Freelancer: 5 dicas para manter a produtividade

Por Luciano Larossa, autor convidado. Quem abandona uma atividade em que h chefia e hierarquia e passa a uma rotina de freelancer naturalmente deixa de se preocupar apenas com o seu produto, tendo que gerir um nmero variado de funes administrativas, que acabam por retirar parte do foco do que era principal: produzir. Para que os efeitos negativos disso no lhe sobrecarreguem, vou registrar aqui algumas dicas vindas de minha prpria experincia na Escola Freelancer que podem ser teis para manter a produtividade trabalhando neste estilo, afinal existem princpios de produtividade que so bsicos e que devem devem ser seguidos especialmente por quem atua em carreira solo. ORGANIZO SEMPRE O MEU DIA NA NOITE ANTERIOR D trabalho e demora a criar esta rotina, mas com o passar do tempo os resultados so extraordinrios. Organizar o dia na noite anterior determinante. Uma pequena agenda, uma conta no Evernote ou um Moleskine so mais do que suficientes para conseguir realizar esta tarefa. Faa uma pequena lista das tarefas e do tempo que as mesmas vo demorar. No dia seguinte, v riscando as tarefas realizadas conforme vo sendo feitas. Alm de no se esquecer de anda, a sensao de alvio enquanto risca motivadora e leva a que fique mais motivado para os passos seguintes. Mas tenha cuidado com uma coisa: no faa listas longas demais, caso contrrio no ir conseguir realizar todas as tarefas e a desmotivao ser uma contante. PREFIRO FAZER O QUE MENOS ME AGRADA PRIMEIRO Tal como o Augusto referiu no seu artigo sobre comear pela tarefa mais difcil ou pela mais rpida, importante que voc defina o que deve fazer para comear um dia mais produtivo. Eu recomendo que comece pelas tarefas que menos lhe agradam no incio. Isto acontece porque logo pela manh estamos mais dispostos a fazer aquilo que menos nos agrada, visto que estamos com as nossas energias em alta e estamos dispostas a fazer de tudo para o nosso dia se desenvolva na perfeio. Depois, poder partir para as tarefas que se mais motivado a realizar. DIVIDO O MEU DIA EM PERODOS Responder a emails, falar com clientes ou construir pginas de sites so tarefas distintas, que exigem concentraes e aptides diferentes. Se quiser manter a sua produtividade, aconselho que divida momentos do seu dia para cada uma destas tarefas, minimizando produes e perda de produtividade a cada troca de tarefa. Fale com os clientes a meio da tarde, veja o email ao final do dia ou organize o seu ambiente de trabalho logo pela manh. As hipteses so muitas, o importante que divida em blocos de tempos estas suas tarefas. ESTABELEO INTERVALOS Sei que parece no ser muito lgico falar em descanso quando o tema produtividade para freelancers, mas a verdade que algumas pausas podem fazer milagres no seu dia. Existem muitas tcnicas como a de Pomodoro que aconselham que deve realizar pausas constantes enquanto trabalha. No vou lhe dizer aqui ao fim de quanto tempo deve descansar, visto que a capacidade de aguentar um determinado perodo de tempo a trabalhar depende de pessoa para pessoa. Mas a verdade que no deve exagerar no nmero de horas seguidas a produzir, visto que a sua capacidade de concentrao diminui medida que o tempo passa, acabando por chegar a um limite que comea a no compensar manter-se frente do computador. Quando se sentir a atingir o limite, o melhor parar e respirar durante dez minutos. Vai ver que quando regressar ao trabalho a sua vontade ser outra. FAO UMA ANLISE DO MEU DIA Quando terminar a sua jornada, faa uma anlise completa de como tudo foi feito e em que pontos deve melhorar. Bastam cinco minutos a pensar em tudo o que fez. Passou mais tempo que devia ao celular? No conseguiu evitar aqueles minutos no Facebook? Todos ns erramos no nosso dia-a-dia, o 1

importante conseguir evoluir de um dia para o outro e esta pequena reflexo determinante para conseguir avanar. Caso contrrio, estar a ler imensos livros sobre produtividade e no final no estar a retirar partido disso mesmo, visto que est apenas na teoria e no est a pass-la para a sua anlise pessoal. Mais importante do que ler coisas escritas por outros, importante que saiba conseguir aplicla na sua personalidade. A produtividade um tema que gera sempre muita polmica, visto que conseguir realizar um maior nmero de tarefas em menos tempo e com uma qualidade igual ou melhor, algo que todos desejamos mas que dificilmente conseguimos implementar. No entanto, com estas oito dicas ter maior facilidade em saber qual o seu caminho e o que deve fazer para o seu dia de amanh seja melhor. Agora peo a sua opinio. O que costuma fazer para melhorar a produtividade? Utiliza algumas destas tcnicas?

7 dicas para aprender a organizar o seu dia de forma eficiente

10-01-2011, em Produtividade, por Luciano Larrossa Conseguir tempo para tudo o que queremos fazer , principalmente nos dias de hoje, uma das maiores dificuldades para quem quer ter sucesso no mundo dos negcios. O tempo parece fugir-nos por entre os dedos, fazendo com que nunca tenhamos oportunidade para fazermos tudo aquilo que queremos, acumulando tarefas para o dia seguinte. E com isso surge um efeito bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia seguinte, depois para o outro, para outro e para o outro, at que chegamos a um momento em que no temos mais como concentrar-nos no essencial e acabamos por deixar trabalho acumulado por fazer. Para quem quer triunfar seja no seu prprio negcio ou a trabalhar para outra pessoa, controlar o tempo torna-se uma ferramenta fundamental, de modo a ser mais eficiente, estando um passo frente de toda a concorrncia e conseguindo produzir mais e melhor que o colega do lado. Controlar o tempo significa ter horas vagas para analisar o mercado, ver como os concorrentes trabalham ou estudar os problemas da sua empresa. Com horas livres acabar por concentrar-se mais no modo como as coisas so feitas para deixar de ser apenas um produtor. Numa entrevista realizada pouco tempo foi perguntado a Warren Buffet, um dos homens mais ricos do mundo, como gasta a maior parte do seu tempo quando est no escritrio. Ele respondeu lendo. Buffet analisa o mercado antes de actuar e entende a importncia de estar sempre um passo frente dos concorrentes. Steven Covey no seu livro Os 7 hbitos das pessoas altamente eficazes, conta a histria do lenhador que est constantemente a cortar rvores mas no pra um segundo para afiar a sua serra pois apenas est concentrado em trabalhar. Com mais tempo livre voc ter mais tempo para afiar a sua serra, conseguindo ser mais produtivo, melhorando as suas tcnicas produo e com isso ser mais eficiente, melhorando a qualidade do seu trabalho. IDENTIFIQUE SE EST REALMENTE A CONTROLAR O SEU TEMPO Muitas vezes pensamos que controlamos todas as horas que despendemos a trabalhar mas no final do dia acabamos sempre por ter trabalho acumulado e tarefas para fazer em casa. Levar trabalho para terminar em casa, quando essas horas deveriam ser para passar mais tempo com a sua famlia e amigos, o maior problema de quem no organiza bem o seu dia. importante ter tempo para tudo: trabalho, famlia, lazer, estudo ou desporto. Quem no organiza bem o seu dia normalmente est concentrado em apenas uma ou duas tarefas, pensando que no tem tempo para fazer o resto e espera que a esposa compreenda que tem que trabalhar muito ou que depois compensa aquela corrida que no deu ao final da tarde porque teve que ficar a terminar um relatrio.

Voc NO estar realmente a controlar o seu tempo se:

Est apenas concentrado em trabalhar, deixando para l outras tarefas bsicas para si como passar tempo com a famlia ou a ver um bom filme. Sente que est constantemente a produzir sem parar para pensar o que est a fazer. Sente-se uma mquina que faz tudo sempre igual. Acumula trabalho ao final do dia, fim-de-semana e frias. Para si todos os dias do ano so para trabalhar pois tem sempre trabalho para fazer. Quando lhe perguntam se est bem voc responde sempre que tenho tido muito trabalho para fazer, no paro. Comea o dia mas sente que tem muito para fazer e no sabe por outro comear. Para si todas as tarefas tm um peso igual e so todas essncias.

SETE DICAS PARA CONTROLAR O SEU TEMPO J A PARTIR DE HOJE Se realmente as frases anteriores pareceram-lhe extremamente familiares importante que siga os passos que vou falar a seguir. Controlar o tempo no uma tarefa fcil e, tal como a disciplina pessoal, pode levar meses a ser aprendida. Uma pessoa que toda a sua vida foi desorganizada no pode querer ser uma mquina de organizao de um dia para o outro. um processo que demora tempo e deve ser interiorizado, para que comece a fazer parte da sua vida. 1. ESCREVA COMO DESEJA PROGRAMAR O SEU DIA Para realizar esta tarefa aconselho que tenha uma agenda. Apenas porque se usar uma simples folha de papel, ter sempre tendncia para colocar no bolso ou num canto da secretria e isso ser o suficiente para que algumas vezes chegue ao final do dia sem saber do seu simples papel. Com a agenda ter sempre o seu dia bem organizado e ainda com a possibilidade de consultar o que realizou no dia anterior, procurar nmeros de telefone ou moradas. Se vai organizar o seu dia de manh ou na noite anterior isso j depende do seu gosto pessoal. Qualquer uma das duas opes tem os seus prs e contras. Eu pessoalmente prefiro organizar-me na noite anterior, pois a ainda tenho o dia que passou bem presente na minha cabea e garanto tambm dois momentos para pensar na minha organizao diria: na noite anterior e de manh quando acordo e vejo o meu dia organizado. 2. DEFINA BEM AS SUAS PRIORIDADES Quando comecei a organizar o meu dia uma das maiores dificuldades foi definir o que era realmente essencial ou no. Quando preenchemos a nossa agenda colocamos l uma lista equivalente a uma lista de supermercado e pensamos que est ali organizado o nosso dia. Nada mais errado que isso pois nem todas as tarefas a realizar tm a mesma importncia. Quando realizar a sua lista defina quais os assuntos mais importantes a trabalhar. Por vezes um nmero frente por ordem crescente devido sua importncia suficiente. Ir ao supermercado nunca ser to importante como uma reunio com um cliente que pretende fechar um negcio. No se perca com assuntos que pouco podem aumentar a sua produtividade. 3. NO PLANEIE APENAS O DIA MAS SIM A SEMANA OU AT O MS Falar-se em organizar o tempo muitas vezes pensamos apenas no momento, no dia em si. Quando falo em planear no falo apenas em escrever uma lista no seu papel para realizar naquele dia, mas sim planear a sua semana ou mesmo o ms. Mas para que ser realizar planos a to longo prazo?

Primeiro, planear a semana ou o ms no significa planear a longo prazo. Poderemos considerar a longo prazo um ano ou mais.

Saber o que vai fazer durante toda a semana pode evitar com que deixa tudo para ltima da hora. Imagine que numa semana tem 17 tarefas indispensveis a realizar. Se optar por realizar apenas uma tarefa indispensvel nos dois primeiros dias da semana, iro restar-lhe mais cinco dias com trs tarefas indispensveis todos os dias. Este gnero de presso e desgaste seria evitvel se tivesse planeado a semana. Se tiver um plano do seu ms poder imaginar o que quer para o seu futuro. Se planear diariamente estar constantemente a apagar fogos.

4. DEFINA UMA HORA DE TRMINO Lembra-se daqueles colegas de faculdade que deixavam para o ltimo dia o trabalho e que milagrosamente conseguiam faz-lo? obvio que a qualidade nem sempre era melhor mas era um facto que o trabalho aparecia feito. Mas como isso era impossvel? Como aqueles alunos que pouco faziam durante o perodo todo de realizar o trabalho conseguiam fazer aquilo ltima da hora? A resposta a esta pergunta chama-se Lei de Parkinson. Esta lei diz que maior ser a sua capacidade de concentrao quanto menos for o tempo disponvel para realizar uma tarefa. Ou seja, o que aqueles alunos que deixam tudo para ltima da hora esto a fazer e concentrar-se apenas naquele trabalho porque tm pouco tempo para o realizar, mesmo que isso implique no dormir. bvio que no aconselho-o a deixar tudo para ltima da hora muito menos a deixar de dormir. O que digo para colocar uma hora de trmino e que cumpra essa hora. Dessa forma ir se sentir pressionado a realizar essa tarefa, concentrando-se apenas nisso e elevando todo o seu potencial. 5. NO EXAGERE NA QUANTIDADE DE TAREFAS Muitas vezes queremos fazer tudo e acabamos por no fazer nada. No adianta criar uma lista enorme de tarefa e depois no conseguir cumprir metade delas. Quando realizar a sua lista coloque apenas um nmero possvel de tarefas a realizar. Aconselho at que opte por colocar tarefas a menos e v experimentando e veja qual a sua capacidade diria para realizar tarefas. Eu coloco diariamente no mximo trs tarefas indispensveis para o meu dia. Mais que isso prometer algo que no posso cumprir e no esse o objectivo. Se tiver s uma tarefa indispensvel melhor, pois a ter a certeza que ir cumpri-la. 6. D UMA RECOMPENSA A SI MESMO Conseguir completar tudo aquilo que se props sem dvida uma vitria pessoal pois significa que organizou-se bem e foi produtivo. O passo a seguir a completar todas as suas tarefas ser sentir-se compensado pela sua vitria. Isso mesmo como se faz com as crianas quando tm uma boa nota numa prova. D um presente a si mesmo. Passe uma hora com a famlia, v correr ou veja um jogo de futebol. Nesse momento aproveite a sensao de dever cumprido e relaxe. No caia no erro de pensar que tem algum tempo livre ento vai aproveitar para conseguir completar mais algumas tarefas que nem sequer estavam programadas. No h mal nenhum em ter um tempo s para si. 7. NO SEJA ESCRAVO DA SUA AGENDA Peo bastante ateno para este ltimo ponto. Organizar o seu dia serve para que seja mais produtivo e tenha mais tempo livre para si. Por vezes as pessoas tentam organizar-se mas acabam cada vez mais ocupadas. Isso acontece porque passam a servir a agenda em prol do contrrio. Se isso acontecer pare e analise a forma como est a gerir o seu dia. No seja um escravo da sua agenda. Pensar em organizar o nosso dia um assunto bastante interessante, que pode ser de grande utilidade para quem quer conseguir vencer no mundo dos negcios. Mas como j disse anteriormente, no uma tarefa fcil e exige persistncia, pois ter que ver quais os mtodos que melhor se adaptam a si. Seguir as sete dicas que expliquei no texto essencial para que consiga evitar eventuais problemas criados pela inexperincia.

GTD: Comear pela tarefa mais difcil ou pela mais rpida?

Todos os dias temos uma srie de pendncias a resolver, e geralmente a eficincia sai ganhando quando conseguimos ir tratando uma por uma, sem tentar fazer tudo ao mesmo tempo. J vimos, em um artigo recente sobre o processamento das atividades luz do GTD, que de modo geral, processamento quando temos uma lista de tarefas na qual sabemos que tudo o que consta nela precisa mesmo ser feito a no ser que haja questes de prioridade exigindo uma determinada ordem perfeitamente possvel tratar as pendncias na ordem em que elas se encontram, poupando assim uma tarefa atar encontram, adicional de analisar a lista para poder fazer cada nova escolha: basta pegar o que est no topo da pilha, ou mais mo, completar, e pegar o prximo item na mesma ordem.

Mas existem excees, e uma delas causada por um fator em especial: o nosso apego ou rejeio a s cada uma das tarefas pendentes. Por onde comear? s vezes, mesmo quando trabalho sozinho e sem interrupes, o meu dia vai ficando cada vez mais estressante, e eu no percebo a razo imediatamente. Mas no momento em que a ficha cai, tudo fica claro: a causa uma pendncia importante e complicada que eu estou deixando para o fim da fila sem perceber e, conforme o tempo passa, ela vai ficando mais iminente e ameaadora. Pode ser aquele telefonema que eu preferiria no fazer, um relatrio que preciso escrever com dados que no sero fceis de obter, uma burocracia necessria mas claramente intil, ou alguma tarefa domstica chata, como limpar a geladeira. Num caso como este, a pendncia j foi identificada antes, talvez at anotada, no poder ser deixada antes, para amanh, mas mesmo assim eu percebo que estou adiando. No momento em que percebo isso, a soluo para salvar o resto do dia simples: mover esta tarefa para o incio da fila. Depois que eu fao isso, e resolvo a pendncia, o sapo ter sido engolido, estarei livre, e a partir da como se o resto da agenda ficasse mais leve: simples e acessvel.

A deciso consciente no incio do dia No comeo do dia mais fcil fazer isto, porque em geral o principal momento em que voc faz uma escolha consciente sobre qual a ordem que ir dar s suas atividades. Se engolir o sapo vai ser inevitvel, o melhor livrar-se desta tarefa logo de uma vez, talvez at mesmo adotando quando possvel a tcnica Marta Suplicy durante ela. Mas vale lembrar que esta no a nica alternativa: se o seu dia costuma demorar at engrenar, voc pode tentar mudar isso colocando tarefas agradveis ou rpidas no comeo da fila, adequando assim a produo ao seu momento, e usando a sensao positiva causada pelo completamento delas para gerar impulso. No existe uma resposta certa nica: a literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes. Alguns autores recomendam iniciar pela tarefa com resultado mais importante, outros sugerem comear pela tarefa inadivel mais indesejada ou difcil, e outros ainda sugerem comear por tarefas fceis e rpidas, para ganhar impulso e se motivar. Voc precisa escolher a que mais se adapta ao seu estilo, ou simplesmente conhecer os critrios acima para escolher o que fazer a cada caso que provavelmente a alternativa com mais Efetividade.

Conselhos para comear um dia produtivo

19-01-2011, em Produtividade, por Luciano Larrossa Para conseguir trabalhar da melhor forma no basta ter os melhores softwares ou ter os melhores conhecimentos sobre uma rea. necessrio que consiga cumprir rotinas que ajudam o seu dia a ser o mais produtivo possvel. Para isso existem alguns truques que vou partilhar hoje aqui consigo, que me tm ajudado ao longo destes anos a conseguir realizar mais trabalhos mesmo tendo por vezes prazos mais curtos para a entrega. Estas dicas so universais. Servem para quem trabalha na rea da informtica, na venda de artigos ou na simples escrita de um blog. Resultam para qualquer emprego. Apliquei-os no desporto e deram certo. Utilizei quando dava aulas e deu certo. Fao-o atualmente no blog e tenho conseguido resultados espantosos. Conseguir aplicar todos estes princpios exigem muita pacincia e por vezes muitos meses de tentativas. No conseguir adquirir estes hbitos de um dia para o outro. Tal como no seu prprio negcio como freelancer, necessita de pacincia. Pacincia para falhar e voltar a tentar no dia seguinte, quantas vezes forem necessrias. TODA AS PESSOAS CONSEGUEM FAZ-LO? A minha resposta a esta pergunta um claro sim. Se aplicar estes conceitos em todos os campos da sua vida, conseguir melhorar no s o seu negcio, mas tambm aspetos familiares e pessoais. Ter rotinas no seu dia-a-dia importante, pois o sucesso muitas vezes acontece devido repetio de certos pontos que contribuem para melhorar a sua produtividade mas tambm o seu tempo livre. Como j devem ter reparado pelos meus artigos sou completamente contra aquelas pessoas que vivem apenas para o trabalho. Voc deve sempre ter um tempo para si e para outras coisas que goste de fazer. Ao adquirir hbitos, conseguir ser mais eficaz no seu trabalho, conseguindo por outro lado ter mais tempo livre. Uma coisa est ligada outra e so completamente impossveis de separar. Quem no for organizado no trabalho e no criar rotinas, dificilmente conseguir ter tempo livre para aliviar o seu stress. Portanto o primeiro conselho que lhe deu mesmo para: COMEAR A PREPARAR O SEU DIA ANTES DE SE IR DEITAR A minha amiga agenda dorme sempre ao lado da minha cama. Isto porque antes de me ir deitar organizo sempre o meu dia seguinte. Desta forma evita ficar a pensar no que devo fazer mal acordo. Vou dormir calmamente e s preciso de pensar nisso no dia seguinte quando olhar para o que escrevi no papel. Esta tcnica evita tambm que coisas que ainda esto na memria no prprio dia sejam 6

esquecidas quando acordar. O sono por vezes faz com que nos esqueamos de coisas que ainda esto frescas na nossa cabea. O papel no deixa que isso acontea. Agende as tarefas para o dia seguinte e comece mais bem disposto. QUALIDADE DO SONO Para poder comear um dia cheio de foras importante que tenha uma boa noite de sono, mas para isso precisa de seguir certos comportamentos que durante a noite, que no caso de no serem feitos, podem estar a prejudicar estas importantes horas de descanso. Grande parte destas dicas aprendi depois de ler o artigo sobre problemas de insnia do meu amigo Miguel Lucas, da escola psicologia. Deixo para voc algumas dicas:

Nada de rudos enquanto dorme, tais como a msica do computador ou som da televiso. Podem faz-lo acordar durante a noite Apague todas as luzes e tente dormir completamente no escuro Bebidas alcolicas ou fumar antes de dormir podem prejudicar o sono Desligue o celular. Chamadas ou mensagens a meio da noite podem faz-lo acordar Tente dormir o mesmo nmero de horas todas as noites (de preferncia sete a oito)

TENHA HBITOS QUANDO SE LEVANTA Tomar banho, ir correr meia hora ou ligar o rdio so hbitos que o ajudam a mentalizar-se que o seu dia j comeou e que est no momento de comear a fazer o que tem planeado. Ficar na cama, dando a si os habituais apenas mais cinco minutos est fora de questo. S o fazem perder tempo e a qualidade do sono desses minutos so pssimas. Mal toca o despertador levante-se logo. um hbito que precisa de ter. TOME UM CAF DA MANH REFORADO Se toma apenas um copo de leite logo pela manh e vai trabalhar, provvel que esteja j a prejudicar o resto do seu dia. Um caf da manh reforado importante que consiga ser produtivo nas primeiras horas do dia (que so as mais importantes). Leite, fruta, cereais ou po indispensvel para comear o seu dia de trabalho cheio de foras. Das quatro coisas que falei anteriormente importante que ingira pelo menos trs. J viu quantas horas fica sem comer antes do caf da manh? Mesmo que no esteja habituado, obrigue-se a si durante alguns dias a comer esta quantidade. uma questo de hbito acredite. VERIFIQUE O QUE ESCREVEU NA NOITE ANTERIOR Se conseguiu organizar o seu dia na noite anterior, agora importante que reveja tudo o que planeou, pois algumas coisas podem ter sido esquecidas durante a noite. Confire e veja se falta alguma coisa. Caso contrrio, arrume a agenda e prepara-se para a tarefa seguinte. No deve demorar mais do que cinco minutos esta tarefa. COLOQUE-SE EM MODO DE TRABALHO Quando comeo a trabalhar tento que nada me distraia. Gosto de dizer que estou em modo de trabalho. Neste momento no h espao para celulares, redes sociais ou chamadas desinteressantes no celular. Como referi no meu artigo sobre dividir o seu dia em blocos de tempo, importante que quando comear a trabalhar nada seja capaz de o interromper. Esta concentrao momentnea permite que faa as coisas de uma modo mais rpido e com menos erros. Ficar focado s naquela tarefa pode ajud-lo a ser mais produtivo. COMECE PELAS COISAS MAIS FCEIS Para conseguir ficar moralizado mal comea o dia, importante que comece a produzir logo que comea a trabalhar. Para isso faa primeiro aquelas tarefas mais rpidas de serem feitas. O fato de ver trabalho realizado, motivam-no a trabalhar ainda com mais vontade durante o resto do dia. Faa o que 7

lhe parece mais simples. E lembra-se que nada de emails neste momento! Faa-o s quando tiver feito o mais importante primeiro. REPITA ESTAS TAREFAS DIARIAMENTE Conseguir criar um hbito demora tempo e necessrio persistncia. Fazer isto durante uma semana e na semana seguinte desistir, s vai produzir resultados durante o perodo que fez esta rotina. Tenha pacincia. Eu demorei cerca de seis meses a conseguir ter todos estes pontos bem implementados.

12 dicas para fazer o seu trabalho em metade do tempo

11-02-2011, em Produtividade, por Luciano Larrossa No artigo de hoje vou-lhe colocar um desafio. Vou lhe propor em que faa o seu trabalho que tem planeado para o seu dia em metade do tempo. Isso, leu bem. Se o seu dia de trabalho tem dez horas, desafi-o a fazer tudo isso em cinco horas. Se tem oito, em quatro. E por a adiante. O leitor deve estar a considerar-me louco neste momento. claro que nunca lhe iria pedir que o fizesse sem o ter experimentado primeiro. Testei durante uma semana todas estas dicas e consegui resumir para metade algumas das tarefas que tenho planeadas durante a semana. bvio que estas tcnicas no podem ser aplicadas a praticamente todas as suas tarefas. Por exemplo, no consegui ler em metade do tempo ou dar a minha vista de olhos pelos blogs que vejo todos os dias. Contudo, talvez 80% das minhas tarefas sejam possveis de serem realizadas em metade do tempo. Foram elas as seguintes:

Passar de trs horas a trs horas e meia para uma hora e meia a duas horas a escrever artigos para a escola freelancer. Este variao depende do gnero de texto e do seu tamanho Escrever as quatro pginas para o jornal em trs dias em vez de cinco Ler um livro por semana em vez de um a cada duas semanas Ir ao email apenas uma vez por dia em vez de duas

Toda esta eliminao de tempo perdido acabou por deixar mais tempo para mim, conseguindo ter mais disponibilidade para tarefas mais pessoais como fazer exerccio fsico ou estar com os amigos. Acredito que a vida no seja s trabalho. Um dos motivos que o leva a trabalhar como freelancer a liberdade que isso lhe confere. Ora, se voc acaba por passar mais tempo trabalhando no seu prprio negcio do que o faria se estivesse numa empresa, de que lhe vale trabalhar como freelancer? Nada mesmo. Mas como o meu objetivo no perder tempo e ir diretamente ao assunto (afinal de contas no posso perder mais de duas horas com este artigo), vou lhe dar j as doze dicas que me fizeram perder metade do tempo em grande parte das minhas tarefas: 1. COMECE CEDO Esta opo tem uma justificao muito simples. Se trabalha num escritrio, entrar no trabalho uma hora antes dos seus colegas significa estar 60 minutos sem ningum a poder distra-lo. Se quiser perder menos tempo, importante que no sofra interrupes constantes. Por outro lado, se trabalhar a partir de casa. estar a ser produtivo quando os seus familiares ainda esto a dormir, o que faz com que sofra, tambm, menos interrupes. Alm disso, com certeza ningum lhe ir ligar as oito da manh ou fazerlhe uma visita em casa. Sei que poder dizer que rende muito mais trabalhando noite. Conheo pessoas assim. Contudo, discordo dessa opo. Isto porque para trabalhar maioritariamente durante a noite, significa que comea o seu dia de trabalho por vota do meio-dia. A essa hora, poder facilmente ser interrompido. Se tivermos em conta que as primeiras horas do seu dia so as mais produtivas porque tem o seu crebro mais fresco, estar a desperdiar esses momentos to preciosos.

2. ORGANIZE O SEU DIA J referi muitas vezes aqui a importncia de agarrar numa folha de papel e organizar o seu dia. Isso servir como um guia para saber o que prioritrio para si e no que deve concentrar grande parte das suas foras. Ter disciplina pessoal um caracterstica indispensvel enquanto freelancer. Mas ainda mais indispensvel se torna quando quer perder menos tempo no seu dia de trabalho. Trs tarefas para de manh e outras tantas para a tarde. Mais que isto, significa no saber diferenciar o que prioritrio do que no . 3. USE TCNICAS PARA CONTROLAR O SEU TEMPO At ao momento, referi aqui trs tcnicas que o podem ajudar a controlar o seu tempo: a lei de Pareto, o software Rescue Time e a tcnica de Pomodoro. Qualquer uma destas trs podem ajud-lo claramente a perder menos tempo naquilo que faz. No pense que sabe tudo e que controla todas as suas horas. Basta utilizar qualquer uma destas tcnicas e ver que no. 4. COMECE PELO MAIS FCIL Na passada quarta-feira estvamos em fecho de edio de jornal. Isso significava ter que entregar as pginas at a uma determinada hora na grfica. Se no o fizermos at ao momento estabelecido, corremos o risco de o jornal no sair para as bancas. Como durante a semana tentei escrever em menos tempo, tentando passar de cinco dias para trs, a quarta-feira foi um dia de grande presso para mim. Encarei aquilo como um desafio. Resultado? Coloquei as tarefas mais fceis ao incio. Completei-as, ganhei motivao para as tarefas mais rduas e consegui cumprir o meu objetivo a tempo e horas. Talvez se tivesse iniciado o meu dia com as tarefas mais complicadas, teria visto o tempo a passar e no teria concludo grande parte delas. Se tivesse deixado as mais simples para o fim, acabaria por faz-las sobre demasiada presso. E com presso acabamos sempre por complicar aquilo que partida ser sempre mais fcil. 5. DIVIDA O SEU DIA EM BLOCOS DE TEMPO Quando comear um determinado gnero de trabalho, faa-o at ao fim. Imagine que escreve para um blog e quer produzir um texto. O que aconselho que comece a escrever esse texto e faa-o at ao fim. No interessa se recebeu um email, uma chamada ou se est com sede. Terminar essa sua tarefa deve ser determinante para que no perca o raciocnio. No artigo que escrevi sobre dividir o seu dia em blocos de tempo, fiz a comparao com o sono. Ou seja, se voc est constantemente a acordar durante a noite, a qualidade do seu sono no a melhor certo? Isso acontece porque o seu crebro precisa de retornar ao seu estado sonolento em vrias ocasies. Vai para a cama, comea a adormecer e s depois entre em sono profundo. Isso acontece tambm no seu trabalho. Se comeou uma tarefa, apenas passado dois a trs minutos que se encontra 100% concentrado nessa tarefa.Se verificar o email enquanto escreve um texto por exemplo. Significa que perdeu dois minutos para se concentrar no texto, dois para se concentrar nos emails que recebeu e outros dois para voltar a escrever o texto. Ou seja, perdeu seis minutos enquanto poderia ter perdido apenas dois. 6. FAA ALGUNS INTERVALOS Com esta dica, pareo estar a contradizer-me com a anterior. Mas nada disso. Quando falei em no interromper uma tarefa, referi-me ao fato de parar com a produo de A, para comear B e para depois regressar a A. Contudo, aceito que a capacidade para se manter concentrado no seja infinita. Se temos um trabalho que demora duas horas a realizar, duvido que o consiga fazer com 100% de concentrao durante esse perodo. O que o aconselho que pare ao fim de uma hora para descansar um pouco. Mas descansar significa no fazer absolutamente nada. Zero. Faa um telefonema para a sua namorada, v beber um caf ou v ao banheiro. Ao descansar o seu crebro, estar a prepar-lo melhor para voltar em grande para a sua tarefa. Quando fizer um intervalo, no faa absolutamente nada que o obrigue a pensar muito. No entanto seja disciplinado, um pequeno intervalo no significa que perca demasiado tempo com ele. 9

7. NO TRABALHE COM MAIS DO QUE UM CLIENTE AO MESMO TEMPO Se quer ganhar tempo, defina bem que nmero de horas ir dispensar para cada cliente. Escreva na sua folha de papel que das nove s dez ir realizar o trabalho para o cliente X. Mas que das dez s onze ter que trabalhar com o cliente Y. Tomar esta opo ter o mesmo efeito que dividir o seu dia em blocos. Divida os seus clientes em blocos e ter resultados muito melhores. 8. MANTENHA O SEU ESPAO LIMPO Aquela imagem de uma secretria cheia de comida de plstico e com vrios papis espalhados por toda a parte fazem parte do passado. Os escritrios modernos tm apenas um computador, papel, lpis e pouco mais. Ao ter tudo organizado, faz com que no perca tempo a procurar por informao. O mesmo acontece com o ambiente de trabalho do seu computador. Tenha tudo organizado por pastas e evite ter o seu ecr cheio de coisas inteis, todas espalhadas umas por cima das outras. 9. TENHA UMA HORA DE TRMINO Se voc daqueles que deixa o tempo passar enquanto realiza o trabalho e no coloca uma hora para terminar, o mais certo que acabe por trabalhar mais horas do que deveria. Dizer basta a partir de uma determinada hora, faz com que crie uma presso positiva e lide com os seus trabalhos com mais seriedade. 10. EVITE DISTRACES DESNECESSRIAS Celular, email ou redes sociais devem estar completamente riscadas das suas opes quando quer perder menos tempo. Eles funcionam como grande interruptores de tempo e acabam por completo com a sua concentrao. No digo que no as deve usar. Alis, depois de conseguir resumir o tempo das minhas tarefas para metade, at ganhei mais tempo para falar com os meus amigos no Facebook por exemplo. Contudo, s fao isso depois de ter as minhas tarefas completamente terminadas. 11. USE OS ATALHOS Usar o rato do computador coisa rara para a mim. A maioria das tarefas de que preciso chegam-me as teclas. Isso acontece porque utiliza maioritariamente os atalhos. Isso permite-me poupar muito tempo. Pode demorar um pouco at que se habitue ou saiba eles de cor certo. Mas depois disso, tudo ser mais fcil. Se voc trabalha com wordpress, deixo aqui uma dica com o artigo da escola wordpress sobre os atalhos que pode utilizar nas postagens com wordpress. 12. TOME INICIATIVA Quando lida com os seus clientes, o celular e o email so as suas principais fontes de perca de tempo. Isto porque quando fala de valores ou de datas para a concluso do projeto, o que acontece para um jogo de tnis de mesa. Ou seja, voc prope uma coisa, o seu cliente outra, depois voc responde, depois ele discorda, etc. E ficamos nisto at que se chegue a uma acordo. Ora, se voc visitar o seu email no mximo duas vezes por dia, imagine quanto tempo no ir demorar para chegarem a um acordo. Nesta situao, aconselho que deixe sempre trs hipteses em aberto. Tome iniciativa e proponha trs datas para a concluso do projeto por exemplo. Isso faz com que aumente a sua probabilidade de conseguir uma resposta afirmativa e diminua o seu tempo perdido com a situao. ALGUNS CUIDADOS A TER QUANDO TENTA DIMINUIR O TEMPO Nem tudo um mar de rosas quando tentar diminuir o tempo gasto com o seu trabalho como freelancer. Isto porque significa que ter de se adaptar a uma nova realidade, cometendo alguns erros que no cometeria normalmente. Mas nada melhor do que experimentar e ver o que se adapta ao seu negcio. Contudo, tenho cuidado com as seguintes coisas:

Menos tempo no pode significar menos qualidade. Menos tempo sinnimo de melhor produtividade Existem coisas que no d mesmo para retirar tempo

10

No diminua o seu tempo para aumentar o nmero de projetos. Ser mais produtivo pressupe mais quantidade de energia gasta num perodo de tempo mais curto, restando-lhe poucas foras para agarrar outros projetos Quando tiver mais tempo livre faa algo diferente se quiser se manter intelectualmente saudvel

EST PRONTO PARA O DESAFIO? Aconselho que tente j, a partir de amanh, diminuir para metade o tempo que demora a produzir o seu trabalho. Provavelmente no o conseguir primeira, mas aplicar todas estas tcnicas uma coisa que demora tempo. Mas no final compensador. Muito mesmo.

Como desenvolver disciplina pessoal e profissional?

27-09-2010, em Produtividade, por Luciano Larrossa

A to conhecida frase Hoje no me apetece, fao amanh, com certeza j foi utilizada por todos ns, pelos menos em alguns momentos das nossas vidas. Ter que realizar aquela tarefa que no gostamos tanto, fazer aquele trabalho s porque o seu chefe pede ou acordar cedo apesar de estarmos em pleno domingo so situaes bastante comuns na vida de um trabalhador, quer seja ele colaborador de uma empresa ou possua o seu prprio negcio. A capacidade de fazer as coisas que no gostamos tanto ou abdicar de uma tarefa mais divertida em prol de um trabalho, um dos factores que diferencia as pessoas com sucesso e aquelas que apenas tentam alcana-lo, principalmente aquelas que pretendem ter o seu prprio negcio. No digo que tenha que viver apenas para o trabalho ou que no se divirta, o que pretendo que o leitor consiga separar o que deve fazer e quando o deve fazer. a que entra um dos pontos fundamentais (se no o mais fundamental) das pessoas com sucesso: a disciplina pessoal. O QUE A DISCIPLINA PESSOAL? Quando tentamos conseguir alguma coisa, seja ela comprar um carro, construir uma empresa, melhorar no emprego entre outros, definimos objectivos e tentamos alcana-lo num determinado perodo de tempo. Vamos dar um exemplo para que consiga entender o que a disciplina pessoal mais facilmente. Imagine que um rapaz quer construir um blogue que lhe garanta alguns rendimentos ao fim do ms. Normalmente o que acontece o seguinte: a pessoa entusiasma-se pela ideia e comea a escrever no seu blog. Define o que quer fazer e ao incio tudo perfeito. As primeiras visitas comeam a surgir e at recebe alguns comentrios positivos. No entanto, os primeiros desafios comeam a chegar. O editor do blog recebe algumas crticas, as visitas no crescem ao ritmo que ele desejava e comea a escrever com menos regularidade. Passado um ms abandona o blogue e desiste do seu sonho. Mas afinal onde errou o rapaz que tinha o sonho de ter um blog de sucesso na sua disciplina pessoal? O que ele deveria ter alterado? Vamos dividir o que aconteceu em duas partes:

Parte I: O rapaz at comeou bem, definindo o seu sonho e estabelecendo as suas metas, de forma a conseguir organizar o que poderia fazer. Esta uma das fases mais importantes da disciplina pessoal, o facto de comprometer-se com o seu objectivo e saber onde quer chegar. Parte II: As dificuldades comeam a surgir e ele comea a desistir do seu sonho. Repare que ele deu apenas um ms para que o seu blog tivesse sucesso. Poderia ter considerado estudar um pouco mais sobre o assunto do seu blogue, aprender com os melhores blogueiros como crescer, mas no, preferiu desistir ao primeiro obstculo. As pessoas com disciplina pessoal esto preparadas para os desafios, pois sabem que cair e levantar faz parte do processo de crescimento. 11

De uma forma mais resumida, a disciplina pessoal a capacidade de conseguir estabelecer objectivos, definir como chegar a esse objectivo e aprender que a disciplina pessoal faz parte de um crescimento contnuo, que necessita ser construdo todos os dias para que possa garantir o sucesso do nosso objectivo. COMO TER DISCIPLINA PESSOAL? Qualquer pessoa capaz de ter disciplina pessoal. Se lhe pedir para fechar os olhos durante cinco segundos capaz de faz-lo, logo a j est a ter disciplina pessoal, est a controlar o que quer e deve fazer. No entanto, os nveis variam de pessoa para pessoa e como tudo na vida, quando maior for o grau de disciplina pessoal mas sucesso conseguir. Se quiser comear a desenvolver a sua prpria disciplina pessoal importante saber que ser processo demorado, com muitos altos e baixos. Vou lhe dar cinco conselhos que podem ser determinantes para adquirir a sua disciplina pessoal com maior facilidade: COMUNIQUE O QUE DESEJA FAZER O facto de dizer a algum que est a pretender fazer ou simplesmente escrever num papel os passos que deve seguir j uma maneira de comprometer-se com os seus objectivos. Dessa forma jogar tambm um pouco com o seu orgulho e ir tentar no decepcionar o que definiu para si, tornando-o mais responsvel. COMECE COM OBJETIVOS TANGVEIS Para que se mantenha motivado necessrio que v alcanando os objectivos a que se props. Muitas pessoas colocam objectivos quase impossveis de alcanar, levando desmotivao. Se eu entrar para um ginsio no posso querer fazer 100 kg de pernas. Terei que comear com 30 kg (por exemplo) e conforme vou me adaptando ao peso vou evoluindo at chegar aos 100 kg. assim que devem funcionar os seus objectivos. PLANEIE COM BASE NO DIA-A-DIA Nesta fase inicial e para que se organize melhor, importante que defina todos os dias o que vai fazer. Uma simples agenda ou um pedao de papel sero suficientes. APRENDA A DIZER NO Com certeza iro surgir situaes onde alguma colega ou amigo ir perguntar se no quer ir beber caf ou jogar futebol na hora exacta em voc deveria estar a terminar um trabalho. Saiba dizer no e agradecer o convite. Um dos pontos principais da disciplina pessoal saber diferenciar o lazer do trabalho e quando cada um deve ser realizado. NO DESISTA AO PRIMEIRO OBSTCULO Todos os grandes desportistas, empresrios ou recordistas do guiness tiveram obstculos no seu caminho para o sucesso. Contudo sabem que essas barreiras fazem parte do crescimento. importante perceber que a disciplina pessoal serve para que se possa tornar mais eficaz nos objectivos que se propem, principalmente para quem quer construir o seu prprio negcio ou melhorar a sua produo dentro da empresa. No depender de ningum que o motive ou que lhe diga constantemente o que fazer ir torn-lo num trabalhador mais responsvel e conceituado. Nos prximos artigos falarei sobre os quatro pilares da disciplina pessoal: organizao, persistncia, viso e focalizao. Entretanto se desejar, no deixe de ler o artigo 10 exerccios para melhorar a sua fora de vontade e auto-disciplina, escrito pelo colega Miguel Lucas da Escola Psicologia.

12