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SUMRIO
1. O que , e o que pretende a identificao permanente dos fardos .......................................................... 4 1.1. Modelo Adotado ............................................................................................................................... 4 1.2. A Etiqueta ......................................................................................................................................... 4 1.3. Utilizao da Etiqueta ....................................................................................................................... 6 2. Passos para Cadastro e acesso do SAI..................................................................................................... 7 2.1. 1 Passo Cadastro de algodoeira na GS1 e obteno do prefixo (9 dgitos) ................................. 7 2.2. 2 Passo - O Cadastro de algodoeira no SAI ..................................................................................... 8 3. A Associao Estadual ........................................................................................................................... 8 4. A Algodoeira/Usina cadastrada ............................................................................................................. 9 5. A Grfica credenciada............................................................................................................................ 9 6. Dvidas possveis ................................................................................................................................ 10 6.1. Quais so os benefcios da Utilizao de Etiquetas pelo SAI? ........................................................ 10 6.2. Quais as mudanas necessrias para implementao?.................................................................. 10 6.3. Como ser a numerao dos fardos? ............................................................................................. 10 6.4. Como a duplicidade de nmeros ser evitada? ............................................................................. 11 6.5. O que acontece se mesmo assim houver duplicidade? ................................................................. 12 6.6. Como garantir que no haver fraude no sistema por usina no cadastrada? ............................. 12 6.7. O comerciante poder se beneficiar do nmero do fardo? ........................................................... 12 6.8. Quem fornece as etiquetas?........................................................................................................... 12 6.9. Existem exigncias legais para a identificao do fardo? ............................................................... 13 6.10. Pode um usurio inventar sua prpria etiqueta? ......................................................................... 13 6.11. Onde posso obter maiores informaes? .................................................................................... 13 6.12. Qual o investimento necessrio para entrar no processo? .......................................................... 13 6.13. Que desvantagem ter a algodoeira em no adotar o mtodo? ................................................. 14 7. Utilizando o SAI ................................................................................................................................... 14 7.1. Aquisio de senha e Login............................................................................................................. 15 7.2. Tela Principal................................................................................................................................... 15 7.3. Perfil Administrador........................................................................................................................ 16 7.4. Perfil Algodoeira ............................................................................................................................. 16 7.4.1. Inserir Pedidos de Etiquetas ........................................................................................... 19 7.4.2. Edio de Dados do Pedido ............................................................................................ 27
7.4.3. Cadastrar ocorrncias sobre a utilizao de etiquetas ................................................... 29 7.5. Perfil Grfica ................................................................................................................................... 32 7.5.1. Acesso ao Sistema e atualizao de dados ..................................................................... 32 7.5.2. Visualizar etiquetas autorizadas e registrar envio de material ...................................... 33 7.6. Perfil Estadual ................................................................................................................................. 37
ANEXO I - Processo de cadastro na GS1 Brasil para obteno do prefixo com 9 dgitos. ... 38
Obs: Sujeito revises peridicas. Devido alterao da composio do cdigo de barras, todo o manual foi reformulado.
1.2. A Etiqueta
O formato aprovado para 2011 especifica os componentes mnimos de qualidade, que so necessrios para a identificao e comercializao do fardo. A maioria das algodoeiras j possui programas computadorizados para, uma vez informado o nmero, fornecer todas as caractersticas adicionais como peso, nome da usina, produtor e dados da classificao.
A figura abaixo descreve e explica o que significa cada nmero e o conjunto deles. Para que a rastreabilidade seja possvel, necessrio que o cdigo seja lido como um todo, incluindo o dgito verificador.
C A F
E B D
A. O tipo de cdigo na classificao da GS1 Brasil que informa aos leitores ticos a composio de 20 dgitos do cdigo de barras (2 primeiros dgitos); B. O dgito de extenso que identifica se a algodoeira matriz ou filial (1 dgito); C. O prefixo GS1 Brasil da Algodoeira /matriz (9 dgitos); D. O nmero da prensa que produziu o fardo (1 dgito); E. O serial de identificao do fardo (6 dgitos); F. O dgito verificador (1 dgito), calculado de acordo com a frmula do tipo de cdigo de barras EAN/128. Vale lembrar que a etiqueta permanecer no fardo at que ele atinja o comprador final que passar a ser o responsvel pela identificao do fardo a partir desse momento. O sistema assegurar que no haver dois fardos com o mesmo nmero em uma nica safra e este no se repetir, a no ser ao alcanar a numerao 999999, quando a numerao sequencial zerada por prensa, a fim de evitar confuses e permitir a utilizao de todas as etiquetas. Isto , monitorado pela ABRAPA, o que garante que somente usinas cadastradas utilizem o SAI.
A classificao visual; B classificao HVI; C sugere-se que se seja inserido dentro da capa do fardo (neste caso, cuidar para que a etiqueta fique facilmente localizvel por quem abrir o fardo a fim evitar a contaminao do algodo); D algodoeira dar a destinao; E e F opcional a ser definida por cada Estado (exportador ou comprador dar destinao). O cupom que segue para classificao (B), por conter o cdigo de barras do fardo, poder sofrer leitura tica, dispensando a reviso das informaes lidas, por eliminar possveis erros de digitao, garantindo a segurana e a agilidade do processo. O uso do leitor de cdigo de barras no obrigatoriamente necessrio porque o nmero pode ser visualmente identificado. Sua utilizao depender do tipo de informatizao que cada usurio desejar extrair da etiqueta.
no obrigatria, no entanto, ao no apresentar o documento, o Produtor ou Empresa optar, automaticamente, pelo pagamento da taxa mais alta.
3. A Associao Estadual
responsabilidade da Estadual: verificar a existncia da Algodoeira no local indicado e enviar relatrio anual sobre a atividade (ativa ou inativa) das Usinas nos estados. 8
4. A Algodoeira/Usina cadastrada
Aps finalizado o cadastro no SAI e liberado o acesso do usurio, a Algodoeira poder efetuar os pedidos de etiquetas, acompanhar o processo de autorizao da Abrapa e entrega da encomenda feita Grfica escolhida, conforme desejar. Ser possvel ainda obter relatrios histricos, desde o momento do cadastro (algodoeiras cadastradas a partir de 2009) e/ou safra em que se iniciou o processo de registro destes histricos (algodoeiras cadastradas a partir de 2006). responsabilidade da Algodoeira: Providenciar documentos solicitados pela ABRAPA para cadastramento; Registrar o pedido de impresso de etiquetas no SAI Virtual; Registrar as ocorrncias de etiquetas (utilizao, descarte, perda, etc.) no SAI Virtual, por prensa, a cada 30 dias aps o incio do beneficiamento da safra; Conferir se a numerao recebida da Grfica est de acordo com a numerao autorizada pelo Sistema; Relatar ABRAPA, por escrito, todo e qualquer tipo de falha do processo grfico, tais como: falta de numerao, duplicidade de numerao, atraso na entrega, falhas na leitura tica por m qualidade de impresso, entre outros.
5. A Grfica credenciada
A grfica que desejar ser credenciada para o fornecimento de etiquetas do SAI dever submeter-se e ser aprovada no Processo de Seleo e Credenciamento de Grficas Oficiais para Impresso das Etiquetas do SAI, realizado anualmente, conforme divulgao no site da Abrapa. Responsabilidade da Grfica: manter as exigncias de padro e qualidade feitas no momento do credenciamento e assinatura do contrato; cumprir o Termo de Credenciamento de Grfica para o SAI em todos os seus termos (prazos estipulados e demais exigncias a serem definidas pelas algodoeiras); manter o Sistema atualizado quanto ao despacho de mercadorias e dados da transao (produo e envio das etiquetas, informaes de notas fiscais e outras) junto as algodoeiras. 9
Sendo assim, para que a rastreabilidade de cada fardo seja completa, desde a colheita at o consumidor final, a algodoeira deve manter o controle sobre a quem pertence cada fardo beneficiado. Dessa forma, quando houver o beneficiamento de 2 ou mais produtores ou fazendas em uma mesma Usina/Algodoeira, dever ser observada a numerao destinada a cada produtor e fazenda, at que se inicie a srie de outro.
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6.6. Como garantir que no haver fraude no sistema por usina no cadastrada?
O arquivo para impresso de etiqueta fornecido por meio do Sistema SAI virtual e possui um cdigo de barras com dgito verificador que validar a autencidade da mesma. Somente Grficas credenciadas tero acesso s informaes da Algodoeira e devidos nmeros para gerao do cdigo de barras. Alm disso, a rastreabilidade somente ser possvel se a leitura tica (ou digitao manual do cdigo de barras) for realizada por completo, obrigando o usurio a validar o dgito verificador. Os infratores sero multados e punidos de acordo com as leis brasileiras.
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7. Utilizando o SAI
A partir daqui, o usurio obter todas as informaes necessrias para utilizao do Sistema SAI Virtual. Tanto o layout como as explicaes sobre como lanar e obter informaes do Sistema podero ser consultadas. O Manual sobre a Utilizao do SAI demonstra todas as regras para: que a Algodoeira possa realizar pedidos e receber as autorizaes de confeco, bem como sua obrigao de informar sobre a utilizao das etiquetas adquiridas e os relatrios possveis; que a Grfica receba o arquivo com as etiquetas negociadas com as Algodoeiras, sua obrigao em informar sobre o envio do material confeccionado para o cliente e os relatrios possveis; que o Administrador/Abrapa/Estadual possa acompanhar os processos (Algodoeiras e Grficas) desde o pedido das etiquetas at o envio do material que ser utilizado e os relatrios possveis.
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No primeiro acesso do usurio da Algodoeira sero apresentadas duas situaes: 1. o Termo de Compromisso que dever ser lido e aceito, pois sem isso no ser permitido o acesso ao Sistema; 2. Ser solicitado que o usurio cadastre nova senha para substituir a que fora gerada automaticamente e, posteriormente, realize novo login. Cada Algodoeira ou Grfica dever informar um nico usurio e cada usurio cadastrado (e-mail) ter direito a uma senha de acesso. Sendo assim, as Algodoeiras que forem geridas pela mesma pessoa ou empresa, dever informar um endereo de e-mail diferente para cada Algodoeira.
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Funes dos Menus: Usina Visualiza os dados da Usina e permite a alterao dos dados para contato e correspondncia; Prensas Permite a consulta aos dados de cada prensa da Usina e a alterao de algumas informaes sobre capacidade de produo, bem como do responsvel pelas mesmas; Pedidos Permite solicitar pedidos de etiquetas, consultar se estes j foram autorizados pela Abrapa para confeco, consultar todos os dados do pedido, tais como: forma e datas programadas para pagamento Grfica e recebimento da mercadoria, entre outras; Etiquetas Permite visualizar todas as etiquetas autorizadas pela Abrapa, alm de fornecer um histrico de todas as etiquetas, possibilita o acompanhamento do processo de produo junto a Grfica, ou seja, se esta j enviou alguma remessa do material (etiquetas) autorizado e outras, tais como a data de envio, n nota fiscal, n do conhecimento.
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Este menu tambm destinado para o registro das ocorrncias (destinao/utilizao) de cada grupo de etiquetas, conforme a safra de beneficiamento. Sem o registro das ocorrncias a respeito dos pedidos j autorizados, a Usina no conseguir fazer novos pedidos.
IMPORTANTE: Para que o usurio acompanhe, em tempo real, todo o processo de autorizao e produo das etiquetas, necessrio que realize a leitura diria da sua caixa de entrada do e-mail, bem como do lixo eletrnico, e os mantenha com espao suficiente para receber as mensagens automticas do Sistema. Caso no receba as mensagens, entre em contato com a Abrapa para correo do problema. Todos os dados dos pedidos de etiquetas e das autorizaes recebidas podero ser exportados para o Excel, facilitando a montagem de relatrios personalizados dentro da Algodoeira. Contato Possibilita encaminhar mensagens diretamente ao administrador do SAI, obtendo um contato mais rpido e eficiente sobre elogios, reclamaes, sugestes, etc...
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Passo 1: Selecione o cdigo prensa para a qual o pedido ser realizado e clique em prosseguir;
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IMPORTANTE: O cadastro de um novo pedido no ser permitido pelo Sistema quando incorrer nas situaes abaixo. Sero apresentadas, aos usurios, mensagens explicando o motivo pelo qual o registro no pode ser concludo: a. Caso haja, para a prensa selecionada, algum pedido pendente de autorizao da Abrapa, sendo apresentada uma tela a seguir:
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b. Caso a Grfica no tenha registrado o envio das etiquetas para a Algodoeira, sendo apresentada a tela a seguir, com o status da Grfica:
c. Caso no tenham sido cadastradas as ocorrncias (utilizao) das etiquetas anteriores. Aps o registro das ocorrncias (consulte item 7.4.2), este aviso no aparecer e o usurio conseguir lanar seu pedido no Sistema.
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Passo 2: Selecione a prensa para a qual o pedido ser realizado, o tipo de Etiqueta (adesiva ou polietileno), a Grfica desejada e clique em prosseguir; IMPORTANTE: A seleo da Grfica s deve ser feita aps o levantamento dos oramentos devidos e a definio de preos, condies de pagamento, prazo para entrega e outros, terem sido acordados entre Algodoeira e Grfica. NO SER POSSVEL A ALTERAO DA GRFICA APS A AUTORIZAO DA ABRAPA.
Se o Tipo definido for POLIETILENO, ser apresentada a tela a seguir para que a Algodoeira defina se as etiquetas devero conter ou no o ilhs. Ilhs: material fixado na parte superior da etiqueta, por processo individual, para passagem de lacres ou outros objetos de fixao nos fardos de algodo.
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Passo 3 Inserir dados sobre a Negociao com a Grfica aps aprovado, pela Algodoeira, o oramento da impresso de etiquetas.
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O sistema prev que as etiquetas solicitadas sejam entregues em at 10 (dez) remessas e que o pagamento Grfica seja realizado em at 10 (dez) parcelas, desde que acordado
Passo 4 Inserir dados sobre a forma de despacho das remessas de etiquetas. a. TRANSPORTADORA: Ser necessrio especificar o nome e o telefone para contato com a transportadora desejada. Esta poder ser combinada juntamente com a Grfica escolhida para imprimir as etiquetas.
b. CORREIOS: O exemplo a seguir demonstra uma situao em que o envio das etiquetas para a Algodoeira deve ser feito em nica remessa e o pagamento ser realizado em dois pagamentos, sendo que o endereo no igual ao cadastrado como Endereo de usina, conforme explicado no Passo 3.
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IMPORTANTE: A Algodoeira dever combinar todos os Dados de Negociao com a Grfica escolhida. Os dados registrados no sistema serviro apenas para facilitar futuras consultas. A Abrapa no se responsabiliza pelas informaes registradas pela algodoeira ou pela Grfica, ou ainda por extravio de mercadoria devido desatualizao do cadastro da Algodoeira ou outro motivo qualquer, por isso, fundamental que todos os dados cadastrais sejam devidamente atualizados no Sistema e que seja confirmado com a Grfica desejada, o recebimento informaes, de forma correta.
c. OUTROS: O exemplo abaixo demonstra o envio de 2 (duas) remessas de etiquetas, tendo espao para registro de uma forma de despacho alternativa (se for o caso) e um nico pagamento.
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OBSERVAO: Todas as telas apresentadas no Passo 4 so meramente ilustrativas, variando de acordo com as informaes registradas no Passo 3. Finalizado o Passo 4, o sistema apresentar uma tela com todos os Dados do Pedido e da Negociao para confirmao das informaes e concluso do pedido. Conferidos os dados, clique em Confirmar e uma mensagem de sucesso ser apresentada na tela.
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IMPORTANTE: A edio de pedidos s permitida se o mesmo estiver classificado como status pendente, ou seja, se no tiver sido autorizada a confeco. Para exibir os dados dos pedidos relacionados, clique na data do pedido, na prensa ou na grfica.
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Quando o status estiver definido como Autorizado apenas as informaes que se referem Negociao com a Grfica podero ser alteradas, sendo apresentada a tela abaixo:
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Conforme INSTRUES: 1. Definir ocorrncia/ utilizao: Selecione uma das ocorrncias, especifique a sequncia de etiquetas e a safra referente. Clique em Cadastrar, confira o lanamento e, em seguida, clique em Confirmar para que as informaes sejam gravadas no Banco de Dados. 2. Especificar o cancelamento da negociao com a Grfica ou confeco de parte das etiquetas: Selecione a ocorrncia Confeco cancelada, especifique a sequncia que no ser impressa pela Grfica, defina a safra para a qual o pedido foi autorizado e clique em Cadastrar. Para que o registro seja feito, necessrio clicar em Confirmar. Caso contrrio, o banco de dados no registrar o cancelamento. Os campos das ocorrncias devero ser o mais prximo da realidade. A seguir, pode-se conferir uma breve explicao sobre cada um deles: a. Utilizado para sequncia de etiquetas que foram utilizadas; b. No Utilizado para sequncia de etiquetas que no foram e no sero utilizadas, porm, permanecem no depsito/estoque; c. Destruda / Descartada para sequncia de etiquetas que foram destrudas ou descartadas, devido a algum tipo de defeito ou outro motivo; d. Extraviadas para sequncia de etiquetas que foram extraviadas antes da utilizao; e. Roubado para sequncia de etiquetas ou fardos que tenham sido roubados, antes ou aps a sada dos fardos beneficiados, do armazenamento na algodoeira; f. Estoque para sequncia de etiquetas que sero utilizadas e encontram-se no estoque. g. Confeco cancelada para sequncia de etiquetas que no foram confeccionadas pela Grfica por solicitao da Algodoeira, aps o pedido ter sido autorizado pela Abrapa. IMPORTANTE: Caso haja no Sistema alguma sequncia de etiquetas que no tenha o seu registro de ocorrncia realizado, o Usurio Algodoeira no conseguir efetuar novo pedido para nenhuma de suas prensas. Ressalta-se ainda que, conforme exemplo abaixo, o mesmo pedido pode receber vrias ocorrncias, de acordo com a situao real da numerao e da safra em que houve a ocorrncia selecionada.
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O campo observaes no obrigatrio, devendo ser utilizado como forma de esclarecimento sobre o motivo da ocorrncia: no utilizao, descarte de etiquetas, cancelamento de confeco, detalhes sobre roubo ou extravio, entre outros.
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Conforme INSTRUES na tela do sistema: 1. Para visualizar dados do pedido e autorizao clique na Data, Prensa ou Razo Social; Podero ocorrer trs tipos de Situao: a. Enviadas: quando as etiquetas impressas j foram enviadas para a Algodoeira, e o processo de baixa no Sistema estiver finalizado; Caso a Grfica ainda no tenha concludo todo o processo de impresso e envio das etiquetas para a algodoeira, a Situao permanecer como No Envidas. b. No Enviadas: quando as etiquetas autorizadas estiverem aguardando termino da impresso de todo o lote/remessa para envio Algodoeira. A alterao da Situao para Enviadas somente poder ocorrer quando houver concluso de todo o servio junto a Algodoeira); 33
c. Gerando PDF: Est situao aparecer logo aps a Autorizao do Pedido. Aps gerado o arquivo PDF, o pedido autorizado ter sua situao alterada para No Enviadas, permitindo que a grfica baixe-o do sistema e imprima as etiquetas. IMPORTANTE: O arquivo para impresso estar liberado em, no mximo, 24 horas aps o lanamento do pedido no Sistema, exceto quando por motivo de fora maior. Autorizaes recebidas aps as 17h, de dias que antecedem sbados ou feriados, podero ser liberadas no prximo dia til. Quando o arquivo PDF das etiquetas para downloads estiver disponvel, poder ser visualizado no formato indicado na tela a seguir. Ressalta-se que os arquivos sero divididos em blocos de at 10.000 etiquetas, ou seja, se o pedido for de 25.000 etiquetas, haver a disponibilizao de 3 arquivos para downloads: Exemplo: 1754_etiquetas_000001_010000.pdf (10.000 etiquetas/pginas) 1754_etiquetas_010001_020000.pdf (10.000 etiquetas/pginas) 1754_etiquetas_020001_025000.pdf (5.000 etiquetas/pginas)
O LAYOUT da 1 pgina, de cada arquivo PDF, deve ser encaminhado para aprovao da Algodoeira, antes da impresso das etiquetas. A Abrapa no possui responsabilidade alguma sobre a impresso sem prvia autorizao da Algodoeira. Qualquer alterao no layout deve ser solicitado Abrapa, por escrito.
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1754_etiquetas_001001_011000.pdf
2. Para registrar o envio de remessa de etiquetas clique na situao No Enviadas. Ao clicar na situao No Enviadas, uma tela ser apresentada, para que sejam inseridas as informaes a respeito do envio do lote ou remessa de etiquetas para a Algodoeira, conforme segue:
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Como se pode notar, no exemplo acima, a tela revela os Dados da Negociao com a Algodoeira, bem como os espaos destinados para registro do envio das etiquetas impressas. Conforme explicado anteriormente, a situao das etiquetas somente dever alterada para Enviadas, quando todas as remessas de fato forem envidas e devidamente registradas.
IMPORTANTE: Caso o negcio com a Algodoeira tenha sido cancelado (por completo ou em parte), aps a Abrapa ter autorizado a impresso das etiquetas, necessrio solicitar Algodoeira que registre o cancelamento da impresso, especificando a sequncia que no ser impressa. Se o endereo para entrega das etiquetas estiver diferente daquele registrado pela Usina, por qualquer motivo, a Grfica deve solicitar Algodoeira que altere os dados do mesmo no sistema.
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ANEXO I - Processo de cadastro na GS1 Brasil para obteno do prefixo com 9 dgitos.
Processo de FILIAO a. O processo de filiao junto a GS1 deve ser realizado totalmente pelo site da GS1 Brasil www.gs1br.org; b. Veja no arquivo anexo o passo-a-passo para realizar a filiao; c. Podero se filiar somente empresas constitudas devidamente registrada (CNPJ) e/ou Produtor Rural com o devido registro em entidades de Classe; d. Caso a algodoeira tenha filiais estas tambm devero se filiar a GS1 Brasil separadamente da matriz; e. Para atender a solicitao da ABRAPA deve se escolher a opo CDIGO DE BARRAS NO SITE DA GS1 BRASIL; f. Recomendamos ateno especial para o preenchimento de todos os dados/campos solicitados no processo de filiao, principalmente nome e e-mail do responsvel pelo contato com a GS1 durante a filiao; g. A quantidade de itens deve ser 999 itens (solicitando um prefixo de 6 dgitos).
999
Obs.: Dever ser feito um cadastro para a empresa, e outro para a pessoa fsica. h.Seleo e envio de todos os documentos solicitados. O envio da Declarao de Imposto de Renda opcional. Quando houver recusa na apresentao deste documento, o produtor 38
assumir, automaticamente, o pagamento pela maior tarifa, de acordo com a tabela de valores (vide Processo de Pagamento). i. Ao completar o processo de filiao no site, voc receber um e-mail informando o recebimento de sua solicitao. Consulte diariamente este e-mail para checar o andamento do processo. (finalizao da anlise dos documentos, boletos de pagamento e carta de licenciamento) j. Os documentos podero ser encaminhados por e-mail (atendimento@gs1br.org) ou atravs do fax (11) 3849-1234.
Processo de PAGAMENTO a. Ao concluir o processo documental com a GS1 Brasil, ser encaminhado para o e-mail anteriormente cadastrado (como contato com a GS1), o Boleto para o pagamento da filiao. b. A tabela de Valores de Filiao est disponvel no site da GS1 Brasil, segue link da tabela Tabela de valores de filiao e respectivas anuidades.. Considere a TABELA DE VALORES ASSOCIAO PREFIXO GS1 DE EMPRESA E GUIA DE PARCEIROS.
Ps Pagamento / Recebimento do Prefixo GS1 de Empresa a. Assim que confirmado o pagamento a GS1 Brasil emitir uma carta com o PREFIXO GS1 de empresa. b. De posse desta numerao a empresa dever encaminhar uma cpia da carta de licenciamento dever ser encaminhada para a ABRAPA, a/c de Sra. Fabiana Feldkircher Bogeah. c. A empresa receber ainda um e-mail com um link para que baixe um sistema de controle dos produtos que recebero o cdigo de barras. No necessria a utilizao do mesmo, visto que toda a serializao ser gerada no Sistema SAI bem como podero ser consultadas todas as informaes sobre as etiquetas impressas pelas grficas.
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Obs: Nenhuma Algodoeira est autorizada a confeccionar etiquetas prprias no padro do SAI.
Gerao do Cdigo de Barras Somente as Grficas credenciadas pelo SAI esto autorizadas a confeccionar as etiquetas, conforme estabelecido neste manual e no Termo de Credenciamento de Grficas, por elas assinado.
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