El control interno y la gestin de compras: nuevas

Introduccin Producto de investigaciones realizadas a organizacionesde la regin, de los sectores econmicos publico y privado, y dentro del proyecto de investigacin "La Importancia del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de un modelogerencial", se presentan algunos conceptos relativos al control en la gestinde compras, teniendo en cuenta las conclusiones del proyecto de investigacin, las experiencias adquiridas y los intercambios acadmicos realizados con Jefes de Compras. Hablar del proceso, el control de gestin de compras dara para un artculo extenso donde se hiciera un anlisiscompleto, desde la iniciacin del proceso hasta la culminacin de este, sin embargo hemos considerado que sera mas interesante plantear algunos aspectos relativos al control, que ayude al lector a reflexionar sobre los controles internos que se deben aplicar en su actividad y alrededor de la gestin de compras. Tomando como base las discusiones y aspectos llevados a cabo en los seminarios de actualizacin sobre compras que se han mencionado anteriormente, y a la Bibliografaconsultada podemos tratar los siguientes aspectos relativos a la definicin y al control ya que un conceptoms amplio se plantea en el librotitulado "Como mejorar y controlar las compras" el cual se encuentra en impresin y donde se recoge las experiencias vividas en algunas empresasy las sugerencias planteadas por Directores de Compras que laboran en la regin. Presentaremos en este artculo la definicin, los objetivos de la funcinde compras, as como el perfil del cargo por competenciaslaborales, y sus responsabilidades del Director del departamento, para concluir con el diseo de los controles internos respectivos y la automatizacindel manejo informtico del Departamento de Compras. Definicin Podemos definir la gestin de compras como la operacin comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamao de la empresa, ubicacin o sector de la empresa. El principal objetivo de la funcin de compras es la reduccin de costos y obtencin de utilidades y eficiencia en el servicio. En trminos generales es obtener mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misin de la organizacin. Para un efectivo cumplimiento de la misin de la organizacin se sealan unos objetivos especficos al departamento de compras que parten de un principio: Cuidar los fondos de la Compaa y obtener utilidades. El objetivo de utilidadesta implcito en el concepto de obtener:

Materiales apropiados al precio adecuado. La calidadjusta, del proveedor conveniente, en el momento preciso. Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisicin de Materiales y servicios.

Los autores consideran que el planteamiento presentado permite dar las bases iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestin de compras. 2.1. Objetivos especficos de la funcin de compras:

1. formular un plan de programacinde las posibles compras a realizar en el perodo teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las reas de la empresa. 2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, informacingeneral y dems informaciones necesarias.

3. Coordinacindel funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operacin y recurso humano necesario. 4. Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de artculos y servicios que se requieren en las diversas reas. 5. Estar muy atentos a que los artculos o mercanca solicitada por las reas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, as como su calidad y presentacin. 6. Proponer objetivos, procesos y procedimientosrelativos a la compra y recibo de la mercanca o servicio. 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra. 8. Participacin activa en la negociacincon proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto. 9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de produccin, ventas, tesorera, bodegas, almacn, etc. 10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas o secciones de la empresa hacen, as como el proceso de devolucin. 11. Para aquella mercanca especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacn, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad. 12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos.

2.2. Definicin del control interno en las compras Podemos definir el control internocomo el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo de administracinde una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseado especficamente para proporcionarles seguridadrazonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la informacin financiera y por ltimo el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. En el caso del departamento de compras sera la aplicacin del concepto anterior de control en la gestin y administracin de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidadprofesional. La palabra Controldebemos considerarla como una de las ms importantes dentro del lxico administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este artculo la palabra Control as como la evaluacin de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso necesario para que las organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinmica. El presente Manualesta estructurado considerando algunas de las etapas que deber desarrollar el Departamento de Compras para Implementar[1]un sistema de gestin bajo los requisitos normativos ISO y su posterior certificacin. La estructura del Manual de referencia se muestra a continuacin: Controles aplicados a la gestin de compras y su departamento

1. Existencia de un organigramafuncional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las secciones y jerarqua del personal y orden en el mando. 2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones polticas, organizacin, ubicacin, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras.

Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos as como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del departamento.

3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o revisora fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestin de las compras.

Para este punto de Control es necesario que se aplique las recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas por estos entes de Control.

4. Elaborar las estadsticase informacin sobre compras, as como la comparacin de cifras y precios anteriores con los existentes.

Con estas estadsticas se podr llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la evaluacin y comparacin de los datos producidos en Compras.

5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna informacin sobre estos, sus productos y servicios.

Es necesaria la actualizacin del kardex de Proveedores para en esta forma tener la informacin necesaria para consulta de precios, costos y servicios e informacin general de proveedores.

6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercanca y servicios.

En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen.

7. Existencia de flujos y procedimientos de compras.

Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para as tener un mejor cumplimiento a estos procesos.

8. Existencia de manual de funciones del departamento.

Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de cada trabajador en la organizacin.

9. Investigacin sobre rotacin de inventarios.

La rotacin de Inventarios debe controlarse e inventariarse continuamente para efecto que no se conviertan en Inventarios obsoletos, daados o de poco movimiento.

10. Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y poltica referente al rea de compras.

El rea de Compras debe evaluarse continuamente para as implementar los procesos, procedimientos y gestin corrigiendo los controles que estn operando mal o no estn operando.

11. Elaboracin del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificacin de cumplimiento.

Es importante mantener al da el presupuesto y estar informando a la seccin su gasto real y variaciones si las hay.

12. Elaboracin de informes mensuales sobre estadsticas en compras.

Es necesario mantener estadsticas actualizadas de compras para tomar decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras.

13. Autoridad y definicin en el proceso de la compra.

Con este control se trata que los Directivos en el proceso de Compras tengan la suficiente autoridad para solicitar descuentos as como evaluar la calidad del producto servicio.

14. Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de compras.

Con este control se trata que el personal de compras conozca suficientemente los proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor garanta en su responsabilidad y calidad del servicio o negocio.

15. Centralizacin de todas las compras en este departamento, excepto aquellas de menor valorque pueden realizarse en las secciones o departamentos por medio de un fondo de caja menor.

Buscamos que se aplique este control para que sea solamente el departamento de compras el responsable en la empresa ya que son los nicos que conocen los trminos de negociacin con los proveedores.

16. Existencia de un comit de compras, especialmente para todas aquellas adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones.

Este control es indispensable para as tener un Comit que defina con criterios y responsabilidad las compras necesarias en la empresa.

17. Existencia de polticas precisas para la contratacin de transporte de mercanca, as como de personal y empleados de la empresa.

Con este control se garantiza la contratacin de transportes y los responsables que otorguen garantas a su cumplimiento.

18. Existencia de un seguimiento contino por parte de directivos, al cumplimiento de las normas ticas del personal que conforman el departamento de compras.

As garantizamos que se cumplan las normas ticas existentes en la empresa.

19. Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las compras importantes de la compaa.

Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para efecto de escoger la ms aceptable a nuestros requerimientos.

20. Exigir la autorizacin segn el caso, de asamblea, junta directiva o gerencia para la compra de propiedadplanta o equipo.

Con este control se busca que los activos fijosde gran valor sean autorizados su compra por los mximos organismos o directivos de la empresa.

21. Exigir la consecucin de plizas de segurospara la proteccin de activos y cumplimiento de contratistas.

Es necesario este control de plizas, para garantizar as la proteccin de los activos de la compaa as como el cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas.

22. Programar capacitacin especializada del personal del departamento.

Para un efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente a los miembros del departamento en aquellas reas que soliciten artculos o servicios especializados.

23. Informacin oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones entre el presupuesto y el precio real del artculo o servicio solicitado.

Con esta informacin el control al presupuesto ser ms oportuno y efectivo.

24. Existencia de polticas precisas para la ventade activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones con el medio, le asignan esta funcin al departamento de compras.

Con este control buscamos un seguimiento continuo a los artculos o mercanca de la compaa.

25. El departamento de auditora debe rutinariamente hacer visitas a proveedores para constatar precios, polticas, descuentos, procesos, documentos, etc.

Este control es fundamental para evitar sobreprecios en los pedidos.

26. Llevar un efectivo control a la mercanca e importacionespendientes y en transito, como tambin un control del tiempo de estas entre el pedido y su llegada.

Debemos tener en cuenta este control para verificar la mayor seguridad en el cumplimiento de las condiciones pactadas con los proveedores, respecto a precios y fechas de entrega y llegada de la mercanca.

27. Debe existir polticas escritas de descuentos, plazos o garantas dadas por los proveedores.

Este control a las polticas nos garantiza su cumplimiento y seguimientos a los mismos.

28. Debe exigirse por parte del departamento de compras la informacin oportuna de mximos y mnimos de existencias de materia prima y dems elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la compaa.

El control es indispensable para conocer oportunamente los mximos o los mnimos de mercanca que deben existir en la compaa para el cumplimiento del presupuesto de Produccin e Inventarios. En lo que respecta a la manera de lograr este objetivo se ha diseado un mtodo que puede proporcionarle al personal encargado de controlar el inventarioun instrumento eficaz para determinar las cantidades correctas sobre una base cientfica. Este se conoce con el nombre de "Cantidad econmica de un pedido" (sigla en ingles EOQ)[2] y puede calcularse segn lo exijan las distintas condiciones.

29. El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribucin del rea en el almacn o bodega de inventarios, as como el sistema de almacenamiento y proteccin de los productos y materiales.

El departamento de compras debe continuamente realizar como control, una inspeccin a las bodegas para conocer sus procesos y formas de proteccin de los Inventarios.

30. El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal.

Es importante este control para garantizar la buena elaboracin de los documentos de los proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carcter legal.

31. Los productos o activos fijos que se reciban en demostracin deben tener un adecuado control.

Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de la compaa, de los que nos envan para demostracin los respectivos proveedores.

32. El jefe de departamentos de compras debe participar en actividades de asociaciones y gremios de directivos de compras.

Este control es indispensable ya que en esta forma el Jefe de Compras con sus relaciones personales, puede obtener beneficios de los proveedores que conozca en estas reuniones o asociaciones.

33. El departamento de compras debe informarse continuamente sobre las ltimas polticas emitidas por el gremio, estado y entidades del sector referente a compras y comercio exterior.

En esta forma estar el Jefe de Compras ms actualizado y ejercer un control ms efectivo.

34. El departamento de compras debe asesorarse de personal experto, para la adquisicin de productos y equipos tcnicos especializados y en el caso de estos ltimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.

Es fundamental este control para que especialistas en equipos y montaje de estos, hagan su trabajo en forma efectiva y profesional.

35. Necesidad de unas polticas claras de segregacin y delegacin de funciones del departamento.

Este aspecto debe aplicarse desde el punto de control de funciones y responsabilidades de cada cargo.

36. El departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de calidad, cumplimiento, presentacin e imagen.

Como un efectivo control es importante que los Directivos y Jefes de Compras, estn muy atentos al cumplimiento eficiente de este departamento para garantizar el servicio a las dems reas y secciones de la empresa.

37. Las instalaciones donde labora el personal del departamento de compras deben ser las mas cmodas, higinicas, aceptables y necesarias.

Para una correcta labor debe establecerse y controlarse, con un continuo seguimiento a la imagen y presentacin de las instalaciones del Departamento de Compras.

38. En los casos de activos comprados por el sistema leasing, el departamento de compras debe conocer suficientemente toda la informacin de este sistema en lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de proceso, etc.

Es fundamental este proceso de control para actualizacin y conocimiento de este sistema por el personal del departamento.

39. Debe llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercanca, pedidos pendientes y servicios cumplidos.

Este registro desde el punto de vista del Control es necesario para detectar fallas que se puedan presentar en el proceso de compras.

40. Debe tenerse informacin actualizada del sector y de artculos relacionados con la empresa, por medio de suscripciones a revistas, peridicos, boletines, avisos e Informacin obtenida por Internet.

Por medio de estas informaciones, controlaremos los posibles avances tecnolgicos o nuevos precios, proveedores y productos de nuestro inters

41. Debe hacerse evaluacin y auto evaluacin de la gestin de compras. Con este control se busca obtener los respectivos ndices de gestin. 42. Debe existir buenas relaciones entre el personal del departamento de compras y dems departamentos de la empresa. As se garantiza una buena atencin y servicio del departamento.

Perfil del Cargo por Competencias Laborales Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras Se presenta para un mejor conocimiento de la operacin del departamento de compras las funciones del jefe de este departamento, debidamente analizada en cada punto del proceso. Cargo: JEFE DE COMPRAS EMITIDO EN: __________ Personal a cargo: ASISTENTE DE COMPRAS No.DE PAGINAS________ SECRETARIA FECHA: _______________ DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE: GERENCIA ADMINISTRATIVA. FUNCIONES O RESPONSABILIDADES

I. REALIZA : 1. La planeacinde las compras locales, nacionales e internacionales.

2. Estudios de precios. 3. Seleccin de proveedores y transportadores. 4. Negociaciones con proveedores dentro de las polticas establecidas por la empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio. 5. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes, transportadores y otros que consideren necesarios. 6. Verificaron del cumplimiento de los pedidos. II. INVESTIGA:

Fuentes de aprovisionamiento y transporte. Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.

III. ACTUALIZA:

Los precios de los productos en el mercado. El registro de proveedores El registro de cotizaciones Catalogo de precios y suministros

IV. FIRMA: 1. Ordenes de compra 2. Constancia de cumplimiento de compras 3. Documentos relacionados por personal a su cargo. V. PARTICIPA: 1. En comits administrativos 2. En comits de presupuestos 3. En comits de aprovisionamiento de materiales y compras. VI. OTRAS FUNCIONES:

Las que le asigne su jefe inmediato. 4.1. RESPONSABILIDADES IMPORTANTES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Planear la negociacin y adquisicin de las materias primas, suministros, activos fijos y el transporte de stos a un precio justo y benfico para la compaa. 4.2. PERFIL DEL JEFE DE COMPRAS 1 COMO PERSONA NATURAL: El jefe de compras es la persona con capacidad tcnica y anlisis suficiente para planear, organizar, seleccionar y ejecutar la gestin de compras de una empresay con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad y honradez profesional. El trabajo puede desarrollarlo:

a) Un administradorde empresas.

b) Un economista c) Un especialista en administracin pblica d) Un ingeniero industrial e) Un contador pblico f) Otros profesionales con conocimientos administrativos y especializacin en compras y comercio exterior.

2 REQUISITOS DEL PROFESIONAL EN COMPRAS Y SUS HABILIDADES La persona que efectu el trabajo de la gestin de compras, debe cumplir por lo menos con los siguientes requisitos:

a) Tener suficiente conocimientos y experiencia en la carrera administrativa. b) Tener espritu de investigacin, iniciativa y habilidad analtica. c) Tener criterio y decisin en las determinaciones tomadas. d) Poseer integridad de carcter. e) Ser prudente y claro en sus decisiones y afirmaciones. f) Poseer habilidad para comunicar. g) Tener en cuenta las normas de tica como los patrones morales esenciales de sus actos. h) Poseer habilidad para unas efectivas relaciones con sus proveedores, clientes, empleados, y otros. i) Tener habilidad y criterios en las negociaciones que realice con Proveedores. j) Adaptacin al cambio. k) Trabajo en equipo, para conseguir metas comunes.

3 EXPERIENCIA

3 aos en el cargo. 4 aos en cargos similares.

4 FORMACIN

Legislacin comercial y jurdica. Administracin. Procesos de gestin de calidad. Programas de ofimtica.

5 RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

Con empresas de los sectores comerciales, industriales y de servicios. Bancos. Agremiaciones especializadas en comercio exterior y compras.

6 RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

Revisora fiscal. Auditoria interna.

Gerencia general Jefes de departamentos. Empleados en general. Todos los cargos de la empresa.

4.3. CUADRO SOBRE EL PROCESO Y FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Fuente: Creacin propia. De la informacin emitida por el departamento de compras "El intelecto apalancado y su principal facilitador, la tecnologade servicios, estn reformando no solo las industriasde servicios sino tambin todo el resto de la industria, los modelos generales de desarrollode los pases, las estructuras laborales, nacionales y regionales". Plantea James Brian Quinn, profesorde Dartmouth"s Tuck School en su obra Intelligent Entreprise[3] Segn la investigacin[4]hasta el ao 1999, las empresas exportadoras de productos tradicionales que colocan su produccin fundamentalmente fuera de la regin, se vieron perjudicados por el fuerte atraso tecnolgico

que presentaban, lo que las hizo salir del mercado. Por su parte, las empresas que volcaron su atencin en el mejoramiento tecnolgico registraron una tasa de crecimiento muy significativa, formando parte de los sectores que lideraron el crecimiento a lo largo de la ltima dcada. Por tal motivo, las organizaciones en su interior han tenido fuertes transformaciones que han debido enfrentar en forma vertiginosa, en funcin de sus ventajas competitivas, escala, diferenciacin o calidad. Aquellas empresas que estaban preparadas para anticiparse a los cimbronazos de la crisis, tuvieron la oportunidad de diversificar a tiempo sus mercadosde destino y reorientar su produccin hacia procesos de mayor especializacin y con mayor valor agregado. En razn de lo anterior, el departamento de compras de las organizaciones como hemos visto, en pocas actuales debe caracterizarse por el avance tecnolgico que posea y que le permita emitir datos sobre sus procesos con los cuales se realizar el anlisis e interpretaciones respectivas. Estos datos y su anlisis una vez confrontado, deben enviarse a los diferentes departamentos de la organizacin para que estn plenamente enterados y tomen las decisiones sobre compras, materiales, descuentos, calidad y dems aspectos que se consideren necesarios para los procesos de cada departamento o seccin. Los departamentos que utilizan la informacin de Compras son entre otros los de contabilidad, sistemas, produccin, presupuestos y aquellas que consideren necesarios estos datos e informaciones. 5.1 Sistemas[5]Informticos en la Gestin de Compras Las sociedadesavanzadas de fines del siglo XX son denominadas frecuentemente sociedades de la informacin, pues el volumen de datos que es procesado, almacenado y transmitido es inmensamente mayor que en cualquier poca anterior. Actualmente en el siglo XXI la informacin es sinnima de poder, por ello las organizaciones la valoran mucho. Adems, no slo el volumen, sino la importancia de esta informacin para el desarrollo econmico y social, no tienen ningn antecedente con la que tuvo en el pasado. De hecho, en la actualidad, las organizaciones consideran que la informacin es un bien ms de sus activos y en muchos casos, prioritario sobre los restantes de la organizacin. Pero gran parte de esos datos que nosotros, o las entidades de nuestra sociedad, manejamos, han sido tratados, sea durante su proceso, o almacenamiento, o transmisin, mediante las llamadas tecnologas de la informacin, entre las que ocupa un lugar focal la informtica. Por lo tanto, la seguridad de las tecnologas de informacin, y por ende las de informtica, se convierte en un tema de crucial importancia para el continuo y espectacular progreso de las organizaciones, e incluso para su propia supervivencia. Por otro lado, la evolucin en los ltimos aos de las redesinformticas y especialmente de Internet, ha sido el factor fundamental que ha hecho que la Seguridad Informtica y sus estndares adquieran una importancia vital en el uso de sistemas informticos en red. Existe un acuerdo y conciencia general sobre la importancia de la Seguridad de los Sistemas de Informacin (denominado SSI). La SSI est relacionada con la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la informacin tratada por las computadorasy las redes de comunicacin[6]Se usan comnmente otros trminos que en esencia tienen el mismo significado, tales como seguridad de la informacin, seguridad de las computadoras, seguridad de datos o proteccin de la informacin, pero en aras de la consistencia, usaremos el trmino Seguridad de los Sistemas de Informacin en el presente articulo. En los ltimos aos el departamento de compras de las organizaciones ha tenido una serie de avances en las diferentes tecnologas de la informacin, esto ha permitido manejar sistemas de informacin ms sofisticados y por supuesto ms integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes reas de informacin de una empresa en un solo sistema. Sin embargo se han establecido varios modelos de sistemas ERPs, cada uno con sus respectivas particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las diferentes empresas tengan varias opciones a seleccionar. A continuacin en el diagrama N1 mostraremos el esquema tpico de un ERP.

5.2. El Componente de la Informacin[7] Su propsito es garantizar la base de la transparencia de la actuacin del jefe del departamento recompras, la rendicin de cuentas y el cumplimiento de obligaciones de informacin. Toda informacin generada en forma endgena o exgena debe contar con las siguientes caractersticas:

Confidencialidad Disponibilidad Cumplimiento Confiabilidad Efectividad Integridad Eficiencia

La seguridad desde el punto de vista de la tecnologa de informacin se concentra en la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad. El componente informacin cuenta con tres (3) elementos que son:

Informacin primaria. Su fin es acopiar datos de fuentes externas que afectan el desempeo. Informacin secundaria. Su fin es acopiar datos que se origina y/o procesan en el ejercicio de su funcin. Sistema de Informacin. Su fin es generar informacin orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin.

5.2. Qu son los ERP? Diagrama N1

Fuente: Diseo propio. Esquema bsico de un ERP. El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicacin de Gestin Empresarial diseada para cubrir todas las reas funcionales de la empresa. Los ERP[8]son una forma de utilizar la informacin a travs de la organizacin de forma ms proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: produccin, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logsticay distribucin, ventas, servicio al cliente y relacin con proveedores. Nos encontramos en una poca de intercambio con otros pases, llamado globalizacin; en donde las compaas tienen interaccincon clientes y proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les permitir mantenerse a la vanguardia e innovacin para tener xitoen los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgoen sus mercados. Sin embargo, no es tan fcil que las pymes[9]de nuestro pas implementen estas soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones son:

Estn acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la mayora de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que tecnologa es simplemente tener una computadora. Las compaas piensan que la tecnologa le elevar sus costos, cuando la relacin es al revs, la implementacin de la tecnolgica traer consigo la reduccin de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en sus productos o servicios. Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que proporcionan harn que la pymereduzca costos y aumente la calidad y el servicio al cliente.

Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow)[10] entre los distintos usuarios.

Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de comunicacin entre todas las reas que integran la empresa. Adems y muy importante a considerar, la informacin que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso se detiene el proceso. Adems, fuerzala colaboracin entre las reas, lo que permite compartir la informacin y generarla de forma oportuna para la toma de decisiones. 5.3 Historia Debido a la necesidad de automatizar las funciones del departamento de compras, comenzaron a nacer sistemas como: Definicin de materiales, productos y materias primas BOM; Materiales en piso (Part Status), pronsticos para proveedores (Vendedor Releases), presupuestos o pronsticos de ventas (Sales Forecast); etc. Pero el control en si del departamento de compras comenz a aparecer cuando se defini lo que se le llam MRP, que significa en espaolPlaneacin a partir de la capacidad de materiales, que no era otra cosa mas que la definicin de los productos en forma de recetas un tanto especializadas y, poder a partir de estas recetas determinar cuanta materia prima se requera para producir lo que se demandaba en un pronstico de ventas dado y tambin cunto costara esa produccin. La automatizacin de las funciones del departamento de compras fue evolucionando a algo que se le llam MRPII, o sea otra vez MRP, pero ahora considerando tambin las capacidades de las lneas de produccin; a partir de las necesidades de reducir costos de inventarios apareci el concepto JIT, que significa justo a tiempo (Just In Time), que agregaba a los MRPII la variante de planear la produccin en demandas directas de los clientes, en vez de (o adems de) en pronsticos, a fin de reducir los niveles de almacn y los costos involucrados en tales inventarios, adems de brindar un mejor servicio a los clientes. En todo este proceso los fabricantes de softwareaprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologas que fueron apareciendo, hasta que de ah salieron los primeros proveedores de software empresarial, que inclua todas las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el trmino de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que significa: Planeacin de la empresa a partir de sus recursos. Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de bolsa, aseguradoras, empresas de servicios. 5.4 Qu permite el Sistema ERP? Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas: Control y seguridad en la gestin de compras.

Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa. Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa. Acceso a la informacin en tiempo real. 5.5 Objetivo fundamental de los Sistemas ERP

El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes. Adems se utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de informacin circule por las diferentes reas de la empresa como lo son gestin de compras, produccin, mercadeo, finanzas, y recursos humanos. 5.6. Cmo funcionan los Sistemas ERP

El funcionamiento de un sistema ERP[11]se compone de un servidor el cual "alimenta" a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las ventanas de todos los departamentos y los directivos tambin tienen una computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones estn realizando. 5.7 Por qu es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP Hay muchas pymes que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita nicamente a la implementacin de ste. Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una pyme se debe tener una constante retroalimentacin, ya que la tecnologa y el mundo de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones 5.8 Ventajas Sistemas ERP Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

Integracin de la cadena de suministro, Compras, produccin y proceso administrativo. Creacin de una base de datos comn. Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos. Reduccin de costos. Agilizacin en las operaciones del Negocio. Mejor administracin de la informacin. Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial. Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio. Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores. Seguridad y control en los elementos del almacn.

El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un sistema ERP en la principal FUENTE de informacin para otros sistemas crticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas que se alimentarn de la adecuada informacin que un ERP administre. Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros sistemas que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrnico. Entre los sistemas que estn sobre un ERP podemos mencionar:

Datawarehouses[12] Sistemas de Soporte a las Decisiones CRM SCM E-Procurement Sistemas Expertos Sistemas de Informacin Ejecutivos Otros

Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las empresas pueden conocer la situacin del departamento de compras, en el almacn de productos y de materias primas, por mencionar algunos, con lo cual pueden tomar decisiones ms acertadas y en menos tiempo. Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser ms competitivas adems de tomar ventaja con respecto a su competencia si sta no cuenta con un sistema como este. El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que incrementa las utilidades de la compaa por medio de la reduccin de inventarios, ms rpida recoleccin de efectivo y entrega de pedidos en el tiempo establecido. Ventajas de los Sistemas ERP para cada rea de la Empresa Las ventajas que ofrece un sistema ERP a compras y otros departamentos son:

Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de produccin, un programa ERP ayuda a que los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio correcto. Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar chequeselectrnicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera ms rpido. Control de inventarios: Optimiza la inversinen inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por nmero de serie y lote. Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la produccin en cualquier ambienteestandarizando la produccin de altos volmenes con gran control de la planta de produccin, el sistema tambin ayuda a crear pronsticos de produccin y una mejor programacin para la produccin. Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visin ms clara de los instrumentos de medicin ms importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, produccin y reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno como: ventas por regin o periodo. Embarque: Administra el almacn y herramientas de embarque lo cual permite controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y adems incrementa la satisfaccin del cliente. Desventajas Sistemas ERP

Una desventaja por la que muchas pymes se detienen para obtener un sistema como este, es el alto costo de estos programasya que por ser tan complejos se necesita de capacitacin para los empleados, adems de que este tipo de programas deben ser especficos para cada empresa y deben tener personal capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor. Otras desventajas son:

La implementacin puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos. Es tan complejo que muchas pymes no pueden ajustarse a l. Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementacin puede nunca ser completada. En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden presentar problemas en la contratacin. Ausencia de una verdadera cultura informtica dentro de la pyme.

Tratamiento de la informacin y el control en el departamento de Compras La especializacin del departamento de compras depender en gran parte de habilidad con que a la informacin le de un tratamiento adecuado, las siguientes son algunos de los aspectos ms importantes que en la gestin de la informacin se deben tener en cuenta:

Permitir el control y seguimiento de la gestin de compras desde la generacin de la requisicin hasta la recepcin del material o la certificacin del servicio. Contemplar distintas modalidades de compras: compras por rdenes de compra cerradas (con cantidades y precios pactados con el proveedor), ordenes de compra marco (con precios pactados y sin cantidades), rdenes de compra abiertas (con precio pactado y cantidades estimadas que pueden variar segn condiciones del mercado). Permitir realizar la requisicin de materiales, solicitar cotizaciones, ingresar al sistema las cotizaciones y asignar la cotizacin seleccionada a una nota de pedido (orden de compra). Esta ltima dar por cumplida total o parcialmente la requisicin. La recepcin del material o certificacin del servicio ser contra esta nota de pedido a la que descontar las cantidades ingresadas. Configurar circuitos por excepcin para el ingreso de materiales que no hayan pasado por compras. Estos circuitos estarn limitados a ciertos rubros de materiales. Las transacciones que impliquen un ingreso de materiales en la empresa o una certificacin de servicio debern tener un reflejo contable. Cada artculo podr tener su cuenta contable asociada, en caso de que no la tenga se tomar la del rubro que corresponda. Consultar los saldos de lo requerido pendiente de compra por material y/o sector, lo comprado adeudado por los proveedores (pendiente de entrega), por material y/o proveedor, lo que esta en viaje, etc, as como la composicin de esos saldos. Permitir obtener informes operativos de control y gestin as como tambin informacin histrica sobre las distintas etapas de la gestin

Conclusin Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la "informacin" como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las pymes de la regin tengan los sistemas de informacin adecuados para administrar rpidamente y eficientemente dicha informacin. La nueva empresa es una empresa en tiempo real, la cual continua e inmediatamente se ajusta a las cambiantes condiciones de los negocios a travs de la inmediatez en la informacin. Los bienes se reciben de los proveedores y los productos se despachan just in time, reduciendo o eliminando de esta manera la funcin de bodegaje. Las pymes tienen la opcin de desarrollar sus propios sistemas de informacin o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. Una opcin viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no solo debe comprar el SW (software) y HW (hardware), sino que adems de hacer cambios en la forma de cmo trabajan y lo mas importante es darle seguimiento a estos cambios, independientemente del SW ERP que seleccionen. La implementacin de un ERP no es tarea fcil y requiere un compromiso de ambas partes. Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como reduccin de costos y otros intangibles como satisfaccin de los clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementacin de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa. Es por ello que si una empresa desea implementar un sistema de informacin que le permita automatizar sus operaciones y que

le ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios electrnicos, y necesitan tener una fuente confiable de informacin, entonces es necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones. Un administrador del departamento de compras actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos, metodologas y estrategiaspara la adquisicin de bienes y servicios, basndose en las nuevas tecnologas de la informacin. Bajo el concepto de informacin multidimensional y su relacin con el proceso de manejo y administracin del departamento de compras, se deben desarrollar habilidades de los requerimientos de informacin necesarios por la organizacin para apoyar la toma de decisiones en compras; capaz de crear el modelo de informacin que soporte el anlisis de la informacin y se familiarice con diferentes productos que permitan la creacin y explotacin de modelos de informacin, analizando su beneficio en la empresa y sobretodo en el entorno en que se encuentre. En una pyme, al proponer soluciones a un problema, generalmente no hay una mejor opcin o es difcil apuntar a una razn especfica que haya causado un problema. Se deben presentar los diferentes puntos de vista, ideas o posibles soluciones y se analiza cmo es que lo que se conoce de la disciplinade Administracin de Sistemas de Informacin puede resultar de utilidad para resolver o prevenir este tipo de problemas en el futuro. El administrador del departamento de compras, o staff de administracin, es considerado como factor clave para el xito y evolucin de la pyme, y debe estar en constante aprendizaje. Un sistema de informacines un conjunto de personas, recursos, mtodos de trabajo, procesos de informacin que interactan entre s para ayudar a la toma de decisiones en funcin de los objetivos institucionales. Bibliografa CAMACHO, Salvador. (1997). Planeacin de Recursos Empresariales. HERNANDEZ, Jos Antonio. (1999). SAP R/3. Ed. Mc GrawHill, Santaf de Bogot (Colombia), Abril de 1998 PUERTO, Lus Alfredo. (2000). Impacto de las soluciones de Planeacin de Recursos Empresariales (E.R.P.), Junio del 2000 Tapscott, Don. The Digital Economy. Macgraw Hill. ISBN 9586005615. Quinn, James Brian. Intelligent Enterprise: A Knowlegde and Service Based Paradigm For Industry. The Free Press. New York 2002. Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P. Management Information Systems. Ed. Pearson Prentice Hall. New Jersey, USA 2004. Kewill Systems; http://www.kewill.com/ ; USA 2003. Revista Computer World, Nmero 259, Ao 2002. Alan Bryden, ISO Management Systems Magazine, ISBN 978-92-67-02017-4, Messner, William A. La Gerencia de Compras. Una Gua para Comprar con xito. Ed. Norma, Bogot 1996. 384 p. Granda Escobar Ruben Dario, Manual de Control Interno. Grupo Editorial Nueva Legislacin.