Direction de la Technologie

Cahier des charges type dun Espace Numrique de Travail

Rsum Ce document a pour objectif de dcrire avec prcisions les objectifs de ralisation techniques et
fonctionnels de lENT. Il sert de support aux engagements pris par les matres duvre de lENT vis vis des matres douvrage. Les documents du kit de gestion de projet ont t rdigs partir de lexprience de gestion de projet dun cabinet conseil et de plusieurs entretiens avec des chefs de projets UNR afin de valider la pertinence des lments slectionns dans le kit. Avertissement :

Ces documents ont t complts titre dexemple. Ils ne visent pas imposer une dmarche spcifique mais plutt servir de premire base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins . Il est dailleurs particulirement conseill de modifier les passages surligns en jaune

PROJET DFINITIF

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Page de service
Rdacteur (nom fonction) Valideur (nom fonction)

Documents associs Glossaire Rfrentiel de projet V1 V1

Version

Historique des modifications et validation du document

Version V0.3

Date 03/07/04

Parties modifies

Nature du changement

Valideur

Diffusion
Entits Noms

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SOMMAIRE
Page de service.................................................................................................................................2 PRESENTATION GENERALE......................................................................................................6 Le contexte et les objectifs...........................................................................................................6 Utilisateurs Concerns..................................................................................................................7 Partenaires.....................................................................................................................................7 Primtre de dploiement et volumtrie.......................................................................................7 2. CAHIER DES CHARGES...........................................................................................................9 Services de Socle..........................................................................................................................9 Description fonctionnelle de laccs...........................................................................................10 Problmatique de lannuaire.......................................................................................................11 Description technique.................................................................................................................11 SERVICES APPLICATIFS...........................................................................................................11 Description gnrale...................................................................................................................11

Profil Etudiant.................................................................................11
Accs des ressources........................................................................................................11 Outils de communication....................................................................................................11 Elments de personnalisation.............................................................................................12 Gestion de la vie universitaire et de la scolarit.................................................................12 Service denseignement distance.....................................................................................12 Tutorat , assistance..............................................................................................................12 Classe virtuelle....................................................................................................................13 Outils et fonctionnalits annexes........................................................................................13 Accs des ressources spcifiques.....................................................................................13 Outils de communication ...................................................................................................13

Profil Enseignant-chercheur..........................................................13
Accs des ressources........................................................................................................14 Outils de communication....................................................................................................14 Elments de personnalisation ............................................................................................14 Outils Gestion de la vie universitaire des tudiants............................................................14 Service denseignement distance.....................................................................................15 Tutorat , assistance..............................................................................................................15 Classe virtuelle....................................................................................................................15 Outils de gestion et dorganisation de son travail...............................................................15 Outils et fonctionnalits annexes........................................................................................15 Outils de gestion de la vie universitaire du groupe.............................................................16 Mise disposition de ressources pour le groupe................................................................16 Outils de gestion du travail collaboratif..............................................................................16

Profil Administrateur de la plate forme ENT...............................16 Profil administratif et technique....................................................17

Accs des ressources........................................................................................................17 Outils de communication....................................................................................................17 Elments de personnalisation ............................................................................................18 Outils de gestion de la vie universitaire..............................................................................18

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Outils dorganisation de son travail....................................................................................18 Outils de gestion de ltablissement...................................................................................18 Autres services applicatifs..................................................................................................18 Exemples dtaills de services de bases de lENT.....................................................................18 Service Agenda...........................................................................................................................18 Service Contacts.........................................................................................................................19 Service Stockage et Gestion de Documents...............................................................................20 Service Mail................................................................................................................................21 ASPECTS TECHNIQUES.............................................................................................................23 Gnralit techniques..................................................................................................................23 Contraintes..................................................................................................................................24

Type de plate forme matrielle (si contraintes relles A remplir par ltablissement).........................................................................24 Environnement rseau ...................................................................24

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Les documents du kit de gestion de projet UNR par catgorie

1
GESTION DE PROJET Plan dAssurance Qualit

Rfrentiel Projet
GESTION INFORMATIQUE DE lENT ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS

2 3 4 5
Glossaire

11
Budget Tableau de gestion des risques Tableau de reporting (indicateurs) Cahier des charges

7 8 9

Dossier dArchitecture Technique Protocole Technique dInstallation Procdure de recette Dossier dexploitation Plan de Continuit de Services

16

Enqute de perception et des attentes Etude dimpacts Plan de formation et daccompagnement Plan de communication

20 21 22 23 24

Convocation de runion Compte-rendu de runion Fiche de lecture Fiche de modification Tableau de suivi des groupes de travail

17 18

12 13 14 15

Organigramme OTP
(Organigramme Technique de Projet)

19

Planning

10

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PRESENTATION GENERALE
Le contexte et les objectifs
Lappel projets du Ministre concernant les ENT (Espace numrique de travail)
En 2002, la direction de la technologie du ministre de lducation nationale a lanc lappel projets campus numriques volet 2, dans le but de favoriser le dveloppement et dploiement de solutions despaces numriques de travail (ENT). Quatre projets, regroupant des tablissements denseignement suprieur et des entreprises prives ont t retenus et financs hauteur de 3 M. Ils participent activement llaboration du Schma directeur des ENT et mettront en uvre les recommandations ds sa publication. Un espace numrique de travail dsigne un dispositif global fournissant un usager un point daccs travers les rseaux lensemble des ressources et des services numriques en rapport avec son activit dans ltablissement scolaire. Cest un point dentre pour accder au systme dinformation de ltablissement scolaire. Dans le suprieur, ltablissement est le primtre de rfrence de lespace numrique de travail du point de vue de lutilisateur. Lespace numrique de travail sadresse ainsi lensemble des usagers, tudiants, enseignants, personnels administratifs et techniques.

Lappel projets du Ministre concernant les UNR (Universits numriques en rgion)

Le 13 dcembre 2002, le gouvernement a annonc la mesure Universits numriques en rgion dans le cadre du Comit interministriel de l'amnagement du territoire. Cette mesure s'inscrit dans la politique volontariste du gouvernement en faveur du dveloppement de l'usage des technologies de l'information et de la communication (TIC) dans l'enseignement suprieur, pour renforcer la position franaise l'international et contribuer l'essor de la formation tout au long de la vie. Elle prend en compte l'efficacit du niveau territorial que constitue la rgion, et le rle grandissant jou par les Conseils rgionaux dans ce domaine. Elle s'appuie sur une logique de mutualisation entre tablissements d'enseignement suprieur et de mise en synergie de leurs actions propres pour le dveloppement de l'usage des TIC, en cohrence avec leurs schmas de dveloppement (contrats quadriennaux). Deux objectifs troitement lis sont viss a. le dveloppement par les tablissements de services numriques destination des tudiants (services d'enseignement et aussi de vie universitaire au sens large du terme) ; b. la prise en compte de l'accs de l'ensemble des tudiants ces services (quipements collectifs et individuels, rseaux, accs individuels au haut dbit, etc. ). La commission de slection a retenu mi-septembre un nombre limit de projets UNR, dont le projet UNR XXXX. Le projet UNR intgre la mise en place dun Espace Numrique de Travail (ENT) qui fait lobjet du cahier des charges ici prsent. En conformit avec le SDET, lENT dployer sappuie sur un socle de base comprenant notamment des fonctions dinscription, sur la base dun profil unique (SSO), dauthentification, de contrle daccs, de gestion des profils, dannuaire, de restauration et de scurisation de lenvironnement de travail. Ces fonctions sont dtailles dans le prsent document. Le socle est complt par des services applicatifs propres la vie universitaire ainsi que pour des usages pdagogiques (accs des ressources

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documentaires, travail collaboratif, recherche et classement de documents, etc.). LENT donne galement accs via des outils ddis la communication et la diffusion dinformations (chats, forums, liste de diffusion, site web, etc.). Laccs distance dans le cadre dune utilisation nomade (accs distance) fait partie des fonctionnalits inhrentes au projet UNR.

Appel doffre : remarque

Ce document peut tre utilis afin didentifier lentit (interne ltablissement ou externe) qui fournira les diffrents services qui, associs une prestation dintgration, doivent permettre la mise en uvre de lENT.

Utilisateurs Concerns
LENT dploy est destin lensemble des utilisateurs des tablissements participant lUNR (X universits, X IUFM, et X coles). La population vise par le projet UNR en cible, est estime XXXX personnes. Les utilisateurs concerns comprennent : les tudiants ; les enseignants-chercheurs ; le personnel administratif et technique ; le personnel de sant et social ; les administrateurs de lENT.

Partenaires
Le projet UNR est constitu dun ensemble dentits menant ensemble le droulement du projet : Collectivits territoriales Conseil Rgional de X Conseil Gnral de X CROUS/CNOUS Site 1 Site 2 .

Primtre de dploiement et volumtrie

La mise en uvre du projet UNR doit se faire en plusieurs lots distincts, allant dune tape dexprimentation au sein de X sites pilotes une phase de gnralisation progressive. La monte en charge de lENT prvue est la suivante :

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Anne 1 Les tudiants Les enseignantschercheurs Le personnel administratif Le personnel technique Le personnel de sant et social Les administrateurs de lENT

Anne 2

Anne 3

Anne 4

Anne 5

Faire un tableau unique si une plate forme centralise est prvue sinon faire autant de tableaux que de plate formes prvues Inclure en complment par tablissement le nombre dutilisateurs simultans prvue par an et par type dutilisateur

Le nombre dutilisateurs simultans sera considr comme tant le nombre maximum dutilisateurs pouvant se connecter pendant une priode de 1 seconde.

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2. CAHIER DES CHARGES

LENT du projet UNR XXX sappuie sur les prconisations du SDET sur la base dun schma Socle / Services applicatifs tel que dcrit dans le schma suivant :

Chaque composant de lENT est accessible selon le profil de chaque utilisateur et les droits tels quils lui ont t pralablement attribus par ladministrateur. Les donnes manipules et/ou cres par chaque utilisateur au sein de lENT seront sauvegardes de faon systmatique et automatique en cours et en fin de session sur serveur.

Services de Socle
Les services socle sorganisent autour de : Services portail : o o o o Multi accs (support dquipements de type PC, tlphones mobiles, assistants personnels) Service de prsentation permettant de publier et diffuser le contenu, en dehors de la gestion de production Service de personnalisation de lenvironnement en fonction du profil de lutilisateur Service dintgration

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o o o o

Gestionnaires de transactions et dchanges Outils de recherche Services dannuaires : structure, format des donnes, alimentation, rplication Services AAS (Authentification, Autorisation, Single Sign-On) : identification, authentification, gestion des droits, propagation et fdration des identits et des droits Services dadministration : paramtrage de la configuration, supervision des systmes, Services techniques dexploitation (stockage, archivage, sauvegarde) Services de scurit (Filtrage applicatif, contrle de contenu de type antispam et antivirus, traabilit, disponibilit) Aide en ligne

Services de gestion de lidentit :

Services socle mutualiss : o o o o

Ces services socle seront supports par une (ou plusieurs) plates-formes techniques : Serveurs et systmes dexploitation associs (de type Linux, Solaris, Windows) Plates-formes de stockage (disques, contrleurs, produits darchivage Outils de gestion de la disponibilit (clustering, balance de charge)

La mise en uvre de la procdure de recherche travers lensemble des composants du systme devra sappuyer sur les diffrentes mthodes mises disposition par les webservices. Le rle du socle se bornera alors la mise en forme et lorganisation des rsultats.

Description fonctionnelle de laccs

Au plan de lauthentification des utilisateurs, le fonctionnement du projet de ltablissement XXXX repose sur les principes suivants : chaque utilisateur dispose dun identifiant de connexion et dun mot de passe ; lun et lautre sont enregistrs dans lannuaire . Ces comptes sont crs soit partir du systme dinformation des tablissements, soit partir dun outil dadministration en ligne de la plate-forme (back office). Pour accder aux services de ltablissement XXXX tant depuis ltablissement que depuis lextrieur (domicile notamment), lutilisateur se connecte au portail de ltablissement XXXX; aprs vrification, laide de lannuaire central, de son identifiant de connexion et de son mot de passe, lutilisateur doit pouvoir avoir accs lensemble des services proposs, sans avoir besoin de sauthentifier une nouvelle fois. La plate-forme devra prendre en compte la gestion de diffrents profils et a minima les 5 profils suivants: les tudiants ; les enseignants-chercheurs, les chercheurs et les enseignants ; le personnels administratif et technique ; les administrateurs de la plate-forme lquipe de direction.

Chaque profil dutilisateur aura un accs des donnes et des fonctionnalits spcifiques.

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Problmatique de lannuaire
Deux scnarios sont possibles : choisir par ltablissement ou le projet UNR Solution 1 : Ltablissement a mis en place un annuaire LDAP conforme aux recommandations SUPANN. LENT devra sappuyer sur lannuaire existant de ltablissement dont les caractristiques actuelles sont fournies en annexe et qui est intgr aux diffrents services fournis par les services applicatifs. Toutefois, la solution retenue pourra prciser des volutions et/ou modifications (ajout de champs complmentaires, modifications des caractristiques dun champ ) qui lui seraient ncessaires pour la mise en uvre, en accord avec ltablissement. Le groupement duniversits prend sa charge ladaptation de lannuaire actuel. Solution 2 : La mise en uvre dun annuaire intgr est inclus dans le primtre du projet en plus de son intgration lENT. Il sera alors dcrit les diffrentes volutions logicielles ainsi que les oprations de migration ncessaires sa constitution.

Description technique
cf. cahier des charges dtaills du socle en cours dcriture par la DPMA et la CDC

SERVICES APPLICATIFS
Description gnrale
Profil Etudiant
Lutilisation de lENT par un tudiant doit tre envisag dans trois contextes diffrents : lutilisation en mode autonome en fonction de ses besoins personnels ; lutilisation dans le cadre dun enseignement ; lutilisation dans le cadre de la ralisation dun travail (projet, travail en groupe). Dans ces diffrents cadres dutilisation, ltudiant doit pouvoir avoir accs aux fonctionnalits gnrales suivantes : Accs des ressources recherche sur lensemble des lments sa disposition (documents personnels et partags par les tudiants et les enseignants, chercheurs) ; recherche sur linternet (via un moteur de recherche externe type google ou autre) ; accs des ressources ditoriales mises disposition par ltablissement ou un consortium dtablissements ; gestion dune liste personnelle de signets (favoris) vers des sites Internet ;

Outils de communication

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gestion de son courrier, qui regroupe la gestion dun compte institutionnel, fourni par luniversit et la gestion de un ou plusieurs comptes externes ; accs lannuaire des utilisateurs : seules les informations (Tlphone, email) des utilisateurs ayant autoris la publication seront affiches. Afin de permettre la communication, on peut imaginer une fonction denvoi de courrier lectronique sans faire apparatre ladresse mail du destinataire, par exemple laide dun formulaire ; gestion dune liste de contacts propres ltudiant. Les contacts pouvant provenir soit de lannuaire de ltablissement soit tre grs (saisie) directement par ltudiant soit tre import depuis un format externe ; cration et gestion des espaces de discussions (forums, liste de diffusion). Ces espaces de discussions sont accessibles en ligne (forum) ou par l'intermdiaire du courrier lectronique (liste de discussion), auquel cas il leur est associ une adresse lectronique conforme aux rgles de nommage en vigueur dans l'tablissement ; un service de visioconfrence ou daudioconfrence pourrait tre fourni dans le cadre de lENT(service optionnel) ; un service de messagerie instantane devrait tre fourni dans la solution retenue.

Elments de personnalisation gestion de son profil (coordonnes, informations personnelles, autorisation de diffusion des informations le concernant) ; gestion de son environnement (personnalisation) partir dun panel de modle sa disposition (pas de possibilit de personnalisation totale envisage) ;

Gestion de la vie universitaire et de la scolarit accs diffrents types dinformations (administratives, associatives, annonces tudiantes, vie culturelle) ; possibilits pour les tudiants de mettre leurs CV en lignes et de consulter les offres demploi ; possibilits de faire les inscriptions et les pr inscriptions en ligne ; consultation des rsultats aux examens ; accs un service demploi du temps.

Service denseignement distance Conformment au SDET, Il sagit des services qui permettent la diffusion et le suivi de la partie en ligne dune formation partiellement ou entirement distance. Les fonctions associes sont celles que lon trouve communment dans les plates-formes de gestion et distribution de formation en ligne. Il est noter que beaucoup de plates-formes de ce type offrent aujourdhui des fonctionnalits qui dpassent leur primtre fonctionnel initial. Elles offrent des fonctionnalits relatives la gestion de loffre de formation, des organisations, du suivi de scolarit, des outils de communication telle que la messagerie ou des forums, gestion des contenus, etc. Ces fonctionnalits sont offertes par ailleurs et accessibles par lespace numrique de travail. Tutorat , assistance ********************** A remplir ultrieurement *************************

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Classe virtuelle La classe virtuelle tend reproduire travers les rseaux les interactions entre enseignants et tudiants existant lors dun cours en prsence. Les principales fonctionnalits offertes, telles quelles ont t dcrites dans le SDET, sont : lenseignant sadresse lensemble des tudiants connects par la voix (et la vido) en temps rel ; lenseignant peut partager des documents avec les tudiants ; les tudiants peuvent demander la parole, lenseignant peut alors donner la parole ltudiant, par chat, audio ou vido ; les tudiants peuvent rpondre des questions choix multiple poses par lenseignant. Ce dernier disposera alors en temps rel des rponses individualises et du taux de bonnes rponses. lensemble des changes peut tre enregistrs ; les tudiants peuvent envoyer des documents la demande de lenseignant ; lenseignant peut ouvrir une session de chat avec les tudiants.

Outils et fonctionnalits annexes accs des outils mis sa disposition par ltablissement ; accs aux diffrents environnements de travaux spcifiques (disciplines, projets, activits) ; accs laide en ligne ENT (contextuelle et gnrale) ; possibilit de dconnexion de lENT.

Dans le cadre de lutilisation dans un environnement denseignement (accs par discipline), ltudiant aura en plus accs aux fonctionnalits suivantes : Accs des ressources spcifiques Accs des documents mis disposition par ses professeurs Accs des documents mis disposition par les membres de son ou ses groupe(s) Accs des ressources ditoriales mises disposition par ltablissement Accs aux ressources disponibles dans la bibliothque de ltablissement Gestion et accs des documents personnels (possibilit de mise disposition pour les autres tudiants ou un professeur)

Outils de communication Accs en consultation et en modification (en fonction des droits de lutilisateur) la liste des utilisateurs prenant part cet enseignement. Accs une liste de diffusion de tous les membres du projet

Profil Enseignant-chercheur
Lutilisation de lENT par un enseignant-chercheur doit tre envisag dans plusieurs contextes diffrents : lutilisation en mode autonome dans le cadre du temps libre et hors temps avec les tudiants ;

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lutilisation dans le cadre dun enseignement pdagogique spcifique pour un groupe dtudiants donn ; lutilisation dans le cadre du suivi et de lencadrement de la ralisation dun travail spcifique (projet) pdagogique (expos ) ou non (atelier lecture, journal e ltablissement ) pour un groupe dtudiant ; Lutilisation dans le cadre des activits de recherche de lenseignant-chercheurs.

Dans ces diffrents cadres dutilisation, lenseignant chercheur doit pouvoir avoir accs aux fonctionnalits gnrales suivantes : Accs des ressources recherche sur lensemble des lments sa disposition (documents personnels et partags par les tudiants et les enseignants chercheurs) ; recherche sur lInternet (via un moteur de recherche externe type google ou autre) ; accs des ressources ditoriales mis disposition par luniversit ; gestion dune liste personnelle de signets (favoris) vers des sites Internet.

Outils de communication gestion de son courrier, pour le compte institutionnel fourni par ltablissement, mai saussi gestion de comptes externes de messageries ; accs lannuaire des utilisateurs : seules les informations (Tlphone, email) des utilisateurs ayant autoris la publication seront affiches. Afin de permettre la communication, on peut imaginer une fonction denvoi de courrier lectronique sans faire apparatre ladresse mail du destinataire, par exemple laide dun formulaire ; gestion dune liste de contacts propres lenseignant chercheur. Les contacts pouvant provenir soit de lannuaire de ltablissement soit tre grs (saisie) directement par lenseignant chercheur. cration et gestion des espaces de discussions (forums, liste de diffusion). Ces espaces de discussions sont accessibles en ligne (forum) ou par l'intermdiaire du courrier lectronique (liste de discussion), auquel cas il leur est associ une adresse lectronique conforme aux rgles de nommage en vigueur dans l'tablissement. un service de visioconfrence ou daudioconfrence pourrait tre fourni dans le cadre de lESPACE NUMERIQUE DE TRAVAIL (service optionnel) .

Elments de personnalisation gestion de son profil (coordonnes, informations personnelles, autorisation de diffusion des informations le concernant) ; gestion de son environnement (personnalisation) partir dun panel de modle sa disposition (pas de possibilit de personnalisation totale envisage).

Outils Gestion de la vie universitaire des tudiants

accs la gestion (consultation, modification des lments le concernant) des bulletins et lments dvaluations (notes, moyennes, commentaires) des tudiants en charge (notamment par groupe) ; accs la consultation de lemploi du temps des groupes ; accs un gestionnaire des rendez-vous ; accs la gestion des groupes dtudiants (consultation, cration de nouveaux groupes au sein des groupes existants).

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Service denseignement distance Conformment au SDET, il sagit des services qui permettent la diffusion et le suivi de la partie en ligne dune formation partiellement ou entirement distance. Les fonctions associes sont celles que lon trouve communment dans les plates-formes de gestion et distribution de formation en ligne. Il est noter que beaucoup de plates-formes de ce type offrent aujourdhui des fonctionnalits qui dpassent leur primtre fonctionnel initial. Elles offrent des fonctionnalits relatives la gestion de loffre de formation, des organisations, du suivi de scolarit, des outils de communication telle que la messagerie ou des forums, gestion des contenus, etc. Ces fonctionnalits sont offertes par ailleurs et accessibles par lespace numrique de travail. Tutorat , assistance ********************** A remplir ultrieurement ************************* Classe virtuelle La classe virtuelle tend reproduire travers les rseaux les interactions entre enseignants et tudiants existant lors dun cours en prsence. Les principales fonctionnalits offertes, telles quelles ont t dcrites dans le SDET, sont : Lenseignant sadresse lensemble des tudiants connects par la voix (et la vido) en temps rel ; Lenseignant peut partager des documents avec les tudiants ; Les tudiants peuvent demander la parole, lenseignant peut alors donner la parole ltudiant, par chat, audio ou vido ; Les tudiants peuvent rpondre des questions choix multiple poses par lenseignant. Ce dernier disposera alors en temps rel des rponses individualises et du taux de bonnes rponses. Lensemble des changes peut tre enregistrs ; Les tudiants peuvent envoyer des documents la demande de lenseignant ; Lenseignant peut ouvrir une session de chat avec les tudiants.

Outils de gestion et dorganisation de son travail Accs la consultation de son propre emploi du temps qui sera associ (en superposition par exemple) la consultation et la gestion de lagenda personnel de lenseignant chercheur gestion dun agenda Accs un gestionnaire de tches Accs la rservation de ressources matrielles (salles, matriel informatique, )

Outils et fonctionnalits annexes Accs aux diffrents environnements de travaux spcifiques (disciplines, projets, activits) pour les groupes dlves en charge Accs des outils mis disposition par ltablissement Accs aux documents prsents dans la bibliothque de ltablissement Accs laide en ligne (contextuelle et gnrale) Possibilit de dconnexion de lENT

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Dans le cadre de lutilisation dans un environnement denseignement (accs par groupe dtudiant (un groupe projet par exemple) pour une discipline), lenseignant chercheur aura en plus accs aux fonctionnalits suivantes : Outils de gestion de la vie universitaire du groupe Accs la consultation, modification de lemploi du temps pour le groupe concern Accs la liste (et la photo) des tudiants composant le groupe Accs la gestion des lments dvaluations pour le groupe dtudiant concern (notes, moyennes, commentaires)

Mise disposition de ressources pour le groupe Accs un gestionnaire de documents (mise disposition pour un groupe dtudiants) Accs des documents mis disposition par les tudiants du groupe Gestion et accs des documents personnels (possibilit de mise disposition pour les autres tudiants ou un enseignant chercheur) Accs un gestionnaire des ressources ditoriales mises disposition par ltablissement et slectionnes par lenseignant chercheur pour un groupe dtudiant Accs un gestionnaire des outils mis disposition par ltablissement et slectionns par lenseignant chercheur pour un groupe dtudiant Accs un forum de discussion avec les tudiants du groupe (sous rserve de lacceptation de cette fonctionnalit par lenseignant chercheur) Accs un gestionnaire de documents (mise disposition pour un groupe dtudiants) Accs des documents mis disposition par les tudiants du groupe projet Gestion et accs des documents personnels (possibilit de mise disposition pour les autres tudiants ou enseignants chercheurs)

Outils de gestion du travail collaboratif Accs la gestion de la liste des membres du groupe projet Accs la gestion dune liste de diffusion de tous les membres du projet ayant accept la rception demail Accs la gestion dun planning partag entre lensemble des membres du groupe projet Accs la gestion dun gestionnaire de tches pour le projet donn

Profil Administrateur de la plate forme ENT

Ce type de profil concerne environ XX utilisateurs en phase dexprimentation et environ XX utilisateurs en phase de gnralisation. Ladministrateur de plate-forme doit pouvoir assurer la gestion de lensemble de la plate-forme et notamment intervenir sur la gestion des utilisateurs et des accs. Pour mener bien cette mission, il devra pouvoir effectuer les oprations suivantes : Gestion des tablissements (ajout, modification, suppression) si administration centralise Gestion des sites (ajout, modification, suppression) Gestion des utilisateurs (ajout, modification, suppression) Gestion des groupes dutilisateurs (ajout, suppression, affectation) Gestion des ressources disponibles pour un ou plusieurs tablissement(s) Gestion des outils disponibles pour un ou plusieurs tablissement(s) Gestion des droits de chaque tablissement, chaque type dtablissement (gnral ou professionnel par exemple) Gestion des droits de chaque profil type

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Gestion des droits spcifique un utilisateur Gestion des lments de personnalisation (mise disposition de modles) Diffusion dun message (email) tout ou partie des utilisateurs

Ladministrateur dtablissement aura un accs uniquement aux fonctions de gestion de ltablissement dont il a la charge, a savoir : Gestion des tablissements (ajout, modification, suppression) si administration centralise Gestion des sites (ajout, modification, suppression)Gestion des groupes dutilisateurs de ltablissement (ajout, suppression, affectation) Gestion des ressources disponibles pour ltablissement Gestion des outils disponibles pour ltablissement Gestion des droits spcifique un utilisateur de ltablissement Diffusion dun message (email) tout ou partie des utilisateurs

Profil administratif et technique

Ce profil permet de crer un nouveau moyen de communication et de partage dinformations avec les diffrents interlocuteurs (tudiants, enseignants chercheurs). Ce profil concerne notamment le personnel de direction (le prsident de luniversit, les directeurs dUFR.), le personnel administratif ( secrtariat gnral, services centraux de luniversit, secrtaires, personnel du service scolarit ). Il sera un lment important du processus oprationnel dune partie importante des fonctionnalits de lENT (admissions, conventions de stages, attribution du matriel. ). Ce type de profil concerne environ XX utilisateurs en phase dexprimentation et environ XXX utilisateurs en phase de gnralisation. Pour assurer ces missions, La solution ESPACE NUMERIQUE DE TRAVAIL devra offrir ce type dutilisateur les fonctionnalits suivantes : Accs des ressources Recherche sur lensemble des lments sa disposition (documents personnels et partags par les autres utilisateurs) Recherche sur linternet (via un moteur de recherche externe type google ou autre) Gestion dune liste personnelle de signets (favoris) vers des sites Internet

Outils de communication accs lannuaire des utilisateurs : seules les informations (Tlphone, email) des utilisateurs ayant autoris la publication seront affiches. Afin de permettre la communication, on peut imaginer une fonction denvoi de courrier lectronique sans faire apparatre ladresse mail du destinataire, par exemple laide dun formulaire ; Accs lannuaire des utilisateurs : seules les informations (Tlphone, email) des utilisateurs ayant autoris la publication seront affiches. Cependant, afin de garantir la tranquillit des utilisateurs, il sera possible pour un utilisateur de recevoir un email travers lENT, sans que son adresse email ne soit diffuse de manire explicite. Lenvoi de mail se fera alors en aveugle . Gestion dune liste de contacts propres lutilisateur. Les contacts pouvant provenir soit de lannuaire de ltablissement soit tre grs (saisie) directement par lutilisateur. Cration et gestion des espaces de discussions (forums, liste de diffusion). Ces espaces de discussions sont accessibles en ligne (forum) ou par lintermdiaire du courrier lectronique (liste de discussion), auquel cas il leur est associ une adresse lectronique conforme aux rgles de nommage en vigueur dans ltablissement. Accs la diffusion de messages via SMS, vocal, fax (flash durgence)

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Elments de personnalisation Gestion de son profil (coordonnes, informations personnelles, autorisation de diffusion des informations le concernant) Gestion de son environnement (personnalisation) partir dun panel de modle sa disposition (pas de possibilit de personnalisation totale envisage)

Outils de gestion de la vie universitaire Consultation des bulletins et lments dvaluations (notes, moyennes, commentaires) des tudiants Accs un service emploi du temps Accs aux diffrents types dinformations (administratives associatives, vie culturelle) Gestion des offres de stages ou demploi

Outils dorganisation de son travail Gestion de son agenda Accs un gestionnaire de tches

Outils de gestion de ltablissement Gestion des ressources matrielles (salles, matriel informatique, ) Accs la gestion des ressources ditoriales mis disposition par ltablissement Accs la gestion des outils mis disposition par ltablissement

Autres services applicatifs Outre les services de base et les services applicatifs cits jusqu prsent, un certain nombre dautres services pourront tre amens sinterfacer de manire lgre (lien plus ou moins riche) avec lespace numrique de travail. A titre dillustration, il peut sagir de services administratifs lis la GRH ou aux finances, de services logistiques, de services de gestion de la relation de ltablissement avec les entreprises, etc.

Exemples dtaills de services de bases de lENT

Lensemble de ces services fait partie intgrante de lESPACE NUMERIQUE DE TRAVAIL et se matrialise par la fourniture dapplications offrant des fonctions spcifiques. Dans le cadre de la description de ces services, la notion de groupe fait rfrence un ensemble dutilisateur (classe, groupe de travail, groupe doption ) qui sont soit dans la structure de ltablissement (classe par exemple), soit crs temporairement dans le cadre dun projet donn, soit sur plusieurs UFR ou universits

Service Agenda
Ce service est constitu dune application de type webservice, offrant des fonctionnalits de gestion dun agenda, partageable ventuellement avec certains utilisateurs. La fonctionnalit de communication et de synchronisation avec des applications dagenda du march semble apport un plus dans lusage de ce type doutil. Il faudra cependant vrifier les lments de compatibilit avec les applications et les standards du march, et vrifier par la mme occasion la mthode utilise pour assurer ce type de fonctionnalits. La notification par email dun vnement (ajout dun vnement partag ou rappel dun vnement important) est galement un lment important du processus. La solution propose devra inclure la prise

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en charge de lenvoi de message (SMTP). La gestion du rappel automatique peut ncessiter la mise en place dune configuration systme spcifique Enfin, les modalits de gestion des droits daccs et dutilisation des fonctionnalits proposes devront tre prcises. Fonctionnalits Lagenda dun utilisateur est compos dun ensemble dvnements. Dans certaines conditions un utilisateur peut autoriser la consultation et/ou la modification de son agenda par dautres utilisateurs. Ce service inclus galement la gestion des agendas dun groupe dutilisateur (planning) qui dans ce cas est partag par lensemble des utilisateurs du groupe. Le webservice devra permettre deffectuer les oprations suivantes : Cration dun agenda pour un groupe Modification dun agenda de groupe Suppression dun agenda de groupe Ajout dun utilisateur un agenda de groupe Retrait dun utilisateur dun agenda de groupe Ajout dun vnement dans un agenda Modification dun vnement dans un agenda Suppression dun vnement dans un agenda Dtail dun vnement Ajout de la fonctionnalit de rappel automatique par email dun vnement (avec prcision de la date de rappel) Retrait de la fonctionnalit de rappel automatique par email dun vnement Modification des droits (consultation, modification) dun agenda pour un utilisateur donn Liste des utilisateurs pouvant consulter un agenda donn Liste des utilisateurs pouvant modifier un agenda donn Indication du nombre dvnement pour un agenda une date ou une priode donne Indication du nombre dutilisateur associ un vnement Ajout de la fonctionnalit de notification email lors de lajout dun vnement par un autre utilisateur Retrait de la fonctionnalit de notification email Etat de la fonctionnalit de notification pour un agenda Etat de la fonctionnalit de rappel automatique pour un vnement donn Affichage de lagenda dun utilisateur pour une date donne Affichage de lagenda dun utilisateur pour une semaine donne Affichage de lagenda dun utilisateur pour un mois donn Affichage de la liste des vnements (chances) pour un groupe donn Indication de la disponibilit dun utilisateur pour une date donne Validation dun vnement ajout par un autre utilisateur Proposition dvnement un autre utilisateur Liste des vnements ayant dans le contenu un mot cl spcifique pour un agenda et une date donns donne Importation dvnements provenant de logiciels extrieurs Exportation dvnements vers des logiciels extrieurs Synchronisation dun agenda avec un logiciel extrieur Archivage (sauvegarde) dun agenda pour une priode donne Des fonctionnalits complmentaires, au titre de variantes libres, pourront tre proposes

Service Contacts

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Ce service est constitu dune application de type webservice, offrant des fonctionnalits de gestion dun annuaire de type contacts . Ce service fonctionnel na pas vocation assurer ni la gestion des utilisateurs du systme, ni le systme dauthentification. Cependant, le recueil des informations auprs de lannuaire LDAP des informations utilisateurs sera ncessaire. Il faudra prciser donc les mthodes daccs possibles lannuaire LDAP partir du webservice propos Le webservice propos doit permettre, au del de la gestion des contacts issus de lannuaire des utilisateurs, la gestion de contacts privs. Dans ce dernier cas les informations de description de lutilisateur seront stockes dans la base de donne spcifique. Dans le cas dun contact issu de lannuaire LDAP, seul une rfrence de lutilisateur sera stocke, afin de ne pas dupliquer linformation. Enfin, les modalits de gestion des droits daccs et dutilisation des fonctionnalits proposes devront tre prcises. Fonctionnalits Le webservice devra permettre deffectuer les oprations suivantes : Liste des contacts pour un type dutilisateur donn (tudiant, enseignant chercheur, administration) dans un tablissement donn Dtail des informations (nom, prnom, e-mail au minimum) sur un contact donn Ajout dun contact priv pour un utilisateur Modification dun contact priv Suppression dun contact priv Ajout dun contact provenant de lannuaire dans la liste de contact dun utilisateur donn Retrait dun contact de la liste de contact dun utilisateur donn Ajout dinformation (note, autre adresse email, ) un contact Affichage du trombinoscope pour un groupe dutilisateur donn (gestion des autorisations daffichage) Mise jour des informations concernant un utilisateur Mise jour de la photo dun utilisateur Modification des droits de diffusion des coordonnes par un utilisateur Modification des droits de diffusion de sa photo par un utilisateur Recueil des contacts figurant dans la liste dun utilisateur donn Affichage de la liste des contacts rpondant des critres prcis Affichage de la liste des contacts issu de la liste personnelle dun utilisateur et rpondant des critres prcis Des fonctionnalits complmentaires au titre de variantes libres pourront tre proposes par le soumissionnaire Dimensionnement La solution ENT devra tre conue pour supporter la gestion simultane de XXXX listes personnelles, ayant en moyenne XX contacts par liste.

Service Stockage et Gestion de Documents

Ce service est constitu dune application de type webservice, offrant des fonctionnalits de partage de documents. Les documents concerns par le partage sont constitus de fichier textes et/ou binaires intgrant diffrents types de donnes (Traitement de texte, Tableur, Image Gif, Image Jpeg, ) sans que cette liste soit limitative. Dune manire gnrale, lensemble des fichiers de donnes exploitable dans un environnement utilisateur (Windows, Mac OS, ), lexception des fichiers excutables, doit pouvoir tre intgr. Cependant, un document est constitu dun seul fichier (pas de notion de fichiers lis) et la

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fourniture des lments permettant la visualisation des diffrents types de fichier (visionneuses), ne fait pas partie de la prestation attendue. Enfin, Il faudra prciser les modalits de gestion des droits daccs et dutilisation des fonctionnalits proposes et particulirement les moyens permettant un utilisateur de partager un document. Fonctionnalits Le webservice devra permettre deffectuer les oprations suivantes : Chargement dun document Modification de la version dun document Suppression dun document Archivage dun document (copie vers le poste client) : cl USB, disque amovible,.. Consultation dun document (copie temporaire sur le poste client) Liste des documents appartenant un utilisateur donn Liste des documents consultables par un utilisateur donn Cration dun espace de stockage Modification dun espace de stockage Suppression dun espace de stockage Affectation dun utilisateur (et des droits associs) un espace de stockage Retrait dun utilisateur dun espace de stockage Liste des documents appartenant un espace de stockage donn Liste des utilisateurs ayant accs un espace de stockage donn Changement despace de stockage dun document Nombre de document pour un espace de stockage Indication de lespace disque utilis par un document Recueil des informations dindexation (titre, type, commentaire ) pour un document donn Recueil de la dernire date de modification dun document Recueil du numro de version dun document Indication de la date du dernier ajout de document dans un espace de stockage donn Affichage de la liste des documents ayant dans sa description un mot cl donn Des fonctionnalits complmentaires au titre de variantes libres pourront tre proposes Dimensionnement La solution ENT devra tre conue pour supporter la gestion simultane de XXXX espaces de stockages, ayant en moyenne XX documents. Lespace disque moyen attribu pour un espace de stockage sera de lordre de XX Mo.

Service Mail
Ce service est constitu dune application de type webservice, offrant des fonctionnalits de gestion de compte email via une interface web (webmail). Il ne s agit que de fonctionnalit dinterrogation de compte email existant (exemples : @univ-xx.fr, @laposte.net, @caramail.com, etc .) La cration et la gestion des boites (compte pop/imap) fait / ne fait pas partie de la solution ENT ( dcider par ltablissement). Ladresse mail dun utilisateur et lautorisation daffichage de cette adresse sont grs dans lannuaire et renseigns par les utilisateurs eux-mmes. Linterrogation en mode Imap dun compte mail laissant une copie sur le serveur, il convient de grer la suppression des emails indsirables ainsi que le transfert des emails slectionns par lutilisateur, vers un espace de stockage spcifique. La taille de lespace de stockage pour chaque utilisateur sera paramtrable par ladministrateur de la plate-forme ou de ltablissement indpendamment pour chaque utilisateur (une valeur par dfaut de XX Mo sera attribue pour chaque profil dutilisateur). En revanche, la solution fournie devra permettre lenvoi de message.

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La mthode utilise pour lenvoi demail, ainsi que le type et la version du SMTP mettre en place devront tre explicits. Enfin, les modalits de gestion des droits daccs et dutilisation des fonctionnalits proposes devront tre prciss. Fonctionnalits Le webservice devra permettre deffectuer les oprations suivantes : Cration dun compte dinterrogation dune boite email Modification des donnes dun compte dinterrogation Suppression dun compte dinterrogation Indication du nombre de message non lu dans une boite Indication de toutes les informations sur un compte (serveur imap, email, mot de passe au minimum) Liste des messages non lu dans une boite Rcupration de lintgralit dun message donn Liste des pices jointes un message donn Rcupration dune pice jointe associe un message donn Suppression dun message sur le serveur Transfert dun ou plusieurs messages du serveur vers lespace de stockage Cration dun dossier dans lespace de stockage Modification dun dossier dans lespace de stockage Suppression dun dossier dans lespace de stockage Transfert dun ou plusieurs messages vers un dossier spcifique Liste des dossiers pour un utilisateur donn Liste des emails pour un dossier donn Nombre demails stocks dans un dossier donn Ajout dune rgle pour classement automatique dans un dossier Modification dune rgle pour classement automatique dans un dossier Suppression dune rgle de classement automatique Liste des rgles de classement automatique pour un utilisateur donn Renvoi du pourcentage doccupation de lespace de stockage Modification de la taille de lespace de stockage Cration dun message en mode brouillon Modification dun message en mode brouillon Suppression dun message en mode brouillon Envoi dun message un ou plusieurs destinataires Ajout dune pice jointe un message en mode brouillon Suppression dune pice jointe Liste des pices jointes associes un message en mode brouillon Ajout dune rgle de spamming sur adresse (suppression automatique des messages provenant dune adresse donne) Ajout dune rgle de spamming sur contenu (suppression automatique des messages ayant un contenu donn) Suppression dune rgle de spamming Liste des rgles de spamming pour un utilisateur donn Ajout dune signature pour un compte donn Modification dune signature pour un compte donn Suppression dune signature pour un compte donn Affichage de la liste des messages ayant dans son contenu (hors pices jointes) un mot cl donn Affichage de la liste des messages envoy une adresse donne Affichage de la liste des messages reu dune adresse donne Affichage de la liste des messages reus dans un intervalle de temps donn Affichage de la liste des messages envoys dans un intervalle de temps donn

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Des fonctionnalits complmentaires au titre de variantes libres pourront tre proposes.

Dimensionnement La solution ESPACE NUMERIQUE DE TRAVAIL devra tre conue pour supporter la gestion simultane de XXXX comptes dinterrogation, ayant en moyenne XX messages.

ASPECTS TECHNIQUES
Gnralit techniques
Le produit attendu est un outil accessible en ligne via un navigateur internet classique et ne ncessitant pas de configuration/installation spcifique. Les lments transmis lutilisateur (navigateur) devront reposer sur des technologies standard du march (HTML, Javascript) ne ncessitant pas dinstallation spcifique. Toutefois, dans un soucis de confort ergonomique et lorsque toutes les autres solutions auront t tudies, lemploi de la technologie FLASH sera accepte. Dans ce cas, une procdure de tlchargement et de dploiement automatique des lments ncessaires son utilisation (player) devra tre prvue. Il faudra donc prciser non seulement la liste des technologies quil est souhaitable dutiliser, mais galement les diffrentes versions proposes et les raisons de ce choix. La communication entre le socle et les diffrents services (fonctionnels et applicatifs) ainsi que la communication ente les services applicatifs respectera lannexe dinteroprabilit du SDET (http://www.educnet.education.fr/equip/sdet.htm ). Chaque webservice fourni devra obligatoirement tre dvelopp en utilisant une technologie objet. Le choix de lune ou lautre des technologies est laiss lapprciation de lentit. Dans le cas o, une base de donnes ddie au webservice serait ncessaire, celle-ci devra tre choisi parmi les SGBD du march permettant une interrogation en langage SQL via une interface standardis (ODBC, JDBC, ). Dans tous les cas, les arguments technologiques ayant conduit au choix dun produit devront tre explicits, ainsi que les moyens de communication mettre en place entre le webservice et le SGBD. De plus, il faudra prciser les versions du produit slectionn pouvant tre utilise, ainsi que les moyens de communication mettre en place entre le webservice et le SGBD. Pour les services ncessitant un change de fichiers entre le poste client et le serveur (stockage de document, mail), la gestion du processus dchange devra se faire via le protocole . Il faudra donc prsenter la mthodologie et la technologie envisageables pour assurer la mise en oeuvre de cet change. Pour les services intgrant des fonctionnalits ddition de documents (relev de notes, certificats de scolarit, ), le recours une technologie spcifique peut-tre envisage, pour peu quelle ne ncessite pas un dploiement spcifique au sein du poste client. La technologie et la mthodologie envisages pour assurer ldition des documents devront tre prsentes. En fonction des solutions proposes, il est possible de faire cohabiter plusieurs services oprant avec des technologies diffrentes (technologie de dveloppement, SGBD). Cependant, dans la mesure du possible, il sera ncessaire de limiter au maximum les diffrents types de technologie utiliss.

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Contraintes
Les logiciels offrant le services de socle et les services applicatifs devront pouvoir tre dploys en respectant les contraintes suivantes

Type de plate forme matrielle (si contraintes relles A remplir par ltablissement)
Type de machine Type de systme dexploitation

Environnement rseau
Le socle sappuie sur un certain nombre de services rseaux dont il faut tenir compte. En effet, La plate-forme technique ENT doit pouvoir tre accessible partir : o o Du rseau local dtablissement (Intranet) Du rseau Internet

La mise en uvre dun ENT imposera des contraintes de scurit et de contrle ces services rseaux, dont il faudra tenir compte dans les cahiers des charges socle ; [complter par tablissement] au niveau des fonctions : o o o o o Pare-feu Proxy Zones dmilitarises Antivirus

lENT doit donc repecter tenir compte de : La dimension nomade et accs pluriel Les contraintes lies au dbit rseaux

En consquence, le socle ne prend pas en compte les fonctions de scurit rseau (par exemple des fonctionnalits de type VPN, en particulier au niveau de lauthentification dlments rseau). (Mais le socle de lENT devra assurer des fonctions dauthentification utilisateurs et de scurit de bout en bout.)

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