Sistemas de informacin logstica de una empresa

Gestin de calidad. ERP (Enterprise Resource Planning). Planeamiento de recursos. Aplicaciones Best of Breed. Software de administracin de almacenes y stock. Soluciones informticas empresariales. Mercado software de logstica en Costa Rica
Economa y Empresa

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Resumen GerenciaL Los sistemas de informacin de logstica se dividen en la actualidad en dos grandes campos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. Sin embargo cual de ellos es el mejor para implementar en determinada empresa, depender mucho de las necesidades, tamao, cantidades de reas y manera de administracin de cada empresa. Los sistemas integrados ERP dan a la empresa las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII.(Material Requierment Planning). Hoy da existen tres modelos de este tipo de sistemas: Herramienta, Aplicacin Parametrizable y Aplicacin Fija. Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades,

economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema. Las caractersticas fundamentales que debe poseer un sistema para que pueda ser considerado como un ERP toma en cuanta variables como: Flexibilidad, Modular y abierto, Comprensivo, Ms all de la compaa, Los mejores procesos de negocios, Simular la realidad. El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de seleccin de un software. La mayora de personas que emplean este trmino estn de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solucin de software para un trabajo en particular. Existen muchas aplicaciones conocidas dentro de los best of breed, entre las ms comunes tenemos, Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de Almacenes, Stock Management System (SMS) Sistema de Stock, Milk Run Managemen System Sistema de recoleccin consolidada, el Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte, Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin, etc. Posteriormente, se analizan algunos casos especficos de software Best of Breed como lo son el Servisat y el WAREHOUSE EXPLORER, adems de examinar el desarrollo e implementacin de algunos ERP en Costa Rica como SAP y Exactus.

Indice

INTRODUCCIN

En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una relacin e interaccin muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que, para producir bienes y/o servicios de calidad segn los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma rpida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la produccin y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores necesitan tener una administracin, y mas que eso, una planificacin y sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronizacin y planificacin en todo el proceso de organizacin. Hoy, sin embargo, el desafo es intenso y requiere una fuerte integracin en la cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios. Adems, estos sistemas pueden ser complementados con sistemas ms especializados conocidos como Best of Breed, los cuales se implementan en una Rea especfica de la organizacin para que cumplan una funcin independiente de las dems aplicaciones.

Sistemas de informacin de logstica

El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el objetivo de lograr la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir en tecnologa de la informacin. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administracin de la informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicacin se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organizacin ante demandas. Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a travs de la cadena de suministro. Los sistemas ERP fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permita a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeacin y el control de la produccin mediante la integracin de informacin procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercializacin entre otros. El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras soluciones de tipo especfico que mejoraban parte de la gestin operativa de una empresa, los software buscaron la integracin de todas las facetas del negocio como ingeniera, planificacin, manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin de disminuir los costos de produccin, aumentar la competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la realidad de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una isla de informacin. A ello ha contribuido el hecho de que una compaa normalmente va adquiriendo un software distinto para sus diferentes reas de negocios, los cuales no estn asociados a una estrategia global. Esto lleva a que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga informacin cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la informacin est distribuida. Y las fuentes de error en el clculo de los indicadores de gestin de la empresa son muy altas. En este sentido, el rol de los ERP es integrar la informacin de una empresa en uno solo sistema. Los sistemas ERP permiten, al tener informacin veraz y accesible en la organizacin, mejorar la atencin al cliente, bajar los costos, aumentar los volmenes de ventas, reducir tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitorear el desempeo a travs de indicadores,

mejorar la comunicacin entre reas de produccin y reducir la duplicidad de la informacin, entre otros. Modelos de los sistemas ERP Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas: Herramienta: es una aplicacin a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programacin de alto nivel para aadir cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. Aplicacin Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definicin de parmetros. En teora ste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicacin de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programacin adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades. Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica pero tambin es la ms rgida, al no permitir variaciones sobre el diseo original. Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y costumbres operativas. Caractersticas de los sistemas ERP Cualquier sistema debe poseer un mnima cantidad de caractersticas para ser calificado como una verdadera solucin para el tema ERP: Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos. Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas Ms all de la compaa: no debe estar amarrado slo a los limites de la compaa, sino que tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la organizacin.

Los mejores procesos de negocios: debe contener una coleccin de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrs del sistema. Caractersticas Tcnicas Las aplicaciones ERP estn construidas con lenguajes de programacin como C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares. En cuanto a la arquitectura utilizada la ms recomendada es la de Cliente-Servidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y tienen detrs una empresa de software de garanta, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM. Costo y tiempo de implementacin de los ERP El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantacin de ERP es de $ 15.000.000. El tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el trmino del perodo de implementacin. Pasan alrededor de 2.5 aos desde la iniciacin del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversin (ROI).

Aplicaciones Best of Breed

El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de seleccin de un software. La mayora de personas que emplean este trmino estn de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solucin de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de distribucin, administrar un programa de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento en la empresa. Es cualquier solucin que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la organizacin. En un mundo globalizado como el actual la solucin tiene que ser parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integracin juega un rol en la determinacin de un best of breed. Asimismo una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabn de la cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor producto disponible para cada funcin del negocio. Las compaas que estn buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir ms efectivamente en nuevos mercados, ven la

solucin best of breed como el mejor camino; por la velocidad de la implementacin y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados rpidamente. Podramos hacer la pregunta best of breed significa utilizar los mejores paquetes funcionales junto con la integracin tanto como sea posible? Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideracin un factor muy importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero tambin se incurren en costos de adquisicin, implementacin y administrativos. Por lo tanto una solucin best of breed es aquella que produce un mejor retorno. Otro factor a considerar es el riesgo. La implementacin de un software best of breed puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalizacin excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete. No es fcil decidir cual best of breed escoger ya que lo que trabaja para una compaa puede que no funcione para otra. Best of breed significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solucin para la situacin, significa tener el mejor retorno sobre la inversin y significa vivir con un nivel de riesgo. Algunas de las aplicaciones ms comunes desarrolladas como best of breed se presentan a continuacin: Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de Almacenes Funciones Definicin del LAY OUT Actualizacin de Posiciones Relacin Tipo de Artculo Ubicacin Relacin Familia de Artculo Ubicacin Funciones Relacin Artculo - Ubicacin Das de bsqueda F.I.F.O Reporte del LAY OUT

Stock Management System (SMS) Sistema de Stock Funciones

Funciones

Carga de Movimientos en Preparacin

Ficha de Stock

Procesar Informes de Recepcin Procesar Ordenes de Carga Confirmacin de Informes de Recepcin Confirmacin de Ordenes de Carga Confirmacin de Guas en Bultos Reimpresin de planillas Anulacin de comprobantes pendientes Carga de movimientos de Stock

Saldo de Stock por depsito Saldo de Stock a una fecha Histrico de posiciones Control de Carga Seguimiento de Lotes Estadstica de ocupacin de depsito Totales de movimientos por artculo Comprobantes pendientes de preparacin Comprobantes en proceso de preparacin Reportes de Stock Control de Accesos Ficha de Stock

Transferencias entre posiciones Transferencias a Picking Confirmacin de transferencias a Picking Conteo Cclico

Milk Run Managemen System (MMS) Sistema de recolecin consolidada Funciones Generacin de Recolecciones Fijas Armado de Orden de Retiro Armado de Viaje Asignacin de Flota Funciones Estado de Flota Gestin y Emisin de Carta de Porte Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros

Cierre de Viaje Anulacin de Viaje Listados de Servicio de Transporte

Control de Documentacin Mdulo de Performance

Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte Funciones

Funciones

Generacin de Servicio Armado de Viajes Asignacin de Flota Carga de Remitos Cliente Cierre de Viaje Anulacin de Viaje Anulacin de Remitos Listados de Servicios de Transporte

Estado de Flota Gestin y Emisin de Carta de Porte Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin Mdulo de Performance Control de Accesos Estado de Flota

Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin Funciones

Funciones

Carga de Pedidos

Comprobantes pendientes de distribucin Listado de Viajes pendientes de Cierre Estado de Flota Operaciones con Redespacho Emisin y Seguimiento de Remitos

Carga de Remitos Clientes Carga de Ordenes de Despacho Armado de Viajes Asignacin de Flota

Emisin de Hoja de Ruta Emisin de Carta de Porte Emisin de Guas Anulacin de Viajes Cierre del Viaje

Manejo de Fleteros Control de Documentacin Mdulo de Performance Control de Accesos Comprobantes pendientes de distribucin Listado de Viajes pendientes de Cierre

Carga de Pedidos Carga de Remitos Clientes

Container Management System (CMS) Sistema de Administracin de Contenedores Funciones Retiro de Contenedores Transporte de Contenedores Devolucin de Contenedores Asignacin de Flota Emisin de Carta de Porte de Retiro Emisin de Carta de Porte de Transporte Emisin de Carta de Porte de Devoluciones Armado de Orden de Retiro Cierre de Viaje Funciones Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin Mdulo de Performance Control de Accesos Movimientos de Locator de Contenedores Reserva Automtica de Ubicaciones Confirmacin de Arribos Programacin de Ubicaciones de Arribos

Anulacin de Viaje Anulacin de Cierre de Viaje Gestin y Emisin de Carta de Porte Retiro de Contenedores Transporte de Contenedores Devolucin de Contenedores

Programacin de Descargas Confirmacin de Movimientos Transferencias entre posiciones Emisin y Seguimiento de Remitos Manejo de Fleteros Control de Documentacin

Financial Management System (FMS) Sistema de Administracin Financiera Funciones Facturacin de Servicios Cuentas a Pagar Cuentas a Cobrar Caja y Bancos Contabilidad General Facturacin de Servicios Funciones MENU PRINCIPAL Archivos Maestros Facturacin Cuentas Corrientes Deudores Gestin de Proveedores Administracin de Caja y Bancos Control de Ventas Contabilidad General Depuraciones Cierres Diarios

Ejemplos de software Best of Breed Algunos ejemplos de las soluciones best of breed son las siguientes: Servisat (control de flotas satelitales)

La empresa Satrack ha desarrollado el software SERVISAT el cual permite tener control sobre las flotas de vehculos de la empresa. El funcionamiento del sistema es como sigue:

Se le instala un dispositivo a cada uno los vehculos. Desde Internet se puede ubicar el vehculo en tiempo real. Se programa el dispositivo para que se enve la posicin peridicamente o cuando ocurra algn evento de importancia Si el evento es de suma importancia, tal como abandono del rea de trabajo, botn de emergencia, etc. (Prioridad Alta) se contacta inmediatamente al propietario o encargado para tomar las medidas necesarias Si el evento es nicamente informativo, tal como un reporte peridico de posicin, este ser almacenado en la base de datos para ser consultado posteriormente por el usuario a travs de la Internet.

Los servicios que presta la empresa por medio de este sistema son los siguientes: Localizacin: Ubicacin instantnea (en tiempo real) en trminos de calle y carrera, y en puntos especficos de vas interdepartamentales. Informacin de velocidad y estado del motor (encendido o apagado). Control de apagado: Desde la central se puede apagar o permitir que se encienda el motor del vehculo. Bloqueo de puerta trasera: Adicionalmente, desde la central se puede bloquear y desbloquear la puerta trasera del vehculo. Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema como este son:

Mximo control en la operatividad de su flota Aumenta la efectividad operativa con sus clientes Garantiza el aumento en la seguridad de sus vehculos y mercancas Ayuda en la reduccin de los costos de operacin Permite minimizar los riesgos

Software manejo de bodegas La empresa Logisoft (logistics software corporation) tiene como producto principal el paquete WAREHOUSE EXPLORER. Este producto est diseado para trabajar en un ambiente de poco uso de papelera, utilizando la ltima tecnologa en identificacin de cdigo de barras incluyendo radio frecuencia. Explorer warehouse puede operar en muchos ambientes de negocio acomodando las necesidades de los distribuidores y empresas de manufactura. Se puede implementar Warehouse Explorer como un sistema bsico y luego agregar los mdulos adicionales de acuerdo al cambio en los requerimientos. La conexin en tiempo real utilizando la tecnologa de cdigo de barras permite lograr ahorros en tiempo y dinero tomando la informacin que se necesita saber en el momento justo. La flexibilidad del diseo permite realizar interfaces con bases de datos ya existentes y otras utilidades como soluciones de cdigo de barras y reportadores.

Comparacin entre ERP y Best of Breed

Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseados para la administracin de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las caractersticas de cada uno con respecto a algunos factores de importancia. Si lo que se busca es una solucin ptima en cada rea en la empresa, la mejor de opcin es un best of breed pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad , satisfaciendo a ms usuarios. Pero en cuestin de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir datos, pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo. Los sistemas integrados proporcionan mltiples aplicaciones y una base de comn datos y una interfase consistente para el usuario donde todos los mdulos tengan una mirada y percepcin familiar. Los sistemas Best of Breed, diseados para aventajar en una o algunas aplicaciones especficamente, tambin puede proponer desafos, como aumentar la capacitacin y el soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el almacenamiento redundante de los datos. As qu no existe todava una respuesta final de cual sistema debe ser mejor, pero si se muestran a continuacin algunos factores determinantes que considerar a la hora de decidir cual implementar. Costo Los ERP pueden tener costos de la autorizacin menores y no requieren interfaces costosas, por lo que normalmente son menos costosos. Sin embargo, Best of Breed, los rasgos especializados pueden crear una ventaja competitiva que tambin puede servir para bajar costos o aumentar la productividad. Influencia Si una empresa es cliente instalado de una compaa que vende ERP, su poder de decisin en la relacin puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar nuevos mdulos, se tendr menos impacto en la negociacin de trminos y precio. Y por otra parte, si decide no agregar los mdulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero es inoperante si lo comparamos con la sustitucin de uno o dos aplicaciones independientes como lo son los Best of Breed. Recursos humanos En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed, el personal debe entrenarse para usar y dar soporte a los sistemas mltiples con plataformas de hardware potencialmente diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programacin. La escasez de personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran ventaja en el acercamiento integrado. Soporte

La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed. Si un sistema se cae, ms personas hay que sealar cuando hay mltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un problema en un ERP, es ms fcil de tratar con un solo vendedor o compaa, que muchas compaas diferentes. Datos Compartidos Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compaas especializadas en sistemas Best of Breed. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada mdulo, hay una buena oportunidad de los sistemas de juntarse a travs de las adquisiciones, pero pueden que no sean fciles de unir. Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola compaa, es ms fcil y rpido acceder los datos compartidos de una misma base de datos. Funcionalidad Mientras el atractivo ms fuerte de los sistemas Best of Breed es su rica funcionalidad, los sistemas integrados ERP estn comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos llamados "sistemas de boutique" . Todava en aquellas reas dentro de una organizacin que sean muy dinmicas y competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un Best of Breed. Esto pues en los sistemas ms especializados ERP toma ms mucho tiempo para las compaas re-disear una coleccin entera de aplicaciones. Conclusin Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, puede depender mucho del tamao de la organizacin, cultura y estilo de administracin. Si las sub-reas dentro de la organizacin son grandes o complejas, puede que mejor requieran la funcionalidad avanzada que slo un Best of Breed puede proporcionar. En una organizacin empresa donde la toma de decisiones esta altamente centralizada, el fcil acceso a los datos compartidos tomar probablemente prioridad. Por lo tanto, aquellos sistemas especializados que no proporcionen la funcionalidad crtica se sacrificarn por el mejor compartimiento de datos y las eficiencias de los sistema s integrados.

Situacin mercado en Costa Rica

El mercado de software en logstica est tomando un rumbo en el cual las empresas transnacionales y por lo general lderes en su campo, estn implementando sistemas ERP en su operacin de tal forma que tambin sea compatible con sus sistemas best of breed existentes. Como ejemplo de esto tenemos a la embotelladora Panamco Tica, la cual es la encargada de distribuir los producto de la compaa Coca Cola.

La corporacin Panamco tiene operaciones en: Costa Rica, Guatemala, Nicaragua, Brasil, Colombia, Venezuela y Mxico. En algunos pases como Venezuela ya se est trabajando con el software SAP el cual es un ERP. En el caso de Costa Rica, la empresa inici un proceso de implementacin desde hace aproximadamente nueve meses (Proyecto Istmo) en el cual se tom colaboradores de la empresa para iniciar junto con los consultores a adaptar el sistema a la realidad de la operacin. Este proceso culmin con el inicio de la utilizacin del software SAP el da 1 Abril del presente. Como se coment anteriormente se implementaron solamente algunos mdulos como son: FI (Finanzas), CO (Controlling), MM (Materiales) y MO (Mantenimiento). Los otros bloques de la empresa como son RH (Recursos Humanos) continuarn utilizando su sistema best of breed ADAM, y todo lo referente a la distribucin de la empresa que es uno de los puntos crticos del negocio se seguir manejando con el sistema BASIS. De esto se concluye que aunque los sistemas ERP presentan una solucin integral para el negocio, siempre debern estar acompaados de sistemas Best of Breed en lo referente a las actividades especficas de la empresa. A continuacin se mostrarn un archivo resumido de las ventajas y desventajas se SAP y sus soluciones (evaluado por META Group de Chile). VENTAJAS DESVENTAJAS SAP R/3 es capaz de integrar informacin

La implementacin de R/3 tiene grandes costos y lleva largo tiempo en sus largas Y procesos a lo largo de toda la empresa instalaciones mas all de una conexin HUB SAP esta involucrada en la mayora de las implantaciones de sistemas ERP en grandes empresas SAP est enfocada en los beneficios de la empresa Existe algo de arrogancia en atender a pequeas empresas Su altos costos de implantacin requiere de implementacin especial y costosa, adems de complicada

Las organizaciones de consultora de SAP R/3 es una solucin robusta y SAP no realizan implementaciones, por completa y tiene un gran mercado de sus lo tanto los clientes estn forzados a usar acciones sistemas integradores de tercera mano. SAP invierte grandes cifras en R&D (Reserach & Development) Clientes de SAP no reportan descontentos con sus productos Otro caso importante es el software Exactus, en cual analizaremos a continuacin.

Exactus

Para garantizar su competitividad en un mercado cada vez ms agresivo, las empresas necesitan de un sistema integrado que les permita contar con herramientas que agilicen la toma de decisiones y les permita alcanzar sus metas en un corto plazo. EXACTUS es un sistema integrado administrativo y de manufactura que ha sido especialmente diseado para satisfacer los requerimientos de las empresas industriales, multinacionales, de distribucin y grupos corporativos. Mdulos de Exactus Asegurar la adaptacin ptima de Exactus al proceso de negocio y a las necesidades de la empresa es el objetivo del servicio de implantaciones de EXACTUS. Este proceso proporciona una magnfica oportunidad de realizar una reingeniera, o bien, un estudio del ciclo de negocio. EXACTUS se compone de cuatro grandes reas: Ventas & Logstica, Finanzas & Contabilidad, Manufactura, y Recursos Humanos & Nomina.

Mdulo de ventas y logstica A continuacin se presentan los cuatro principales mdulos del mdulo principal de ventas y logstica.

 Facturacin por Pedido El mdulo de Facturacin est integrado a las actividades de contabilidad, control de inventarios y control de cobros, lo cual le permitir administrar sus ventas de una forma gil y segura, al realizar todas las labores contables y de inventario conexas simultneamente. Desde el ingreso de un pedido Exactus le proporcionar la informacin necesaria para la agilizacin del proceso de ventas. Beneficios:

Le permite disponer de informacin real en el momento preciso para la toma de decisiones y para realizar un mejor control y seguimiento de las ventas. Le proporciona flexibilidad operativa, ya que permite un trabajo simultneo de mltiples usuarios, registrando y administrando informacin, de una manera integrada y consistente. Le brinda informacin actualizada y consistente debido a la integracin con los otros mdulos. Impulsa la eficiencia en la labor de ventas de su empresa. Es de gran utilidad para corporaciones multinacionales y empresas exportadoras, al permitir la emisin de facturas en mltiples monedas.

Pronstico de Ventas El mdulo de Pronstico de Ventas le permite calcular las proyecciones de ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas. Tambin permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en informacin histrica generada por el movimiento de productos del mdulo de Control de Inventarios o por las ventas del mdulo de Facturacin. Beneficios:

Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con informacin congruente y exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemticos de pronstico, datos histricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado de la empresa. Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de la empresa. Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y comparacin de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas proyectadas.

Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.

Compras El mdulo de Compras de Exactus le permitir la administracin sencilla y gil del ciclo de adquisiciones de materias primas y suministros de los que se abastece la empresa. Los requerimientos de las diferentes reas de la empresa son ingresados al sistema y utilizados en la elaboracin de las rdenes de compra. Mediante este mdulo, las existencias en el inventario se actualizan y tambin se encarga de registrar los movimientos asociados con la compra de materias primas y suministros en la contabilidad de la empresa. Beneficios:

Le brinda un amplio control sobre el ciclo de compra. Le permite mantener un flujo de informacin constante y actualizada entre los departamentos involucrados. Le brinda mayor eficiencia en las labores de produccin, gracias a la generacin automtica de rdenes de compra como producto del resultado obtenido en la explosin de materiales. Promueve un balance adecuado de la carga de trabajo y de segmentacin de responsabilidad de los funcionarios. Reduce el potencial de error humano debido a las funciones automticas de generacin de pedidos o solicitudes de compra, gracias a la integracin con otros sistemas. Le brinda la posibilidad de dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde el momento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso a la bodega. La integracin de Compras con Control de Inventario le permite actualizar directamente las existencias de los artculos, registrar los costos y determinar la ubicacin donde se almacenarn los mismos.

Control de Inventarios El mdulo de Control de Inventario de Exactus ha sido diseado pensando en las necesidades de las empresas manufactureras, de distribucin y servicio. Control de Inventario es el corazn de las actividades de manufactura debido a que integra todos los movimientos transaccionales que tienen relacin con consumos, ventas, ingresos, etc; realizados directamente en l o desde los dems mdulos con los que interacta. Beneficios:

Satisface los requerimientos de control de inventarios de una gran variedad de compaas de los sectores comerciales, de distribucin y de manufactura. Se constituye en una herramienta eficaz para aumentar la rotacin de los inventarios ya que ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y administracin de los mismos. Aumenta la capacidad de su empresa para brindar un mejor servicio a sus clientes al suplirlos con los productos en el momento en que stos as lo requieran. Le facilita la administracin de los inventarios a travs del particionamiento de bodegas en localizaciones y beneficia las labores de control de calidad, control de vencimientos, etc. Le asegura la confiabilidad de los datos a travs del uso de funciones de registro de movimientos con capacidad para revisin, modificacin e impresin antes de su aplicacin. Le brinda un apoyo en la toma de decisiones al ofrecer flexibilidad para brindar reportes con informacin actualizada sobre el manejo de inventarios.

Caso de aplicacin de exactus Corporacin Musmanni Fundada en 1902, Musmanni inici como una empresa de corte familiar que con el tiempo se transform en uno de los lderes de la regin en la industria de la panificacin. Corporacin Musmanni se convirti en la primer empresa en su nicho de mercado en Latinoamrica que logr certificarse en ISO 9001. Musmanni ha incursionado con gran xito en el mercado latinoamericano, como pionera en la fabricacin de bienes congelados. Actualmente cuentan con 145 puntos de venta en Costa Rica y con 7 franquicias en Panam y 5 en Nicaragua. Corporacin Musmanni ha sido nombrado suplidor para la regin Centroamericana y del caribe de reconocidas cadenas de comidas rpidas tales como Pizza Hut, Subway y Select, entre otros. Uno de los objetivos ms importantes para Musmanni es garantizar la calidad mediante un excelente control en el rea de produccin y en la eficiencia de su personal, el cual es capacitado permanentemente a travs de la Universidad del Pan, misma que capacita a los franquiciados y operarios de los mismos. Es por esta razn que en 1995, Corporacin Musmanni vio la necesidad de buscar un sistema integrado que les brindara una gran seguridad en la manipulacin de las fuentes de informacin as como eficiencia y exactitud en todos sus procesos. En vista de que la innovacin y la actualizacin tecnolgica siempre han sido prioritarias para Musmanni, para mantenerse en constante desarrollo, en el 2000 se decidi despus de grandes anlisis de diferentes opciones cambiar a los sistemas de informacin de Exactus. Algunos de los factores que tuvieron mucho peso y ayudaron a

Musmanni para decidirse por este Exactus fueron las buenas referencias que les dieron los clientes de este sistema as como la excelente relacin existente entre el costo de l software y los beneficios que ste les poda dar. Segn Patricia Pacheco, Directora Administrativa y Financiera de la Corporacin, El sistema es sumamente flexible y gil, sin dejar de ser seguro. Lo importante es que el sistema nos brinda informacin que nos ayuda a la toma de decisiones. Con la utilizacin de Exactus, Corporacin Musmanni cuenta con reportes que se generan con informacin confiable, pueden fcilmente monitorear las ventas y llevar un mayor control sobre la informacin de sus clientes. Todo lo anterior da como resultado un importante ahorro en los tiempos. El sistema permite a la compaa contar con ms de la informacin que antes se manejaba, este es uno de los factores relevantes que destaca la seora Pacheco a cerca del aporte de Exactus a su compaa. Por su funcionalidad multimoneda, Exactus permite registrar sin ningn problema las ventas que se hagan en otras monedas. El hecho de que Exactus tenga presencia en otros pases de Latinoamrica y que sea un sistema escalable son factores que la gerencia de Musmanni ve con buenos ojos ya que, como lo dijo la seora Pacheco el sistema apoya los planes de expansin de la Corporacin. Exactus provee al personal con nuevas herramientas que simplifican los procesos y optimizan el tiempo laboral de sus empleados. El personal de Musmanni est muy contento con los resultados obtenidos de Exactus y se sienten muy motivados por el apoyo incondicional que han recibido. Se han identificado rpidamente con el software de Exactus al ser ste un sistema seguro que hace ms eficientes sus labores. El proceso de implementacin ha sido un xito, el tiempo de planeacin que se le dedic antes de empezar el proceso ha sido clave. Se hicieron mltiples reuniones con los diferentes departamentos para definir bien la informacin que se quera y la manera en que se iba a implantar. Esto acompaado al apoyo incondicional que hemos recibido departe del personal de Exactus que nos han acompaado tanto en la planeacin como en las largas jornadas de arranque, se han entregado plenamente al proyecto y cuentan con personal muy calificado en todas las reas.

Conclusiones

Las tendencias actuales muestran como las organizaciones estn empezando a adoptar una estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y adems estn llenando mejor sus deficiencias o huecos con sistemas Best of Breed. Muchas empresas de este tipo de software se han dedicado a unir varios de estos sistemas en sistemas integrados, que puedan compartir mejor los datos, y si todava siguen ocurriendo problemas de compatibilidad de plataformas, el vendedor se compromete a hacer la integracin sin costo adicional.

Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, depende del tamao de la organizacin, la cultura y estilo de administracin de la misma. Antes de escoger entre un best of breed o un ERP debe tomarse en consideracin un factor muy importante como lo es el costo, el cual al final determinar la capacidad de la empresa de adquirir uno u otro software, sino el presupuesto necesario para darle mantenimiento y modernizacin. En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed estn buscando la manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una integracin compativa que adems no requiera de personal especializado para su utilizacin. hay dos variables criticas que se deben tomar en cuanta a la hora adquirir un sistema logstico, primero si el soporte tcnico es eficiente y segundo si es necesario contar con personal especializado para la utilizacin y mantenimiento del sistema.

Bibliografa Articulo: Best of Breed vs. Integrated Systems. www.olsoft.com/select_0800.htm Articulo: The ERP Dilemma: Packed Solution or Best of Breed?. www.stores.org/eng/archives/oct98cover.html. Trabajo final sobre ERP. Annimo. www.rincondelvago.com Informacin suministrada por la empresa Soporte Logstico. Argentina. 2001

Sistemas de informacin de logstica Control de OPERACIONES