2011

SNTESIS DE OFFICE
WORD
En este documento encontraras unos pasos bsicos para la el manejo de Microsoft Word 2007.

JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA REGIONAL NARIO CENTRO INTERNACIONAL DE PRODUCCIN LIMPIA LOPE

29/08/2011

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS TIPOS DE ARCHIVOS PARA WORD Y EXTENSIONES Guardar los archivos como extensin doc (versin 2003) o docx (versin 2007).

WORD Tipo de archivo XML Documento Documento con macros Plantilla Plantilla con macros

Extensin .docx .docm .dotx .dotm ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL

Si deseamos trabajar aprovechando lo mejor posible el tamao de vista de nuestro documento podemos ocultar la cinta de opciones as: damos clic derecho en el botn de office y le decimos, minimizar la cinta de opciones. Para acceder a un cuadro de dialogo de un grupo de herramientas determinado daremos clic en el botn ubicado en la parte derecha inferior de cada grupo de herramientas.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS La barra de titulo contiene el nombre del documento en el que ests trabajando, puede ser un nombre provisional que el sistema le asigna como documento 1 o el nombre que tu ya le has dado si ya guardaste el documento como:

La cinta o banda de opciones con sus diferentes fichas (pestaas) contiene las herramientas de Word agrupados, en grupos de herramientas con botones de acceso directo. Las diferentes pestaas o herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando la tecla Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado derecho del icono de comando.

Para activar la ayuda de Word daremos clic en el icono de interrogante de la parte superior derecha o tambin tecleando F1 en cualquier instancia del programa.

COMO DESPLAZARSE DENTRO DE UN DOCUMENTO. Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

NOTA: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPag=Pup, RePag=Pdn. Adems el control de Ctrl + AvPag y Ctrl + RePag va a depender de el objeto de bsqueda seleccionado. Mediante las barras de desplazamiento.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS Podemos utilizar los siguientes mtodos: Arrastrar el cuadro de desplazamiento proporcional al tamao del documento, movernos mediante las flechas (superior/inferior) lnea a lnea en el documento o configurando los objetos de bsqueda con las dobles flechas de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado. Mediante la rueda del ratn. Girando la rueda del ratn para movernos lnea a lnea o mantenindola presionada y desplazndose hacia arriba o hacia abajo en el documento. NOTA. La cantidad de desplazamiento vertical que se tenga en la pantalla ser proporcional a la velocidad de cambio en pantalla. Tambin podemos modificar el zoom de nuestro documento girando la rueda del ratn manteniendo presionada la tecla control. Seleccionar con el ratn Arrastrando. Colocar el cursor al inicio y sostenido lo llevamos al final de la seleccin que deseamos. Al realizar doble clic sobre una palabra determinada sta quedara seleccionada. Al realizar triple clic sobre un prrafo determinado ste quedara seleccionado. Por teclado

NOTA. Para teclados en espaol reemplace la tecla Mayus por shift. Eliminar texto.

DESHACER Y REHACER. Para deshacer utilizamos la combinacin de teclas ctrl + Z o recurrimos a el icono ubicado en la barra de herramientas de acceso rpido.

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Para rehacer utilizamos la combinacin de teclas ctrl + Y o recurrimos a el icono ubicado en la barra de herramientas de acceso rpido.

COPIAR, CORTAR Y PEGAR Utilizando los mens contextuales dando clic derecho o la manera ms rpida es haciendo uso del teclado as: COPIAR = Ctrl + C PEGAR = Ctrl + V CORTAR = Ctrl + X Podemos hacer uso del portapapeles y as poder asegurar 24 opciones de pegado para poderlas llamar a nuestro archivo en la instancia que deseemos. Tambin podemos mostrar u ocultar el portapapeles de office en el cuadro de dialogo de opciones del apartado portapapeles.

BUSCAR Mediante el botn buscar del apartado de inicio o por la combinacin de teclas Ctrl + B. REEMPLAZAR En el mismo cuadro de dialogo de buscar, en la apartado de reemplazar. Funciona de la misma forma que buscar, solamente tenemos que llenar la palabra o el texto que se va a reemplazar por el anterior. DISTINTAS FORMAS DE VER UN DOCUMENTO DISEO DE IMPRESIN: Es la vista predeterminada del documento, y es como se ve realmente el documento dentro de la pagina. NOTA: Al dar doble clic al final o inicio de la pagina esta se va a presentar como si estuviese unida a la anterior, esto no significa que haya cambiado de tamao, simplemente es otra forma de visualizar el documento. LECTURA A PANTALLA COMPLETA. Aqu podemos generar una vista previa del documento y adems tambin sirve para el caso en que solo necesitemos leer el documento y revisar dos hojas al tiempo, en modo libro. DISEO WEB. Sirve para visualizar el documento como si estuviera bajo el diseo de un navegador web. VISTA DE ESQUEMA. Aplicable para cuando se utilizan Estilos y queremos movernos entre ellos. BORRADOR.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes para facilitar la lectura del documento. VER VARIOS DOCUMENTOS AL TIEMPO Podemos cambiar rpidamente de documentos haciendo uso de la ficha cambiar ventanas en el

apartado vista: GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS. Al momento de guardar documentos debemos tener en cuenta los siguientes aspectos: Guardar en Nombre de archivo Guardar tipo como Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir rpidamente el cuadro de dialogo de guardar como, adems tambin, que es recomendable que una vez guardado el documento continuamente estemos presionando Ctrl + G para evitar la prdida de datos por alguna situacin imprevista y asegurar nuestra informacin. Si deseamos cambiar el directorio que se muestra por defecto debemos hacer lo siguiente: Damos clic en el icono de office. Ahora en opciones de Word. Seguido en el apartado guardar. Y finalizamos en ubicacin del archivo predeterminada. Truco: Para ir rpidamente al cuadro de dialogo de abrir presionamos la combinacin de teclas Ctrl + A. Tambin podemos utilizar en ocasiones la posibilidad de abrir y reparar un documento, desplegando la lista en Abrir, as:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS DISEO DE PGINA. Cuando estamos escribiendo en un documento de Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa, por tanto existe una area en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina en el apartado de configurar pgina.

En este apartado podemos modificar: Las mrgenes del documento, especificando un valor en cm para las mrgenes: Superior, Inferior, Derecha e Izquierda. La orientacin de la hoja: Horizontal o Vertical. El tamao del papel: expresado en tamaos estndares o personalizados. El trabajo del documento al estilo en columnas (peridico).

ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA Un encabezado es un texto que se insertara automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el titulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de la pgina. Para insertar un encabezado o pie de pgina iremos hacia la pestaa Insertar y luego al apartado Encabezado y pie de pgina. NOTA: Para salir de la edicin del encabezado o pie de pgina daremos doble clic en el texto general de nuestro documento.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS DAR FORMATO Un texto puede estar muy enriquecido en su contenido pero si no tiene un adecuado formato se va a ver disminuido en su calidad, adems que el formato puede representar el toque personal o de protocolo que se deba seguir a nuestros documentos. FUENTE Siguiendo la pestaa de Inicio y el apartado fuente, podemos elegir el tipo de fuente (tipo de letra), para nuestro documento y en donde tambin es aconsejable seguir los mtodos abreviados de teclado que se tienen para el estilo, as: Ctrl + N = aplicar negrita al texto seleccionado. Ctrl + K = aplicar cursiva al texto seleccionado. Ctrl + S = aplicar subrayado al texto seleccionado. shift + f3 = cambiar maysculas y minsculas.

Podemos acceder rpidamente a la ventana de fuente combinando las teclas: Ctrl + M. Truco: Si deseamos que la ltima lnea de nuestro prrafo quede alineada as no est completa, tecleamos Shift + enter y listo, quedar justificada como el resto del prrafo. NOTA. Podemos predeterminar la fuente que tenemos al inicio de todos los documentos, mediante el botn predeterminar ubicado en el cuadro de dialogo de Fuente. PRRAFO Para distinguir especficamente los prrafos es necesario insertar o visualizar las marcas de prrafo haciendo uso del icono ALINEACIN DE PRRAFOS mostrar todo, en el apartado prrafo, de la pestaa de inicio.

La alineacin del texto la podemos realizar haciendo uso de los iconos:

O tambin haciendo uso de los mtodos abreviados de teclado as: Ctrl + Q = alineacin hacia la izquierda. Ctrl + T = alineacin al centro. Ctrl + D = alineacin hacia la derecha.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS Ctrl + J = alineacin justificada. APLICAR SANGRA Consiste en desplazar en cierta medida el prrafo hacia la izquierda o hacia la derecha, haciendo uso de los botones . Adems que podemos predeterminar el tamao de desplazamiento que deseamos abriendo el cuadro de dialogo de la pestaa prrafo. SALTOS DE PGINA. Podemos insertar saltos de pagina en cualquier punto de nuestro texto haciendo uso de la pestaa insertar y el apartado Paginas, en la opcin: salto de pagina o simplemente tecleando Ctrl + enter. TABULACIONES Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Podemos establecer la tabulacin, aplicable solamente al prrafo en cuestin, a travs de la regla horizontal. Habilitamos la regla horizontal en la pestaa Vista, apartado de mostrar u ocultar y

opcin de Regla, o tambin haciendo clic sobre el botn desplazamiento vertical.

ubicado sobre la barra de

Tambin podemos ajustar un valor estndar para las tabulaciones de nuestro prrafo as: Mediante la pestaa de Inicio, apartado de prrafo dando clic en el inicializador del cuadro de dialogo de prrafo y dando clic en el botn de tabulaciones que se encuentra en la parte inferior izquierda.

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INTRODUCIR ECUACIONES Y SMBOLOS. Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y formulas matemticas. Dicho editor se encuentra en la pestaa de insertar, apartado de Smbolos. Podemos observar en la hoja que se distingue un lugar en especfico donde vamos a escribir la formula, as: .

NOTA: Dependiendo del tipo de ecuacin que deseemos escribir escogemos entre las opciones que nos da el editor. ORTOGRAFA Y GRAMTICA Los errores de tipo gramatical en nuestros documentos se van a subrayar con una lnea de color verde y los errores de tipo ortogrficos se van a subrayar con una lnea de color rojo.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS Opciones de ortografa. Para cambiar las opciones de ortografa debemos ir al Botn de Office, y hacer clic en el botn Opciones de Word, aparecer un cuadro de dialogo, all seleccionar la categora Revisin y aparecer un cuadro de dialogo como este:

Revisar mientras escribe. Habilitando esta opcin Word ira subrayando los errores que se cometan en el instante que se escribe y es ah en donde el usuario puede decidir sobre ellos situndose encima del error, dando clic derecho y eligiendo de entre las sugerencias que brinda el corrector ortogrfico. Revisar al final. Podemos hacerlo de dos formas: 1. Hacer clic en la pestaa Revisar, dirigirnos al apartado de Revisin y dar clic en el icono de Ortografa y Gramtica. 2. Pulsar la tecla F7. Eligiendo algunas de las opciones anteriores se nos presenta la ventana de Ortografa y Gramtica en donde tenemos las opciones de elegir la operacin a efectuar a dicha palabra mal escrita o al error gramatical cometido. Ahora bien debemos decidir cul de estas opciones se ajusta ms al documento: Omitir una vez: No realiza ninguna accin sobre la palabra errnea y continua revisando el documento. Omitir regla: Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasara por alto sin realizar ninguna accin. Contina revisando el documento.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NARIO SNTESIS DE OFFICE - WORD INSTRUCTOR: JESS EDWIN ESCOBAR ARCINIEGAS Oracin siguiente: Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic en la zona error gramatical y corregir nosotros mismos el error y a continuacin pulsar el botn Oracin siguiente. Cambiar: La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra errnea. Explicar: Aparece el asistente con un ejemplo, explicando el tipo de error encontrado en la frase. TABLAS Las tablas permiten organizar la informacin en filas (celdas horizontalmente) y columnas (celdas verticalmente), de forma que se puedan realizar operaciones y tratamientos sobre dichas filas y columnas. Creacin de tablas. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado seria una celda de la misma. 2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, ste vinculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercera opcin es usar el vinculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el mouse. FILAS

COLUMNAS

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