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Faculdade Fortium Nota de Aula 09/09

Curso de Sistemas de Informao

SISTEMAS, ORGANIZAO & MTODOS

Metodologia de Levantamento, Anlise, Desenvolvimento e Implementao de Mtodos Administrativos. Prof Paulo Conti

preciso saber viver. A maioria de ns apenas sobrevive. OSCAR WILDE

INTRODUO

Neste captulo estudado o importante aspecto da metodologia de levantamento, anlise, desenvolvimento e implantao dos mtodos administrativos. No se pretende afirmar que as fases apresentadas sejam as nicas que o analista dever seguir; entretanto, pode-se afirmar que o conhecimento das principais fases a serem seguidas de suma importncia para o adequado desenvolvimento dos trabalhos entre a rea de sistemas, organizao e mtodos e a rea do usurio. Nesta situao, devem conhecer esta metodologia os seguintes funcionrios da empresa: O(s) analista(s) de sistemas, organizao e mtodo; O gerente da rea de sistemas, organizao e mtodos; e O(s) usurios dos vrios sistemas considerados.

O analista deve conhecer a metodologia para bem planejar os seus trabalhos. Isto porque, solicitando-se maior parte dos analistas de sistemas, organizao e mtodos para descreverem e definirem seu trabalho, provvel que se receba uma resposta muito vaga e genrica. No porque trabalho seja acentuadamente complexo ou difcil de descrever, mas simplesmente porque mesmo a maioria dos analistas no possui uma idia suficientemente clara da estrutura de suas tarefas. Geralmente esto muito envolvidos no trabalho dirio e o executam de maneira razovel, porque na maioria das empresas, existem na rea de organizao e mtodos, tarefas acumuladas, definidas como atrasadas por causa de sua urgncia. Assim, os analistas executam uma srie de tarefas de alcance a curto prazo em vez de seguirem a metodologia de um adequado plano diretor de sistemas, que proporciona viso de mais longo prazo e de forma integrada. Com o estudo deste captulo, espera-se que voc esteja em condies de responder s seguintes perguntas, entre outras: Qual a importncia do conhecimento de uma metodologia de levantamento, anlise, desenvolvimento e implementao de mtodos administrativos? Quais as principais fases desta metodologia? Como o analista de O&M pode melhor utilizar esta metodologia?

FASES DO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMAS

Quando o analista de O&M dividir o projeto de um sistema qualquer em fases, necessrio estabelecer estas fases de modo tal que para cada uma delas se possa definir claramente um objetivo e um resultado esperado. Assim, fica mais fcil executar e controlar qualquer tipo de projeto de sistema, mesmo aqueles de alta complexidade. Considera-se como vlido dividir o projeto de sistemas nas seguintes fases: Fase 1: Seleo e reconhecimento do sistema. Fase 2: Estudo de viabilidade e de alternativas. Fase 3: Levantamento e anlise da situao atual. Fase 4: Delineamento e estruturao do novo sistema. Fase 5: Detalhamento do novo sistema. Fase 6: Treinamento, teste e implantao. Fase 7: Acompanhamento, avaliao e atualizao. Seleo e reconhecimento do Sistema Nesta fase, o analista de O&M dever: identificar o sistema a ser analisado; identificar as unidades organizacionais envolvidas; e obter uma idia preliminar e genrica da complexidade do sistema,visando determinar o esforo necessrio para seu adequado desenvolvimento. Entretanto, para seu adequado e racional desenvolvimento dos sistemas identificados, o analista de O&M deve estar atento s fontes de idias possveis

para o estabelecimento de projetos de sistemas, sendo as principais as seguintes: as apresentadas no Plano Diretor de Sistemas estabelecido; as solicitaes peridicas pelas diversas unidades organizacionais da empresa, a constatao de oportunidades criadas por certos equipamentos, tcnicas ou rotinas novas. Neste caso, o analista deve tomar cuidado para que no seja iniciado um processo em busca de uma soluo antes de haver um problema especfico; a existncia identificada da necessidade ou da possibilidade de ligao ou de interao com outros sistemas existentes na empresa; a necessidade, bem como as idias geradas por outros sistemas da empresa, pois, quando se termina qualquer sistema, o analista fica diante de uma srie de novas idias ou mesmo de novas necessidades de sistemas que devem ser desenvolvidos; e os fatores externos da empresa, e neste caso o analista identifica algumas necessidades de sistemas atravs da anlise do relacionamento da empresa com o seu ambiente, ou simplesmente atravs de constataes de novas tcnicas e processos adquiridos em seminrios, congressos, cursos e outras fontes de conhecimentos e informaes. Atravs de uma, algumas ou todas as fontes mencionadas anteriormente, possvel obter uma lista de sistemas aparentemente viveis. A tarefa ser ento selecionar entre eles os que atendem melhor aos interesses da empresa no momento considerado. O analista de O&M dever selecionar o sistema de acordo com determinados critrios estabelecidos, sendo os mais comuns: oportunidade psicolgica de desenvolver e implantar o sistema; expectativa de retorno do investimento; ensejos e aspiraes da Alta Administrao; viabilidade tcnica, econmica e financeira; capacidade tcnica da rea de sistemas, organizao e mtodos para desenvolver e implantar o sistema; necessidade de integrao com outro sistema, para que este se complete ou comece a funcionar; e

uma necessidade crtica da empresa, embora no estejam claros os benefcios financeiros e outros aspectos do novo sistema. Algumas deficincias que podem ser encontradas neste momento pelo analista de O&M so: Duplicidade de formulrios, registros e funes; Formulrios mal delineados ou projetados; Estrutura organizacional inadequada; Manuais desatualizados ou inadequados; Ambiente de trabalho desmotivador e inadequado; Arranjo fsico deficiente; Falta de padronizao de sistemas similares; e Inadequado e incompleto sistema de informaes. Ao final desta fase, o analista ter o sistema identificado e o programa geral de trabalho a ser desenvolvido junto aos usurios do sistema. Para finalizar esta parte, apresentam-se algumas sugestes para o sucesso na seleo e reconhecimento de sistemas a serem desenvolvidos: Selecionar inicialmente sistemas de pequena escala desenvolvidos rapidamente e tenham baixo nvel de risco; Selecionar sistemas bsicos organizacionais da empresa; em cada uma das que sejam

vrias

unidades

Selecionar sistemas em que exista real participao dos clientes ou usurios do sistema; e Selecionar sistemas que apresentam estimativas de custo, benefcio e risco. O produto final desta fase de identificao e reconhecimento dos sistemas o Plano Diretor de Sistemas, que tem como objetivos: Coordenar o desenvolvimento de sistemas administrativos, observandose uma sequncia lgica e oportuna para a empresa. Avaliar a carga de trabalho dos sistemas, os recursos necessrios e os prazos para sua realizao; e

Promover a interligao dos sistemas administrativos afins, racionalizando a utilizao dos recursos envolvidos, minimizando o custo de tratamento dos sistemas considerados. O gerente de O&M deve conhecer o Plano Diretor de Sistemas para melhor coordenar os trabalhos de sua rea. Os usurios devem conhecer para melhor poderem acompanhar os trabalhos de sua equipe e para saber quais tm sido os aspectos positivos e negativos de seu envolvimento no sistema, bem como poder executar, de forma mais ordenada, os trabalhos na fase posterior implantao do sistema.Como unidade de apoio ao Plano Diretor de Sistemas, a empresa poder constituir um comit de sistemas com as seguintes finalidades bsicas: Analisar e propor para a Diretoria as prioridades dos sistemas; Verificar os prazos de desenvolvimento e implantao dos sistemas, de acordo com os padres de qualidade estabelecidos; Proporcionar as informaes bsicas para o desenvolvimento do Plano Diretor de Sistemas; Informar as necessidades de novos sistemas, bem como de alteraes ou de extines dos atuais sistemas; Avaliar as necessidades de desenvolvimento e manuteno dos sistemas; e Analisar e propor necessidade de treinamento de usurios. Com apoio ao desenvolvimento dos trabalhos do comit de sistemas, poder ser utilizado o formulrio de Identificao de Sistemas PLANOS SISTEMA: SUBSISTEMAS: USURIO PRINCIPAL: USURIOS SECUNDRIOS: FINALIDADES DO SISTEMA: SADAS IDENTIFICAO FINALIDADES DATA PERIODICIDADE IDENTIFICAO DE SISTEMAS DATA ___/___/___ N

GRAU DE PRIORIDADE

POSSVEIS REFERNCIAS DE ENTRADAS: INTERLIGAO COM OUTROS SISTEMAS: OBS: Formulrio de identificao de Sistemas Fica evidente que o Plano Diretor de Sistemas tambm um instrumento que possibilita a obteno de uma viso global da empresa. Por esta razo, deve-se procurar, na elaborao desse plano, a participao efetiva das reas usurias na definio da rede de sistemas vista a interdependncia que existe entre elas. Uma vez aprovado pela Diretoria da empresa, este plano passar a ser o guia bsico para as atividades da rea de O&M.

Estudo de viabilidade e de alternativas O objetivo desta fase elaborar um relatrio indicador dos possveis meios de desenvolver o sistema definindo os custos e benefcios de cada alternativa. O analista deve estabelecer, implcita ou explicitamente, uma recomendao para a escolha do melhor caminho. As principais atividades que compem um estudo de viabilidade so: A definio das caractersticas principais do sistema; A determinao das principais necessidades de sadas, incluindo os tempos de resposta; A anlise do organograma da empresa, distribuio geogrfica etc., dos departamentos envolvidos; A determinao dos tipos de dados e da estimativa dos volumes; A considerao das alternativas necessidades do(s) usurio(s); possveis para atender s

O exame de outros sistemas que atendam a necessidades semelhantes; O preparo de estimativas aproximadas dos provveis custos de implantao e dos custos operacionais gerais para cada alternativa apresentada; A documentao do estudo de viabilidade em relatrio para o usurio e para a rea de O&M; e A verificao da adequao das exigncias do sistema aos objetivos da empresa.

O fator principal do relatrio que documenta o estudo de viabilidade a anlise custo/benefcio, a qual deve ser exata e facilmente compreensvel pelas vrias pessoas envolvidas no assunto. Infelizmente, muitas empresas no possuem formas padronizadas de lidar com a questo, utilizando cada analista seu prprio mtodo de avaliao, que possivelmente poder variar para cada sistema. Como referncia anlise do custo/benefcio, esta deve conter trs aspectos bsicos: custos, benefcios e retorno do investimento, sendo que a seguir so apresentados os principais itens que o analista de O&M deve considerar: A Anlise de custos Os principais aspectos a considerar no estabelecimento do custo do sistema so: O pessoal da rea de O&M alocado no desenvolvimento do sistema; Pessoal da rea usuria; Custos com equipamentos; e Outros custos incorrentes formulrios, materiais, etc.). (espao fsico, energia eltrica, novos

O analista tambm deve estudar a variao dos custos no tempo. B Anlise de benefcios Economias diretas, que so representadas pelos custos que so eliminados ou reduzidos, como conseqncia da implantao de um novo sistema, tais como: reduo do pessoal de escritrio ou a reduo/eliminao de algumas despesas como: impressos e materiais de escritrio. Geralmente esses valores no so muito significativos quando comparados com os custos totais decorrentes da elaborao e implantao do novo sistema;

Benefcios mensurveis, que so os acrscimos monetrios da empresa, decorrentes das caractersticas do novo sistema, tal como o aumento do capital de giro conseguido pela reduo dos nveis de estoque ou da maior eficincia do processo de cobrana; e

Benefcios intangveis, representados por aspectos vantajosos, mais difceis de serem avaliados em termos monetrios, tais como maior facilidade no processo de deciso, ou, melhor sistema de informao. Evidentemente, o analista de O&M deve procurar estabelecer algum instrumento que possa medir, mesmo que de maneira aproximada, estes benefcios intangveis. C Anlise do retorno do investimento O objetivo desta anlise saber se a combinao dos dois fatores anteriores custos e benefcios torna a proposio do novo projeto de sistema aceitvel para a empresa. Para este estudo, o analista de O&M, deve valer-se de determinados instrumentos do analista financeiro, tais como clculo do valor atual lquido. A partir do estudo dos custos, benefcios e dos retornos do investimento, o analista de O&M fica em condies de estabelecer e estudar cada uma das alternativas possveis de desenvolvimento dos trabalhos. O responsvel pela rea de O&M, em conjunto com a Alta Administrao da empresa, deve estabelecer a prioridade do sistema identificado. Muitas vezes, ao escolher uma alternativa entre vrias, a rea de O&M, que visualiza um panorama total, pode priorizar um sistema com um retorno menor que o outro, por sentir que a organizao da rea envolvida no est preparada para absorver a troca que o novo sistema acarretar. Para a discusso com a Alta Administrao, bem como os usurios do sistema identificado, o analista deve elaborar um relatrio, cujas principais dicas para a sua adequada anlise so: Ser redigido em consonncia com o nvel de entendimento dos leitores; Ser de tamanho apropriado para anlise do sistema considerado; Usar palavras e termos entendveis; Evitar apndices estatsticos (ningum l); No criticar demais os sistemas e mtodos existentes; Deixar de fazer crticas s pessoas envolvidas; e Expor os pontos fracos do novo sistema.

Desde que a proposta de sistema seja aprovada pela Alta Administrao, o mesmo dever ser incorporado ao Plano Diretor de Sistemas. Ao final desta fase, teremos: Os objetivos do sistema; A anlise do ambiente do sistema atual; O fluxograma geral do sistema atual; A documentao bsica e seu tratamento; e A anlise dos custos, dos benefcios e do retorno esperado do investimento. Levantamento e anlise da situao atual Nesta fase, a equipe de O&M, em conjunto com o pessoal das unidades organizacionais usurias, dever efetuar o levantamento detalhado da situao atual, afim de ter todas as especificaes necessrias para delinear o novo sistema. Um aspecto importante o controle da participao e execuo de trabalho de cada um dos elementos, tanto da rea de sistemas quanto da rea do usurio. Uma idia estabelecer um programa de trabalho do sistema indicando possveis responsveis, tempos previstos e datas esperadas para a concluso de cada passo e qualquer outra informao que se considere til para o controle do desenvolvimento do projeto. A alocao dos analistas de O&M deve ser efetuada no plano diretor de sistemas, e a dos usurios do sistema atravs da metodologia QDT. A fase de levantamento detalhado da situao atual permitir equipe de trabalho tomar as decises finais acerca das funes especficas que o sistema realizar. Uma metodologia que o analista poder usar nesta fase a seguinte: Entrevista com vrios usurios;

Anlise das polticas e diretrizes existentes (explcitas ou no);

Anlise da interao do sistema considerado com a atual estrutura organizacional; Anlise da documentao existente; Anlise do tratamento da documentao; e

Anlise do arquivamento da documentao. Tcnicas de levantamento As tcnicas mais comuns de levantamento de dados e informaes so: Observao pessoal; Questionrios; e Entrevistas. Sintese da Localizao de deficincias de um sistema Quando o sistema apresenta algumas deficincias, o analista de O&M deve interferir, considerando alguns aspectos gerais a saber: a) Quanto finalidade da interveno, pode considerar as seguintes questes: Eliminar as deficincias? Adaptar o sistema as novas condies; b) Quanto ao local das alteraes, as questes podem ser: Nas entradas? Nas sadas? No processamento? Na retroalimentao? c) Quanto ao objeto da mudana, pode considerar as seguintes questes:

Estratgia empresarial ou funcional?

Poltica empresarial ou funcional? Estrutura organizacional? Recursos humanos (treinamento e/ou substituio), financeiros e/ou materiais e/ou equipamentos?

Procedimentos (mtodos)? Programao (prazos, volumes, distribuio da carga, etc.)? Por melhor que o projeto de interveno seja, pode no haver condies psicossociais para sua implantao imediata e global. Caso isto ocorra, pode-se subdividir o projeto em partes modulares e planejar a implantao passo a passo dessas partes, minimizando as reaes e resistncias, bem como mantendo a concepo do todo. Ao final desta fase o analista de O&M, deve dispor de: Polticas e diretrizes existentes; Organogramas gerais e parciais; Fluxogramas detalhados; Documentos e formulrios; e Aprovao dos usurios para o incio do delineamento e estruturao do novo sistema. Delineamento e estruturao do novo sistema O objetivo desta fase conceituar e definir o sistema que ser implantado, estabelecer clara e adequadamente os polticas em que se basear o sistema e a organizao necessria para oper-lo, bem como definir o fluxo geral do novo sistema, delineando a partir das relaes entre as reas envolvidas com o sistema, e estabelecer os procedimentos bsicos de cada rea isoladamente. Algumas das atividades bsicas desta fase so: Determinar os objetivos do sistema atual; Estudar o sistema atual a fim de constatar at que ponto corresponde a seus objetivos; Analisar as necessidades dos usurios e da empresa a fim de desenvolver novas metas; Analisar as restries impostas pela rea do usurio; Definir a responsabilidade dos usurios em relao entrada e sada de dados destinados a outros sistemas; Examinar a interao do sistema proposto com outros sistemas;

Detalhar as necessidades dos usurios, em termos de elementos, volume e tempo de resposta dos dados e informaes;

Preparar as especificaes do projeto do novo sistema;

Planejar as fases do projeto do novo sistema e de sua implantao; e Elaborar um relatrio para o usurio e para a rea de O&M; Fica evidente que a participao e colaborao do usurio nesta fase dos trabalhos de suma importncia. Na realidade, a partir da identificao dos objetivos, entradas, sadas e processamento do sistema, pode ser elaborado um importante documento chamado definio do sistema, que dever incluir os seguintes itens principais: Definio dos objetivos do sistema; Definio das restries impostas ao sistema; Fluxo geral do sistema de informaes; Especificao dos dados de entrada e dos meios de obteno; Especificao dos dados de sada e sua distribuio entre os vrios usurios; Definio do contedo dos arquivos e dos mtodos para sua atualizao; Definio de responsabilidades; Definio de limites de tempo (por exemplo, prazo mais dilatado para o usurio receber a informao). A partir da definio do sistema, o analista de O&M ter todas as bases definidas para a etapa do projeto de sistemas. Para facilitar seu trabalho o analista poder seguir a seguinte metodologia: Delinear o fluxo geral do sistema, estabelecendo os procedimentos principais bem como o fluxo de informaes entre as reas envolvidas; Propor aos usurios as polticas e diretrizes bsicas, bem como a organizao necessria para cumprir os objetivos do sistema; Propor aos usurios a forma de desenvolver em detalhes as informaes solicitadas; Desenvolver um fluxograma geral e definitivo do procedimentos bsicos de cada rea; e Solicitar aprovao custo/benefcio. da proposta, novo sistema e os a anlise de

considerando

Ao final desta fase o analista de O&M dever ter:

Os rascunhos das informaes gerenciais necessrias; A relao de polticas e diretrizes estabelecidas; As recomendaes sobre a estrutura da empresa, fluxograma geral do sistema, com os detalhes do enfoque proposto em cada rea da empresa; O desenho preliminar dos formulrios; e A relao das informaes operacionais necessrias. ALGUMAS CONSIDERAES COMPLEMENTARES SOBRE OS OBJETIVOS DO SISTEMA O analista de O&M deve desenvolver o sistema em questo considerando os objetivos do sistema estabelecido pelo usurio. Este procedimento permitir adequada avaliao de desempenho do sistema. Um sistema mostra-se eficaz e eficiente medida que atinge seus objetivos e desempenha suas funes dentro dos padres estabelecidos. Existem certos aspectos que, geralmente, conduzem os sistemas eficcia e eficincia. So eles: a) simplicidade: o sistema mais eficaz e eficiente medida que alcana os objetivos propostos da maneira mais simples possvel. b) economicidade: o sistema mais eficaz e eficiente medida que alcana os objetivos propostos da maneira mais econmica possvel. c) flexibilidade: o sistema mais eficaz e eficiente medida que sua estrutura organizacional possui a flexibilidade necessria para se adaptar s mudanas que eventualmente ocorrem. d) produtividade: o sistema mais eficaz e eficiente medida que apresenta acrscimos de produtividade durante a consecuo de seus objetivos, que pode ser expressa pela melhoria na relao input/output. e) aceitabilidade: o sistema mais eficaz e eficiente medida que aceito pela totalidade dos membros que dele fazem parte, pois cria condies mais favorveis de trabalho. f) racionalidade: o sistema mais eficaz e eficiente medida que todos os meios (estrutura, acervo fsico, recursos humanos, procedimentos, etc.) so coerentes e indispensveis ao alcance dos objetivos propostos. A combinao de todos esses aspectos torna os sistemas administrativos mais eficientes e eficazes, caso os objetivos sejam alcanados na plenitude de suas proposies.

Detalhamento do novo sistema O principal objetivo desta fase detalhar o projeto em um nvel que permita implant-lo da melhor maneira possvel. Antes de considerar as atividades do detalhamento de um sistema (projeto adm), necessrio lembrar que todo sistema depende da combinao de quatro elementos bsicos a saber: objetivos, polticas, organizao e tcnicas. A definio dos dois primeiros de responsabilidade dos usurios, ao passo que o uso dos dois ltimos feito pela rea de O&M e, em pequeno grau pelos usurios. As principais atividades desenvolvidas nesta fase so as seguintes: Complementao dos fluxogramas gerais e parciais; Identificao do volume total de dados e informaes tratadas no sistema; Desenho dos formulrios; Definio da necessidade distribuio; de relatrios, volume, freqncia,

Desenvolvimento da lgica geral do sistema; Determinao dos procedimentos de controle, avaliao e de auditoria do sistema; Definio dos dispositivos de arquivamento a utilizar; Reviso da estimativa de custo operacional do sistema a utilizar; e Elaborao de um plano detalhado para a implementao do novo sistema.

Nesta fase o analista de O&M deve trabalhar com o maior nvel de detalhe possvel. Outro aspecto a considerar que, caso ocorra uma dificuldade de trabalhar com o sistema considerado, o analista pode decomp-lo em subsistemas, at o nvel que facilitar o trabalho. ALGUMAS TCNICAS AUXILIARES

Para que o analista realmente faa um detalhamento adequado do sistema, interessante que ele se utilize de determinadas tcnicas e fontes de informaes auxiliares, tais como: Anlise de outros sistemas utilizados anteriormente; Utilizao de algumas tcnicas disponveis que podem auxiliar, tais como: tabelas de deciso, as tcnicas estatsticas, a simulao, etc.

Utilizao de uma sesso de brainstorming, em que cada pequeno grupo expe suas idias sem qualquer restrio. Ao fim de cada sesso podem surgir algumas idias novas perfeitamente aproveitveis.

A fase do projeto de sistemas culminar com a elaborao de um documento que ser a seguir aprovado ou modificado pelo usurio do sistema ou pela gerncia de sistemas. O projeto pode ser totalmente rejeitado se for impossvel satisfazer a ambos. Porm mais provvel que seja aceito com modificaes, servindo como especificao para a fase de implantao. Antes de continuar o trabalho, o analista de O&M deve assegurar-se de que as especificaes do projeto no s foram assimiladas, mas tambm formalmente aceitas para servirem fase de implantao. Se isto no for realizado, as unidades organizacionais dos usurios frequentemente iro sugerir alteraes no projeto dos sistemas, depois que o analista j o definiu totalmente. Alm das especificaes do projeto, deve-se apresentar, nesta etapa, chefia da unidade de O&M uma estimativa revista dos custos do projeto e das atividades de implantao. Se forem aceitas, ento o projeto estar pronto para prosseguir para a fase de implantao, quando comearo a surgir, de forma concreta, os resultados do trabalho nele investido. O analista poder seguir a seguinte metodologia de trabalho nesta fase: Analisar as informaes gerenciais apresentao do fluxo geral; e operacionais aprovadas na

Preparar em fluxo todos os procedimentos para obter as informaes necessrias, bem como definir em detalhes modelos de formulrios, registros, relatrios etc.; e Preparar desenhos finais de relatrios e formulrios. Ao final desta fase o analista dever dispor dos seguintes itens: Polticas e diretrizes inerentes ao sistema; Fluxogramas gerais e parciais detalhados; e

Modelos dos formulrios e relatrios do sistema.

Treinamento, teste e implantao do novo sistema O objetivo bsico desta fase o treinamento do pessoal usurio no novo sistema e a posterior implantao. Ao final desta fase o analista de O&M ter um sistema operacional totalmente documentado. A Treinamento dos usurios O processo deve ser desenvolvido em conjunto com o usurio desde os primeiros passos do trabalho. Se o treinamento for feito dessa forma, haver maior possibilidade de o usurio adquirir maior confiana no sistema. B Teste do novo sistema Com referncia ao teste do sistema, o analista de O&M pode escolher entre testar o sistema antes de implant-lo, convert-lo diretamente sem testes especiais ou ainda trabalhar em paralelo com o velho e o novo sistema durante certo perodo. A escolha da alternativa mais adequada depender da situao especfica de cada sistema. Ainda que se tomem todas as precaues necessrias, o analista deve lembrar que a alterao de um sistema pode originar alguns problemas, os quais devem ser devidamente administrados. C Implantao do novo sistema O analista de O&M, deve estar bastante atento nesta etapa, pois na implantao que muitos sistemas bem projetados falham, deixando de entrar em funcionamento, ou so implantados sem o devido controle. Nesta fase, alguns aspectos devem ser obedecidos, tais como: Utilizao adequada e sistemtica da tcnica formal de planejamento e controle da mudana efetuada, atravs do novo sistema. Estabelecimento de objetivos e resultados para cada pessoa envolvida no projeto e Assegurar a realizao de todas as fases do trabalho de acordo com os padres preestabelecidos.

O sistema s deve entrar em operao quando se verificar que no contm erros e que os usurios esto familiarizados com o seu funcionamento. Isto implica testes completos e adequados. As orientaes para testar o sistema so: Testar cada mdulo do sistema separadamente; Utilizar dados reais, alm dos dados de testes; Executar um processamento em paralelo, antes do processamento definitivo; Testar o sistema como unidade; Fazer com que o usurio teste o sistema; Incluir deliberadamente dados de outro sistema completamente diferente, para se certificar de que sero totalmente rejeitados; Experimentar procedimentos de comeo de ms e de ano; e Convencer os auditores da empresa a testarem o sistema. O analista de O&M deve acompanhar os usurios durante um perodo de tempo at que o sistema funcione perfeitamente. Alm da vantagem no caso de alguma falha, sua presena tambm relevante do ponto de vista da psicologia, pois um apoio s pessoas que se utilizam do sistema pela primeira vez e que podem estar inseguras ou at mesmo nervosas. Ao final desta fase o analista de O&M dever dispor de: Manual completo do novo sistema; Treinamento dos usurios; e Novo sistema devidamente implementado. Acompanhamento, avaliao e atualizao de suma importncia que o analista tenha em mente que o seu trabalho em qualquer projeto no termina quando o sistema se torna operacional e livre de erros. O analista de O&M infelizmente, na maioria das vezes considera seu trabalho terminado ao atingirem essa etapa e passam a novos projetos, sem realizarem a fase de avaliao. Esta fase comea quando o sistema estiver operando sem erros durante vrios ciclos.

O analista deve comparar os resultados alcanados com os anteriormente previstos, as variaes significativas devem ser investigadas visando determinar a causa. a) Quanto ao acompanhamento do funcionamento do sistema, o analista dever: Fixar pontos de controle no sistema; Especificar os critrios para avaliar a freqncia do controle nos pontos considerados; Entrevistar os usurios do sistema e investigar quais problemas ou melhorias o sistema est trazendo; e Efetuar todos os ajustes necessrios e da forma adequada. b) quando avaliao, o analista dever: Preparar um programa de trabalho para a auditoria; Fazer uma auditoria adequada; Entrevistar os usurios e anotar os problemas e/ou sugestes; Documentar os pontos e os aspectos a serem analisados; e Preparar um relatrio sobre a auditoria e solues recomendadas. Ao final desta fase o analista dever ter: Um programa de acompanhamento que especifique o controle a ser realizado; e O registro de ajustes efetuados e modificaes necessrias ou convenientes, mas no efetuadas por no serem oportunas, por alguma razo identificada. Para finalizar estas consideraes, deve-se salientar que existem duas formas de apropriar o custo do desenvolvimento de um novo sistema: Lanando na unidade organizacional usuria principal; ou Rateado entre as unidades usurias; neste caso, uma hiptese lanar pelo custo original estimado, sendo o excedente lanado na rea de O&M. Participao do pessoal envolvido

Um assunto que foi bastante abordado foi a participao do pessoal envolvido na elaborao, implantao do projeto de sistema, ou seja, os analistas de um lado e os usurios de outro lado. Na realidade, o ideal ficar um s bloco de pessoas trabalhando em perfeita sintonia e colaborao. evidente que, ao se analisar o grau de participao do pessoal envolvido, pode-se constatar que a responsabilidade vai se transferindo gradualmente do grupo da rea de sistemas ao grupo de usurios, no decorrer do processo de desenvolvimento do projeto. Geralmente, a equipe de sistemas tem uma participao pequena nas primeiras fases do processo, e gradualmente vai aumentando, sendo que na etapa de desenvolvimento detalhado, onde h abordagem tcnica, a sua participao total; finalmente, nas etapas de converso, os usurios voltam a tomar parte ativa do processo.