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PROGRAMA SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD ISO9001:2008 MDULO 3: DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD CDIGO 257550 ACTIVIDAD SEMANA 4: REGISTROS

S EN UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PRESENTADO POR: PABLO ANTONIO FARIAS BASTIAS, Psiclogo


PRESENTADO A: MARTHA EMPERATRIZ DE ARCO GUERRERO, Tutora SENA Virtual

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CURSOS VIRTUALES

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OBSERVATORIO TECNOLOGICO
Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Febrero 2 de 2009 Pginas. 2 de 13

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BOGOTA, SEPTIEMBRE 22 DE 2011

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NDICE

TEMA

PGINA

INTRODUCCIN

ACTIVIDAD SEMANA 4

1. Diagrama De Flujo del Procedimiento de Control de Documentos 2. Listado Maestro de Documentos - Proceso Misional 3. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Control de Registros 4. Listado Maestro de Registros - Proceso Misional 5. Dificultades y Soluciones al Establecer Control Sobre
los Registros y Sobre los Documentos del Sistema

3 4 5 6

6. Tres Ejemplos de Formatos de Registros Requeridos


por la Norma ISO 9001:2008: 5.6.1 Revisin por la direccin 8.2.2 Resultados de la auditoria interna 8.5.3 Resultados de la accin preventiva 7 9 10 11

7. Conclusiones del Desarrollo de la Actividad

BIBLIOGRAFA

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INTRODUCCIN

Dentro del aprendizaje de cmo implementar un Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), una de las etapas ms importantes corresponde a lo referente a la documentacin, pues aqu es donde se muestra y demuestra qu, quin, cmo, cundo, por qu una empresa hace lo que hace, ello a travs de documentos y registros que son la prueba y el testimonio del funcionamiento de una organizacin y de cmo sta ha ido asumiendo y orientando sus procesos dentro del enfoque que brinda un SGC.

La siguiente actividad es un ejercicio que busca mostrar la dinmica de la implementacin de registros, la cual puede parecer un tanto engorrosa al principio pero se advierte en esto una sistematizacin, un orden que a fin de cuentas, lo que busca es entregar a la empresa las tcnicas y herramientas para alcanzar mejores niveles de gestin de sus procesos y no necesariamente implantando nuevos, sino que a partir de los que ya cuenta la empresa y justamente para dar cuenta de ellos y de su eficacia y efectividad para el logro de los objetivos de la institucin

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ACTIVIDAD SEMANA 4

Con base en la documentacin presentada durante el desarrollo del curso Documentacin de un Sistema de Gestin de Calidad:

1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de


documentos que aplica o aplacara en su empresa. (la empresa puede ser una de un estudiante)
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

Autor Actividad: Rosa Elvia Quintero Guasca Tutora Virtual Regional Santander

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2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado


maestro de documentos, con los documentos del Proceso que escogi.
Fecha de Aprobacin

Cdigo

Nombre del Documento

Responsable

Versin

GESTIN DE INSUMOS Y IMP.001.FLD MATERIAS PRIMAS ELABORACIN DE PRODUCTOS DE PANADERA ELABORACIN DE PAS.001.FLD PRODUCTOS DE PANADERA GESTIN DE SERVICIO DE CAFETERIA COM.001.FL D GESTIN DE VENTAS

GERENTE ADMINISTRATIVO JEFE PANADERA 1.0 12-04-2011

PAN.001.FLD

1.0

12-04-2011

JEFE PASTELERA DIRECTOR OPERATIVO GERENTE COMERCIAL

1.0

12-04-2011

CAF.001.FLD

1.0 1.0

12-04-2011 12-04-2011

3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o aplacara en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante)

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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del proceso que seleccionaron:
Cdigo Nombre del Documento Responsable Ubicacin Acceso Tiempo de Retencin Disposicin Final ALMACENAR COPIA DIGITAL EN CD/DESTRUCCIN DE ARCHIVO FSICO ALMACENAR COPIA DIGITAL EN CD/DESTRUCCIN DE ARCHIVO FSICO ALMACENAR COPIA DIGITAL EN CD/DESTRUCCIN DE ARCHIVO FSICO ALMACENAR COPIA DIGITAL EN CD/DESTRUCCIN DE ARCHIVO FSICO

IMP.001.FRM

Listado de proveedores aprobados Listado maestro de documentos internos Panadera Listado maestro de documentos internos Pastelera Listado maestro de documentos de gestin de cafetera Estrategias de mercadeo y opciones de negocios

GERENTE ADMINISTRATIVO

GERENCIA ADMINISTRATIVA DIRECCIN OPERATIVA LOCAL DIRECCIN OPERATIVA LOCAL

ESCRITO DIGITAL ESCRITO DIGITAL RED ESCRITO DIGITAL RED

2 AOS

PAN.001.FRM

JEFE PANADERA

2 AOS

PAN.001.FRM

JEFE PASTELERA

2 AOS

CAF.001.FRM

- DIRECTOR OPERATIVO - GERENTE ADMINISTRATIVO - GERENTE ADMINISTRATIVO - GERENTE COMERCIAL

- DIRECCIN OPERATIVA - GERENCIA ADMINISTRATIVA -GERENCIA ADMINISTRATIVA -GERENCIA COMERCIAL -DIRECCIN OPERATIVA

ESCRITO DIGITAL RED

2 AOS

COM.001.FRM

- DIRECTOR
OPERATIVO

ESCRITO DIGITAL RED

2 AOS

ALMACENAR COPIA DIGITAL EN CD/DESTRUCCIN DE ARCHIVO FSICO

5. Comenten por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos una solucin a cada dificultad. Tamao de la empresa:

Dificultad: Cuando las empresas son pequeas no siempre se cuenta con un

responsable de calidad que haga el trabajo de actualizar documentos o controlar registros, y ello trae como riesgo el seguir usando archivos obsoletos y al final, emplear ms papeles de los que se quisiera y necesita.

Solucin: Distribuir las funciones, dejando en claro a los responsables de


llevarlas a cabo y las fechas de ejecucin.

Conocimiento de la norma:

Dificultad: El desconocimiento de la norma tambin puede ser un problema a

la hora de realizar control sobre los registros y documentos de forma adecuada y sin incurrir en exageraciones que terminen complicando el trabajo.

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Solucin: Hacer capacitaciones y seleccionar adecuadamente a los lderes y


6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferencia y elabore un formato de registro para cada uno.
5.6.1 Revisin por la direccin responsables.

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8.2.2 Resultados de la auditoria interna

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8.5.3 Resultados de la accin preventiva

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7. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad.

1. El sistema de documentacin que se implemente en una organizacin


debe permitir una comunicacin sencilla y fluida, en un lenguaje fcil de entender en todos los niveles de la empresa, trasmitiendo una informacin vlida, oportuna y confiable, con el fin que todos los empleados en tanto colaboradores participen de ella y puedan generar un compromiso efectivo en el desarrollo de los procesos.

2. La direccin tiene la responsabilidad de motivar a los colaboradores de manera que se sientan identificados con las polticas de la empresa y fomentar su participacin en forma activa en todas las etapas del proceso, con lo cual se generar un sentido de pertenencia y responsabilidad de los trabajadores que facilitar lograr los objetivos propuestos por la organizacin para el diseo, implantacin, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestin de calidad adoptado por la institucin.

3. La base para la divulgacin y crecimiento del sistema de gestin de


calidad implementado por la empresa lo encontramos en el sistema de documentacin adoptado por sta, el cual debe contar con documentos y registros que permitan realizar las actividades de seguimiento y control efectivos para formular y desarrollar las estrategias y planes de mejoramiento que se requieran, para as lograr que la empresa est inmersa en un proceso de mejora y crecimiento continuo, como base de su desarrollo organizacional y social.

BIBLIOGRAFA Material de estudio, Curso ISO 9001:2008: Documentacin de un Sistema de Gestin de la Calidad Cdigo 257550. SENA Virtual, 2011. Retroalimentacin: Felicitaciones!!!! Excelente trabajo!!!! Se evidencia manejo del tema.

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