC con referencia a las NC

NEC 1 Presentacin de estados financieros

Ref. NC 1 Presentacin de estados financieros.

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentacin de los estados
financieros de propsito general, para asegurar la compatibilidad con los estados
financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados




104
financieros de otras empresas, porque esta Norma se aplica a todos los tipos de
empresa incluyendo bancos y compaas.

"Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector pblico
que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las
descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros
y para los estados financieros en s mismos. Tales entidades tambin
pudieran presentar componentes adicionales de los estados
financieros". Federacin Nacional de Contadores del Ecuador. (1999, p)

NEC 4 Contingencia y sucesos que ocurren despus de Ia fecha deI
BaIance

Ref. NC 10

Contingencias y Hechos Ocurridos despus de la Fecha del Balance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilizacin y revelacin de
contingencias, y sucesos que ocurren despus de la fecha del balance.
"Se requieren ajustes del activo y pasivo por hechos que ocurren despus de
la fecha del balance y que suministran informacin adicional para determinar
las cifras relacionadas con las condiciones existentes a la fecha del balance.
Por ejemplo, puede hacerse el ajuste por la prdida del saldo de un cliente
cuya quiebra es declarada despus de la fecha del balance (Corporacion
Edi-Abaco Cia. Ltda. p.5)

NEC 8 Reportando informacin financiera por segmentos

Ref. NC 14 nformacin financiera por reas.

El objetivo de esta norma es establecer los principios para el reporte de la
informacin financiera por segmentos: nformacin acerca de los diferentes tipos




105
de productos y servicios que una empresa produce, y de las diferentes reas
geogrficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los estados
financieros.

NEC 9 Ingresos

Ref. NC 18 ngresos

El ingreso es reconocido cuando es probable que haya un flujo de beneficios
econmicos futuros hacia la empresa, y que estos beneficios econmicos puedan
ser cuantificados confiablemente; es de decir a la entrada bruta de beneficios
econmicos durante el perodo que se originan en el curso de las actividades
ordinarias de una empresa, incluye slo las entradas brutas de beneficios
econmicos recibidos y por recibir por la empresa en su propio beneficio.

NEC 11 Inventarios

Ref. NC 2 nventarios.

El objetivo de esta norma es prescribir o sealar el tratamiento contable para
inventarios bajo el sistema de costo histrico. Esta norma proporciona guas
prcticas sobre la determinacin del costo y su subsecuente reconocimiento como
un gasto, incluida cualquier disminucin de su valor neto de realizacin.






106
NEC 12 Propiedades, pIanta y equipo

Ref. NC16 Propiedad, planta y equipo.

El objetivo de esta norma es sealar el tratamiento contable para la propiedad,
planta y equipo. Los temas principales son: el momento indicado de
reconocimiento de los activos, la determinacin de sus valores en libros, los
cargos por depreciacin que deben ser reconocidos en relacin con ellos y la
determinacin y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en
libros.

NEC 13 ContabiIizacin de Ia Depreciacin

Ref. NC 16

Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas
empresas. Por consiguiente, la depreciacin puede tener un efecto significativo al
determinar y presentar la situacin financiera y los resultados de las operaciones
de esas empresas.

Por la utilidad que dan los bienes de plantas y equipos; van disminuyendo los
beneficios econmicos incorporados a un activo, se reducir el importe en libros
del mismo, con el fin de reflejar dicho consumo, mediante cargos a resultados por
depreciacin.




107
NEC 15 Contratos de construccin

Ref. NC 11 Contratos de construccin.

El objetivo de esta norma es sealar el tratamiento contable de los ingresos y
costos asociados con los contratos de construccin.

NEC N-18 Tratamiento contabIe de Ias inversiones

Ref. NC 40

Se refiere al tratamiento contable de las inversiones de los estados financieros de
las empresas y a los requerimientos de valor relativo.

NEC N-25 Tratamiento de Ios activos intangibIes

Ref. NC 38

Describe el tratamiento de los activos intangibles y su registro obligatorio
solamente en casos en los que se cumplan tres criterios elementales:

1) que el activo sea perfectamente identificable;
2) que la empresa posea control sobre el recurso en cuestin y,
3) existencia de beneficios econmicos futuros.





108
NEC N-26 Provisiones deI activo y pasivo

Ref. NC 37

Su objetivo es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el
reconocimiento y la medicin de las provisiones, activos y pasivos de carcter
contingente.

3.8.1.1 ApIicacin de Ias Normas InternacionaIes de Informacin
Financiera, NIIF en eI Proceso ContabIe

Los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados son reglas y
procedimientos necesarios para definir la prctica de contabilidad aceptada en un
perodo determinado.
Con el proceso de globalizacin de la economa e inversiones directas e
indirectas tras fronteras, se ha visto la necesidad de optimizar y ajustar los
informes financieros en todo el mundo y formular y publicar normas de
contabilidad para ser observadas en la preparacin de estados financieros.

El Comit de Normas nternacionales de Contabilidad, ASC es la entidad privada
independiente que tiene por objetivo lograr uniformidad en los principios y normas
de contabilidad que son utilizados por los negocios y otras organizaciones en la
informacin financiera alrededor del mundo.





109
Las Normas nternacionales de Contabilidad que se conocen con las siglas NC y
NF elaboradas por el nternational Accounting Standord Board Board, ASB
2
.

Los Normas nternacionales de nformacin Financiera NF, tambin conocidas
por sus siglas en ingls como FRS, nternational Financial Reporting Standard,
son unas normas contables adoptadas por el ASB, institucin privada con sede
en Londres. Constituyen los Estndares nternacionales o normas internacionales
en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual del Contable, ya
que en l se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma
como es aceptable en el mundo.

Al 28 de marzo de 2008, alrededor de 75 pases han optado el uso de las NF, o
parte de ellas. Otros muchos pases han decidido adoptar las normas en el futuro,
mediante su aplicacin directa o mediante su adaptacin a las legislaciones
nacionales de los distintos pases.

Los cambios que manifiesta el mundo actual en razn de la internacionalizacin
de la economa, unidos a los requerimientos de informacin de las empresas en
un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental
del xito, sealan la importancia de las normas internacionales de contabilidad y
la necesidad de su adecuacin al interior de cada pas.


2
Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas nternacionales de Contabilidad" NC y
fueron dictadas por el ASC nternational Accounting Standards Committee, precedente del actual ASB. Desde abril 2001,
ao de constitucin del ASB, este organismo adopt todas las NC y continu su desarrollo, denominando a las nuevas
normas "Normas nternaciones de nformacin Financiera" NF




110
Tales normas se consideran fundamentales para comercializar en un mercado
abierto dentro de una base homognea y con parmetros slidos, que le brinden
seguridad a quienes interactan con los entes econmicos, a efecto de que los
usuarios de la informacin, posean elementos de juicio estructurados desde un
sistema de informacin contable nacional configurado a partir de las normas
internacionales de contabilidad.

Es por ello que para participar en esta rea, los trabajos debern concentrarse en
elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su
utilizacin en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las
diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada pas.

Los miembros del ASC consideran que la adopcin de las Normas
nternacionales de Contabilidad, por los diferentes pases, ms la pertinente
revelacin respecto al cumplimiento de las mismas, tendr un efecto importante a
travs de los aos. Mejorar la calidad de los estados financieros y se obtendr
un grado cada vez mayor de comparatividad. La credibilidad y, por consiguiente,
la utilidad de los estados financieros se ver acrecentada en todo el mundo.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se encuentran generalmente
armonizadas, con las nternacionales, no tienen mayores diferencias, quizs en
algunos casos en las NC, se engloban un poco ms los trminos, Pero en ciertos
conceptos hay semejanzas que son muy importantes para el fin que persigue la
contabilidad, como es dar una exacta y servible informacin a los usuarios, con la
mayor claridad y eficacia posible.




111
La conversin a las NF provee la oportunidad de evaluar lo sistemas y
optimizar los controles internos, las compaas y las empresas creen que habr
beneficios a largo plazo.

Los estados financieros preparados bajo las NFF, necesariamente reflejarn ms
razonablemente la realidad econmica de los negocios de cualquier entidad.

"La aplicacin obligatoria de las Normas nternacionales de nformacin
Financiera "NF por parte de las compaas y entes sujetos al control y vigilancia
de la Superintendencia de Compaas se aplicarn a partir del 1 de enero del
2010; las compaas y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de
Valores, as como todas las compaas que ejercen actividades de auditora
externa. Registro Oficial 498, 31 X - 2008

A partir del 1 de enero del 2011 aplicarn las NF las compaas que tengan
activos totales iguales o superiores a US $ 4'000.000,00 al 31 de diciembre del
2007. Registro Oficial 498, 31 X-2008

Aplicarn a partir del 1 de enero del 2012: Las dems compaas no consideradas
en los dos grupos anteriores. Registro Oficial 498, 31 X - 2008










CAPTULO IV

4. DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO DEL
DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA
UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS




113
4 . DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL
DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS

4.1 . Estructura financiera y contabIe de Ia Unidad Educativa "SteIIa Maris"

Con el propsito de diagnosticar el sistema de Control nterno que se maneja en
la Unidad Educativa "Stella Maris de Manta, se procedi a la aplicacin de
encuestas y entrevistas al personal directivo, administrativo y del Departamento
de Colectura de la nstitucin, datos que han permitido conocer la realidad actual
en la que se desenvuelve este departamento y planear la proyeccin ideal
enmarcada en las, Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), Ley del
Rgimen tributario y la Ley de Educacin y su Reglamento para alcanzar
eficiencia y efectividad en el funcionamiento del Departamento Contable y por
ende el desarrollo y servicio que presta la nstitucin.

Acorde con los resultados, respecto de la estructura financiera y contable se
obtuvo lo siguiente: la Unidad Educativa "Stella Maris, ha respondido
exclusivamente a funciones constructivas o estructurales, puesto que ha tenido
como objetivo el ordenamiento de la nstitucin; se enmarca dentro de la
estructura funcional de organizacin, ya que el Departamento de Colectura, se
rige por las leyes emitidas en la Ley Educacin del Ecuador, las Normativas
Contables, las Leyes Tributaria, Leyes Laborales las que determinan el manejo
financiero de la nstitucin Educativa.





114
El Manual de Control nterno del rea Contable, debe responder a una estructura
funcional dinmica, ya que como lo seala Goxens, A. y Goxens, M., (2002, p. 18)
"el objeto de esta estructura funcional es el desarrollo ordenado de toda la
actividad propia de la empresa misma que debe involucrar las funciones de
direccin, funciones de previsin y funciones coordinativas.

Las funciones de direccin, prioriza realizar el mando efectivo de la institucin,
funciones que se complementan con las de gestin, de manera que se posibilite la
puesta en prctica de las disposiciones establecidas por las funciones
constructivas.
Las funciones de previsin, emitidas con la finalidad de proteger los bienes y
personas que laboran en el establecimiento educativo.

Las funciones coordinativas, con el propsito de facilitar el desarrollo eficiente de
las funciones anteriores, teniendo como caractersticas ser registrativas, de
control, supervisin, fiscalizacin, presupuestarias y de investigacin.

La estructura contable se debe fundamentar en el proceso de registro contable,
constituido por las sucesivas labores que requiere la contabilidad, pues sta
facilita datos para guiar la correcta gestin administrativa y que la contabilidad los
registra bajo normas tcnicas; siendo necesario una labor de anlisis,
desglosando y clasificando acorde a criterios adecuados, las partidas de las
cuentas, con la finalidad de poder estudiar con detalle preciso las operaciones,
labor que involucra el manejo de los libros auxiliares y la estadsticas; de igual
manera se requiere la labor de sntesis que recae en las cuentas y el balance.




115
El manejo eficiente de los procesos contables, permitir a la institucin alcanzar
los resultados deseados y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados con
antelacin; pero, es importante relievar que el manejo eficiente descansa en el
control interno contable que debe establecerse en las empresas, instituciones u
organizaciones a partir de una organizacin slida, pero a la vez flexible, con
personal preparado y comprometido, con procesos y procedimientos giles dentro
del marco de polticas y objetivos claros, que operen en un ambiente de valores y
principios ticos que sean la gua hacia el xito presente y futuro.

4.2 Caractersticas deI departamento contabIe

Segn el criterio del personal que labora en la colectura de la nstitucin la
principal caracterstica de este departamento, es que en la actualidad se cumple
con las disposiciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, y con las
Leyes y Reglamentos de la Ley de Educacin, puesto que este Departamento al
ser el encargado de llevar las finanzas, se responsabiliza de los bienes y recursos
presupuestarios del establecimiento educativo.

La Colectura realiza los egresos que sean debidamente justificados, recauda con
diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento; debido al sistema de
organizacin interna que posee la Congregacin religiosa, no participa en la
elaboracin de la proforma del presupuesto del plantel, pero si enva las
sugerencias respectivas; presenta al Consejo Regional y a la conoma Regional
de manera semestral, el informe del estado financiero y las necesidades




116
presupuestarias; se preocupa tambin del cumplimiento de los principios y valores
que orientan a la Congregacin.

4.3 Funciones y procedimientos

En la Unidad Educativa "Stella Maris", el control interno es ejercido por la
superioridad de la Congregacin de Oblatas de San Francisco de Sales, para el
efecto el departamento de Colectura, presenta mensualmente el informe
contable para su correspondiente revisin, organismo que ser el encargado de
dictaminar aciertos y errores, introducir cambios, suprimir o incrementar las
asignaciones econmicas, pero siempre guiado por la misin que toca cumplir u
orientado por la visin que se aspira alcanzar.

Cuando se considera que el informe requiere un estudio ms amplio, la titular de
la superioridad que regenta la congregacin o su delegada, visitan el plantel
educativo para conocer en la fuente los datos requeridos y proporcionar un
asesoramiento directo al personal encargado del manejo de las finanzas, respecto
de las medidas que se hace necesario implementar para afrontar riesgos.

Por lo tanto, los procedimientos de control que se aplican en la Unidad Educativa,
son emitidos por la direccin y consisten en polticas y procedimientos que
aseguran el cumplimento de los objetivos de la institucin, y que son acatados por
todos los establecimientos de la Congregacin.




117
Siguiendo a Cante, S. (2006, p. 18), "los procedimientos de control interno
involucran a toda la cadena de valor: mediante una metodologa que involucra 4
fases":

Fase 1: Cadena de vaIor. Aplicado al departamento financiero significara que
involucra los procesos contables relevantes, la valoracin y los requerimientos de
informacin financiera, controles a nivel de actividad.

Fase 2: Documentacin, que atae a riesgos y controles crticos, el diseo de
los controles y la efectividad de la operacin de los controles.

Fase 3: EI diseo de solucin a las brechas de control.

Fase 4: ImpIementacin de solucin a las brechas de control. Estas dos ltimas
fases dan como resultado ventajas de control permitidas.














118
GRFICO # 5
PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO








Fuente: Cante, S. (2006, p. 18)















EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

Fuente: Cante, S. (2006, p. 18)
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.



Fuente: Cantes.(2006,p.18)
EIaboracin: Hna. Rosario Meza


FASE 1

CADENA DE VALOR

Procesos ContabIes
Informacin Financiera
ControIes a NiveI de caIidad
FASE 3

DISEO DE SOLUCIN

A Ias
Brechas de ControI
VENTAJAS DE CONTROL
PERMITIDAS
FASE 2

DOCUMENTACIN

Riesgos
Diseo de ControIes
Efectividad de ControIes
FASE 4

IMPLEMENTACIN DE LA
SOLUCIN




119
4.4 . Propsitos y fines

El propsito fundamental del sistema de Control nterno de la Unidad Educativa
"Stella Maris", debe ser, tal como lo sealan Mantilla, S. y Cante, S. (2006, p. 42),
"pasar de un sistema basado exclusivamente en reglas a un sistema basado en
principios y orientado a objetivos, siendo necesario, que se apliquen todos los
componentes del control interno.

El propsito, incluye tambin la aplicacin de las normas tcnicas de control
interno especficas para la contabilidad, el manejo del presupuesto, la tesorera, la
gestin de bienes, el recurso humano, el procesamiento automtico de datos, las
inversiones en proyectos y programas de la organizacin institucional.

Los fundamentos bsicos que regir el rea contable sern: Principios, roles,
procesos, fundamentos claves para entender y aplicar lo relacionado con el
control interno, los que deben ser incluidos en el manual de control interno.
Teniendo presente a la Sarbanes-Oxley (2006, p. 15):

"Las organizaciones se ven limitadas para producir reportes financieros
exactos y confiables cuando se perjudica la integridad de las
operaciones. Los fuertes controles operacionales ayudan a crear
slidos controles financieros. De manera inversa, las operaciones
inefectivas de las cadenas de suministro no slo direccionan
ineficiencias sino que tambin generan la probabilidad de declaraciones
financieras equivocadas."

Por lo tanto, se vuelve imprescindible el cumplimiento legal ms all de lo legal,
como lo puntualiza Cante, S. (2006, p. 18).




120
4.5 ANALISIS FODA

El diagnstico del sistema de Control nterno del Departamento Contable de la
Unidad Educativa Stella Maris, dio como resultado la deteccin de los siguientes
aspectos:

4.5.1 FortaIezas

O Acatamiento de los artculos pertinentes del Reglamento de la Ley Orgnica y
Rgimen Tributaria, Normas de Ecuatoriana de Contabilidad y de la Ley de
Educacin y su Reglamento.
O Manejo cuidadoso de los libros de contabilidad y de los procesos contables
conocidos, que demuestran honradez y responsabilidad del personal del
departamento de colectura.
O Cumplimiento cabal de lo prescrito por la Direccin del establecimiento
educativo y de la Superioridad de la Congregacin de Oblatas de San Francisco
de Sales.
O Presentacin mensual de informes al Consejo Regional y cuando el caso lo
requiera.
O Aplicacin de varios principios del control interno, como:
O Buenas relaciones interpersonales entre el personal del departamento, las
autoridades del plantel y los usuarios.
O Asesoramiento directo de la Ecnoma Regional y de su Consejo para el
cumplimiento de las normas de contabilidad y las leyes tributarias.




121
O Se posee un sistema informtico acorde a las concepciones, que regulan
todos los procesos contables, facilitando el funcionamiento del departamento
financiero.

4.5.2 Oportunidades

O Asistencia a seminarios de actualizacin dictados por organismos
gubernamentales, como el Servicio de Rentas nternas, Federacin
Ecuatoriana de Establecimientos de Educacin Catlica FEDEC , Leyes
Laborales, del Estado Distrito Manab, Direccin Provincial de Educacin de
Manab, ANSEDES, (Asociacin Nacional de Supervisores Escolares), entre
otros.

O Acceso a consulta de libros actualizados de control interno y a la revisin de
documentos en la red de nternet.

4.5.3 DebiIidades

O El departamento de Colectura no dispone de un Manual de Control nterno que
le permita manejar sus bienes econmicos de una manera gil, oportuna y
transparentar sus acciones.
O No se dispone de un plan de organizacin de los procesos contables.
O No se conocen ni manejan los Nuevos nstrumentos Financieros del control
interno.




122
O Escaso personal en el Departamento Contable, lo que no permite la rotacin de
puestos, por lo que la misma persona debe asumir diferentes
responsabilidades.
O Eventual participacin de las autoridades del plantel para un control interno
contable efectivo.

4.5.4 Amenazas

O La desvinculacin de sistemas actuales de control interno retrasan y ponen en
peligro las actividades contables.
O Al no poseer la Unidad Educativa Stella Maris, un sistema de control interno
efectivo y eficiente, corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones de
su sistema financiero, afectndose las decisiones de gestin, que incluso
podran llevar a una crisis operativa, que perjudicaran los resultados de sus
actividades.
O Los incesantes cambios del mundo globalizado afectan a las regulaciones que
a nivel nacional se determinan.

4.6 Misin

En el aspecto financiero la Unidad Educativa "Stella Maris, tiene como misin
transparentar el proceso contable, lo que involucra todas las actividades,
operaciones y actuaciones contables, con el fin de garantizar que la informacin
financiera, econmica y social cumpla con las normas conceptuales, tcnicas y




123
procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de
las NF.

4.7. Visin

La Unidad Educativa "Stella Maris tiene como visin en el aspecto financiero,
aplicar un control interno integrado por el esquema de organizacin y el conjunto
de los planes y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la
Congregacin de Oblatas San Francisco de Sales, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y funciones, as como la administracin de la
informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas
de Contabilidad vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en
atencin a los objetivos previstos, y prescritos en el manual de control interno,
para alcanzar eficacia y eficiencia.

4.8 PoIticas y Estrategias

O Fortalecer el compromiso de los dems colaboradores frente al proceso
contable, como base de la transparencia, eficacia y eficiencia.
O Coordinar directamente con el departamento de colectura el cumplimiento de
los parmetros de la accin de su rea, hacia el logro de sus objetivos.
O Definir un estilo de gestin responsable en el rea contable, orientado a las
necesidades y el cumplimiento del Objeto Social..
O Prescribir polticas que determinen por escrito los procedimientos de recaudo,
custodia y desembolsos del efectivo.




124
O Actuar preventivamente para identificar los factores que podran hacer que la
entidad no cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifican los riesgos,
estos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
O Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos
estratgicos, misionales y de evaluacin.
O Capacitar al personal del departamento de colectura en el manejo de los
procedimientos contables y el manejo informtico actualizado.






















125
28.6
42.8
28.6
Ley de Rgimen
Tributario nterno
Normas Ecuatorianas de
Contabilidad
Reglamento y Modelo
Contable de la
Congregacin de
Hermanas Oblatas de
San Francisco de sales
4.9 ResuItados de Ia investigacin
4.9.1 ResuItados de Ia encuesta dirigida aI personaI administrativo que
regenta Ia Unidad Educativa SteIIa Maris (Anexo II

CUADRO # 4
ESTRUCTURA FINANCIERA

ESTRUCTURA FINANCIERA f %
Ley de Rgimen Tributario nterno 2 28.6
Normas Ecuatoriana de Contabilidad. NEC 3 42.8
Reglamento y Modelo Contable de la
Congregacin de las Hermanas Oblatas
de San Francisco de Sales.
2 28.6

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 6
ESTRUCTURA FINANCIERA







Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.





126
Acorde a la opinin del personal administrativo que labora en la Unidad Educativa
"Stella Maris, el 42.8% opinan que el departamento financiero se basa en las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad. NEC; el 28.6% consideran que el
establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja, por el
reglamento y modelo contable de la Congregacin de las Hermanas Oblatas de
San Francisco de Sales e igual porcentaje 28.6% expresa que la Ley de
Rgimen Tributario nterno rige el movimiento contable.

Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal administrativo se
ha cerciorado que el Departamento de Colectura se basa en las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, las que especifican de manera acertada como debe
llevarse la contabilidad para conocer los estados financieros de la nstitucin
educativa.

Se debe tambin recalcar que un porcentaje significativo ha opinado que el
movimiento contable est sujeto al reglamento de la Congregacin de las
Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, que a su vez tiene como sustento
las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, de manera que se obtiene fiabilidad de
la informacin financiera y operativa, con la finalidad de proteger los recursos de
la entidad, advertir errores e irregularidades de manera oportuna, que lleven a la
organizacin a la eficacia y eficiencia en sus operaciones








127

CUADRO # 5
REA FINANCIERA

REA FINANCIERA f %
Si 6 85.7
No 1 14.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna Rosario Meza



GRFICO # 7
REA FINANCIERA



















Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna Rosario Meza



85.7%
14.3%
Si No




128
Para el 85.7% del personal administrativo que se le hizo la encuesta; el rea
Contable y financiera de la nstitucin s utiliza tecnologa informtica para el
registro de sus operaciones, ya que las nuevas tcnicas contribuyen a que la
informacin contable se mueva de una manera ms rpida y fcil, as mismo
almacena, procesa, distribuye, analiza la informacin y agiliza el proceso para una
toma de decisiones y pone a disposicin la informacin para el momento que sea
requerida.

Mientras que para el 14.3% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza
tecnologa informtica.



















129
CUADRO # 6
ORGANIGRAMA FUNCIONAL

ORGANIGRAMA FUNCIONAL f %
Si 0 0
No 7 100


Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna Rosario Meza


GRFICO # 8
ORGANIGRAMA FUNCIONAL










Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna Rosario Meza





0%
100%
Si
No




130
El 100% del personal administrativo seala que no existe un organigrama
funcional en el Departamento Contable-financiero, as lo confirman las
respuestas a las preguntas realizadas; carece de un sistema de organizacin y
por cierto las asignaciones de trabajo del personal contable, incurriendo en la
misma persona, los cargos en el rea de contabilidad.





































131
CUADRO # 7
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS



MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
f %
Si 0 0
No 7 100


Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.






GRFICO # 9

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS



















Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.






0%
100%
Si
No




132
La nstitucin no posee un manual de procedimiento que satisfaga las
necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero, carece del
proceso que logra los objetivos propuestos. As lo indican las respuestas en un
100% en la encuesta que se hizo al personal administrativo.

























133
CUADRO # 8
DEPARTAMENTO CONTABLE




DEPARTAMENTO CONTABLE f %
Presidiendo la comisin de control interno. 1 14.2
ntegrando la comisin de control interno. 6 85.8


Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.





GRFICO # 10

DEPARTAMENTO CONTABLE




















Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.


85.8%
14.2%
Presidiendo la comisin
de control interno
ntegrando la
comisin de
Control




134
El 85.8% del personal administrativo opin que participa en el control interno
siendo parte de la comisin, realizando la actividad que ha sido asignado por el
Consejo Directivo, lo que beneficia la ejecucin en el Departamento Financiero; la
Hermana rectora, 14.2%, expres que a ella le atae presidir la Comisin de
Control interno, responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento
general de la Ley de Educacin del Ecuador, siendo positivo para el
desenvolvimiento eficiente del Departamento Contable, redundando en la marcha
acertada de la Unidad Educativa Stella Maris.





















135
28.6%
57.1%
14.3
Previo
Concurrente
Posterior
CUADRO # 9
MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO

MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO f %
Previo 2 28.6
Concurrente 4 57.1
Posterior 1 14.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.


GRFICO # 11
MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO


















Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.







136
El criterio de 4 personas del nivel administrativo, que equivale a 57.1%, expone
que la modalidad de control interno que generalmente se efecta en la Unidad
Educativa Stella Maris es el control concurrente, que se aplica a la realizacin de
las operaciones contables que se estn verificando.

En realidad las adquisiciones, hasta determinado monto, estn sujetas a la
decisin del Consejo Local, debindose enviar la misma, al Consejo Regional
para su correspondiente aprobacin.

La compra est sujeta a las normas especificadas en las Leyes de la Contralora
del Estado y las Normas de Contabilidad. El 14.3 % del personal administrativo
manifiesta que se aplica el control posterior, puesto que al finalizar el ao lectivo,
el Consejo Regional, realiza una auditora en la que verifica si las compras
realizadas, han cumplido con las exigencias necesarias, aspectos que avalan la
evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio de la rendicin de cuentas. De igual
manera el 28.6 % considera que la modalidad de control interno que se efecta es
el control previo.












137
CUADRO # 10
PRESUPUESTOS ANUALES

PRESUPUESTOS ANUALES f %
Si 7 100
No 0 0


Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.


GRFICO # 12
PRESUPUESTOS ANUALES














Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.



Si
No
0%
100%




138
Con seguridad el personal administrativo confirma en un 100% que si se
preparan los presupuestos anuales. El presupuesto que constituye una buena
base para la contabilidad y transparencia, resulta clave para la administracin
financiera.

La asignacin presupuestaria ser conforme al presupuesto de ingresos y
egresos para cada ejercicio fiscal.






















139
4.9.2 ResuItado de Ia encuesta apIicada aI personaI deI departamento
contabIe: Referente a Ia coIectura/ tesorera.(Anexo II

CUADRO # 11
TRABAJOS CONTABLES

TRABAJOS CONTABLES f %
Si 2 66.7
No - -
A veces 1 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 13
TRABAJOS CONTABLES

66.7%
0%
33.3%
Si
No
A veces


Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna Rosario Meza






140
El 66.7% del personal que labora en el Departamento Contable, estima que las
actividades contables que se efectan en la Unidad Educativa Stella Maris se
rigen por las Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana, lo que se
considera altamente significativo, puesto que las normas favorecen el trabajo
contable y facilitan el control interno del movimiento econmico de la Entidad.
Por el contrario el 33.3% considera que estas normas solo se las aplica a
veces.

















141
0% 0%
33.3%
Llevar registros
de ingresos y
egresos
Efectuar
declaraciones de
impuestos
Hacer balances
Todos ellos
66.7%
CUADRO # 12
RESPONSABILIDADES CONTABLES

ResponsabiIidades contabIes f %
Llevar los reglsLros de lngresos y egresos - -
LfecLuar declaraclones de lmpuesLos - -
Pacer balances 1 33.3
@odos ellos 2 66.7

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.


GRFICO # 14
RESPONSABILIDADES CONTABLES





Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.





142
La Colectura o Departamento Financiero, segn la opinin del 66.7 % del
personal que labora en esta dependencia, expresa que las responsabilidades
son mltiples, incluyendo llevar al da los registros de ingresos y egresos
econmicos, en los que se incluyen: los roles de pago al personal que labora
en la nstitucin, los gastos por inversiones, los ingresos por venta de
uniformes de cultura fsica y el pago de pensiones; efectuar las declaraciones
tributarias del Servicio de Rentas nternas; elaborar mensualmente los
balances presentando los respectivos informes a la Ecnoma Regional; para
el 33.3 %, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del
personal del Departamento Contable.















143
Mensual
Anual
33.3%
0%
66.7%
Mensual Con otra periodicidad Anual
CUADRO # 13
CONCILIACIN BANCARIA


CONCILIACIN BANCARIA


f

%
Mensual 2 66.7
Con otra periodicidad
- -
Anual
1 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 15
CONCILIACIN BANCARIA










Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educ. Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.




144
Como resultado de la encuesta el 66.7% establece que la conciliacin
bancaria se verifica mensualmente, porque la conciliacin bancaria es un
proceso de anlisis y de investigacin y aclara por las cuales el saldo que
muestra el estado de cuenta mensual no coincide con el saldo que revela los
libros del banco. A final de cada mes el banco suele enviar a sus cuentas
correntistas un estado de cuentas en el que especifica todo el movimiento
registrado; como hay operaciones en los libros de la nstitucin sin registrar en
los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por esta razn se hace la
conciliacin bancaria.

Para el 33,3%, solo se hace la conciliacin bancaria anualmente, periodo
demasiado largo para verificar lo saldos en los libros del banco con el estado
de cuenta.












145
0%
33.3%
66.7%%
0%
Diariamente
Semanal
Mensual
Anual
CUADRO # 14
ARQUEOS DE CAJA


ARQUEOS DE CAJA


f

%
Diariamente - -
Semanal 1 33.3
Mensual 2 66.7
Anual - -

Fuente: Encuesta a personal de la Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 16
ARQUEOS DE CAJA







Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza




146
El 66.7% garantiza que el arqueo de caja debe realizrselo mensualmente para
confrontar el saldo de caja, la conformidad y efectividad material de dicho saldo
en sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro. Sin
embargo el 33,3% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana
para argumentar al saldo que seala el libro de caja.


















147
100%
0%
0%
1
Siempre
A veces
Nunca
CUADRO # 15
INFORMES FINANCIEROS

INFORMES FINANCIEROS f %
Siempre 3 100
A veces
- -
Nunca
- -

Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 17
INFORMES FINANCIEROS








Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educ. Stella Maris
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.






148
Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que s
realizan los informes del movimiento contable de manera mensual, los que son
presentados a la Ecnoma Regional para su respectiva revisin y aprobacin,
esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectan en
las operaciones contables.
























149
CUADRO # 16
PAGOS AUTORIZADOS

PAGOS AUTORIZADOS f %
Siempre 3 100
En ocasiones - -


Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.


GRFICO # 18

PAGOS AUTORIZADOS














Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educ. Stella Maris
EIaboracin: Hna Rosario Meza.




0%
100%
Siempre
En ocasiones




150
La respuesta del personal contable-financiero es afirmativa en un 100%, siempre
que se hace un pago es previamente autorizado por el Consejo Directivo, si es
ms elevada la cantidad se espera la autorizacin del Consejo Regional.


























151
4.10. Comprobacin de objetivos.

Para el cumplimiento del primer objetivo especfico: Investigar el tipo de control
interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos
econmicos en la institucin, se pregunt al personal administrativo, quienes
confirmaron que la modalidad que generalmente se efecta en la Unidad
Educativa "Stella Maris es el Control Concurrente, en menor porcentaje, 14%
expresaron que se aplica el Control Posterior, puesto que al trmino del ao
lectivo el Consejo Regional realiza una auditora para verificar las inversiones
efectuadas.

Para el cumplimiento del segundo objetivo: nalizar las operaciones financieras
que se llevan a cabo en el rea Contable, se pregunt: Cules son las
principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del Departamento
Financiero?, respondiendo el 66.7 % del personal administrativo, que las
responsabilidades son mltiples, puesto que se deben llevar al da los registros de
ingresos y egresos econmicos, como los roles de pago al personal, las
declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas nternas, efectuar conciliacin
bancaria de manera mensual , arqueo de caja y para el 100% de empleados la
presentacin de informes a la Ecnoma Regional, actividades contables que
garantizan el buen manejo del movimiento econmico de la nstitucin. De esta
manera el objetivo No 2 fue cumplido.

El objetivo No 3: "Identificar las estrategias y principios de la administracin
financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos, apoyar




152
los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestin directiva". Al respecto
se tiene que: el 42.8% del personal administrativo sostuvo que, el Departamento
Contable se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, a lo que se suma
el Reglamento y Modelo Contable de la Congregacin de las Hermanas Oblatas
de San Francisco de Sales al igual que las Leyes del Rgimen Tributario nterno,
los que posibilitan advertir errores e irregularidades de manera oportuna, para el
manejo acertado de las operaciones del Departamento de Colectura.

Una dificultad que se encontr, fue que la nstitucin Educativa no dispone del
Manual de Control interno para el rea contable, obstaculizndose la asignacin
de funciones al personal que labora en el Departamento Financiero.

Uno de los principios que se aplica en el rea Contable es la responsabilidad en
las funciones que competen a la Colectora, en el manejo de los fondos de la
nstitucin, puesto que siempre se acatan las disposiciones reguladas por los
principios contables, asegurando transparencia.

Destaca tambin el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de los
recursos que han sido confiados a la Colectora: De igual manera se aplica el
principio de eficacia, trabajando siempre el rea Contable con la orientacin del
cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa "Stella Maris.

El objetivo tambin se ha logrado porque dentro de las estrategias, se ha podido
detectar, que existe la provisin oportuna de los recursos econmicos para
atender las diferentes necesidades que requieren inversin. Otra estrategia




153
implementada por la institucin, es la capacitacin al personal del rea Contable,
a travs de seminarios o talleres desarrollado en la ciudad de Manta, Provincia de
Manab o en la Capital de la Repblica.

Los datos recabados en la investigacin resaltan la necesidad urgente de elaborar
la propuesta de Elaboracin del Manual de Control nterno en el rea Contable,
que se hace constar en la presente Tesis, de esta manera se da cumplimiento al
objetivo general.



CAPTULO V

5. PRESENTACIN DE LA
PROPUESTA DE UN MANUAL DE
CONTROL INTERNO EN EL REA
CONTABLE EN LA UNIDAD
EDUCATIVA STELLA MARIS DE
MANTA




155
5 PRESENTACION DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO EN EL REA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA
STELLA MARIS DE MANTA.

5.1 Presentacin.

El desarrollo vertiginoso de la ciencia, la tecnologa, la comunicacin y la
evolucin constante en la manera de direccionar los procesos administrativos,
conlleva que en los momentos actuales las instituciones, organizaciones y
empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos
financieros, que posibiliten transparentar las acciones contables, la rendicin de
Cuentas y que sirva como un mecanismo formador de la ciudadana y de las
futuras generaciones.

Bajo estas consideraciones, y con la finalidad de economizar tiempo, actividades
y recursos que se reflejarn ineludiblemente en la eficiencia, eficacia y calidad de
los servicios que brinda la institucin, la Unidad Educativa "Stella Maris de Manta,
presenta a las autoridades educativas, un Manual de Control nterno en el rea
Contable, que ha sido elaborado con el propsito de orientar en el cumplimiento
de las funciones, en el desempeo de los puestos de trabajo, descripciones y
perfiles del puesto, como parte de la modernizacin administrativa.

Las funciones sealadas en el Manual, son guas para el cumplimiento de las
tareas que debe realizar cada empleado, tendientes al logro de los objetivos,




156
proyectndose de esta manera una imagen positiva del rea contable y de la
nstitucin.

5.2. Base IegaI y normativa que rige eI rea contabIe de Ia Unidad Educativa
"SteIIa Maris" de Manta.
5.2.1. Base LegaI.

El rea contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta, se rige por las
Normas de Contabilidad del Ecuador y por la Ley de Educacin y su Reglamento.

5.2.2 Normatividad contabIe.

El rea de contabilidad, se rige por los procedimientos siguientes:
O dentificacin, clasificacin, medicin, registro y ajustes de la nformacin
contable.
O Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones, amortizaciones de la
informacin contable.
O Ajuste, reclasificaciones y cierre contable.
O Elaboracin, rendicin, presentacin de Estados Financieros a la Superiora
de la Congregacin, Rectora o entes de Control y terceros.
O Anlisis e interpretacin de indicadores, y comunicacin de los estados
financieros.







157
5.2.3 Fines.

O mplementar el Manual de Control nterno en el rea Contable para optimizar
procedimientos financieros y transparentar acciones contables.
O Generar y comunicar informacin til para la toma de decisiones en la
institucin educativa, que faciliten al cumplimiento de objetivos, las metas
institucionales y el desarrollo social comunitario.

5.2.4 Objetivos.

O Dar cumplimiento al manual de funciones, procesos y procedimientos, como a
la normatividad vigente.
O Cumplir con las actividades y tareas propuestas, manteniendo el rea
Contable actualizada.
O Asistir, recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones.
O Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de
funciones, procesos y procedimientos y control interno del rea contable de
la institucin.
O Registrar las operaciones y/o transacciones financieras, objeto del desarrollo
institucional.
O Proveer informacin cuantitativa y oportuna en forma estructurada y
sistemtica sobre las operaciones contables de la nstitucin.
O Cumplir con la presentacin de los informes contables a los diferentes entes
de control (fechas y plazos).




158
O Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del rea como de la
nstitucin.
O Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la
comunicacin y el clima organizacional.

























159
CONSEJO
TCNICO

CONSEJO GUBERNATIVO DE LA CONGREGACIN
DOCENTE - RELIGIOSAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO
DE SALES
RECTORA
VICE-RECTOR/A
JUNTAS
PASTORAL

JEFES DE
REA
COLECTORA

DIRECTORA
ESCUELA

DIRECTORA
JARDIN
CONSEJO DIRECTIVO

AUXILIAR
COLECTURA

CONTADORA

GUADA DE
BIENES
DEPARTAMENTO
COMISIONES
INSPECCIN ORIENTACIN
REA
CURSO

DISCIPLINA

ASUNTOS
SOCIALES

CULTURA
ESTETICA
SUPERIORA

IMNOVACIN
CURRICULAR
GRFICO # 19
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.



























160
5.2.5 Estructura de Ias reas de Ia Unidad Educativa SteIIa Maris

El Departamento Contable, es el rea de la Unidad Educativa "Stella Maris,
encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros, de cumplir con la
declaracin de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de
salvaguardar los bienes de la institucin.

Este Departamento, para su eficaz desempeo, requiere del siguiente personal:
Una Colectora, una Contadora, una auxiliar de contabilidad y dos Hermanas
Guarda de bienes, una destinada a la seccin Primaria y otra a la seccin
Secundaria.

5.2.5.1 De Ia CoIectora.

a Requisitos para desempearse como CoIectora:

O Ser designada por la Superiora Regional de las Hermanas Oblatas de San
Francisco de Sales.
O Ser profesional en la rama contable.
O Tener experiencia en puestos similares, mnimo dos aos.
O Responder ante auditoras internas y externas.








161
b Funciones.

La Colectora es la persona responsable del movimiento econmico de la
nstitucin conjuntamente con la Hermana Rectora y la Superiora local
correspondindole realizar lo siguiente:
O Elaborar el presupuesto anual en base a los ingresos y gastos previstos para
el ao lectivo y presentarlo a la Hermana rectora y a la Superioridad de la
Congregacin.
O Participar en el Consejo Local para aprobar las inversiones que benefician a
la nstitucin, enviarlas al Consejo Regional para la ratificacin definitiva.
Esto se har de acuerdo al monto.
O Facilitar la informacin y documentos necesarios para el trabajo e informes
que peridicamente deben presentar las comisiones de control, en lo que el
movimiento econmico y contable requiere, as como de los inventarios de la
Unidad Educativa.
O Firmar los documentos contables: cheques, informes, inventarios, los
comprobantes de egresos e ingresos.
O Analizar documentacin y autorizar al departamento contabilidad o al
personal responsable la elaboracin de los diferentes roles de pago.
O Ubicar y mantener custodiado la documentacin que ya ha sido analizada
por parte de los organismos de control correspondiente, en un lugar donde no
interfiera con el archivo de la nueva informacin hasta cumplir los tiempos
establecidos en el manejo de la misma.





162
5.2.5.2 De Ia Contadora

a. Requisitos para desempearse como Contador:

Ser contador pblico con ttulo otorgado por una Universidad o nstituto Superior
ecuatoriano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado segn las leyes
ecuatorianas o convenios internacionales vigentes.
O Ser contadores - bachilleres en Ciencias de Comercio y Administracin,
acorde a las prescripciones anteriormente anotadas.
O Estar inscrito en el Registro Nacional de Contadores y obtener la licencia
profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo.
O Poseer conocimientos bsicos vinculados con su carrera y con aspecto
tcnico de cultura general.
O Practicar y propiciar el trabajo en equipo, buscando siempre el servicio de la
nstitucin.

b Funciones:

O Practicar y propiciar el trabajo en equipo, buscando siempre el servicio de la
nstitucin.
O Planificar, organizar y controlar diariamente las actividades contables de la
nstitucin Educativa.
O Mantener actualizado un sistema de informacin que integre las operaciones
financieras y patrimoniales.




163
O Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones
realizadas durante el ejercicio econmico.
O Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros, como en su
correspondientes auxiliares: caja general, caja chica, caja banco. As se
evitar fraudes, malversacin o dolo.
O Realizar diariamente los comprobantes de pago con sus retenciones y
cheques pertinentes, previa autorizacin de la Hna. Rectora.
O Certificar balances con su firma previa verificacin de la contabilidad.
O Realizar labores administrativas a fines a su cargo.
O Coordinar peridicamente la elaboracin de pagos, informes mensuales,
archivos, que garanticen la transparencia en el manejo contable.
O Elaborar los balances financieros, analticos, estado de situacin inicial y final
y presentarlos a la Ecnoma Regional, para su correspondiente aprobacin.

5.2.5.3 De Ia AuxiIiar ContabIe

a Requisitos para desempearse como auxiIiar contabIe:

O Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la
contabilidad.
O Capacidad para interactuar con otras personas.







164
b Funciones

O Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios
de la institucin.
O Elaborar los roles de pago, de acuerdo a las disposiciones legales,
reglamento de la institucin, utilizando el formato definido por la entidad.
O Llevar con diligencia el libro de caja chica, registrando el monto con sus
respectivos comprobantes.
O Verificar la documentacin soporte en cada uno de los comprobantes de
pagos, su numeracin y documentar el procedimiento con la contadora.
O Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos segn la fecha y la
numeracin correspondiente.
O Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos.
O Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeracin de
comprobantes generados.

5.2.5.4 De Ia Guarda de bienes.

a Requisitos para desempearse como Guarda de bienes.

O Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la
contabilidad.
O Capacidad para interactuar con otras personas.
O Certificados de honorabilidad y honradez.




165
b Funciones.

O Diariamente verifica, ingresa, legaliza y entrega materiales requeridos por las
dependencias de la Unidad Educativa, emitiendo el correspondiente
comprobante.
O Elabora mensualmente inventarios con la codificacin respectiva de los
bienes, tanto general como por secciones.
O Colabora al final del ejercicio econmico en la elaboracin del plan de
adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes.
O Realiza constataciones peridicas de los bienes entregados a las distintas
dependencias de la nstitucin.
O Realiza informes peridicos como transferencias de informacin hacia el
departamento de contabilidad.
















166
GRFICO # 20
FLUJOGRAMA FUNCIONES GUARDA DE BIENES











































Fuente: Entrevista a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris.
EIaboracin: Hna. Rosario Meza.


FUNCIONES GUARDA
DE BIENES

Diariamente
Verifica, ingresa, legaliza
y entrega materiales

MensuaImente
Elabora inventarios

FinaI deI ao
Participa en la
elaboracin del Plan de
adquisiciones

Peridicamente
Constata bienes
entregados.
Transfiere informacin al
departamento de
Colectura




167
5.3 Principios deI ControI Interno en eI Departamento deI rea ContabIe

Se recomienda guardar los siguientes principios de Control nterno en el
Departamento del rea Contable.

O Responsabilidad Delimitada (Grfico # 21)
O Separacin de Funciones de Carcter ncompatible Grfico # 22)
O Separacin de Transacciones Completas (Grfico # 23)
O Seleccin de Funcionarios Hbiles y Capacitados (Grfico # 24)
O Pruebas Continuas de Exactitud (Grfico # 25)
O Rotacin de Deberes (Grfico # 26)
O nstrucciones por Escrito (Grfico # 27)
O Control y Uso de Formularios Prenumerados (Grfico # 28)
O Evitar el Uso de Dinero en Efectivo (Grfico # 29)
O Contabilidad por Partida Doble (Grfico # 30)
O Depsitos ntactos e nmediatos (Grfico # 31)
O Uso Mnimo de Cuentas Bancarias (Grfico # 32)
O Uso de Equipos Mecnicos (Grfico # 33)










168

La responsabilidad en:
P Funciones
P Deberes
P Atribuciones






CLARAMENTE DEFINIDA



GRFICO # 21





Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


Los cargos, deberes y atributos que se asignan a cada empleado deben
constar por escrito; todos los departamentos tiene funciones establecidas
de manera especfica para ser cumplida por cada uno de las personas que
trabajan en el Departamento Contable.






RESPONSABILIDAD DELIMITADA

PersonaI que Iaboran
en eI rea contabIe





169
GRFICO # 22






Separacin de Funciones de Carcter incompatibIe

O Evitar que un empleado realice una funcin de trabajo a la vez que
otro, ocasionando fraudes y errores.

Uso de equipo mecnico con dispositivos de controI

Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza





La separacin se funciones se refiere claramente que un empleado debe
evitar hacer dos funciones al mismo tiempo, porque pueden conducir a
fraudes o errores porque son incompatibles, por ejemplo: quien recauda
fondos no deben hacer depsitos y llevar el libros de bancos.





GRFICO # 23

SEPARACIN DE FUNCIONES DE CARCTER
INCOMPATIBLE


Realice una funcin de
trabajo a la vez que otro
FRAUDES FRAUDES
ERRORES ERRORES
ocasionando
Evitar que un:
PersonaI deI
rea ContabIe




170






Grfico 22






Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza

No conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de
operaciones, por ejemplo: cotizar, comprar, contabilizar y pagar las
adquisiciones.






GRFICO # 24

SEPARACIN DE TRANSACCIONES COMPLETAS


3LPARACl0N UL
1RAN3ACCl0NL3 C0MPLL1A3
Evitar que un:
EmpIeado
Realice un ciclo completo
de operaciones
COTIZAR COMPRAR CONTABILIZAR PAGO DE
ADQUISICIONES




171




O AIarmas
O CIaves
O LIaves registradoras
O ControI de cinta auditora
Evitando fraudes y robos.



Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


En una empresa, institucin, o entidad hay que seleccionar el personal.
La ley de servicio civil y carreras administrativas, el cdigo de trabajo y
otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control
interno, por ejemplo: la institucin por privilegio contrata como contador
general a una persona que estudia arquitectura.




GRFICO # 25

SELECCIN DE FUNCIONARIOS HBILES Y
CAPACITADOS


Cada puesto de trabajo disponga:
P Personal idneo
P Que se relacione con la especialidad
requerida
P tico en sus funciones
PARA REALIZAR LAS OPERACIONES
EFICIENCIA EFICIENCIA





172




Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


Las funciones financiera que realiza una persona deben ser revisadas,
contable y administrativamente por otra, por ejemplo la persona encargada
que lleva el inventario en una bodega debe coincidir con los Kardex que
paralelamente debe llevar el Departamento de Contabilidad.





GRFICO # 26

El objetivo es que los
procesos dentro de una
empresa sean
eficientes

PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD
Las funciones financieras que debe realizar un
empleado en el rea contable:

P Aritmtica
P Contable
P Administrativamente
El objetivo es que los
procesos dentro de una
empresa sean eficientes







173






P Es conveniente que cada servidor conozca las
funciones de la empresa.
P Es conveniente que el personal rote cuando la
empresa lo requiera.



Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza

Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y
sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del
saliente.

En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del cdigo de
trabajo, ya que pueden considerar como despido intempestivo a una
rotacin inadecuada de funciones.





ROTACIN DE DEBERES





174
GRFICO # 27






Grfico 22






Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al
personal y que se equivoquen en sus labores; para evitar estos problemas
que se den instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la
finalidad que entiendan las disposiciones



GRFICO # 28

INSTRUCCIONES POR ESCRITO

P Es conveniente dar disposiciones por escrito pues
las verbales se corre el riesgo de confundir al
personal
Lo mas recomendables es utilizar:
MEMORANDUM OFCOS






175



P Son los formularios que respaldan las transacciones
financieras (numeradas) como:
Facturas
Retenciones
Comprobantes de ingreso
Comprobantes de egreso
P Los documentos pre numerados facilitan el control
de los documentos y el archivo lgico de papeles.

Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009


EIaboracin: Hna Rosario Meza


Los formularios que respaldan transacciones financieras deben ser
numerados al momento de su impresin en la imprenta. Esta medida
facilita el control de los documentos por la secuencia numrica y permite un
archivo lgico de los papeles. Cuando se anula un comprobante debe
archivarse el juego completo de los formularios.

GRFICO # 29

CONTROL Y USO DE FORMULARIOS
PRENUMERADOS





176






Grfico 22






Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuanta que se atienden por
caja chica todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del
beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad, se excepta
de esta modalidad el pago de remuneraciones que debe hacerse en
efectivo al personal amparado por el cdigo de trabajo. Los cheques deben
en lo posible girarse utilizando mquina de seguridad y cruzarse para que
se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro.


GRFICO # 30

EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO

P Todo desembolso debe hacerse con cheque
P Los cheques en lo posible deben girarse
utilizando mquinas de seguridad y cruzarse.
Se excepta:
El pago de gastos urgentes y de poca cuanta
que se atiende por caja chica.
Ejemplo:
tiles de oficina






177






Esta prctica es concordante con la prctica de
la profesin del contador pblico que lleva por
partida doble la contabilidad de cualquier entidad
pblica o privada.
DEBE HABER
Caja $500,00
Servicio de Mantenimiento $500,00



Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


Este principio es concordante con la prctica de la profesin del contador
pblico que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad
pblica o privada.





GRFICO # 31

CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE




178





Grfico 22






Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como
fueron recibidas al siguiente da de su recaudacin, medida que facilita el
control de las operaciones y el cruce de informacin.






GRFICO # 32

DEPSITOS INTACTOS E INMEDIATOS

Toda recaudacin debe:
DEPOSITARSE EN EL BANCO
TAL COMO FUE RECIBIDA
CONTROL DE
OPERACIONES
CRUCE DE
INFORMACIN
AYUDE





179
Es conveniente tener una sola cuenta corriente
EVITANDO ASI
ENTORPECER
EL CONTROL
FINANCIERO
CONFUSIN EN
LOS EMPLEADOS














Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza


Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos
empleados puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones.
Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control
financiero y crea confusin en el personal que labora en el rea Contable.




GRFICO # 33

USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS




180
Es importante el uso de dispositivos de control :
P Alarmas
P Claves
P Llaves registradoras
P Control de cinta auditora
FRAUDES O ROBOS
EVITANDO













Tomado: Seminario - taIIer. EstreIIa AIexei, (2009
EIaboracin: Hna Rosario Meza



Con el avance tecnolgico se ha automatizado la gestin financiera de las
entidades, siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas,
claves, llaves de registradoras, etc., para evitar fraudes y robos.

USO DE EQUIPO MECNICO CON DISPOSITIVOS
DE CONTROL









CAPTULO VI
6. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES






182
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 ConcIusiones.

O La Direccin de la Unidad Educativa "Stella Maris con la finalidad de
asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, y el cumplimiento de
los objetivos institucionales, ha implementado la modalidad de Control nterno
Concurrente, que se aplica a la realizacin de las operaciones contables que
se estn verificando.

O Las adquisiciones de compras estn sujetas a la decisin del Consejo
Local y del Consejo Regional segn el monto, permitiendo a la institucin
alcanzar buen grado de eficacia y eficiencia en sus operaciones.

O La estructura financiera y contable actual est regida por las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, observndose que si se preparan los
presupuestos anuales, la conciliacin bancaria mensual, los saldos de caja,
los balances de comprobacin, estado de situacin financiera, con las que se
obtienen fiabilidad de la informacin financiera y operativa, permitiendo
proteger los recursos de la nstitucin, advertir errores de manera oportuna,
asegurando honestidad e integridad.








183
O Uno de los principios que rige la administracin financiera es la
transparencia, ya que siempre ha existido un manejo acertado de los
fondos de la nstitucin, las decisiones han sido reguladas por los
principios contables generalmente aceptados, asegurando un alto grado de
responsabilidad.

O La nstitucin ha logrado en buena medida eficiencia, porque se ha
obtenido productividad de los recursos que han sido confiados al
Departamento; eficacia, porque todas las actividades realizadas han sido
dirigidas al cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad
Educativa "Stella Maris, pensando siempre en el servicio a la comunidad
educativa.

O Entre las estrategias que se aplican en la nstitucin, la coordinacin no
es una fortaleza, ya que solo se concreta en lo relacionado al acatamiento
de las disposiciones emanadas por el organismo directivo del Plantel y en
el inicio del ao lectivo.

O Los Directivos de la nstitucin con el Sistema presentado estarn atentos
para proveer los recursos econmicos que servirn para el desarrollo del
proceso educativo integral. Cuando se trata de actividades misionales en
algunos casos los recursos provienen de padres y madres de familia.

O Otra estrategia a cumplirse es la capacitacin al personal que
actualmente labora en el Departamento de Colectura, envindoles a




184
talleres, seminarios y cursos relacionados con el aspecto contable lo que
les confiere actualizacin y seguridad en el trabajo diario.
O En el Departamento de Colectura se maneja el sistema contable
Diskcover System lo que facilita las transacciones y operaciones diarias,
aunque no se dispone de un equipo informtico moderno.

O Al realizar el anlisis del estado financiero de la nstitucin se observ, que
en todos los procesos contables existe transparencia, a pesar de no
disponer del Manual de procedimiento de Control nterno para esta rea,
por lo cual, con su aplicacin se pretende fortalecer el movimiento
econmico del Departamento de Contabilidad.

O Existe recargo de trabajo en la colectora ya que asume responsabilidades
de contadora, manejo de caja chica, auxiliar de contabilidad, requirindose
urgentemente el incremento del personal que permita descongestionar el
trabajo de la Colectora.

6.2 Recomendaciones.

O Que el Consejo Directivo de la nstitucin y el Consejo Regional de las
Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, revisen el Manual de
Procedimientos del Control nterno en el rea Contable que se plantea en
la presente Tesis, para su correspondiente aprobacin y vigencia, lo que
beneficiar el fortalecimiento de los objetivos institucionales.





185
O Agilizar las decisiones para la aprobacin oportuna de las compras por
montos mayores de parte del Consejo Regional.

O Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad vigentes, y a la implantacin de otras nuevas
para actualizar oportunamente los procesos contables y el manual de
funciones.

O Continuar aplicando las leyes de la administracin financiera y los
principios contables, que aseguren siempre que el personal que labora en
la Colectura realiza sus acciones financieras con transparencia y
responsabilidad.

O ncrementar el servicio a la comunidad educativa, maximizando la
productividad de los diversos recursos que custodia el rea Contable, y el
logro de las metas de la Unidad Educativa "Stella Maris.

O Fortalecer la estrategia de coordinacin entre los Directivos y el
Departamento de Colectura, para asegurar durante todo el ao lectivo,
una participacin activa del personal de esta dependencia en las
decisiones relacionadas con los procesos contables que se instauren en la
nstitucin Educativa.





186
O Se requiere continuar la provisin oportuna de los recursos para atender
de una manera gil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a la
Comunidad Educativa.

O Extender los procesos de capacitacin permanente a todo el personal de
colectura sobre el cumplimiento de determinados procesos, requisitos
legales y formalidades que son necesarios e indispensables para la
oportuna atencin en el Departamento Contable.

O Proveer al Departamento de Colectura de un equipo informtico moderno,
dotado de todos los programas actuales, de manera que los procesos
estn respaldados en la tecnologa, que facilite el trabajo en el rea
Contable

O Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de
Control nterno en el rea Contable, al personal que se designe para que
facilite el conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada
uno de ellos y se alcance transparencia.

O ncrementar el personal profesional en el Departamento de colectura, para
desempearse como colectora, contadora, auxiliar de contabilidad y
guarda almacn, lo que permitir agilizar los procesos contables.






BIBLIOGRAFA




188
BIBLIOGRAFA
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Contabilidad. Ocano Centrum. Barcelona, Espaa.
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Contabilidad. Tercera Edicin. mpreso en Colombia. Editora Lily Solano.
Santa FE de Bogot, Colombia.





192





193

ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE
REGENTA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS.


Hna. Rectora: srvase contestar la siguiente encuesta, que tiene por objeto
conocer su opinin respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en
el departamento del rea contable de la institucin. Su criterio es importante, y
servir para la tesis de licenciatura que se est realizando.

1. Aspectos Generales del departamento del rea contable.
2. En lo concerniente a la planificacin y control interno.
3. Referente a la colectura/ tesorera

Instruccin: marque una x en sus respuestas.

1. La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Stella
Maris, se rige por:
O Ley de Rgimen Tributario nterno

O Normas Ecuatoriana de Contabilidad. NEC


O Reglamento y modelo contable de la Congregacin de
Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.




2. El rea financiera y contable utiliza tecnologa informtica para el
registro de sus operaciones?
O Si


O No


3 Existe un organigrama funcional en el rea contable financiero?
O Si

O No













194
4. La institucin cuenta con manuales de procedimientos para realizar las
actividades contables?
O Si


O No



5 De qu manera participa Ud. en el control interno del departamento
contable?
O Presidiendo la comisin de control interno


O Revisando el informe elaborado por la comisin del
control nterno


6 Qu modalidad de control interno se ha estado implementando en la
institucin educativa, en el control de los ingresos y egresos econmicos?
O Previo

O Concurrente


O Posterior



7. Se preparan presupuestos anuales?
O Si


O No



8. El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas
actuales de contabilidad ecuatoriana?
O Si


O No


O A veces


















195
9. Cules son las principales responsabilidades contables que se ejercen
dentro del departamento financiero?
O Llevar los registros de ingresos y egresos


O Efectuar declaraciones e impuestos


O Hacer balances


O Todos ellos


10. La conciliacin bancaria se verifica:
O Mensual


O Con otra periodicidad


O Anual



11. Los arqueos de caja se realizan:
O Diariamente


O Semanal


O Mensual


O Anual



12. Se elaboran informes financieros mensualmente?
O Siempre


O A veces


O Nunca




















196
13. Los pagos efectuados son previamente autorizados:
O Siempre


O En ocasiones











Firma de Encuestador







































197
ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL
DEPARTAMENTO DE COLECTURA DE LA UNIDAD EDUCATIVA
STELLA MARIS.


1. Qu estrategias se aplican en la Unidad Educativa Stella Maris para un
eficiente manejo contable?

O Coordinar directamente con el departamento de colectura el
cumplimiento de los parmetros de la accin de su rea, hacia el
logro de sus objetivos.

O Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos
estratgicos, misionales y de evaluacin.

O Capacitar al personal del departamento de colectura en el manejo
de los procedimientos contables y el manejo informtico actualizado.

O Coordinar directamente con el departamento de colectura el
cumplimiento de los parmetros de la accin de su rea, hacia el
logro de sus objetivos

2. Qu normas de contabilidad que rigen el departamento contable?

O Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, desde el 2012 sern
las NF.







198
3Cules son las principales Fortalezas, Debilidades, Amenazas y
Oportunidades que se presentan en el funcionamiento de la Colectura?



O FortaIezas:
Manejo cuidados de los libros de contabilidad
Cumplimiento a cabalidad de de lo prescrito por el Establecimiento Educativo.
Buenas relaciones entre el personal del Departamento contables y las
autoridades.

O Oportunidades
Participacin en Seminarios de actualizacin contables, mpuesto a la Renta,
Leyes Laborales.
Consultas en libros de control interno.

O DebiIidades
No se dispone de un plan de organizacin
Escaso personal en el Departamento Contable
En Colectura no existe un manual de Control interno

O Amenazas
Desvinculacin de sistemas actuales de Control nterno
Riesgo de tener desviaciones en las operaciones de un sistema financiero.
Permanentes cambios del mundo globalizado.











199
PLAN DE CUENTAS

CODIGO CUENTAS
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.01 Efectivo
1.1.01.01 Caja General
1.1.01.02 Caja Chica
1.1.01.03 Caja Cheque
1.1.01.04 Caja Facturacin
1.02 Banco
1.02.01 Banco del Pichincha Cta.
1.02.01.001 Banco del Pichincha Cta.
1.02.02 Banco nternacional Cta.
1.02.02.001 Banco internacional Cta.
1.03 INVERSIONES
1.04 CUENTAS A RECIBIR
1.04.01.01 Deudas anteriores de alumnas internas
1.04.01.02 Cheques protestados
1.05 PRSTAMOS PERSONAL DEL PLANTEL
1.05.01 Prstamos personal docente
1.05.02 Prstamos personal administrativo
1.05.03 Prstamos personal de servicio
1.05.06 CUENTAS POR COBRAR




200
1.05.06.01 Cuentas por cobrar a internas
1.05.06.02 Cuentas por cobrar clientes
1.05.06.03 Anticipos a tercero
1.05.06.04 Prstamos a terceros
1.06 INVENTARIO
1.06.01 nventario de mercadera
1.06.02 Uniforme
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.01 MUEBLES
1.2.01.01 Utensillios y Enseres
1.2.01.02 Enseres
1.2.01.03 Depreciacin muebles y enseres
1.2.02 EQUIPAMIENTO DE OFICINA
1.2.02.01 Equipos de oficina
1.2.02.02 Depreciacin Equipos de Oficina
1.2.03 EQUIPAMIENTO DE INFORMTICA
1.2.03.01 Equipos de Computacin
1.2.03.02 Depreciaciones Equipo de Computacin
1.2.04 LABORATORIO DE TALLER
1.2.04.01 Laboratorio y talleres
1.2.04.02 Depreciacin laboratorio y talleres
1.2.05 EQUIPAMIENTO MEDICO
1.2.05.01 Equipo Mdico
1.2.05.02 Depreciacin Equipo Mdico




201
1.2.06 ADECUACIONES-REMODELACIONES
1.2.06.01 Adecuaciones
1.2.06.02 Amortizacin Adecuaciones
2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.1.1 SUELDOS POR PAGAR
2.1.1.01 Sueldos personal docentes por pagar
2.1.1.01.01 Sueldos personal administrativo por pagar
2.1.1.01.02 Sueldos personal de servicio por pagar
2.2 CUENTAS POR PAGAR
2.2.01 VA por pagar
2.2.02 Retenciones fuente VA
2.2.03 Retencin. Fuente relacin dependencia
2.2.04 Retencin. Fuente Honorarios
2.2.05 Retencin Fuente Suministros y Materiales
2.2.06 Retencin. Fuente Repuestos y Herramientas
2.2.07 Retencin. Fuente Suministros
2.2.08 Retencin. Fuente deporte entrenadores
2.2.09 Retencin. Fuente notarios registradores
2.2.10 Retencin Fuentes promocin y publicidad
2.2.11 Retencin Fuente otros servicios
2.2.12 Retencin. Fuente Agua, Luz, Telfono
2.2.14 Retencin. Fuente VA 30% compras
2.2.15 Retencin. Fuente VA 70% servicios




202
2.2.16 Retencin. Fuente VA 100% profesionales
2.2.17 Retencin. Fuente VA 100% liq. servicio
2.2.18 Retencin. Fuente VA 30% construccin.
2.3 PROVISIONES SOCIALES A PAGAR
2.3.01 Aporte por pagar
2.3.02 Prestamos por pagar al ESS
2.3.03 Fondos de reserva por pagar
2.4 PROVISIONES
2.4.1.01 Provisiones dcimo tercero
2.4.1.02 Provisiones dcimo cuarto
2.4.1.03 Provisiones vacaciones
2.4.1.04 Provisin sueldos vacacional
2.4.1.05 Provisin ESS vacaciones
2.4.1.06 Provisin jubilacin
2.5 PROVISION MANTENIMIENTO ADECUACION
2.5.01 Provisin mantenimiento extraordinario
2.5.02 Provisin adecuaciones y reparaciones
2.6 CONTRIBUCIN
2.6.02 Cuotas por pagar a la regin
3 PATRIMONIO
3.1 CAPITAL
3.1.01 Capital Social
3.2 RESULTADOS
3.2.01 Supervit acumulados




203
3.2.02 Dficit acumulados
3.2.03 Resultado del ejercicio
4 CUENTAS DE INGRESOS
4.1 PENSIONES
4.1.01 Pensin (internados )
4.2 PENSIONES EDUCATIVAS
4.2.01 Matrcula
4.3 PENSIN
4.3.01 Pensiones primarias
4.3.02 Pensiones segundarias
4.3.03 Pensiones nstituto
4.3.04 Pensiones ejercicios anteriores
4.3.05 Pensiones incobrables ejercicio anterior
4.4 DERECHOS
4.4.01 Derechos de grado
4.4.02 Derechos de exmenes
4.4.03 Curso de ingls
4.5 DONACIONES RECIBIDAS
4.5.01 Contribuciones padres de familia
4.6 VENTAS PEQUEAS
4.6.01 ngresos por ventas de material didctico
4.6.2 Costos ventas pequeas
4.7 BAR
4.7.01 ngresos bar.




204
4.7.02 Costos bar.
4.9 VENTAS AL CONTADO
4.9.01 Ventas al contado
4.9.02 Costo ventas al contado
5 EGRESOS
5.1 EGRESOS ORDINARIO
5.1.1 CARGA PERSONAL
5.1.1.02 Salario nominal
5.1.1.03 Subsidio de antigedad
5.1.1.04 Subsidio de responsabilidad
5.1.1.05 Adicionales
5.1.1.06 Otros gastos de personal
5.2 CARGAS SOCIALES
5.2.01 Dcimo tercer sueldo
5.2.02 Dcimo cuarto sueldo
5.2.03 Aporte patronal
5.2.04 Fondos de reserva
5.2.05 Jubilacin patronal
5.2.06 Liquidacin
5.2.07 Vacaciones

5.3 SERVICIOS BASICOS
5.3.01 Agua
5.3.02 Energa elctrica
5.3.03 Gas




205
5.3.04 Telfono celular
5.3.05 Enlace de nternet
5.4 UTENSILLIOS Y MATERIALES PEQUEOS
5.4.01 Material didctico
5.4.02 Material deportivo
5.4.03 Utensilios y herramientas
5.4.04 nsumos y mantenimiento de laboratorio
5.5 PAPELERA Y LIBROS
5.5.01 tiles y suministro de oficina
5.5.02 Suministro de computacin
5.5.03 Publicaciones e impresiones
5.5.04 Libros y material audiovisual
5.6 GASTOS DE ALIMENTACIN Y CULTO
5.6.01 Gasto de alimentacin
5.6.02 Gasto de culto
5.7 OTRAS CARGAS EXTERNAS
5.7.1 MANTENIMIENTO GENERAL
5.7.1.01 Mantenimiento y desarrollo de sistema
5.7.1.02 Mantenimiento de copiadora
5.8 MANTENIMIENTO MOBILIARIO
5.8.01 Mantenimiento otros activos fijos
5.8.02 Reparaciones varias
5.8.03 Amueblamiento
5.9 MATERIAL DE ASEO Y LIMPIEZA




206
5.9.01 Aseo y limpieza
5.10 REPARACIONES
5.10.01 Mantenimiento y reparaciones edifico
5.11 ARRIENDO
5.11.01 Arrendamiento
5.12 JARDN
5.12.01 Mantenimiento reas verdes
5.12.02 Alimentacin y cuidado animales
5.13 SEGUROS
5.13.01 Seguros personales
5.13.02 Seguros de bienes
5.14 VIGILANCIA
5.14.01 Guardin y vigilancia
5.15.01 Mantenimiento de extintores
5.15.02 Mantenimiento de ascensores
5.15.03 Mantenimiento de equipo de computacin
5.16 OTROS SERVICIOS EXTERNO Y HONORARIOS
5.16.01 Cursos y estudio
5.16.02 Gastos legales
5.16.03 Asesora
5.16.04 Honorarios capacitacin
5.17 SUSCRIPCIONES
5.17.01 Suscripciones- revistas-libros
5.18. REHABILITACIN Y REPOSO




207
5.18.01 Medicinas y departamento mdico
5.20 CORREO Y GASTOS BANCARIOS
5.20.01 Correo
5.20.02 Gastos Bancarios
5.21 CUOTAS Y CONTRIBUCIONES
5.21.01 Cuotas y contribuciones
5.22 OTROS GASTOS
5.22.01 Copias nternas
5.22.02 Paseos y Funciones Sociales nternas
5.22.03 Medicinas nternas
5.22.04 Otros Gastos nternas
5.23 MOVILIZACIN
5.23.1 Mantenimiento vehculos
5.23.1.01 Mantenimiento de vehculos
5.24 TRANSPORTE Y MOVILIZACIN
5.24.01 Movilizacin
5.25 VIAJES
5.25.01 Gastos de viajes y viticos
5.26 OTROS IMPUESTOS
5.26.1 mpuestos
5.26.1.01 mpuestos fiscales
5.26.1.02 mpuesto Municipales
5.26.1.03 Multas e ntereses
5.27 TASAS




208
5.27.01 Tasas y patentes
5.27.02 Especie valoradas
5.28 SOLIDARIDAD
5.28.1 Donaciones
5.28.1.01 Participacin en Acciones Solidarias
5.30.01 Agasajos y Refrigerios
5.30.02 Atenciones dependientes
5.30.03 Uniformes Profesores
5.31 GASTOS EXCEPCIONALES
5.31.01 Adecuaciones y mantenimiento extraordinario
5.31.02 Gastos de Graduacin y celebraciones
5.32 MISIONES Y PASTORAL
5.32.01 Gasto de pastoral y misioneros
5.33 PARTICIPACIN
5.33.1.01 Contribuciones regional
5.33.1.02 Uso de instalaciones
5.33.1.03 Uso de equipos