Auditora de procesos Qu es una auditora de procesos?

Es la supervisin de rutinas de recorridos de los procedimientos operativos, administrativos o de servicio, instalados en las reas de las organizaciones, su examen se orienta a la medicin y mapeo de las actividades Auditora que se enfoca en los procesos y no en un producto o persona en particular. La auditora del proceso examina la eficiencia de los procedimientos de la compaa.

Objetivo de la auditora de procesos Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organizacin. Caracteristicas de la auditora de procesos Rama de la Auditora Interna La Auditora Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, para agregar valor y mejora las operaciones de una organizacin. Ayuda a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestin de riesgos, control y direccin

Usuarios de la auditora de procesos * Externos Dependencia Gobierno Asegurados y afianzadoras Otras entidades * Internos En el rea En otras reas Direccin Institucin Dependencias afines Patrocinadores o Proveedores de presupuesto

DESARROLLO DE LA AUDITORIA * Planeacin y Programa * Revisin * Anlisis y Registro * Informes * Seguimientos * Documentacin y Expedientes *

Planeacin y Programa

Objetivos Alcance Criterios a revisar o fundamentos Fechas de auditoria Equipo Personal Material Econmico * Se debe informar a los auditores y a los auditados: Programa autorizado Responsabilidades de cada uno de los integrantes Procesos a revisar Entre otros

Revisin * Para realizar la auditoria el proceso debe estar en funcionamiento El proceso debe estar funcionando Los involucrados debern apoyar en los cuestionarios de informacin que se levantarn y en todos los datos, documentos e informes que puedan aportar Deber realizarse una lista de verificacin del proceso conforme a los lineamientos establecidos en el proceso que se revisa (cuestionario) Verificar si el proceso solo tiene un rea o hay reas de interconexin para delimitar funciones y responsabilidades Las entrevistas apoyarn a recabar informacin durante la revisin En el caso de que se necesiten opiniones de terceros involucrados, debern solicitarse (ejemplo: rea jurdica, estudios actuariales, mdicos, etc.) Debe obtenerse evidencia competente y suficiente de lo que se est revisando Toda la informacin recabada se analiza y se evala con los criterios de revisin establecidos Durante el proceso de auditora al realizar el anlisis se precisar si la informacin y documentacin es suficiente o el alcance debe ser mayor para obtener la informacin que se necesita

Registros Derivado de la auditoria se realiza un registro en el cual se indican los aspectos revisados, elementos considerados, personal involucrado y los resultados del anlisis y la revisin realizada. Podrn ser utilizados por los usuarios de la informacin.

Hoja de control : Documento que contiene cantidades, declaraciones u otra evidencia encontrada durante la auditora.

inconformidades Fracaso en el cumplimiento de algn requerimiento del sistema de calidad de la compaa. Instrucciones de trabajo : Documento que describe las caractersticas especficas y tareas dentro de una organizacin. Contienen gran cantidad de detalles. Registros de calidad Documentos que guardan informacin especfica y relacionada a un procedimiento o instruccin de trabajo. Los registros de calidad comprueban que una organizacin cumple sus procedimientos y normas. Accin correctiva: Plan creado por la direccin para canalizar las inconformidades. Las acciones correctivas conducen a la mejora de la compaa.

La lista de verificacin
QUE ES?
La Lista de Verificacin, se usa para determinar con qu frecuencia ocurre un evento a lo largo de un perodo de tiempo determinado. En la Lista de Verificacin se pueden recoger informaciones de eventos que estn sucediendo o aquellos que ya sucedieron. A pesar de que la finalidad de la Lista de verificacin es el registro de datos y no su anlisis, frecuentemente indica cul es el problema que muestra esa ocurrencia. La lista de verificacin permite observar, entre otros, los siguientes aspectos: 1. Nmero de veces que sucede una cosa. 2. Tiempo necesario para que alguna cosa suceda. 3. Costo de una determinada operacin, a lo largo de un cierto perodo de tiempo. 4. Impacto de una actividad a lo largo Construir grficos de Pareto, de lnea o de barras.

COMO USARLA?
Determine exactamente lo que debe ser observado. Defina el perodo durante el cual los datos sern recolectados. Construya un formulario simple y de fcil manejo para anotar los datos. Haga la recoleccin de datos, registrando la frecuencia de cada tem que est siendo observado. Sume la frecuencia de cada tem y regstrela en la columna Total.

de un perodo de tiempo.

SE USA PARA:
Registrar informaciones sobre el desempeo de un proceso. Inventariar defectos en tems o procesos.

EJEMPLO DE LA LISTA DE VERIFICACION

Problema: Reclamos sobre defectos que se presentan en la fabricacin de una puerta de carro. Perodo: 1 mes. PROCESO: Fabricacin de una puerta de carro RESPONSABLE: Sr. Mndez PERODO: 01/09/00 a 30/09/01 TOTAL DE ITEMS PRODUCIDOS: 480 TIPO DE DEFECTO Mancha en la puerta Rayada Defecto en la manija Floja Abollada Defecto en el vidrio TOTAL FRECUENCIA ///// ///// ///// ///// / ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// // ///// ///// ///// ///// ///// //// /// ///// TOTAL 21 35 17 29 03 05 110

Programa de Calidad Total, Cuaderno de Herramientas "Gua del Empresario". Ministerio de Industria, Turismo, Integracin y Negociaciones Comerciales Internacionales - MITINCI/Programa MEJORA y el SEBRAE http://www.infomipyme.com/Docs/GENERAL/Offline/GDE_07.htm

Informes Hallazgos encontrados Conclusiones Recomendaciones Cualquier otra informacin relevante

Seguimientos

* En el caso de auditoras de seguimiento deber existir la medicin en el avance de las recomendaciones y observaciones de la auditora anterior * Se debe obtener la aprobacin y el compromiso del lder de proyecto y/o director de rea o dependencia del Informe Presentado * Se den estipular planes de accin respecto del informe aprobado en caso de necesitarse y definir fechas estimadas de ejecucin y como se realizar * Los involucrados debern conocer lo encontrado y los planes de accin a ejecutarse as como de los compromisos adquiridos * Debe existir siempre evidencia en la entrega de los informes, los cuales debern estar firmados por el auditor Documentacin El soporte documental incluye todos y cada uno de los documentos e informacin recabada durante el proceso de auditora as como los documentos, comunicados o elementos de informacin recabada que ayudaron para emitir los informes UTILIDAD Asegurar el adecuado desarrollo de las actividades en los procesos establecidos de cada puesto dentro de la entidad u organizacin atendiendo a los estndares de calidad y lineamientos de la unidad econmica. * La auditoria de procesos depende en gran medida de que el control interno establecido se cumpla, lo que se ver reflejado en el logro de los objetivos comunes. * El control interno tiene por objetivo : * Confiabilidad.- Asegurar la veracidad e integridad en la informacin * Cumplimiento.- Actuar de acuerdo a Polticas, controles, procedimientos, leyes y reglamentos * Salvaguarda.- Proteccin e activos, recursos y bienes patrimoniales * Uso.Aplicacin econmica y eficiente de recursos * Logro .- Cumplimientos de Objetivos y Metas Establecidas de acuerdo a Planes y Programas

(Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, 2008) (Tooling University, 2010) (Gobierno de Veracruz, 2010) Programa de Calidad Total, Cuaderno de Herramientas "Gua del Empresario". Ministerio de Industria, Turismo, Integracin y Negociaciones Comerciales Internacionales MITINCI/Programa MEJORA y el SEBRAE

Bibliography
Gobierno de Veracruz. (2010). Procedimiento de auditora interna. Obtenido de http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/GOBVERSFP/SFPPDIFUSION/CERTIFI CACION/PROCEDIMIENTO%20AUDITORIA%20INTERNA.PDF

Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. (2008). Auditora de Procesos. Obtenido de http://www.imcp.org.mx/spip.php?article126 Tooling University. (2010). Conduccin de la auditora interna 200. Obtenido de Toolingu: http://www.toolingu.com/definition-901200-5427-auditoria-del-proceso.html