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RESOLUCION DE CONTADURIA Nº 156-2002-EF-93.

01

Lima, 30 de diciembre de 2002


CONSIDERANDO:
Que, el artículo 7º de la Ley Nº 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad, señala
entre otras funciones a la Contaduría Pública de la Nación, la de orientar, normar y evaluar las
actividades de los órganos de contabilidad del sistema; así como establecer normas técnicas
para su funcionamiento;
Que, de acuerdo a la Constitución Política del Perú y la Ley Nº 26864 de Elecciones
Municipales y su modificatoria el artículo 1º de la Ley Nº 27734, se eligen Alcaldes y Regidores
de los Consejos Municipales Provinciales y Distritales en toda la República;
Que, la Ley Nº 26997 establece que los Alcaldes provinciales y distritales que cesan en
sus cargos realizarán, bajo responsabilidad, el proceso de transferencia de la administración
municipal a las nuevas autoridades electas;
Que, mediante Resolución de Contaduría Nº 075-98-EF/93.01 de fecha 25 de noviembre
de 1998, se aprobó el Instructivo 15 Proceso para facilitar la transferencia de la Información
Contable de la Gestión Municipal;
Que, por modificación de la normatividad sobre las elecciones municipales, es
conveniente aprobar un nuevo Instructivo referente a las formalidades a seguir para la
transferencia de la información contable, acorde a las disposiciones legales vigentes;
Estando a lo propuesto por la Dirección General de Investigación de la Contabilidad, con
la aprobación de la Alta Dirección y la visación de la Oficina General de Asesoría Jurídica y la
Dirección General del Sector Público; y,
En uso de las facultades otorgadas por los artículos 2º y 7º de la Ley Nº 24680;
SE RESUELVE:
Artículo 1.- APROBAR el Instructivo Nº 19 sobre el PROCESO PARA FACILITAR LA
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y ADMINISTRATIVA A LAS NUEVAS
AUTORIDADES MUNICIPALES; el cual forma parte de la presente Resolución.
Artículo 2.- El presente Instructivo rige a partir del día siguiente de su publicación.
Artículo 3.- DEJAR SIN EFECTO la Resolución de Contaduría Nº 075-98-EF/93.01 que
aprobó el Instructivo Nº 15.
Regístrese, comuníquese y publíquese.

OSCAR A. PAJUELO RAMÍREZ


Contador General de la Nación
INSTRUCTIVO Nº 19-2002-EF/93.01

PROCESO PARA FACILITAR LA TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y


ADMINISTRATIVA A LAS NUEVAS AUTORIDADES MUNICIPALES

1. FINALIDAD
Impartir las instrucciones para que el proceso de transferencia de la información contable a las
nuevas Autoridades Municipales se efectúe con transparencia y oportunidad, asegurando el
cumplimiento de la rendición de cuentas de manera confiable.
2. OBJETIVO
Que las Autoridades Municipales del país, tanto provinciales como distritales, efectúen
adecuadamente la transferencia de información contable, a las nuevas autoridades reconocidas
oficialmente por el Jurado Nacional de Elecciones y presenten oportunamente la información de
sus rendiciones de cuenta para la elaboración de la Cuenta General de la República.
3. ALCANCE
El presente Instructivo es de aplicación obligatoria por todas las municipalidades provinciales y
distritales del país.
4. BASE LEGAL
- Ley Nº 24680 - del Sistema Nacional de Contabilidad.
- Ley Nº 27312 - De Gestión de la Cuenta General de la República.
- Ley Nº 26864 - De Elecciones Municipales.
- Ley Nº 23853 - Orgánica de Municipalidades.
- Ley Nº 26997 - Conformación de comisiones de transferencias de la administración
Municipal.
- Decreto Legislativo Nº 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público.
- Instructivos Nºs. 6, 7 y 12, Aprobados por Resolución de Contaduría Nº 067-98 -
EF/93.1.
- Resolución de Contaduría Nº 135-2000-EF/93.01.
- Resolución de Contaduría Nº 143-2001-EF/93.01 (El Peruano del 29/10/01).
- Resolución de Contaduría Nº 149-2002-EF/93.01 (El Peruano 18/6/02).
- Resolución de Contaduría Nº 154-2002-EF/93.01 (El Peruano 7/12/2002).
- Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de
Control Interno para el Sector Público.
5. CONTENIDO
5.1 COMISIÓN DE TRANSFERENCIA
Se recomienda que en la Comisión de Transferencia, a que se refiere el segundo
párrafo del Art. 3 de la Ley Nº 26997, se incluya a funcionarios representantes de
las diferentes áreas de actividad del Municipio, tales como abastecimiento,
tesorería, presupuesto, contabilidad, bienes patrimoniales y archivo.
La Comisión de transferencia debe verificar:
- La información contenida en el Informe del Contador General de la Municipalidad.
- Que el Acta de Transferencia, esté refrendada por las autoridades
correspondientes. (Alcalde, Director Municipal, Administrador o quien haga sus
veces, Contador General y los miembros conformantes de la comisión de
entrega).
5.2 INFORMACIÓN QUE DEBE PROPORCIONAR EL CONTADOR GENERAL DE
LA MUNICIPALIDAD, A LA COMISIÓN DE TRANSFERENCIA.
El contador general de la municipalidad proporcionará a la Comisión de
Transferencia, un Informe del área a su cargo, el mismo que debe estar
sustentado con:
5.2.1 Un Cronograma de Cierre Contable por procesos y por áreas de
información, con indicación de plazos y responsabilidades.
5.2.2 Documentos de Gestión administrativa en base a los cuales se da
cumplimiento a las funciones del área de contabilidad (ROF, MOF, TUPA,
Instructivos y directivas de los órganos rectores de los sistemas
administrativos).
5.2.3 Informe Situacional de los libros de contabilidad (principales y auxiliares),
con indicación del último folio utilizado en cada uno de ellos a la fecha de
transferencia.
Los libros principales y auxiliares, debidamente foliados, que la entidad ha venido
utilizando, así como los Estados financieros, Presupuestarios y Otros con los
análisis correspondientes, deben estar debidamente archivados en un ambiente
apropiado para su fácil acceso y verificación
- Información de la documentación sustentatoria de los registros contables.
- Análisis del saldo de todas las cuentas de acuerdo a las normas emitidas por la
Contaduría Pública de la Nación; en especial de las Cuentas por Cobrar y por
Pagar, por deudor y acreedor respectivamente.
- El Análisis del saldo de la cuenta ENCARGOS al 31.12.2002, debe estar
sustentado con:
Identificación de cada uno de los deudores, indicando el cargo si se trata de
autoridades, funcionarios o trabajadores de la municipalidad.
En el caso de empresas municipales, precisar dirección, número de teléfono y
nombre del representante legal actual.
Monto y motivo del encargo o anticipo concedido.
Antigüedad de la deuda (Nº del comprobante y fecha en que se otorgó el encargo).
Información de las acciones realizadas para obtener la rendición de cuentas o
devolución de montos no utilizados.
5.2.4 Relación de las pruebas de comprobación de saldo efectuados:
(conciliaciones bancarias, inventario físico de bienes muebles e inmuebles,
etc.)
5.2.5 Los Informes de Auditoria Interna y Externa por los exámenes practicados
a la información contable.
5.2.6 Copia de los oficios que acrediten el cumplimiento de la presentación de
información contable a la Contaduría Pública de la Nación, y a los demás
entes rectores como Presupuesto Público, Tesoro Público, etc.
5.3 Para verificar el inventario físico de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de
la municipalidad, al 31 de diciembre; se podrá contar con el apoyo de profesionales
expertos en los casos que fuere necesario, según las Normas Técnicas de
Control.5.4 La entrega de los saldos bancarios conciliados al 31 de diciembre, así
como los talones de los cheques utilizados, incluyendo la última chequera, se
efectuará según las directivas impartidas por el Sistema de Tesorería.
5.4 Se recomienda solicitar a las entidades financieras los extractos bancarios, dentro
de los primeros días hábiles del mes siguiente para facilitar la elaboración de
conciliaciones bancarias.
Los extractos bancarios son los referentes a las cuentas corrientes en el que se
abonan, las transferencias recibidas del Fondo de Compensación Municipal, Vaso de
Leche, Canon Minero, Gasífero, Hidroenergético, Forestal, Pesquero, Vigencia de
Minas y Otras Transferencias, según sea el caso.
5.5 El cálculo de los Beneficios Sociales del personal con que cuenta la municipalidad a
la fecha de transferencia, debe ser proporcionado por la Oficina de Personal.
5.6 El acervo documentario, que se debe entregar a la nueva Administración comprende
documentos contables y administrativos.
Los Comprobantes de Pago deben estar adecuadamente archivados, en orden
cronológico, sustentados con la documentación original de los compromisos
devengados que han sido cancelados. Lo mismo corresponde a los Recibos de
Ingreso, Convenios, fianzas y garantía de proveedores y contratistas.
5.7 Se elaborará un Informe que debe contener las principales acciones realizadas y los
problemas encontrados en la Entrega-Recepción de la documentación contable,
dejando constancia del proceso efectuado y de ¡os resultados obtenidos
5.8 El Contador General y el personal de contabilidad, brindarán a las autoridades
electas, toda la colaboración que requieran así como las facilidades del caso para
que el proceso de transferencia se realice en forma ordenada.
5.9 La transferencia se efectuará mediante acta de entrega - recepción de documentos
contables y administrativos (Anexo Nº 1), la misma que deberá estar acompañada,
entre otros, de lo siguiente:
1. Estructura Orgánica(Organigrama).
2. Documentación contable y presupuestaria.
3. Acervo documentario administrativo.
4. Cargos de recepción y entrega.
5. Otros (ROF, MOF, Manuales de Procedimientos administrativos).
6. Observaciones.
6. INFORMACIÓN A PRESENTAR PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPUBLICA.
1.1 Los Alcaldes electos y reelectos que asuman funciones, tienen una gran
responsabilidad en la presentación de la rendición de cuentas para la elaboración de
la Cuenta General de la República; por lo que deberán brindar al Contador General
del Municipio todo el apoyo necesario para el proceso de cierre contable y la
presentación de información a los Órganos Rectores de los Sistemas
Administrativos del Sector Público.
6.2 La información contable que se debe presentar para la Cuenta General de la
República correspondiente, será de acuerdo a los lineamientos impartidos en el
Instructivo Nº 7 “Cierre Contable” actualizado (Anexo Nº 2).
7. COMENTARIOS ADICIONALES
7.1 El proceso de transferencia se debe efectuar teniendo en cuenta además las
“Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público” aprobadas mediante
Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG; principalmente las siguientes:
100 - 04 - Asignación de Autoridad y Responsabilidad
230 - 03 - Conciliaciones Bancarias
230 - 06 - Control y Custodia de Cartas Fianzas
230 - 12 - Arqueos de Fondos y Valores
280 - 03 - Conciliación de saldos
280 - 06 - Documentación Sustentatoria
280 - 07 - Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera
300 – 03 - Toma de Inventario Físico
7.2 Constituye falta disciplinaria el llevar con atraso los registros y libros contables.
7.3 Si hubiere lugar a una reestructuración de información y documentación contable, se
efectuará de acuerdo a lo normado en el Instructivo Nº 12 incluido en el Compendio
aprobado por Resolución de Contaduría Nº 067-98-EF/93.01.
7.4 El acervo documentario contable, debe ser adecuadamente resguardado, a fin de
tener un verdadero sustento de la información financiera y presupuestaria elaborada
y que el patrimonio municipal se encuentre respaldado con el inventario físico
general de los bienes muebles e inmuebles, de propiedad de la entidad.
7.5 Las nuevas autoridades edilicias que no hayan recibido los documentos y registros
sustentatorios de las operaciones realizadas por la anterior administración, hasta el
31 de enero deberán hacer de conocimiento de la Contraloría General de la
República e iniciar las acciones administrativas y judiciales a que hubiere lugar, al
amparo del Art. 25 del Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera
Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.
8. ANEXOS
8.1 ANEXO Nº 1
MODELO DE ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE
ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN
En la ciudad de ................................... a los ........ días del mes de ............. del
año ........................., se reunieron en la oficina de .........................., los representantes de la
Comisión de Transferencia de la
Municipalidad ...(provincial/distrital)...de ........................................., los
señores ...................................................., con DNI. Nº ................., señor .............................. con
DNI Nº ........................., etc. (todos los funcionarios que refrendarán el acta); quienes han
realizado la constatación y verificación del acervo documentario de la Oficina de Contabilidad y
Tesorería, objeto de la transferencia, dejando constancia de la conformidad de la misma, para
cuyo efecto firman al pie de esta Acta.
Funcionarios que entregan Funcionarios que reciben
--------------------------------- ----------------------------------
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8.2 ANEXO Nº 2
TEXTO PARCIAL DEL INSTRUCTIVO Nº 7
ACTUALIZADO SEGÚN RESOLUCIONES MODIFICATORIAS

INFORMACIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL CONTADOR O QUIEN HAGA SUS VECES


a) Información Financiera ajustada por efecto de inflación:
Balance General F-1 (Comparativo)
Estado de Gestión F-2 (Comparativo)
Estado de Cambios del Patrimonio Neto F-3 (Comparativo)
Estado de Flujos de Efectivo F-4 (Comparativo)
Notas a los Estados Financieros (Comparativos)
Anexos a la Información Financiera:
AF-1 Inversiones
AF-2 Inmuebles, Maquinaria y Equipo
AF-2A Infraestructura Pública
AF-3 Depreciación, Agotamiento y Amortización acumulada
AF-4 Otras Cuentas del Activo
AF-5 Provisión para Beneficios Sociales
AF-6 Ingresos Diferidos
AF-7 Hacienda Nacional Adicional
AF-8 Transferencias Recibidas por los Gobiernos Locales
AF-12 Transferencias Corrientes Recibidas
AF-13 Transferencia Corrientes Otorgadas
b) Información Presupuestaria:
Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos - AP-1
Estado de Fuentes y Uso de Fondos - AP-2
c) Información Complementaria
- Balance Constructivo HT-1 (a nivel de todo dígito)
- Relación de Asientos de Ajuste y Regularización Patrimonial a nivel de cuenta
divisionaria.
- Asiento histórico de referencia correspondiente a la actualización de las partidas no
monetarias al finalizar el período contable a nivel de cuenta divisionaria.
- Conciliación de cuentas de enlace por cada una de las divisionarias de la cuenta 30
Transferencias y Remesas de Capital.
- Conciliación de las cuentas que representan Transferencias Corrientes Recibidas y/o
Entregadas
Cuenta 75 Transferencias Corrientes Recibidas,
Cuenta 63 Transferencias Corrientes Otorgadas; y
Cuenta 83 Ingresos de Ejercicios Anteriores
- Formato AF-10 Declaración Jurada, referido a los datos informativos inherentes a la
Municipalidad sobre libros de contabilidad, beneficios sociales y conciliaciones
- Formato AF-11 Relación de Funcionarios autorizados a firmar los Estados
Financieros y Presupuestarios
d) Memoria cuyo contenido comprende:
Base Legal institucional, Marco legal del presupuesto de apertura y final del ejercicio por
fuente de financiamiento; Estado de Ejecución de Ingresos y Gastos; comentario sobre
la Programación y Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos; comentario sobre
los logros alcanzados en Obras y Estudios; Balance General, Estado de Gestión, Estado
de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo, Informe del Órgano
Interno de Control, Acciones y resultados de la obra más importante (montos, tiempo de
duración, servicios que presta). Gráficos y estadísticas referentes a la Situación
Financiera y ejecución presupuestaria de bienes y servicios. Puede incluirse información
cualitativa.
INFORMACIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTO Y
PLANIFICACIÓN O QUIEN HAGA SUS VECES:
a) Conciliación del Marco Legal del Presupuesto.
- Formato debidamente suscrito y refrendado por la Municipalidad y la Contaduría
Pública de la Nación.
- Marco legal del Presupuesto, sustentado en los dispositivos Legales aprobados por
la Municipalidad (Resoluciones de Alcaldía o Acuerdos de Consejo); y corresponden
al Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), crédito Suplementario y/o
ampliaciones y los créditos y anulaciones presupuestarios.
b) Información Presupuestaria
- Programación del Presupuesto de Ingresos - PP-1.
- Programación del Presupuesto de Gastos - PP-2.
- Clasificación Funcional AP-3.
- Clasificación Geográfica del Gasto - AP4.
- Informe de Metas físicas terminadas de los Proyecto de Inversión.
- Informe del Gasto social.
RESPONSABILIDAD DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA
A la fecha de presentación de la información contable para la Cuenta General de la República,
se adicionará el plazo señalado por la Contraloría General de la República para la elaboración
del respectivo Informe de Auditoría y remisión a la Contaduría Pública de la Nación.
PLAZO Y LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA LA CUENTA GENERAL
DE LA REPUBLICA:
Las entidades obligadas a presentar información contable para la Cuenta General de la
República deberán presentarla a más tardar el día 31 de marzo del año siguiente al que se
informa, en las Oficinas de la Contaduría Pública de la Nación, mediante Oficio dirigido al:
CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN
Contaduría Pública de la Nación
RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE PRESENTAR LAS RENDICIONES DE
CUENTA Y DE FIRMAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA.
- Alcalde del Concejo Distrital o Alcalde del Concejo Provincial según corresponda.
- Director General de Administración o quien haga sus veces.
- Contador General de la Municipalidad.
- Director de Presupuesto y Planificación o quien haga sus veces.