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Introduccin Qu es una reunin Tipos de reuniones Preparacin de una reunin Direccin de la reunin

Tema 5. Direccin de reuniones ___________________________________________________________________________________

1.INTRODUCCIN En la actualidad, una de las herramientas ms eficaces del trabajo en equipo, la constituyen las reuniones de trabajo. Para ello, a lo largo de este tema, vamos a dar una serie de recomendaciones de cmo abordar las mismas para que sean un total xito y se conviertan en una herramienta eficaz desarrollar nuestro trabajo en equipo. En ocasiones, se abusa de la utilizacin de esta herramienta. Si esto ocurre, la reunin puede fracasar y no ser til por cuanto resulta una prdida de tiempo. Por tanto, habr que convocar las reuniones nicamente cuando sean estrictamente necesarias. Sin embargo, una reunin bien planteada puede tener las siguientes utilidades: Dar nueva informacin a sus colaboradores El contacto directo entre los colaboradores siempre es ms eficaz para el desarrollo del equipo Las dudas se responden al instante, no hay problemas de malos entendidos. Se consigue que todos los integrantes del equipo participen en el fin de la misma. Por tanto, las reuniones deben ser concebidas con una serie de objetivos determinados de una manera clara y especfica. Hay que evitar reuniones sin contenido. a la hora de

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2. QU ES UNA REUNIN?

Podemos definir una reunin como aquel conjunto de personas que se reunen con el nico objetivo de exponer y debatir diferentes temas. Dicho de otra manera, se trata de concentrar en un mismo lugar a personas con diferentes puntos de vista y opiniones, dispuestas a intentar llegar a un acuerdo y tomar decisiones en conjunto. Existe una serie de caractersticas que determinan el desarrollo de la reunin: Tamao: se pueden establecer tres tipos: Pequeo: compuesto hasta por 8 personas. Se caracteriza por una participacin muy alta de cada uno de los integrantes. Todo el mundo tiene tiempo para expresar sus opiniones. o Mediano: Entre 8 y 20 personas. La participacin es considerablemente menor. Algunas veces, una tcnica efectiva es plantear acciones en las que se divida al grupo en otros ms pequeos para luego poner sus conclusiones en comn. o Grande: ms de 20 personas. Se suelen convocar para trasladar informacin a los colaboradores. nicamente son informativas. Objetivos del grupo: Debe tener un objetivo CLARO Y ESPECFICO. Homogeneidad del grupo: Un grupo con caractersticas comunes facilita la comunicacin entre los asistentes. Sin embargo, lo contrario puede enriquecer la reunin puesto que observarn distintos puntos de vista de ser, pensar y actuar. Recursos: cuantos ms recursos (documentacin, soportes digitales, etc.) se aporten a la reunin, hay ms posibilidades de que se pueda llegar a su objetivo.

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Frecuencia de las reuniones: Hay que evitar convocar reuniones sin ton ni son. Slo cuando sean estrictamente necesarias

3. TIPOS DE REUNIONES

Para que una reunin sea fructfera, hay que tener clara una premisa fundamental, habr que prepararla exhaustivamente. problema. Antes de iniciar cualquier preparativo, es importante comentar con algn compaero o incluso con algunas de las personas que estarn en la reunin los principales objetivos de la misma, puesto que as podemos obtener una serie de observaciones que sern tiles a la hora del desarrollo de la reunin Algunos de los mtodos ms comunes para realizar lo anteriormente descrito pueden ser: 1. Entrevista con cada asistente a la reunin: presenta como ventajas la relacin personal y la gran comunicacin existente, sin embargo, puede presentar miedo y desconfianza entre ambos. 2. Llamada telefnica: presenta como ventajas que las respuestas se obtienen con mayor rapidez, sin embargo, tiene como inconveniente principal que no existe contacto personal. 3. Solicitar comentarios mediante informes, notas: Permite a los asistentes que mediten sobre lo preguntado, adems de poder explayarse sobre los temas comentados. Sin embargo, requiere hacerlo con bastante tiempo tiempo. de antelacin para que los asistentes puedan realizarlo correctamente. Quizs haya momentos en que no se disponga de tanto Si realizamos una preparacin suficiente, el desarrollo de la reunin no debe tener ningn

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A la vez que realizamos lo anterior, debemos seleccionar el tipo de reunin que queremos convocar. Existen 4 tipos de reuniones: Informativas: se informa de cualquier cosa que tenga ver con el desarrollo del trabajo de los colaboradores (nuevos precios, nueva poltica comercial, reglas etc.). Suelen ser reuniones cortas y concisas que buscan: Trasladar decisiones que ataan al desarrollo de su trabajo. Anunciar cambios, reglas de funcionamiento. Comentar decisiones.

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Diplomticas: se tomarn decisiones o se negociar cualquier tipo de medida. Suelen ser reuniones dinmicas y exige una gran planificacin para que todo est controlado. Estas reuniones buscan: Resolucin de problemas. Establecimiento de nuevas reglas de funcionamiento tanto internas como externas. o o Toma de decisiones. Evaluacin de resultados de los proyectos en los que se encuentren inmersos.

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Consultivas: con estas reuniones se persigue recoger informacin de los integrantes de la misma. Pueden ser utilizadas para: Conocer algn problema concreto. Escuchar nuevas alternativas. Realizar consultas a los integrantes del equipo. Proponer nuevas soluciones ante determinados problemas.

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Mixtas: es una mezcla de las anteriores. Se corresponde con la mayora de las reuniones que se pueden realizar hoy en da. Son utilizadas para:

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Dar a conocer decisiones e identificar los problemas que pueden generar Establecer nuevas responsabilidades Etc.

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4. PREPARACIN DE UNA REUNIN 1. Los asistentes a la reunin En muchas ocasiones, se puede dar el caso de que al convocar a ciertas personas a una reunin, stas manifiestan que la gente de su equipo debe acudir con ellos a la misma. En la reunin slo han de acudir aquellas personas que realmente puedan aportar en la misma, puesto que de lo contrario, pueden hacer intil la reunin, adems del coste interno que supone que esas personas acudan a la misma. As, los motivos por los cuales una persona debe ser convocada a una reunin son los siguientes: Que sea capaz de tomar decisiones Que sea una persona con experiencia acerca el motivo de la reunin Que pueda aportar soluciones vlidas. Que tenga responsabilidad sobre los aspectos de la reunin

Por lo que respecta al nmero de asistentes a la reunin, las ltimas tendencias parecen indicar que lo ideal para tomar decisiones son grupos pequeos entre 5 y 11 personas. Se intentar que estn compuestos por un nmero impar de asistentes, para que no haya problemas a la hora de tomar decisiones. A veces, siempre que la situacin lo requiera, se puede invitar a la reunin a algn especialista en alguno de los temas que se vayan a tratar, para aclarar aquellas situaciones que los convocados a la misma no dominen correctamente. Servir

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como elemento explicativo y aclarador y no tendr voto a la hora de tomar acuerdos. La anterior propuesta de que alguien externo participe en la reunin se debe someter a la previa autorizacin del grupo. Se trata de que haya una persona objetiva al margen del grupo que compone la reunin, para que pueda dar su parecer sobre las cuestiones abordadas y explicar trminos que no dominen los asistentes a la misma. 2. Organizacin de la reunin Una vez determinada la lista de personas que acudirn a la reunin, se deber establecer la estructura organizativa de la misma. Se debern establecer los siguientes roles dentro de una reunin para que todo el desarrollo de la misma no recaiga sobre una misma persona. Podemos distinguir los tres siguientes roles: Director de la reunin: actuar de moderador de la misma. Secretario: llevar el registro y control de las ideas, comentarios etc. Encargado del material y de los recursos.

Cada una de estas figuras deber tener una serie de caractersticas para que realice su misin correctamente: A. Director o moderador: Deber ser lo ms imparcial y objetivo posible No debe imponer sus propias ideas Debe dirigir la reunin para que no se desven del objetivo de la misma Debe plantear diversos mtodos de trabajo. Debe ayudar a todos los asistentes a comprender los aspectos que estn debatiendo.

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B. Secretario: Grficamente, podemos identificarlo con el DISCO DURO del grupo. Aquella persona que recoge todo aquello que se va diciendo en cada una de las intervenciones de los asistentes y que anota cuanto acontece en la reunin. Debe tener a disposicin de todos los asistentes toda esa informacin. Disponer de una buena persona que realice todas estas funciones presenta las siguientes ventajas: Permite a los asistentes que se dediquen nicamente a la reunin, evitando que tomen notas. Permite que haya una fuente de informacin de lo que sucede. Evita que se vuelva a hablar sobre temas ya tratados y que no se escape ningn aspecto. Redacta el acta de la reunin que permite ser utilizada en otras ocasiones Permite que personas que no han acudido o han llegado tarde tengan informacin de lo ocurrido en la reunin. As, una vez descritos cules son los beneficios de la funcin del secretario, tenemos que describir qu caractersticas debe reunir la persona que realice esta funcin: Capacidad para asimilar rpidamente las ideas, para que no se escape ninguna idea importante. Deber conocer el lenguaje tcnico que se pueda llegar a utilizar en la reunin. Debe prestar atencin al desarrollo de la reunin. Debe recoger todo aquello que suceda centrndose en las grandes ideas. Ha de ser esquemtico, recogiendo ideas cortas y claras. Debe tener una gran capacidad de retencin para poder memorizar todo lo que vaya aconteciendo en la reunin y no pueda tomar nota en ese momento.

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3. Convocatoria de la reunin Una decisin importante ser decidir cul es el momento adecuado para convocar una reunin. Muchas veces depender de la situacin pero podemos establecer una serie de ejemplos donde ser conveniente convocarla: cuando hay que trasladar decisiones tomadas por los superiores para debatir decisiones que no se quieren tomar de manera autoritaria para solucionar problemas que estn ocurriendo en la elaboracin de un determinado proyecto. Con el objeto de aclarar dudas que estn surgiendo en el entorno del grupo de trabajo etc.

4. La duracin de la reunin En reuniones cuya duracin sea superior a las dos horas es importante planificar algn descanso de alrededor de 15 o 20 minutos. Tambin es importante que se puedan planificar algunas actividades dinmicas para que se pueda involucrar a todo el grupo y que nadie se quede fuera del desarrollo de la reunin. Si la reunin es de media jornada, habr que decidir de acuerdo con los asistentes cuando ser el momento adecuado si bien por la maana o bien por la tarde. Si la reunin tuviera una duracin de una jornada entonces habra que decidir cul es el mejor da para su realizacin. Con respecto a la fijacin de la hora de inicio de la reunin conviene resaltar como consejo adicional que nunca se debe empezar a una hora exacta (11:00, 12:00), sino que se realice con algunos minutos de adelanto o retraso (11:15). Es un aspecto totalmente psicolgico para los asistentes con el que se suele conseguir que la gente acuda puntualmente a la reunin.

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5. El lugar de la reunin Es importante elegir adecuadamente el lugar donde se va a llevar a cabo la reunin ya que ste puede afectar al buen desarrollo de la misma. Factores como una buena iluminacin, climatizacin, soportes tcnicos y audiovisuales, as como contar con documentacin necesaria para todos los participantes son fundamentales y determinantes para que la reunin sea un gran xito.

6. La agenda de la reunin Muchas veces, a la hora de convocar reuniones, todava se intenta sorprender a la gente y como se dice coloquialmente, llevarla al huerto, no avisndoles con tiempo del contenido y agenda de la reunin. Si actuamos as, solo conseguiremos que los participantes se encuentren molestos, estn a la defensiva y que aunque lo pretendan no puedan hacer ninguna aportacin valiosa. Una buena agenda de la reunin debe recoger lo siguiente: 1. Ttulo de la reunin 2. Hora y Lugar 3. Asunto y definicin de los temas que se tratarn 4. Asistentes 5. Temas: a. Ttulo b. Descripcin c. Objetivo

Una vez determinada la agenda es importante no hacer muchos cambios en la misma ya que esto puede perjudicar la imagen de la persona que la est organizando.

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5. DIRECCIN DE LA REUNIN

1. FASE INICIAL DE LA REUNIN Hay que dejar claro que un buen inicio de la reunin puede asegurar el xito de la misma y que un buen final puede servir de motivacin para la siguiente reunin. Al comenzar la reunin, el moderador de la misma deber introducir tanto los objetivos de la reunin como los temas que se tratarn en la misma, haciendo referencia a la agenda del da. Servir para clarificar an ms a los participantes los objetivos de la misma. Si procediera, tambin se deber explicar brevemente las reglas de funcionamiento que se adoptarn en la reunin. La presentacin se debe acercar al mximo a este esquema que te presentamos a continuacin: Extensin media (de 5 a 7 minutos) Si hubiera habido otras reuniones se debe intentar hacer mencin a ellas o a las conclusiones obtenidas en las mismas. Marcar los lmites exactos de la reunin Recalcar la importancia de la reunin, si la tuviera. Establecer el lmite temporal de la reunin

2. DESARROLLO DE LA REUNIN Una vez iniciada la reunin, es papel del moderador dirigir la reunin hacia el objetivo de la misma. Para ello, dispone de un instrumento muy importante con el que puede encauzar la reunin en cualquier momento y que puede utilizar de forma estratgica, las PREGUNTAS, que se pueden dividir entre:

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Preguntas de si o no es decir, preguntas cerradas. Deben evitarse siempre que se pueda. Preguntas abiertas que permiten que se pueda expresar su opinin libremente o trasladar todos sus conocimientos acerca de un tema o cuestin.

En esta etapa el moderador debe servir de elemento: 1. Conductor: a. Debe definir los objetivos, aclarar todas las dudas que puedan surgir. b. Hacer breves resmenes de lo dicho cada poco tiempo, siempre que lo considere importante. c. Hacer una sinopsis al final de la reunin de los acuerdos que se han tomado por el resto 2. Controlador: a. Debe conseguir que todos los asistentes a la reunin participen. b. Debe impedir que un grupo reducido monopolice la reunin no dejando hablar al resto. c. Es el encargado de controlar el timing de la reunin, marcar los turnos para cada uno de los asistentes, etc. d. Debe ser el encargado de mantener la reunin dentro del objetivo para el que se haba concebido, evitando hablar de otro tipo de temas. 3. Aclarador: a. Debe respetar las opiniones de todos los asistentes, aunque sean contrarias a la suya. b. Cuando existan tensiones debe intentar eliminarlas. c. Debe intentar solucionar cuantos problemas surjan durante el desarrollo de la reunin.

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Como se ha mencionado antes, muchas veces en las reuniones se pueden debatir aspectos que no son importantes respecto al fin marcado. El moderador debe centrar de nuevo el desarrollo de la reunin para que sta sea efectiva, bien demostrando claramente que se ha salido del tema o bien haciendo preguntas para intentar reconducirlo. Normalmente corresponde tambin al moderador establecer las conclusiones obtenidas en la reunin. Para ello, debe reunir todos los puntos de acuerdo que ha habido durante las discusiones, manifestarlos y remarcarlos para que todo el mundo los conozca. Respecto a los puntos donde no estn de acuerdo, tambin deber recalcarlos ya que esto centrar de nuevo la reunin y enriquece el desarrollo de la misma. Por supuesto, obvia decir que el moderador deber conseguir que los acuerdos se adopten por mayora de los asistentes. 3. FASE DE FINALIZACIN DE LA REUNIN A la hora de finalizar la reunin, el moderador debe ser el encargado de analizar el desarrollo de la reunin para que los asistentes tengan una visin clara de lo que ha ido sucediendo a lo largo de la misma, incluso incitando al grupo para que lo realicen con l (ver lo que se hizo bien, lo que se hizo para poder corregirlo en posteriores ocasiones, los puntos que faltaron por abordar etc.) As, al final de la reunin el moderador deber chequear los siguientes aspectos del transcurso de la reunin: Revisar los acuerdos y transmitirlos a los asistentes para ver si estn de acuerdo. Calendarizar tanto las acciones que se han propuesto conseguir como las prximas reuniones (establecer un plan de accin). Establecer todos los aspectos que se consideren necesarios para poder llevar a cabo los acuerdos de la reunin. Debe intentar que todo quede bien definido y redactado por escrito.

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Para cerrar la reunin se deber hacer una breve sinopsis de lo acontecido de alrededor de 5 minutos. Es importante no excederse demasiado en este aspecto. Por ltimo, hay que tener en cuenta que habr que agradecer a los asistentes su participacin e intentar acabar a la hora fijada para que los asistentes puedan seguir con su agenda del da (lo vern como una muestra de respeto).

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