Elementos de la administracin Eficiencia Es la capacidad de reducir al mnimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organizacin,

es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumoproductos". Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados. Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relacin a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mnimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas estn actuando eficientemente. Aun siendo una caracterstica prioritaria la eficiencia en la administracin y de los administradores, no es una cualidad suficiente. La administracin y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, adems tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces. Eficacia Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se haban definido. Estos dos conceptos estn muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de un administrador, etc.., estar ntimamente unidad a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeo debe centrarse en ser eficaces de la forma mas eficiente posible. Nos preguntbamos si podramos ser eficiente sin ser eficaces. La repuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas. Productividad Es la relacin resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideracin de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

La formula seala que se puede mejorar la productividad : 1.- al acrecentar la produccin (resultados) con los mismo insumo. 2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma produccin. 3.- al aumentar la produccin y disminuir los insumo para cambiar la razn de un modo favorable. Existen varias clase de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar

la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administracin. La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeo individual y organizacional. Coordinacin de recursos La organizacin, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son elementos que, administrados correctamente, le permitirn o le facilitarn alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos: Recursos materiales. Aqu quedan comprendidos el dinero, las instalaciones fsicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc. Recursos tcnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas, instructivos, etc. Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino tambin otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias, motivacin, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc. Los recursos humanos se han dejado al ultimo no por ser los menos importantes, sino porque, requieren de una explicacin ms amplia. Los recursos humanos son mas importantes que los otros dos, pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseo de los recursos materiales y tcnicos, lo cual no sucede a la inversa. Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos de recursos que interviene en el logro de un fin comn. Grupo social Este elemento es de gran importancia porque sin el no se pede dar la administracin. La administracin siempre se da dentro de un grupo social , entendindose por grupo social, grupo de personas, empresas, instituciones..., Que de alguna forma comparten los mismos objetivos. Objetivo La administracin siempre esta enfocada a lograr fines o resultados. En ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el objetivo de los administradores de negocios es sencillo: obtener utilidades o beneficios. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes. En un sentido muy real, en todo tipo de organizaciones, tanto lucrativa o no, el objetivo lgico y pblicamente deseable de los administradores deben ser obtener un supervit: tienen que establecer un ambiente en el que las personas puedan alcanzar metas de un grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfaccin personal, o en el que puedan lograr al mximo posibles una meta deseada con los recursos disponibles. En una organizacin no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto a las utilidades totales del negocio, los administradores tambin tienen metas y deben esforzarse por lograrlas con el mnimo de recursos o alcanzarlas hasta donde sea posible con los recursos disponibles. Caractersticas de las administracin 1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones educativas,

en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administracin es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos existentes. 2. Su especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. La administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas. 3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. 4. Su unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo. 5. Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. 6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc. 7. Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad, sociologa, Psicologa, filosofa, antropologa, etc. 8. Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social. Importancia De La Administracin La administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creci con tanta rapidez y tan poca oposicin. La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas ,mediante tcnicas dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas. Dentro de la administracin encontramos:

Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.

Desempeo de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc. Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin.

Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinmico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de informacin es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentacin peridica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administracin es instrumentar este sistema de informacin-decisin para coordinar los esfuerzos y mantener n equilibrio dinmico. CIENCIAS Y TECNICAS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACION Ciencias sociales: son aquellas cuyo objetivo y mtodo no se aplican a la naturaleza sino a los fenmenos sociales: la administracin cuyo carcter es eminentemente social. Relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales tales como: SOCIOLOGIA: ciencia que estudia el fenmeno social, la sociedad y la dinmica de sus estructuras. Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociologa y de la sociologa industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administracin son: estudios sobre las estructuras sociales de la empresa, socio gramas, etc. ANTROPOLOGA: es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La antropologa social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Los intereses de grupos: religiosos, tnicos ,etc. influyen sobre la actuacin del hombre en su trabajo; de ah la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones. PSICOLOGA: estudia los fenmenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y operaciones. La psicologa industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases tcnicas para el establecimiento de los adecuadas relaciones humanas. Dentro de la empresa, en reas tales como: seleccin del personal, pruebas psicometras, recursos humanos, tcnicas de motivacin, incentivos, estudios sobre ausentismos, etc. DERECHO: es el conjunto de ordenamientos jurdicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la accin de la administracin de tal manera que no afecte a los derechos de los terceros. La estructura organizacional de la empresa as cmo los principios de la administracin, deben respetar el marco legal en que se desarrollen. ECONOMA: ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres n la produccin, distribucin y y consumo de los bienes y servicios. La economa aporta valiosos datos a la administracin, disponibilidad de materia prima, situacin de mercado, mercado del trabajo, problemas de

exportacin, e importacin, balanza de pago, etc. CIENCIAS EXACTAS Son aquellas que solo admiten hechos rigurosamente demostrables. MATEMTICAS: no existe una definicin de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administracin, principalmente en las etapas de planeacin y control. Sus aportaciones ms importantes se encuentran en el rea de matemticas aplicadas, especficamente en: modelos probabilsticos, simulacin, investigacin de operaciones, estadsticas, etc. DISCIPLINAS TECNICAS Comprenden un cuerpo un conjunto de conocimientos que aun no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos cientficos. Su carcter es mas bien prctico, que terica. INGENIERIA INDUSTRIAL: es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el ptimo aprovechamiento de los recursos del rea productiva. La administracin y la ingeniera industrial estn ntimamente ligadas, se interrelacionan y se ha hecho valiosas aportaciones entre si. CONTABILIDAD: se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de la empresa, con el propsito de informar e interpretar los resultados de las mismas. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones una tcnica de control y no debe confundirse con la administracin. ERGONOMA: estudia la interrelacin existente entre las maquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre. La incidencia de los factores en su eficiencia. CIBERNTICA: esta ciencia de recin origen es definida como la ciencia de la informacin y del control, en el hombre y en la maquina. Tiene gran aplicacin en los procesos productivos y consecuentemente en el campo de la administracin donde aportan conocimientos, sobre todo en los que se refiere a sistemas de computacin e informacin.

8. Valores institucionales de la administracin La administracin, de carcter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no slo una validez moral ante la poblacin, sino tambin informacin tica que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. Los valores institucionales de la administracin son: Sociales: Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a travs de:

El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano. El mejoramiento de la situacin socioeconmica de la poblacin.

El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y federales. Evitar la competencia desleal. La promocin del desarrollo a travs de la creacin de fuentes de trabajo. Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organizacin de los recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden a:

Impulsar la innovacin, investigacin y desarrollo tecnolgicos. Optimizar la coordinacin de recursos. Maximizar la eficiencia en mtodos, sistemas y procedimientos. Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Econmicos: Son los que se orientan a la obtencin de beneficios econmicos y que puede ser:

Generando riqueza Maximizando la obtencin de utilidades. Manejando adecuadamente los recursos financieros. Propiciando el desarrollo econmico del grupo social. Promoviendo la inversin.

Empresa Aunque la administracin es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar, comercial, etc). Su campo de accin mas representativo es la empresa. La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a cambio de una retribucin que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa el factor humano es decisivo y la administracin establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. Concepto de empresa podemos entender a la empresa como un organismo social con vida jurdica propia, que opera conforme a las leyes vigentes, organiza de acuerdo a conocimientos de propiedad pblica y con una tecnologa propia o legalmente autorizada para elaborar productos o servicios con el fin de cubrir necesidades del mercado, mediante una retribucin que le permita recuperar sus costos, obtener una utilidad por el riesgo que corre su inversin y, en algunos casos, para pagar la explotacin de una marca, una patente y/o una tecnologa, y para canalizar los recursos en el mejoramiento continuo de sus procesos, sus productos y de su personal (capacitacin). En la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unin de dos o ms elementos.

Caractersticas de la empresa -Persigue retribucin por los bienes o servicios que presta. -Es una unidad jurdica. -Opera conforme a leyes vigentes(fiscales, laborales, ecolgicas, de salud, etc). -Se fija objetivos. -Es una unidad econmica. -La negociacin es la base de su vida, compra y vende. -Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos. -Se vale de la administracin para operar un sistema propio. -Corre riesgos. -Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.

Clasificacin de la Empresa La empresa se clasifica : Por su giro -Industriales: Las empresas industriales se dedican a la extraccin y transformacin de recursos naturales renovables y no renovables, as como, a la actividad agropecuaria y a la manufactura de bienes de produccin y de bienes de consumo final. -Comerciales: Estas empresas se dedican a la compra y venta de productos terminados y sus canales de distribucin son los mercados mayoristas, minoristas o detallistas y los comisionistas. -De servicio: Las empresas de servicio ofrecen productos intangibles y pueden tener fines lucrativos o no lucrativos. Por sectores econmicos -Agropecuario: Agricultura, Ganadera, Silvicultura y Pesca. -Industrial: Extractiva y de Transformacin. -De servicios: comercio, Restaurantes, Transporte, Comunicaciones, Alquiler de inmuebles, Profesionales, Educativos, Mdicos, Gubernamentales, Financieros. Por el origen de su capital -Publicas: En este tipo de empresas el capital proviene del Estado, para satisfacer las necesidades que la iniciativa privada no cubre. -Privadas: El origen del capital de las empresas privadas proviene de inversionistas particulares y no interviene ninguna partida del presupuesto destinado hacia las empresas del Estado. -Transnacionales: El capital de estas empresas proviene del extranjero, ya sean privadas o publicas. -Mixtas: El capital de las empresas mixtas proviene de dos o todas las formas anteriores.

Por su tamao -Micro: De 1 a 15 empleados y hasta $900,000 de ventas netas anuales. -Pequea: De 16 a 100 empleados y hasta $9,000,000 de ventas netas anuales. -Mediana: De 101 a 250 empleados y hasta $20,000,000 de ventas netas anuales. -Grande: Mas de 250 empleados y ms de $20,000,000 de ventas netas anuales.

Propsito o valores institucionales de la empresa. De la misma manera que la administracin cuenta con una serie de valores que fundamenta su existencia, la empresa, al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser humano, necesita un patrn o sistema de valores deseables que les permita satisfacer las necesidades del medio en el que acta y operar con tica. Existe un refrn comprobado en el mundo de los negocios proceder bien resulta a la larga buen negocio. Esto es cierto, pues la tica evita mltiples problemas con la empresa. Toda empresa progresista debe perseguir valores institucionales, ya que al conseguirlos incide directamente en el progreso. Los valores institucionales de la empresa son: Econmicos.- Tendente a lograr beneficios monetarios. 1. Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuir los dividendos justos sobre la inversin realizada. 2. Cubrir el pago a los acreedores por intereses sobre prestamos concedidos. Sociales.- Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad: 1. Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las mejores condiciones de venta. 2. Incrementar el bienestar socioeconmico de una regin al consumir materias primas y servicios y al crear fuentes de trabajo. 3. Contribuir al sostenimiento de los servicios pblicos mediante el pago de cargas tributarias. 4. Mejorar y conservar la ecologa de la regin, evitando la contaminacin ambiental 5. Producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la comunidad.

Tcnicos.- Dirigidos a la optimizacin de la tecnologa: 1. Utilizar los conocimientos mas recientes y las aplicaciones tecnolgicas ms modernas en las diversas reas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.

2. Propiciar la investigacin y el mejoramiento de las tcnicas actuales para la creacin de tecnologa nacional.
REAS DE ACTIVIDAD ( FUNCIONES BSICAS DE LA EMPRESA ) Las reas de actividad, conocidas tambin como reas de responsabilidad, departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas reas comprenden actividades, funciones y labores homogneas; las ms usuales y comunes en toda empresa son: Produccin, Mercadotecnia, Recursos Humanos y Finanzas. A continuacin se analizarn estas reas con el fin de introducir al estudiante en el conocimiento de estas reas. Por otra parte, es necesario conceptuar a la empresa como un sistema que comprende las cuatro funciones, ya que darle mayor importancia a cualquiera de estas, podra ocasionar que la empresa se convirtiera en una serie de secciones heterogneas sin ningn propsito u objetivo consolidado. La efectividad de la administracin de una empresa no depende del xito de un rea funcional especifica, sino del ejercicio de una coordinacin balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realizacin de las actividades de las principales reas funcionales, mismas que son: PRODUCCIN.- Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos ms importantes, ya que formula y desarrolla los mtodos mas adecuados para la elaboracin de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas, de las cuales sus funciones son: 1. Ingeniera del producto: Diseo del producto Pruebas de ingeniera Asistencia a mercadotecnia 2. Ingeniera de la Planta: Diseo de instalaciones y sus superficies Mantenimiento y control del equipo 3. Ingeniera Industrial: Estudios de mtodos Medio de Trabajo Distribucin de planta 4. Planeacin y control de la produccin: Programacin Informes de avances de la produccin Estndares 5. Abastecimientos: Trafico Embarque Compras locales e internacionales. 6. Fabricacin: Manufacturas Servicios

7. Control de Calidad: Normas y especificaciones Inspeccin de prueba

Registro de inspecciones Mtodos de recuperacin

MERCADOTECNIA.- Es una funcin trascendental ya que a travs de ella se cumplen algunos de los propsitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo en forma tal, que ste a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio mas adecuado. Tiene como funciones: 1. Investigacin de mercados 2. Planeacin y desarrollo del producto Empaque Marca 3. precio 4. Distribucin y logstica 5. Ventas 6. Comunicacin: Promocin y ventas Publicidad Relaciones pblicas

FINANZAS.- De vital importancia es esta funcin, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan servir y funcionar debidamente. Comprende las siguientes funciones: 1. Financiamiento Planeacin financiera Relaciones financieras Tesorera Obtencin de recursos Inversiones 2. Contralora Contabilidad general Contabilidad de costos Presupuestos Auditoria Interna Estadstica Crdito y cobrazos Impuestos

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS.- Su objetivo es conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a travs de programas adecuados de reclutamiento, de seleccin, de capacidades y desarrollo: 1. Contratacin y empleo Reclutamiento Seleccin Contratacin Introduccin Promocin, transferencia y asensos 2. Capacitacin y desarrollo Entrenamiento Capacitacin Desarrollo 3. Sueldos y Salarios Anlisis y valuacin de puestos Calificacin de meritos

Remuneracin y vacaciones 4. Relaciones laborales Comunicacin Contratos colectivos de trabajo Disciplina Investigacin de personal Relaciones de trabajo 5. Servicios y prestaciones Actividades recreativas Actividades culturales Prestaciones 6. Higiene y seguridad industrial Servicio medico Campaas de higiene y seguridad Ausentismo y accedentes 7. Plantacin de recursos humanos Inventario de recursos humanos Rotacin Auditoria de personal

RECURSOS Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos o recursos que, conjugados armnicamente, contribuya al funcionamiento adecuado. Pueden ser: RECURSOS MATERIALES: Son aquellos bienes tangibles, propiedad de una empresa Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc. Materias primas, materias auxiliares en la coordinacin de otros recursos RECURSOS TCNICOS: Aquellos que sirven como herramientas e instrumentos en la coordinacin de los otros recursos: Sistemas de produccin, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas administrativas, etctera. Formulas, patentes, etctera RECURSOS HUMANOS: Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el manejo y funcionamiento de los dems recursos. Obreros Oficinistas Tcnicos Ejecutivos Directores RECURSOS FINANCIEROS: Son los elementos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, indispensables para la ejecucin de sus decisiones: 1. Dinero en efectivo 4. Prestamos de acreedores y proveedores 5. 6. Crditos Bancarios Emisin de valores

2. Aportaciones de los socios (acciones) 3. Utilidades

Prevision IMPORTANCIA La actividad previsiva debe proporcionar en su trabajo la posibilidad de crear una gama de alternativas que, en trminos generales, le permitan derribar, evadir o eliminar el efecto negativo de las variables que lo afecten, y aprovechar al mximo aquellas que actan con efecto positivo.

Le proporciona informacin sobre los efectos de muchas variables en su trabajo. Le permite adelantarse al futuro y conocer qu puede suceder. Facilita la tarea planificadora Da la base para tomar decisiones Permite plantear hiptesis y supuestos vlidos Ayuda a minimizar errores y fallas.

UBICACIN DENTRO DEL PROCESO La ciencia como tal trabaja intentando descubrir, por medio de la investigacin y el razonamiento, basada en fenmenos que la inquietan y que son motivo de frecuente observacin, los hechos generales y particulares que la afecten y/o se puedan derivar de ellos. Conocer el pasado, entender el presente y predecir el futuro, permite al administrador tener un slido conocimiento de las situaciones que actan sobre su trabajo y, sobre esta base, estar en capacidad de tomar mejores decisiones. BASADOS EN SITUACIONES REALES Y CONCRETAS, PODRA PLANTEAR SUPUESTOS VALIDAS. La previsin sienta base para la toma de decisiones relacionada con la planeacin. NATURALEZA DE PREVISION No puede concretarse planes sin antes prever, dado que la previsin responde a la pregunta: Qu puede hacerse?

Debe establecer con claridad el fin que desea alcanzar Debe investigar para recolectar toda la informacin necesaria y confiable sobre las variables que influencian el propsito Debe coordinar los diversos medios a su disposicin en la mejor forma posible, de bodoque le permitan escoger la base de sus planes

PRINCIPIOS GENERALES PREVISIBILIDAD: La previsin descansa sobre la base de un supuesto o hiptesis que se plantea de acuerdo a las probabilidades, las cuales sern

mayores a la medida en que se apoye en datos reales, situaciones conocidas y ciertas, y se haga con utilizacin de mtodos estadsticos o de calculo eficientes

Aplicar mtodos adecuados para la determinacin de los factores Hacer un estudio analtico de cada uno de los factores que han de intervenir en la determinacin de los hechos futuros de su trabajo. Utilizar instrumentos de investigacin que sean consistentes en el fenmeno que desea investigar.

OBJETIVIDAD. Ser objetivo en la apreciaciones que haga sobre los elementos que son motivo de investigacin MEDICION. Entre mayor informacin se posea hay mayores probabilidades de acertar, con estudios estadsticos dando as un carcter tcnico y cientfico a su actividad, porque le permite determinar matemticamente las tendencias PROCEDIMIENTOS PARTICULARES DE INVESTIGACION

LA EXPERIMENTACION Es una forma de obtener informacin o decidir entre diferentes alternativas, experimentando o probando a ver qu sucede. El experimentador debe: Identificar perfectamente el fenmeno sobre el cual quiere investigar. Definir las caractersticas y las variables que intervienen en el fenmeno Introducir un cambio o transformacin en una de las variables, manteniendo las dems constantes. Si el fenmeno lo permite, debe rotar dicha transformacin por las otras variables, manteniendo siempre el resto constantes. Introducir todos los cambios que sean necesarios para la obtencin de informacin. Clasificar y tabular la informacin para permitir la toma de decisiones. Sucintamente: Cuando se introduce un cambio en una variable y las dems permanecen constantes, las reacciones de los elementos del fenmeno seran resultado nico y exclusivo de dicho cambio de dicha variable. Habiendo recopilado la informacin de cada experimento en las variables del fenmeno, se prodr tomar una decisin. LA OBSERVACION

Consiste en obtener informacin en forma directa, a travs de un conjunto de operaciones mediante las cuales particularidades de un fenmeno se identifican, describen y se clasifican en forma correcta: Hechos: Se ajusta a la observacin de aquellos hechos que a usted le interesa analizar, para aplicarlos posteriormente a su labor administrativa. Reglas:

Determinar con anterioridad los aspectos precisos del hecho que desea observar. Tomar notas breves de los datos ms importantes y de los detalles de su contenido Distinga los hechos observados de la interpretacin con otros le den a los comentarios que se hagan. Todo es til pero no debe confundirlos. Experiencias: Mirada retrospectiva del pasado Registro: Todo registro sistemtico llevado le servir como valioso medio de control

LA ENCUESTA Medio que permite obtener informacin de la opinin de otros sobre determinados factores que a usted le interese analizar o verificar. Toda encuesta se prepara con una batera de preguntas consignadas en un cuestionario que facilita posteriormente su tabulacin. Debe referirse solamente a la parte del fenmeno que le interesa en la funcin administrativa. Formas Encuesta directa: certeza de quin la responde Encuesta telefnica Encuesta por correo

LA ENCUESTA POR CUESTIONARIO Determinar el mbito de lo que va a investigar Muestreo Formular el cuestionario

Tamao Naturaleza de las preguntas Objetivo

Secuencia lgica (encadenamiento de lo sencillo a lo complejo buscando el inters del encuestado) Claridad (lenguaje claro)

Recolectar datos Tabular datos

Utilice nmeros ndices Analizar e interpretar resultados

o o

Organizar el medio de tabulacin al momento de disear el formulario LA ENCUESTA POR ENTREVISTA

Depende de la habilidad del entrevistador. Poco costosa, experiencias de relaciones humanas e incremento de la capacidad de anlisis y criterio. Se utiliza para:
o o o

Admisin de personal Salida de personal

Colaboracin de los empleados Particularidades de los accidente de trabajo Cosechar opiniones para mejorar

Problemas del empleado

o

Planeacion Elementos Del Concepto Objetivo: resultados deseados. Cursos alternos de accin: diversos caminos, formas de accin o estrategias. Eleccin: determinacin, anlisis y la seleccin, la decisin mas adecuada. Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Podemos decir que la planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro. Importancia de la Planeacin

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Principios de la Planeacin Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. Objetividad y cuantificacin: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios (precisin) expresada en tiempo y dinero. Flexibilidad: es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de accin a seguir. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propsitos y objetivos generales. Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, ser necesario rehacerlo completamente. La empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias) y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos. Pasos de la Planeacin 1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:

El mercado La competencia Lo que desean los clientes Nuestras fuerzas Nuestras debilidades

2. Establecimiento de objetivos y metas:

Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

3. Consideracin de las premisas de planeacin:

En que ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes.

4. Identificacin alternativas:

Cuales son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

5. Comparacin de alternativas:

Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades.

6. Eleccin de una alternativa:

Seleccin del curso de accin a seguir.

7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para:

Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto

8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de presupuestos tales como:

Volumen y precio de ventas Gastos de operacin necesarios para los planes Gastos para equipos de capital.

Etapas de la Planeacin Misin o Propsito Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras similares. Cul es nuestro negocio? Describe el propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de una empresa.

Definir que es la organizacin y lo que aspira a ser. Ser lo suficientemente especfica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. Distinguir a una organizacin de todas las dems. Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. Ser formulada en trminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

Objetivos Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Caractersticas:

Deben establecerse a un tiempo especifico. Se determinan cuantitativamente.

Lineamientos:

Deben de asentarse por escrito. No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos. al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administracin (qu, cmo, dnde, cundo, quin, porqu)

Estrategias Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma. Lineamientos:

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos. Determinadas con claridad No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin

Caractersticas:

Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo. Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es decir, que una estrategia establecida para un rea clave, por ejemplo: productividad, no podr aplicarse para penetracin de mercado. Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Polticas

Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que:

Facilitan la delegacin de autoridad Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones Indican al personal como debe actuar en sus operaciones Facilitan la induccin del nuevo personal

Lineamientos:

Establecerse por escrito para darles validez Redactarse claramente y con precisin Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar Coordinarse con las dems polticas Revisarse peridicamente Ser razonable y aplicable a la prctica Estar acorde con los objetivos de la empresa Debe ser estable en su formulacin Ser flexible

Programas Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. La importancia de los programas es que:

Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad Determinan los recursos que necesitan Disminuyen los costos Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especficamente Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos

Lineamientos:

Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrn en la ejecucin. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo Deben ser factibles Evitar que los programas se contrapongan entre s Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as mismo, debe considerarse las consecuencias que operarn en el futuro.

Presupuestos Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsiguiente de las realizaciones de dicho plan. Caractersticas:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente Est expresado en trminos cuantitativos Es general porque debe establecerse para toda la empresa Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la organizacin Es diseado para un periodo determinado

Investigacin: es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenmenos. Premisas: es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan. Procedimientos: es un mtodo en el que se detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente establecida. diferencia entre polticas y reglas Las polticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal de una empresa, la diferencia bsica es que las polticas son flexibles y las reglas rgidas o ms estrictas. diferencia entre propsitos y objetivos Son bsicos. Son cualitativos. Permanentes. Semipermanentes.

Tipologa de la Planeacin Los planes en cuanto al periodo establecido se clasifican en :

Corto plazo. Menor o igual a un ao. Mediano plazo. Uno a tres aos. Largo plazo. Mayor de tres aos.

En los casos de planeacin total o integral puede ser clasificada:

Estratgica. Establece los lineamientos generales de la planeacin. Tctica o funcional. Determina planes ms especficos. Operativa. Su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades detalladas.