ANLISIS, ESTUDIO E IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL EN EL AYUNTAMIENTO DE ALCOY (ARCHIVO MUNICIPAL)

ALCOY 2006

1. ANLISIS DE LA SITUACIN 1.1. Situacin previa del Archivo El Archivo Municipal de Alcoy ha estado, desde siempre, vinculado a la historia del propio Ayuntamiento, del que forma parte y depende orgnica y jurdicamente desde la fundacin de la ciudad en el siglo XIII. Primeramente, el Archivo contena toda la documentacin municipal en la antigua Casa de la Villa o Casa de Corts (actual Museu Arqueolgic Municipal Camil Visedo i Molt). A mediados del siglo XIX, al construirse la actual Casa Consistorial, el Archivo se traslad tambin a este mismo edificio, donde se mantuvo hasta 1983. Ese ao, tras las obras de adecuacin en la nueva Casa de Cultura, en el edificio que haba sido hasta entonces sucursal del Banco de Espaa, el Archivo Histrico fue trasladado a estas nuevas dependencias. Aprovechando este traslado fsico, se realiz tambin una importante labor de clasificacin, inventariado y catalogacin de la documentacin transferida, para conocer todos los fondos que se custodiaban. Entre los documentos ms singulares que conserva el Archivo cabe destacar el Esborrany de la cort del Justcia (1263-1265), que est considerado el documento en papel valenciano ms antiguo que se conserva. El Archivo, asimismo, atesora una rica coleccin documental de la poca foral (llibres de consells, cort del justcia, llibres de clavaris,), as como una destacado fondo notarial de mbito comarcal. Adems, desde hace pocos aos se lleva a cabo un intenso programa de recuperacin de archivos de carcter privado, propiedad de entidades y personas de la localidad, lo que ha permitido la incorporacin de numeroso material documental y bibliogrfico de personajes de relevancia en Alcoy, como el escritor Joan Valls y los cronistas Jos Moya y Rogelio Sanchis, as como instituciones, como la Casa de Beneficencia, con fondos desde 1854. Esta labor de recuperacin documental no slo se realiza en lo que respecta al documento escrito, sino que tambin se mantiene en otros tres programas de recuperacin documental: 1. Fotografas y material grfico (folletos, carteles, programas de mano, etc.), documentacin que se cataloga, se digitaliza y se pone a consulta pblica mediante una pgina web (fototeca). 2. Archivo sonoro de Radio AlcoyCadena Ser, empresa con la cual el Ayuntamiento ha firmado un convenio para la digitalizacin y catalogacin de su fondo sonoro. Esta labor permitir que, en unos aos, se pueda poner en marcha el Archivo Sonoro de la ciudad (fonoteca). 3. Hemeroteca Histrica Municipal. Considerada de especial relevancia por el Ministerio de Cultura, esta Hemeroteca tiene sus fondos microfilmados, hasta

1995. A partir de esta fecha se est abordando la digitalizacin en un proyecto que supondr la creacin de una completa coleccin de prensa digitalizada, en formato pdf, que permitir no slo acceder a la versin digital sino la implementacin de buscadores para la consulta documental, ya que la digitalizacin se est realizando tambin con la aplicacin de OCR (hemeroteca). El Archivo Municipal de Alcoy est considerado uno de los ms importantes de la Comunidad Valenciana, no tanto por la cantidad de documentacin (que s es notable, con cerca de 12.000 unidades de instalacin, o u.i.) sino por la amplitud temtica y cronolgica que comprende. Hasta el ao 2004 la labor de catalogacin se realizaba de forma manual, mediante fichas que se ordenaban siguiendo el cuadro de clasificacin formulado en 1983. La descripcin manual no permita la incorporacin de otros puntos de acceso o de descriptores, por lo que los usuarios slo podan acceder a la descripcin a partir del cuadro de clasificacin. El amplio fondo documental del Archivo se organiza de la siguiente manera: 1. Gobierno 1.1. Alcalda (19551983) 1.1.1. Junta local de Defensa Pasiva (19361954) 1.2. Consells, cabildos, plenos y comisiones (14111939) 2.Secretara 2.1. Secretara general 2.1.1. Registro general (17061991) 2.1.2. Padrones, censos y estadstica (17621970) 2.1.3. Quintas (17131986) 2.2. Personal (17121939) 2.3. Servicios jurdicos 2.4. Sanidad y asistencia social (15341993) 2.5. Obras y urbanismo (17251993) 2.6. Patrimonio (13311991) 2.7. Educacin(17051977) 2.8. Cultura (17721994) 2.9. Asociaciones culturales (15671990) 2.10. Servicios 2.10.1. Mercados y abastos (15931971)

2.10.2. Matadero (18741940) 2.10.3. Polica local (18081939) 2.10.4. Circulacin y transportes (18731982) 2.10.5. Alcantarillado, agua, alumbrado pblico y comunicaciones (1745 1990) 2.11. Agricultura y ganadera (17321982) 3. Intervencin 3.1. Presupuestos (18901978) 3.2. Rentas y exacciones (13311983) 4. Depositara 4.1. Caja (13311978) 4.2. Recaudacin (13311981) 5. Elecciones 5.1. Junta electoral (17001984) 6. Justicia 6.1. Cort del justcia (12631707) 6.2. Juzgados 6.2.1. Juzgado municipal de Alcoy (17081969) 6.2.2. Juzgado de Primera Instancia de Alcoy (19141986) 6.2.3. Juzgado municipal de Cocentaina (19261967) 6.2.4. Juzgado de Primera Instancia de Cocentaina (19251970) 7. Fondo notarial (12961966) 8. Fondos privados incorporados 8.1. Fondo Rafael Mengual (19302002) 8.2. Fuentes orales (2000) 8.3. Fondo Joan Valls (19412001) 8.4. Fondo Jos Cuenca Mora (19451994) 8.5. Fondo Rogelio Sanchis Llorns (17791995) 8.6. Fondo Mario Brotns Jord (19191995) 8.7. Fondo Jos Moya Moya (13651975) 8.8. Fondo Martnez & Garcia (19501980) 8.9. Fondo Casa de Beneficencia (18541992) 8.10. Fondo Vicente Domnech Mart (19201965) 8.11. Fondo Jos Javier Abad-Prez (19852001) 8.12. Fondo Bautista Mart Sanz (18901950) 8.13. Fondo Jos Mara Soriano Bellver (abierto)

8.14. Fondo Antonio Castell Candela (abierto) 1.2. La normativizacin de la gestin archivstica Ante la carencia de un reglamento que regulara la gestin de los documentos en el Archivo Municipal, se procedi a su confeccin, siendo finalmente aprobado por la corporacin municipal el 17 de diciembre de 2004. En este Reglamento se define el Archivo Municipal, como el el conjunto orgnico de documentos o la reunin de diversos de ellos, completos o fraccionados, producidos, recibidos o reunidos por el Ayuntamiento, procedentes de su gestin o de personas fsicas y jurdicas, pblicas o privadas, con finos de gestin administrativa, informacin o investigacin histrica, cientfica y cultural. De este modo, se considera que el patrimonio documental municipal estar constituido por: (a) el conjunto de documentos en el que se refleja la actividad de la administracin municipal por gestin directa o indirecta, (b) las cesiones, legados, donaciones o depsitos efectuados por otras instituciones o particulares, y (c) las adquisiciones de fondo o colecciones de inters para la ciudad. Del amplio articulado que constituye la redaccin de este Reglamento se destacan dos aspectos que ms afectan a la relacin Archivo/ciudadano, como es (a) la consulta de documentos y (b) la reproduccin de los documentos. En el primer caso, los expedientes podrn ser consultados siempre que su tramitacin haya concluido. La consulta ser libre para los particulares, excepcin hecha en los supuestos protegidos por el art. 18 de la Constitucin, o por leyes especiales que lo determinen. Para la obtencin de fotocopias habr que acreditar la condicin de interesado en el expediente del que se solicitan, con la limitacin de aquellos documentos suscritos o generados por particulares que sean de obligatoria aportacin en un expediente administrativo de preceptiva tramitacin por obtener o ejercer un derecho. No se prestarn para su consulta, tanto en el servicio interno como al pblico en general, parte de los expedientes o documentos separados del conjunto orgnico del que forman parte. La consulta de los documentos por parte de los ciudadanos se realizar mediante la cumplimentacin de una hoja de peticin. Los investigadores que hagan uso del patrimonio documental municipal debern rellenar una ficha de investigadores, donde constarn sus datos personales y le tema sobre el que se investiga. En el caso de la utilizacin de la documentacin depositada al Archivo Municipal para su publicacin o difusin pblica, deber hacerse constar, obligatoriamente, su procedencia. Cuando se trate de fotografas se har constar, adems de la procedencia del Archivo, el nombre de su autor, en caso de ser conocido. Asimismo, el investigador deber facilitar un

ejemplar del trabajo realizado, el cual pasar a formar parte de la biblioteca auxiliar del Archivo. Los que deterioren libros, documentos y objetos de cualquiera clase del Archivo Municipal estarn obligados a indemnizar el perjuicio causado, segn la valoracin que se realice. En cuanto a la reproduccin de documentos, no se facilitarn reproducciones fotogrficas, fotocopias o microfilmes de aquellos documentos cuya consulta pblica sea restricta o limitada por disposiciones vigentes. No se facilitarn, asimismo, reproducciones que impliquen a la manipulacin de documentos cuyo estado de conservacin as lo desaconseje. Adems, como norma, no se fotocopiarn documentos que tengan forma de libro. En contrapartida, el Archivo ofrecer la opcin de la microfilmacin. En caso de que la documentacin que se debe consultar no est microfilmada, se estudiar la posibilidad de que la persona interesada haga las reproducciones fotogrficas, siempre al mismo Archivo y que, al mismo tiempo, entregue una copia al Archivo. La reproduccin del fondo documental depositado al Archivo Municipal se realizar al abono de las tasas municipales correspondientes. La realizacin o envo de copias por correo se har mediando el pago previo de su valor y de los gastos de envo correspondientes. 1.3. La normalizacin descriptiva en el acceso a la informacin: aplicacin de un tesauro estndar La carencia de un sistema estndar y normalizado de descriptores (temticos y de entidades) se ha suplido con el empleo de tesauros relacionados con la administracin local y que ya se aplican desde hace varios aos, con singular xito, en algunos archivos municipales, impulsados por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, que han formulado un tesauro especfico para los archivos municipales. La elaboracin de un tesauro es una tarea difcil de emprender por lo complejo y por lo dilatado en el tiempo. Este Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, en concreto, tard dieciocho aos en que su trabajo pudiera considerarse completo. La confeccin de un tesauro supone la necesaria estructuracin de la informacin de modo que el usuario no se sienta perdido en una selva de datos. Sin ellos, las grandes ventajas de la informatizacin se veran seriamente daadas. La informacin estructurada en familias repercute de modo cuantitativo y cualitativo en la calidad de la misma, ofrecida, en este caso, desde los archivos municipales. Ayuda, en definitiva y de forma sustancial, a la rapidez de las consultas y contribuye a la difusin de las materias contenidas en los documentos de los archivos.

1.4. Problemas para la localizacin de documentos La falta de un sistema de gestin documental o de descripcin documental provocaba en el Ayuntamiento, hasta ahora, retrasos constantes en la atencin a los ciudadanos que se dirigan, no slo al Archivo sino al propio Ayuntamiento, en busca de documentos que ste conservaba. El ejemplo prototpico es el de la consulta de las licencias de obras: Supuesto prctico, basado en la experiencia real Un ciudadano cualquiera se dirige al Archivo para consultar el expediente de licencia de obra particular de su vivienda, en la que tiene previsto hacer algunas reformas. El edificio tiene una antigedad de unos veinte aos y, lgicamente, el expediente debe conservarse en el Archivo. Sin embargo, la nica forma de localizar el expediente es mediante el nmero que el departamento que lo tramitaba le otorg al iniciar el procedimiento administrativo. Ante esta circunstancia, el Archivo se pone en contacto con el negociado de Urbanismo, quien le facilitar el nmero de expediente, pues este departamento mantiene un fichero manual de los expedientes que ha tramitado. Si el ciudadano hubiera acudido a Urbanismo tampoco hubiera adelantado nada, pues all slo le ofreceran un nmero de expediente para poder consultarlo en el Archivo. La solucin a esta disfuncin en la atencin al ciudadano es la implementacin de un sistema de gestin documental que permita atender en lnea, tanto desde el propio Negociado como en el Archivo, las consultas del ciudadano. En el caso de la documentacin histrica, y por tanto no sujeta a la legislacin de proteccin de datos, el ciudadano podr acceder libremente a la consulta electrnica de los elementos descriptivos. En el caso de documentacin en edad administrativa o afectada por la legislacin en materia de proteccin de datos, el ciudadano slo podr acceder a aquellos registros que solicite formalmente y est autorizado a ello. En caso de duda por parte de los tcnicos o responsables del Archivo Municipal, se consultar a los servicios jurdicos del propio Ayuntamiento, siendo potestad de la Secretaria Municipal la autorizacin o denegacin del acceso a dicha informacin. 1.5. Anlisis de los diferentes sistemas de gestin presentes en el mercado Evaluadas las necesidades de un programa de gestin documental, se analizaron los diferentes productos existentes en el mercado, teniendo siempre en cuenta las dimensiones de nuestro Archivo, as como la disponibilidad presupuestaria y los costes de mantenimientos. Despus de analizar diversas propuestas, se escogi el sistema de gestin de archivos ARCHIVO 3000 porque se atena a una serie de criterios objetivos: costo ms ajustado al presupuesto disponible mantenimiento ms econmico

 posibilidad de que el programa se ajustara a las caractersticas peculiares del Archivo Municipal de Alcoy programa estndar que ya se estaba aplicando en otros archivos municipales conocidos

2. IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL 2.1. El programa de gestin documental ARCHIVO 3000 ARCHIVO 3000 es un programa de gestin de archivos desarrollado bajo entorno Windows. Est perfectamente capacitado para cubrir las necesidades de cualquier tipo de archivo (administrativo, histrico, de empresa, mdico, etc.), as como para el mapeado o conversin de Dublic Core, EAD y otros lenguajes de marcado y metadatos. ARCHIVO 3000 utiliza ISAD(G)2 a nivel de introduccin y visualizacin de datos, pero puesto que ISAD(G)2 no es una estructura informtica de datos, la aplicacin incorpora, diferencindose con ello de las dems aplicaciones de archivo, una slida y normalizada estructura de datos que permite tanto la introduccin enriquecida de informacin como una sofisticada explotacin y recuperacin de sta. Utiliza, por tanto, las normas ISAD(G)2 e ISAAR(CPF) y una adaptacin del formato USMARC21, de las pautas OCLC para introduccin automatizada de datos y el nuevo formato de autoridades del Ministerio de Cultura. Los mdulos que recoge este programa son: Tablas auxiliares (Soportes, lenguas, tipos de escritura, tipos diplomticos, estado de conservacin, encuadernacin, tipos de acceso, investigadores). Descripcin archivstica segn las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF). Consultas y puntos de acceso a la informacin, mediante bsquedas directas, jerrquicas y booleanas. Prstamos de los documentos mediante cdigos de barras. Mdulos de transferencias desde las entidades productoras al Archivo. Caractersticas tcnicas del programa 1. Posibilidad de integrar imgenes y sonidos en los documentos descritos. Ello permite visualizar la documentacin anexa a los expedientes. Por ejemplo, en las licencias de obra y en las licencias de apertura de comercios e

industrias se pueden adjuntar al registro los planos que aparecen en el expediente, mediante su digitalizacin. 2. Acceso a los distintos niveles de descripcin a partir de mltiples puntos: nombre, fecha, ttulo elemento bsico en ISAD(G), materias a las que alude en la ISAAR(CPF), trminos geogrficos, fecha de entrada, fecha de produccin, tipo diplomtico, bsquedas truncadas, dgitos del cuadro de clasificacin, etc. 3. Navegacin sobre todos los niveles o nicamente en los niveles que se seleccione de las unidades de descripcin localizadas en las bsquedas. 4. Importacin y exportacin de datos. 5. Gestin de prstamos a investigadores en sala, prstamos a oficinas, etc. 6. Bsqueda en lnea por los usuarios y posibilidad de configurar sus consultas. 7. Definicin de perfiles de introduccin de datos, es decir, personalizacin por parte del usuario de la estructura de entrada de datos, de manera que el archivo pueda seleccionar los datos que desea que el programa solicite, para facilitar la rapidez de la gestin. 8. Localizacin gil de etiquetas dentro del nivel de descripcin. 9. Posibilidad de aadir subcampos durante el proceso de descripcin. 10. Interconexin de las opciones de bsqueda y descripcin. 11. Descripcin de cualquier tipo de niveles: fondo, subfondo, serie, unidad documental compleja o simple; as como autoridades, grupo o seccin, o subseries o partes de serie. 12. Descripcin completa de esas unidades de descripcin, ajustndose a las normas ISAD(G) y ISAAR(CPF) y al formato USMARC21. 13. Localizacin de registros por cualquier dato posible (nmero de control, ttulo, creador, descriptores, etc.). 14. Evita la duplicacin de signaturas topogrficas, advirtiendo de la existencia de la misma en otro asiento, lo cual permite evitar la posible repeticin de signaturas. 15. Personalizacin de la pantalla de introduccin de datos, pudindose escoger entre la visualizacin de etiquetas en formato MARC, en reas y elementos ISAD(G), o personalizada.

16. Presentacin final de la ficha en formato MARC, reas y elementos ISAD(G) o HTML personalizado, o EAD. 17. Formato de impresin de fichas personalizado para facilitar al usuario la informacin contenida en las fichas ISAD(G). 18. La normalizacin en la descripcin permite la exportacin e importacin de registros, as como la conversin y/o integracin de diversos lenguajes. 19. Asociacin de ficheros multimedia a la descripcin: imgenes, textos, sonidos, vdeos, etc. 20. Creacin en lnea de un fichero de autoridades, con acceso directo a l. 21. Gestin de usuarios y unidades de instalacin (u.i.) mediante cdigos de barras. a. Impresin de cdigos de barras de usuarios (por ejemplo, para el carnet de usuario) y unidades de instalacin (u.i.). b. Impresin de cdigos secuenciales, manuales o a travs de consultas. c. Mltiples formatos de impresin y configuracin de formatos de salida. 22. Gestin de prstamos: permite realizar prstamos a investigadores, oficinas productoras, exposiciones temporales, etc., controlando el tiempo y plazos de devolucin, las estadsticas de prstamo y otros tipos de consultas numricas. Gestin ntegra del prstamo, devolucin, renovacin y reserva. Gestin automatizada de las estadsticas de usuarios, de acuerdo a los plazos establecidos por el Archivo, permitiendo la aplicacin de mltiples variables.

23. 24.

Otros archivos donde se aplica el programa de gestin ARCHIVO 3000 Archivos de la Autoridades Portuarias de Alicante, Castelln y Valencia Archivos de la Diputaciones Provinciales de Cceres, Huesca, Lugo Archivo Histrico Provincial de Huesca Archivo del Tribunal Supremo (Madrid) Archivo de METROVACESA Archivo de la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Archivos municipales de Cartagena, Alcantarilla, Jaca, Lugo, La Roda, Villarrobledo y Montcada i Reixac 10

 Archivo del Consello de Contas de Galicia Archivo de la Catedral de Santiago de Compostela Archivo de la Universidad Pblica de Navarra 2.2. La puerta de acceso del ciudadano a la documentacin en lnea: el portal del Archivo Municipal de Alcoy El nuevo portal del Archivo Municipal de Alcoy est diseado para albergar la mayor base de datos de carcter histrico y documental sobre nuestra ciudad, comprendiendo bajo esta denominacin cualquier tipo de soporte: manuscrito, mecanoescrito, impreso, fotografa, documento electrnico, imagen digital, registro sonoro (mp3), etc. Si complementamos las bases de datos del Archivo con el catlogo en lnea de la red de bibliotecas municipales de Alcoy (www.xlpv.cult.gva.es), el ciudadano tiene acceso en lnea en estos momentos a la mayor base referencial de carcter documental de toda la ciudad, con ms de 65.000 registros informatizados y cerca de 6.000 imgenes digitalizadas. El portal se estructura en 9 secciones: 1. La primera sirve de pgina de presentacin del Archivo Municipal. Se hace una breve historia del Archivo, se describe la documentacin ms importante que ustodia

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2. El cuadro de clasificacin desarrolla de forma sistemtica las secciones y series ms significativas que contiene el Archivo, as como sus fechas tpicas. 3. En la seccin Fondos incorporados se hace una descripcin pormenorizada, fondo por fondo, de cada uno de los archivos personales o institucionales que se han depositado en el Archivo Municipal durante los ltimos aos, como los de Joan Valls, Rogelio Sanchis, Jos Moya y la Casa de la Beneficencia, entre otros. La descripcin se ha realizado de forma normalizada, siguiendo los criterios de descripcin de la ISAD(G), normativa internacional de descripcin archivstica. Esta descripcin, en lneas generales, es la que sigue: 1. REA DE IDENTIFICACIN Describe los datos identificativos del fondo que se describe, esto es, : 1.1. Cdigo de referencia ES Alcoi. Arxiu Histric Municipal. AMA. Fondo Casa de Beneficencia-Hogar Infantil 1.2. Ttulo Fundacin Casa de BeneficenciaHogar Infantil de Alcoy 1.3. Fechas 18541991 1.4. Nivel de descripcin Unidad documental 1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripcin 6 unidades de instalacin (u.i.). Papel 2. REA DE CONTEXTO 2.1. Nombre del productor Fundacin Casa de BeneficenciaHogar Infantil de Alcoy 2.2. Historia institucional/resea biogrfica Durante el ao 1854 Alcoy padeci la pandemia de clera ms terrible de su historia, a consecuencia de la cual quedaron numerosos hurfanos. El Ayuntamiento dispuso la creacin de una Junta de Beneficencia para que gestionase la creacin de una Casa de Desamparados para acoger los desvalidos. Esta comisin adquiri unos locales en la c/ de Santo Domingo. 2.3. Historia archivstica

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No se tiene constancia de tratamiento archivstico anterior. 2.4. Forma de ingreso Depsito en el Archivo Municipal de Alcoy en el verano de 2005 3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1. Alcance y contenido Este fondo documental de la Casa de Beneficencia permite reconstruir el funcionamiento de las diversas centros benficos que la han albergado, as como cubrir la informacin de carcter asistencial en la ciudad. 3.4. Organizacin 1. Gobierno 1.1. Libros de actas (1854-...) 1.2. Correspondencia (1913-1982) 1.3. Reglamentos (1893-1989) 2. Patrimonio (1857-1976) 3. Administracin (1911-1968) 4. Contabilidad (1948-1991) 5. Pea pro-Nios Beneficencia (1956-1987) 6. Fototeca (1960-1980) 7. Biblioteca: 1 slo ejemplar, REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAOLA (1837) Diccionario de la Lengua Castellana por, 8 ed., Madrid : En la Imprenta Nacional, 994 p., 28 cm. 4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN 4.1. Condiciones de acceso Se trata de un fondo generado por una institucin privada pero que permite su consulta para finalidades de investigacin. El acceso est sujeto a la legislacin vigente: Ley 16/1985, del Patrimonio Histrico Espaol; Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn; Ley 4/1998, del Patrimonio Cultural Valenciano; Ley 15/1999, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, teniendo en cuenta que esta no impide el acceso a la documentacin que, segn se establece en la Ley 16/1985 y en la de Archivos de la Comunidad Autnoma, tenga la condicin de histrica; Ley 3/2005, de Archivos de la Comunidad Valenciana; Reglamento del Archivo Municipal de Alcoy. 4.5. Instrumentos de descripcin Cuadro de clasificacin e inventario.

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7. REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN 7.1. Nota del archivero Josep Llus Santonja 7.2. Reglas o normas ISAD(G) 7.3. Fecha de la descripcin Junio 2005 4. En la seccin Otros archivos locales se recoge una relacin en forma de breve ficha sobre otros archivos que se hallan en la ciudad, facilitando un ndice de los documentos que contiene cada uno, ubicacin de la entidad y medio de contacto. Por ejemplo, sobre el Archivo del Crculo Catlico de Obreros se indica el tipo de fondo que contiene (documentacin generada por esta centenaria sociedad desde su fundacin en 1872), ubicacin o domicilio social, telfonos de contacto y cuadro de clasificacin de su archivo. 5. La Fototeca es una base de datos en lnea que permite la localizacin del archivo fotogrfico que se custodia en el Archivo Municipal o en el Museo Arqueolgico. Partiendo de un fondo fotogrfico municipal, la Fototeca se ha enriquecido con sucesivas aportaciones de colecciones particulares, ascendiendo, en la actualidad, a cerca de 6.000 registros electrnicos, con cerca de 4.000 imgenes digitalizadas.

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FICHA DE EJEMPLO
Informaci General

Ttol:

VIADUCTO DE CANALEJAS

Descripci:

Vista general del Viaducto de Canalejas.

Autor:

Any:

1910

Fons:

MUSEU ARQUEOLGIC

Signatura:

M.A.M.1/9

Foto

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Realitzat pel C.P.D. | 2006 Ajuntament d'Alcoi | Accessibilitat i estndards

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6. La Fonoteca es un proyecto a medio plazo de colaboracin entre el Archivo y Radio Alcoy-Cadena Ser, por el cual se est procediendo a la catalogacin y digitalizacin de los registros sonoros que dicha emisora conserva en su archivo desde, al menos, los aos 60 del pasado siglo. Por lo que se ha podido averiguar, puede ser un caso nico de conservacin de un fondo sonoro en la Comunidad Valenciana de tanta extensin cronolgica y cuantitativa.

PROGRAMA: Especial Camilo Sesto Ao 1975

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PROGRAMA: Desayuno con Entrevista amb Juan Gil-Albert, escriptor i poeta. 08/12/1991 PROGRAMA: Alcoy, sus hombres y su cultura Entrevista amb Joan Valls i Jord, poeta. Anys 80 PROGRAMA: Alcoy, sus hombres y su cultura Entrevista amb D.Cirilo Tormo i Dur. Anys 80

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PROGRAMA: Entrevistas a los alcaldes de la democracia. 26/12/2004

Punxe per a sentir la gravaci (961

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7. La Hemeroteca es otro proyecto a medio plazo para digitalizar todo el fondo de la Hemeroteca Municipal. Considerada por el Ministerio de Cultura como Hemeroteca Histrica por la antigedad y riqueza de sus fondos hemerogrficos, se est procediendo a su digitalizacin mediante un proyecto ambicioso que supone su recuperacin como texto mediante la conversin a pdfs con texto oculto mediante OCR. En la actualidad se halla a disposicin de consulta electrnica la prensa diaria entre 1992 y 2005, con cerca de 40.000 pginas digitalizadas. Este proyecto, por ejemplo, va mucho ms all que la simple digitalizacin de la prensa histrica impulsada por el propio Ministerio, ajustada a un proyecto basado ms en la conservacin que en la difusin de la informacin. 8. El OPAC es el sistema de consulta en lnea que permite a los usuarios acceder a la base de datos gestionada por el Archivo Municipal. Las opciones son mltiples y permiten delimitar o acotar las bsquedas mediante numerosas variantes. a. Se permite la bsqueda en todo el Archivo o seleccionar los fondos en los que se quiere realizar la bsqueda. b. Se pueden delimitar los niveles de descripcin de la bsqueda, es decir, si se quiere buscar a nivel de fondo, seccin, serie, subserie o expediente. c. Las bsquedas pueden realizarse en tres niveles diferentes: 1) Bsica, en la que las bsquedas se realizan mediante descriptores, que pueden ser fechas, nombre del autor, productor o entidad, calle y materia. 2) Avanzada, que permite la combinacin de los trminos de bsqueda y la combinacin booleana. 3) General, que permite la bsqueda por cualquier palabra en cualquier campo de los registros.

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