¿Cómo hacer una presentación visual efectiva?

Herramientas Multimediales

Introducción:

Al realizar una presentación para transparencias o diapositivas, se pretende incluir

generalmente los aspectos más importantes o representativos de un trabajo de investigación.

En cualquier ámbito donde se realice una presentación, hay algunos aspectos que deberían
considerarse previamente y que importan en la planificación y resultado del trabajo:

• Planificación y Ordenamiento del material

• Público y Ambiente de la proyección
• Aspectos generales del diseño de las transparencias o diapositivas

Planificación y Ordenamiento del material:

Implica tener en cuenta las características educativas, sociales, psicológicas de la

audiencia. Tener en cuenta este aspecto impide enfrentarnos a situaciones donde el público
recibe nuestra presentación como falta de contenido o información o, por el contrario, como un
exceso de datos que ya conoce. El material debe diseñarse en función al auditorio al que se
dirige.

Planificar también comprende tener claros los objetivos específicos: lo que se pretende que
la audiencia sepa, haga, sienta con el material. Las funciones que puede cumplir una
presentación según su objetivo pueden tener que ver con motivar (para esto hay que buscar
creatividad) y transmitir información (se destaca lo más importante transfiriendo las ideas
sucesiva y ordenadamente), entre otras.

Existen también factores externos al contenido, pero subordinados a la presentación, como

ser: tamaño de la audiencia, tipo (conferencia, clase, exposición, etc.), disponibilidad de
recursos complementarios (material impreso, vídeo, etcétera).

Otro factor importa, ligado también a las cuestiones de diseño a tener en cuenta, tiene que ver
con el uso que tendrá la presentación, a fin de considerar el peso (tamaño de archivo) que
debemos contemplar a la hora del armado. Es muy frecuente querer utilizar una presentación
que fue diseñada para una exposición en por ejemplo, una página web o como un archivo de
distribución vía mail. Si conocemos con anticipación que nuestra presentación será difundida o
publicada posteriormente, debemos considerar no cargarla de imágenes que incrementen el
peso del archivo, o tener una versión resumida para ese fin.

Público y Ambiente de la proyección:

Como se mencionó previamente, el conocimiento de la audiencia es un factor de gran

importancia para la preparación de las transparencias o diapositivas, en términos generales no
debemos ignorar el perfil del grupo, el objetivo que persigue, lo que se espera, etcétera.

El ambiente, como otro factor de contexto, merece una evaluación importante. Ante un grupo
de reducido de personas en un espacio también reducido resulta más sencillo resolver
problemas como la distancia entre el auditorio y la proyección. Si en cambio nos encontramos
en un espacio mayor, donde la ubicación del auditorio es más lejana y dispersa, deberemos
hacer otros esfuerzos para lograr una buena legibilidad.
1
La evaluación del ambiente comprende también la luminosidad de la que se disponga para la
proyección, fundamentalmente, si vamos a trabajar con diapositivas. En un ambiente oscuro
es conveniente prepararlas con fondo oscuro y resaltar el texto con colores claros y vivos. En
ambientes claros, en cambio, los textos oscuros sobre fondos claros facilitan la legibilidad de la
presentación.

Aspectos generales del diseño de las transparencias o diapositivas:

Un principio fundamental para diseñar nuestras transparencias o diapositivas es que deben

captar la atención del auditorio. Para lograr que ésta se mantenga, los receptores deben
sentirse implicados en la presentación. El contenido de las transparencias debe acompañarse
de una narración o explicación, incluyendo ejemplos prácticos e ideas que resulten familiares.
Conforma una buena estrategia formular preguntas que dirijan la atención, siempre que se
cuide de no caer en el exceso y la complejidad.

No resulta conveniente, en el transcurso de la presentación, hacer una mera lectura de las

transparencias. La función del presentador debe implicar una figura que exceda la de “lector de
contenido”, ya que la audiencia puede leerlo por cuenta propia. Una transparencia, en estos
términos, es un “marcador de temas”, una “ayuda memoria” que permite mantener un hilo
conductor para nuestra charla.

Existe una serie de pautas que pueden producir efectos positivos en nuestro objetivo de captar
y mantener la atención de los presentes:

• La NOVEDAD atrae la atención. Aquello que se presenta más grande o resaltado respecto
del resto. Si nuestra intención es que la audiencia se detenga en algún concepto en particular,
debemos generar un modo de presentarlo que llame la atención, que marque un cambio en el
ritmo que viene manteniendo la presentación.

• Aportar INFORMACIÓN SIGNIFICATIVA y ORGANIZADA LÓGICAMENTE para la

audiencia. Cuando el contenido es excesivo y/o complejo suele provocar distracción y dificultar
la memorización de los conceptos que deben llevarse como importantes.

• La utilización de COLORES, IMAGENES fijas y/o con movimiento para el caso de la

proyección de diapositivas. Estos recursos que animan la presentación son muy eficaces pero
pierden eficiencia cuando se convierten en excesivos, ya que la atención tiende a centrarse en
los movimientos permanentes y el contenido pasa a segundo plano.

¿Por qué es importante hacer una buena presentación?

Cuando realizamos una presentación visual generalmente queremos transmitir un trabajo de

investigación, una propuesta, la venta o demostración de un producto.

Cualquiera sea el objetivo, la instancia de la presentación siempre es la cara visible de nuestro

trabajo. En estos términos, deben transmitirse de la manera más clara y precisa los conceptos
más importantes y relevantes. Si nuestra presentación no resulta atractiva y no llega a captar
la atención de nuestra audiencia, posiblemente fracasará. Dependiendo del objetivo puede
verse frustrado nuestro trabajo previo, ya que, independientemente de su calidad, una
presentación visual es lo que “mostramos” al público.

2
PowerPoint

PowerPoint es un programa que contiene un conjunto completo de herramientas para preparar

presentaciones gráficas (diapositivas, transparencias, presentaciones en la pantalla de una PC
o con proyector de pantalla gigante, etc.) para exposiciones orales.

La función principal de trabajo con PowerPoint es la creación de presentaciones. Las

presentaciones se crean redactando texto y diseñando las diapositivas o transparencias.

En PowerPoint toda la presentación se encuentra en un solo archivo (excepto los elementos

que estén insertados con enlaces). Esto incluye todas las diapositivas, el esquema, las notas
para el presentador y los apuntes o copias para repartir a los asistentes, así como toda la
información acerca del formato que se haya incluido en la presentación.

PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, debido a que permite la
inclusión de texto, gráficos, fotografías y hasta sonido y vídeo. Además, puede generar
presentaciones que se ejecutan de forma automática. Incluye también diversos efectos
especiales para introducir las distintas diapositivas (transición), así como para ir introduciendo
el contenido de cada una de las diapositivas (construcción). Las presentaciones pueden ser
guardadas de tal manera que puedan ser ejecutadas en ordenadores en los que no esté
instalado el programa, e incluso se pueden crear presentaciones que pueden verse mediante
Internet o un browser como Netscape o Internet Explorer.

Cinco reglas de oro en el uso de Power Point para armar una presentación visual

El tamaño y tipo de los textos

• No debe ser menor a 20 puntos (ideal 24)
• La cantidad de líneas no debe superar las 5/6 por diapositiva
• La tipografía debe ser preferentemente “de palo seco”

La elección de los colores

• Recordar las características del auditorio para evaluar la conveniencia de color del fondo y
los textos
• Un color puede verse bien en nuestra pantalla pero puede “perderse” en la proyección
ampliada, tanto del texto como del fondo.
• Evitar el exceso de colores

La cantidad de información
• La información por diapositiva no debe superar idealmente los 5/6 renglones
• Consignar los conceptos más importantes y significativos
• Para el presentador, una diapositiva es un “ayuda memoria”
• Para la audiencia, una diapositiva es una guía que idealmente debe recordar

El exceso de animaciones
• Los efectos y animaciones en una presentación, tienen una función complementaria y
estética
• La mayor utilidad es la representación de cuadros, organigramas, esquemas
• El uso excesivo de estas herramientas puede distraer la atención de nuestra audiencia

La lectura de las diapositivas

• Nuestra presentación no debe convertirse en una mera lectura de las diapositivas.
• Debe cumplir la función de GUIA que facilite el desarrollo de la presentación

3
La utilización básica de la herramienta

Trabajaremos sobre la versión del Power Point del Office 2003. Una de las más importantes
variaciones con las versiones anteriores tiene que ver con la distribución del menú y la forma
de visualización de sus herramientas.

1. Creación de presentaciones y barras de herramientas

Cuando iniciamos el programa, la primer pantalla nos muestra una diapositiva en blanco y
sobre el margen derecho el acceso rápido a las opciones de menú.

Podemos cambiar la sección de menú que queremos visualizar desde la barra desplegable que
se encuentra en el margen superior (1).

A modo de ejemplo, analizaremos la opción “Diseño de la diapositiva” y

Plantillas de Diseño

Diseño de diapositivas

Como vemos en la imágen, esta herramientas nos permite definir previamente

la disposición de los elementos que tendrá la diapositiva. Es decir, podemos
elegir utilizar una diapositiva en blanco, o utilizar alguna de los
predeterminados. Si seleccionamos por ejemplo la opción señalada en el
gráfico veremos que claramente se trata de una diapositiva para títulos. Del
mismo modo, nos ofrece otras con ubicación de texto o gráficos.

4
Utilización de plantillas de diseño

Una forma fácil de construir una presentación es utilizando los Layouts o formatos
predeterminados para las transparencias. Los formatos de las transparencias se eligen en el
cuadro de diálogo que aparece al activar el comando New Slide (Diapositiva nueva) del
menú Insert (Insertar). Existe una gran variedad de diseños de transparencias que
contienen marcadores de posición para facilitar la inclusión de texto, gráficos, tablas,
imágenes prediseñadas y otros objetos.

En esta versión del programa se han incorporado herramientas como los álbumes de fotos por
ejemplo, y se amplio la opción de autocontenidos, además de la oferta de diseños.

Podemos seleccionar un diseño y aplicarlo a la diapositiva actual o a varias diapositivas en

nuestra presentación.

PowerPoint permite cambiar la apariencia de la presentación en cualquier momento; es decir,

el formato, los colores, etc. Siempre se puede aplicar una plantilla diferente o cambiar la
combinación de colores para la presentación.

PowerPoint incluye muchas plantillas predeterminadas. Cada una contiene su propia

combinación de colores, un patrón de transparencias predeterminado y los tipos de letra que
particularmente armonicen con el diseño general de la presentación.

Además, cualquier presentación puede utilizarse como plantilla para otras, de tal manera que
una apariencia de una presentación concreta puede ser guardada como plantilla para
posteriores presentaciones.
5
Modelos de Presentación

Si lo desea, también puede utilizar modelos de presentaciones, esta opción le ofrece el

prediseño de una presentación completa sobre diferentes temas.

Algunos ejemplos son: presentación de informes técnicos, formación o aprendizaje, informe de

progreso, manual de una organización, etc. Estos formatos le brindan una pauta sobre los
puntos que debería tener la presentación y resultan interesantes para reforzar las ideas
previas acerca de lo que queremos presentar.

Esta opción se encuentra en el asistente para autocontenido en una presentación nueva.

Modos de visualizar una diapositiva

Vista Normal
Se ve una sola transparencia a la vez. Se puede escribir texto, cambiar el diseño de la
transparencia, añadir imágenes, añadir formas geométricas, así como añadir gráficos y
elementos visuales creados con otras aplicaciones. Esta representación es la que aparece por
defecto al comenzar la aplicación.

Clasificador de Diapositivas
Pulsando en este icono o eligiendo en el menú Ver el comando Presentación con
Diapositivas se pueden ver las diapositivas en forma de presentación automática, utilizando
la pantalla completa. Cada diapositiva llenará completamente la pantalla. Se pueden apreciar
los efectos de transición e intervalos de tiempo que se establecieron en el modo de ver
Clasificador de diapositivas. Se sale de este modo pulsando la tecla ESC. Clickeando con el
mouse en cualquier punto, con INTRO o con la tecla Flecha Derecha, se va a la siguiente
diapositiva, mientras que con la tecla Flecha Izquierda se vuelve a la anterior.

6
Clasificador de Diapositivas
En este modo se puede ver una miniatura de cada diapositiva completa, incluyendo gráficos y
texto. Permite ver toda la presentación a la vez, pudiendo apreciar su flujo. Aquí se pueden
ordenar las diapositivas, añadir efectos de transición y establecer los intervalos de tiempo de
las diapositivas para las presentaciones automáticas. Se puede controlar el tamaño y el
número de diapositivas visibles en la pantalla con el zoom de la barra de herramientas.

Las barras de Herramientas

La estructura de una ventana de PowerPoint está compuesta por los siguientes elementos:

• Barra de título
• Barra de menú
• Barra de estado
• Barra de desplazamiento
• Barras de herramientas
o Estándar
o Formato
o Dibujo

Barra de título

Como es habitual la barra de título contiene los siguientes elementos:

• Menú de control. Contiene los elementos habituales de control (mover, minimizar o
iconizar y ampliar o cerrar) de cualquier ventana en Windows.
• Nombre de la aplicación y del archivo activo.
• Botones de minimización, control de tamaño de la ventana y de cierre de la aplicación.

Barra de estado

La barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla. En ella se muestra, de

izquierda a derecha: el tipo de visualización, el nombre del fichero activo en el momento, y la
opción actualmente seleccionada (escribir, guardar, imprimir, etcétera).

Barra de desplazamiento

A la derecha de la ventana de PowerPoint hay una barra de desplazamiento vertical. Esta

barra y las flechas dobles le permiten pasar de una transparencia a otra, avanzando y/o
retrocediendo de una en una, o yendo directamente a la transparencia deseada.

Barra de Menús

La barra de menús contiene el conjunto de menús desplegables propios de PowerPoint.

Esta barra contiene una lista de menús, ordenados según la distribución siguiente:

ARCHIVO: manejo de archivos de datos.

EDICION: herramientas de selección y copia.
VER: opciones de visualización.
INSERTAR: gestión de contenidos de la presentación.
FORMATO: formato de las diapositivas.
HERRAMIENTAS: utilidades de composición de la presentación, ortografía y configuración del
programa.
PRESENTACION: configuración de la presentación.
VENTANA: gestión de los ficheros en uso.
AYUDA: ayuda sobre el programa y su utilización.

ARCHIVO
7
 El menú Archivo (File), como cualquier aplicación de
Windows, contiene los comandos para manejar el archivo:
Nuevo, abrir, cerrar, grabar, grabar como, configuración de la
presentación, imprimir, enviar a, propiedades.
Guardar como una página Web: permite que una presentación
pueda publicarse y ser vista a través de los navegadores.

Del mismo modo, también pueden guardarse en formato de

imágenes como gif o jpg.
También es posible visualizar los últimos archivos utilizados para
acceder más rápidamente a ellos.

EDICION
El menú Editar (Edit).
Este menú contiene las
funciones comunes a casi
todos los utilitarios del
office. Deshacer y repetir
la última acción, cortar, pegar, borrar, duplicar,
eliminar, buscar, reemplazar, etcétera.

VER
El menú Ver (View)
permite definir las
formas de visualización
de la presentación que
vimos anteriormente.
A otra opción que se
accede a través del esta
opción es al Patrón de
diapositivas y
documentos. A través
del Patrón de
Diapositivas se pueden predefinir formatos de diseño, tipos de
letra, fondos, colores, etc, que serán utilizados
en toda la presentación. Si se realizan cambios en el patrón,
éstos afectarán a toda la presentación.

Para hacer que una diapositiva difiera del Patrón basta hacer aparecer en pantalla la
diapositiva que se desee modificar y realizar los cambios.

8
 INSERTAR
El menú Insertar (Insert) permite agregar una diapositiva a la
presentación, duplicar una existente, agregar número de
diapositivas o fecha y día, comentarios. Este menú permite también
insertar diapositivas desde otro archivo, para esto se abre una
pantalla que permite localizar la ubicación del archivo y seleccionar
la diapositiva a insertar en nuestra presentación. Cuando se
importan desde otro archivo, las diapositivas pierden el formato
original (color de fondo, configuración de la hoja, etc) para tomar el
diseño de la presentación a donde han sido importadas.
Cuando se insertan diapositivas del equema se crean diapositivas
con los títulos y sangrías del esquema importado, pero también se
respetan los fondos y patrones de la presentación actual.

Algunas versiones de Power Point, dependiendo de su instalación,

contienen una galería de imágenes prediseñadas que se pueden
insertar en nuestra presentación. Están catalogadas por tema y
también se pueden insertar fotografías. Además de hacerlo a través
de la galería predeterminada, podemos también importar imágenes
de muchos tipos desde un cd, disquete o desde nuestro disco duro.
Además de imágenes fijas o con movimiento (gif animados) se
pueden también insertar películas o sonidos.

El movimiento de los gif

animados se pueden ver a partir
de la presentación en formato
de proyección en la versión
2000
Los videos y archivos de sonido
tienen la opción, cuando se
insertan en la presentación, de
activarse directamente en
tiempo de ejecución o haciendo
un clic sobre el icono
correspondiente.
Los archivos de sonido se
pueden grabar desde
PowerPoint

Si queremos insertar una tabla, también lo hacemos desde esta

opción del menú.
Nos aparecerá un cuadro donde podemos ingresar la cantidad de
filas y columnas que necesitamos para nuestra tabla.

9
 Para modificar una tabla creada, hacemos
clic con el botón derecho y podemos insertar
o eliminar filas, modificar los bordes, el
relleno, asignar o modificar propiedades a la
fuente, viñetas, etc.

El menú insertar también permite traer a

nuestra presentación tablas de Word y
gráficos y tablas de Excel, como veremos
más adelante

Por último, también dentro del menú insertar, se encuentra la opción de insertar hipervínculos.
Esta herramienta es muy importante ya que permite un acceso rápido a documentos, otras
presentaciones y enlaces a sitios de internet.

Para generar un hipervínculo en un

texto, podemos hacerlo
seleccionando el cuadro de texto
entero. En este caso, una vez
generado no nos aparecerá el texto
del interior en formato de
hipervínculo (subrayado, de color)
pero de todas formas, al poner la
Cuadro para presentación se hará el link.
Hipervínculo
Si en cambio, seleccionamos el texto
del interior del cuadro y luego
Texto Hipervínculo generamos el link tendremos el
texto con el formato y también se
hará el link correspondiente.

Los hipervínculos también pueden

hacerse con objetos, formas,
imágenes, etc.

Cuando seleccionamos desde el

menú la opción hipervínculo,
aparecerá una pantalla desde la
cual podemos seleccionar el origen de nuestro link.

10
 1

Si seleccionamos hacer un hipervínculo desde un archivo, se nos abrirá una pantalla

1
donde podemos buscar en nuestro disco “c” o en otra unidad un archivo para vincular
nuestro texto u objeto.

2 Si seleccionamos hacer un hipervínculo desde una página Web y activamos este botón,
nos abrirá el explorador para ubicar la página, podemos copiar la ruta y pegarla en el
cuadro de texto:

O bien, si ya conocemos la dirección, escribirla en este lugar.

Si seleccionamos hacer un hipervínculo desde un marcador, nos aparecerá otro tipo de

3
cuadro donde podemos seleccionar la diapositiva (dentro del mismo archivo) a la que
queremos referirnos.

FORMATO
La opción Formato(format) permite asignar o
modificar propiedades de la presentación, de los
textos y/o de los objetos de nuestra presentación.
En la primer franja, se puede modificar todo lo
relacionado con los textos (fuente, viñetas,
alineación, interlineado, mayúsculas y minúsculas,
etcétera).
En la segunda franja tenemos las herramientas
para modificar cuestiones de formato y diseño de
la presentación.

11
El diseño de la diapositiva y aplicar plantilla de diseño nos vuelve a las pantallas de origen de
apertura del programa para seleccionar si queremos una presentación con imágenes, en
blanco, y distintas distribuciones de textos y objetos; o seleccionar una presentación
predeterminada.

La combinación de colores permite cambiar los

colores predeterminados de las presentaciones,
para sombreados, hipervínculos, fondos, textos,
etc. Podemos aplicar los cambios a toda la
presentación (aplicar a todas) o sólo a la
diapositiva actual (aplicar). La opción fondo
permite generar cambios en el fondo de la
diapositiva.

La última franja de la opción Formato hace

referencia a cuadros de texto y objetos, desde
allí podemos acceder a cambiarles las
propiedades y formatos.

HERRAMIENTAS Haciendo doble –

clic sobre el objeto o
cuadro de texto,
accedo también a la
pantalla de
propiedades para
modificarlas.
Pulsando con el botón
derecho del mouse
también accedo a la
pantalla

Entre las funciones de la barra

de Herramientas (tools) se
encuentra a ortografía, idioma y
autocorrección de textos.
La función macro permite grabar
acciones sobre la presentación
para poder utilizarlas
nuevamente.

En personalizar puede manejar

las formas de ver y disponer las
barras de herramientas, y a
través del uso de opciones se
puede gestionar las formas de guardar, ver, imprimir y administrar el archivo.

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 PRESENTACION
Este menú nos resulta de
utilidad cuando el modo de
nuestra presentación será a
través de una pc. Para el
manejo de la presentación
electrónica, este menú ofrece
opciones predeterminadas muy
útiles.

En Ver presentación, se podrá

ver las diapositivas en todo su
tamaño en la pantalla antes de
añadir transiciones y trabajar
en los intervalos. Se podrá
apreciar el efecto de cada
diapositiva, probar diferentes
transiciones, cambiar el
intervalo para adecuarlo al de
la charla y, en general, diseñar
la presentación electrónica
para que ayude a transmitir las
ideas en forma clara y
profesional.

Una vez finalizada la presentación, se podrá ver la presentación usando las opciones
predeterminadas del programa sin fijar intervalos y ni transiciones. En este caso se hará la
presentación avanzando manualmente y cada transición será un simple “corte”.
Existe, sin embargo, un amplio abanico de utilidades que permiten configurar la presentación,
tales como fijar los intervalos y elegir las diapositivas que se desea ver. Incluso se podrá
optar por hacer la presentación en un ciclo continuo de repetición, grabar una narración,
habilitarla para poder ser visualizada en varias pantallas o incluir botones de control.

Opción Configurar la diapositiva

En Diapositivas se puede
elegir las diapositivas que
se deseen ver. La opción
predeterminada es Todas,
y significa que la totalidad
de las diapositivas de la
presentación se verán a
partir de la primera. Si se
desea ver solamente una
serie concreta de
diapositivas, se deben
especificar.

13
En Avance, se puede elegir cómo avanzar las diapositivas. La opción predeterminada es
Avance Manual. En este caso se necesitará hacer clic con el botón del ratón para avanzar de
una diapositiva a otra. Si se han fijado intervalos (tiempo de la diapositiva en la pantalla), se
podrá seleccionar la opción Usar los intervalos de las diapositivas para que la presentación
proceda automáticamente.

Para hacer que una presentación con

diapositivas que se repita
continuamente se debe seleccionar la
opción Presentar continuamente hasta
presionar ESC. Ahora, cuando la
presentación comience, procederá
continuamente hasta que se detenga.
Si seleccionamos la opción Ver
Presentación (F5), la presentación
comenzará a mostrarse por pantalla
inmediatamente.

Añadir transiciones a una

presentación

Las transiciones son los efectos

especiales que se ven cuando se pasa
de una diapositiva a la siguiente en el
transcurso de una presentación
electrónica. Las opciones disponibles
son numerosas.

Para lograrlo hay que elegir Transición de la diapositiva, aparecerá el cuadro de diálogo
correspondiente.
En el cuadro Efecto, seleccionar la transición deseada. La transición que se seleccione se
aplicará a la imagen en el cuadro de muestra. Se puede hacer clic en la imagen para apreciar
la transición nuevamente.

Para elegir la velocidad de la transición seleccionamos el botón de la opción Lenta, Media o

Rápida. La velocidad se aplicará a la imagen en el cuadro de muestra. Se puede también
establecer un sonido para sea reproducido durante la transición entre las diapositivas.

Para Fijar intervalos de las diapositivas es una opción que permite, por ejemplo, hacer que
la primera diapositiva aparezca a los 10 segundos, la segunda a los 15 segundos, la tercera a
los 8 segundos, etc. Hay dos formas de fijar los intervalos. Una consiste en escribir un número
en Avance en el cuadro de diálogo Transición (elegir el comando Transición del menú
Presentación con diapositivas.
La otra forma consiste en dejar que el programa fije los intervalos usando la opción Ensayar
intervalos en el menú Presentación con diapositivas en función de una
grabación que el usuario debe hacer previamente (en un ensayo, por ejemplo).

Crear diapositivas que se muestren progresivamente durante la presentación

Una diapositiva que se muestra progresivamente (también conocida como de aparición
progresiva) es aquella donde cada punto destacado en el texto principal aparece
independientemente de los otros.
Se usa la aparición progresiva cuando se quiere revelar los puntos destacados uno a uno.
Se pueden establecer la forma de aparición de cada punto (volando desde la izquierda, por
ejemplo) y si se desea que los otros puntos que ya están en la diapositiva se atenúen al añadir
uno nuevo, o bien que cambien de color, suene algún sonido, etc.

14
Aparición progresiva del texto en la pantalla
Para definir la forma en la que el texto va apareciendo en la pantalla se debe seleccionar la
opción Personalizar animación. En el cuadro de diálogo de la pantalla de animaciones
existen varias solapas.

La

correspondiente a Orden e Intervalos permite seleccionar qué elementos de la diapositiva

deben ser animados y cuáles no. Estas animaciones pueden configurarse para activarse una
vez se pulsa el ratón o bien pasa un intervalo de tiempo determinado.
La solapa Efectos permite, a su vez, definir con mayor detalle diferentes aspectos de la
aparición de los puntos. Cuando se le asigna un tipo de efecto a un objeto o texto, se habilitan
otras opciones de esta solapa como ser el sonido (hay diferentes tipos predeterminados) y la
forma que tomará el objeto luego de la animación.

En el desplegable del recuadro Introducir texto se puede decidir la forma en la que cada bloque
de texto se muestra por la pantalla. Se pueden elegir tres opciones, por párrafos, por
palabras o por letras, y la forma en la éstas aparecen en la pantalla.

Otros efectos interactivos

En PowerPoint existe la posibilidad de hacer que algunos objetos que aparecen en una
diapositiva sean activos. Esto quiere decir que, en modo Presentación, cuando se hace clic
sobre dichos objetos el programa realiza una acción previamente determinada, como por
ejemplo, ir a la diapositiva anterior o a la siguiente, ir a una diapositiva cualquiera, lanzar una
aplicación, etc.

Para hacer que un objeto sea activo basta ejecutar el comando Configuración de la acción,
a la que accedemos haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el objeto.

Este cuadro permite, en la solapa clic del mouse definir la acción que debe realizar el objeto
activo. Las acciones posibles son:

15
 1. Ir a alguna de las diapositivas del
documento (primera, última, anterior,
posterior, etc.).
2. Ejecutar un sonido o animación.
3. Ejecutar un programa.
4. Establecer un hiperlink entre distintas
trasparencias, e incluso con otra
presentación distinta.

Mediante la opción acción del mouse

también es posible definir eventos cuando se
pulsa el ratón o únicamente se pasa el
cursor sobre un objeto, texto, título,
etcétera.

Podemos insertar tablas y textos de Word y gráficos de Excel

WORD
Para crear e insertar una tabla de Word se puede proceder del siguiente modo:

Si necesitamos insertar un documento completo de Word como objeto en una diapositiva, los
pasos son los siguientes:

1. Sobre la diapositiva, seleccionamos Insertar/Objeto/Documento de Microsoft Word.

2. Aparecerá un cuadro de diálogo que nos dará la opción de crear un documento nuevo o
crearlo desde uno existente

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 3. Seleccionamos la opción Crear desde archivo y pulsamos el botón examinar para
localizar el documento word que nos interesa insertar
4. Aparecerá el cuadro de diálogo examinar, donde deberá localizar la carpeta y el archivo.
5. Una vez localizado el archivo, haga doble clic sobre él y luego pulse el botón aceptar

EXCEL
Para crear e insertar un objeto de Excel se puede proceder del siguiente modo:

1. Se puede iniciar Excel desde PowerPoint de una de las siguientes formas:

- En el menú Insertar (Insert), se elige objeto. Posteriormente, aparecerá un cuadro de diálogo
en el que se puede seleccionar el tipo de objeto que queremos insertar, si seleccionamos la
opción Gráfico de Excel, nos aparecerá en nuestra presentación un gráfico por defecto sobre el
que podemos trabajar modificándole los datos. Si, en cambio, seleccionamos hoja de cálculo
de Excel nos aparecerá una hoja en blanco sobre la que podemos trabajar. En cualquiera de
las dos opciones podemos editar la hoja desde la presentación haciendo doble clic sobre ella,
efectuar los cambios y volver a la presentación mediante un clic cualquier lugar de la
presentación, fuera del objeto Excel.

Haciendo doble clic sobre el

gráfico, podemos editarlo con
las herramientas de Excel

Si contáramos con gráficos

ya realizados en Excel, y
quisiéramos incluirlos en nuestra presentación podemos hacerlo de la siguiente manera:
1. Seleccionamos el gráfico en el archivo Excel y lo copiamos (editar/copiar).
2. Volvemos a la presentación.
3. Para insertar el gráfico podemos hacerlo de dos formas:

a. Pegando el gráfico como si fuera una imagen. Para seleccionar esta opción,
debemos estar seguros que el gráfico no va a ser modificado, al pegarlo como
imagen, se pierde la posibilidad de modificarlo en la presentación.
b. Pegando el gráfico como objeto de Excel, de este modo, desde la presentación
podemos hacer doble clic sobre el gráfico y editarlo para realizar las
modificaciones. Podemos también cambiar los valores del gráfico, accediendo a
los datos con el botón derecho del mouse sobre el gráfico.

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Cuando pegamos un gráfico como Objeto de Excel, podemos editarlo haciendo doble clic sobre
él. Si necesitáramos modificar los datos de origen, con el botón derecho del mouse habilitamos
la opción, aparecerán las celdas donde se encuentran los datos para poder modificarlos. Estos
datos serán posibles siempre que tengamos el archivo Excel en nuestro disco o unidad
disponible.

ATAJOS DEL
TECLADO

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