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EL EJECUTIVO AL MINUTO LA BSQUEDA Un joven despierto e inteligente en busca de un director ejecutivo eficaz quera trabajar con uno de ellos. La bsqueda lo haba llevado a diferentes lugares del mundo. Haba encontrado ejecutivos: duros
DUROS BONDADOSOS AUTOCRATICOS DEMOCRATICOS
PARCIALMENTE EFICIENTES.ES TAN SOLO COMO SER MEDIO EJECUTIVO,

Llego a sus odos noticias de un ejecutivo peculiar, fue a entrevistarse con l y le pregunt cundo sera posible visitarlo.

En cualquier momento de la semana, excepto el mircoles por la maana. Escoja usted el da y la hora que mejor le convengan.
El joven pensaba en que como poda tener tanto tiempo libre, pero igual quedo fascinado de verlo. EL EJECUTIVO AL MINUTO Cuando el joven entro al despacho, despus de las presentaciones de rigor, lo primero por lo que se interes fue por si mantena con regularidad reuniones previamente programadas con sus subordinados. -S, las tengo: el mircoles de cada semana, entre las nueve y las once de la maana. Por eso le dije que no podramos vernos en ese momento-dice el ejecutivo. Presto atencin a cmo mi personal examinan y analizan lo que han realizado durante la semana anterior, los problemas que encuentran y lo que an les queda pendiente de llevar a trmino. Luego evaluamos los planes y estrategias para la semana siguiente. Pero no creo en mi participacin en ninguna de las decisiones que toma mi personal. Si estamos organizados somos ms productivos; me preocupo por mi personal y por los resultados. Ambos caminan juntos. El ejecutivo le seal un rtulo sobre su mesa -.Para que me recuerde una gran verdad-dijo. Las personas que se sienten satisfechas de s mismas obtienen buenos resultados.

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Por lo tanto ayudar a las personas a sentirse satisfechas de si mismas es la clave para lograr un mayor rendimiento en el trabajo. Recuerde:
CANTIDAD PRODUCTIVIDAD CALIDAD

El mejor modo de obtener ambos resultados es lograr la colaboracin del personal El joven pregunto: an no me responde. Si no se considera participativo, cmo de describe? El ejecutivo respondi soy un EJECUTIVO AL MINUTO. Me llamo as porque necesito muy poco tiempo para obtener buenos resultados de mi personal. No me cree verdad? (el joven mostraba cara de duda) ser mejor que le pregunte a mi personal. Llamo a su secretaria (Ms Metcalfe), ella entro y le dio una lista de seis nombres, cargos y nmeros telefnicos. Aqu tiene-se la dio al joven hable con los que considere. -Con cules de ellos debo hablar? usted debe decidirlo-Por cual debo empezar? dijo-el ejecutivo respondi no me pida que tome decisiones por usted. Es la segunda vez que lo pide. El joven se quedo pasmado y muy incomodo cuando termine de hablar con los seis si le queda dudas vuelve a visitarme, que deseo ensearle como dirigir a la gente, as como alguien me lo dijo alguna vez, acompandolo a la puerta. El joven sali de la oficina lago aturdido, la secretaria haba llamado a las seis personas y 5 de ellas estaban en ese lugar y podan recibirle, de esta manera entendera que es ser un ejecutivo al minuto. Decidi hablar con tres personas:
SEOR TRENELL SEOR LEVY MS.BROWN

EL PRIMER SECRETO: LA PREVISIN DE OBJETIVOS AL MINUTO Con la primera persona que quiso hablar fue con el Seor Trenell,era un hombre de mediana edad que lo recibe con una sonrisa: ha estado hablando con EL VIEJO verdad? Un gran tipo-Le dice-la verdad que yo apenas lo veo alguna vez. Me dedica tiempo me dedica algn tiempo al inicio de alguna tarea o algn en-cargo. Es entonces cuando el viejo hace una Planeacin de Objetivos de un Minuto. El joven quedo sorprendido porque no haba escuchado hablar de ello.

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Es el primero de los tres secretos de lo que llamamos la Direccin al Minuto, dijo Trenell La Planeacin de Objetivos de un Minuto es el cimiento de la Direccin al Minuto. Trenell comienza a explicarle a joven: Casi siempre en las empresas que he trabajado cuando me preguntaban que hago y le preguntaban a mi patrn casi siempre se obtena resultados diferentes y se parecan era solo coincidencia lo que no pasa aqu, el ejecutivo al minuto siempre aclara muy bien cules son nuestras responsabilidades. Cada planeacin de objetivos debe escribirse en una sola hoja de papel, una planeacin de objetivos no debe superar las doscientas cincuenta palabras. Insiste siempre en que tiene que poder leerse en un minuto como mximo. l se guarda una copia y yo otra. As podemos comprobar peridicamente cmo marcha la tarea. El viejo cree en la frmula del 80/20 por objetivo. Es decir, el 80% de los resultados verdaderamente importantes que una persona consigue son del otro 20% de sus planeaciones de objetivos. Por ello, solo hacemos una Planeacin de Objetivos de un Minuto basndonos en ese 20% que son nuestras reas clave de responsabilidad: en total, 3 a 6 planeaciones de objetivos.(cuando proyectos especiales varan). Cuando se sabe cul es nuestra tarea, el director ejecutivo siempre se asegura de que tambin conozcamos los medios ms adecuados para llevarla a cabo. Trenell le cuenta su primera tarea que fue identificar los problemas de realizacin y proponer soluciones, para que cambien positivamente la situacin; cuando se puso a trabajar en ello surgi un problema, llamo al ejecutivo para decirle del problema, el ejecutivo le dijo que lo resolviera, Trenell no sabia as que insisti y el ejecutivo accedi a verlo, pero este le pidi que lo dijese en trminos prcticos ,lo cual Trenell no saba ,a s que lo expreso lo mejor que pudo, pero le volvi a insistir que le explicara en trminos medibles y observables. Al ver la situacin le dijo: Si puede decirme que le gustara que sucediese no es un problema, solo existe un problema cuando hay alguna diferencia entre lo que est sucediendo realmente y lo que uno desea que suceda. Trenell dijo A, si hace A ocurra lo que usted desea?-pregunto- No dijo Trenell y as pregunto 3 veces hasta que el entendi que si hacia A,B y C solucionara el problema. El ejecutivo le haba enseado a solucionar los problemas para que a partir de ahora lo haga por el mismo. Despus de haber entendido la experiencia de Trenell , el joven reflexion sobre todo lo contado: Una Planeacin de Objetivos de un Minuto consiste simplemente en:

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1 Concretar los objetivos. 2 Anticipar los medios para la mejor puesta en prctica posible. 3 Escribir cada uno de los objetivos en una sola hoja de papel sin sobrepasar el mximo de 250 palabras. 4 Leer y releer cada objetivo, lo que solo requerir un minuto cada vez que se haga. 5 Durante el da, dedicar de vez en cuando un minuto a observar cmo marcha la tarea. 6 Cerciorarse de que la puesta en prctica de la tarea concuerda con su objetivo. El joven pregunto por el segundo secreto contestando porque no le pregunta a Levy ?.-le agradece por el tiempo brindado y Trenell dice-Dispongo de mucho ms tiempo ahora que me estoy convirtiendo en un ejecutivo al minuto. SEGUNDO SECRETO: LOS ELOGIOS DE UN MINUTO Cuando el joven accedi al despacho del seor Levy, se sorprendi de encontrar a una persona tan joven de 20 a 30 aos. Pues ver, el segundo pilar de un Ejecutivo al Minuto son los Elogios de un Minuto. El seor Levy adopt una pose interesante y continu: - Cuando yo empec a trabajar aqu, el Ejecutivo al minuto me hara saber cundo mi actuacin estaba siendo la correcta y cundo no. Por ltimo, me advirti de que, quiz al principio, esto no sera demasiado agradable para ninguno de los dos. Observ que despus de terminar la Previsin de Ob-jetivos de un Minuto, el Ejecutivo al Minuto se mantena en estrecho contacto conmigo. Sobre todo, segua todas mis actividades muy de cerca. Me peda que le enviara informes sobre la marcha de mis tareas. Al principio pens que lo nico que haca era espiarme, pero pronto descubr, por otros compaeros, lo que se propona Intentaba sorprenderme mientras cumpla correctamente con mi cometido! Ayude a la gente a alcanzar su mxima eficacia. Sorprndala mientras est trabajando a conciencia. En casi todas las empresas, los directores ejecutivos se pasan la mayor parte del tiempo intentado atrapar a los empleados justo cuando estn haciendo algo mal. Aqu intentamos poner el acento en lo positivo. Intentamos encontrar a la gente haciendo algo bien. El ejecutivo al minuto le dedica un Elogio de un Minuto al personal que hace las cosas bien. La verdad es que resulta muy agradable recibir un elogio tan pronto como algo te ha salido bien.

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No lleva mucho tiempo elogiar a un empleado para hacerle ver que es alguien estimado y con quien se cuenta No hay que esperar a los controles anuales de rendimiento, ya sabe a lo que me refiero.es un hombre equilibrado y estable, si trabajo bien me elogia aun cuando las cosas no le marchen bien en otros aspectos. Los elogios no suelen requerir ms de un minuto. El joven comienza a repasar sus anotaciones de lo que aprendi. Los Elogios de un Minuto dan resultado cuando usted: 1. Comunica abiertamente al personal que dar su opinin sobre la marcha del trabajo. 2. Los elogia inmediatamente cuando lo merecen. 3. Les enumera, con todo detalle, lo que han hecho correctamente. 4. Comunica su satisfaccin por la labor que realizan y les explica de qu forma esto beneficia a la empresa y al resto de personas que trabajan en ella. 5. Hace una pausa y guarda silencio para subrayar lo complacido que se siente. 6. Les anima a seguir trabajando de la misma forma. 7. Les estrecha la mano de forma que quede patente su apoyo sin reservas al xito de las personas que trabajan para la organizacin. Pregunto por el tercer secreto y Levy mostro una sonrisa respondindole -porque no le pregunta a Ms Brown? .Tengo entendido que tena pensado pasar a visitarla. El joven le agradece por el tiempo brindado y es te responde- El tiempo es precisamente algo de lo que no ando escaso. Como habr observado, yo tambin soy ahora un Ejecutivo al Minuto. Le deseo mucha suerte. Fue a ver denuevo a la secretaria de ejecutivo(Ms metcalfe)para que le diera una hora para entrevistarse con Ms Brown .Para la maana siguiente si era posible. Ms Brown haba dicho cualquier momento excepto el mircoles en la maana. Entonces Ms metcalfe llamo a cierto lugar para la conversacin con Ms Gomez(ejecutiva de la oficina central) Las previsiones de objetivos determinan ciertos comportamientos. Las consecuencias refuerzan esos comportamientos

LA APRECIACIN
El joven se rene con Ms Gmez, mujer de aspecto competente que tiene poca ms de cuarenta. Al hablar de empresas el joven pregunto Cul es la divisin operativa

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ms eficiente y mejor que tiene el pas? quisiera compararla con la del ejecutivo al minuto. Respondi-no tiene que ir tan lejos .La de nuestro ejecutivo al minuto. Es la divisin operativa ms eficiente y mejor preparada en todas nuestras sucursales. Tiene a su orden a los empleados de mayor edad y tiene gran movimiento de personal. El joven pregunto-y a donde van a parar todas esas personas cuando dejen de trabajar a las ordenes del ejecutivo al minuto? -lo ponemos frente de su propia divisin operativa. Despus de 2 aos de trabajar con l; cuando abrimos una nueva sucursal necesitamos un nuevo director ejecutivo le consultamos y nos tiene a alguien preparado. Le agradeci por el tiempo brindado pero esta vez obtuvo una respuesta diferente me encanto recibirlo hoy durante el resto de la semana estoy ocupadsima. El joven le cuenta que quiere conocer los secretos del ejecutivo al minuto y le dice apenas los sepa todos los, se los obsequiara, agradecindole se despide y espera que sea otro da para conocer el tercer secreto. EL TERCER SECRETO: LAS REPRIMENDAS DE UN MINUTO Al da siguiente entro al despacho de Ms Brown, era elegante y pareca llegar a los ltimos aos de los cincuenta.

El tercer secreto:las reprimendas de un minuto

Ella, le dijo que solo vea al ejecutivo al minuto muy pocas veces, excepto cuando hacia algo mal. El joven quedo sorprendido con la respuesta. -Pero antes de nada debe saber algunas cosas sobre m-dijo-Llevo slo unos das trabajando aqu, pero me conozco esta divisin operativa. Por lo tanto, el Ejecutivo al Minuto no tiene que dedicarme mucho tiempo, por no decir ni pizca, para formular la planeacin de objetivos. La seora Brown continu: De hecho, yo misma suelo formular las planeaciones y despus se las envo. Otra cosa importante de m es que me gusta el trabajo que hago. Por eso, yo misma me dedico los Elogios de un Minuto. Si no haces sonar tu propio cuerno, otro lo utilizar como escupidera. Ver, si cometo un grave error, invariablemente recibo una :Reprimenda de un Minuto. Una qu? pregunt sorprendido el joven. Es el tercer secreto para convertirse en un Ejecutivo al Minuto. Si hace tiempo ya que llevo realizando ciertas tareas, y sabiendo por tanto cmo hacerlas, cometo un error, el Ejecutivo al Minuto no tarda en reaccionar.

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Tan pronto como mi equivocacin llega a sus odos, viene a verme. Primero, comprueba los hechos. Entonces, me mira directamente a los ojos y resume con total exactitud qu fue lo que hice mal. Despus comparte conmigo el efecto que le ha causado mi fallo: ira, frustracin o cualquier otro sentimiento que le embargue. A continuacin, deja pasar unos segundos en silencio (unos segundos eternos, como puede imaginarse).Se esfuerza en que yo comprenda que el nico motivo de su reprimenda es precisamente el respeto que tiene hacia mi. La reprimenda de un Ejecutivo al Minuto no se alarga mucho, pero puedo garantizarle que la persona que la recibe no tropieza dos veces en la misma piedra. Cuando es l mismo el que se equivoca, se lo hacemos notar y bromeamos sobre ello. El Ejecutivo al Minuto nos ha enseado el enorme valor que guarda el rerse de uno mismo cuando se tiene un tropiezo. Nos ayuda a trabajar con ms nimo, aunque a veces no sea fcil rerse de s mismo. El joven agradeci a la seora Brown todas las aclaraciones que le haba proporcionado. Comenzaba a sentirse como un miembro ms de aquella organizacin. Mentalmente, repas cmo haba que actuar ante una persona experimentada que incurra en una falta: Las Reprimendas de un Minuto dan buenos resultados cuando usted: 1. Explica de antemano a sus subordinados que les har saber claramente si trabajan satisfactoriamente o no. 2. Les reprende inmediatamente. 3. Les detalla en qu han fallado. 4. Les dice, en trminos muy claros, lo que piensa sobre ello. 5. Se detiene y guarda unos segundos de incmodo silencio para que noten su profundo disgusto. 6. Les estrecha la mano para que noten que se halla honestamente al lado de ellos. 7. Les recuerda la gran estima en que les tiene. 8. Da a entender que cuando la reprimenda se acab, se acab totalmente. El joven no habra credo en la eficacia de reprimenda si no la hubiese experimentado personalmente EL EJECUTIVO AL MINUTO SE EXPLICA Cuando el joven vuelve a entrevistarse con el ejecutivo al minuto le dice: Estoy realmente sorprendido de la sencillez extrema de su sistema y de que, sin embargo, funcione y d buenos resultados. Pero creo que para m sera ms fcil adoptarlo si pudiera comprender por qu razn funciona.

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Antes de nada, cuando usted habla de la Direccin al Minuto, quiere decir que tan solo invierte un minuto en las tareas que lleva a cabo como director ejecutivo? No, no siempre es as. Es slo una manera de expresar que ser un ejecutivo no es tan complicado. Y que incluso dirigir a los empleados tampoco requiere tanto tiempo como probablemente cree usted. Permtame que le ensee una de las notas que tengo sobre mi mesa: El mejor minuto del da es el que invierto en mi personal. Desconoca cual era mi cometido. Nadie se preocupaba en decrmelo .si alguien me hubiese preguntado si estaba haciendo un buen trabajo no lo se si me hubieran preguntado porque pensaba as dira: hace tiempo no recibo ni reprimenda ni tengo noticias si hice algo bien, la principal motivacin era no ser despedido. El joven no comprenda mucho as paso a explicarle sobre la previsin de objetivos de un minuto POR QUE DAN BUEN RESULTADO LAS PREVICIONES DE OBJETIVOS DE UN MINUTO El joven le pidi que le explique, para entender la previsin de objetivos de un minuto; le hizo una analoga: En todas las empresas por las que he pasado, siempre me he encontrado con personas poco o nada motivadas por su trabajo. Pero nunca he visto a nadie que no se sintiera motivado despus del trabajo. Porque las personas los bolos al tirar al tirar la bola saltando de alegra y en el trabajo no es as. En la mayora de organizaciones los ejecutivos saben lo que quieren que hagan sus empleados, pero no se molestan en explicrselo a ellos para que entiendan. En la mayora de empresas cuando tienen que hacer 10 cosas y cometen 2 errores, no dicen que cometieron 2 sino dicen 8 errores, El ejecutivo considera al control de calidad (TAHP) Los directores ejecutivos no dicen a sus empleados lo que se espera de ellos, les dejan a su suerte y zas! Es muy corriente que el director ejecutivo, va ha ser bien visto como tal, se ve obligado a demostrar que sorprendi a algn miembro del personal mientras comete un error. Es muy fcil que cualquiera cometa un error, mostr al visitante un nuevo rotulo: Cada uno de nosotros es un ganador en potencia algunas personas disfrazadas de perdedores. No hay que dejarse engaar por las apariencias. En realidad, tienen tres opciones: como director ejecutivo:

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Primero: puede tomar ganadores a su servicio son difciles de encontrar y cuesta mucho Segundo: si no se encuentra ganadores se puede tomar algn ganador en potencia entonces lo adiestran para que sea un ganador Tercero: ltimo recurso rezar en silencio (como cuando dicen ojala que este empleado sea mejor). Todos los que trabajan para el ejecutivo al minuto tienen rtulos como este: Inviertan un minuto en examinar sus objetivos, en comprobar el rendimiento de su tarea, es comparar la adecuacin de su trabajo con sus objetivos. PORQUE DAN BUEN RESULTADO LOS ELOGIOS DE UN MINUTO Le explico con un ejemplo (las palomas) las personas son complicadas son seres consientes piensan por s mismos y no requieren ser manipulados.(ejemplo de la ballena;el bebe). Lo que se hace a menudo con los empleados nuevos sin experiencias,le dan la bienvenida,se les presenta al personal y luego se les abandona a su suerte.se deja al empleado que se arreglesolo esperando de el un buen rendimiento y cuando se observa que su trabajo no es satisfactorio zas!una buena reprimenda. Provocando que los empleados no hagan el esfuerzo adecuado, eso es lo que falla en muchas empresas. Si un empleado poco experimentado no trabaja bien (si no hace lo que debera hacer) en vez de amonestarlo, es mejor hacerle repasar la previsin de objetivos en un minuto y asegurarse que comprenda lo que esperamos. PORQUE DAN BUEN RESULTADO LAS REPRIMENDAS DE UN MINUTO Hay que abordar al individuo tan pronto se observe su mal comportamiento. No es oportuno callarse ante el trabajo deficiente de alguien o tolerarlo. - Muchos directores ejecutivos acumulan las reprimendas en su mente, no las expresan y esperan a la evaluacin anual de rendimiento, cuando explotan y le echan en cara al empleado todo lo que lleva pobremente cumplido durante meses. Lo normal es que ambos acaben a gritos, o que el empleado guarde silencio y, a su vez, comience a acumular resentimiento hacia el director ejecutivo. Por lo tanto una de las principales razones que la reprimenda de un minuto funciona tan bien es que la persona que recibe la amonestacin , respecto a su comportamiento ,y lo que debe cambiar; Al mantener inclume su reputacin, no se siente en la necesidad de actuar a la defensiva.

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El ejecutivo dijo -De hecho, yo me considero un ejecutivo duro y bondadoso. Hay una historia que cuenta que, en la antigua China,(del emperador y el primer ministro) Lo que s s es que si primero se muestra usted duro respecto a un comportamiento concreto, y despus benevolente y alentador hacia la persona, da buen resultado. Da otro ejemplo (de una mujer enferma) de esto saca: decir al sujeto lo que hizo mal; expresarle nuestra opinin sobre su conducta y recordarle su vala y merecimientos, hace que mejore en gran parte de su comportamiento. El ejecutivo muestra otro rotulo: No somos solo nuestra conducta. Somos adems, la persona que dirige nuestra conducta. El ejecutivo le propone trabajar con l y su empresa, porque considero que el tiempo que le brindo surti efecto, sucediendo lo inevitable. El joven entusiasmado claro que acepto. El joven se convirti en un ejecutivo al minuto.

EL NUEVO EJECUTIVO AL MINUTO

El joven se convirti en un ejecutivo al minuto no porque pensar y hablara como tal, sino porque se comportaba como uno de ellos. Fijaba objetivos de un minuto Hacia elogios de un minuto Daba reprimendas de un minuto Formulaba preguntas breves, que iban al fondo del asunto. Incluso elabor un plan de bolsilloque le dio a cada empleado para que dependiera de el mismo.

UN REGALO PARA USTED MISMO

Muchos aos despus el seor record el momento el momento en el que conoci los principios del ejecutivo al minuto. Recordaba a la Ms Gmez agradecindole por haber transformado su mtodo de trabajo. Todos los que trabajaban para el se sentan seguros .nadie se senta manipulado o traicionado porque todos saban con la misma claridad lo que l haca y porque. Muchas de las personas que tuvo a sus ordenes se han convertido tambin en ejecutivos al minuto.la organizacin en conjunto se haba vuelto ms eficiente.

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Tena tiempo para pensar y planear, y otras cosas, tambin los que trabajaban con el gozaban de los mismos beneficios. UN REGALO PARA LOS DEMAS De pronto el interfono lo inquieto, era su secretaria que le deca que hay una joven que quera saber si poda hablar con l, sobre el estilo de direccin del personal. Saba que cada da eran ms las mujeres que se interesaban por el mundo de los negocios. Venga cuando desee- le dijo-pronto converso con la joven- dicindoleQue le complacer compartir sus secretos de gestin empresarial.