Outlook y Exchange 2010

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El servicio de correo Exchange

En qu consiste el correo Exchange?
Microsoft Exchange es un sistema de correo con caractersticas de colaboracin empresarial, que aade al correo tradicional otras funcionalidades como: Elementos de calendario, contactos, notas o tareas. Posibilidad de compartir carpetas, tanto personales como en un espacio comn(carpetas pblicas) Convocatorias de reuniones, con consulta de disponibilidad de asistentes, aceptaciones o rechazos, etc. Sincronizacin con dispositivos mviles como PDAs

Enviar y recibir correo

Normalmente Outlook enva y recibe los mensajes de cuentas Exchange inmediatamente, aunque tambin puede trabajar en modo desconectado en situaciones en que la conexin de red no est disponible. Puede comprobar en la barra de estado si dispone de conexin y las carpetas se encuentran actualizadas.

El filtro de correo no deseado

Outlook incorpora un mecanismo para detectar correo no deseado (SPAM) y eliminarlo automticamente. Para ello, incorpora unos filtros que se actualizan automticamente mediante el mecanismo de actualizaciones de Windows. Para configurar esta caracterstica, dirjase al men Herramientas > Opciones y en el apartado Preferencias, pulse el botn Correo electrnico no deseado (en Outlook 2010, en el men Inicio > Correo no deseado > Opciones para el correo electrnico no deseado, y en Outlook para Mac, en Herramientas > Proteccin contra correo electrnico no deseado). Es posible establecer varios niveles de filtrado (se recomienda utilizar el nivel Alto) o incluso reducir las comunicaciones a las listas de remitentes o destinatarios personalizadas.

Los mensajes identificados como no deseados, por defecto se mueven a una carpeta llamada Correo electrnico no deseado. Conviene revisar peridicamente el contenido de esta carpeta por si Outlook hubiera identificado errneamente algn mensaje.

Outlook y Exchange 2010 Recuperar elementos eliminados

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El correo Exchange proporciona un mecanismo de retencin de mensajes eliminados mediante el cual el servidor es capaz de recuperar mensajes que fueron eliminados hasta con 14 das de antigedad. Para recuperar un mensaje que elimin accidentalmente, sitese en la carpeta que lo contena y pulse la opcin Herramientas > Recuperar elementos eliminados (en Outlook 2010, pulse Carpeta > Recuperar elementos eliminados).

A continuacin, marque los mensajes que desee recuperar y pulse sobre el botn para recuperar en la parte superior izquierda de la ventana. Esta caracterstica slo est disponible en las versiones para Windows de Outlook, y adems se recomienda utilizar la versin 2007 o posterior.

Consultar el tamao del buzn

El espacio disponible para su cuenta de correo Exchange es limitado y debe procurar no exceder su capacidad ya que dejara de recibir nuevos mensajes. Outlook le advertir cuando est cerca del lmite pero tambin puede comprobar el tamao que ocupan sus carpetas seleccionndolas con el botn derecho y pulsando Propiedades y luego el botn Tamao de la carpeta (Propiedades de la cuenta). En Outlook 2010, Inicio > Informacin
Las carpetas del correo Exchange tambin guardan una copia de los datos en el equipo local, para

poder trabajar sin conexin y agilizar ciertos procesos como la identificacin del correo no deseado. En el dilogo de tamao de la carpeta puede comprobar tanto el espacio ocupado en el equipo local como en el servidor.

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Carpetas personales y archivos de datos. Autoarchivado

Outlook almacena la informacin en archivos de datos llamados carpetas personales, con extensin .pst. Aunque disponga de una cuenta de correo Exchange donde residan sus mensajes, Outlook utilizar carpetas personales para datos sin conexin y otras funciones como el autoarchivado. Tambin puede crear sus propias carpetas personales donde guardar datos antiguos y, de esa forma, mantener su cuota dentro de los lmites. Para crear una nueva carpeta personal, utilice el men Archivo > Nuevo > Archivo de datos de Outlook.

Por compatibilidad, puede seleccionar el formato de versiones anteriores de Outlook aunque no es recomendable. Luego seleccione la ubicacin y el nombre del archivo. Las nuevas carpetas personales aparecern como un nuevo rbol de carpetas en el panel de navegacin (utilice la vista de carpetas). Tambin puede consultar un informe de los archivos que Outlook est utilizando desde la opcin Archivo > Administracin de archivos de datos. Los archivos de carpetas personales pueden abrirse y cerrarse desde el men Archivo de Outlook y pueden ser copiados a otras unidades o medios extrables como una forma de copia de seguridad. Un archivo de carpetas personales puede contener cualquier tipo de elemento de Outlook. Outlook puede utilizar un archivo de carpetas personales especial para archivar automticamente elementos antiguos de su buzn Exchange. Las opciones de autoarchivado se configuran desde Herramientas > Opciones > Otros > Autoarchivar.

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Aqu puede decidir de qu modo se autoarchivarn los elementos por defecto pero es necesario indicar para cada carpeta si se va a archivar, bien con la configuracin general o bien con una particular. Para ello, dirjase a la pestaa Autoarchivar de las propiedades de cada carpeta. Es recomendable configurar el autoarchivado en aquellas carpetas que habitualmente crecen mucho (como la de Elementos enviados o Bandeja de entrada). Con una acertada configuracin puede olvidarse de realizar tareas de mantenimiento para mantener su cuota ya que Outlook lo har por usted.

Utilizar Outlook desde casa

Outlook establece con el servidor de correo una serie de conexiones que slo es posible realizar en el mbito de una red local y por lo tanto, no funcionan cuando se accede desde Internet. Por ello se tiene habilitada la caracterstica Outlook Anywhere, que hace que Outlook se comunique con el servidor de correo utilizando el protocolo HTTP (web). sta configuracin es til para usuarios mviles que empleen laptops para trabajar. Para configurar Outlook Anywhere debe comunicarse con la oficina de sistemas de Gerpal.

Contactos y listas de direcciones

Outlook utiliza las carpetas de elementos de contacto para almacenar las direcciones de correo y otros datos de las personas con quien nos comunicamos habitualmente. A la hora de enviar un mensaje, se utilizan los Contactos para encontrar y comprobar las direcciones, pero tambin es posible utilizar otro tipo de directorios, como las listas de direcciones de Exchange El servidor Exchange tambin puede publicar listas de contactos que estn disponibles para todos los usuarios. Por defecto, existe una llamada Lista Global de direcciones que contiene a todos los usuarios. Pulsando sobre el botn de la libreta de direcciones, en la barra de botones, accedemos a nuestras listas y podemos cambiar el orden de consulta desde el men Herramientas > Opciones.

Outlook y Exchange 2010 Mensajes de Autorespuesta

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Con el nuevo servidor Exchange cada usuario puede configurar sus mensajes de autorespuesta cada vez que se ausente de oficina por diversos motivos. Puede establecer el mensaje que quiera mostrar, las horas en las que quiere enviar una autorespuesta, o los destinatarios a quienes quiera enviar dicho mensajes (locales o externos) El Outlook 2003, tiene que ir al men Herramientas > Asistente para fuera de oficina y colocar el mensaje que se quiere mostrar. En Outlook 2010, ir a Archivo > Respuestas Automticas y configurar el mensaje y horario a mostrar.

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Funciones de trabajo cooperativo

Una de las principales ventajas del correo Exchange es la facilidad con que se puede compartir informacin. Podemos compartir nuestras carpetas o conectarnos a las de otros usuarios, o trabajar en equipo sobre unas mismas carpetas pblicas. Tambin podemos convocar una reunin teniendo en cuenta la disponibilidad de los asistentes.

Crear una convocatoria de reunin

Para crear una convocatoria de reunin, crearemos una nueva cita en el calendario, utilizando el botn Nuevo (si seleccionamos primero el intervalo sobre el calendario, la nueva cita ya contendr las fechas y horas de inicio y finalizacin correctas). A continuacin hay que invitar a los participantes. Para ello, utilizaremos la opcin Asistente para programacin e iremos agregando asistentes. En el panel de la derecha podemos comprobar la disponibilidad de stos de acuerdo a los calendarios de cada usuario (por defecto se publica la disponibilidad de 2 meses, pero se puede configurar desde Herramientas > Opciones > Preferencias > Opciones del calendario). Por ltimo, ingresaremos el resto de detalles y pulsaremos el botn Enviar.

Las barras en azul, indican la no disponibilidad de los invitados, lo que ayuda a programar mejor la cita en horarios donde se verifique la disponibilidad de los asistentes. Luego, cada uno de los asistentes recibir un mensaje con la convocatoria y se le solicitar una confirmacin de asistencia o rechazo. Si aceptamos la convocatoria, la cita se aadir automticamente a nuestro calendario y notificaremos al convocante.

Compartir carpetas
Para permitir que otro usuario vea o modifique nuestras carpetas, tales como el calendario, hay que realizar los siguientes pasos: Dar permiso de acceso a nuestro buzn Dar permiso de acceso a las carpetas

Es necesario realizar ambos pasos. Si no es as, el usuario podra conectarse sin ver las carpetas o simplemente no podra conectarse. Para cambiar los permisos de cualquier carpeta, hay que seleccionarla con el botn derecho y pulsar sobre la opcin Propiedades, y luego dirigirse al apartado Permisos.

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Para dar permiso de acceso sobre nuestro buzn, ser suficiente con aadir el permiso Carpeta visible sobre la carpeta raz (carpeta con el nombre Buzn: Nombre de usuario).

Para el resto de carpetas, aada a los usuarios y seleccione los permisos oportunos que desee otorgar. Existen unos niveles predefinidos, con combinaciones de permisos individuales que pueden ayudarle a la hora de elegir. Hay dos usuarios especiales: Annimo y Predeterminado, que hacen referencia a cualquier usuario y a usuarios con cuenta en el correo Exchange, respectivamente. Normalmente estos usuarios no deben tener ningn permiso sobre las carpetas, ni siquiera el de carpeta visible.

Abrir buzones de otros usuarios

Para consultar una carpeta de otro usuario sobre la que tengamos permisos de acceso, podemos utilizar la opcin Archivo > Abrir > Carpeta de otro usuario.

Si necesitamos acceder a varias carpetas con frecuencia, puede ser ms cmodo configurar Outlook para que abra el buzn del otro usuario cada vez que se inicie. Para ello, hay que editar la configuracin de la cuenta de correo Exchange desde Herramientas > Configuracin de la cuenta, pulsar el botn Ms configuraciones, y en el apartado Avanzadas aadir el nombre del usuario o usuarios cuyos buzones queramos conectar.

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Delegados
En el correo Exchange los usuarios se identifican en el servidor y cada vez que envan un mensaje lo hacen con su identidad. Para permitir que un usuario al que se le han compartido carpetas responda con la identidad de otro, es necesario otorgarle un permiso especial, el de delegado. Para ello, dirjase al apartado Delegados del men Herramientas > Opciones y agregue aqu el nombre del usuario (en Outlook 2010, vaya al men Archivo > Informacin, pulse en el desplegable del botn Configuracin de la cuenta y luego en Delegar acceso, y en Outlook para Mac vaya a las propiedades avanzadas de la cuenta en Herramientas > Cuentas > Avanzadas y pulse en la pestaa Delegados).

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Tambin puede al mismo tiempo compartir con el delegado carpetas habituales como el calendario o las tareas y otras funciones como recibir copias de las convocatorias de reunin.

El acceso a correo por web (OWA)

Otra de las vas de acceso al correo Exchange y la ms apropiada para trabajar desde fuera de oficina o desde un equipo que no sea el propio, es el acceso web, tambin conocido como Outlook Web Access (OWA). Para consultar el correo Exchange por esta va, tan solo es necesario utilizar un navegador web y seguir los siguientes pasos: Ingresar al sitio web http://www.gerpal.pe Buscar la opcin Correo Por trabajar con protocolos de conexin segura (https), algunos navegadores advierten posible fraude del sitio. En stos casos, solamente se debe reconocer que el sitio es seguro En Internet Explorer:

Clic en Vaya a este Sitio web

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En Mozilla Firefox:

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Clic en Entiendo los riesgos > Aadir Excepcion > Confirmar Excepcion de Seguridad Estamos en proceso de Certificar el servidor de correo, lo que evitar realizar stos pasos posteriormente.
Luego acceder con el nombre de usuario y contrasea, los usuarios de la oficina principal pueden acceder con la misma contrasea que acceden en sus ordenadores, de no tener los accesos comunicarse con la oficina de sistemas. Pueden modificar sus contraseas en Opciones > Cambiar contrasea.

Cuando trabajemos desde conexiones lentas o con equipos con configuraciones de seguridad muy estrictas, es posible seleccionar una versin ligera llamada Outlook Web App Light que incluye menos caractersticas. La versin por defecto, la completa, est disponible para cualquier navegador. Tambin podemos diferenciar si se trabaja desde un equipo pblico o privado, lo que influye en el periodo de inactividad y que permite cerrar la sesin automticamente por seguridad. Deben recordar que en OWA tendrn los mismos correos, contactos y calendario que en Outlook, y tambin todo cambio que realicen en OWA se reflejar en Outlook, esto se debe a que OWA permite muchas de las funcionalidades de Outlook, algunas con lgicas limitaciones por tratarse de una aplicacin web.

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Podemos tambin abrir carpetas de otros usuarios pulsando sobre la flecha que aparece junto al nombre en la parte superior. Tambin es posible configurar la apariencia y otras opciones con el botn Opciones.

Otra caracterstica interesante de OWA es que puede ofrecernos visualizaciones de documentos con formatos comunes, tales como Excel, Word o Acrobat PDF, de modo que podemos ver el contenido en una pgina web, sin necesidad de instalar estas aplicaciones.

Cuando sea posible la visualizacin por web, OWA le mostrar el enlace Abrir como pgina web junto al archivo adjunto.