MANUAL DE USUARIO DE

OWL
SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS

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Manual de Usuarios Tabla de Contenido Introduccin a OWL.........................................................................................................3 Empezando a utilizar Owl................................................................................................4 Pgina de ingreso ........................................................................................................4 Usando el buscador.........................................................................................................6 Estructura de Carpetas ................................................................................................6 Barra de Ttulos ...........................................................................................................6 Nivel de Carpeta..............................................................................................................7 Navegando a travs de las carpetas............................................................................7 Encabezados de Columna ...........................................................................................7 Acciones ......................................................................................................................8 Pgina de navegacin..................................................................................................9 Sistema de Control de Versiones ..................................................................................15 Bloqueado..................................................................................................................15 Actualizar archivo.......................................................................................................16 Histrico del Archivo ..................................................................................................17 Seguridad del Sistema Owl Usuarios, Grupos y Permisos...........................................17 El Modelo de Seguridad de Owl:................................................................................17 Propietario..................................................................................................................17 Grupos .......................................................................................................................18 Permisos ....................................................................................................................18

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Introduccin a OWL Owl es un repositorio de documentacin multiusuario o sistema basado en el conocimiento. En el sistema Owl, los usuarios son capaces de capturar documentos y asignarles atributos cada vez que un documento es agregado. Otros usuarios pueden localizar los documentos usando la estructura jerarquizada de carpetas o utilizando el mtodo de bsqueda integrado. Un documento puede ser cualquier tipo de documento electrnico o archivo que un usuario pueda acceder desde su computadora. Normalmente estos documentos pudieran estar en procesadores de texto, hojas de clculo, o archivos PDF. Pero Owl no se limita solo a los tipos de archivo ms comunes de oficina, ya que permite capturar la mayora de archivos de grficos, y mostrarlos desde el sistema, ya sean archivos de audio, video o archivos de programas ejecutables. De hecho, la unica limitacion es su imaginacin. Una vez que los documentos han sido aadidos en el sistema Owl, los usuarios tienen un gran nmero de opciones: Posibilidad de enviar por correo electrnico los documentos directamente desde Owl. Los usuarios pueden monitorear los documentos o carpetas sobre sus actualizaciones y recibir las notificaciones por correo electrnico. Un sistema de control de versiones (SCV) que puede ser usado para rastrear los cambios en los documentos, conservar copias de las revisiones anteriores y proveer un historial de cambios. Los usuarios pueden agregar comentarios a los documentos de manera individual.

Todas estas opciones son fciles de manejar y estn disponibles a travs de un navegador de Internet. Este manual est hecho para su uso con el sistema Owl versin 0.71.

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Empezando a utilizar Owl

Su administrador de sistemas le informar sobre como utilizar su navegador de Internet para encontrar la direccin correcta de Owl. Iniciando Owl, usted encontrar la pgina de ingreso, la mayora de los usuarios necesitaran identificarse con su propio nombre de usuario y contrasea, pero esto depender de la configuracin de su sistema. Una vez que usted ha ingresado con exito, se mostrar la pgina principal de Owl, donde la mayora de las operaciones del sistema Owl son realizadas.

Pgina de ingreso
La pgina de ingreso es el punto principal de entrada al sistema Owl, y la mayora de los usuarios necesitaran identificarse para tener acceso al sistema. Se le presentarn dos cuadros de texto que requieren ser llenados. Aqu es donde teclea su nombre de usuario y su contrasea proporcionada por su administrador de sistemas, una vez finalizada dicha accin presione el botn de Ingresar. Si su nombre de usuario y su contrasea son vlidos se presentar la pgina principal, de no ser as, se presentar nuevamente la pgina de ingreso, aadiendo el mensaje de Error al Ingresar encima del nombre de usuario.

Figura 1 Pgina de Ingreso

Dependiendo de como el administrador haya configurado el sistema, las siguientes opciones pueden estar disponibles.

Acceso Annimo

El acceso annimo le permite entrar al sistema sin la necesidad de introducir un nombre de usuario y contrasea. Es muy probable que el administrador tenga ciertas restricciones en cuanto al acceso annimo y probablemente no podr tener acceso a bajar archivos o acceder a ciertas operaciones.

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Le gustara registrarse?

Si presiona el botn de Le gustara registrarse? se le presentar un formulario de registro de usuario. Este formulario le pedir que proporcione su nombre completo y su direccin de correo electrnico. Una vez completada dicha informacin presione el botn de Registrarse. El sistema automticamente le enviar un correo electrnico con su contrasea. Presionando el botn de Olvid su contrasea?, se le presentar un formulario en el que se le pedir su nombre de usuario. Despus de realizar esto, presione el botn de Enviar. El sistema automticamente le enviar un correo electrnico con una nueva contrasea.

Olvid su contrasea?

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Usando el buscador El buscador es el mtodo principal a travs del cual usted podr navegar en la estructura jerarquizada de carpetas para encontrar y usar los documentos capturados en el sistema. Usted puede realizar ciertas acciones en carpetas y documentos, como por ejemplo: ordenar el despliegue de carpetas y documentos, el Owl tip ver o descargar documentos, o el enviar el documento por correo electrnico. La columna de El tipo de acciones que un usuario puede realizar, Acciones presenta una serie de iconos para cada depender de la seguridad carpeta y / o documento, las cuales son mostradas en establecida para cada usuario. el navegador, estas son las acciones que usted puede realizar. Si no se tienen los privilegios necesarios para realizar una accin, entonces el icono no ser mostrado.

Estructura de Carpetas
Los documentos que estn cargados en el sistema Owl estn almacenados en carpetas y cada carpeta puede a su vez contener varias carpetas. Este tipo de estructura es conocida como estructura jerrquica y es usada comnmente para el almacenaje y organizacin de archivos en el disco duro de su ordenador. En Owl, el punto de partida de la jerarqua (o raz) es conocido como carpeta de documentos. La estructura de carpetas le brinda una manera conveniente de agrupar los documentos en una manera simple y estructurada. Por ejemplo, usted podra capturar todos sus documentos tcnicos para un nmero de productos, o quizas usted podra crear una carpeta y nombrarla documentos tcnicos y dentro de ella, una serie de subcarpetas para cada producto. Para su mejor manejo, se recomienda nombrar las carpetas con nombres representativos, que permitan identificar al usuario el tipo de informacin contenida en ellas.

Barra de Ttulos
Justo arriba de la ventana principal, se encuentra la barra de ttulos. Esta barra tiene los siguientes encabezados: Ttulo, Ver., Archivo, Tamao, Aadido por, Modificado, Acciones y Bloqueado por. Usted encontrar adems del nombre de la columna una flecha apuntando hacia abajo . Esto indica que esta columna ha sido ordenada en orden ascendente. Utilizando el ratn (mouse), y posicionndolo sobre el ttulo de la columna y presionando el botn izquierdo del ratn, la flecha cambiar de direccin hacia arriba y los archivos de ese directorio se ordenarn de manera descendente.

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Mover a un nivel anterior Nivel del documento o raz Nivel de la carpeta

Barra de Ttulos Pgina Principal de Navegacin

Usted puede ordenar las siguientes columnas en orden ascendente o descendente : Ttulo, Ver., Archivo, Tamao, Aadido por, Modificado, y Bloqueado por. Nivel de Carpeta El nivel de carpeta que se encuentra arriba de la barra de ttulos, indica la ruta en la jerarqua de carpetas, y le permite regresar rpidamente a los sub-niveles y a la raz de las carpetas. Utilizando el ratn (mouse) sobre el indicador de nivel de carpetas, usted puede seleccionar a que sub-carpeta desea regresar. Adems usted puede utilizar el icono que se encuentra a la izquierda del indicador de Nivel de Carpeta, que le mover un nivel ms arriba.

Navegando a travs de las carpetas

Desde el navegador principal usted se podr mover a un Nivel de Carpeta superior, esto se logra moviendo el ratn (mouse) hacia el icono de la carpeta y presionando le botn izquierdo. La pgina del navegador automticamente se actualizar mostrando una lista de directorios y documentos de dicha sub-carpeta. Este proceso puede continuar hasta que usted llegue a la carpeta o documento deseado.

Encabezados de Columna
La vista del navegador provee una considerable cantidad de informacin referente a las carpetas y documentos que se encuentran desplegados en ese momento. Ttulo Status Nombre descriptivo dado a el documento o carpeta Cualquiera de los siguientes tres iconos puede ser mostrado: - El documento ha sido aadido desde su ltima visita
- El documento ha sido actualizado desde su ltima visita - Este documento tiene un comentario por parte de algn usuario

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Versin No Archivo Tamao Aadido por Modificado Acciones Bloqueado por

La versin del documento (ver SCV) El nombre del archivo del documento El tamao del archivo del documento El nombre del usuario que captur el documento La fecha y hora en que el documento fue actualizado Ver Acciones El nombre del usuario que bloqueo el documento (ver SCV)

Acciones
La columna de acciones tiene un nmero de iconos que provee funciones de varias tareas en las carpetas y / o documentos. El nmero de iconos, los cuales estn visibles depender de sus permisos sobre la carpeta y el documento.

Figura 2 Iconos de Acciones

Accin
Histrico del archivo Borrar el archivo Modificar las propiedades del archivo Mover el archivo Actualizar el archivo Descargar el archivo Agregar un comentario a este archivo Bloquear el archivo

Icono

Descripcin
Abrir el histrico del archivo (ver SCV) Borrar el documento o carpeta seleccionada Abrir la pgina con las propiedades del documento o carpeta Mover la carpeta o documento seleccionado a la nueva localizacin en la carpeta jerarquizada Actualizar el documento seleccionado llamando al documento modificado (ver SCV) Descargar el archivo seleccionado en su ordenador Abrir una pgina de comentarios para agregar observaciones o comentarios al documento seleccionado Bloquear el archivo seleccionado para los usuarios registrados, el icono cambiar a . Una vez bloqueado el archivo, los usuarios pueden ver solamente el histrico del archivo, no aparecern ms opciones. (ver SCV) Desbloquear el documento seleccionado (Deben de estar bloqueados primero, ver Bloquear el archivo) Le permite enviar por correo el documento seleccionado Este icono monitorear una carpeta o documento. Una vez que se selecciona la opcin de monitorear, el icono cambiar a y si un usuario cambia el contenido usted ser notificado por correo. Usado para detener el monitoreo de un documento o carpeta.

Desbloquear el archivo Mandar este archivo por correo Monitorear este archivo Detener el monitoreo de este archivo

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Ver archivo Descargar el archivo

Abre el documento seleccionado en la pantalla del navegador. Use el botn de Atrs en el Navegador para regresar a Owl. Descargar todos los documentos de la carpeta seleccionada a tu escritorio en un archivo comprimido.

Pgina de navegacin
La pgina de navegacin es la pantalla que la mayora de los usuarios ver una vez halla ingresado al sistema y provee una forma de navegar en la estructura jerrquica de carpetas. En la parte superior de la pgina se encuentra la barra superior de men. En el centro de la pantalla est el navegador principal donde usted encontrar una lista de carpetas y documentos. En la parte inferior o superior, dependiendo de como el administrador haya configurado Owl, se encuentra la barra inferior de men.
Botn de preferencias del usuario Nivel de la carpeta Nombre del usuario registrado Botn de Salir

Barra Superior de Men

Navegador

Barra Inferior de Men

Figura 3 Pgina de Navegacin Principal

Bsqueda

Barra Superior de Men

Botn de Preferencias El botn de preferencias del Usuario mostrar los datos personales del usuario actual. El usuario podr ver los datos de cmo el administrador del sistema lo ha configurado, y podr cambiar algunos datos de la configuracin tales como, el correo electrnico, contrasea, notificaciones e idioma.

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Nombre del Usuario

El nombre del actual usuario registrado es mostrado en la barra de men superior. Este es el nombre con el cual el sistema lo identificar como propietario de archivos y carpetas, siempre y cuando el usuario decida agregar alguno. Cuando usted haya completado sus tareas en Owl, usted DEBE salir del sistema utilizando este botn. De no hacerlo as, usted podra verse bloqueado de utilizar el sistema en un futuro, si esto sucede, usted debe solicitar al administrador del sistema el desbloqueo su cuenta.

Botn de Salir

En el lado izquierdo de la barra superior de men, est un grupo con 5 botones, que permiten al usuario agregar carpetas, referencias URL, notas, documentos, as como colapsar o expandir la vista.

Owl Tip
Las Notas son solo documentos de texto que son creados y que pueden ser editados directamente desde Owl.

Agregar Carpeta
Este botn es utilizado para agregar una nueva carpeta a la estructura jerrquica de carpetas. Cualquier nueva carpeta puede ser agregada al nivel en donde el usuario est navegando y ser mostrado en el indicador de Nivel de Carpeta.

Figura 4 Pgina para Agregar una Carpeta

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Nombre

Se recomienda usar un nombre que describa lo que contiene la carpeta, de esta manera otros usuarios podrn entender su uso y el tipo de documentos que contiene. Cada carpeta debe tener un propietario o grupo propietario cuando la carpeta es creada, por omisin el propietario automticamente ser fijado a el usuario que est creando la carpeta (a menos que usted lo especifique de manera distinta). La poltica de seguridad para esta carpeta. Usted puede escribir una pequea descripcin de lo que contiene la carpeta. Este ser mostrado debajo del nombre de la carpeta en la pgina principal.

Propietario (Grupo)

Polticas Descripcin

Una vez que usted ha completado el formulario, presione el botn de Crear y regresar a la pantalla principal donde estar la carpeta de manera visible y lista para utilizarse.

Agregar un Documento
El botn de Agregar un documento es el mtodo principal en que los usuarios puedan agregar documentos y capturarlos en el sistema Owl. Un documento puede ser cualquier tipo de documento electrnico o archivo que usted desee conservar en el sistema. El administrador del sistema Owl impondr ciertas restricciones tales como quien puede capturar documentos, as como el tamao mximo de archivo que puede ser almacenado. Si usted tiene nivel de acceso suficiente para poder agregar documentos en una carpeta, el botn de Agregar Documento ser mostrado, en caso contrario, usted no tendr los permisos necesarios para realizar esta tarea.

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Figura 5 Pgina para Agregar un Documento

Enviar este archivo

Le permite identificar la ruta local del documento que usted desea almacenar en Owl. La manera mas simple de hacer esto es usando el botn de Examinar... y usar un cuadro estndar de dilogo para la localizacin correcta del documento. Un nombre descriptivo para el documento Las palabras clave que usted desea asociar con el documento. Estos campos solo sern mostrados si el sistema de control de versiones esta activado. (Ver Sistema de Control
de Versiones para mayor informacin)

Ttulo Palabras clave Revisiones Mayores y Menores

Propietario (Grupo)

Cada documento debe tener un propietario o un grupo propietario cuando una carpeta es creada, por omisin automticamente el propietario es la persona que ha aadido el documento. (a menos que usted lo especifique de manera distinta). La poltica de seguridad para ese documento.

Permisos

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Descripcin

Usted debe de escribir una descripcin a cerca del documento y sus contenidos. Esto ser mostrado debajo del nombre de la carpeta en la pgina principal.

Agregar URL
Owl le permite almacenar referencias a otros recursos de la Intranet o de Internet. Presionando el botn de Agregar URL, se mostrar la pgina para agregar URL y los siguientes campos debern ser completados como se indica:

Figura 6 Pgina para Agregar URL

Enviar este URL

Teclee el sitio URL calificado empezando con http:// del archivo o recurso al cual quiere hacer referencia.

Owl Tip
Es fcil encontrar la direccin de Internet usando el navegador de Internet. Una vez localizado el recurso vaya a la barra de la direccin y copie la direccin usando Ctrl+C. Usted puede pegar la direccin usando Ctrl+V

Los dems campos del formulario sern completados de la misma manera que Agregar Documento. Una vez completado presione el botn de Enviar para completar la operacin.

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Agregar Nota
Agregar Nota permite al usuario agregar notas a las carpetas actuales de manera rpida. La nota aparecer como archivo de texto en la carpeta y puede ser editada utilizando el icono de modificar las propiedades del archivo de la columna de Acciones de Carpetas.

Owl Tip
Agregar una nota es la manera ms fcil de agregar un archivo de texto en el sistema Owl. Es una manera de dar a conocer por los administradores del sistema y otros usuarios de informacin relevante relacionada al documento.

Figura 7 Pgina para Agregar Nota

Los campos de la forma de Agregar Notas, como ttulo, palabras clave, revisin, propietario (grupo), permisos y descripcin son completados de la misma manera que en Agregar Documento. Contenido de la Nota Teclear el texto de lo que le gustara grabar.

Una vez terminado presione el botn de Enviar Archivo para completar la operacin.

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Expandir / Colapsar Vistas

Los botones de Expandir/ Colapsar Vistas, cambian la cantidad de informacin desplegada en la pantalla principal. Esto puede ser til cuando la vista expandida (ampliada) contiene mucha informacin que no es necesaria y puede llegar a causar confusin.

Owl Tip
Use las vistas colapsadas para navegar y ver los documentos y use la vista expandida si usted necesita otras opciones. Es mucho ms rpido mostrar las pginas cuando no estn en vistas expandidas.

Sistema de Control de Versiones

El Sistema de Control de Versiones puede ser usado para el control y seguimiento de documentos a travs de varias versiones y es til cuando un nmero de personas puede necesitar trabajar con el mismo documento. Adems de ser una gua en la auditoria de cambios y un mtodo para recuperar versiones anteriores. El sistema de control de versiones de Owl permite a los usuarios seguir los cambios en documentos por medio del uso herramientas sencillas de manejar. Tan pronto como una nueva versin del documento es publicada en Owl el documento anterior es automticamente renombrado y archivado en una carpeta de respaldo. Esta versin obsoleta se puede acceder desde el Histrico del Archivo.

Owl Tip
El administrador de OWL debe de tener disponible el sistema de control de versiones, esto con el fin de que los controles adicionales estn disponibles.

Cuando se captura un documento por primera vez en el sistema Owl, se le pregunta al usuario por un numero de revisiones tanto mayor como menor. Por omisin, la revisin mayor es 0, y la revisin menor es 1 y se desplegar en la pantalla como la versin 0.1. La revisin mayor es mostrada a la izquierda del punto y a la derecha del punto las revisiones menores. Una vez que los nmeros de las versiones han sido inicializados y el archivo capturado en el sistema, el usuario puede usar los siguientes controles para modificar el documento actual.

Bloqueado
Esta opcin permite al usuario del sistema proteger o bloquear a otros usuarios de cierto documento para que no puedan modificar sus propiedades. La opcin de Bloqueado puede ser localizada en la columna de acciones de la pgina de navegacin y es representado por el icono . Una vez que este control es

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presionado el icono cambiar a columna de Bloqueado.

, y el nombre del usuario, ser mostrado en la

Figura 8 Documento Bloqueado por un usuario

Una vez que el documento est bloqueado, otros usuarios solo tendrn derechos limitados sobre el documento. No ser permitido cambiar propiedades o actualizar versiones del documento. Pero se tendr la opcin de ver el documento as como su histrico, ya que el propsito del bloqueo, es prevenir la modificacin del documento por usuarios con suficientes privilegios. Este status permanecer hasta que el usuario quien bloque el documento lo desbloquee presionando el icono de la columna de acciones.

Actualizar archivo
El botn de actualizar archivo es usado cuando usted tiene una nueva versin de un documento que desea capturar en el sistema Owl. Presionando el icono de Actualizar archivo de la columna de acciones de la pgina de navegacin, la pgina con la forma de actualizacin se mostrar y se llenarn los campos como se indica.

Figura 9 Pgina para Actualizar Archivo

ENVIAR ESTE ARCHIVO Le permite identificar la ruta local del documento que usted desea agregar a Owl. La manera mas fcil de hacer esto es usando el botn de Examinar..., utilizar la caja de dilogo y navegar hacia la localizacin correcta del documento. El nombre del documento modificado debe ser el mismo que el nombre del documento que se encuentra actualmente almacenado en el sistema Owl. TIPO DE REVISION Dependiendo de sus requerimientos, usted puede escoger si se trata de una revisin mayor o menor. Una revisin mayor incrementar en uno, el nmero localizado a la izquierda del punto y por cada revisin menor se incrementar en uno, el nmero localizado a la derecha de punto.

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DESCRIPCION DE CAMBIOS Usted debe de escribir los cambios hechos en esa revisin para los otros usuarios del sistema. Estos comentarios sern mostrados en el Histrico del Archivo. Una vez que el formulario ha sido completado, presione el botn de enviar y el documento actualizado con las modificaciones ser almacenado en el sistema.

Histrico del Archivo

Presionando el icono de Histrico del Archivo que se encuentra en la columna de acciones de la pgina de navegacin, usted ser llevado a la pgina de los documentos histricos. Esta forma mostrar la versin actual, junto con el ndice de todas las versiones anteriores que han sido capturadas en el sistema y no han sido eliminadas a travs de la accin de borrar por un usuario autorizado. Por cada nmero de versin se presenta el nombre del usuario quien actualiz los documentos y a la derecha del nombre aparece un grupo de iconos de accin, de los cuales el usuario puede utilizar para ver las versiones de manera individual, descargar, borrar, o agregar comentarios. Seguridad del Sistema Owl Usuarios, Grupos y Permisos

El Modelo de Seguridad de Owl:

El sistema de seguridad de Owl restringe a los usuarios de varias maneras, los usuarios pueden ingresar al sistema solamente cuando ellos se han registrado, despus de registrarse, su acceso puede estar restringido, todo depender de cmo el sistema ha sido configurado y como estn establecidos los permisos de usuario, y / o a los grupos que pertenezca. Seguridad General Para usar Owl usted deber ser un usuario con nombre y contrasea Cada usuario deber pertenecer al menos a un grupo Los usuarios pueden pertenecer a otros grupos Documentos y Carpetas Puede pertenecer a un grupo, pero debe ser miembro de un grupo El usuario quien capture el documento o cree una carpeta es el propietario Debe de tener permisos establecidos

Propietario

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Si usted crea una carpeta o almacena un documento usted se convertir en su propietario, y tendr los derechos de modificar la propiedad Propietario (Grupo), y Permisos.

Grupos
Ambos, carpetas y documentos deben ser miembros de un grupo. Esta es una manera conveniente de definir a un grupo de usuarios, los mismos permisos y as, ningn miembro del grupo pudiera tener diferentes permisos. Los usuarios pueden ser miembros de muchos grupos. Solamente los administradores de Owl pueden crear nuevos grupos, y asignar usuarios que se conviertan en miembros del grupo.

Permisos
Los permisos de las carpetas y documentos de usuarios individuales o miembros del grupo controlan lo que se puede realizar con ellas. Por ejemplo, los permisos para que un documento puedan ser puestos para que un miembro del grupo pueda leer y descargar, pero no de borrar, y para que los usuarios individuales pueden solamente tener acceso a leer y descargar. El administrador del sistema Owl, establecer los permisos que por defecto tendrn las carpetas y documentos cuando estos sean creados, sin embargo el usuario podr modificarlos en este momento de acuerdo a sus necesidades.

Modelo de Permisos
El modelo de permisos tiene cuatro conceptos bsicos que se detallan a continuacin: LEER ESCRIBIR BORRAR DESCARGAR El derecho de acceder a la carpeta o documento en el sistema. El derecho de actualizar o cambiar un documento o carpeta dentro del sistema. El derecho de borrar un documento carpeta del sistema. El derecho para descargar la carpeta o documento seleccionado de su computadora local.

Estos cuatro conceptos bsicos son combinados de diferentes maneras, para formar los permisos de Owl, que pueden ser asignados a documentos y carpetas. Permisos
Cualquiera puede leer / descargar Cualquiera puede leer /escribir / descargar

Descripcin
No restringido el acceso de lectura cualquiera puede leer o descargar No restringido el acceso todos pueden leer, escribir o descargar

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T Grupo puede leer / descargar T Grupo puede leer / escribir / descargar Solamente t puedes leer / descargar / escribir El grupo seleccionado puede leer / escribir / descargar, No Borrar Cualquiera puede leer / escribir / descargar, No Borrar

Solamente miembros del grupo pueden leer o descargar Solamente miembros del grupo pueden leer, escribir o descargar Solamente el propietario del documento o carpeta puede leer, descargar o escribir Solamente miembros del grupo pueden leer, escribir, y descargar pero ellos no pueden borrar No restringido el acceso todos pueden leer, escribir o descargar pero ellos no pueden borrar Solamente miembros del grupo pueden leer, escribir, y descargar pero todos pueden leer Solamente miembros del grupo pueden leer, escribir y descargar pero no pueden Borrar, todos pueden leer

El grupo seleccionado puede leer / escribir / descargar y Cualquiera puede leer El grupo seleccionado puede leer / escribir / descargar (No Borrar) y Cualquiera puede leer

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