INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, JULIN HERNANDO HERNNDEZ PALACIOS o quien haga sus veces:

Periodo evaluado: Enero a Septiembre de 2011

Fecha de elaboracin: Octubre 31 de 2011.

Subsistema de Control Estratgico Dificultades

Aprehensin parcial de los principios y valores de la Entidad del Cdigo de tica y Cdigo del Buen Gobierno, por parte de algunos funcionarios. Cambios en la metodologa para la armonizacin de los planes operativos frente al Plan de Desarrollo institucional y en concordancia con el Plan de Desarrollo Distrital. (rotacin del Jefe de Planeacin) La Oficina de planeacin debe incrementar su accin de seguimiento a los resultados y anlisis de los indicadores de cada proceso, al control de ejecucin de proyectos y programas, a fin de mantener el correcto direccionamiento estratgico de la Entidad.

Avances

Los dueos de procesos y responsables de reas funcionales vienen monitoreando y ejerciendo el autocontrol en el desarrollo, actualizacin e implementacin de los procesos y procedimientos, en el marco del Sistema de Garanta de Calidad de la Entidad. A travs del fortalecimiento del Grupo interdisciplinario de Calidad con el apoyo de las Oficinas de Gestin Pblica y Planeacin se viene desarrollando el proceso de articular y complementar los diferentes Sistemas de Gestin (Pamec, Meci, Calidad, Piga, Acreditacin, Habilitacin, Siga), con el objetivo de evitar reprocesos y desgastes administrativos. (implementacin de formatos y actualizacin de caracterizaciones de procesos). Definicin clara de la Estructura orgnica de la Entidad con un estilo de Direccin participativo e incluyente. Mejoramiento en los procesos de capacitacin, induccin y reinduccin del talento humano propiciando espacios de integracin y de reconocimiento.
Subsistema de Control de Gestin

Dificultades

Anlisis Inadecuado de indicadores en los planes operativos internos (dificultad en la formulacin de los indicadores por parte de lderes de procesos). Divulgacin descentralizada de la Informacin Primaria, generando duplicidad y falta de confiabilidad en

su resultado.

Se presenta debilidad en la implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA) Bajo la coordinacin directa del grupo de calidad ha mejorado la actualizacin del sistema de calidad de los diferentes procesos de la entidad, actualizacin de procesos y procedimientos y la caracterizacin de los mismos. El Hospital incorpora mediante Resolucin. 0196 de Mayo de 2010 la poltica distrital de servicio al ciudadano, en la medida que se crea la figura del defensor del ciudadano y es asumida por el Jefe de la Oficina de Atencin al Usuario ya que es desde esta Dependencia que se desarrollan las actividades relacionadas directamente con la escucha de la voz del usuario y la garanta de sus derechos. A travs de los lderes del estndar de informacin y de la Oficinas de Planeacin y Recursos de Informacin se viene desarrollando acciones de mejoramiento y de amplitud de canales de comunicacin organizacional e informativa, que permiten una fluidez, calidad, confiabilidad y oportunidad de la informacin externa e interna. De acuerdo con las recomendaciones de los diferentes entes de control como la Veedura Distrital (Auditoria del Decreto 371/2010) y la Contralora de Bogot (Auditoria Gubernamental) se vienen Diseando mecanismos internos de verificacin y evaluacin de la calidad, y confiabilidad de la informacin remitida a los entes externos.
Subsistema de Control de Evaluacin

Avances

Dificultades

Dificultad en Integrar de manera articulada y funcional el Plan de Mejoramiento Institucional. De conformidad con la normatividad vigente ha sido dispendioso la implementacin de los Planes de Mejoramiento Individual en concordancia con el resultado de las Evaluaciones de Desempeo del personal. Utilizacin incipiente de las herramientas de Autoevaluaciones de Control y de Gestin, debido al proceso de actualizacin de los procesos y a la generacin de modificaciones al Mapa de Procesos dentro del Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad.

Avances

A travs de la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol se viene trabajando en la unificacin de los modelos y metodologas de auditora, informes y resultado de evaluaciones entre las auditorias administrativa, financiera, de calidad y de servicios. Retroalimentacin a dueos de procesos y coordinadores de reas de los hallazgos, recomendaciones, observaciones, realizadas por entes externos, usuarios, veeduras ciudadanas, grupos de inters y funcionarios de la entidad. Seguimiento ptimo al cumplimiento de las acciones de mejora de los diferentes responsables de rea,

con el propsito de disminuir los hallazgos y ms an su incidencia segn sea el caso. (administrativa, disciplinaria, fiscal y penal).
Estado general del Sistema de Control Interno

En trminos generales, el estado del Sistema de Control Interno es bueno, y segn la evaluacin realizada por la Contralora de Bogot, el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE cumple con la funcin administrativa que le ha sido asignada y durante la vigencia 2010 arroja un cumplimiento del Modelos Estndar de Control Interno MECI del 74.0% y una calificacin de 3.70 que lo ubica en un nivel de Mediano Riesgo.
Recomendaciones

Avanzar en la integracin de sistemas de gestin, depurando los controles existentes, para escoger los que realmente muestren la efectividad del Sistema de Control Interno Institucional. Se debe continuar con la revisin y ajuste de los planes de mejoramiento producto de las autoevaluaciones, y de las auditoras establecidas con sus correspondientes seguimientos. Se debe establecer procedimientos claros y documentados de entrega y recibo de cargos, que operen en todos los niveles de la entidad, pensando que se avecinan cambios en la administracin distrital al cierre de la vigencia 2011 y al cierre del primer trimestre de 2012. Es necesario garantizar la continuidad en la operacin y el mantenimiento de la memoria documental de la Institucin y del mismo sector. En relacin con los procesos contractuales, el Hospitales deben establecer mecanismos alternativos o estrategias de participacin para el seguimiento y control social del proceso contractual en cada una de las etapas que lo conforman, de manera que el control social se convierta en una herramienta para la gestin. Como parte de la poltica de mejoramiento continuo, generar mecanismos de capacitacin y actualizacin permanente de las personas que al interior de las entidad hacen parte o intervienen en el desarrollo de los procesos contractuales, con el fin de prevenir situaciones que afecten los intereses de las mismas.

JULIAN HERNANDO HERNANDEZ PALACIOS

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