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Parte II: Seleccin del equipo e implantacin del sistema

Introduccin Con la terminacin de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el anlisis de sistemas y el diseo de sistemas, el comit del estudio de factibilidad esta listo para llevar a cabo la ltima etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la seleccin del equipo de procesamiento de datos la seleccin final del equipo mas adecuado con toda probabilidad requerir que se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigacin exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser modificado durante esta etapa.

Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comnmente no los son. Esta es la razn para incluir la seleccin del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicacin de un nuevo equipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos. Adems se examinan los factores significativos que intervienen en la seleccin del equipo de procesamiento de datos as como datos importantes para la implantacin del sistema la revisin peridica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras.

Criterios Para Seleccin Del Equipo Para una conclusin exitosa del estudio el criterio de seleccin del equipo que adopte el comit de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos mtodos bsicos en las seleccin del equipo solo uno de ellos se recomienda.

Criterio recomendado El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisin en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta informacin incluye: Informacin general acerca de la compaa, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones del nuevos sistema. Las particularidades que se refieren a esta especificaciones sern cubiertas en las secciones subsecuentes Criterio alterno El segundo criterio es ilgico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del equipo que hagan una investigacin propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes

llevan a la compaa su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y disean un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de la operaciones y los ahorros de costos.

El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante debe de conducir una larga revisin de sistemas. Por ejemplo supngase que hay cinco proveedores compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi medio ao de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones corrientes.

Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas imprcticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo. Seleccin Del Equipo La seleccin del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseo de sistemas. Sus etapas bsicas incluyen:

1.Determinar quienes sern los proveedores fabricantes del equipo. 2.Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo. 3.Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes. 4.Seleccionar al proveedor fabricante del equipo. Determinacin De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo

Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes y se le invita a una reunin de orientacin acerca del sistema propuesto; durante el curso de la reunin se les instruye acerca de las reas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los volmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros datos importantes.

Hecho esto, cada fabricante indicar por escrito si desea o no recibir una invitacin a concurso. La razn para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de especificaciones, diagramas de flujo, tablas de decisin, y material similar si el proveedor no tiene inters en concursar con respecto al nuevo sistema diseado.

La mayora de las organizacin que estn llevando a cabo un proyecto de sistemas de procesamiento de datos, han considerado algn tipo de equipo basndose en el informe de la investigacin exploratoria.

Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su inters la compaa hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados. Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigacin exploratoria y de los desarrollados durante el diseos de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes reas:

Informacin general acerca de la compaa. Planes futuros para el procesamiento de datos. Especificaciones del nuevo sistema. Diagramas de flujo del nuevo sistema. Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante. Evaluacin De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayora de los casos lo adecuado seria 60 das aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios algunos meses mas.

Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos tenemos:

Descripcin

1.- Extensin de la automatizacin propuesta Se refiere a la cantidad de equipo nuevo de procesamiento de datos que es propuesta para el nuevo sistema.

2.- Desempeo total

Se refiere a la cantidad de datos que pueden ser procesados por el sistema de computo dentro de un periodo de tiempo especifico.

3.- Tipo de equipo Se enfoca en la marca, numero de modelo y la cantidad del equipo bsico y perifrico relacionado junto con sus capacidades, caractersticas de operacin y tcnicas.

4.- Entrega del equipo Se refiere al tiempo de entrega definitiva del equipo junto con el tiempo necesario para verificar el mismo basndose en las premisas del usuario.

5.- Requerimientos de instalacin Se refiere a las dimensiones y peso de cada una de las pieza que forman el equipo junto con los requisitos de potencia y alambrado necesario para si instalacin dentro de la empresa.

6.- Soporte o asistencia del proveedor Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o asistencia que se espera de los proveedores fabricantes del equipo.

7.- Disponibilidad y calidad del soporte lgico (software) Se centra en el apoyo del soporte lgico (software) que soporta el equipo.

8.- Contratos de mantenimiento Se refiere a la conservacin del equipo en un buena condicin operativa usualmente el fabricante proveedor proporciona sin costo este servicio bajo el contrato de venta, pero esto no es as cuando se compra el equipo.

9.- Otras cnsideraciones Incluye la capacidad para manejar excepciones y partidas poco usuales, la disponibilidad de maquinas compatibles para procesar datos en una emergencia los costos de tiempo extra y cosas sim

Seleccin De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo La seleccin de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difcil para el comit del estudio de factibilidad. El proceso de seleccin es mucho mas fcil si el equipo propuesto es idntico al que se tiene en todos sus propsitos prcticos.

Tabla de decisin para el proceso de evaluacin Uno de los mtodos para evaluar el equipo es la utilizacin de una tabla de decisin. El empleo de una tabla de decisin para hacer la evaluacin final no solo define los criterios importantes en una notacin compacta, si no que tambin que se haga una evaluacin objetiva ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor fabricante.

Mtodo de ponderacin para el proceso de evaluacin Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el mtodo de ponderacin que consiste en asignar diferentes valores de peso a cada uno de los criterios. A cada proveedor fabricantes se le da una evaluacin para cada factor de ponderacin en la mayora de los casos la calificacin es menor que el valor absoluto del factor de ponderacin.

Firma del contrato para el equipo La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado en contacto con los dos comits lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo hara bien en presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le aada los addendums necesarios para proteger al usuario.

El anlisis de sistemas, el diseo de sistemas y la seleccin del equipo que son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de sistemas. En el periodo que sigue no solo se empleara mas tiempo que en el estudio de factibilidad si no que tambin habr una mayor ingerencia de los recursos de la organizacin en trminos de sus operaciones y personal. El problema de cmo controlar y coordinar las actividades durante el nterin es un tanto difcil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos mas experimentado.

Cuadro De Implantacin De Sistemas

Etapa Descripcin

1.- Adiestramiento a usuarios Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseo de sistemas.

2.- Prueba del sistema por usuarios Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendi en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma.

3.- Aprobacin de resultados de la prueba La aprobacin de los resultados de la prueba la debern hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba.

4.- Conversin al sistema Consiste en la implantacin de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseo de sistemas.

5.- Liberacin del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comits de factibilidad y tcnico

Autor: Hctor Alejandro Snchez Rodrguez

ANLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

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una apropiada administracin del proyecto en conjunto con personal de su empresa, entre las que destacan las siguientes actividades:

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Slo de esta forma podemos estar seguros de comprender su negocio, disear el sistema de informacin que la actividad de su compaa requiere y aportarle un valor aadido a nuestro servicio. por qu programacin a medida? Unos de los principales objetivos de disi es el de dotar a cada compaa de los sistemas de informacin que mejor se adapten a sus requerimientos, tanto funcionales como tecnolgicos y econmicos.

Cada organizacin, compaa o empresa tiene su propio carcter, su metodologa de trabajo, sus procesos y flujos de informacin. Por eso no siempre una solucin estndar resulta apropiada. En estos casos, cuando la personalizacin se convierte en un objetivo estratgico o una necesidad ineludible, el desarrollo a medida se presenta como la solucin ideal para obtener los resultados deseados.

Con el fin de asegurar el xito de los desarrollos a medida, y antes de iniciar su programacin, se realiza un exhaustivo anlisis de requerimientos, a partir del cual se elabora el diseo funcional de la aplicacin, as como la estimacin de su coste. Una correcta planificacin del calendario, as como la constante revisin y evaluacin parcial por parte del usuario, garantizan el cumplimento de los objetivos marcados.

profesionales comprometidos con su labor, cualificados y con experiencia en mltiples sectores Es sin duda el rea de sistemas donde se produce una de las mayores evoluciones tecnolgicas, obligando a los tcnicos a una constante actualizacin y puesta al da de sus conocimientos. El personal dedicado a esta rea asegura el funcionamiento de los sistemas sea cual sea su tipologa: desde los grandes sistemas corporativos a la informtica personal, incluyendo la telefona y las comunicaciones, integrando diferentes entornos multiplataforma.

Desde la perspectiva de la tecnologa de la informacin, la arquitectura de sistemas tiene la misma finalidad que un plan de trabajo cuando se aplica a la construccin de un edificio: una vez se acuerda este plan, se puede empezar a construir con la seguridad de que la solucin final ser segura.

Siguiendo el afn de ofrecer un servicio completo a sus clientes, disi proporciona los elementos de software de sistemas y de hardware necesarios para soportar los sistemas de informacin a implantar en cada compaa. En funcin de las necesidades y requerimientos tecnolgicos de cada instalacin, se proporcionarn equipos que cumplan con las garantas de seguridad y estabilidad necesarias. En momentos donde la demanda se contrae es necesario minimizar los costes conservando el nivel de servicio para ser competitivo.

El entorno competitivo actual hace que las empresas tengan que ofrecer un servicio igual o mejor y con unos costes mucho menores. Para conseguirlo, es necesario conocer las rentabilidades por cada una de las actividades (unidades de negocio, clientes y productos de la empresa) y a partir de ah, eliminar las actividades no rentables y mejorar los costes de manera contundente. Tener unos costes competitivos es til desde dos perspectivas: por un lado, mejora la rentabilidad y por otro, permite ajustar los precios a la realidad del mercado para seguir siendo competitivos en el mercado.

Los sistemas de informacin permiten optimizar gran parte de los procesos y reducir sus costes, hacindolos ms giles, rpidos y fiables. Las decisiones estratgicas son las que definen el futuro de las empresas y las organizaciones.

Tpicamente estas decisiones requiere comprometer cantidades considerables de recursos y los resultados a obtener son inciertos y se conocern mucho tiempo despus de que se tom la decisin. En muchos casos la empresa est abordando por primera vez una decisin de un tipo particular, as que no hay mucha experiencia de que echar mano. Las decisiones estratgicas requieren una evaluacin que incluya las particularidades, tal vez irrepetibles, de la situacin que se enfrenta, y ser analizadas con una metodologa slida que permita invertir con confianza recursos valiosos maximizando la probabilidad de obtener resultados todava ms valiosos.

Las aplicaciones de anlisis de la informacin resultan una potente herramienta con las que analizar la situacin actual en la que nos encontramos y proyectar las conclusiones extradas.