Optimizar las Cuentas x Cobrar; Estrategia para que la funcin de Tesorera pueda maximizar su valor dentro de su organizacin.

Hctor Preciado M., Director de Operaciones, To Cash Asociados

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Enero, 2010

Porque las practicas actuales e indicadores de desempeo, estn fallando para optimizar el flujo de efectivo?
hasta el ciclo de cobranza, es una visin completa del proceso de cuentas por cobrar y permite una alternativa para mejorar funcin por funcin. Funcin de Tesorera El enfoque de la funcin de Tesorera est empezando a darse cuenta, que pueden maximizar su valor en su organizacin, tratando de acelerar el ciclo completo. Las organizaciones estn analizando la lnea del tiempo para mejorar la administracin del proceso. Lamentablemente, estos anlisis suelen comenzar con los estados Las cuentas por cobrar son fundamentales para la cadena de suministro financiera de cada empresa y la funcin de tesorera quiere optimizar la cobranza y los procesos de cobro. Cmo puede lograrse esto? financieros, y no permite visualizar todo el proceso de la Administracin de la cobranza: Ciclo desde la generacin de las ventas hasta la aplicacin de los pagos. Limitaciones actuales de Capital de Trabajo De acuerdo a una encuesta reciente de capital de trabajo que puede encontrar en CFO.com, hay la oportunidad de optimizacin en 550 billones de euros en las 1.000 empresas principales en Europa, 750 billones de euros en las 1.000 empresas principales de los EE.UU. Citigroup realiz un anlisis en 20 de sus principales clientes en el mundo 3,000. Identifico que estos clientes tienen un promedio de 1.3 mil millones en dlares (empresas de los USA). de oportunidad de optimizacin, especficamente en la reduccin de los (DSO) de entre uno y 20 das. La optimizacin de la eficiencia operativa y del proceso de cuentas por cobrar para agilizar la cobranza, tiene un impacto ms all de las mtricas de capital de trabajo. Las empresas que tienen ms liquidez tienen un alto grado de financiamiento interno y han generado, en promedio, 5-18% en retornos incrementales en los ltimos 18 meses.

DSO, mtrica adecuada? Utilizando los (DSO) como la mtrica para medir la eficiencia de las cuentas por cobrar es una prctica comn en muchas organizaciones, pero confiar completamente en los DSO puede comprometer la eficiencia. Un enfoque en el proceso de principio a fin, es decir desde que se generan las ventas,

Administracin del Capital de Trabajo

Desde el comienzo de la crisis financiera, la administracin del capital de trabajo se ha convertido en un tema dominante para la funcin de Tesorera. En un mercado con restricciones de crdito con un alto costo de los prstamos a travs de sobregiros o los mercados de capitales, las empresas se ven obligadas a buscar internamente, formas de abordar las costosas ineficiencias en la cadena de suministro financiero, abrir el capital de trabajo dentro de la empresa y realizar ahorros a travs de la eficiencia operativa.

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Incrementar las condiciones de pago a Proveedores? La funcin de tesorera esta consiente que la optimizacin del capital de trabajo se genera; reduciendo los DSO e incrementando los (DPO)-Das Pendientes de Pago. Sin embargo aumentar las condiciones de pago a proveedores, en apariencia puede traer beneficios, pero puede daar el comportamiento con los proveedores, desalienta la fijacin de precios favorables y afecta el capital de trabajo de los proveedores, hacindolos ms vulnerable. Podra ser perjudicial para la compaa si los principales proveedores ya no estn en condiciones de desempear su papel en la cadena de suministro de una empresa, por lo que es del inters de cada empresa para mantener una slida cadena de suministro en el que sus proveedores, as como sus propios intereses estn protegidos. Por lo tanto si las mejoras de capital de trabajo no puede hacerse mediante la extensin de DPO, la atencin debe centrarse en la cobranza de una forma ms eficiente. Implementar la Interoperabilidad de las Funciones del Proceso de Cobranza. Establecer mtricas de desempeo del proceso horizontal del proceso de cobranza, que nos permita identificar la facilidad con que los clientes puedan realizar los pagos, la velocidad que la compaa es informada de los cobros a realizar, la calidad de la informacin del envo de remesas y el grado de automatizacin en el proceso de conciliacin. Optimizacin del Capital de Trabajo. Continuando con el estudio de CFO.com, Industrias con cadenas de suministro y operaciones complejas, tienen un potencial enorme para optimizar su capital de trabajo. Adoptando mejores prcticas se estima que pueden reducir los requerimientos de financiamiento de capital de trabajo hasta un 30%. La funcin de tesorera est consiente que esta oportunidad de optimizar surge de la reduccin de los DSO

Retrasos/Ineficiencias en el Proceso Order to Cash

Administracin de Ordenes y Distribucin Registro de ordenes Monitoreo de ordenes Facturacin Generacin de facturas y envo Fletes e impuestos Cuentas por Cobrar Aplicacin de pagos Contabilidad de ingresos e intereses Notas de crdito y cargo Devoluciones y cargos Deducciones y garantas Descuentos y administracin permitidos Crdito y Cobranza Control de crdito Seguimiento a pagos Servicio a Clientes Administracin de la base de datos Conciliacin de cuentas Anlisis y Reportes Anlisis de tendencias de venta Presupuestos

Embarques Administracin del Servicio Administracin Base de Datos Condiciones de venta

Ajustes Administracin de ventas

Estados de cuenta Administracin de descuentos y conflictos Bancos Monitoreo de fraudes Provisiones y cartas de incobrabilidad

Administracin de bsquedas Actualizacin de lneas de crdito

Administracin del efectivo Anlisis varios

Datos disponibles en un ERP, pero a menudo estn fragmentados. Reportes del estado real de la cobranza y presupuestos son limitados.

Ordenes-Facturacin

Facturacin-Cobranza

Oportunidades para optimizar el flujo de efectivo

El flujo de efectivo es limitado debido a una serie de causas del proceso Order to Cash Residen en varias reas. Mtodos efectivos para determinar a resolver estos problemas, a menudo no existen en la organizacin

Direccionando estas Oportunidades Reducen los DSO, Agilizan el Flujo de Efectivo

Hay un variedad de factores que limitan la optimizacin del proceso, pero adems se incluyen:
Compaas que operan a nivel nacional, requieren de soporte de cobranza a nivel local, , diversos mtodos de pago, diversos procesos de aclaraciones, falta de retroalimentacin, pueden obstaculizar su optimizacin. Los comprobantes de los pagos originales son a menudo extraviados o detenidos, los estados de cuenta del banco no son recibidos a tiempo. Esto hace difcil su conciliacin y se incrementan el nmero de excepciones, requiere de conciliacin manual, consume tiempo y generacin de errores. Falta de visibilidad de los ciclos de facturacin, ordenes y cobranza, pueden incrementar el tiempo que lleva la resolucin de conflictos con la facturas, las cuales estn amarradas al Capital de Trabajo.

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Centralizacin Centralizar la cobranza en un Centro de Servicios Compartido, con el objetivo de reducir costos, estandarizar procesos e implementar indicadores de desempeo (KPIs) de una forma ms eficiente. Estandarizacin Los cambios anteriores son internos de una organizacin, unos de los problemas principales es la necesidad de obtener ms informacin detallada y estandarizada de los bancos. Para soportar esto, se requiere la facilidad del intercambio de informacin. Muchas compaas utilizan (ERP), como SAP, Oracle, JD Edwards todo o parte de su proceso de cobranza. Citigroup ha desarrollado un return message integration tool (RMI). Esto permite a las compaas administrar toda la informacin con Citigroup y otros bancos mas eficiente, optimizando los pagos y el proceso de conciliacin. Estandarizacin es solo parte de la ecuacin, particularmente toma tiempo y esfuerzo implementando nuevas interfaces y formatos, los cuales deben de ser evaluados con otras prioridades. Para dar atencin a las oportunidades y eliminar las ineficiencias del Capital de Trabajo, las compaas necesitan hacer ms eficiente su cadena de valor financiero y ver donde estos procesos se conectan.

Visin del Proceso de Cobranza (Citigroup)

Estrategias (CFO.com), Citigroup La falta de atencin a las oportunidades mencionadas, limitan la recuperacin y asignacin del efectivo, la generacin de presupuestos se hace menos predecible, por lo tanto incrementar los niveles del Capital de Trabajo requiere de:

CitiGrup (www.citi.com)ha desarrollado una propuesta sistemtica estructurada para revisar el proceso financiero de sus clientes, identificar y direccionar reas de mejora. Esta propuesta es conocida como Visin de Cobranza, la cual contempla un diagnstico de cada elemento del proceso de cobranza, las compaas obtienen un mejor entendimiento del comportamiento de sus clientes, el riesgo inherente en el ciclo de la cobranza. Se analiza el impacto en los DSO de cada mtodo de cobranza y como pueden ser mejorados, cambiando procesos, tecnologa y negociaciones con clientes.

Diagnstico O2C
Objetivo Propuesta

Propuesta y Metodologa Recomendaciones y definicin de mtricas

Entregables Recomendaciones simples Mtricas simples Cuentas por Cobrar Reduccin de la edad de las facturas (30,60,90)

Identificacin de problemas
crticos del flujo en las funciones del O2C.

Revisin de todas las

reas que impactan el ciclo del O2C.

Reportes generados Proceso de recuperacin y archivo de las necesi-

Identificacin de las causas

(procesos, tecnologa, gente).

Desarrollo de recomendaciones de mejora y reduccin de DSO.

Generacin del programa de

proyectos con actividades especificas a realizar.

Definicin de solucin, mtricas y factores crticos de xito

Roles y responsabilidades
entre Citi y sus clientes

por las recomendadades de mejora de la funcin de facturacin, las ciones de los proce- cuales estn causando retrasos en la recepcin y Anlisis de informacin sos del ciclo comple- pago. Inconsistencias en la facturacin entre divisioa travs de entrevistas en to. Mapa de procesos nes. sitio y recoleccin de de todos los procedatos. Inconsistencias entre estados de cuenta y factuEvaluacin de activida- sos primarios revisa- ras, esto generan problemas para la conciliacin. dos. des para definir y diagNecesidades del portafolio de cuentas por cobrar Detalle del plan de para segmentar y generar estrategias para su menosticar el problema y generar recomendaciones. mejora del flujo de jora. efectivo propuesto Problemas y una matriz de escalas con tiempos y Utilizacin de cuestio- por Citi, incluyendo objetivos que no han sido definidos e implemennarios, graficas, mapas de SLAs, KPIs y solu- tados. ciones de mejora a procesos y consultores. Proceso de solucin de conflictos no estn bien los procesos. Revisin en sitio el definidos e implementados. aspecto ms crtico de la Funciones de reduccin y prioridades son despropuesta. centralizadas.

Reduccin del promedio de la edad de una etapa a otra.

Metas de liquidacin.
Aplicacin de pagos Tiempo de proceso de las conciliaciones bancarias

CONCLUSION Las compaas mejor posicionadas para soportar estos tiempos difciles, sers las que puedan controlar su capital de trabajo, acelerando la cobranza y optimizando sus operaciones. Este beneficio no solo es interno, el mercado continuar premiando a este tipo de compaas. Es tiempo de enfocarse en la centralizacin y optimizacin de sus cuentas por cobrar. La propuesta Visin de Cobranza de Citi producir un impacto substancial en el procesos Order to Cash de sus clientes, ayudndoles a posicionarse como mejores prcticas en sus industria.

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Anlisis y Optimizacin del Proceso Order to Cash

TO CASH ASOCIADOS
Rio Tber 91, No 401 Col. Cuauhtmoc Del. Cuauhtmoc, C.P. 06500 Mxico, D.F. Telfono: 5208 5521 5208 5566 hector.preciado@tocashasociados.com

Empresa Mexicana conformada por un grupo de ejecutivos que cuentan con ms de 25 aos de experiencia en las reas Administrativas, Financieras, Comerciales y Consultora, con una filosofa de trabajo orientada al cliente, a la obtencin de resultados, y bajo un esquema de permanente innovacin y adaptacin al cambio.

Soluciones para la optimizacin del ciclo del proceso Order to Cash PROCESOS Ordenes-Facturacin Facturacin-Cobranza SOLUCINES DE TO CASH ASOCIADOS Investigaciones de Crdito Outsourcing a nivel nacional de Gestin de Cobranza -Capacitacin en la metodologa basada en Administracin de Procesos -Diagnstico y mejoras del ciclo completo de cobranza -Implementacin de mejoras del proceso de cobranza. -Automatizacin con herramientas BPM del proceso de cobranza.

Order to Cash

COBERTURA A NIVEL NACIONAL

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Anlisis y Mejora del Proceso Order to Cash
Proceso Order to Cash, el cual es iniciado con la recepcin de una orden realizada por un cliente hasta que su pago es ingresado a la cuenta bancaria de la compaa.

To Cash Asociados Order To Cash, o bien especialista en en llegar a la implementacin y automatizael procesos Order cin a travs de herrato Cash, cuenta con un mientas BPM, Estas herrapaquete de servicios, los cuales pueden ser desde un taller para homologar el concepto de administracin basada en procesos y cuyo objetivo es visualizar el ciclo de cobranza, integrando todas las funciones involucradas; mapeo de procesos primarios y secundarios para identificar la causaefecto de una problemtica, definicin de recomendaciones, Definicin de indimientas tecnolgicas, permiten la automatizacin del ciclo completo de cobranza.

REL consultancy experta en proyectos de optimizacin del rendimiento del capital de trabajo, han reMARCO DE REFERENCIA velado que en los ltimos DE ANLISIS DE CAUSA DE aos las empresas han disfrutado del crecimiento TO CASH ASOCIADOS PARA OPTIMIZACIN DEL de las ventas, pero su eficiencia de la conversin PROCESO del efectivo (ECE), el cual ORDER TO CASH es un porcentaje de la operacin del flujo de efectivo como porcentaje de las ventas, ha disminuido ao tras ao.

cadores de desempeo principales (KPI) para

cada actividad del proceso