Sistemas de contabilidad de costos con sistemas administrativos ERP

Autor: Carlos E. Muoz R. Costos 12-03-2008

Podemos realizar algunas preguntas con el fin de aumentar el inters en el tema antes de resumir el desarrollo de este trabajo, para tener una idea general:

Cul es la utilidad real de la contabilidad de costos?, Cul es el objetivo de que en las empresas de hoy se trabaje en funcin de una Gerencia estratgica de costos? En el desarrollo de este informe revisaremos la importancia de implementar un sistema de costos autnomo del sistema contable central, por la ayuda que nos brinda para controlar el principal tem de gasto de la operacin de la empresa. Luego explicaremos porque se hace necesario implementar tecnologas de informacin - tales como sistemas administrativos ERP - para alcanzar eficiencia en el manejo y control de costos, hasta llegar a la habilitacin de un Balance Score Card que se alimentar directamente del ingreso de los documentos de compra y su efecto inmediato sobre los resultados de la empresa. Todo esto con el objeto de que el Directorio y la Gerencia conozcan de la forma ms rpida toda la informacin necesaria para tomar las decisiones correspondientes

para alinear a la empresa con la consecucin de los objetivos propuestos. Es decir, como operan las tecnologas de informacin para hacer ms eficiente la operacin de la empresa hoy. OBJETIVOS Este trabajo presenta las principales razones que llevan a una empresa a invertir en sistemas ERP, a controlar la contabilidad de costos en forma separada del mdulo central, enfocarla hacia la perspectiva de gestin dado el principal tem que significa para obtener el xito. Tambin se explicar como se determinan los principales tems de costos: Operaciones, Mano de Obra y de Administracin y Ventas Como se integra esta informacin al mdulo de contabilidad nica. El objetivo que el sistema de costos ayuda a lograr, encaja estratgicamente con la finalidad global de la empresa? Como se generan los informes contables, de resultados y financieros de la empresa, en las fechas y perodos determinados por la misma empresa Como se compara esta informacin con las proyecciones y presupuestos generados para conocer si estos resultados son los esperados

Como se pone a disposicin de la Gerencia y Directorio de la Empresa esta informacin a travs de los medios tecnolgicos disponibles. INTRODUCCIN Para introducirnos en el tema profundamente, buscaremos conocer y aclarar a continuacin 2 conceptos: el de Contabilidad de Costos y el de sistemas ERP. CONTABILIDAD DE COSTOS El costo se define como el valor sacrificado para producir y/o adquirir bienes o servicios mediante la reduccin de los propios activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios esperados. Los mandos altos, la gerencia y la administracin, con la informacin suministrada se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el funcionamiento de la empresa, por lo tanto es de vital importancia para el proceso de toma de decisiones conocer sta informacin de una manera clara, rpida y eficaz, esto hace que en la actualidad la contabilidad de costos tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la informacin. La informacin requerida por la empresa se puede encontrar en el conjunto de operaciones diarias, expresada de una forma clara en la contabilidad de costos, de la cual se desprende la evaluacin de la gestin administrativa y gerencial convirtindose en una

herramienta fundamental para la consolidacin de las entidades. Debido a esta ltima explicacin es que las empresas hoy deben al menos estudiar la posibilidad de implementar tecnologas de informacin para ayudar al control de estas operaciones diarias. SISTEMAS ERP La Planificacin de Recursos de la Empresa (ms conocida como ERP por sus siglas en ingls Enterprise Resource Planning) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de administracin, produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin y/o comercializacin de bienes o servicios. Su historia se remonta desde la dcada del 60, desde esa fecha se han sucedido muchos cambios radicales en el manejo de la informacin de cada organizacin empresarial, por aquel entonces, las empresas recin comenzaban a emplear los primeros paquetes de software de gestin, diseados principalmente para el manejo de inventarios. Diez aos despus, se acoplaron los sistemas de Planificacin de Requerimientos de Materiales (denominados segn sus siglas en ingls MRP, Material Requirement Planning), que asistan en la planificacin de las necesidades en cuanto a materias primas y componentes en las industrias manufactureras.

Luego en los aos 80, el concepto sigui evolucionando hasta abarcar la gestin de las actividades de produccin y distribucin, y se lo conoci como Planificacin de Recursos de Fabricacin, pero cuando su alcance se extendi a otras reas crticas de la empresa tales como finanzas, recursos humanos, compras, ventas, etc., fue recin el momento en el cual se estableci el trmino de Planificacin de Recursos de la Empresa, ms conocido como ERP. Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos que estn involucrados en la operacin y/o produccin estn integrados en un slo sistema, adems de la manufactura o produccin, incluyendo la administracin estratgica. Los ERP integran todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo" FUNDAMENTOS A continuacin les indicaremos los fundamentos principales por lo cual creemos necesario realizar este trabajo, indicando tan slo un par de preguntas: La contabilidad tradicional cumple con su funcin de informar a las personas encargadas de dirigir, para que estos cumplan los objetivos planteados por el negocio y la

empresa actualmente? La respuesta es simple: NO Se hace necesario implantar un sistema de costos? Es necesario invertir actualmente en tecnologas de informacin? La respuesta nuevamente es simple: S Esta accin aumenta las posibilidades de alcanzar el Objetivo-Empresa para el cual se seleccion? Evidentemente que para lograr xito en la consecucin de objetivos las empresas estn obligadas a implementar tecnologas de informacin disponibles en el mercado actual y trabajar en funcin de los resultados que esta genera. DESARROLLO Donde se ubica la Contabilidad de Costos? La Contabilidad Financiera junto a la Contabilidad de Gestin constituyen las dos ramas ms importantes de la Contabilidad, surgidas ambas de la necesidad de especializacin y cumplimiento de fines claramente definidos en la cada empresa. La Contabilidad Financiera Esta se interesa principalmente en los Estados

Financieros para uso externo por parte de los inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias gubernamentales y otros grupos interesados en la rentabilidad y sus resultados. La Contabilidad de Gestin Es una parte de la contabilidad que tiene por objeto la captacin, medicin, registro, valoracin y control de la circulacin interna de valores de la empresa, con el objeto de suministrar informacin para la toma de decisiones sobre la produccin, formacin interna de precio de costo y sobre la poltica de precios de ventas y anlisis de los resultados, mediante el contraste con la informacin que revela el mercado de factores y productos, basndose en las leyes tcnicas de produccin, las leyes sociales de organizacin y las leyes econmicas de mercado. La Contabilidad de Gestin no solo abarca la toma de decisiones interna de la empresa, sino que tambin es utilizada para el anlisis externo de la empresa acerca de su comportamiento con respecto al entorno competitivo. La Contabilidad de Costos es una rama de la Contabilidad de Gestin que se relaciona fundamentalmente con la acumulacin y el anlisis de la informacin de costos para el uso interno por parte de los gerentes, en la valuacin de inventarios, la planeacin, el control y la toma de decisiones. Es adems la que sintetiza y registra los costos de las diferentes unidades de negocio - ya sean productores de bienes o de servicios - y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e

interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a travs de la obtencin de costos unitarios y totales en progresivos grados de anlisis y correlacin. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS Mencionaremos los principales criterios de clasificacin para los costos en la empresa: Con relacin a los perodos de contabilidad: gastos anticipados, corrientes y diferidos. Con relacin a los elementos que lo forman: costos de produccin, de distribucin y de administracin. Con relacin a la forma de concentracin: costos por rdenes de trabajo o por procesos. Con relacin al volumen de produccin: costos fijos, variables y mixtos. Con relacin a la produccin: costo primo y costo de conversin. Con relacin a su posible asignacin: costos directos e indirectos. Con relacin al grado de control: costos controlables y no controlables ELEMENTOS BSICOS EN LA CLASIFICACIN DE LOS COSTOS En algunos casos los elementos del costo se entienden y se trabajan de la misma manera, slo se diferencian en la forma de presentar la informacin analizada, pero vemos que siempre aparecen y se distinguen 2 grandes grupos: - Costos de Produccin

- Costos de Administracin y Ventas A continuacin presentamos en detalle la explicacin de cada uno de ellos: Costos de Produccin: Son aquellos gastos en los cuales se incurre de manera directa e indirecta durante el proceso de transformacin de las materias primas y materiales indirectos en productos terminados, tambin se le reconoce como a la suma de los tres elementos del costo: + Materiales Directos (MD) + Mano de Obra directa (MOD) + Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) Gastos de Administracin y Ventas: Son los que se originan en la operacin, direccin y control de una compaa. Al detallar este ltimo grupo existe una serie de subclasificaciones que depende de la direccin de la compaa darles una categorizacin, a continuacin indicamos algunos ejemplos y en algunos casos la explicacin de algunos de ellos: Mano de Obra Indirecta y Sueldos del Personal, en este caso puede llegar hasta el personal de publicidad, pero como lo mencionado anteriormente, depende de la decisin de la Gerencia y/o Directorio.

Gastos Fijos que correspondan al rea de la empresa en donde funcionan las oficinas administrativas (arriendo, patentes, servicios bsicos, etc.). tiles y papelera consumidos en las dependencias administrativas, tales como Tesorera (egresos, cheques, comprobantes, etc.), Contabilidad (Libros de CompraVenta, Mayores y Auxiliares, Anlisis de Cuentas, etc.), Auditoria Interna, Gerencia General, Abastecimiento, etc.). Gastos de Distribucin y/o Ventas: Es el costo que se genera en el proceso de ventas, partiendo con el producto terminado hasta la entrega del producto desde la empresa hasta el cliente, como por ejemplo: comisiones por ventas, fletes, combustible de los vehculos de reparto, los gastos de mantenimiento de dichos vehculos, arrendamiento de vehculos para el reparto de los productos vendidos, etc. Gastos Financieros: Se relacionan con la obtencin de fondos para la operacin de la empresa, incluyen los intereses que se pagan por los prstamos y los gastos incurridos en el proceso de solicitud y aprobacin de crditos para la compaa. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS Tomando la produccin como aspecto fundamental y lo explicado anteriormente, presentamos a continuacin los principales objetivos que debe cumplir la Contabilidad de Costos: Servir de base para la determinacin de los precios de los

productos o servicios. Clasificar los gastos de acuerdo a su naturaleza y origen. Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos materiales, financieros y de la fuerza de trabajo, que se emplean en la actividad. Analizar los gastos y su comportamiento, con respecto a las normas establecidas para la produccin en cuestin. Analizar los costos de cada subdivisin estructural de la empresa, a partir de los Presupuestos de gastos que se elaboren para ella. Analizar la posibilidad de reduccin de gastos, les recordamos que la reduccin sistemtica del costo de produccin es una de las fuentes de acumulacin de datos de cuya base dependen los ritmos de ampliacin y de la reproduccin y la posterior elevacin del nivel de vida material de la empresa (crecimiento). Facilitar la valoracin de posibles decisiones a tomar, que permitan la seleccin de aquella variante, que brinde el mayor beneficio con el mnimo de gastos. CALCULO DE LOS COSTOS REALES DE VENTAS La determinacin del costo real de ventas reviste gran importancia para la Direccin de la Empresa, ya que les permite determinar la ganancia de la empresa, adems de calcular los valores monetarios de los inventarios de las materias primas, la produccin en proceso y produccin terminada, establecer o demostrar la rentabilidad de los listados de precios de venta, planificar la produccin en concordancia con el nivel de la actividad prevista para un periodo de operaciones, controlar los insumos en el proceso de produccin y tomar decisiones para nuevas alternativas de produccin y ventas.

En la gran mayora de las empresas la determinacin del costo real de ventas se calcula mediante la siguiente formula: (+) INVENTARIO INICIAL DEL PERODO (TANTO DE MATERIAS PRIMAS COMO DE PRODUCTOS EN PROCESO Y TERMINADOS). (+) INGRESOS Y COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS DURANTE EL PERODO. (-) INVENTARIO FINAL DEL PERODO (TANTO DE MATERIAS PRIMAS COMO DE PRODUCTOS EN PROCESO Y TERMINADOS). (=) COSTO REAL DE VENTAS (En detalle anexo 1 se muestran informes de ejemplo tanto de gastos por consumos como de resultados operacionales de un periodo determinado) A continuacin les indicaremos en detalle el concepto y la utilizacin de cada uno de estos trminos, y su relacin y manejo bajo ambiente ERP INVENTARIO El inventario es el conjunto bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes y/o servicios para su posterior comercializacin.

A menudo es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa, este aparece en el Balance General en el grupo de activos circulantes. En el Estado de Resultados, el inventario final se resta del costo de mercaderas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercaderas vendidas durante un periodo determinado. El inventario comprende, adems de las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados o mercaderas para la venta, los materiales, los repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios, empaques y envases, adems de los inventarios en trnsito. Controlar y contabilizar de forma eficiente la valorizacin de los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. Bajo esta ltima premisa, debemos tener claro que debemos determinar obligatoriamente los siguientes parmetros si deseamos tener una buena base de informacin para un sistema contable bajo ambiente ERP: Repasemos nuevamente el concepto de sistemas de costos, sus objetivos y agreguemos unas ideas nuevas: Los sistemas de costo son un conjunto de mtodos, normas y procedimientos, que rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso de

registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa Dentro de este ltimo concepto, los objetivos de un Sistema de Costo, se encuentran los relacionados a continuacin: a) Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignacin de los costos, tales como: Asignar una cuenta contable a cada artculo por cada lnea de negocio (en caso de tener ms de una en la empresa) y asignar correctamente a la unidad de negocio al cual pertenecen. b) Determinar los criterios a aplicar en la distribucin y prorrateo de los gastos. Determinar correctamente los costos de los artculos en proceso y los artculos terminados para ese perodo. c) Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos, las modalidades de clculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y unitarios, as como la metodologa para la generar los presupuestos de costos y determinacin de estndares. Definicin de ciclos de inventario por unidad de negocio (Por cada ciclo de inventario se efecta un inventario fsico). Esta informacin permitir realizar las siguientes operaciones en un sistema contable:

 Contabilizacin automtica de los costos de inventario: Permite efectuar el traspaso automtico de productos tanto entre las diferentes unidades de negocio de la misma empresa, como entre las reas de negocio de empresas diferentes. (En ambos casos el sistema genera los documentos legales pertinentes ya sea Guas de Despacho o Facturas; o al revs). Ingreso de Productos al Inventario El ingreso de mercaderas, en un sistema contable ERP se efecta en cada unidad de negocio, y se registran posiblemente tanto los valores informados por el Proveedor (segn las Guas o Facturas recepcionadas), como los valores registrados segn el control de la recepcin en bodegas y el contrato vigente con el proveedor segn el propio sistema. (En el punto siguiente se revisar la opcin de ingreso de contratos de precios por proveedor y perodo en un sistema contable ERP) La diferencia calculada al ingresar ambos registros, dan origen a diferentes tipos de contabilizaciones y generan en forma automtica procedimientos, como por ejemplo requerir del proveedor Notas de Crdito por diferencia en el precio cobrado como por control de peso y/o cantidad. VALORIZACIN DE LA MANO DE OBRA

Es el esfuerzo fsico o mental empleado para la elaboracin de un producto. Es aquella directamente involucrada en la fabricacin de un producto terminado que puede asociarse a este con facilidad De todas maneras depende de la decisin de la Gerencia incorporar este costo a la valorizacin del producto y de los inventarios, lo ms correcto es que as sea, ya que forma parte de los llamados costos primos. Existe una variedad de formulas para controlar e incorporar, por ejemplo, para la produccin en serie forma parte de los costos variables, dependiendo ntegramente del volumen su importancia en el costo final de la produccin. Profundizar en este punto no es razn de este informe por lo que slo lo nombraremos. CONTRATOS DE PRECIOS En un sistema ERP multi-empresa cuyo objetivo es el de llevar un control respecto a los diferentes tems de cobro que componen los contratos de compras y/o servicios que establezca la empresa con sus acreedores. Estos contratos pueden ser formales (contratos de arriendo de bienes races, contratos de compra va leasing financiera, contratos de mantencin de equipos, etc.) o pueden ser informales (gastos de servicios bsicos, TV-cable, etc.).

A continuacin indicaremos en detalle la forma de clculo de un contrato de arriendo de bienes races y los conceptos sugeridos para este tipo de control: Informacin bsica: tem Contrato : Cdigo del tem de Contrato. Debe corresponder a alguno de los definidos a continuacin en cuadro siguiente. Proveedor : RUT de el emisor de la factura/boleta en que se acreditar el cobro del tem. Tipo Moneda : Cdigo de la moneda en la cual se valoriza el tem. Da de Cambio : Da del mes, para el cual debe utilizarse el factor de conversin del tipo de moneda codificado a pesos. Da Factura : Da del mes, en que debiese llegar el cobro del tem Para cada tem de Contrato indicado a continuacin, existen datos especficos para su forma de clculo, y otros que son comunes a todos ellos: Valor Fijo : Corresponde a un valor fijo a aplicar en uno o ms meses, sujeto a condiciones de reajuste o descuento a aplicar en uno o ms meses. Este valor puede especificarse en diferentes monedas (Peso, Dlar, UF, etc.) Porcentaje sobre ventas : Tiene diferentes formas de operar, que vara segn la definicin del contrato, a

continuacin revisaremos unos ejemplos: Con tem de referencia: Consiste en especificar el tem que se utilizar para calcular el porcentaje de ventas. El mtodo de clculo es el siguiente: Valor Cobrado = (% sobre Venta Neta) (tem referenciado, por ejemplo, Valor Fijo) Con valor (Ventas de equilibro): Consiste en aplicar el porcentaje a la diferencia de la Venta neta con las Ventas de equilibrio. Existe la posibilidad de aplicar un porcentaje distinto cuando las ventas netas sean menores a las Ventas de equilibrio. El mtodo de clculo es el siguiente: Si la venta neta es mayor a las Ventas de equilibrio: tem Arriendo = x % sobre (Venta Neta Ventas de Equilibrio) Si la venta neta es menor a las Ventas de equilibrio y mayor al lmite inferior: tem Arriendo = y % sobre (Venta Neta Lmite inferior) Si la venta neta es menor al lmite inferior: tem Arriendo = 0 tem de Pago : Consiste en comparar un tem de arriendo contra un cierto lmite de modo que sobre la diferencia se aplica el porcentaje indicado.

Existen dos procedimientos de clculo dependiendo de si se usa solo el Limite Inferior o si se usa tanto el Limite Inferior como el Superior Control por Rango : Consiste en la definicin de un rango valido para el tem, de esta forma al ingresar el documento de pago (factura o boleta), el sistema validar que el monto este dentro del rango especificado, generalmente se utiliza para servicios bsicos. Porcentaje de Gastos Comunes : Consiste en la definicin de un porcentaje a pagar sobre el total de gastos comunes informados. INTERACCIN CON EL MDULO NICO DE CONTABILIDAD El Sistema de Control de Contratos interacta de manera automtica con otros mdulos, destacndose por ejemplo los siguientes: En el Sistema de Control de Pagos, validacin automtica de Facturas o Recibos de Arriendo, de acuerdo a las condiciones establecidas. Contabilizacin automtica de los gastos, de acuerdo a las cuenta asociadas a cada tem de Gasto. (En detalle anexo 2 se muestran informes de ejemplo para Ingreso de tem de Gasto (Arriendo + Servicios) por Local, ingreso de Contrato de Arriendo con recargo en Valor Mnimo segn calendario y Consulta de tem de Gasto Proyectados v/s Gastos Reales por Local)

A continuacin se grafica el traspaso de la informacin desde los mdulos de control de costos al sistema nico contable: CONTROL DE GASTOS En un sistema contable bajo ambiente ERP se permite, e inclusive es una de sus principales virtudes, controlar los costos de diferentes maneras, destacndose principalmente las siguientes: CONTROL PRESUPUESTARIO El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuacin y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro de negocio, para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones. Los presupuestos y el control son por tanto procesos complementarios dado que estos definen los objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecucin, mientras que la caracterstica definitoria del control presupuestario es la comparacin entre la programacin y la ejecucin, debindose realizar de forma metdica y regular. El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviacin, adems es necesaria la accin para poner en marcha los planes y

modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por tanto, va mucho ms all de la mera localizacin de una variacin. (En detalle anexo 3 se muestra una consulta BSC para mostrar diferencias en los resultados reales versus presupuestos). La implantacin de un mecanismo de control a travs del presupuesto supone comparar los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden debern analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones: Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser objeto de control. Toda desviacin entre programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programacin, un defecto en la ejecucin o a ambas razones. Toda desviacin debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerir llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin. Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender. CONTROL SOBRE COSTOS TERICOS

El control de costos con base en costos tericos mediante formulacin del sistema es capaz de comparar los costos tericos (segn receta) contra los costos reales, obtenidos desde el sistema de control de costos. Permite efectuar la definicin de recetas para los distintos productos comercializados, obteniendo el costo de insumos requeridos de acuerdo a la formulacin de cada receta. El mdulo tambin podra efectuar las solicitudes de compra o solicitud de despacho a los proveedores, con base en una proyeccin de insumos requeridos para una proyeccin de venta. CARACTERSTICAS DEL REGISTRO DE RECETAS: Registro de las componentes de una receta con las instrucciones de preparacin. Tambin podra considerar el registro de la imagen del producto terminado asociado a la receta a fin de facilitar las instrucciones de preparacin. El sistema considera el que una receta est compuesta por uno o ms ingredientes, y que un ingrediente puede ser a su vez ser una receta en si. El sistema incorpora el manejo de precios de venta de receta diferenciados por unidad de negocio, permitiendo diferenciar recetas por lneas de negocio. (En detalle anexo 4 se muestra un informe de ejemplo

para Ingreso y consulta de recetas, para efectos de calcular diferencias en los resultados) BENEFICIOS DE UN SISTEMA ERP A continuacin se describen las virtudes y capacidades de manejar un sistema de costos con sistemas ERP: Registro y actualizacin eficaz de informacin Cada sistema ERP, permite obtener la informacin actualizada on line, por lo que cualquier registro errneo o inesperado de informacin es detectado inmediatamente (ntese que utilizamos el trmino eficaz por la rapidez con la cual se detecta la informacin, lo que no significa que esta sea eficiente). Flexibilidad para elaboracin de consultas: El sistema permite el efectuar una amplia variedad de consultas, de forma tal que las consultas pueden incorporar diferentes criterios de bsqueda y ordenamiento. Capacidad de exportar informacin: Todas y cada una de las consultas e informes que conforman el sistema, disponen de la funcionalidad de exportar a planillas electrnicas (como por ejemplo: MSExcel), documentos de texto (como PDF o Microsoft Word) o ambiente web (HTML y otros) Envo de informes por correo electrnico. Directamente desde la ventana de impresin de informes, estos pueden ser impresos, ser generados como archivo de texto o ser enviados por correo electrnico.

 Impresin remota a travs de Internet: En el caso de usuarios conectados en modalidad web, el sistema es capaz de reconocer las impresoras locales que el usuario tenga definidas. Auditoria de transacciones: Registro de un log de transacciones (por usuario, fecha, hora, etc.), en las cuales por cada opcin que ejecute el usuario, el sistema registra dicho evento. Este registro puede ser consultado a objeto de auditar el acceso al sistema por parte de los usuarios. Seguridad: manejo de usuarios y roles: El Sistema maneja su propio esquema de seguridad el cual complementa los niveles de seguridad de la base de datos y permite la definicin de perfiles de acceso a cada una de las opciones de men. Definicin de privilegios complementarios: Cada mdulo implementa niveles de seguridad adicionales, relativos a la funcin que desempea cada usuario. Es as como es posible restringir usuario por ente contable, por oficina de tesorera, etc. LIMITACIONES DE UN SISTEMA ERP A continuacin se describen algunas de las limitaciones y principales desventajas de implementar un sistema ERP: Alto costo de implementacin: Generalmente junto con la compra del software y licencias de programas bsicos propiamente tal, tambin se debe

considerar actualizaciones de hardware y complejas redes de datos Adaptacin de procesos administrativos: A pesar de la flexibilidad que demuestran estos sistemas, generalmente se debe llegar a consensos en cuanto a la adaptacin de algunos procesos operacionales para cumplir con el registro de los eventos contables. Cambios en procesos de seleccin de personal Es obligacin de las empresas que habilitan ERP implementar procesos de seleccin que incluyan una alta motivacin a utilizar tecnologas de informacin. Dependencia nica de proveedor Se debe elegir un producto en particular, por lo que luego la mantencin y actualizaciones quedan amarradas a este proveedor nico, debiendo aceptar sus condiciones. CONCLUSIONES Como conclusin podemos desarrollar la siguiente idea: La necesidad de implantar sistemas administrativos de gestin de costos apunta nica y exclusivamente a mejorar la informacin para el uso de quienes deben determinar los cursos de accin en cada Empresa, para lo cual el siguiente concepto explicado a continuacin, y ya indicado anteriormente lo grafica claramente: Los sistemas administrativos son una herramienta de administracin de empresas que muestra continuamente

cundo una compaa y sus empleados alcanzan los resultados perseguidos por la estrategia. Es un mtodo para medir las actividades de una compaa en trminos de su visin y estrategia, que proporciona a los administradores una mirada abarcativa de las prestaciones del negocio. El concepto de Cuadro de Mando Integral (o Balanced Store-Card, BSC por sus siglas en ingls) fue presentado en el ao 1992, en base a un trabajo realizado para una empresa de semiconductores (La empresa en cuestin sera Analog Devices Inc.). Sus autores, Kaplan y Norton, plantean que el CMI es un sistema de administracin o sistema administrativo (Management System), que va ms all de la perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa. Tambin es una herramienta que ayuda a la compaa a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia. El CMI sugiere que veamos a la organizacin desde cuatro perspectivas, cada una de las cuales debe responder a una pregunta determinada: Del cliente (Customer) Cmo nos ven los clientes? Interna del Negocio (Internal Business) En que debemos sobresalir? Innovacin y Aprendizaje (Innovation and Learning) Podemos continuar mejorando y creando valor?

 Financiera (Financial) Cmo nos vemos a los ojos de los accionistas? La informacin que puede obtener y utilizar la empresa, segn cul sea su naturaleza, puede ser vlida para unos u otros Cuadros de mando. Obviamente la Contabilidad de Costos forma parte importante para la conformacin del ltimo punto indicado. Cada vez consta, con ms fuerza, la preocupacin de las empresas por contar con unos sistemas organizados, giles y fluidos de comunicacin entre todos los niveles de responsabilidad. Dicha comunicacin se debe dar a travs de los canales que se establezcan y hagan posible que el personal, por medio del conocimiento claro de los temas que les afectan, pueda sentirse ms involucrado en sus quehaceres diarios. CONSIDERACIONES FINALES ADAPTNDOSE A LOS CAMBIOS Por qu en las empresas de hoy se pone nfasis en la revisin constante y fomentar el ambiente de control? Anteriormente, un sistema de control era eficiente por un largo perodo de tiempo, por lo tanto, la funcin del auditor interno era solamente analizar las partidas y cuentas generadas por las transacciones diarias en un ambiente de control estable.

La lucha de las empresas para sobrevivir es provocada por una vorgine de cambios (tecnolgicos, preferencias de los consumidores, caractersticas de los mercados, expectativas de los dueos, entre otras causas), y las reacciones de las empresas ante estas nuevas realidades, a su vez, provocan tambin modificaciones en los procesos administrativos aplicados (implantando nuevas tecnologas, actuando sobre los procesos productivos asimilando los cambios de sus consumidores, etctera), por lo tanto, un ambiente de control efectivo hoy, puede convertirse en obsoleto maana. Los sistemas de control y de auditoria interna deben identificar las necesidades de modificarlo a medida que las circunstancias lo requieran. A si mismo, los profesionales de la contabilidad deben estar a la altura de estos desafos y retro-alimentarse de estos sistemas tal cual ellos lo hacen, de manera de ser capaces de cumplir requerimientos y adaptarse a ideas como la siguiente: AUDITORA INTERNA "PREVENTIVA" Las empresas hoy se orientan principalmente a prevenir y, en segundo trmino, a aumentar la eficiencia y eficacia de la administracin y operacin. Se analizan los procedimientos empleados, los hechos ocurridos y el marco interno y externo en que se desenvuelve la empresa con la finalidad de proponer mejoras.

La prevencin se obtiene a travs del mejoramiento del ambiente de control interno, proponiendo nuevas herramientas o mejorando las existentes, es decir, se intenta que los procesos dificulten al mximo la concrecin de ilcitos o errores a travs del establecimiento de un control previo a que se haga efectivo el dao patrimonial. Se colabora en la mejora de la eficiencia y eficacia con que opera la organizacin a travs de la realizacin de estudios y anlisis de los procesos. Si bien el tema de eficiencia no es su foco principal, se realiza una primera aproximacin, tendiente a economizar recursos e incrementar su calidad. Si se determina que resulta necesario un estudio profundo de la situacin, se debe asignar a especialistas y en algunos casos externalizar aquellos servicios de las materias las cuales se detectan falencias. BIBLIOGRAFA Sitios Web: GESTIOPOLIS http://www.gestiopolis.com Contabilidad de Costos Yusneidys Paz Ramrez Octubre del 2007 Naturaleza de la Contabilidad de Costos Jorge Montao J. Octubre del 2006

MONOGRAFAS http://www.monografias.com Presupuestos Johanna Crdova Mayo del 2005 De la Contabilidad Financiera a la Contabilidad de Costos Elicer Castieira Lpez / Yaima Brito Ibarra Junio del 2006 WIKIPEDIA http://www.es.wikipedia.org Planificacin de Recursos Empresariales Cuadro de Mando Integral ANEXOS Anexo 1: (En detalle anexo 1 se muestran informes de ejemplo tanto de gastos por consumos como de resultados operacionales de un periodo determinado) Anexo 2: En detalle anexo 2 se muestran informes de ejemplo para Ingreso de tems de Gasto (Arriendo + Servicios) por Local, ingreso de Contrato de Arriendo con recargo en Valor Mnimo segn calendario y Consulta de tems de Gasto Proyectados v/s Gastos Reales por Local

Anexo 3. (En detalle anexo 3 se muestra una consulta BSC para mostrar diferencias en los resultados reales versus presupuestos) Anexo 4. (En detalle anexo 4 se muestra un informe de ejemplo para Ingreso y consulta de recetas, para efectos de calcular diferencias en los resultados).
http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/sistema-de-contabilidad-de-costos.htm

I.4.- Clasificacin general de los costos:

A) Materias primas a)Materia prima incorporada fsica o qumicamente al producto elaborado b)Materia prima consumida al elaborarse el producto, sin formar parte del mismo

B) Mano de obra -Salarios devengados por operarios que llevan a cabo -La transformacin de los productos 1.-Que materialmente los fabrican 2.- cuya actividad pueda relacionarse con la fabricacin de productos determinados, aun cuando no los fabriquen materialmente.

Cargos indirectos
a) Materias primas indirectas b) Mano de obra indirecta 1.- sueldos y prestaciones de los altos funcionarios de la fabrica 2.- sueldos y prestaciones d los jefes de departamentos fabriles 3.-sueldos y prestaciones de empleados administrativos fabriles 4.-salarios y prestaciones de trabajadores de departamentos fabriles en los que no se lleva a cabo la transformacin de los productos. 5.- salarios y prestaciones de trabajadores de departamentos fabriles en los que se lleva a cabo la transformacin de los productos cuando aquellos no intervienen en esta. 6.- salarios y prestaciones de operarios que, aunque normalmente estn consagrados a la elaboracin de productos, transitoriamente pueden no realizar actividades de transformacin(enfermedades pagadas, vacaciones, trabajos generales, etc.) 7.- prestaciones correspondientes a los trabajadores que intervienen directamente en la produccin- por razones practicas d conveniencia. c) erogaciones indirectas fabriles 1.- renta 2.- alumbrado 3.- fuerza 4.-calefaccin 5.-erogaciones de troqueles 6.- erogaciones de herramientas 7.-conservacin y mantenimiento

8.- reparaciones exteriores 9.-diversas erogaciones fabriles e) amortizaciones de cargos diferidos fabriles 1.- de gastos de instalacin de la fabrica 2.- de gastos de adaptacin fabriles

f) aplicacin de gastos fabriles pagados anticipados 1.- consumo de tiles de escritorio y papelera dentro de la fabrica 2.- aplicacin del impuesto predial o de la renta pagada por anticipado. 3.- aplicacin de las primas de seguro contra incendio dl edificio, maquinaria y equipo fabril. 4.- aplicacin de las primas de seguro contra incendio de las materias primas 5.- aplicacin de las primas de seguros contra accidentes de los trabajadores.

http://www.itistmo.edu.mx/pagina%20de%20la%20lic%20.Cecilia%20Rasgado%20Luis/COSTOS%2 0I%20UNII.html#4