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Sistema de Gestin de la Calidad

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ISO9001:2008 MDULO 4. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Taller Semana 2

TALLER SEMANA 2: METODO KAIZEN Y EL DESPILFARRO

APRENDIZ: EMAIL: FECHA: CODIGO CURSO:

NELSON EDUARDO VELANDIA TORRES argonevt@gmail.com MARZO 20 DE 2011 226828

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 2. Puntaje mximo a obtener: 60 puntos. El taller debe ser enviado al Tutor por el link evidencias, semana 2, taller semana 2 desde el enlace ver/completar actividad. Descripcin del taller El taller est compuesto por TRES PUNTOS a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el mtodo Kaizen al interior de su empresa. Hemos analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin y el anlisis de las no conformidades y propuesto posibles soluciones, sin embargo, existen metodologa que implementadas adecuadamente contribuyen en disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades o dificultades. Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s. El ejercicio que haremos ser tratar de reconocer esta metodologa con miras a aplicarlo en la empresa donde labora, reconociendo la importancia de generar un plan de mejora.

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Para ello desarrolle lo siguiente:

1. Desarrolle el siguiente cuadro en cada uno de sus elementos para 5 tipos de despilfarros identificados en la empresa donde labora.

DESCRIPCIN DEL DESPILFARRO

CAUSA DEL DESPILFARRO

TIPO DE DESPILFARRO

PLAN DE MEJORA

Exceso de formatos de observacin de estudiantes multicopiados

Materiales audiovisuales sin utilizar

Elaborar una lista de solicitud de formatos, indicando cantidad, destinacin y tiempo de Sobreproduccin almacenamiento de los formatos requeridos. Establecer un procedimiento para la verificacin del uso adecuado de los materiales multicopiados. Realizar un inventario del material audiovisual existente en la Institucin y publicarlo en la sala de profesores. El desconocimiento, por parte Elaborar un procedimiento para compras de de los docentes, del material Existencias material educativo, en el cual se especifiquen las audiovisual que puede ser caractersticas tcnicas del material audiovisual, utilizado en las clases. que se debe adquirir a fin de evitar compras innecesarias. La falta de control sobre la cantidad de formatos solicitados por las asesoras de grado. Capacitar a las personas encargadas de la referenciacin competitiva, para que comprendan la importancia de establecer los puntos dbiles de la institucin, frente a otras instituciones prestadoras del servicio educativo. Describir en un procedimiento las oportunidades de mejora en los procesos de la institucin, para ampliar la cobertura y el posicionamiento en el mercado de servicios educativos.

No se dedica el tiempo, ni los Desconocimiento de informacin recursos necesarios para clave de la cobertura ofrecida por investigar los factores de xito otras instituciones de las Instituciones que son competencia directa

Esperas

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Demora en la implementacin de mejoras en los procesos curriculares

El deficiente anlisis e interpretacin de los resultados obtenidos en pruebas internas y externas, aplicadas a las estudiantes de la Institucin La programacin de demasiadas actividades en el cronograma institucional y la imposicin de otras actividades que no estaban previstas en el mismo documento.

Prdidas de tiempo

Exceso de actividades extracurriculares, que implican ms trabajo para los docentes de la Institucin

Equilibrio en la carga de trabajo

Se deben elaborar planes de mejora en todas las reas acadmicas, estableciendo indicadores de eficiencia en el desarrollo de los planes curriculares, de acuerdo con los resultados de las evaluaciones realizadas a las estudiantes. Levantar acciones preventivas, que favorezcan el mejoramiento del desempeo acadmico de las estudiantes de la Institucin. Debe realizarse una revisin exhaustiva del cronograma institucional, para determinar las actividades que verdaderamente agregan valor a la prestacin del servicio educativo y evitar la improvisacin de trabajos extra que impliquen la desviacin del objetivo Institucional de prestar un servicio educativo de calidad.

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2. De acuerdo con el siguiente cuadro sobre los principios de las 9 s, por favor mencione como mnimo una accin de cmo usted aplicara cada principio a su lugar de trabajo. especifique con un ejemplo en cada una. PRINCIPIOS DE LAS 9 S (EJEMPLO CONCEPTUAL) PRINCIPIOS Nombre japons SEIRI Relacin con las cosas SEITON SEISO SEIKETSU Relacin con usted mismo SHITSUKE SHIKARI SHITSOKOKU SEISHOO Relacin con la empresa SEIDO CUADRO A DESARROLLAR. PRINCIPIOS Nombre japons Significado Clasificacin SEIRI EJEMPLO
La empresa ABC LTDA. Debe hacer una jornada de seleccin de material e insumos antiguos y verificar su posible uso en los productos nuevos, con el fin de habilitar espacios en la bodega y planta de produccin y disminuir el nivel de inventario obsoleto.

Significado Clasificacin Organizacin Limpieza Bienestar personal Disciplina Constancia Compromiso Coordinacin Estandarizacin

Propsito Mantener slo lo necesario Mantener todo en orden Mantener todo limpio Cuidar su salud fsica y mental Mantener un comportamiento fiable Perseverar en los buenos hbitos Ir hasta el final en las tareas Actuar como equipo con los compaeros Unificar el trabajo a travs de los estndares

Mencione por lo menos una accin que manifieste la aplicacin de cada principio de acuerdo con su significado

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SEIRI

Clasificacin

Relacin con las cosas

En el Colegio Sagrados Corazones, COLSACOR, debe efectuarse una Jornada de sensibilizacin con relacin a la forma en la que se clasifican digitalmente los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de tal forma que se encuentren accesibles en cualquier momento, evitando demoras en la ejecucin de los procesos. Adems en la jornada todo el personal debe: Escoger y trabajar con un rea piloto. Analizar y seleccionar los recursos con que cuenta cada rea de acuerdo con sus necesidades y el nivel de utilizacin diaria. Retirar lo intil, disponiendo de un rea determinada para el descarte e informar a otros de lo descartado. Buscar causas para evitar nuevos acumulamientos. Definir tiempos y criterios para guardar documentos o elementos. Seleccionar los elementos de valor para la memoria de la institucin y definir el sitio para sta memoria. Realizar en el COLSACOR un da S, donde Inicialmente se debe seleccionar todo lo que no sirve o se encuentra en el lugar equivocado y luego se procede a definir los sitios especficos donde debe ir cada cosa y se dispone la sealizacin respectiva. Todo el personal debe involucrarse en la tarea de describir y descubrir reas que presentan obstculos para el desempeo de los oficios o que contribuyen al deterioro del ambiente laboral. As,

SEITON

Organizacin

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cada trabajador podr levantar un informe o acta de su sitio de trabajo. All dar a conocer lo que piensa que se debera cambiar o mejorar. Generar un plan de accin, en el COLSACOR, en cual se trabaje con la comunidad educativa, los siguientes aspectos: Crear normas de aseo, definiendo responsables por reas, con participacin de todos los miembros de la comunidad y entrenar a todos. Establecer horarios al final de la jornada para que los alumnos recojan los papeles, verifiquen el estado de sus maletines y loncheras, etc. Limpiar los equipos y materiales antes de guardarlos. Utilizar listas de chequeo para la limpieza de los equipos que requieren atencin especial. Dejar los lugares y equipos como los encuentra. Cuidar que la limpieza no sea superficial, descubriendo y eliminando las fuentes de suciedad. Incentivar en la comunidad educativa la bsqueda de la limpieza interior, reflejada en los hbitos, actitudes y palabras. Estimular el dialogo franco, las relaciones transparentes y verdaderas. Practicar como propios los siguientes parmetros del COLSACOR: Conservar el ambiente limpio y con aspecto agradable y saludable. Verificar constantemente las condiciones

SEISO

Limpieza

Relacin con usted mismo

SEIKETSU

Bienestar personal

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fsicas de la institucin (iluminacin, ventilacin, ruidos). Eliminar las fuentes de peligro existentes. (desechos de construccin, vidrios, objetos puntiagudos, envases, etc.). Eliminar o minimizar los focos de polucin en la institucin (ruidos, exceso de estmulos visuales, contaminacin de alimentos o del agua). Pensar positivamente. Esto hace parte de la higiene mental. Estimular un clima interno de confianza, amistad y solidaridad.

SHITSUKE

Disciplina

En el COLSACOR, deben observarse las siguientes actividades: Promover en las aulas momentos rpidos de relajamiento para restaurar el equilibrio fsico y mental (5 minutos entre una clase y otra). Observar el uso adecuado de los uniformes (tipo y modelo requerido). Promover con las estudiantes conferencias, actividades grupales, obras teatrales y actividades artsticas sobre la salud fsica y mental con el aporte de los especialistas en las diferentes disciplinas. Difundir material educativo sobre el tema, utilizar carteleras, dibujos, videos, fotos, generadas por las estudiantes. Los educadores del COLSACOR deben elaborar un plan de trabajo personal que evidencie como: Eliminar la necesidad del control o presin. Generando auto inspeccin y autocontrol.

SHIKARI

Constancia

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Facilitar el ambiente ideal para el trabajo pedaggico. Elevar la previsibilidad y el mejoramiento continuo de los resultados. Aumentando la iniciativa. El COLSACOR realizar un concurso para premiar a los integrantes de la comunidad educativa, que se caractericen por: Mejorar continuamente los estndares morales y ticos (crecimiento a nivel personal y social). Desarrollo del espritu de cooperacin y de trabajo en equipo. Ejercitar la cultura ciudadana y respetar a los dems. Se elaborar un procedimiento en el COLSACOR, que d cuenta de cmo se puede: Entender y compartir la Misin y Valores de la institucin. Reconocer el valor individual de las personas y promover el trabajo en equipo. Definir y compartir con la comunidad educativa el reglamento interno de la institucin y los estndares bsicos adoptados. Desarrollar en forma participativa normas y estndares simples y aplicables. Educar y entrenar para que se utilicen. Actualizarlos cuando sea necesario. Mejorar el sistema de comunicacin interna y externa de la institucional (peridico, murales, carteleras, reuniones entre los

SHITSOKOKU

Compromiso

Relacin con la empresa

SEISHOO

Coordinacin

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miembros de la comunidad educativa, intercambio con otras instituciones y presentacin de trabajos escolares). La poltica de Calidad promueve el establecimiento de normas, reglamentos y procedimientos que indican cmo hacer ciertas cosas, para lograr un ambiente adecuado de trabajo en el COLSACOR. La estandarizacin est ntimamente ligada con el desarrollo de la autodisciplina si se tiene en cuenta que los esfuerzos de mejoramiento del ambiente y de los resultados de los procesos deben ser perdurables. Al revisar las mejoras del ambiente de trabajo y de los indicadores de resultados de procesos todos deben actuar al mismo tiempo, coordinadamente. Con los mismos propsitos para lograr las metas propuestas. SEIDO Estandarizacin A travs del ejemplo o con la conducta propia de quien dirige, se pueden divulgar nuevos hbitos. A la vez que se coordinan esfuerzos y acciones para que el proceso sea permanente. Lo anterior se puede lograr mediante la creacin de normas o acuerdos. Con ellas se garantiza el sostenimiento de los logros alcanzados. Para alcanzar el xito de esta metodologa, se debe tener en cuenta lo siguiente: Todo el personal del COLSACOR debe conocer y tener acceso a la informacin referente a las disposiciones, normas y nuevos rumbos que tomar la organizacin.

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Para que el inters sea comunitario, y se convierta en impulso diario, se deben crear buenos canales de comunicacin. Procurar el cumplimiento de los procedimientos reglamentarios, los estndares y las normas creadas por la organizacin.

3. Observe los videos sobre las 5s ubicados en el link de materiales de estudio enlaces externos semana 2. Comente como podra implementar de forma global esta metodologa en la empresa donde labora. La implementacin de las 5s se puede lograr en una Institucin Educativa, siguiendo el Ciclo PHVA as:

(P) Sensibilizacin y Compromiso de la Direccin. (P) Creacin de un equipo lder del programa. (P) Diagnstico y registro de la situacin actual de la Institucin. (P) Elaboracin de un Plan de Accin. (H) Educacin y entrenamiento para los participantes. (H) Ejecucin del Plan de Accin. (V) Verificacin de la implementacin del Plan de Accin. (A) Cierre de Ciclos y Acciones Correctivas, cuando sea necesario.

Teniendo en cuenta que se debe tener como mnimo: Compromiso del Grupo Directivo. Comenzar las 5s con capacitacin para todo el personal. Involucrar a toda la Comunidad Educativa. Desarrollar las 5s en forma amigable. Construir un Plan de Accin para cada ciclo, definir indicadores y hacer seguimiento permanente. Repetir el ciclo con un estndar cada vez ms alto.

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4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller. 1. Pude aplicar los conceptos obtenidos a travs del taller y las lecturas complementarias para: Conocer los principales aspectos del mtodo Kaizen y sus beneficios. Identificar las ventajas y beneficios de la aplicacin de metodologas como el Kaizen y las 9s al interior de las organizaciones y aplicarlas en las Instituciones en las que laboro actualmente. Conocer y manejar el lenguaje propio de la calidad segn la normatividad ISO 9000. 2. La implementacin de metodologas de organizacin y sensibilizacin hacia el mejoramiento contino, permiten elevar los estndares de eficacia y eficiencia en una Institucin Educativa. 3. La realizacin de actividades de organizacin segn los parmetros del Kaizen y las 9s facilitan el mejoramiento de la estructura empresarial y el fortalecimiento del proyecto de vida personal de los empleados, al introducir cambios significativos en su modo de concebir el trabajo como parte integral de su desarrollo personal y social.

Muchas Gracias!!!