MAESTRA EN ADMINISTRACIN

TEORA Y TENDENCIAS ACTUALES DE LA ADMINISTRACIN

ANLISIS ORGANIZACIONAL

CENTRO S.C.T. TLAXCALA

AUTOR: VZQUEZ SALDAA EVANGELINA

CAMPUS MARINA NOVIEMBRE 8, 2011

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TABLA DE CONTENIDO

Introduccin I. Antecedentes de la Secretara de Comunicaciones y Transportes 3 3

II. Contexto del Estudio

Descripcin de la Organizacin I. Historia de los Centros S.C.T. 3 4 4 4 4

II. Misin de los Centros S.C.T. III. Visin de los Centros S.C.T. IV. Poltica de Calidad V. Objetivos

Diagnstico de la Organizacin I. Situacin actual de la Organizacin 5 6 7 7

II. Propuesta del Cambio Organizacional III. Conclusiones y Recomendaciones IV. Referencias

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INTRODUCCIN
I. ANTECEDENTES DE LA SECRETARA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES.
El 17 de octubre de 1533 la Reina de Espaa emiti una cdula Real en la cual se ordenaba la construccin de caminos en la Nueva Espaa. Esta Ordenanza tena como objetivo poder movilizar con mayor seguridad y rapidez los bienes que la Colonia entregaba a la Corona. De esta manera, en 1590 el Gobierno Virreinal orden el trazo del camino carretero de Mxico a Veracruz, va Orizaba, el cual se considera el primero en su gnero en el Nuevo Mundo. Las luchas constantes en los primeros aos de vida independiente de Mxico, provocaron que las comunicaciones fuesen casi nulas. Durante la Reforma, el Gobierno de Jurez, crea la primera Dependencia Federal encargada de construir caminos, la cual durante el transcurso del tiempo actualiz su estructura y adecu su nombre. Por ello, Porfirio Daz en 1891 la llam Secretara de Comunicaciones y Obras Pblicas. En 1925, Plutarco Elas Calles cre la Comisin Nacional de Caminos, fundacin que marc el principio de una poltica caminera que hasta la fecha no ha cesado de manifestarse a lo largo de las administraciones subsecuentes. No es sino hasta el perodo de Gobierno de Adolfo Lpez Mateos, cuando sta se transforma en Secretara de Comunicaciones y Transportes (SCT), conservando este nombre hasta 1976 cuando se cambia a Secretara de Asentamientos Humanos y Obras Pblicas (SAHOP), para despus retomar nuevamente el nombre de Secretara de Comunicaciones y Transportes como dependencia responsable de planear, programar, construir, modernizar, conservar, operar y dar mantenimiento a la Red Federal de Carreteras.

II.

CONTEXTO DEL ESTUDIO.

El anlisis organizacional es una herramienta que busca un mejoramiento continuo del medio ambiente en el cual se desarrolla el Centro S.C.T. Tlaxcala como Dependencia Federal, con el fin de alcanzar un incremento en su productividad sin perder de vista el recurso humano, considerado el pilar que sostiene la operacin en sus diferentes reas, ofreciendo servicios de calidad para estar en un mercado competitivo dentro de la Administracin Pblica Federal. El objeto del estudio es a travs del anlisis de sus funciones organizacionales, la situacin actual que presenta y una propuesta de mejora, segn las teoras y tendencias actuales que sugiere la administracin a travs de la economa globalizada en que nos desempeamos actualmente.

DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN
I. Historia de los Centros S.C.T.
Los Centros SCT se crearon en todos los Estados en el ao de 1974, a partir del proceso de descentralizacin de la Administracin Pblica Federal en la Presidencia de Luis Echeverra y con Luis Enrique Bracamontes como Secretario de Obras Pblicas.

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La Secretara de Obras Pblicas (SOP) tena a su cargo la construccin y conservacin de edificacin pblicos, monumentos, obras de ornato, obras pblicas de fomento e inters general, caminos federales, puentes, vas frreas y aeropuertos, adems de establecer la normatividad. A partir del 1 de Enero de 1977, la Secretara de Obras Pblicas cambia de denominacin para dar origen a la Secretara de Asentamientos Humanos y Obras Pblicas (SAHOP), conforme a la nueva Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. La dependencia ampli sus funciones con la ejecucin de trabajos de vivienda, infraestructura para la provisin de los servicios pblicos urbanos bsicos. Con fecha 1 de Enero de 1983, se transforma en Secretara de Desarrollo Urbano y Ecologa, por lo cual las atribuciones inherentes a la infraestructura, en materia de comunicaciones y transportes, que tena a cargo la SAHOP, se adscriben a la SCT, lo que da paso al establecimiento de los Centros S.C.T. en cada Entidad Federativa y la determinacin de su estructura fue publicada en el Diario Oficial del 26 de Mayo de 1983, donde se enumeran las funciones delegadas y desempeadas a travs de un Director General, como autoridad representante del Secretario de Comunicaciones y Transportes, con la finalidad de ejecutar los programas de obras de infraestructura para el transporte y para la coordinacin con los Gobiernos Estatales y Municipales en este ramo.

II.

Misin Centros S.C.T.

Contribuir al desarrollo de los sistemas de Comunicaciones y Transportes en la entidad federativa, ejecutando y promoviendo los programas institucionales con seguridad, eficiencia y calidad, para el bienestar econmico, social y cultural, con respecto al medio ambiente, al marco legal y tico.

III.

Visin Centros S.C.T.

Ser una unidad administrativa de la Secretara de Comunicaciones y Transportes con facultades suficientes para promover y cumplir con los programas institucionales, a fin de brindar servicios de excelencia, realizando actividades con calidad, tica y responsabilidad dentro del marco legal en coordinacin con los distintos niveles de gobierno y grupos sociales, en beneficio de los habitantes de la entidad.

IV.

Poltica de Calidad

Proporcionar servicios de calidad competitivos ofrecidos por la Secretara de Comunicaciones y Transportes que satisfagan las necesidades, demandas y expectativas de la sociedad, a travs de un sistema de gestin de la calidad basado en la innovacin, compromiso, trabajo en equipo y la mejora continua fortaleciendo el desarrollo de nuestros procesos.

V.

Objetivos
Estandarizar el tiempo de respuesta en los trmites y servicios ofrecidos por la Secretara de Comunicaciones y Transportes. Incrementar el alcance del sistema de gestin de calidad mediante la incorporacin de procesos de alto impacto para la sociedad. Incrementar la satisfaccin de los usuarios a travs de una atencin ms gil y de calidad de los trmites y servicios ofrecidos por la S.C.T. Transparentar la gestin pblica de la S.C.T., a travs de la implementacin de un sistema de organizacin y conservacin de los archivos, para garantizar a la ciudadana el acceso oportuno a la informacin y favorecer la rendicin de cuentas.

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DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL.
I. Situacin actual del Centro S.C.T. Tlaxcala Considerando que la misin de la Secretara de Comunicaciones y Transporte es promover sistemas de transporte y comunicaciones seguros, eficientes y competitivos, mediante el fortalecimiento del marco jurdico, la definicin de polticas pblicas y el diseo de estrategias que contribuyan al crecimiento sostenido de la economa y el desarrollo equilibrado del pas, ampliando la cobertura y accesibilidad de los servicios, logrando la integracin de los mexicanos y respetando el medio ambiente, a travs de un sistema de Gestin de Calidad basado en la innovacin, compromiso, trabajo en equipo y la mejora continua, y que la poltica del Gobierno del Estado en esta materia, tiene una importancia fundamental e imprescindible para el desarrollo de una sociedad moderna y justa; por lo que el Centro S.C.T. Tlaxcala cuenta con la siguiente estructura organizacional vertical, funcional y jerrquica:

El total de la plantilla al 30 de Octubre de 2011 es de 214 empleados, de los cuales 160 son operativos con estudios acadmicos en promedio de secundaria y bachillerato y 31 son mandos medios con estudios profesionales de licenciatura e ingeniera en diferentes ramas, con plazas autorizadas mediante el Servicio Profesional de Carrera implementado por el Gobierno Federal a partir de 2003, lo que se pretende con esta metodologa para cubrir los puestos de liderazgo es profesionalizar el sistema gubernamental en el pas. Cada rea cuenta con sus objetivos definidos por las diferentes direcciones generales ubicadas en las oficinas centrales de esta Dependencia; sin embargo como unidad administrativa tambin se tienen objetivos y metas propias para el desempeo en general en esta entidad federativa. De acuerdo a los indicadores de desempeo del presente ao, se ha logrado obtener un 80% de resultados en los objetivos establecidos, incluyendo el del presupuesto autorizado para operar en los diferentes servicios que se proporcionan. Aunque la tecnologa est en evolucin constante, las personas siguen siendo el pilar que sostiene esta organizacin y de acuerdo a los resultados obtenidos, a travs de un diagnstico organizacional real e imparcial, me ha permitido analizar y conocer las causas que ha frenado el cambio, as como la apata del personal para incrementar la productividad y se pueda mejorar la situacin actual, destacando la mayor preocupacin en ofrecer servicios de alta calidad y que el personal tanto operativo como de mando medio

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desarrolle sus funciones con entrega y responsabilidad, de tal manera que sean capaces para dar soluciones oportunas a cada problemtica que se presente. Los aspectos externos que mayormente influyen en esta Dependencia, son los relacionados con los cambios de administracin gubernamental, tanto a nivel nacional como estatal; as como las nuevas polticas que surgen da a da derivado de los cambios de la globalizacin y tecnolgicos que vienen a modificar la forma de trabajar del personal, adaptndose a nuevas normas y procedimientos establecidos en la administracin pblica federal. Otro factor externo que afecta no solo a la organizacin, sino influye en el estado psicolgico de las personas, son las reducciones constantes al presupuesto autorizado inicialmente y que repercuten directamente a la plantilla de personal, reduciendo la nmina a travs de retiros voluntarios y el congelamiento de plazas, por lo que cada vez se incrementa la carga de trabajo con menos empleados, quienes absorben las actividades que se tienen que ejecutar para la operacin diaria del Centro SCT Tlaxcala. La reduccin de presupuestos tambin repercute en la disminucin de cursos de capacitacin, mejoras a las instalaciones, compra de materiales y equipo necesarios para la operacin diaria, y por supuesto en el desarrollo tecnolgico en la institucin, lo que conlleva a dejar inconclusos ao con ao proyectos de mejora, o en su defecto el abandono total de los mismos. De igual manera los fenmenos naturales que afectan durante todo el ao las diferentes vas de comunicaciones como en autopistas, carreteras, caminos y telecomunicaciones, directamente repercuten al presupuesto autorizado para cada ejercicio.

II.

PROPUESTA DE CAMBIO ORGANIZACIONAL

Actualmente el tema de la globalizacin, ha generado incertidumbre en todo tipo de empresa, no siendo la excepcin las dependencias del Gobierno Federal; la nueva ola de la competitividad, as como los trminos de calidad y mejora continua ha venido a despertar la inquietud y la preocupacin de los altos directivos y empleados. Con todos estos cambios de la nueva cultura organizacional, no ha sido posible esclarecer con exactitud los objetivos de la organizacin y que la idea central quede clara en la mente de los empleados, por lo que se necesita incrementar la capacitacin y actualizacin en estos conceptos. Dentro del Centro SCT Tlaxcala, existe comunicacin directa, esto es, la Dependencia de Oficinas Centrales, en gran parte beneficia la comunicacin, pero en su mayora, al momento de irla bajando, se va perdiendo la importancia y el tipo de comunicado que se atender desde el punto de vista de dar respuesta en orden de prioridades. La importancia de la comunicacin interna para que fluya con calidad y con oportunidad debe ser evaluada constantemente para tener la certeza que tanto los subordinados o la autoridad haya recibido en su momento, con la calidad ptima adems conteniendo un lenguaje claro y sencillo. La comunicacin de los jefes a los subordinados deber ser hoy en da ms efectiva, es decir, ms directa, incluso romper paradigmas, pues es muy importante que cualquier dilogo entre los trabajadores y los jefes sea de manera clara y directa, ya que repercutir en las propias tareas que se tengan que realizar. As mismo, se debe trabajar en la resistencia al cambio para enfrentar nuevos retos que les permita prepararse para ser cada da mejores y ms competitivos, buscar mejorar las reas de oportunidades, sobre todo de adquirir nuevos conocimientos y compromisos en las tareas y puestos que desempean, en este sentido, ya no debe existir la frase: el jefe siempre tiene la razn, ya que se debe tomar en cuenta la opinin de los trabajadores operativos. Por otro lado todos los asuntos que se atienden, tiene que ser apegados a la normatividad, ya que no existe flexibilidad suficiente para agilizar y eficientar las diversas soluciones requeridas, por ser una dependencia federal, todos los manuales, polticas e instrucciones se reciben desde nivel central, por lo que los requerimientos deben cumplirse de acuerdo a lo sealado en las mismas, situacin que los empleados desconocen o no estn actualizados, por lo que se propone implementar talleres que permitan la correcta difusin de los mismos de una forma constante y permanente.

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III. CONCLUSIONES.

Con la finalidad de implementar la propuesta de cambio de forma eficaz y permanente, se debe involucrar seriamente a todos los niveles jerrquicos, contar con el apoyo tanto de los directivos responsables de la organizacin como de los empleados operativos, ya que al contar con recursos limitados, stos deben ser planeados cuidadosamente para ejercerlos de forma responsable, con empleados que cumplan cabalmente con los perfiles de liderazgo que comprometan el proyecto de cambio y se enfoquen al cumplimiento de los objetivos de la Dependencia. La mayora del personal operativo adscrito a esta institucin, no cuenta con la preparacin acadmica que se requiere para cubrir los puestos que desempean actualmente, y a pesar del gran esfuerzo que realiza el Departamento de Recursos Humanos con programas para incrementar la educacin escolar de los empleados, stos presentan una gran falta de inters y compromiso en este sentido; por lo que se necesita trabajar en un proyecto para concientizar e impulsar el desarrollo profesional, empezando por la representacin sindical que son los lderes que deben buscar aumentar los beneficios y permanencia de las personas en un lugar de trabajo digno, as como de los jefes de las reas para promover incentivos que permitan interesar a los trabajadores a realizar los estudios o capacitacin ofrecidos para lograr el cumplimientos de los objetivos establecidos. Los constantes cambios de directivos ha derivado que los proyectos de capacitacin, as como las evaluaciones de desempeo no sean tomadas de forma seria para el desarrollo de la Dependencia, no existe un compromiso de involucrarse en la deteccin de las necesidades reales de cada individuo para promover el crecimiento, es necesario romper con paradigmas que se utilizaban en otros aos, las nuevas tendencias, conceptos y teoras nos permiten identificar en donde est posicionada la organizacin actualmente, elaborar un estudio de clima organizacional, involucrar a los trabajadores en las estrategias que se implementarn, as como en los objetivos y metas que se planea obtener es fundamental para implementar cualquier proyecto de mejora. La importancia de esta propuesta se fundamenta en las personas y su capacidad que tienen para realizar sus actividades de la mejor forma posible, la percepcin que se tienen en este anlisis es que las personas solo necesitan informacin y comunicacin clara y precisa a dnde dirigir sus esfuerzos y que stos sean compensados de forma justa, se cuenta con personas que pueden ser agentes de cambio, que impulsen este proyecto de mejora, es fundamental detectar las motivaciones que tiene cada uno de los empleados para empujar el desarrollo de los mismos, la mayora cuenta con antigedad considerable y es normal que estn reacios a aceptar cualquier cambio, desconocen la situacin real de la Dependencia, las complejidades de las leyes y su normatividad para aplicarlas en las actividades, a pesar de contar con un sistema de calidad, la mayora desconoce los conceptos de esta metodologa, es por ello la importancia de implementar un proyecto de mejora desde el conocimiento bsico de la Secretara, se evaluacin y seguimiento a los programas de capacitacin y sobre todo la comunicacin de las estrategias y cambios requeridos para darles la importancia que se merece el estar laborando en una organizacin de gran importancia para el desarrollo de nuestro pas. REFERENCIAS. www.sct.gob.mx http://normatecainterna.sct.gob.mx