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EVALUATION ET CONTROLE DE LA PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Recherche Collective Juin 2002

Valrie BOCQUET (Desma 27A) Martine CARDOT (Desma 27B) Anne CHRETIEN (Desma 27B)

Bertrand BLAMPEY (Desma 17) Julien CURTAL (Desma 17) Sabine MUTSCHLER (Desma 17) Damien POUJOL (Desma 17) Reza REDJEM-CHIBANE (Desma 17)

Moniteurs de recherche : Nathalie MERMINOD (ESA), Philippe PROTIN (ESA)

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LEcole Suprieure des Affaires de lUniversit de Grenoble nentend donner aucune approbation ni improbation aux opinions mises dans les mmoires collectifs des candidats au DESS ; les opinions doivent tre considres comme propres leurs auteurs.

Composant parmi dautres des travaux de recherche raliss, ne comptant que pour un dixime de lvaluation globale des candidats au DESS de management de la Fonction Achats (DESMA), le mmoire ne saurait tre considr comme un travail achev auquel lEcole confre un label de qualit professionnelle et universitaire. Il reprsente un essai dapplication de connaissances et de mthodes acquises au cours de la formation.

Tenant compte de la confidentialit des informations ayant trait telle ou telle entreprise, une ventuelle diffusion relve de la seule responsabilit de lauteur et ne peut tre faite sans son accord.

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REMERCIEMENTS

Nous tenons remercier en premier lieu Nathalie MERMINOD et Philippe PROTIN, tuteurs de ce travail, qui ont su guider notre rflexion et nous aider dans nos recherches tout au long de cette anne et qui sont rests trs disponibles quant nos interrogations sur le sujet.

Dans un deuxime temps nous aimerions remercier les professionnels de lachat qui ont bien voulu prendre part (consacrer du temps) notre enqute. Leurs rponses nous ont permis de btir ce mmoire sur des bases concrtes et lintrt quils ont port ce sujet nous a confort dans lide quil sagit dune rflexion dactualit et dune utilit certaine.

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RESUME
Evaluation et contrle de la performance des achats de frais gnraux dans les grandes entreprises : enqute exploratoire.

Les achats de frais gnraux ayant leurs propres spcificits par rapport aux achats de production, des outils de mesure appropris sont mettre en place. Ces particularits sont mutliples comme des cots administratifs levs ds des faibles montants. Avant dtudier les systmes de mesure de la performance, il est essentiel de savoir quels en sont les buts et quelles sont les actions qui vont en dcouler. Cest seulement lissue de cette premire reflexion quune enqute exploratoire sur les systmes dvaluation de la performance achats a pu tre mene.

MOTS CLEFS
Performance Frais gnraux Evaluer Mesurer

ABSTRACT
Performance measurement and control of non production purchases : survey and guidelines.

Non production purchases have got their own specificities and cannot be managed as production purchases. Such characteristics must be taken into account while implementing a system of performance measurement and taylor-made indicators must be found in order to assess this type of purchases. First of all, it is necessary to understand what is meant by performance measurement and which are the objectives and issues of such an assessment. A survey is then usefull to draw a picture of what has been implemented in big companies and to find some guidelines for new researches on this subject.

KEYWORDS
Performance Assessment Non production purchases Measurement Overheads / general expenses

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SOMMAIRE

INTRODUCTION ET PROBLEMATIQUE _____________________________________ 7

1. NOTION DE PERFORMANCE _____________________________________________ 8 1.1. La notion de performance et l'entreprise _____________________________________ 8 1.2. Pourquoi mesurer la performance _________________________________________ 10 1.3. La performance et les achats _____________________________________________ 11

2. LES ACHATS DE FRAIS GENERAUX _____________________________________ 17 2.1. Dfinition, primtres ___________________________________________________ 17 2.2. Synthse ______________________________________________________________ 21

3. METHODOLOGIE/DEMARCHE DE RECHERCHE __________________________ 22 3.1. Le guide d'entretien ____________________________________________________ 22 3.2. Le questionnaire _______________________________________________________ 24 3.3. L'entretien ____________________________________________________________ 24

4. SYNTHESE DES ENTRETIENS ___________________________________________ 26 4.1. Analyse quantitative des rsultats__________________________________________ 26 4.2. Analyse qualitative des rsultats___________________________________________ 30

DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX 5. PROPOSITION D'UNE METHOLOGIE : AXES D'AMELIORATIONS __________ 33 5.1. Recenser l'existant _____________________________________________________ 33 5.2. Hirarchie des performances mesurer_____________________________________ 33 5.3. Les outils _____________________________________________________________ 35 5.4. La dfinition d'un programme de matrise des frais gnraux ___________________ 36 5.5. La communication et l'implmentation du programme ________________________ 36 5.5. Le suivi et le contrle ___________________________________________________ 38

CONCLUSION____________________________________________________________ 39

BIBLIOGRAPHIE _________________________________________________________ 40

BIBLIOGRAPHIE _________________________________________________________ 43

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INTRODUCTION ET PROBLEMATIQUE

Parmi les six thmes proposs cette anne, nous avons choisi de mener notre tude de recherche collective sur le thme de la mesure de performance dans les achats de frais gnraux.

Les intrts personnels pour cette rflexion ont t guids dune part par lactivit professionnelle exerce par les cadres de formation continue, qui nous a dailleurs permis davoir une vision trs concrte des achats de frais gnraux, et dautre part par lambition de la plupart des futurs acheteurs dvoluer dans ce type dachats.

Cette tude est la continuit dun travail de recherche collective effectu lanne dernire, consacr la dfinition et lvolution des achats de frais gnraux. Ce travail a rvl que ce type dachats est en pleine volution et que les entreprises commencent reconnatre son caractre stratgique. En effet, aprs stre atteles optimiser leurs achats dits de production, les entreprises semblent amenes rflchir sur les moyens de rationaliser des achats hors production (qui reprsentent la plupart du temps 10 20% du CA selon les secteurs dactivit) et donc de pourvoir les valuer.

Le point de dpart de notre rflexion a t le constat simple que les achats de frais gnraux ne pouvaient pas se grer de la mme manire que les achats de production (en tout cas pour les techniques dachats proprement parler). Si les techniques dachats sont diffrentes, il nous a alors sembl vident que lvaluation des performances pour ce type dachats serait diffrente galement.

Notre tude sest alors attache mettre en vidence lexistence ou non de systmes dvaluation de la performance spcifiques pour les achats de frais gnraux, si un outil de mesure universel existe pour ce type dachats et en quoi leur prsence peut savrer plus efficace. Il sagit dune enqute exploratoire visant dgager des ides gnrales qui pourront tre approfondies lors de futures recherches.

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I. Notion de performance I. 1. La notion de performance et lentreprise

I-1-1 Dfinition de la performance :

Lide de performance nest pas une notion simple et de nombreuses rflexions se sont succdes ce sujet. Dans son sens gnral, la performance peut tre dfinie comme latteinte des buts que lon sest fixs (Revue Franaise de Gestion Industrielle, Vol 17).

La dfinition dune entreprise performante se limite souvent la simple analyse de sa rentabilit financire. Pour C. Marmuse, la performance revt des aspects multiples, sans doute convergents, mais qui mritent dtre abords dans une logique plus globale que la seule apprciation de la rentabilit pour lentreprise ou pour lactionnaire (C. Marmuse, art.118, Performance ). Il expose en effet que la performance doit tre vue sous 3 angles majeurs : en fonction de la stratgie globale de lentreprise et dans son interaction avec son milieu (performance concurrentielle), de sa structure organisationnelle qui doit tre adapte lvolution sociale et conomique de lentreprise et enfin de son rendement et de sa rentabilit financire.

Un premier constat peut alors tre dgag : la performance ne peut pas tre dfinie comme la seule diffrence entre rsultats escompts et rsultats obtenus. Il faut prendre en compte tout ce qui a t mis en uvre pour atteindre le rsultat obtenu et comparer ce rsultat avec ceux des concurrents et/ou ce qui a t fait dans le pass.

Pour J. Pericat (Rhne Poulenc) et propos de lvaluation de la performance aux achats, la performance est une valuation de lavancement et de la qualit des ralisations par rapport des objectifs sinscrivant dans le cadre dune stratgie dfinie par la Direction Gnrale et dbouchant sur llaboration de plans daction .

On peut alors rajouter que la performance doit galement avoir un caractre rtroactif (feed-back). En effet, doivent galement tre pris en compte les actions/modifications faites

DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX la suite dune mesure de la performance (dynamique de progrs continu : identification de la cause des carts et modification des plans daction).

I-1-2 Lide de mesure de la performance :

Lide de mesure de la performance est galement une notion vague. Il convient alors de savoir sur quelles bases la mesure va tre effectue. En effet, savoir ce qui est considr comme performant ou non ncessite la dfinition de critres prcis sur lesquels les mesures seront bases. Dans les achats, on se base gnralement sur les missions des acheteurs et le respect des objectifs.

Tout dabord, la mesure de performance est une notion relativiste. En effet, lorsque lon value une performance, il faut savoir par rapport quoi on le fait et surtout sur quelles bases une comparaison peut tre faite. La mesure peut nanmoins tre absolue ou relative. Dans le cadre dune valuation relative, les rsultats obtenus seront jugs relativement des performances passes ou extrieures lentreprise. Lorsque lvaluation est absolue, ils sont jugs sans rfrence des donnes prcises. De plus, la mesure peut tre quantitative ou qualitative, cest dire base sur des donnes chiffres ou sur des caractristiques plus subjectives. Cest le mode dvaluation qui permettra de dterminer ce caractre.

La distinction entre les notions defficacit et defficience est galement importante. En effet, lefficacit est le fait datteindre lobjectif prvu, alors que lefficience est le fait dy parvenir avec un minimum defforts et de cots. Selon Van Weele, la mesure de la performance des achats rsulte de lvaluation de l efficacit achats et de celle de l efficience achats . Evaluer lefficacit achats revient comparer les rsultats obtenus et ceux qui avaient t planifis et dapprcier dans quelle mesure les objectifs pr-tablis ont t atteints. A cela il faut alors rajouter lvaluation de lefficience achats, qui fait rfrence aux ressources qui ont t utilises pour parvenir aux objectifs planifis ; en dautres termes, il sagit de comparer les cots effectivement engags ceux qui taient planifis.

Ainsi, la mesure de la performance achats ne doit pas seulement prendre en compte les rsultats obtenus par rapport aux objectifs fixs. Il est galement important de considrer les 8

DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX moyens mis en uvre pour atteindre ces objectifs, cest--dire non seulement lefficacit achats mais aussi lefficience achats.

I-2

Pourquoi mesurer la performance ?

Lvaluation des rsultats ainsi que la comparaison avec dautres donnes ncessite une mthode de mesure de la performance. En dautres termes, il convient davoir un moyen objectif et fiable de comparaison et dvaluation des rsultats obtenus par une personne, un service, une entreprise

Le but premier de la mesure de la performance achats est dvaluer la contribution de la fonction achats dans la performance de lentreprise. En dautres termes, il sagit alors de mettre en vidence la valeur ajoute ou la mauvaise gestion des achats dans lentreprise.

Une valuation de la performance, quelle que soit son domaine dapplication, peut galement entraner des consquences positives quant la motivation des acteurs et la reconnaissance de leur travail. En effet, suivant les indicateurs utiliss et leurs rsultats, ce travail de remise en question et dvaluation peut permettre par exemple : une meilleure reconnaissance des acteurs (permet de promouvoir les russites), meilleure crdibilit un encouragement faire mieux dtablir des rgles de base pour le travail de motiver les acteurs (disposer dun moyen de sanction et de rcompense ) de rorganiser le travail quand les rsultats sont insuffisants meilleure communication meilleure prise de dcisions rendre les rsultats transparents

Ces consquences peuvent elles mme tre lorigine de la cration du systme dvaluation de la performance. Cest galement ce niveau que va se situer notre recherche. En effet, il est important de dterminer les lments qui ont induit la mise en pace dun systme dvaluation de la performance. Ceux ci traduisent les objectifs rels de la dmarche de mesure de la performance qui peuvent tre non seulement un besoin de contrle mais aussi une valorisation du travail et de la fonction en gnral.

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I-3

La performance et les achats

La rduction des cots dans les entreprises tait suffisamment importante ces dernires annes pour mettre en avant la valeur ajoute des achats. Maintenant que la demande commence tre suprieure loffre, les achats devront tre de plus en plus soucieux de justifier leur raison dtre un centre de profit en mesurant de faon objective leurs performances (CEGOS, Lettre des Achats, n80, janv. 2001). Ainsi, de nombreuses entreprises ont mis au point un systme de mesure de la performance ddi la fonction achats, afin entre autres de contrler les apports de la fonction. Comme il a t voqu plus haut, les objectifs des mesures peuvent nanmoins tre multiples. Les mthodes observes vont de lapplication Excel visant une auto-valuation des acheteurs (mise au point par exemple chez Aventis avec PERACHE) au tableau de bord, en passant par des questionnaires internes ou des mthodes de benchmarking.

I-3-1 La performance des achats et la maturit de la fonction :

Lvaluation de la performance achats et les critres de mesure utiliss diffrent dune entreprise lautre. Par exemple, selon Van Weele (Purchasing Principles and Mangement, 2000), la performance achats ne sera pas mesure de la mme manire entre autres selon le statut et le degr de maturit de la fonction achats dans lentreprise.

Il expose que la maturit de la fonction achats dpend de son caractre administratif, de son activit commerciale, du niveau dintgration de la logistique et du caractre plus ou moins stratgique accord la fonction.

Ainsi, lefficacit achats est value en tenant compte de la maturit de la fonction achats dans lentreprise. En effet, mesure que le but premier de la fonction change, la mthode utilise pour valuer la performance volue galement.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Van Weele distingue alors 5 degrs de dveloppement de la fonction achats au sein dune entreprise, rsums dans le tableau suivant : Place des achats fonction ractive objectif principal : convertir les demandes en commandes principalement travail administratif focalis sur lacte dachat utilit commerciale de la fonction fonction reconnue couverture achats importante utilit commerciale de la fonction lments dengagement stratgique fonction achats stratgique directeur achats fait partie du comit dentreprise directeur achats dpend efficacit administrative valuation du dveloppement fournisseur idem + dveloppement stratgique avec les fournisseurs (co makership...) mesures du cot total dachat Van Weele(1985) : Tableau n1 : 5 phases de dveloppement de la fonction achats. efficacit achats administrative efficacit achats rduction de cots et efficacit dans les ngociations efficacit achats administrative bas mais en amlioration efficacit administrative efficacit administrative bas Statut Mesure de la performance achats peu de critres sont utiliss respect des budgets approvisionner Focalisation

hirarchiquemen rduction de cots mesure de t du PDG lefficacit globale sur le long terme efficacit stratgique

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Ainsi, la performance de la fonction achats ne sera pas value de la mme manire selon le statut que dtient le service achats au sein de lentreprise. Cest ce que nous avons pu observer au cours de nos interviews dans diffrentes entreprises De plus, les critres dvaluation de la performance achats sont dynamiques et se dveloppent en mme temps que la fonction achat volue. Les indicateurs doivent permettre aux acheteurs dtre pro-actif dans leur dmarche et non davoir un rle curatif aux problmes.

De mme, et selon CAPS Research , le systme dvaluation de la performance achats doit savoir voluer en fonction de lvolution des stratgies achats et globale de lentreprise.

I-3-2 Que peut-on valuer dans le cadre de la performance achats ? Quels sont les objets de la mesure de la performance ?

Lvaluation de la performance achats peut porter sur diffrents points du processus achats et/ou sur une cible plus ou moins large. En effet, lvaluation ne sera pas la mme selon que lon mesure les rsultats dun seul acheteur ou si lon value lorganisation du service achats dans son ensemble. De mme, la mesure peut porter sur le processus achats plutt que sur lvaluation dun acteur. Ainsi, on peut alors baser lvaluation de la performance achats sur diffrents points comme par exemple : la fonction achats dans son sens gnral (aussi appel buying center ) ; en dautres termes, tous les acteurs qui jouent un rle dans lacte dachat. le service achats les acheteurs de production, de services et investissement, de produits nouveaux les fournisseurs actifs et potentiels les processus achats les comptences achats les clients internes le systme dinformation

Au vu de la diversit des lments qui peuvent faire lobjet dune valuation, il nous est alors apparu ncessaire de faire un choix pour notre tude. 12

DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Nous avons donc dcid de centrer nos recherches sur lvaluation de lacheteur lui mme et sur celle de la fonction achats dans son ensemble. Lvaluation de lacheteur est en effet un sujet qui a t selon nous moins trait que par exemple la question de lvaluation des fournisseurs. De plus, lvolution des systmes de rmunration des acheteurs vers un salaire part variable laisse supposer un intrt grandissant pour les systmes de mesure des performances de la personne elle mme. La question de lvaluation de la fonction dans son ensemble nous permettra de faire un parallle entre les systmes adapts aux achats de production et lutilisation ou non dun systme spcifique aux achats de frais gnraux.

I-3-3 Qui mesure la performance achats ?

Il est galement important de dterminer lmetteur et lutilisateur de lvaluation de la performance achats. En effet, celle ci peut maner dun responsable hirarchique comme dun acteur extrieur lentreprise ou bien des acheteurs eux-mmes On remarque souvent que les indicateurs mis en place sont diffrents selon les acteurs qui ont introduit le systme. Par exemple, si linitiateur est le directeur du service achat, il est fort probable que lon retrouvera des indicateurs conomiques et reprenant les objectifs gnraux de lanne. Par contre, si la demande mane de la direction gnrale ou dun service autre que les achats, alors on remarquera un intrt plus grand pour une valuation de la satisfaction des clients internes. Peuvent entre autres tre lorigine de la mise en place du systme dvaluation : le directeur achats le responsable des achats les acheteurs, le chef de projet de produit nouveau, le chef de projet transverse les clients internes les fournisseurs, dans le cas de lvaluation de lentreprise par ses fournisseurs

I-3-4 Comment me surer la performance achats ?

Loutil le plus couramment utilis dans la mesure de la performance achats est le tableau de bord. Il sagit de recenser dans ce tableau tous les indicateurs de performance pertinents par rapport au sujet de lvaluation.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Ainsi, si lon value la fonction achats en gnral, les indicateurs les plus courants sont : achats oprationnels (quantits, qualit, dlais) coordination avec les autres fonctions de lentreprise organisation de la fonction (procdures ) performance par rapport aux budgets crativit de la fonction (dveloppement fournisseur, services) politique achats (son application, sa description) planning, prvisions

De plus, lvaluation doit se baser sur des critres prcis et objectifs. On peut alors distinguer 4 dimensions qui permettront didentifier les indicateurs pertinents( Purchasing Performance Measurement , 2000) : la dimension prix et cots dachat la dimension produit et qualit (implication dans linnovation et TQC) la dimension logistique (contribution des achats des flux efficaces) la dimension organisationnelle (personnel, direction, procdures)

I-3-5 Quels sont les freins la mesure de la performance ? manque de dfinition des notions manque de standards et dobjectifs formels dans les achats : les achats diffrent dune entreprise lautre la mesure en soit est problmatique : les achats dpendent de plusieurs activits

La mesure de la performance achats est une notion assez rcente, qui sest principalement base sur lvaluation de la fonction achats et sur celle des achats de matires premires. En effet, ce type dachats est souvent considr comme la source dconomie la plus importante et les modles leur sont proprement adapts. Depuis peu se pose la question de la performance des achats de frais gnraux. Ce type dachats a t jusqu prsent beaucoup moins reconnu mais lon oublie souvent quil peut galement tre une source dconomies et que ces achats peuvent galement tre optimiss. Avec la prise de conscience ces dernires annes de leur caractre stratgique, les entreprises

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX cherchent rationaliser leurs frais gnraux comme elles lont fait avec leurs achats dits de production. Il ne suffit alors pas dappliquer le modle de mesure de la performance des achats de production aux achats hors production. Ces deux types dachats doivent tre apprhends sparment et ncessitent une problmatique diffrente. Cest pourquoi il convient tout dabord de dfinir prcisment la notion de frais gnraux.

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II

LES ACHATS DE FRAIS GENERAUX II-1 Dfinition, primtres

Les achats de frais gnraux reprsentent en moyenne 10 15% du chiffre daffaires achats des entreprises et cest seulement depuis 1996 que les grandes entreprises ont commenc sintresser ce type dachats. On dnombre une grande varit dappellation : achats de frais gnraux, achats de fonctionnement, achats indirects, achats hors production et achats M.R.O. Dun point de vue acadmique, les frais gnraux reprsentent lensemble des effectifs et des charges non directement affectables aux produits et services vendus par lentreprise. Plus simplement, ce sont tous les achats qui nentrent pas directement dans la production du bien ou service.

Les achats gnraux sont lensemble des achats support lactivit de lentreprise dont les cots ne sont pas directement incorpors aux prestations ou produits vendus par lentreprise (ex : classification Bossard chez Valo).

Selon la littrature, voici la classification que lon peut tablir : Consommables : Fournitures de bureau, Fournitures bureautique, Fournitures et produits dentretien, Petit outillage, Autres (carburants, combustibles, fluides : eau-gazlectricit-air) Prestations de services techniques : Accueil/tlphonie, Documentation, Imprimerie, Infogrance informatique, Logistique, Maintenance + contrle de scurit (lectrique, incendie, manutention), Nettoyage industriel, Reprographie, Restauration, SAV,

Surveillance / scurit, Transports, Voyages / dplacements, Autres (service courrier, mobilier et quipements des bureaux) Prestations intellectuelles : Assurances, Communication interne, Environnement (audit), Informatique (dveloppement), Juridique, Publicit / promotion, Recherche et dveloppement, Intrim, Investissements : Travaux neufs et agencement, Informatique (hard)

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX II-1-1 Spcificits par rapport aux Achats de Production

Les Achats de Frais Gnraux sont caractriss par de forts cots administratifs, du fait du grand nombre de commandes et de fournisseurs qui leur sont attachs. Nous pouvons dcomposer ses cots moyens dans le tableau suivant (source CSC Peat Marwick paru dans la Lettre des Achats n87 de septembre 2001) :

Cot

moyen

dcompos

dune Impact potentiel dune solution de-procurement

transaction Demande 11 Augmentation de la couverture contractuelle Validation Saisie et envoie de commande A/R commande, suivi de ltat davancement Rception Facturation Paiement Total 13,7 15,4 11 73 Rduction de 50% Rduction de 80% Rduction de 70% -6,8 -12,8 -7,3 -37 3,6 15 3,6 Cot dadministration du rseau Cot rduit zro Rduction de 80% +1,8 -15 -2,7 +5,5

Tableau n2 : Gain escompt grce le-procurement

Grce ce tableau nous constatons galement quun des moyens pour rduire ces cots est lutilisation du e-procurement, cest dire lutilisation par les clients internes de catalogues en ligne comprenant des articles dont les conditions de prix et les dlais ont t pr-ngocis par lacheteur. En effet, puisque les cots administratifs reprsentent une part trs importante du cot total, les actions de rduction de prix auront dautant plus dimpact si elles touchent cette partie des cots.

Une autre particularit des achats de frais gnraux rside dans la diversit des clients. En effet, les clients pour ce type dachats sont essentiellement les clients internes de lentreprise et font partie de tous les services, contrairement aux achats de production dont le client interne est presque exclusivement la production.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Nous constatons une volution des acteurs participant et grant les achats de frais gnraux. En effet, longtemps raliss par les services gnraux et techniques, les achats hors production impliquent de plus en plus le service achats. Ceci est d au fait que ce type dachats ne ncessite pas de grande connaissance technique et donc chacun ralise les achats pour son propre besoin. Cette inversion de tendance est dune part, due la prise de conscience que de nombreux gains peuvent tre raliss, et dautre part au phnomne dexternalisation qui confre un rle plus stratgique au service achats.

Une des dernires spcificits des achats de frais gnraux est dtre composs dune grande diversit dachats allant des achats simples des achats beaucoup plus stratgiques. Parfois ces achats sont rcurrents do linstauration de contrats cadre.

Ces caractristiques peuvent avoir des consquences quant la mesure de la performance des achats de frais gnraux. Par exemple, les indicateurs de satisfaction des clients internes seront plus importants pour ce type dachats au vu de la diversit et du nombre dacteurs qui consomment des frais gnraux dans une entreprise. De mme, les sources dconomies ne seront pas les mmes pour ce type dachats que pour les achats de production, puisquelles sont la plupart du temps centres sur la rduction des cots administratifs.

II-1-2 Difficults

Il nexiste aucun standard sur les frais gnraux mais une segmentation spcifique pour chaque entreprise. Parfois achats de production et achats de frais gnraux se regroupent. Chez CATERPILLAR, la peinture (pour les btiments) et lhuile (pour les machines-outils) font parties des achats indirects. Or ces deux produits sont galement utiliss en production notamment pour peindre les tracteurs par exemple. Nous constatons finalement quil nexiste pas une classification fige de ce type dachats et quil existe par consquent un impact au niveau organisationnel.

Concernant la mesure de la performance, il est difficile de trouver des indicateurs fiables pour les Achats Hors Production. En effet, la performance ne se mesure pas seulement en terme de productivit mais aussi en terme de qualit, de suivi et de service aprs-vente, difficilement quantifiable (par exemple pour valuer la satisfaction concernant du personnel de la caftria). 18

DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Nanmoins des tableaux de bords spcifiques existent dans certaines entreprises mais ceux ci ont gnralement t calqus sur les outils issus des achats de production. La productivit Frais Gnraux -conomie en pourcentage -achats rcurrents (contrats, communications ouvertes) + achats ponctuels La productivit Investissements -conomie en pourcentage -toutes commandes dinvestissement Le nombre de fournisseurs hors production ayant factur sur lanne La couverture achats : pourcentage achats hors production sous contrle achat /total des achats hors production

A partir des diffrentes entreprises sondes lanne dernire sur les achats de frais gnraux, on saperoit que le taux de couverture est quasi total pour les consommables industriels, prestations de services techniques, prestations de frais gnraux, investissements et divers. Par contre, sur les prestations intellectuelles de services, le taux de couverture est faible. En outre, les achats de frais gnraux sengagent de plus en plus vers des dmarches du type re-engineering pour lensemble de leurs filires. De plus, ils souhaitent terme rcuprer les achats de biens et de services souvent dvolus aux utilisateurs et/ou prescripteurs.

La classification des achats nest pas trs prcise : par exemple, on ne sait pas exactement ce quil y a dans le compte frais gnraux et de communication (les frais gnraux sont souvent considrs comme une case fourre-tout ). Il y a trs peu de dtails sur la rpartition des achats dans les comptes des entreprises. La notion de frais gnraux est trs vague.

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II-2

SYNTHESE

Les Achats de frais gnraux sont en plein dveloppement. La plupart des grandes entreprises ont pris conscience du caractre stratgique de cette composante achats, puisquelle garantit directement le fonctionnement gnral de lentreprise. Cest bien dans cette optique que les services dachats gnraux dpendent de plus en plus de la Direction Gnrale des entreprises et que le primtre de couverture Achats ne cesse de slargir.

A prsent, il est important de mettre en place un systme de mesures de performance dans ce domaine pour permettre de prendre des dcisions pertinentes et adquates pour dboucher sur laction.

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III

METHODOLOGIE / DEMARCHE DE RECHERCHE

Lobjet de cette tude est danalyser les systmes mis en place au sein des entreprises pour mesurer la performance dans les achats de frais gnraux. Si des tudes ont dj t ralises sur la mesure de performance dans les achats, elles ne se sont jamais centres uniquement sur les achats de frais gnraux. Ds lors notre dmarche ne peut prendre la forme dune tude statistique. Elle consiste plutt en une premire approche dans le but de mettre en vidence les problmatiques relatives ce sujet. Les premiers rsultats pourront tre la base de llaboration dun questionnaire plus prcis exploitable pour une tude statistique. Nous avons donc dbut notre tude par une premire recherche bibliographique axe dune part sur la mesure de la performance et dautre part sur les achats de fais gnraux. Au vu de premires conclusions de ces recherches, il nous est apparu utile dans un premier temps de dvelopper les diffrentes notions de performance et de frais gnraux qui diffrent fortement dune entreprise lautre en fonction de son secteur, de sa taille, de la maturit de son service achats, etc. Ainsi seules les grandes entreprises ont t prises en compte lors de cette tude. La dmarche adopte a t la suivante : dans un premier temps, un guide dentretien a t labor. Quatre thmes permettant de cerner notre tude sont dvelopps dans ce guide dentretien et ont permis de construire un premier questionnaire qui sera envoy aux entreprises slectionnes. Celui-ci permettra dune part de slectionner les entreprises intressantes en matire de mesure de la performance dans les achats de frais gnraux et dautre part dorienter les entretiens avec les entreprises retenues

III-1 Le guide dentretien

Cette seconde tape sest appuye sur les rsultats de la recherche bibliographique qui nous ont permis dorienter notre guide vers les points qui nous semblaient essentiels. Que ce soient des questions rcurrentes notre sujet ou dordre plus organisationnel, ce guide dentretien sest voulu tre le plus exhaustif possible du moins dans les domaines abords. Le guide dentretien est compos de quatre parties et chaque question est accompagne de plusieurs rponses possibles.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Il nous est dabord paru important dans un premier temps, de cerner le problme dans le temps et de connatre lhistorique de la mise en place des outils de mesure de la performance. Cet historique permet de mieux situer le systme mis en place dans un contexte qui peut tre propre lentreprise (changement de direction gnrale, nouveau directeur achat, etc.). Loriginalit du systme peut-tre, dans le sens o il concerne des achats de frais gnraux, preuve dune certaine maturit de la fonction achats au sein de lentreprise.

Dans un deuxime temps nous avons voulu connatre les objectifs qui accompagnent la volont de mettre en place un systme de mesure de la performance. De ces objectifs dpendront la forme que prendra le systme de mesure mais aussi son contenu. Si le systme de mesure de la performance sinscrit dans une politique gnrale essentiellement axe sur la rduction des cots, les critres de mesures de la performance seront essentiellement axs sur les rsultats de chaque acheteur alors quune politique visant dmontrer la valeur du service achats dans lentreprise insistera sur la satisfaction des prescripteurs internes et mettra en avant les rsultats de lensemble des acheteurs du service achats. Un systme de mesure de la performance peut galement tre utilis comme un outil de motivation. Ainsi la connaissance prcise des objectifs rels du systme de mesure de la performance permettra de poser les bonnes questions et daller plus en profondeur dans notre analyse.

Une fois ces premires questions poses, la troisime partie concernera les outils et indicateurs mis en place. Cette partie permettra de mettre en vidence les caractristiques de la mesure de la performance dans les services achats mais galement de voir si des critres de mesure appartenant dautres familles dachat ou encore dautres fonctions peuvent tre appliques pour les achats de frais gnraux. La frquence de prsentation des rsultats ou de remise jour des outils de mesure de la performance peut galement tre rvlatrice des rels objectifs de la mise en place de cet outil de mesure de la performance et un rapprochement avec les premires questions doit tre possible ce niveau l de lentretien.

Enfin lefficacit dun systme de mesure de la performance, notamment dans les achats de frais gnraux ou peu de choses ont t faites dans ce domaine, rside dans la remise en cause permanente des outils utiliss et des critres de performance utiliss. Les rflexions critiques des acheteurs interrogs source damlioration nous permettront lors de lentretien dentrevoir les orientations venir des systmes mis en place.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Une premire version de ce guide dentretien a t soumise la fois aux tuteurs de recherche collective et aux participants de la recherche appartenant la formation continue. Les suggestions ont ensuite t intgres dans le guide dentretien.

III-2 Le questionnaire
Ce questionnaire avait deux objectifs. Dabord rcolter des informations gnrales sur les entreprises et la fonction achats dans ces entreprises. Ensuite, il permettait de slectionner les questions pertinentes contenues dans le guide dentretien poser lors de lentretien. Pour tre efficace et avoir un maximum de retour, ce questionnaire ne devait pas tre trop long. Une seconde version a du tre ralise pour rpondre cet objectif et pour slectionner judicieusement les questions pour dune part nous permettre de recueillir le maximum dinformation et dautre part susciter lintrt de la personne interroge. De plus il se devait dtre facilement et rapidement rempli. Cest pourquoi nous avons choisi de lenvoyer sous forme lectronique et, pour chaque question, une srie de rponse est propose lacheteur qui na plus qu cocher la rponse le concernant (utilisation de Visual Basic). Une fois rempli, le questionnaire pouvait tre retourn par mail. Le questionnaire a t structur en quatre grandes parties. La premire concerne lentreprise en gnral : chiffre daffaires, effectifs, etc. La deuxime partie concerne la personne interroge. Lorganisation achats ainsi que la place des achats gnraux dans cette organisation est dcrite dans la troisime partie et la dernire partie permet dobtenir une description sommaire du systme de mesure de la performance mis en place. Chaque questionnaire est accompagn dune lettre dintroduction qui mentionne le cadre dans lequel est effectue ltude (cadre universitaire) et dfinit les rgles de diffusion de lenqute. Par ailleurs, pour des soucis de confidentialit, certaines informations peuvent ne pas tre mentionnes dans le texte mais contribuer la rflexion sur le sujet. Certaines entreprises peuvent ne pas tre mentionnes galement. Il est galement prcis que chaque participant ltude pourra recevoir un exemplaire du rapport final. La lettre dintroduction cite les noms des tudiants en formation initiale et les cadres en formation continue en charge de lenqute.

III-3 Lentretien

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Aprs rception des questionnaires et analyse des rponses, les acheteurs sont recontacts pour un entretien afin de dvelopper les rponses en suivant le guide dentretien ralis. Les entretiens peuvent tre physiques ou tlphoniques et un dictaphone pour enregistrer lentretien peut tre employ. Les entretiens sont ensuite retranscrits de manire crite et envoys au cadre de la formation et une synthse de ces entretiens permettra den dgager les ides principales pour constituer un tat des lieux de la situation existante en matire de mesure de la performance dans les achats de frais gnraux. Dautre part cette synthse permettra galement de cerner la tendance actuelle et dentrevoir les volutions possibles.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

IV. SYNTHESE DES ENTRETIENS IV.1. Analyse quantitative des rsultats :

IV-1-1 Part des achats frais gnraux dans les achats totaux :

La part des achats frais gnraux dans les achats totaux des entreprises industrielles (hors secteur bancaire) interroges oscille entre 22% et 38%. Lcart sexplique en partie par des diffrences de segmentation achats. Prenons quelques exemples : les achats demballages sont considrs par certains comme des achats de production et par dautres comme des achats de frais gnraux. certains fournisseurs entrent dans deux catgories : achats de frais gnraux (consommables de production, maintenance) et achats de biens dquipements. Lentreprise considre alors le chiffre dachats le plus important et laffecte soit aux achats de frais gnraux, soit aux achats de biens dquipements.

Part des achats Frais Gnraux dans les Achats totaux

100%

100% 80% 60% 40% 20% 0%

9% 22% 24% 25% 31%

38%

VALEO IDA SCHNEIDER

HEULIEZ

SOMFY

SIEMENS

CARBONE LORRAINE

CREDIT LYONNAIS

Figure 1 : part des achats frais gnraux dans les achats totaux

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX IV-1-2 Part des effectifs ddis aux achats frais gnraux dans les achats totaux :

La part des effectifs ddis aux achats frais gnraux dans les achats totaux des entreprises interroges oscille entre 9% et 32%. Lcart sexplique encore une fois, par ce que les entreprises englobent dans la notion dachats de frais gnraux, mais aussi par la volont du management de dployer au sein de leur stratgie achats globale une task force sur les achats de frais gnraux.

Part des effectifs ddis achats Frais Gnraux dans les effectifs achats

100% 80% 60% 40% 20% 0%

9% 14% 20% 21% 23% 32%

CARBONE LORRAINE

VALEO IDA

SOMFY

HEULIEZ

SIEMENS

CREDIT LYONNAIS

Prenons lexemple de CARBONE LORRAINE : 9% des effectifs achats ddis aux achats de frais gnraux, soit une personne. La mission que sest fix le responsable des achats nouvellement arriv consiste justement revoir compltement la stratgie achats notamment en terme de frais gnraux ainsi qu mettre en place un systme de mesure de la performance inexistant jusquen fin 2001. Cette dmarche a reu lintrt de sa Direction Gnrale. A loppos, chez SIEMENS, la fonction achats frais gnraux semble plus mature. Le systme de mesure de la performance est en place depuis environ 15 ans et a fait lobjet de benchmarking auprs dentreprises telles que IBM, HP. La Direction Gnrale est trs implique et sinforme mensuellement de la performance des achats frais gnraux.

Figure 2 : part des effectifs ddis achats frais gnraux dans les effectifs achats

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

Comparaison Part des achats FGx dans les achats totaux et effectifs ddis
100% 80% 60% 40% 20% 0%
20% 14% 24% 21% 25% 20% 31% 23% 38% 9% 32% 100%

VALEO IDA

HEULIEZ

SOMFY

SIEMENS

CARBONE LORRAINE

CREDIT LYONNAIS

Part des achats FGx

Effectifs ddis

Tentons une comparaison entre la part des achats frais gnraux dans les achats totaux et les effectifs ddis :

Figure 3 : comparaison entre la part des achats frais gnraux dans les achats totaux et les effectifs ddis

Hormis deux entreprises, la majorit des entreprises interroges ont affect presque autant de ressources que leur montant dachats frais gnraux. Un des facteurs explicatifs est sans doute la multitude de familles dachats diffrentes petits volumes grs (administrs) par les acheteurs frais gnraux. Nous navons pas eu dinformations suffisamment prcises pour confirmer cette hypothse. Juste pour information, nous avons bauch une comparaison des achats de production dans les achats totaux et les effectifs ddis. Nous avons exclu le CREDIT LYONNAIS qui na pas dachats de production. Cette comparaison est considrer avec prcaution, car les entreprises interroges ont peut-tre mis dans leurs achats de frais gnraux certains achats de biens dquipement ou linverse, ces achats de biens dquipements figurent, par dduction, dans le montant total dachats.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

Comparaison Part des achats de production dans les achats totaux et effectifs ddis
80% 86% 91% 69% 77% 62%

100% 80% 60% 40% 20% 0%

76% 79%

75% 80%

VALEO IDA

HEULIEZ

SOMFY

SIEMENS

CARBONE LORRAINE

Part des achats Production

Effectifs ddis

Figure 4 : comparaison entre la part des achats de production dans les achats totaux et les effectifs ddis

IV-1-3 Segmentation achats :

Toutes les entreprises interroges se dclarent dune segmentation achats base galit sur la technologie et les produits. Aucune segmentation nest par exemple effectue selon un critre gographique.

IV-1-4 Place des achats frais gnraux dans lentreprise :

Les achats de frais gnraux sont majoritairement considrs comme une famille dachats parmi dautres. Seuls SIEMENS et SCHNEIDER ont mis en place une organisation diffrencie avec un management distinct. Chez VALEO, un Directeur Frais Gnraux et Investissements dpendant du Directeur Achats Groupe a t nomm au niveau Groupe il y a quelques mois, afin dacclrer les actions de rduction de cots par lintensification de la globalisation des volumes auprs dun nombre de fournitures restreints. Les principaux outils utiliss taient le dveloppement des contrats-cadres et la mise en place de catalogues on-line.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX IV-1-5 Elments de la stratgie achats en termes de frais gnraux :

Les axes prioritaires de la stratgie dachats frais gnraux ressortent selon le classement suivant : 1. Rduction des cots (les 7 entreprises interroges) 2. Flexibilit 3. Globalisation des achats 4. Rduction du panel fournisseurs Seul SIEMENS a plac en 3me et 4me axes : le dveloppement de politiques dexternalisation et le dveloppement de relations partenariales. Cet tat de fait tend dmontrer que les achats de frais gnraux sont toujours considrs comme un poste de dpenses important, non optimis tant en terme de ngociations quen terme de service envers les clients internes. Ils se situent au mieux majoritairement en phase 2 et 3 de la classification tablie par De Weele : approvisionner, tre efficace en matire administrative, raliser des rductions de cots, cest dire servir le client interne.

Chez VALEO , deux seuls critres sont pris en compte :

le pourcentage de rduction des cots vs lanne prcdente qui peut tre agrg au niveau Division, Branche, Groupe vs lanne prcdente

la rduction du nombre de fournisseurs

Ces deux objectifs sont les deux objectifs stratgiques principaux fixs galement aux achats de production. Nanmoins, les rgles de dfinition et de mesure, linverse des achats de production nont pas t tablies en liaison avec le contrle financier.

IV-1-6 Systme dvaluation :

Toutes les entreprises ont reconnu possder un systme de mesure de la performance des achats (et des acheteurs) de frais gnraux diffrent de celui utilis pour les achats de production.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

IV-2 Analyse qualitative des rsultats :

IV-2-1 Notion de client interne :

La notion de satisfaction du client interne est prpondrante en matire dachats frais gnraux (notamment chez CATERPILLAR qui utilisent des enqutes de satisfaction annuelles). Les achats gnraux sont perus comme une fonction de support. Un acheteur de frais gnraux de SCHNEIDER nous a confirm ce point de vue : sa mission principale consiste faciliter les demandes des autres services de lentreprise.

IV-2-2 La diversit des intervenants dans lacte dachat :

Les achats de frais gnraux nont pas la matrise du processus achats dans sa totalit : bien souvent, ils interviennent pour valider la commande (signer la DA et envoyer la commande, alors que celle-ci a t dj t transmise au fournisseur) et rgler les conflits fournisseurs dans lexcution de la commande ou lors de litiges concernant les rglements de factures. Dans la plupart des entreprises, en particulier dans les achats techniques ou dinvestissement, lutilisateur a un rle prpondrant dans la dcision car il possde lexpertise technique. Lacheteur frais gnraux nest pas associ en amont la ngociation. Cest le fournisseur proposant la meilleure solution technique qui est choisi par le technicien, qui, dans

lhypothse la plus favorable, laisse le dossier lacheteur frais gnraux pour finaliser les autres aspects du dossier : prix et conditions de paiement, garantie, assurance etc ce qui lui laisse peu de latitude de ngociation vis vis du fournisseur , ce dernier sachant que laffaire est dj dans le sac. Une autre consquence est la cration de liens privilgis entre utilisateur et fournisseur. Entre un technicien et son fournisseur qui comprend et rpond ses attentes, il y aura une connivence dont lacheteur frais gnraux est exclu .

IV-2-3 La valorisation des conomies

Le primtre achats frais gnraux tant large, il apparat difficile de valoriser toutes les conomies engendres. La performance achats tend se confondre avec la performance de lacheteur au moment de lentretien annuel sur son primtre et ne permet pas aisment de mesure statistique globale consolide chiffre de la fonction. 30

DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX VALEO a tent de contourner la difficult en mettant en place un systme bas sur les baisses obtenues en pourcentage vs une base de rfrence annuelle fixe (montant de lanne prcdente sur une famille ou un segment ou montant budgt). Ces conomies sont consolides au niveau Division, Branche, Groupe.

IV-2-4 La mesure de la performance des achats

Elle est plus souvent initie par le directeur achats ou le responsable achats de frais gnraux afin dacqurir une meilleure matrise de son primtre et de vendre la performance en mme temps que sa fonction. La mesure de la performance se limite gnralement la notion de cost reduction (en gnral 10% par an) et de cost avoidance . Cette dernire est (culturellement !) absente chez VALEO : un acheteur qui vite une hausse de prix ne fait que son travail a minima : il ne sagit pas dune performance. Chez SOMFY, on mesure galement en % du chiffre dachats hors production totale, le niveau de la couverture achats couverts par les achats.

IV-2-5 La mesure de la performance de lacheteur :

Souvent, lacheteur sauto-value Certains gains sont effectus par les clients internes lors des demandes de devis aux fournisseurs (par exemple) ou lors de runions techniques et ne devraient pas se retrouver dans les conomies du portefeuille de lacheteur. Mais comment contrler ? Certaines entreprises mais cest semble t il extrmement marginal offrent un systme de prime proportionnelle au rsultat atteint et index sur la rmunration mensuelle, tout en reconnaissant les limites du systme pour la raison nonce ci-dessus.

IV-2-6 Le contrle financier :

Le contrle financier nest pas impliqu dans le contrle de la mesure de la performance des achats de frais gnraux. Celui-ci ne sintresse aux frais gnraux quen cas de ncessit de rduction drastique rapide des cots. En vitesse de croisire , les gains vs budget allous raliss par les acheteurs frais gnraux sont aussitt affects par les responsables concerns dautres dpenses. Le contrle financier nintervient quen cas de dpassement de budget.

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V. PROPOSITION DUNE METHODOLOGIE : Axes damliorations V.1. Recenser lexistant :

Cette premire tape consiste analyser lorganisation grant les activits lies aux frais gnraux : Segmentation : identification des activits et tches, Enjeux : identification des volumes et des objectifs, Ressources : identification des moyens humains, financiers et techniques existants et/ou pourvoir, Primtre : analyse des achats de frais gnraux non couverts par la fonction achats (absence ou mconnaissance des procdures, frustrations lies des procdures achats inefficaces ou trop bureaucratiques, chasse garde historique comme par exemple le recours aux entreprises dintrim ou aux chasseurs de ttes par les services du personnel ou lgitime par le contrle financier quand il sagit dassurances) , analyse des procdures et des contrles Organisation : identification du dispositif dorganisation - organigramme, dfinition de poste, formation , pouvoirs dengagement, etc Etablissement dindicateurs de cot pertinents (cost drivers) en fonction de

lorganisation, dfinition et mise en place des units doeuvre pour chaque activit, rcolte de linformation mtrique et des cots associs. Ex : lactivit reprographie peut tre mesure comme suit : son inducteur est le volume dactivit et son unit doeuvre, le nombre de copies.. Evaluation du systme dinformation : il sagit de ne pas crer de doublons ou de veiller ce que les informations puissent tre dverses dans une application spcifique frais gnraux sans ressaisies de donnes.

V-2 Hirarchisation des performances mesurer :

La dmarche initiale consiste re-segmenter (si ncessaire) les familles dachats frais gnraux en tenant compte de leur impact financier et de lindice de risque quelles constituent afin de tenter de positionner chaque famille dans la matrice Achats.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX V-2-1 1re tape : la classification ABC :

Les objectifs sont de : connatre lenjeu financier de la famille considre hirarchiser le portefeuille achats selon la dpense annuelle Cette classification dgagera pour chaque famille un indice dengagement financier.

V-2-2 Lanalyse des contraintes internes :

Lobjectif est de : hirarchiser les familles en fonction de limportance des contraintes dachats, pour traiter en priorit celles ayant de fortes contraintes dachats

Cette analyse seffectuera selon six dimensions de contraintes dachats ou dexigences internes : technique, service, financire, livraison, relation fournisseur, march aval. Cette analyse dgagera un indice de contraintes dachats internes

V-2-3 La matrice Achats :

La matrice combine les deux indices prcdemment cits.

Engagement financier

ACHATS LOURDS

ACHATS STRATEGIQUES

ACHATS SIMPLES

ACHATS RISQUES

Contraintes internes (risques) Schma n1 : matrice des achats

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Chaque famille dachats frais gnraux sera ensuite place dans la catgorie dachats approprie. Ltape suivante consiste dfinir pour chaque type dachats (stratgiques, risqus, lourds et simples), la stratgie dachats et les systmes de mesure de la performance adquats.

V-3 Les outils

Le traitement des donnes recueillies a pour objet de faire ressortir les axes de progrs. Quelques exemples techniques peuvent tre utilises dans un programme de rduction des frais gnraux : Lanalyse de la valeur permet de dcomposer chaque activit des frais gnraux en fonctions primaires. Celles-ci seront analyses de manire identifier la valeur cre pour lorganisation en accord avec ses besoins ainsi que la structure de cot associe chaque fonction. Aprs comparaison de ces cots dans le march, des actions pourront tre dfinies (suppression de certaines fonctions non demandes par lorganisation, apport de nouvelles fonctions, dcisions de faire en interne ou dexternaliser, etc.). Le Zero Base Budgeting est une technique plus labore que la prcdente. Trois niveaux de service sont dfinis (minimum moyen maximum), avec comme niveau moyen le niveau dattente de lorganisation. Le top management dfinit, un niveau budgtaire pour chaque activit. Cette technique permet de remettre zro les activits des frais gnraux. Le problme sera dviter des niveaux de service trop bas, ce qui ne pourra se faire que si la validation des dcisions est prcde dun dialogue entre les intresss. Le Kaizen : le concept de Kaizen qui signifie "amlioration" en japonais, attitude et mthode de management du changement amlioration par petits pas est issu de lassurance qualit et sapplique aux produits existants. Il fait de la gestion des hommes, le coeur de la dynamique productivit-qualit, c'est--dire, associe l'efficacit

organisationnelle l'amlioration permanente de la qualit et de la productivit. La stratgie Kaizen repose sur trois piliers principaux: un systme de suggestion (partage de l'information), la discipline et l'introduction de la notion de clientle l'intrieur de l'entreprise. Elle s'appuie sur une boucle rtroactive " amlioration - normalisation " issue 34

DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX de la boucle de Deming (Plan, Do, Check, Action) et porte principalement sur la notion de qualite, transversale l'entreprise. Le benchmarking :

Certaines socits se sont spcialises dans laudit des frais gnraux, la comparaison par rapport leurs propres benchmarks des familles dachats et la proposition dactions mener. Mene de faon ponctuelle sur certaines familles, cette dmarche peut permettre aux responsables de frais gnraux de se positionner sur leur performance et dacqurir de linformation sur les pratiques des autres socits. Cette dmarche nanmoins exige modestie et transparence.

V-4 La dfinition dun programme de matrise des frais gnraux :

Ce programme identifiera les leviers de rduction des cots utiliser pour les diffrentes activits. Des cahiers des charges devront tre dfinis pour permettre les rengociations de contrats.

Les leviers de rduction de cot des achats gnraux sont de diverses natures: la rduction du prix le cost avoidance : refus de hausse de prix centralisation des achats voire mise en place de centrales dachats rduction des frais de gestion des commandes du fournisseur diminution du nombre global de fournisseurs la rduction des frais de gestion des achats : e-procurement , standardisation des commandes, change lectronique des donnes, contrats-cadres, systme dinformation intgr ERP, rduction des stocks, etc.

V-5 La communication et limplmentation du programme :

Cette implmentation au sein de lorganisation devra saccompagner dun plan de communication robuste . Celui-ci devra tre cibl et se dployer vers toutes les fonctions

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX concernes en rpondant leurs attentes, djouer les rsistances et prvenir les. craintes et les rsistances au changement .

Les arguments : Direction gnrale : potentiel de gains attendus Direction financire : potentiel de gains attendus, amlioration du contrle des cots et des procdures potentiels. Utilisateurs (clients internes) : mme si leur consentement nest pas requis, ce sont ceux dont les rsistances pourront faire chouer le systme. Ils doivent tre impliqus en amont de toute modification de procdure. En leur donnant le sentiment quils ont activement particip lamlioration dun systme, ils se lapproprieront plus aisment.

Elle ncessitera imprativement une phase de test avant implmentation progressive.

En termes de dploiement du binme efficience/efficacit, A Van de Weele prconise le dcoupage suivant en matire de frais gnraux :

AMELIORATION DE LEFFICIENCE ACHAT GENERAUX/CLIENT INTERNE : Rflexion commune afin de rduire le nombre de rfrences par la standardisation : cet aspect na jamais t voqu dans les entretiens Mise en place de procdures clairement dfinies dans la slection des fournisseurs

(Caterpillar avec sa mise en place dune base fournisseurs peut en constituer un exemple) Mise en place de comit achats ou dquipes de projet transverses (en matire dinvestissements importants ou de contrats de services), cest dire favoriser en amont limplication de lacheteur frais gnraux auprs des experts mtiers Amlioration de linformation du client interne par la mise en place de brochures, de bureau dassistance, de formation, damlioration des procdures et systmes

AMELIORATION DE LEFFICACITE OPERATIONNELLE : Meilleure connaissance du march par les acheteurs frais gnraux Meilleure formation des acheteurs frais gnraux

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Diffrenciation tablir entre achats spcifiques et achats de routine : dans le cas de ces derniers, dlguer si possible au client interne Simplification de la procdure de commande par la mise en place de contrats cadre, de solutions E-commerce, de simplification des procdures dautorisation, de contrle rception et demande rglement (la plupart de catalogues lectroniques prvoit cet interface)

V-6 Le suivi et le contrle :

Limplmentation dun tableau de bord : fixation dobjectifs quantifis : rduction de cots, cost avoidance, analyse rapporte aux quantits budgtes afin disoler leffet mix volume critres de satisfaction : enqute, questionnaires, propositions damlioration rythme dfinir : mensuel, trimestriel, annuel validation par le contrle de gestion : ceux ci sintressent particulirement aux rductions de cots dachat, celles qui permettent damliorer en ligne directe le rsultat de lentreprise. La validation de lexpert financier, source externe aux achats, est indispensable puisquelle renforce, crdibilise et affirme auprs de la Direction Gnrale la performance des achats gnraux. Elle peut par exemple tre effectue dans un premier temps de faon macro sur les segments principaux en termes denjeux financiers ramens aux variations du chiffre daffaires sur la priode considre communication vers la direction gnrale, les clients internes et au sein du service achats et achats gnraux plans dactions avec engagements sur les titulaire/responsable dlais en cas de drive et dsignation de

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CONCLUSION :
Pendant une dizaine dannes, les entreprises se sont attaches rationaliser et professionnaliser les achats de production. Elles sintressent dsormais de faon croissante aux gisements dconomies potentielles constitus par les frais gnraux . Nanmoins, dans de nombreuses entreprises encore, ceux ci sont dissmins au sein de lensemble des services rduisant lacheteur un simple rle administratif. Lintroduction de nouveaux outils tels que le-procurement ont dmontr la validit dune prise en charge rationnelle en amont par les services achats - et non plus par les prescripteurs - des frais gnraux. Aujourdhui, la solution e-procurement peut encore progresser, notamment sur laspect statistiques achats (montants dachats par fournisseur, nombre de commandes, ), qui manque encore de convivialit. Laspect mesure de la performance est, pour linstant totalement absent, des outils existants.

De la mme faon, laccroissement de la gamme des prestations connexes leur offre produit que les entreprises proposent dsormais leurs clients pour se diffrencier devrait favoriser cette implication des directions gnrales dans la mise en uvre dune politique de professionnalisation des achats de frais gnraux. Llaboration de systmes de mesure de la performance, en adquation avec lenvironnement et les objectifs spcifiques chaque entreprise ncessite une attention particulire car elle servira de support la mise dune dmarche novatrice, qui aura pour objectif de modifier les comportements de chaque acteur de lorganisation.

La mesure de la performance des achats de frais gnraux, manque certainement de rflexion (peu douvrages ont effectivement trait ce sujet), mais notre recherche collective met en exergue le faible intrt que les directions gnrales porte encore ce sujet et chacun sait que sans implication du top management, les progrs demeurent longs, voire inexistants.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Mesure de la performance des Achats , DESMA/96-15 Mise en place dune mesure de la performance dans une PME industrielle : le tableau de bord , DESMA 26/01-03

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

ANNEXES

Lettre daccompagnement Questionnaire prliminaire Guide dentretien Tableau rcapitulatif des questionnaires / entretiens

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

Nom de la socit Mr , Mme Adresse

Programme DESMA

Grenoble, le 19/02/03 Objet : Mesure de la performance dans les achats de frais gnraux

Madame, Monsieur,

Comme les annes prcdentes, les cadres de la fonction achats et les futurs professionnels prparant le DESS de Management de la fonction Achats (DESMA) ont raliser un travail de recherche collective qui est partie intgrante de leur formation, au mme titre que le mmoire individuel. Parmi les six thmes proposs cette anne, un groupe a choisi de mener un travail de rflexion et denqutes sur le thme particulier de la mesure de performance dans les achats de frais gnraux, problmatique qui prend une importance grandissante dans les entreprises. Les achats hors production suscitent une gestion et des techniques dachat particulires, mme si en pratique elles sont souvent calques sur celles des achats de production. Il en est de mme pour lvaluation de la performance. Souvent, les outils de suivi et danalyse des performances du service achats et de lacheteur sont utiliss indiffremment pour les deux types dachats. Il est alors intressant de se demander en quoi un systme de mesure de la performance propre aux achats de frais gnraux peut savrer plus efficace. Lapproche retenue met tout particulirement laccent sur les systmes de mesure des performances du service achats et ceux de lacheteur, dvelopps dans des entreprises de diffrents secteurs.

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Dans un premier temps, notre enqute est fonde sur un questionnaire prliminaire qui nous permettra de connatre votre organisation achats et votre approche de la mesure de la performance achats. Celui-ci nous servira de base pour la deuxime phase de lenqute, qui se droulera sous forme dentretiens et consistera en une tude plus approfondie des systmes dvaluation des acheteurs eux-mmes ou des services achats. La seconde phase se droulera sous forme dentretiens et consistera en une tude plus approfondie des systmes dvaluation des acheteurs eux-mmes ou des services achats. Nous esprons que votre entreprise pourra nous faire part de son exprience en la matire en accueillant deux membres de notre quipe de recherche. Ce faisant, elle bnficiera dun retour ultrieur dinformation sachant que les donnes collectes seront considres comme confidentielles et que les rsultats ne seront prsents que de manire anonyme.

Dans lattente de votre rponse, nous vous prions dagrer, Madame, Monsieur, lexpression de nos salutations distingues.

Membres de lquipe :

Formation continue Valrie Bocquet Martine Cardot Bertrand Blampey Julien Curtal

Formation initiale

Anne ChrtienSabine Mutschler Damien Poujol Reza Redjem-Chibane

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Mesure de la performance achats dans les achats gnraux Guide dentretien

1. HISTORIQUE ET MISE EN PLACE : Qui a t lorigine de la mise en place dun systme de mesure de la performance ? Quelles taient ses attentes ? Sest elle inspir dun modle existant ?

Quel a t lvnement dclencheur (volont de dveloppement, ralentissement de lactivit conomique, perte de parts de march, exigences accrues des clients,)

Avez-vous t appuy dans votre dmarche au sein de lentreprise ? si oui, par qui ?

Qui a mis en place les systmes de mesure (acheteurs, consultants, ) ?

Est-ce que dautres services ont t mobiliss pour la mise en place du systme(services informatiques, qualit, )?

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Est-ce que dautres services ont profit de cette initiative pour galement mettre en place un systme de mesure de la performance ?

2. OBJECTIFS DE LOUTIL DE MESURE DE LA PERFORMANCE : Qui est valu ?

Lacheteur lui-mme

Le service achats

Les procdures achats

Qui mne lvaluation (est-ce lacheteur lui mme, le directeur achats, les autres services de lentreprise)

Dans quels buts mesurez-vous la performance dans les achats gnraux ? Gnrer des conomies Dvelopper le poids des achats dans lentreprise / dmontrer la valeur ajoute des achats dans lentreprise disposer dun outil de motivation pour les acheteurs (systme de rcompenses) permet la comparaison interne-externe

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX laborer le plan stratgique de la fonction achat (pilotage) le systme de mesure peut-il permettre de mettre en place un systme de rmunration en fonction des rsultats limage de celle des commerciaux : partie fixe et partie variable ? si oui, comment chiffrer cette partie variable ?

3. OUTILS DE MESURE ET INDICATEURS : Quels outils sont utiliss dans le but dvaluer les performances achats gnraux ? Pouvez-vous nous en soumettre un exemplaire (vierge ou non) Tableau de bord Indicateurs de rsultats et de pilotage Plan daction et suivi Rapport dactivit des acheteurs Compte rendu des visites fournisseurs Audit du service achats Questionnaire de satisfaction des clients internes Questionnaire de satisfaction du personnel Entretien dapprciation annuel du personnel

Y a-t-il une procdure spciale suivre lors de lvaluation ?

Pouvez-vous dtailler les indicateurs prsents dans les outils de mesure ? (ex : Tableau de bord : Prix dachats, Drive de prix dachats, Qualit technique (respect du cahier des charges) et qualit de service de la production, dlai dapprovisionnement)

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

A quel moment est mene lvaluation ? ( chaque acte dachat, lors de runions rgulires, au moment de llaboration dun plan stratgique)

Quand sont prsents les rsultats ? (runion danimation spcifique sur la performance, reporting mensuel, entretiens individuels)

Quelle est la frquence de remise jour des outils de mesure de la performance ? (mensuelle, annuelle)

Quels sont les facteurs susceptibles dinduire un changement de ces indicateurs de mesure de la performance ? (le march (environnement extrieur), une nouvelle organisation achats ou de lentreprise, changement de politique)

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX 4. VISION CRITIQUE DE LOUTIL MIS EN PLACE : Pertinence des indicateurs de mesure des achats gnraux :

pensez-vous que ceux-ci sont adapts ce type dachats ?

Trouvez-vous les valuations parlantes ?

Des actions correctives ont-elles t mises en place la suite de ces valuations ?

Si le systme dvaluation est le mme que celui utilis pour les achats de production : trouvez-vous que ce systme est adapt ? Voulez vous en changer ?..

Les rsultats de cette valuation sont-ils rellement utiliss ?

Lvaluation est-elle systmatique ?

Quels sont les points que vous jugez utile de modifier (sil y a lieu) ?

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DESMA RECHERCHE COLLECTIVE 2002 PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX Quel est le degr de satisfaction des utilisateurs : utilit du systme, facilit dutilisation, pertinence des critres utiliss, etc.

Trouvez-vous que ce systme soit facile dutilisation ?

Les rsultats obtenus sont ils facilement exploitables ?

Sparer lvaluation de lacheteur de manire individuelle de celle du service achats

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MESURE DE LA PERFORMANCE DES ACHATS DE FRAIS GENERAUX

Une enqute des tudiants du DESMA auprs de Dirigeants dAchats

Les renseignements contenus dans ce questionnaire sont strictement confidentiels. Ils ne serviront qu des fins de recherche et feront lobjet dun traitement global vous assurant, ainsi qu votre entreprise, un complet anonymat. Pour tout renseignement complmentaire vous pouvez nous contacter par e-mail.

Les achats de frais gnraux prenant une place grandissante dans les entreprises, il est primordial de savoir valuer leur performance pour une optimisation de ces achats. 1. QUESTIONS GENERALES SUR LENTREPRISE : Chiffre daffaires total : Effectif total : Chiffre daffaires achat : Effectif total achats : Chiffre daffaires des achats gnraux : Effectif ddi aux achats gnraux : Secteur dactivit de lentreprise :

2. VOTRE FONCTION : Pouvez-vous indiquer laquelle des dfinitions suivantes votre statut se rapproche-t-il le plus ?
Direction centrale des achats d'un groupe Direction des achats gnraux Chef du service achats d'une filiale ou d'une division Responsable achats spcifiques Autres responsabilits (Prcisez)

3. L ORGANISATION ACHATS : 3.1. Selon quels critres vos achats sont-ils segments ?
Gographique Par technologie Par produit Matricielle (combinaison de plusieurs critres) Autre (prcisez) 51 1