DIRECTIVA N001-2010-FOSPOLI/GG-DIVLOG PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS 1.

OBJETO Establecer procedimientos para la contratacin de bienes y servicios para la atencin integral de la salud del personal de la Polica Nacional del Per en situacin de actividad, disponibilidad y retiro; as como, para los familiares con derecho, establecindose las reas intervinientes, los actos de administracin a ejecutarse y el procedimiento interno a seguirse. 2. FINALIDAD La presente Directiva tiene por finalidad establecer pautas uniformes y simplificar los procesos de contratacin de bienes y servicios en el Fondo de Salud para el personal de la Polica Nacional del Per, en adelante FOSPOLI, que orienten a que las mismas se realicen en forma eficiente y de acuerdo a la normatividad vigente en materia de contrataciones pblicas. 3. BASE LEGAL 3.1 Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. 3.2 Ley 29465, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2010. 3.3 Decreto Legislativo N 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley. 3.4 Decreto Supremo N 184-2009-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante el Reglamento, y sus modificatorias y complementarias. 3.5 Ley 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. 3.6 Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 3.7 Ley N 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Informacin Pblica. 3.8 Reglamento de Organizacin y Funciones del Fondo de Salud para el Personal de la Polica Nacional del Per. 4. ALCANCE Los lineamientos de la presente Directiva son de observancia y cumplimiento obligatorio para todas las dependencias y todo el personal del Fondo de Salud para el personal de la Polica Nacional del Per. 5. DEFINICIONES

5.1 DIV. LOGSTICA: La dependencia responsable de las contrataciones del FOSPOLI. 5.2 REA USUARIA: La dependencia que requiere efectuar la compra de bienes o la contratacin de servicios. 5.3 COMIT ESPECIAL: rgano colegiado cuya funcin es la de organizar, conducir y ejecutar la integridad del proceso de seleccin hasta antes de la suscripcin del contrato. 5.4 CONSULTOR: La persona natural o jurdica que presta servicios profesionales altamente calificados. 5.5 CONTRATISTA: El proveedor que celebra un contrato con FOSPOLI, de conformidad con las disposiciones de la Ley y el Reglamento. 5.6 ESPECIFICACIONES TCNICAS: Caractersticas tcnicas de los bienes a contratar. 5.7 EXPEDIENTE DE CONTRATACIN: Conjunto de documentos de una determinada contratacin, que comprende desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato. 5.8 SUMINISTRO: Entrega peridica de bienes requeridos por el rea Usuaria para el desarrollo de sus actividades. 5.9 TRMINOS DE REFERENCIA: Caractersticas tcnicas de los servicios. 6. DISPOSICIONES ESPECFICAS I. PRIMERA ETAPA: ACTOS PREPARATORIOS DE LA CONTRATACIN 6.1. DEL REQUERIMIENTO 6.1.1. El rea Usuaria, formular y suscribir el Formato nico de Requerimiento de Bienes y Servicios (FUR), anexando las Especificaciones Tcnicas en el caso de bienes, y Trminos de Referencia en el caso de Servicios. 6.1.2. Todas las contrataciones de bienes y servicios que se requieran, debern estar incluidas previamente en el Plan Anual de Contrataciones, salvo las Adjudicaciones de Menor Cuanta no programables, y las contrataciones menores o iguales a 3 U.I.T. 6.1.3. La descripcin de los bienes y servicios a contratar debe ser clara y precisa. No se podr hacerse referencia a

marcas o nombres comerciales, modelos, diseos o tipos particulares, ni descripcin que oriente la adquisicin o contratacin de una marca, fabricante o tipo de producto especfico. 6.2. DEL ESTUDIO DE MERCADO 6.2.1. La dependencia responsable de determinar el valor referencial de la contratacin es el Departamento de Estudio de Mercado y Programacin. 6.2.2. El Departamento de Estudio de Mercado y Programacin a travs de un estudio de mercado determinar el valor referencial de la contratacin. 6.2.3. El estudio de mercado deber contemplar como mnimo 2 fuentes. Las cotizaciones, sin importar su nmero, constituyen una sola fuente. 6.2.4. El valor referencial se calcular incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, envases, rotulados y, de ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la legislacin vigente, as como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar. Las cotizaciones de los proveedores debern incluir los mencionados componentes. 6.3. DEL RESUMEN EJECUTIVO 6.3.1. El resultado del estudio de mercado, se plasmar en un Resumen Ejecutivo, salvo en los procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en las contrataciones directas, en las que bastar que el estudio de mercado se materialice en un cuadro comparativo. 6.3.2. El Resumen Ejecutivo, consignar el objeto del proceso, el sistema de contratacin, el valor referencial, el criterio utilizado para su determinacin, y las fuentes empleadas. 6.3.3. En las convocatorias de Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, cualquiera fuera su modalidad, es obligatorio publicar en el SEACE el Resumen Ejecutivo, bajo nulidad del proceso de seleccin. 6.4. DE LA CERTIFICACIN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 6.4.1. Una vez que se determine el valor referencial de la contratacin, el Departamento de Presupuesto, otorgar la certificacin de disponibilidad presupuestal a fin de garantizar que se cuenta con el crdito presupuestario suficiente para comprometer un gasto en el ao fiscal correspondiente. 6.4.2. El Departamento de Presupuesto asignar la disponibilidad presupuestal, consignar la cadena funcional programtica y la fuente de financiamiento.

6.5. DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIN 6.5.1. El Departamento de Estudio de Mercado y Programacin, formular el expediente de contratacin en el formato aprobado, y lo remitir a la Gerencia General, para su aprobacin. 6.5.2. La Gerencia General aprobar el Expediente de Contratacin segn el formato establecido. 6.5.3. No se podr modificar de oficio, las especificaciones tcnicas, los trminos de referencia o cualquier aspecto del expediente de contratacin. En el caso de producirse modificaciones al expediente de contratacin, requerir tramitarse su aprobacin nuevamente. 6.5.4. Aprobado los expedientes de contratacin los Comits Especiales conducirn los procesos de seleccin, segn correspondan. 6.5.5. El Departamento de Adquisiciones ejecutar las contrataciones directas (Igual o menor a 3 UIT). 6.6. DE LA DESIGNACIN DEL COMIT ESPECIAL 6.6.1. El Directorio de FOSPOLI, designar al Comit Especial Ad Hoc encargado de conducir los procesos de Licitacin Pblica o Concurso Pblico. Asimismo designar los Comits Especiales Permanentes para los procesos de Adjudicacin Directa y Adjudicacin de Menor Cuanta. 6.6.2. En los casos que se considere pertinente el Directorio de FOSPOLI podr designar un Comit Especial Ad Hoc, para cualquier tipo de proceso de seleccin. II. SEGUNDA ETAPA: PROCESO DE SELECCIN 6.7. DE LOS PROCESOS DE SELECCIN 6.7.1. DE LOS TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN: TIPO DE PROCESO Concurso Pblico Licitacin Pblica Adjudicacin Adjudicacin Directa Pblica Directa Adjudicacin Directa Selectiva Adjudicacin de Menor Cuanta RGANO ENCARGADO Comit Especial Ad Hoc Comit Especial Ad Hoc Comit Especial Permanente Comit Especial Permanente Comit Especial Permanente

6.7.2. Para la determinacin del proceso de seleccin, se considerar el objeto principal de la contratacin, el valor

referencial, y los montos establecidos por la Ley de Presupuesto del Ao Fiscal vigente. 6.8. DEL COMIT ESPECIAL: 6.8.1. Los Concursos Pblicos y Licitaciones Pblicas, sern conducidos por los Comits Especiales Ad Hoc, que se designen para dicho efecto. 6.8.2. Los procesos de Adjudicacin Directa (Pblica y Selectiva), y Adjudicacin de Menor Cuanta, sern conducidos por el Comit Especial Permanente. 6.8.3. Los procesos de seleccin declarados desiertos, debern ser conducidos por el mismo Comit Especial que condujo el proceso original. 6.8.4. Los Comits Especiales, segn corresponda son los rganos encargados de la organizacin, conduccin y ejecucin de los procesos de seleccin, desde la elaboracin de las bases, hasta que la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme, o se cancele el proceso de seleccin. 6.8.5. Los Comits Especiales cuando la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme, remitirn el expediente de contratacin al Departamento de Adquisiciones para el inicio de los trmites de la formalizacin del contrato. 6.9. DE LAS BASES 6.9.1. Las Bases son el documento que contiene los Requerimientos Tcnicos Mnimos de la contratacin, incluye las Especificaciones Tcnicas, y Trminos de Referencia, segn corresponda. Asimismo contiene las exigencias formales, condiciones generales, metodologa de evaluacin y calificacin, y proforma de contrato, segn comprenda al tipo de proceso de seleccin y modalidad que se convoque. 6.9.2. Las bases debern ser elaboradas por los Comits Especiales, segn corresponda. 6.9.3. Las bases debern contar con la rbrica de cada uno de los miembros del Comit Especial 6.9.4. Las bases aprobadas no podrn ser modificadas de oficio por el Comit Especial. 6.10.DE LA APROBACIN DE BASES 6.10.1. Los Comits Especiales elevarn las bases a la Gerencia General para su aprobacin. 6.10.2. Las bases de los procesos de seleccin sern aprobadas por el Gerente General. 6.11. DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

6.11.1. Los procesos de seleccin debern realizarse, en los plazos y de acuerdo a los procedimientos estipulados en la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por el D.L. 1017 y su Reglamento aprobado por el D.S. N184-2009EF, y dems normas complementarias; bajo responsabilidad de los Comits Especiales. III.TERCERA ETAPA: EJECUCIN CONTRACTUAL 6.12. DE LA SUSCRIPCIN DEL CONTRATO

6.12.1. El Departamento de Adquisiciones, dentro de los dos das siguientes al consentimiento de la buena pro deber citar al postor ganador de sta, para suscribir contrato, otorgndole como mnimo cinco (5) das o mximo diez (10) das hbiles. 6.12.2. El Departamento de Adquisiciones con la documentacin presentada por el postor ganador de la Buena Pro remitir el expediente a la Oficina de Asesora Legal para perfeccionar el contrato, de acuerdo a la proforma incluida en las bases. 6.12.3. El Departamento de Adquisiciones, tramitar la suscripcin del contrato. 6.12.4. El contrato se perfecciona con la suscripcin del documento que lo contiene. Tratndose de procesos de Adjudicaciones de Menor Cuanta, el contrato se perfecciona con la recepcin de la orden de compra o de servicio. 6.13. DEL CONTRATO 6.13.1. El contrato deber ser suscrito por el contratista, el Gerente General y Jefe de la Divisin de Logstica del FOSPOLI, y contar con el VB del Asesor Legal. 6.13.2. Los contratos debern ser remitidos al rea Usuaria para la supervisin de su ejecucin. 6.14.DE LA RDEN DE COMPRA U RDEN DE SERVICIO 6.14.1. El Departamento de Adquisiciones emitir las rdenes de compra u servicio, segn corresponda, y tramitar la firma de los funcionarios competentes. 6.14.2. Las rdenes de compra y servicio, sern suscritas por el Jefe de la Divisin de Logstica, y el Jefe del Departamento de Adquisiciones. 6.14.3. Los contratos y, en su caso, las rdenes de compra y servicio, debern ser registrados en el SEACE en un plazo no mayor de diez (10) das hbiles siguientes a su suscripcin. 6.14.4. El Departamento de Adquisiciones proceder a notificar las rdenes al proveedor. La notificacin debe ser

personal. Proceder la notificacin a travs de fax o correo electrnico, siempre que el contratista haya aceptado por escrito, estos mecanismos de notificacin. 6.15.DE LA CONFORMIDAD 6.15.1. El Jefe de Almacn en el caso de bienes, y el Jefe del rea Usuaria, son responsables de la recepcin de los bienes o servicios contratados, segn corresponda, y de verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones del contrato u orden de compra o servicio, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias, de ser el caso. 6.15.2. De existir observaciones, se consignarn en el acta respectiva, indicndose claramente el sentido de stas, dndose al contratista un plazo prudencial para su subsanacin, en funcin a la complejidad del bien o servicio. Dicho plazo no podr ser menor de dos (2) ni mayor de diez (10) das calendarios. Si pese al plazo otorgado, el contratista no cumpliese a cabalidad con la subsanacin, se podr resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan. 6.15.3. Este procedimiento no ser aplicable cuando los bienes y/o servicios manifiestamente no cumplan con las caractersticas y condiciones ofrecidas, en cuyo caso no se deber efectuar la recepcin, debiendo considerarse como no ejecutada la prestacin, aplicndose las penalidades que correspondan. 6.15.4. Culminada la prestacin, y levantado las observaciones, de haberse dado el caso, segn corresponda, se proceder a emitir el acta de conformidad correspondiente. 6.16. CIERRE DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIN

6.16.1. Luego de haberse dado la conformidad a la prestacin se genera el derecho al pago del contratista. Efectuado el pago culmina el contrato y se cierra el expediente de contratacin respectivo. 6.16.2. El Departamento de Adquisiciones se encargar de cerrar el expediente de contratacin, y de su custodia. 7. DISPOSICIONES FINALES 7.1. Los Comits Especiales a cargo de los procesos de seleccin debern convocar al rgano de Control Institucional para que a travs de su representante participe en calidad de verdor, conforme lo establece la Directiva N 002-2009-CG/CA Ejercicio del Control Preventivo por la Contralora General de la Repblica y los rganos de Control Institucional, aprobada con

Resolucin de Contralora N094-2009-CG; 21.08.2009 y normas complementarias.

publicada

el

7.2. La presente Directiva entrar en vigencia a partir de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 7.3. La Divisin de Logstica, deber encargarse capacitacin y difusin de la presente directiva. 8. ANEXOS: FORMATOS 8.1. Formato de Requerimiento. 8.2. Formato de Anexo de Especificaciones Tcnicas. 8.3. Formato de Anexo de Trminos de Referencia 8.4. Formato de Estudio de Mercado. 8.5. Formato de Resumen Ejecutivo. 8.6. Formato de Aprobacin de Expediente de Contratacin. 8.7. Formato de Aprobacin de Bases. 8.8. Formato de Acta de Conformidad de Bienes. 8.9. Formato de Acta de Conformidad de Servicios. de la