Alfresco: gestin documental y gestin de contenidos web

Toni de la Fuente Director de Sistemas y Soporte

Intecna Soluciones

Octubre 2008

ndice
1. 2. 3. 4. 5. 6. Presentacin. Intecna Soluciones. Qu es Alfresco? Core Alfresco ECM. Caractersticas adicionales. Alfresco 3.0 Nuevas funcionalidades. CMIS. SharePoint Protocol. Share. 7. 8. Aplicaciones y desarrollos realizados por Intecna sobre Alfresco. Casos de xito con Alfresco.

Intecna Soluciones
Empresa: Intecna Soluciones
nico Alfresco Partner Platinium en Espaa y Latinoamrica, con capacidad para ofrecer soporte 24x7 con respaldo del fabricante. Contrato Solution Partner y OEM con el fabricante Alfresco, alianza estable para construccin de soluciones especficas. Training Partner Oficial en Espaa y traductor oficial de la aplicacin y colaboracin en la traduccin de la web corporativa de Alfresco al castellano. Equipo certificado en Alfresco. Partner Alfresco ms activo y certificado de Espaa y Latinoamrica. Soporte a sistemas y soporte al desarrollo. Integraciones.

Intecna Soluciones
Qu es un Gestor de Contenidos?
Un sistema para organizar y facilitar la creacin conjunta de documentos y otros contenidos

Posibilita monitorizar contenidos a travs de su ciclo de vida, controlando los cambios del contenido y los usuarios del contenido En la mayora de los casos, los sistemas de gestin de contenidos requieren un software de cliente especial para editar y construir artculos

Alfresco es:
Alfresco es la alternativa de Software Libre de ECM (Enterprise Content Management):

Alfresco es:

Gestin Documental

Gestin de Registros

Gestin de Imgenes

Gestin de Contenidos Web

Alfresco es:
Componentes

jBPM

Alfresco es:
Caractersticas: Autenticacin y Seguridad: - JAAS, LDAP, Active Directory, Kerberos. Compatibilidad: - Linux, MacOS, Unix, Microsoft Windows - Base de datos que soporte Hibernate - Servidor de Aplicaciones Web sobre jdk 5/6 (Tomcat, JBoss, WebSphere, WebLogic, etc) - Cliente Web sobre cualquier navegador (Firefox, IE) - Se puede aadir cualquier funcionalidad a travs de Spring

Qu hace?
Organiza y facilita la gestin de contenidos de todo tipo. - Documentos ofimticos, presentaciones, imgenes, xml, multimedia etc. Gestin del ciclo de vida de los contenidos. - Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar. Facilita el trabajo colaborativo. - Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, Social Computing Provee un repositorio fuente basado en ltimas tecnologas y estndares. - Altamente escalable, disponible y extensible.

Community / Enterprise

Para pruebas QA bsico Sin pruebas certificadas de escalabilidad Versiones mayores solamente Sin garanta Sin soporte Licencia GPL Wiki, Forum, Content Community

Testeado y certificado QA completo Pruebas certificadas de escalabilidad Versiones de mantenimiento Garanta Soportado por Alfresco y partners Suscripciones anuales por CPU Alfresco Connect for Enterprise (ACE)

El interfaz web

Barra de Herramientas Espacios Visitados Panel Lateral Cabecera Detalles

Qu es un espacio?
Es una carpeta y ms Contiene ficheros o sub-espacios Organizacin por jerarquas Aspectos / Propiedades Metadatos Permisos Reglas

Qu es un contenido?
Contenido es lo que est dentro de un fichero. Informacin estructurada o no estructurada. Mltiples formatos. Propiedades (metadatos) Contenidos relacionados.
Anexo pdf. Texto OCR. Anotaciones. Traducciones. Enlaces OLE.

Crear y editar contenido

HTML o texto creado en-lnea Editor WYSIWYG dentro del navegador web Formularios XML Cargar y descargar de contenido A travs del navegador web Portlets Carpeta de red compartida CIFS FTP y WebDAV Plug-in dentro de aplicaciones Microsoft Office y OpenOffice WebServices WebScripts

CIFS
Root URL: \\<nombre de ordenador>a\ alfresco Se comporta como una carpeta de red compartida Soporte de funciones de Windows (copiar, pegar, arrastrar etc.) Carpetas son espacios Editar contenidos directamente con aplicaciones de escritorio Sin instalacin local Se respeta todas las reglas, permisos, uso de versiones etc.

Check-In / Check-Out
El usuario controla el documento y los dems slo pueden visualizarlo. 'Check-Out' bloquea el documento y crea una copia de trabajo donde se hace los cambios. 'Check-In' reemplaza el documento original con la copia de trabajo y est desbloqueado.

Usando versiones
Permite un historial de las versiones anteriores del contenido. Se activa a travs del aspecto se puede hacer versiones. manualmente, por espacio o por tipo de contenido. Por defecto se crea una versin nueva cada vez que se guarda una cambio. Se almacena los cambios al documento/contenido. Por defecto siempre se trabaja con la ltima versin.

Roles de usuarios - contenidos

Acciones
Acciones ejemplares en Alfresco: Agregar o eliminar aspectos Empezar workflow Mover / copiar Crear transformaciones Manipulacin de imgenes Ejecutar un script Notificaciones Acciones ad-hoc se lanzan manualmente. Acciones repetitivas o obligatorias se lanzan automticamente a travs del motor de reglas.

Reglas
Se aplican reglas a espacios. Compuestas por eventos, condiciones y acciones. Las reglas se desencadenan por los eventos: Entrar (nuevo contenido) Salir (contenido borrado/movido) Actualizado (modificado) Reglas filtradas por condiciones: Fichero con un patrn determinado (p.e. INF*.doc) Pertenece a una categora especfica o metadatos especficos No hay lmite de cantidad de condiciones asignadas por regla Se aplica la accin u acciones a la regla.

Buscando informacin
Bsqueda compuesta por contenidos y/o metadatos Por contenido (texto libre) Bsqueda de las plabras dentro del texto (mltiples formatos) Ranking determinado por nmero de ocurrencias ndices de metadatos Categoras Rango de fechas Propiedades Guardar bsquedas Opensearch

Foros / Discusiones
Se puede asociar foros a contenidos o espacios Espacio de foros Foro > Tema > Mensaje > Respuestas Permite bsquedas de texto libre

Workflow
Reglas Mover, copiar contenidos Automatizacin de tareas repetitivas Workflow Pasos simples y lineales

BPM Motor jBPM integrado dentro de Alfresco

Plugin para Office

Navegar Espacios Check-In / Check-Out Crear / Editar Versionado Transformaciones Propiedades Bsqueda Crear Espacios Tareas Workflow

Alfresco WCM
PRODUCCION DE CONTENIDOS DESPLIEGUE DE CONTENIDOS

Solucin para todo el equipo de web Formularios XML Interfaz CIFS ECM Integrado Workflow, virtualizacin, staging Versionado, instantneas, restauracin

Despliegue flexible Motor run-time opcional Webs estticos, dinmicos o hbridos Despliegue multi-servidor

Gestin de registros

Cuadro de clasificacin Gestin de ciclos de vida de los registros Reglas de revisin, retencin, expurgo eDiscovery Plantillas DOD 5015.2

Alfresco 3.0
Novedades de la versin 3.0

Soporte protocolo SharePoint Alfresco Surf Alfresco Share Implementacin CMIS Soporte para 100 millones de documentos Cuotas por usuario

Alfresco 3.0: SharePoint

Compatibilidad con MS SharePoint protocol Compatibilidad con el protocolo de Microsoft Office SharePoint sin necesidad de instalacin de cliente adicional. La Unin Europea oblig a Microsoft a abrir el protocolo de SharePoint en un dictamen emitido en marzo de 2004. Alfresco es la primera solucin ECM de Cdigo Abierto que soporta compatibilidad los protocolos de Microsoft Office y Windows SharePoint Services. Ser sencillo integrar como hasta ahora, aplicaciones en Linux, Java y tambin en .NET.

Alfresco 3.0: Surf

Alfresco Surf La plataforma de desarrollo Alfresco Surf est destinada a crear aplicaciones web dinmicas y orientadas a REST as como sitios web de colaboracin. Alfresco Surf es como han llamado al conjunto de plantillas y comandos en Web Scripts con la que se ha realizado la parte /share. Todo esto sumado a algunas libreras de Yahoo y Adobe Flash tenemos como resultado la funcionalidad tan esperada de subir, va web, mltiples ficheros entre otras caractersticas.

Alfresco 3.0: Share

Alfresco Share Alfresco Share, una nueva aplicacin para social computing. Antes solo exista el contexto /alfresco, ahora sigue existiendo en ese contexto el web client de Alfresco con el mismo diseo que antes aunque con algunas novedades. Hay un nuevo contexto llamado /share: portal personal donde tambin pueden residir portales departamentales, grupos, reas, etc. Herramienta para intranets y extranets corporativas. Incorpora site activities, tagging, comentarios, thumbnails, blogs, wikis y foros.

Alfresco 3.0: CMIS

Implementacin CMIS La versin 3.0b Labs de Alfresco ya incorpora las especificaciones del borrador CMIS. CMIS (Content Management Interoperability Services) es un estndar anunciado en septiembre de 2008 que ha sido desarrollado por IBM, EMC, Microsoft, Alfresco, OpenText, Oracle y SAP. Dicho estndar intenta regular varios aspectos como los modelos de dominio, API, Web Services y el protocolo de publicacin REST/ ATOM. Ms informacin http://wiki.alfresco.com/wiki/CMIS.

Desarrollos propios sobre Alfresco

Aplicaciones y desarrollos realizados por Intecna
Intecna ha realizado multitud de implantaciones de Alfresco y se han realizado personalizaciones especficas para adaptarlo a las funcionalidades que necesita el Cliente. Entre otras podemos destacar: Backup y recuperacin de archivos. Herramienta para recuperacin de desastres. Navegacin por categoras, asociaciones y grupos. Autenticacin mejorada y extensible. Desarrollo de funcionalidades a medida: Ciudad Digital. Call Centers. Centros de documentacin con escaneo de documentos. Gestiones integrales de Oficinas a travs de WorkFlows.

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco
Caractersticas: Permite la recuperacin parcial y selectiva de los contenidos. Definicin y configuracin de tareas de exportacin automtica. Ejecucin de backup de forma incremental. Soporta importacin parcial de contenidos del backup con vista en rbol. Previsualizacin de los los datos recuperados antes de realizar la restauracin. Gestin de tareas de backup (planificador de tareas). Asistente para realizar la configuracin, backup y restauracin. Backup realizado en almacenamiento externo (fuera del repositorio de Alfresco). Es una accin asociada a un espacio. El sistema genera ACPs por lo que son compatibles con otros repositorios de Alfresco. Estado: En fase de test. Se estima su publicacin http://forge.alfresco.com

en

la

forja

de

Alfresco

final

de

2008.

Testeado en Alfresco 2.0.X y 2.1.X

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco
Intecna ha desarrollado un sistema de copias de seguridad flexible para Alfresco. Solicitud realizada en el marco del contrato de soporte corporativo con la Junta de Andaluca.

Consiste en un sistema automtico e incremental de copiasde seguridad para un

repositorio de Alfresco.

Necesidades encontradas:

Ampliar la funcionalidad queAlfresco ofrece con respecto a la gestin de copias

de seguridad. Sepretende evitar la necesidad de realizar exportaciones completas paratener una copia de respaldo de nuestra informacin.

Actualmente no se puede recuperar parte de los contenidos.

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup

Mdulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre Alfresco: IDR4Alfresco

Herramienta para recuperacin de desastres: IDR4Alfresco
Intecna Disaster Recovery for Alfresco (IDR4Alfresco) son una serie de herramientas que permiten la recuperacin de documentos del repositorio de Alfresco cuando el sistema se ha quedado en un estado inservible o inestable.

En determinadas circunstancias entre el conjunto de capas de las que se compone Alfresco-ECM pueden existir inconsistencias.

Fallos en disco. Fallos de red. Fallos de base de datos. Fallos en servidor de aplicaciones. Fallos humanos!!
Surge la necesidad de tener un conjunto de herramientas que puedan recuperar documentos a un estado al menos de fichero fsico localizable hasta la resolucin o restauracin del sistema.

Desarrollos propios sobre Alfresco: IDR4Alfresco

Herramienta para recuperacin de desastres: IDR4Alfresco
Tareas que realiza IDR4Alfresco: Actualmente las tareas que realiza son:

Recuperacin completa desde un repositorio en formato y estructura Alfresco-ECM a un

sistema de ficheros y directorios.

Los documentos son renombrados al nombre original con el que se integraron en Alfresco-

ECM y la estructura lgica de espacios a su equivalente en directorios dentro del sistema de ficheros. Requisitos: 1. JVM 1.5 o superior. 2. Conector a la BBDD. 3. Librera comn (commons-io-1.4.jar) Ejemplo:
java -classpath ./bin:./lib/mysql-connector-java-5.0.8-bin.jar:./lib/commons-io-1.4.jares.intecna.alfresco.adr.Repo2FS

Desarrollos propios sobre Alfresco: IDR4Alfresco

Herramienta para recuperacin de desastres: IDR4Alfresco
To do list de IDR4Alfresco: Queda mucho trabajo por hacer: Recuperacin de versiones: tratar los versionados para que los nombres de los ficheros contengan la versin del documento. Poder recuperar solamente un archivo mediante su nombre en formato Alfresco-ECM o mediante su nombre original. Limpieza de BBDD: recorrer todo la base de datos buscando el fichero en el repositorio y borrando los registros necesarios en el caso de que no existan o estn corruptos. Soporte de las nuevas versiones de Alfresco. Probar, probar y probar. Fecha de liberacin: finales de noviembre 2008, http://forge.alfresco.com Lenguaje: Java Versiones de Alfresco soportadas: 2.0.X, 2.1.X Sistemas Operativos Soportados: Windows (2000/XP/2003), Sistemas POSIX (Linux/FreeBSD/...)

Referencias de proyectos en Alfresco

Casos de xito

Todos las consejeras y organismos de la Junta de Andaluca, Gestionado desde el CAU por parte de la Consejera de Innovacin, Ciencia y Empresa.

Referencias de proyectos en Alfresco

Casos de xito
Ciudad Digital Almera Ministerio de Administraciones Pblicas I2BC CEMI de Mlaga Oesa IDOM (Conferencia Hidrogrfica del Ebro)

Referencias de proyectos en Alfresco

Casos de xito
Ayuntamiento de Mijas Mancomunidad del Campo de Gibraltar ENAC (Entidad Nacional de Acreditacin) TELE 2

Gracias
Toni de la Fuente Director de Sistemas y Soporte