- Sistema de Gestin de Proyectos Estudiantiles UPB

LUP para las Preguntas ms Frecuentes

Escuela de Ingenieras Universidad Pontificia Bolivariana Medelln Colombia

http://kosmos.upb.edu.co > Informacin > Instructivos y Formatos > Instructivo_Kosmos rev. MJ BETANCUR 2011-10-16

CONTENIDO

0. Informacin y Generalidades ............................................................................................................................... 3 0.0. Introduccin y direccin del portal .............................................................................................................. 3 0.1. Condiciones y Trminos de Uso Kosmos ..................................................................................................... 5 0.2. Dnde encontrar instructivos y formatos relativos a Kosmos? ................................................................. 5 0.3. Perfiles de usuario Cmo crear/solicitar uno nuevo? En qu se diferencian? ......................................... 6 0.5. Cmo contactar al Coordinador a cargo de mi perfil de usuario y de mis proyectos .................................. 7 0.8. Olvid mi contrasea Qu tan segura estn ella y mis datos en Kosmos? ................................................ 7 0.9. Soy Coordinador Kosmos y requiero contactar al Administrador cul es su email? .................................. 8 1. Gestin de Usuarios ............................................................................................................................................. 9 1.0. Usuario Nuevo Quin registra el perfil y cmo obtiene la informacin necesaria? .................................. 9 1.9. Borrar usuario duplicado por error, o creado equivocadamente ................................................................ 9 2. Gestin de Proyectos.......................................................................................................................................... 10 2.0. Proyecto Nuevo - Quin registra el resumen ejecutivo en el sistema Kosmos? ...................................... 10 2.1. Un usuario no aparece al tratar de asociarlo como participante en un proyecto ..................................... 11 2.2. Venci el proyecto o est por vencer la fecha de alerta Cmo solicitar prrroga? ................................. 11 2.4. Soy Director cmo reporto avances o dificultades del proyecto? ........................................................... 12 2.5. Soy Jurado registrado y ya evalu el proyecto cmo reporto el resultado? ............................................ 12 2.6. Falta Director de algunos proyectos cmo encontrarlos? ....................................................................... 13 2.7. Falta Jurado de algunos proyectos cmo encontrarlos? .......................................................................... 13 2.8. Falta Estudiante de algunos proyectos cmo encontrarlos? ................................................................... 13 2.9. Borrar proyecto duplicado o que fue creado por error ............................................................................. 14 3. Artculo Publicable Producto del Proyecto ......................................................................................................... 15 3.0. No se debe publicar el artculo del proyecto en Kosmos cuando ya se cedieron los derechos a un ente externo a la UPB, tal como un cliente, revista, congreso, etc. ................................................................... 15 4. Portafolio de participacin en Proyectos ........................................................................................................... 16 4.0. Cmo puedo ver mi Portafolio de Transicin a la Vida Profesional (TVP) ................................................. 16 4.2. Cmputo de Crditos del Portafolio de otro Usuario ................................................................................ 16 4.4. horas (h) vs. crditos (c) ............................................................................................................................. 17 4.8. SIGAA y Kosmos; equivalen los crditos? ................................................................................................ 17 5. Manejo de la Interfaz Kosmos ............................................................................................................................ 18 5.5. Fechas en Kosmos: Es difcil ingresar fechas viejas, a punta de clics, en el calendario de los formularios al registrar proyectos y usuarios ............................................................................................ 18 6. Reportes y Alertas de Proyectos ........................................................................................................................ 19 6.2. Cmo configurar Kosmos para que me alerte sobre eventos en proyectos de inters ............................. 19 6.5. Cmo saber cuntos y qu tipo de proyectos tiene registrados un Programa .......................................... 19 9. Informacin y pasos a seguir para Registro segn el Programa UPB ................................................................... 20 9.0. Acuerdo 206 y sabticos ............................................................................................................................ 20 9.1. Escuela de Ingenieras ................................................................................................................................ 20 9.9. Listado de Coordinadores (CF) de los programas UPB que utilizan Kosmos .............................................. 21

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Instructivo Kosmos

0. Informacin y Generalidades 0.0. Introduccin y direccin del portal

Kosmos <http://kosmos.upb.edu.co> es el portal para la gestin de proyectos estudiantiles y sabticos de la

UPB. Si desea registrarse en el sistema, o registrar un proyecto, por favor lea la seccin 9, al final de este documento, donde encontrar los pasos a seguir segn el programa involucrado. Los usuarios Kosmos pueden tener diferentes perfiles con incrementales privilegios de acceso a la gestin de la informacin (ver 0.3); estos perfiles son: Visitante, Estudiante, Director, Jurado, Coordinador de proyectos de facultad (CF) y Administrador. Los gestores por excelencia son los Coordinadores; son ellos los que asignan los perfiles a los Estudiantes, Directores y Jurados, y es a ellos a quien debe acudir el usuario en caso de dudas o inconvenientes con la gestin de su proyecto. El Administrador nicamente asigna los perfiles de Coordinador y gestiona las tablas del sistema, es decir el nombre de los Programas, reas, Modalidades, etc. A travs de Kosmos el pblico general tendr acceso a la informacin ejecutiva de los proyectos registrados en el sistema y, cuando el proyecto est cerrado, podr descargar el artculo publicable que es requisito para poder dar por terminado y cerrado cada proyecto. Adems, los Jurados y Directores de los proyectos podrn realizar anotaciones sobre el desarrollo del mismo, las cuales el sistema enviar automticamente, va email, a todos los participantes, de modo que la comunicacin entre los interesados sea expedita, transparente y trazable. Para ilustrar el funcionamiento del sistema se presenta en este documento una coleccin de Lecciones de Un Punto (LUP), respondiendo a las inquietudes ms frecuentes de los usuarios. En el propio portal se encontrarn algunos de los instructivos en contexto, en lnea, as como una descripcin del sistema, accesible en el men Informacin > Acerca De, la cual se presenta a continuacin: ACERCA DE K OSMOS
Kosmos hace ms fcil la administracin de proyectos estudiantiles de todo tipo,

incluidos los de grado y tesis de posgrado. Es un sistema que est enfocado a instituciones del sector de la educacin superior, permitiendo que los principales aspectos del proceso que se presentan en el desarrollo de este tipo de proyectos se tengan en cuenta y se controlen a travs de una herramienta innovadora e intuitiva para cualquier persona que la desee utilizar. Este sistema permite que las instituciones educativas conozcan el estado en tiempo real de todos los proyectos, su evolucin e historia adems, centraliza la informacin, asegura la calidad de la misma, reduce los tiempos de respuesta, maximiza la comunicacin y apoya los procesos de certificacin.

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LO QUE PROPONE Kosmos Estandarizar los procesos de gestin Colaboracin con el coordinador y comit Dar diagnsticos en tiempo real (entrega y atrasos) Tiempos de ejecucin y entrega ms exactos Informacin centralizada y segura con acceso a mltiples usuarios concurrentes Informacin en tiempo real y sin redundancias Ayuda en los procesos de certificacin Mejoramiento y aseguramiento de la calidad

QUINES PARTICIPAN EN Kosmos ?

Kosmos involucra la interaccin de los siguientes usuarios:

Estudiantes Directores de proyectos Jurados de proyectos Coordinadores de proyectos de Facultad (CF) o encargados de proyectos Administrador general de todo el sistema

CRDITOS El concepto del sistema de gestin de proyectos Kosmos, as como el proceso de depuracin, fue desarrollado colaborativamente por la Universidad Pontificia Bolivariana y por INQBO, con un equipo de trabajo liderado por el Dr. Manuel J. BETANCUR. La designacin, el desarrollo, la codificacin y la implementacin de la aplicacin estuvieron a cargo de INQBO. Versin actual: 2.1.0

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0.1. Condiciones y Trminos de Uso Kosmos LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Los usuarios estn regidos por el documento Trminos y Condiciones de uso del sistema Kosmos UPB, el cual puede descargarse del portal (ver 0.0), opcin Informacin > Instructivos. En caso de no aceptar las nuevas modificaciones de dichas condiciones, el usuario podr solicitar al Coordinador de su Programa que lo desactive del sistema, es decir que borre su direccin de email y sus datos de contacto. Es de aclarar que la historia de la participacin en proyectos quedar inmutable. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0

0.2. Dnde encontrar instructivos y formatos relativos a Kosmos ? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Ingresando al portal como visitante (ver 0.0), o como usuario, usar la opcin Informacin > Instructivos para descargar un archivo comprimido, dentro del cual vienen, organizados en carpetas, los manuales de proyectos y los formatos necesarios. En la seccin 9 encontrar el listado de Coordinadores, por programa, a los cuales debe consultar los pasos a seguir para utilizar los siguientes archivos disponibles:
Instructivo_Kosmos

Kit_General > Manual_Proyectos_Grado_1.2 (Ingeniera) Kit_General > Flujograma_Proyectos (Ingeniera) Kit_General > Solicitud_Perfil_Usuario Kit_General > Trminos y Condiciones de uso del sistema Kosmos UPB Kit_Estudiante > Ejemplo_Referencia_Publicacion_extraKosmos Kit_Estudiante > FormatoDiarioCampo_TG (IEE) Kit_Estudiante > FormatoEntrega_FormulacionProyecto (IEE) Kit_Estudiante > FormatoEntrega_ReporteFinalProyecto (IEE) Kit_Estudiante > IEE Entrega Proyectos grado para evaluacin (IEE) Kit_Estudiante > IEE Fechas de reuniones CF (IEE)

Kit_Director > Solicitud_Registro_Proyecto

Kit_Jurado > FormatoEvaluacionExternaMencionHonor (IEE) Kit_Jurado > FormatoEvaluacionSustentacion (IEE)

=== Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0

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0.3. Perfiles de usuario Cmo crear/solicitar uno nuevo? En qu se diferencian? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Todo usuario que ingresa al portal (ver 0.0) cuenta con privilegios de acceso a la informacin que van ligados a su tipo de perfil. Cada usuario puede tener uno o mltiples perfiles, con privilegios que se espera utilicen segn lo descrito en la Tabla 1. Para saber cmo registrar usuarios ver la LUP 1.0. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0, LUP 1.0

Tabla 1. Privilegios para los Perfiles de Usuario Kosmos

Privilegio
Administrador 3 Coordinador 1 2 Estudiante Visitante Director Jurado

Descargar instructivos y solicitar perfiles al Coordinador segn Programa y rea de inters Buscar proyectos, usando filtro simple por palabras, o usando filtros avanzados Ver datos ejecutivos y descargar el artculo publicable del proyecto (cuando lo tenga) Descargar la formulacin del proyecto cuando ha sido declarada PBLICA por el Director Configurar su Panel de Alertas para ver los proyectos que estn activos, vencidos, etc. Tener asignada una identificacin de acceso y una contrasea administrable por el usuario Recibir informacin va email cuando se editen proyectos en los cuales participa Recibir alertas va email cuando el plazo de un proyecto en el que participa va a vencer Configurar opcin para recibir informacin de eventos y proyectos ajenos a los propios Recibir notificacin de inters acadmico y de proyectos prximos a sustentar (opcional) Buscar usuarios del sistema y visualizar a sus datos de contacto Escribir anotaciones en el Historial de Comentarios de los proyectos en los cuales participa Registrar proyectos nuevos, formularlos y cargar el artculo publicable del proyecto Solicitar prrroga de los proyectos en que participa Aprobar prrrogas, gestionar el cambio de Estado de los proyectos y Cerrarlos Crear registro y Editar la informacin de usuarios, incluida la acadmica (nunca la contrasea) Reporte consolidado de grupo de proyectos, usando filtros avanzados Envo de informacin genrica sobre eventos acadmicos, va email, a todos los usuarios Borrar registros de Usuarios y de Proyectos Editar las tablas y parmetros de la aplicacin: Programas, reas, Modalidades, Estados, etc. Asignar perfil de Coordinador (CF = Coordinador comit/consejo de proyectos de facultad)

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Solamente en casos de excepcin, cuando falte el Director Editar la informacin y privilegios de usuarios que no sean ni Coordinadores ni Administradores 3 Editar la informacin y privilegios de los Coordinadores para que ellos gestionen los dems perfiles de usuario

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0.5. Cmo contactar al Coordinador a cargo de mi perfil de usuario y de mis proyectos LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Existen varias maneras de hacerlo: 1) Enviando un email al Coordinador (CF). Ver lista de direcciones al final del documento (ver 9.9). 2) Si an no est registrado en el sistema, entrar como Visitante (ver 0.0) y escribirle a travs del portal en el men Informacin > Solicitar_Perfil_Acceso. 3) Si ya est registrado, autenticarse y escribirle a travs de la opcin Informacin > Enviar Mensaje. 4) Si usted tiene perfil de Jurado o de Director, puede buscar a los Coordinadores (CF) al usar la opcin Usuarios > Buscar y luego dar clic en Bsqueda avanzada; aparece un pop-up en la parte inferior; desmarque Todos los perfiles y elija Coordinador, luego acepte Definir filtros. Inmediatamente haga clic en BUSCAR, sin escribir nada en ningn otro campo, y aparecer el nombre de todos los Coordinadores Kosmos. Haga clic en el nombre asociado al programa de inters y aparecern los datos de dicho Coordinador, incluyendo su email. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0 0.8. Olvid mi contrasea Qu tan segura estn ella y mis datos en Kosmos ? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Las contraseas se guardan encriptadas y, por tanto, ningn usuario, ni Coordinador ni Administrador, tiene acceso a ellas. Si la pierde usted mismo podr realizar el procedimiento Olvid mi contrasea, el cual encontrar en la parte inferior derecha del recuadro negro de la pgina de autenticacin de Kosmos (ver 0.0). Por seguridad, la contrasea vieja ser eliminada y una nueva ser generada aleatoriamente y enviada automticamente a su email registrado. Luego usted podr cambiarla por la contrasea de su preferencia en el men Opciones > Cambio de Contrasea. Para regenerar la contrasea el sistema preguntar su nmero de identificacin, recuerde digitarlo sin espacios, ni puntos, ni comas, solamente dgitos. Tambin le preguntar el email que tiene usted registrado en el sistema. Si no lo recuerda, contacte al Coordinador (CF) de su Programa/rea para que lo actualice (ver 0.5). No contacte al Administrador Kosmos para estos asuntos, a menos que usted sea un CF que ha perdido su contrasea y adems ha olvidado su email. Los datos de Kosmos se respaldan segn lo indicado en el documento del proveedor, generando un archivo comprimido del directorio de la aplicacin y del full export de la BD, automticamente, todos los das al amanecer, que se ubican en el servidor de back-up del CTIC, y que diariamente se pasan a cinta. (Gmez E., 2011-03-10) === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0, LUP 0.5

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0.9. Soy Coordinador Kosmos y requiero contactar al Administrador cul es su email? ANTECEDENTE: Las labores de gestin de usuarios y proyectos las realiza el Coordinador respectivo al Programa/rea del proyecto/usuario en cuestin. Si usted es un Director, Jurado o Estudiante, por favor contacte primero al Coordinador respectivo (ver 0.5) y no contacte al Administrador Kosmos para asuntos relativos a proyectos o usuarios, no podr ayudarlo. Las tareas del Administrador son nicamente las descritas en la Tabla 1 y solamente se atienden cuando la solicitud proviene de un Coordinador de rea/programa (CF). LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Un Coordinador puede usar la opcin Usuarios > Buscar y luego dar clic en Bsqueda avanzada; aparece un pop-up; en la parte inferior desmarque Todos los perfiles y seleccione Administrador, luego acepte Definir filtros. Inmediatamente haga clic en BUSCAR, sin escribir nada en ningn otro campo, y aparecer el nombre del Administrador Kosmos. Haga clic en ese nombre y aparecern los datos de dicho Administrador, incluyendo su email. El procedimiento es similar para buscar a los Coordinadores. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.5

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1. Gestin de Usuarios 1.0. Usuario Nuevo Quin registra el perfil y cmo obtiene la informacin necesaria? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Cada Coordinador Kosmos puede registrar usuarios nuevos con perfil de Estudiante, Jurado y Director. Recibir las solicitudes realizadas a travs del portal (ver 0.0) o tambin directamente a su email, el cual aparecer al final del formato de Solicitud_Perfil_Usuario. Si es por un email del portal, el Coordinador deber responder a cada solicitud enviando al usuario un email indicando que debe diligenciar y enviarle, directamente, el formato Solicitud_Perfil_Usuario, el cual est disponible en el mismo portal, en la opcin Informacin > Instructivos (ver 0.2). Usando dicho formato podr fcilmente PEGAR Y EMPASTAR la informacin a la pgina de creacin de perfiles, opcin Usuario > Nuevo, evitando as errores de digitacin y disminuyendo el tiempo necesario para gestionar el proceso. Recuerde editar tambin la informacin acadmica del usuario, lo cual se realiza en un segundo paso, as: Luego de GUARDAR los datos del usuario nuevo, aparece una pantalla con el DETALLE DE USUARIO. All seleccione el cono que parece un cuaderno de notas, al lado del lpiz, en la parte de arriba. Luego seleccione la pestaa NUEVA (a la derecha) y all puede registrar toda la historia acadmica del usuario, un ttulo a la vez. Si tiene dificultad ingresando fechas por favor lea la LUP 5.5. NOTA: Los perfiles de Coordinador solamente los puede asignar y editar el Administrador del sistema. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0, LUP 0.2, LUP 0.3, LUP 5.5 1.9. Borrar usuario duplicado por error, o creado equivocadamente LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Los usuarios deben solicitar este servicio al Coordinador de proyectos de su Facultad respectiva (ver 0.5), quin podr proceder as: 1) Cambiar el nombre del usuario a eliminar por Borrar usuario y deje los apellidos sin cambiar. 2) Desasociar dicho usuario de cualquier proyecto en el que pudiera estar registrado y borrarle toda la informacin acadmica. NOTA: El Administrador no podr borrar el registro de un usuario si aparece ligado a algn proyecto ni tampoco si tiene informacin acadmica. 3) El Coordinador escribe finalmente un email al Administrador (ver 0.9) solicitando borrar el registro, indicando los apellidos del usuario a borrar, y las razones para hacerlo. Para crear nuevamente un usuario, vea la LUP 1.0 === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.5, LUP 0.9, LUP 1.0

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2. Gestin de Proyectos 2.0. Proyecto Nuevo - Quin registra el resumen ejecutivo en el sistema Kosmos ? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema El registro de un proyecto en el portal Kosmos (ver 0.0) lo realiza el Director del mismo. En situaciones excepcionales podra hacerlo un Coordinador. Antes de proceder al registro se requiere elaborar la FORMULACIN en extenso del proyecto, en un archivo PDF en Excel, segn lo requiera la facultad respectiva (ver archivo Flujograma_Proyecto). Para facilitar el registro, previamente se debe diligenciar la SOLICITUD_REGISTRO_PROYECTO, que es un resumen ejecutivo de la FORMULACIN del proyecto, y cuyo formato puede descargarse del portal (ver 0.2). Para registrar el proyecto utilice la opcin Proyectos > Nuevo. Luego de haber copiado y de Guardar los datos del Resumen Ejecutivo, no olvide ingresar a la pestaa de Participantes para definir la dedicacin en horas, lo cual se hace dando clic en el Reloj que aparece al frente de cada nombre de cada Participante. Si se dificulta el ingreso de participantes por favor lea la LUP 2.1, y si se dificulta ingresar fechas por favor lea la LUP 5.5. Nota: Algunos navegadores como IE en algunos equipos pueden presentar problemas para registrar las horas de dedicacin, por favor ensaye con Chrome y Firefox. Nota 1: Si existe confidencialidad, debe marcar la casilla que indica PRIVADO; de esta manera los nicos usuarios con acceso a la formulacin sern los propios participantes y los Coordinadores. Nota 2: El documento que se carga en el sistema es la FORMULACIN en extenso, no el resumen. Nota 3: El Resumen Ejecutivo de la Formulacin, para solicitar el registro en Kosmos, normalmente lo elabora el Estudiante, con asesora de su Director. La excepcin ocurre en aquellos casos en los cuales un Director desea proponer un Proyecto para concurso, por lo cual todava no conoce quin(es) ser(n) su(s) Estudiante(s), y en ese caso es el Director quin prepara la Formulacin del proyecto, teniendo especial cuidado de que en dicho documento incluya los datos de contacto, de modo que los Estudiantes que busquen informacin en Kosmos sobre proyectos ofrecidos, puedan encontrarlo fcilmente. Tambin es indispensable incluir la cantidad de horas que se espera que los Estudiantes trabajen en dicho proyecto. Un ejemplo sera cuando un integrante de un grupo de investigacin requiere un Estudiante para que realice una tarea especfica, configurable como un proyecto, y desea que los candidatos aspiren por concurso a dicho proyecto. Entonces l/ella, con su perfil de Director, crea el registro del proyecto en Kosmos, y all los Estudiantes podrn buscar fcilmente todos los proyectos en ESTADO de FORMULACIN, filtrando la bsqueda por Programa, por rea, Tema, etc. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0, LUP 5.5

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2.1. Un usuario no aparece al tratar de asociarlo como participante en un proyecto ANTECEDENTE 1: El componente que permite asociar participantes a un proyecto FILTRA a los usuarios teniendo en cuenta sus PERFILES, sus REAS y sus PROGRMAS registrados. Por tanto si en un Proyecto, de un rea y de un(os) Programa(s) dado(s), se trata de asociar un usuario que no est registrado en el rea del Proyecto, y en al menos uno de los programas del proyecto, no aparecer en el listado de posibles Participantes. Ese usuario debe solicitar el registro respectivo. ANTECEDENTE 2: Recuerde que el REA que se le declara al proyecto es aquella que lo evaluar, y que el PROGRAMA que se le declara al proyecto es aquel en el cual se titularn los estudiantes asociados al Proyecto. Si el Proyecto es INTERDISCIPLINARIO, o de DOBLE PROGRAMA, entonces se deben declarar todos los Programas asociados en ese mismo proyecto (programa mltiple) LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Con su perfil de Director/Coordinador busque el usuario deseado utilizando la opcin Usuarios > Buscar. Si el usuario no est registrado debe crearse (ver 1.0). Si ya existe, verifique tres elementos comparando con el proyecto en el cual desea asociar al usuario como participante: 1) Que el usuario si tenga el perfil con el cual se desea asociar al proyecto. Por ej., si el perfil del usuario es de Director y Jurado, no podr ser asignado como Estudiante en el proyecto. 2) Que el usuario tenga habilitada, dentro de sus REAS, el REA del proyecto. 3) Que el usuario tenga habilitado al menos uno de los PROGRAMAS declarados del Proyecto. === Problema solucionado === Referencias: LUP 1.0, LUP 2.6, LUP 2.7, LUP 2.8 2.2. Venci el proyecto o est por vencer la fecha de alerta Cmo solicitar prrroga? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema La prrroga la solicita el Director del proyecto, antes de vencer los trminos de alerta del estado actual del mismo. El sistema Kosmos enviar un recordatorio, por email, a los PARTICIPANTES del proyecto cuando se aproxima la FECHA DE ALERTA, entre 10 y 20 das antes. Al ingresar al sistema, el usuario encontrar que en los proyectos en los cuales figura como Director aparece un cono que evoca un reloj despertador antiguo, y aparece incluso si el proyecto ya fue cerrado. Al dar clic en dicho cono aparecer el formulario para prrroga. Nota 1: Un estudiante no puede solicitar la prrroga en el sistema. Nota 2: El IE no funciona bien en algunos equipos, por favor ensaye el Chrome o el Firefox. Una vez solicitada, la prrroga aparecer en el PANEL DE ALERTAS del Coordinador encargado del proyecto, quien acepta o declina dicha solicitud mientras Edita el Estado del proyecto. === Problema solucionado ===

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2.4. Soy Director cmo reporto avances o dificultades del proyecto? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Una vez ingrese y se autentique en el portal (ver 0.0) elija en el men Proyectos > Mis proyectos. Aparecer la lista de proyectos en los cuales usted est registrado. Busque el proyecto que desea comentar, y de clic en el smbolo del lpiz, para EDITAR el proyecto. Busque el campo etiquetado como Agregar un comentario al historial y escriba all su comentario. Al terminar no olvide dar clic en GUARDAR para que el comentario quede realmente registrado. Si el espacio no es suficiente para colocar todos sus comentarios, guarde la primera parte, y repita luego el procedimiento, tantas veces sea necesario. No olvide dar clic en GUARDAR cada vez que agregue un comentario. Nota: Estos comentarios podrn verlos todos los participantes en el proyecto, y tambin el Coordinador, pero no sern visibles para otros usuarios ni para visitantes del sistema. === Problema solucionado === 2.5. Soy Jurado registrado y ya evalu el proyecto cmo reporto el resultado? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Una vez ingrese y se autentique en el portal (ver 0.0) elija en el men Proyectos > Mis proyectos. Aparecer la lista de proyectos en los cuales usted est registrado. Busque el proyecto que desea evaluar, y de clic en el smbolo del lpiz, para EDITAR el proyecto. Busque el campo etiquetado como Agregar un comentario al historial y escriba all su evaluacin. Al terminar no olvide dar clic en GUARDAR para que el comentario quede realmente registrado. Si los comentarios son pocos pero el espacio no es suficiente para colocarlos todoss, gurdelos uno por uno, repitiendo el procedimiento. No olvide dar clic en GUARDAR cada vez que agregue un comentario. Si los comentarios son muy extensos, es preferible que los enve por email al coordinador respectivo. En ese caso, guarde en el historial un nico comentario indicando que un documento con comentarios fue enviado al coordinador. Nota: Estos comentarios podrn verlos todos los participantes en el proyecto, y tambin el Coordinador, pero no sern visibles para otros usuarios ni para visitantes del sistema. === Problema solucionado ===

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2.6. Falta Director de algunos proyectos cmo encontrarlos? ANTECEDENTE: A partir de la versin Kosmos 2.x lo normal es que los Directores registren ellos mismos sus Proyectos Nuevos, por tanto el sistema los asignar automticamente como directores. Pero si es un Coordinador quien crea el Proyecto, debe verificar que asigna un Director, de lo contrario podr ayudarse del siguiente procedimiento para enmendar el faltante: LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Con su perfil de Coordinador utilice la opcin Usuario > Buscar y en el campo NOMBRES digite la palabra DIRECTOR de modo que aparece el usuario (por definir) Director NN en los resultados. De clic en dicho nombre y aparecer el detalle de ese usuario. En la parte de abajo se muestra, en orden alfabtico, los diferentes Programas en los cuales existen proyectos sin Director y, en cada Programa, el listado de dichos Proyectos. Utilice CTRL-CLIC en el nombre de cada Proyecto para abrirlo y editarlo en una ventana aparte. === Problema solucionado === Referencias: LUP 2.0, LUP 2.7, LUP 2.8

2.7. Falta Jurado de algunos proyectos cmo encontrarlos? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Antes de cerrar un proyecto se deben asignar los Jurados, si es que no se hizo en la fase de EVALUACIN. Para revisar cules proyectos estn sin Jurado, por favor siga el mismo procedimiento explicado en la LUP 2.6, pero en vez de digitar la palabra DIRECTOR digite la palabra JURADO. === Problema solucionado === Referencias: LUP 2.1, LUP 2.6, LUP 2.8

2.8. Falta Estudiante de algunos proyectos cmo encontrarlos? LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Antes de cerrar un proyecto se deben asignar los Estudiantes, si es que no se hizo en la fase de FORMULACIN. Para revisar cules proyectos estn sin Jurado, por favor siga el mismo procedimiento explicado en la LUP 2.6, pero en vez de digitar la palabra DIRECTOR digite la palabra ESTUDIANTE === Problema solucionado === Referencias: LP 2.1, LUP 2.6, LUP 2.7

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2.9. Borrar proyecto duplicado o que fue creado por error ANTECEDENTE: Recuerde que los proyectos fallidos por causas imputables al Estudiante o al Director no deben borrarse. Estos son parte del historial del Estudiante y del Director. En ese caso en vez de borrarlo se pasan al estado CERRADO explicando la razn de la cancelacin. LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Los usuarios deben solicitar este servicio al Coordinador de proyectos de su Facultad respectiva (ver 05), quin podr proceder as: 1) Agregar al final del ttulo del proyecto a eliminar las palabras Borrar proyecto, dejando el principio del ttulo sin cambiar (en la medida de lo posible). 2) Desasocie todos los participantes del proyecto (debe quedar sin Director, sin Jurado y sin Estudiantes). NOTA: No podr borrarse un proyecto si tiene ligado a algn participante. 3) Escriba un email al Administrador (ver 0.9) solicitando borrar el registro, indicando el nombre del proyecto a borrar, y las razones para hacerlo. NOTA: El nombre debe incluir las palabras Borrar Proyecto para evitar confusiones. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.5, LUP 0.9

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3. Artculo Publicable Producto del Proyecto 3.0. No se debe publicar el artculo del proyecto en Kosmos cuando ya se cedieron los derechos a un ente externo a la UPB, tal como un cliente, revista, congreso , etc. ANTECEDENTE: El Director de todo proyecto debe cargar en el sistema un artculo publicable antes de su CIERRE. Si los resultados de un proyecto ya fueron publicados es probable que los derechos hayan sido cedidos a un tercero y, por tanto, no puede volverse a publicar en el portal Kosmos. En ese caso, en vez de publicar el artculo como tal, se publica una resea del artculo. Un caso similar se presenta cuando el proyecto tiene confidencialidad y los resultados no pueden publicarse libremente, en cuyo caso se publica un resumen ejecutivo aprobado por todas las partes. LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema: El Director solicita a su Estudiante que escriba una resea corta del artculo, en lugar del artculo mismo. Para ver un ejemplo de dicha resea se sugiere que visite Kosmos, busque el proyecto DISEO DE ALGORITMO DE CONTROL DE LA ACLIMATACIN DE UN BIORREACTOR PARA TRATAMIENTO DE AGUA RESIDUAL y all busquen la etiqueta que dice Artculo Publicable; dando clic en la flecha verde pueden descargar la resea, y usarla de muestra. Tambin hay un ejemplo en los archivos descargables en la opcin Informacin > Instructivos y Formatos > kit_Estudiante. Recuerde que la persona de cargar en el sistema la resea, o el artculo cuando aplique, es el Director, no el Estudiante. Es por tanto el Director el responsable de garantizar el respeto a los derechos de autor de esa publicacin. === Problema solucionado ===

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4. Portafolio de participacin en Proyectos 4.0. Cmo puedo ver mi Portafolio de Transicin a la Vida P rofesional (TVP) ANTECEDENTE: A partir de la versin 2.1 de Kosmos, el Director de todo proyecto puede asignar, durante la formulacin del proyecto, las horas previstas de dedicacin de cada participante en el proyecto. Esta dedicacin ser importante para el portafolio personal del Estudiante, pues es una medida del esfuerzo dedicado a cada proyecto en el que se participa, y se relaciona directamente con el nmero de crditos reconocibles para cada actividad. LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema: El Portafolio es la coleccin de proyectos en los que el usuario ha participado de manera verificable. La dedicacin a cada proyecto puede sumarse para obtener el total de dedicacin, separando dicha dedicacin segn el perfil con el cual se particip en cada proyecto. Por ejemplo un mismo usuario puede ser Director de algunos trabajos de pregrado, mientras que es Estudiante en un Posgrado. Para ver el listado de proyectos en los que ha participado, seleccione en el men la opcin Proyectos > Mis Proyectos, luego, dando clic en cada uno, podr ver, en la parte inferior del reporte, la cantidad de horas dedicada por cada uno de los participantes del proyecto, segn su perfil. Los Coordinadores podrn tener acceso a la lista del portafolio de manera ms detallada (ver 4.2), incluyendo el cmputo de crditos de la dedicacin (ver 4.4) === Problema solucionado === Referencias LUP 4.2, LUP 4.4

4.2. Cmputo de Crditos del Portafolio de otro Usuario LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema: Los usuarios cuyo perfil tiene acceso a buscar otros usuarios (ver 0.3) pueden ver el detalle del portafolio, incluyendo el cmputo de crditos, buscando el usuario en cuestin con la opcin Usuario > Buscar y luego dando clic sobre el nombre del usuario. Kosmos mostrar los proyectos en los que ha participado dicho usuario separndolos segn su tipo de participacin (Director, Jurado o Estudiante) y separndolos por programa acadmico. === Problema solucionado === Referencias LUP 4.0, LUP 4.4

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4.4. horas (h) vs. crditos (c) ANTECEDENTE: En general, en Colombia, se define un crdito como una unidad indivisible de trabajo acadmico, que equivale a 48 h de dedicacin. Esta equivalencia puede variar en otros pases. LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema: Para convertir horas (h) a crditos (c) se calcula el entero mayor de dividir las horas dedicadas entre 48 h/c. Ejemplo; una dedicacin de entre 49 h y 96 h equivale a 2 c. === Problema solucionado === Referencias LUP 4.0, LUP 4.2

4.8. SIGAA y Kosmos ; equivalen los crditos? ANTECEDENTE: SIGAA es el Sistema de Informacin para la Gestin Acadmica y Administrativa de la UPB, y es la nica fuente de informacin vlida para efectos curriculares y de malla de estudios en cuanto a los crditos cursados por el estudiante. LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema:
Kosmos es un sistema de apoyo a los Coordinadores de proyectos de cada Facultad (CF), para la gestin de proyectos estudiantiles, y no est conectado directamente con el SIGAA. Por tanto los crditos que se registran al participar en proyectos gestionados en Kosmos no son oficiales, son un borrador que, posteriormente y segn las normativas de cada facultad, podrn ser oficializados en el SIGAA mediante

un procedimiento manual de transferencia de dicha informacin. En ningn caso la informacin contenida en Kosmos ser transferida automticamente al SIGAA ni podr ser usada como evidencia formal para pagos por crdito o para asuntos de malla. === Problema solucionado ===

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5. Manejo de la Interfaz Kosmos 5.5. Fechas en Kosmos: Es difcil ingresar fechas viejas, a punta de clics, en el calendario de los formularios al registrar proyectos y usuarios LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Al ingresar una fecha en los formularios aparece un calendario con los das del mes, que tiene dos flechas laterales en la parte superior. Inicialmente las flechas del calendario permiten cambiar un mes a la vez, al dar clic. Para que el cambio sea de ao en ao, primero de clic en el AO (al centro arriba) y de inmediato las flechas cambian de modalidad y funcionan saltando un ao a la vez. Si selecciona el mes, se regresa a la modalidad original. Si la fecha es todava ms vieja, entonces dar clic no una sino dos veces en el ao (el de arriba) y el calendario cambiar de modalidad, permitiendo saltar una docena de aos cada vez. Nota 1: Al encontrar la fecha deseada NO olvide seleccionar el da del mes, con un clic, o de lo contrario el calendario no tendr efecto sobre la fecha editada. Nota 2: Algunos navegadores no funcionan bien en algunos equipos para el manejo de fechas; por favor ensaye el Chrome y el Firefox, adems del IE.

=== Problema solucionado ===

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6. Reportes y Alertas de Proyectos 6.2. Cmo configurar Kosmos para que me alerte sobre eventos en proyectos de inters LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema El filtro de Alertas puede configurarse con el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. 4. Autentquese normalmente (ver 0.0) e Ingrese al sistema. Nota: No aplica para Visitantes Escoja en el men la opcin Opciones > Preferencia Alertas Habilite el Filtros de Programa (arriba), marcando el recuadro respectivo Escoja al menos un Programa del cual le interesa visualizar proyectos con alertas de fecha o vencidos. 5. De clic en ACTUALIZAR 6. Repita lo anterior para las reas (abajo), debe escoger al menos una. === Problema solucionado === Referencias: LUP 0.0 6.5. Cmo saber cuntos y qu tipo de proyectos tiene registrados un Programa LUP - Leccin de Un Punto para solucionar el problema Cada Coordinador tiene acceso a una funcin exclusiva del sistema Kosmos, en la opcin Reporte > Proyectos. All puede seleccionar (dando clic en el recuadro) los FILTROS para buscar Proyectos registrados en el sistema. Por ejemplo si elige FILTRAR POR PROGRAMA, y en las opciones que aparecen elige (MLE) Ing. Electrnica, obtendr un reporte de todos los proyectos que han involucrado Estudiantes de Ing. Electrnica, independiente de si algunos de esos proyectos eran o no interdisciplinarios. En el reporte obtenido se presentarn separados aquellos que se hicieron con otros Programas, y en cada caso se presenta una tabla RESUMEN de la cantidad de proyectos. El resultado de un REPORTE se puede obtener en PDF usando el cono que aparece en la parte superior, al lado de la etiqueta RESULTADOS REPORTE GENERAL, y que corresponde al smbolo de archivos PDF. Luego podr guardarlo localmente para uso posterior. === Problema solucionado ===

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9. Informacin y pasos a seguir para Registro segn el Programa UPB En la seccin 0.2 se explica la manera de descargar los instructivos y formatos disponibles. Sin embargo, cada Programa UPB puede tener diferentes variaciones del uso o no de los mismos. Si a continuacin no encuentra el instructivo del programa deseado, busque en la lista de la seccin 9.9 el nombre del Coordinador del programa respectivo y contctelo directamente para que le explique el procedimiento a seguir. 9.0. Acuerdo 206 y Sabticos Para estos programas favor contactar al Coordinador (ver 9.9) 9.1. Escuela de Ingenieras En los instructivos (ver 0.2) encontrar el Manual_Proyectos_Grado_1.2 y el Flujograma_Proyectos, que aplican para toda los programas de pregrados de la Escuela. Cada programa puede tener sus particularidades, a saber: Ingeniera Elctrica y Electrnica (IEE): El estudiante diligencia la Solicitud_Perfil_Usuario y la enva al secretario ad-hoc del comit de currculo (ver 9.9). Si an no tiene perfil Kosmos, el Director, y tambin el Jurado externo a UPB propuesto por el director, diligencian ese mismo formato, y lo hacen llegar desde su email, junto con el CV, al Coordinador del rea en la cual se matricular el proyecto (ver reas en 9.9). Cada Director de proyecto, usando su acceso personal al sistema Kosmos, es responsable de cargar en el sistema un archivo PDF con la formulacin completa y, adems, llenar un formulario en lnea con la sntesis ejecutiva (ver 2.0). El formato Solicitud_Registro_Proyecto explica los campos de dicha sntesis, y debe llenarse previamente tal que el Director pueda copiar y pegar fcilmente en el registro web. Luego de registrada la formulacin, diligenciar el FormatoEntrega_FormulacionProyecto y entregarlo al secretario ad-hoc del comit, con lo cual se inicia la gestin de evaluacin de la formulacin del proyecto. Tenga en cuenta que una vez el comit registra el inicio de evaluacin de la solicitud ya no le ser posible al Director realizar cambios va web al proyecto. Otras ingenieras y posgrados: Contactar al Coordinador (ver 9.9) antes de iniciar el proceso.

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9.9. Listado de Coordinadores (CF) de los programas UPB que utilizan Kosmos A continuacin se presenta la lista de Coordinadores, en orden alfabtico de escuela y de programa, de aquellos programas que utilizan el sistema Kosmos. Si no encuentra el programa que busca es porque no utiliza el sistema; en ese caso contacte directamente al director de dicho programa.
Acuerdo 206 y Sabticos Escuela de Ingenieras (MEL) Esp. Automtica (MEL) Esp. Telecomunicaciones (MEL) Esp. Transmisin y Distribucin (MEL) Ing. Aeronutica (MEL) Ing. Agroindustrial (MEL) Ing. Elctrica y Electrnica (MEL) Ing. Industrial (MEL) Ing. Informtica (MEL) Ing. Mecnica (MEL) Ing. Qumica (MEL) Ing. Telecomunicaciones (MEL) Ing. Textil (MEL) Maestra en Ingeniera, por rea: Automtica Telecomunicaciones Transmisin y Distribucin OTROS PROGRANAS NO LISTADOS johnson.garzon

carlos.zuluaga ferney.amaya armando.bohorquez jorge.garcia No utiliza el sistema de gestin Kosmos comit de currculo IEE (ver nota 4) mauricio.carmona (hasta 2011-10-06) juandario.rodas beatriz.galeano No utiliza el sistema de gestin Kosmos claudia.carmona No utiliza el sistema de gestin Kosmos carlos.zuluaga ferney.amaya armando.bohorquez No utilizan el sistema de gestin Kosmos

En IEE el secretario ad-hoc del comit <oscar.cardona > atiende las solicitudes de registros de los estudiantes y de anteproyectos en formulacin. Para registrar Directores y Jurados, y para trmites de proyectos registrados, por favor contactar directamente al Coordinador del rea respectiva:
Audio Automtica Bioingeniera Circuitos Elctricos Conversin Electromecnica Distribucin de Energa Elctrica Microelectrnica Prcticas Telecomunicaciones Transmisin de Energa Elctrica GALVIS QUINTERO, Alexander BETANCUR, Manuel J CUARTAS RAMREZ, Diego Jos CUARTAS RAMREZ, Diego Jos DEZ RESTREPO, Andrs Emiro BOHRQUEZ CORTAZAR, Jos Armando GUZMN FIGUEROA, Fabio Andrs ZULUAGA TORO, Carlos Alejandro GALVIS QUINTERO, Alexander GONZLEZ SNCHEZ, Jorge Wilson

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