SISTEMA INTEGRADO CONTABLE Versin 2

Editado Por: R.V.T.

SISTEMA ...............................................................................................................................1 INTEGRADO.........................................................................................................................1 CONTABLE..........................................................................................................................1 Versin 2.............................................................................................................................1 ................................................................................................................................................1 Editado Por: R.V.T...............................................................................................................1 CAPITULO I : FUNDAMENTOS Y CONFIGURACIN..................................................3 I.1 Base de datos ................................................................................................................5 I.2 Plan de cuentas y objetos de gasto. ...............................................................................6 I.3 Documentos ..................................................................................................................7 I.4 Usuarios ........................................................................................................................8 CAPITULO II : OPERACIN BSICA................................................................................9 II.1 Transcripcin................................................................................................................9 II.2 Consultas y reportes...................................................................................................10 II.3 Anomalas...................................................................................................................11 II.4 Respaldo y separacin de la informacin...................................................................12 CAPTULO III. AUXILIARES............................................................................................13 III.1 Sub-Cuentas..............................................................................................................13 III.2 Inventarios.................................................................................................................13 III.3 Activos Fijos.............................................................................................................14 IV. LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS...........................................................................15 V. OTRAS CONFIGURACIONES......................................................................................16 V.1 Configuracin de la impresora...................................................................................16 V.2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y mens.................................................16 V.3 Operaciones usuales de documentos..........................................................................17 V.4 Acceso de los usuarios a los documentos...................................................................21 V.5 Secuencia de fin de perodo.......................................................................................21

CAPITULO I : FUNDAMENTOS Y CONFIGURACIN

Bienvenido al Sistema Integrado Contable Versin 2 ! Esta nueva versin en ambiente Windows desarrollada en Fox for Windows y Visual Fox busca mantener las caractersticas de la primera versin para DOS y superarla con nuevas mejoras. Su desarrollo ha demorado casi dos aos y se ha buscado la ptima aplicacin de las tcnicas informticas usando en lo posible las mejoras propias del lenguaje de programacin. Las mejoras sobresalientes son las siguientes: Control de acceso por usuario individual. Es posible definir a que bases de datos y opciones del men puede acceder cada usuario y en que condiciones. Control de acceso y manipulacin de documentos por usuario individual. Es posible indicar que documentos va a consultar, crear, eliminar o modificar cada usuario. Acceso directo a consultas relacionadas al contexto de trabajo. Por ejemplo, mientras se registra una transaccin contable se puede consultar el movimiento y saldos (mayor) de una cuenta. Acceso directo a emisiones impresas relacionadas al contexto de trabajo. Por ejemplo, desde la consulta del movimiento contable se puede disponer que inmediatamente se imprima el mayor correspondiente Creacin y restitucin de respaldos Creacin y eliminacin de bases de datos. Una base de datos es una carpeta que archiva la informacin contable de una empresa o persona. Obtencin de reportes a cualquier fecha en cualquier momento. Recuperacin simplificada ante fallas de hardware y software. Opciones utilitarias de Calendario y Calculadora

En un sistema recin instalado puede acceder con la identificacin USR y la clave 123.

Posteriormente puede eliminar este usuario. Al operar el sistema generalmente se ven tablas con varias filas y columnas. Es posible moverse entre las filas con el mouse o las teclas del cursor (arriba, abajo, avance de pagina, retroceso de pagina, inicio y fin) y realizar una accin como modificar (generalmente con Enter o Clic con el botn izquierdo) o eliminar (generalmente con Supr o Del ), copiar o insertar nuevas filas (generalmente con Ins ) e imprimir con ^P. En general, las acciones posibles estn indicas en la ultima lnea de la pantalla. Se usan combinaciones de la tecla control (abreviada con el smbolo ^ ) y otras teclas, para algunas acciones. Por ejemplo, ^Fin significa presionar una de las teclas de control, mantenerla y luego presionar la tecla Fin. Las acciones de las teclas Enter, Ins y Supr no son fijas y dependen del contexto de trabajo; por ejemplo, si al crear un nuevo documento se desea modificar el nombre de una cuenta contable, se puede acceder al plan de cuentas y modificar el nombre con ^Fin ya que Enter est reservada para elegir una cuenta. Otras combinaciones muy usadas son ^AvPg (despliegue de tablas y consultas), ^RtPg (Detalles y movimientos) y ^Inicio (cambio de moneda). Siempre observe la ltima lnea de la pantalla que le informar de las opciones que puede o debe usar. Cudese que no se sobreponga la barra de tareas de Windows, lo que puede conseguir con Ocultar automticamente dentro de las Propiedades de la barra de tareas de Windows. Para insertar nuevas filas basta llegar al final de la tabla con la tecla Fin y avanzar una fila ms. Para desistir de una accin normalmente esta disponible la tecla Esc (Escape), aunque en algunos momentos puede no estar disponible. Es posible que deba presionar varias veces Esc para abandonar una operacin compuesta de varias partes. Las tablas estn ordenadas generalmente por la primera columna, denominada clave, y la bsqueda es sensitiva, con lo que basta escribir parte o toda la clave de una fila para llegar a ella o a la ms prxima. Antes de usar el sistema debe configurar las caractersticas de las siguientes tablas importantes de un sistema contable: Base de datos Plan de cuentas y Objetos de gasto Documentos Usuarios

I.1 Base de datos

Se deben indicar los siguientes parmetros: Nombre de la empresa o persona a la que corresponde Carpeta. Modifique solo si tiene un claro entendimiento de este concepto informtico. Si crea una nueva carpeta, indique disco, trayectoria y nombre (mximo 8 caracteres sin espacios en blanco) RUC Lugar Direccin Telfonos E-mail Smbolos de la moneda nacional y la extranjera Lapso de tiempo al que corresponde. Son dos fechas referenciales que se muestran con la base de datos al ingresar. Si no se conocen exactamente, pueden quedar en blanco. Fecha tope. Puede ser: Sin lmite Hasta una fecha, que se puede indicar Hasta la fecha del reloj del computador. Esta es la opcin recomendada. Hasta el fin del perodo contable Fecha de inicio de la gestin contable actual Fecha de inicio del perodo Fecha de fin del perodo Los tres ltimos parmetros se pueden fijar al crear una nueva base de datos o en la opcin de Reproceso, reaperturas y cierres. El 'periodo' es un lapso de tiempo comprendido entre dos fechas (inicio y fin) que sigue inmediatamente al ultimo periodo que la contabilidad ha dado como cerrado e inamovible, y que se quiere evaluar econmica y financieramente. Su extensin depende exclusivamente de los responsables de contabilidad y puede ser cualquier lapso de tiempo, no necesariamente una gestin o un mes. La gestin contable empieza en una fecha establecida segn la naturaleza de la empresa La fecha tope indica cual es la fecha mxima, desde el inicio de periodo, que pueden tener los documentos contables que se manipulan (creacin, eliminacin, modificacin y revisin). Con esta configuracin es posible fijar un periodo contable e introducir informacin mas all de su limite. Por ejemplo, si en el mes de marzo aun no se ha terminado la contabilidad de febrero, el periodo se mantiene en febrero mientras se permite introducir informacin a la fecha, en el mes de marzo

Se pueden ver saldos a fin de periodo y a la fecha tope de manera instantnea. Se tienen tambin saldos al inicio de gestin, al inicio de perodo y al inicio de la primera gestin que se trabajo. Tambin es posible disponer de saldos a cualquier fecha. Estas caractersticas se configuran en las opciones Bases de datos y Reproceso, reaperturas y cierres que estn dentro de la opcin UTILES del men principal.

I.2 Plan de cuentas y objetos de gasto.

Se debe analizar: La cantidad de dgitos a utilizar. Es usual utilizar 6 dgitos, con los que se puede disponer de casi un milln de cuentas. Si se necesitan ms dgitos debe solicitarse apoyo tcnico. No es necesario forzar las cuentas a una longitud uniforme. Cada cuenta es independiente de las dems. En la versin inicial exista una estructura de dgitos comn a todas las cuentas; ahora no es necesario hacer esas consideraciones, pero por cada cuenta se debe indicar en que cuenta se totaliza, lo que antes era automtico. La estructura del plan de cuentas. Existen cuentas del movimiento en las que se realizan apropiaciones, que se las denomina cuentas de imputacin, y otras cuentas totalizadoras que acumulan cuentas de imputacin o totalizacin. Se debe tener claro que cuentas son de imputacin, cuales de totalizacin y donde se totaliza cada cuenta. Para los grandes grupos, como el Activo, no se debe indicar una cuenta totalizadora. Estas cuentas se denominan de nivel 1, las que se totalizan en ellas, de nivel 2 y as sucesivamente. El captulo contable al que pertenece cada cuenta en el balance y el estado de resultados. Se debe tener en claro que cuentas conforman el Activo, el Pasivo, el Capital, los Ingresos, los Egresos y las Cuentas de Orden Acreedoras y Deudoras. Frecuentemente, fuera de las cuentas contables, se tiene una lista de objetos de gasto que responda a la pregunta : en que se gasto?, mientras el plan de cuentas responde a la pregunta : donde se gasto?, identificando una lista de centros de costo. Por cada cuenta se debe tener en claro si se va a usar o no la lista de objetos de gasto para componerla. Se puede indicar por cada cuenta si No admite, Admite o Exige objetos de gasto. La moneda de la cuenta. Muchas cuentas estn asociadas con una unidad monetaria. La cuenta Caja Moneda Nacional, por ejemplo est asociada con la moneda nacional, mientras Caja Moneda Extranjera est asociada con el dlar estadounidense ya que sus operaciones se realizan en esas monedas. Otras cuentas, como Courrier Nacional e Internacional en el captulo de resultados no estn asociadas con ninguna moneda en especial ya que sus operaciones se realizan en ambas monedas. De todas maneras, para cada cuenta se debe indicar la moneda en que debe mantenerse al realizar el ajuste por inflacin y tenencia de bienes. Si no es

importante, puede indicarse la moneda nacional. Al analizar el ajuste por inflacin se vera como no es obligatorio que cada cuenta tenga este ajuste, lo que normalmente ocurre con las cuentas de resultados. Para la contra cuenta del ajuste, por cada cuenta se puede indicar su contra cuenta o se pueden indicar grupos de cuentas que se actualizan contra una sola cuenta de resultados. Se puede indicar que una cuenta se asocia con Moneda nacional, Moneda extranjera, o Moneda nacional con Mantenimiento de Valor (que es similar a Moneda extranjera). Algunas cuentas se forman a un nivel auxiliar, por ejemplo Deudores Diversos se compone de varias Sub-cuentas de deudores individuales. Los auxiliares disponibles son Sub-Cuentas, Inventarios, Valor Histrico y Depreciacin Acumulada Aun mas, cuentas con o sin auxiliares requieren una composicin mayor, por ejemplo un proveedor puede tener su cuenta compuesta por facturas presentadas. Al soporte de esta nueva caracterstica se denomina Composicin por operaciones y se puede indicar si una cuenta se compone o no se compone. Una caracterstica nueva es la indicacin de las cuentas financieras para las cuentas del Activo. Se puede indicar si una cuenta de Disponibilidades es una Caja, o Cuenta corriente o Caja de Ahorros o ninguna de ellas. Se usan en la elaboracin de comprobantes.

Los cdigos contables normalmente no deben ser alterados para mantener la consistencia. Si ya se han emitido documentos con un texto, no es deseable que se modifiquen cdigos y luego aparezca otro texto al volverlos a ver. Sin embargo, esta posibilidad existe y esta restringida a los super-usuarios puesto que a veces resulta necesaria para corregir errores. Cuando una cuenta ha recibido caractersticas y adems ha tenido movimiento, por consistencia, no se pueden modificar sus caractersticas. Por ejemplo, si a una cuenta no se le ha asignado auxiliares y ha tenido movimiento, no es razonable tratar de asociarle Subcuentas ya que todo el movimiento presente no tiene a que sub-cuentas asociarse. Un mecanismo sugerido es cambiar el cdigo contable, crearlo nuevamente con las caractersticas deseadas y luego modificar el movimiento relacionndolo a la cuenta recin creada. Para los objetos de gasto hay que hacer consideraciones similares pero solo de longitud de cdigo y estructura. Existen objetos de imputacin, de totalizacin y por cada objeto se debe indicar en que otro objeto se totalizan. En las opciones Plan de cuentas y Objetos de gasto de la opcin CONTABILIDAD del men principal se configuran estas caractersticas.

I.3 Documentos
Se debe considerar:

Un cdigo que identifica el documento. Por ejemplo CE puede identificar a los Comprobantes de Egreso. Un nombre que se usa como ttulo cuando se imprime el documento. La correlatividad que se aplica a los nmeros de documentos de ese tipo. Puede ser nica ( cuando el correlativo se presenta una nica vez), mensual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes meses) y anual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes aos). Si el documento es una Nota Fiscal (factura) dosificada por el SNII y cual es su parte literal. En que formato se despliega e imprime: Ingreso a Caja, Egreso de casa, Diario, Entrada a Almacn, Salida de almacn, Traspaso o Venta. En que moneda normalmente se expresa. Si requiere o no requiere o es opcional un concepto descriptivo de la operacin. Para operaciones muy reiteradas como ventas o cobranza de deudas, no es necesario indicar un concepto que queda implcito en la propia operacin. Si se relaciona o no con alguna persona. Por ejemplo, en los egresos de Caja se debe indicar a quien se le hace el pago. Las firmas que deben aparecer al final del documento.

Todas estas caractersticas de pueden configurar en la opcin Tipos de Documentos que se encuentra dentro de la opcin CONTABILIDAD del men principal. Aqu mismo existen dos opciones ms avanzadas que se tratarn despus: Configuracin de acceso y manipulacin de documentos por usuario Las operaciones propias del documento

I.4 Usuarios
Se debe considerar: Cada usuario tiene una identificacin nica de tres letras, nmeros u otros. Tambin una clave secreta de 10 caracteres. Entra en una de las siguientes jerarquas: Visitante: Solo puede realizar consultas y ninguna modificacin Usuario : Puede hacer uso limitado, por ejemplo solo aadir documentos Super usuario : Tiene acceso ilimitado.

El usuario inicial con la identificacin USR est en la jerarqua de Super usuario y puede hacer todo, desde crear nuevas bases de datos, modificar el plan de cuentas, los tipos de documentos, crear otros usuarios, concederles acceso a bases de datos y mens e incluso eliminar toda la informacin. Se aconseja tener siempre un Super usuario para poder usar toda la capacidad del sistema con l y tambin mantener su clave en secreto. Luego de crear sus propios usuarios, elimine a USR. Desde la opcin UTILES del men principal se puede acceder a la opcin Usuarios para configurarlos.

CAPITULO II : OPERACIN BSICA

II.1 Transcripcin
Como el sistema es bi-monetario, se debe mantener la informacin del tipo de cambio actualizada usando la opcin Tipos de Cambio en el men de CONTABILIDAD. Los tipos de cambio de compra y venta son referenciales y en principio se usa el tipo de cambio del bolsn, aunque se puede fijar en cada operacin el tipo de cambio usado. Es necesario introducir el tipo de cambio solo en las fechas en que se registra una variacin y no cada da. La opcin Documentos dentro de CONTABILIDAD es la ms importante para la introduccin de informacin. Los documentos pueden verse ordenados por tipo de documento o por fecha. Mientras se indican cuentas y auxiliares se pueden ver los saldos. Si la fecha tope esta mas all del perodo contable, se presentar un cuadro de dilogo preguntando sobre que saldo se desea ver en primera instancia; los saldos al fin del perodo o los saldos a la fecha tope que generalmente son los saldos a la fecha. Esta opcin es til para trabajar tanto a la fecha actual como a la fecha de cierre de perodo. Por cada documento se tiene: La fecha a la que corresponde. Se puede consultar el calendario y tomar de la una fecha. El tipo de cambio, que se obtiene de la tabla de tipos de cambio segn la fecha. Se puede modificar y tambin se puede consultar la tabla de tipos de cambio. El tipo de documento. Se puede consultar la tabla de tipos de documento. El nmero, dependiente de la correlatividad del documento: - Un numero nico si la correlatividad es nica. - Gestin y nmero si la correlatividad es anual - Gestin, mes y nmero si la correlatividad es mensual Tambin se puede obtener el correlativo actual. Hora de creacin Concepto, si se ha establecido que se requiere Relacin con una persona o institucin si se ha establecido que corresponde 9

Se puede ver la tabla de personas o empresas con las que se relacionan los documentos. Para corregir el tipo de cambio se debe retroceder desde el Tipo de documento con cursor izquierdo hacia el Tipo de cambio. All es posible indicar otro tipo de cambio con Enter o ver la tabla de tipos de cambio. Esta caracterstica esta disponible tanto al crear como al modificar documentos. Al modificar un documento y cambiar el tipo de cambio se presenta un cuadro de dilogo para indicar si: Se mantienen los montos en moneda nacional y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda extranjera. O se mantiene los montos en moneda extranjera y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda nacional. Se puede introducir documentos anulados con el concepto *** ANULADO ***. Los asteriscos *, los espacios y las letras maysculas son imprescindibles. Para documentos que no requieren conceptos, al abandonar un documento sin operaciones se puede confirmar si se trata de un documento anulado o que simplemente se lo abandona, esto es, no se lo crea. Al imprimir un documento, el concepto puede ampliarse a una cantidad indefinida de lneas. Para cada operacin se tiene: La posicin correlativa de la operacin. Se pueden reordenar las operaciones manipulando este correlativo. La cuenta contable. Se puede desplegar el plan de cuentas y usar todas sus opciones. El objeto de gasto, si es necesario. Se los pueden desplegar. Una glosa individual. Un auxiliar, si la cuenta tiene alguno. Se pueden desplegar los auxiliares. Una cantidad, si se trata de una cuenta con inventario como auxiliar. La calculadora esta disponible para facilitar las operaciones en este campo. Los montos en moneda nacional y extranjera. Si se trabaja en una sola moneda, la otra moneda se calcula automticamente. Cuando se trabaja en ambas monedas, cada valor se debe indicar individualmente. Esto se puede usar para introducir documentos en una sola moneda como los ajustes monetarios. Se puede cambiar de moneda con ^Inicio. La calculadora tambin est disponible.

II.2 Consultas y reportes

Se puede consultar las tablas del plan de cuentas, los objetos de gasto y los auxiliares. Se pueden ver por ejemplo las sub-cuentas auxiliares, sus saldos y sus movimientos para verificar informacin y finalmente elegir un auxiliar. Para la indicacin de los montos es posible cambiar de moneda y mostrar solo los montos en moneda nacional, en moneda extranjera y ambas. La combinacin ^Fin sobre los campos de montos cierra el documento cuadrando las sumas al debe y al haber en ambas monedas. El movimiento contable por una cuenta se puede consultar, lgicamente, desde la opcin Plan de Cuentas dentro de CONTABILIDAD. Desde una cuenta, se pueden ver: 10

 Detalles de la cuenta y de all el movimiento O directamente el movimiento. Una vez en el despliegue del movimiento se pueden realizar todas las operaciones sobre documentos. En general, en todos los dems mdulos se pueden realizar este tipo de consultas. En particular, en el despliegue del Plan de cuentas se puede realizar la totalizacin, que da los saldos correctos a las cuentas totalizadoras. Algunas impresiones se pueden hacer directamente con ^P desde una tabla pero todas estn disponibles dentro de la opcin Listados de contabilidad y son: Mayor Diario. Se pueden imprimir los documentos de tres maneras; en el formato propio del documento, en un formato comn a todos y por ltimo en un resumen. Se pueden ordenar por fecha y hora o por tipo de documento y a la vez se pueden delimitar a rangos de fechas o rangos de documentos. Si se no indican rangos, se asume que no se hace ninguna delimitacin. Balance de Sumas y Saldos Balance General Estado de Resultados Para los balances y el estado de resultados existen las siguientes posibilidades: Elegir imprimir todas las cuentas de imputacin o las cuentas hasta cierto nivel. Incluir o no los asientos de cierre de resultados en el perodo. Esto es til para poder volver a reproducir un balance antes del cierre de resultados que deja con saldo 0 a las cuentas de ingresos y egresos. La totalizacin, que da los saldos correctos a las cuentas totalizadoras y debe hacerse una sola vez despus de que se ha hecho algn movimiento por documento. Es imprescindible; si no se hace, los informes no sern correctos.

II.3 Anomalas
Ante fallas de hardware o de software, se pueden presentar diversas clases de anomalas, como diferencias entre el mayor y el saldo que se muestra en una cuenta o documentos desigualados entre las sumas del debe y el haber. El mecanismo que resuelve todas estas anomalas esta en la opcin Reproceso, reaperturas y cierres de la opcin UTILES del men principal. Cuando el sistema ha detectado un problema interno, que usualmente es el llamado dao de los ndices, apenas se accede al Reproceso, se repara el dao, con la denominada reindexacin. Las opciones son: Reproceso Reapertura de un perodo Reapertura de una gestin Revisin de consistencia

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Cierre de un perodo Cierre de una gestin Re-indexacin

La opcin mas simple es el Reproceso que directamente repone los saldos correctos a fin de perodo y a la fecha o informa de las circunstancias que no permiten llegar a esta situacin ideal. Da un listado que muestra los daos como diferencias en balance u otros y tambin lista los documentos daados. Una vez que se ha introducido toda la documentacin de un perodo, analizado y emitido todos los informes se aconseja proceder a cerrar el perodo con la opcin Cierre de un perodo que permite dar el rango del nuevo perodo a inmediata continuacin del actual. De esta manera, la informacin del perodo cerrado no podr ser alterada y tambin se podr emitir nuevamente. Cuando se termina una gestin, debe aplicarse el Cierre de gestin pero en este caso hay que hacer el asiento de cierre de resultados, que se explicar posteriormente. En ambos cierres, y tambin independientemente, se tiene la opcin Revisin de consistencia, que solamente reporta las anomalas sin corregirlas o informa de la consistencia plena. Para el caso de que alguna de estas operaciones tenga que revertirse, estn las opciones Reapertura de un perodo y Reapertura de una gestin que permiten indicar en que perodo o en que gestin se quiere trabajar. Por ltimo, la opcin Re-indexacin esta para circunstancias muy excepcionales en las que el programa no pueda detectar el dao de ndices y no pueda resolver ni indicar los daos. En este caso es necesario usar esta opcin.

II.4 Respaldo y separacin de la informacin

En la opcin Reproceso, reaperturas y cierres de la opcin UTILES del men principal se tiene la capacidad de crear copias, restituir copias y separar la informacin en dos bases de datos. Cada respaldo debe ser creado necesariamente en una carpeta. El sistema tiene las instrucciones para crear carpetas pero segn existan otros programas en ejecucin, puede que no lo logre hacer. De todas maneras verifica esa imposibilidad y solicita al usuario que lo haga. El respaldo se puede realizar en alguna de las siguientes tres formas Comprimida. Usa el programa PKZIP que comprime la informacin a un tamao mnimo. Excepcionalmente podra no ejecutarse. Directa. Es una copia que siempre se ejecuta pero que ocupa casi tanto espacio como la carpeta original. De trabajo. Es posible acceder a esa copia y realizar todo tipo de tareas sin alterar el original.

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La sugerencia es tomar copias comprimidas en otro disco, sean diskettes, zip drives o compactos. Tambin tomar copias en el mismo disco y de no ser posible comprimir, crear copias directas. Se sugiere crear copias de trabajo solo cuando efectivamente se vaya a trabajar sobre ellas. Esta disponible tambin la opcin de restitucin de la informacin creada como respaldo, que debe usarse solo cuando la informacin presente definitivamente no es til. Otra posibilidad de este programa es la separacin de la informacin en dos partes: una de ellas que pasa a ser una copia de la actual y la actual, que se reduce a un perodo menor. Luego de almacenar informacin de varias gestiones, se puede disponer que solo queden una o dos gestiones, a partir de cierta fecha, para consulta inmediata. La informacin anterior estar disponible como una copia de respaldo.

CAPTULO III. AUXILIARES

Desde el Plan de cuentas, entrando a los detalles de una cuenta con auxiliares, se puede ver e imprimir el estado de la cuenta compuesto por sus auxiliares. Al crear un documento se pueden consultar los auxiliares de una cuenta contable y se puede elegir entre ver los auxiliares que son parte del estado de la cuenta o todos los auxiliares en general. Si se busca un auxiliar y no se encuentra, es conveniente buscarlo en los auxiliares en general por si estuviera, para elegirlo y no crearlo nuevamente con alguna mnima diferencia que lo mostrara con apariencia de duplicado.

III.1 Sub-Cuentas
Los auxiliares tipo Sub-Cuenta se pueden ver directamente en la opcin Sub-Cuentas de la opcin CONTABILIDAD del men principal. Se crean con una clave compuesta por 20 caracteres que normalmente deben corresponder al apellido y nombre de la persona natural o al nombre de la persona jurdica a la que representan. Se puede indicar complementariamente una identificacin (CI, RUN, pasaporte), RUC y existe un rea extensa para toda otra informacin que se crea conveniente. Se puede ver en que cuentas contables son auxiliares y que saldos tienen. Tambin se puede ver su movimiento en la moneda de la cuenta. Tambin se puede ver en que documentos aparecen como personas relacionadas y en que facturas aparecen como proveedores. En la opcin Estado de Cuenta se pueden imprimir la composicin de una cuenta en auxiliares. Existen dos opciones: listar todas las sub-cuentas de una cuenta o solo las subcuentas con saldo y listar de manera continua o en pginas separadas por cuenta. En la opcin Kardex se puede listar el movimiento de cada auxiliar.

III.2 Inventarios
Los auxiliares tipo Inventario ser pueden ver directamente en la opcin Inventario de la opcin INVENTARIO del men principal. Se crean con una clave compuesta por 20 caracteres que normalmente deben corresponder al cdigo asignado al tem que 13

representan. Se puede indicar complementariamente una unidad de medida, un precio referencial de compra, un precio referencial de venta y existe un rea extensa para toda otra informacin que se crea conveniente. El mtodo de clculo para las salidas es el de los promedios ponderados, que se calculan en cada momento que se da salida a un tem

Se puede ver en que cuentas contables son auxiliares y que saldos tienen. Tambin se puede ver su movimiento fsico y valorado en la moneda de la cuenta. En la opcin Estado de Inventario se pueden imprimir la composicin de una cuenta en tems. Existen dos opciones: listar todas los tems dentro una cuenta o solo los tems con saldo y listar de manera continua o en pginas separadas por cuenta. En la opcin Kardex de inventario se puede listar el movimiento de cada tem. En la opcin Recuento fsico se tienen tres opciones: Recuento; se obtiene un listado por cuenta contable de los tems que componen la cuenta con espacio para registrar las cantidades inventariadas Trascripcin del recuento; para cada cuenta se puede introducir la cantidad y fecha de la inventariacin de cada tem Diferencias recuento-kardex; se obtiene una lista de los tems con diferencias entre el recuento fsico y el kardex del sistema. Esta valorada al precio promedio ponderado. En la trascripcin del movimiento de inventarios se solicita alguna de las siguientes operaciones: Ingreso a precio de compra: Calcula el importe basndose en el precio de compra Registrado y la cantidad entrante Ingreso de ultima compra: Fija el precio de compra con el importe ingresado. Ingreso en general: No fija el precio de costo ni calcula el importe, pero requiere un importe Ingreso sin valor monetario: No requiere importe. Salida a precio de costo: Calcula el importe segn el promedio ponderado y la cantidad saliente, Salida en general: Requiere el importe de salida Salida sin valor monetario: No requiere importe. Ajuste sin valor fsico: No requiere cantidad Cuando se usa la opcin de ventas de bienes se debe ejecutar peridicamente la opcin Costo de ventas para registrar los costos de ventas en cada documento.

III.3 Activos Fijos

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Los auxiliares tipo Valor histrico y depreciacin acumulada se pueden ver directamente en la opcin Activo fijo de la opcin ACTIVO FIJO del men principal. Se crean con una clave compuesta por 20 caracteres que normalmente deben corresponder al cdigo asignado al bien que representan. Se debe indicar la vida til asignada, la fecha de ingreso y la ubicacin fsica del bien. Tambin existe un rea extensa para toda otra informacin que se crea conveniente. Las ubicaciones fsicas se pueden ver en la opcin Ubicaciones del activo fijo. Un bien solo puede estar una sola vez en una sola cuenta de Valor Histrico que se asocia a cuando mas una sola cuenta de Depreciacin acumulada. Por cada bien se pueden ver los saldos que tiene en Moneda Nacional y Moneda Extranjera en cada cuenta. Tambin se puede ver su movimiento en cada cuenta. En la opcin Actualizacin y Depreciacin se puede imprimir el movimiento resumido de cada tem tanto en valor histrico como en depreciacin durante un lapso de tiempo. En la opcin Estado del Activo Fijo se puede imprimir la composicin de las cuentas en tems. En la opcin Kardex de Activo Fijo se puede listar el movimiento de cada tem. Al crear cuentas con Valor histrico como auxiliar se requiere la vida til que normalmente se asigna a los bienes dentro de esa cuenta. Tambin se asignan las cuentas de gasto que se cargan en la depreciacin, lo que se explicar en el captulo Otras Configuraciones. Para terrenos, que no se deprecian, se debe indicar la vida til 0 (cero).

IV. LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS

En la opcin Libros de Compras y Ventas dentro de la opcin CONTABILIDAD se tiene la opcin Parmetros impositivos, donde se puede fijar: El porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) La cuenta usada para el registro del crdito fiscal La cuenta usada para el registro del dbito fiscal El porcentaje del Impuesto a las Transacciones (IT) La cuenta usada para el registro de la provisin del IT. La cuenta usada para el registro del gasto del IT. Para el registro de facturas de proveedores, se tiene el siguiente mecanismo al registrar un documento contable: 1. Se carga a la cuenta correspondiente el importe total de la factura 2. El sistema pregunta si incluye IVA o no. Contestar Si. 3. Automticamente se presenta la cuenta del Crdito Fiscal y se puede indicar que se trata de una factura u otra forma de crdito fiscal. 4. Se deben indicar los datos propios de la factura y el crdito obtenido. De esta manera, automticamente la factura esta insertada en el Libro de Compras. Para registrar ajustes en la cuenta Crdito fiscal tales como la cancelacin del impuesto, se debe indicar que se trata de la Cancelacin de impuesto u otro ajuste cuando el sistema pregunta de que operacin se trata. 15

El libro de ventas se basa en los documentos que corresponden a Notas Fiscales segn la configuracin de documentos. Estos documentos deben tener necesariamente asociada una personal como cliente. Tambin se deben cargar las dosificaciones recibidas por el SNII en la opcin Dosificacin de facturas. Cuando se crea una nueva dosificacin, se debe crear en estado Aun sin uso. La primera vez que se utiliza un documento se establece la conexin a que dosificacin corresponde y el estado se fija En uso. Cuando termina, se fija en Agotada. Para presentarse en los libros, las provisiones deben registrarse con el tem 29991 dentro del documento. Para las facturas que se crean con operaciones de venta de bienes o servicios, existe la opcin Provisin de impuestos que genera automticamente las provisiones de impuestos en los mismo documentos. Se debe usar antes de listar el Libro de Ventas. Los libros tienen la opcin de listar con los documentos a que corresponden.

V. OTRAS CONFIGURACIONES
V.1 Configuracin de la impresora
Cuando se va a imprimir algn listado, se presenta un cuadro en el que se puede indicar Pantalla, Impresora o Archivo. En el mismo cuadro se puede hacer la configuracin de la impresora en dos partes: 1. Seleccionar la impresora propia del computador y el modo de colocacin del papel: Paisaje, portarretrato, alimentacin continua y manual. 2. Indicar el rango de pginas a imprimir, el nmero de la primera pgina y el llamado Juego de fonts . La opcin Chorro de tinta debe aplicarse a las impresoras de ese tipo y tambin se puede aplicar a otras. La opcin Matricial se puede aplicar a impresoras matriciales que muestran al computador una fuente interna del tipo Roman o Draft.

V.2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y mens

Desde la opcin Usuarios se puede decidir el acceso que cada usuario va a tener a las bases de datos y a los mens de la siguiente manera: Con ^AvPg se muestran todas las bases de datos disponibles y segn la jerarqua del usuario se tiene: Para super usuarios, el acceso a todas las bases de datos est disponible tambin en condicin de super usuarios. Para usuarios, el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y puede ser en cualquiera de las jerarquas: Super usuario, Usuario o Visitante. Si no se indica alguna de estas, el usuario no tiene acceso. Se elige con ^RtPg.

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Para Visitantes, el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y cuando ms puede ser en condicin de visitante. Se elige con ^RtPg. Dentro de cada base de datos, el acceso las opciones del men puede ser visto con Enter. Las opciones de men se dividen en dos: - Los grupos de opciones que muestran otras opciones (sub-opciones) - Las opciones que proceden directamente. Una vez que un grupo de men ha recibido una condicin de acceso, las opciones que contiene (sub-opciones) se pueden ver con ^Av Pg. Para Super-Usuarios el acceso a todas las opciones esta disponible en la misma condicin de super-usuarios y no es necesario indicar individualmente Para Usuarios el acceso a cada opcin debe ser indicado individualmente y puede ser en condicin de Super-Usuario, Usuario o Visitante. Si no se indica individualmente, el usuario no tiene acceso a la opcin. Se elige con ^RtPg. Para Visitantes, el acceso a cada opcin debe ser indicado individualmente, cuando ms en condicin de visitante. Si no se indica individualmente, el visitante no tiene acceso a la opcin. Se elige con ^RtPg. Los Super-usuarios pueden modificar, insertar, consultar y eliminar registros en las tablas. Los Usuarios normalmente solo pueden insertar nuevos registros y solo consultar sin modificar ni eliminar los existentes. Los Visitantes solo pueden consultar.

V.3 Operaciones usuales de documentos

Por cada tipo documento se pueden definir una serie de operaciones que normalmente se hacen en l. Cada operacin recibe un nombre con el que se despliega para ser elegida cuando se registran documentos de ese tipo. Mientras se registra un documento, con ^RtPg en la instancia donde se indica la cuenta contable se despliega un men con las operaciones propias del documento. En las notas fiscales y los documentos de almacn (salidas, ingresos, traspasos y ventas) el men aparece automticamente. Para configurar las operaciones, desde la opcin Tipos de Documentos se accede con ^RtPg a las operaciones propias del documento. Bsicamente, se indican cuentas que se usan permanentemente y cada operacin fija las cuentas cuando se indica. Dependiendo del tipo de documento, las operaciones pueden ser: Para Notas Fiscales: Venta de bienes Venta de servicios Devoluciones Rebajas

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Forma de pago Para ingresos, salidas, traspasos de almacn y ventas: Venta de bienes Venta de servicios Traspaso Ingreso a Almacn Salida de Almacn Devoluciones Rebajas Forma de pago Para ingresos de caja: Abono Simple cuenta Para egresos de caja: Cargos Simple cuenta Para diarios: Abono Cargos Simple cuenta Depreciacin Actualizacin Cierre resultados

Cada una de ellas tiene la siguiente utilidad: Venta de bienes: Se indican las cuentas de existencia, costo y ventas correspondientes a la venta de ciertos bienes. Tambin se puede indicar si los precios son fijos (los fijados en cada tem) o variables, en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable. Venta de servicios; Se indican la cuenta de ventas y el precio unitario del servicio. Tambin se puede indicar si ese precio es fijo o variable, en que moneda se calcula y si esa moneda es fija o variable. El nombre de la opcin es usado como nombre del servicio. Puede usarse para venta de bienes que no son inventariados. Devoluciones: Se indican las cuentas de existencia, costo y ventas correspondientes a las devoluciones de ciertos bienes. Tambin se puede indicar si los precios de devoluciones son fijos o variables, en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable. Rebajas: Se indica la cuenta donde se registra la rebaja.. Tambin se puede indicar en que moneda se registran y si esa moneda es fija o variable.

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Forma de pago: Se pueden indicar una cuenta de crdito, una caja Moneda nacional, una caja Moneda extranjera y una cuenta Diferencia de cambio. Obligatoriamente debe indicarse al menos una de las tres primeras. Esta opcin debe usarse para terminar el registro de una venta, que es cuando se despliegan y se pueden indicar los montos que corresponden a cada una. Si existe alguna diferencia pequea entre los totales de las ventas y los pagos, se sugiere llevarla a la cuenta diferencia de cambio. El Efectivo mas usado indica a que cuenta entre caja Moneda nacional, una caja Moneda extranjera es tanto mas usada como para que el sistema proponga directamente el pago en esa cuenta. La condicin de fijo o variable no se aplica. Si solo se registra una cuenta de las tres, no se hace ningn despliegue y se asume que la venta total debe registrarse a esa cuenta. Si la cuenta de crdito tiene auxiliares deben ser de tipo sub-cuenta y se usa como cliente el registrado como persona relacionada al documento. Traspaso: Se deben indicar dos cuentas con inventarios como auxiliares. Una de ellas es el almacn del que salen tems y la otra el destino al que llegan. Ingreso a Almacn: Se deben indicar una cuenta de proveedor que abona y una cuenta con inventarios como auxiliares que se carga. Tambin se indica la moneda en que se hace la operacin y si esta es variable o fija. Salida de Almacn: Se deben indicar una cuenta destino que carga y una cuenta con inventarios como auxiliares que se abona. Tambin se indica la moneda en que se hace la operacin y si esta es variable o fija. Abono: Se debe indicar una cuenta que exigir ser abonada y la indicacin si requiere o no glosa. Simple cuenta: Se debe indicar una cuenta que podr ser cargada o abonada y la indicacin si requiere o no glosa. Cargos: Se pueden indicar hasta 4 cuentas que deben ser abonadas, la indicacin si requiere o no glosa y si se pregunta o no por la presencia o ausencia de crdito fiscal. Depreciacin: Se debe considerar lo siguiente: 1. Para cada cuenta de Valor histrico se debe asignar su respectiva cuenta de Depreciacin acumulada, con excepcin de terrenos. Esto se realiza en esta opcin 2. En el Plan de Cuentas, por cada cuenta de valor histrico se debe indicar la vida til propia de los bienes en la cuenta y tambin las cuentas de gasto a las que se carga su depreciacin segn su ubicacin. 3. Si se hace un solo asiento de depreciacin, se debe indicar un nico grupo de activos con 1. Si existen varios asientos, se deben indicar diferentes grupos. 19

4. Para obtener la depreciacin basta con elegir cualquier parte de un grupo, con lo que se realiza la depreciacin de todo el grupo. Actualizacin: Se debe considerar lo siguiente: 1. Cada cuenta puede tener su contra - cuenta de actualizacin, lo que se indica en el Plan de cuentas. El sistema da prioridad a estas contra cuentas. 2. Tambin es posible indicar de manera global para todo un rango de cuentas tuna contra cuenta comn. Esto es lo que se hace en esta opcin. 3. Para las cuentas de capital, que no se actualizan en ellas mismas, se debe indicar una cuenta de actualizacin en la que se hace el registro. Se debe crear un rango independiente para las cuentas de capital. 4. Si se hace un solo asiento de actualizacin, se debe indicar un nico grupo de actualizacin con 1. Si existen varios asientos, se deben indicar diferentes grupos. Para que una cuenta sea actualizada, debe aparecer en alguno de los rangos que aparecen en algn grupo. En otro caso, no se actualiza. Cierre resultados: No requiere ninguna cuenta y las contra - cuentas que se aplican en el cierre deben ser dadas por el usuario.

Se debe considerar adems lo siguiente: Durante el despliegue de un documento, es posible cambiar entre formatos de despliegue con ^RtPg. Para terminar debidamente un Ingreso o un Egreso de caja se debe usar ^End cuando se requiere una cuenta para que se presente la lista de las cuentas financieras que se usan cerrar el documento. Para funcionar correctamente en todo aspecto (clculos automticos, emisin y otros) los nmeros de tem dentro de cada documento deben seguir los siguientes rangos: Ingreso a Almacn 10001 - 19990 : cargos a Almacn 19991 - 19999 : abonos a proveedores u otros. Salida de Almacn 9991 - 9999 : Cargos 30001 -39990 : Abono a Almacn Traspaso 10001 -19990 : Almacn destino 50001 -59990 : Almacn Origen Ventas / Devoluciones 1-1000 Cobranza 20001 -29990 Ventas, devoluciones y rebajas

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29991 IVA por pagar 29992 Gasto IT 29993 IT por pagar 39991 -39999 Costo 40000 -49990 Almacn Egresos de caja 1-999 Cargos y abonos si se requieren 1000-1999 Forma de pago con cuentas financieras. Ingresos a caja 1-999 Forma de pago con cuentas financieras. 1000-1999 Abonos y cargos si se requiere

V.4 Acceso de los usuarios a los documentos

La condicin de acceso a la opcin Documentos es muy importante ya que define lo que los usuarios pueden hacer con los documentos. Quienes acceden a esta opcin en condicin de Super-usuarios pueden realizar todas las operaciones posibles. Los Visitantes a esta opcin solo pueden consultar los documentos sin realizar ninguna operacin. Desde la opcin Tipos de Documentos se puede ver por cada tipo de documento como los usuarios acceden a el. Quienes acceden como usuarios a la opcin documentos pueden ser configurados en lo siguiente : Crea ? : Si para crear documentos de ese tipo Elimina ? : Si para modificar documentos de ese tipo Modifica ? : Si para eliminar documentos de ese tipo Consulta ? : Si para consultar los documentos de ese tipo Revisa ? : Si para marcar como revisados los documentos de ese tipo Correlativo ? : Libre para poder modificar el correlativo. Fijo para que el usuario no lo modifique. Operaciones ? : Libres para realizar cualquier operacin en el documento. Fijas para dejar al usuario restringido solo a las operaciones que se han definido para ese tipo de documento. Fecha ? : Libre para poder modificar la fecha de los documentos de ese tipo. Fija para usar solamente la fecha del da de hoy. Tipo de cambio ? : Libre para poder modificar el tipo de cambio. Fijo para que el usuario solo use el tipo de cambio fijado segn la fecha.

V.5 Secuencia de fin de perodo

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Dentro de la opcin CONTABILIDAD se tiene sta opcin con la secuencia de operaciones recomendadas para realizar un fin de perodo. Es aconsejable empezar con un reproceso para asegurar la consistencia del sistema. Pueden haber existido cortes de energa no percibidos. Una vez que se ha realizado los asientos y se ha impreso los informes, es aconsejable tomar una copia y proceder a cerrar el perodo. Cuando se trata de un fin de gestin, se debe generar el asiento de cierre de resultados como operacin dentro de un diario y luego proceder al cierre de gestin. cc/R.V.T.

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