MANUAL DE ORGANIZAO GERNCIA DE RECURSOS HUMANOS O presente manual tem por objetivo definir as responsabilidades da Gerncia de Recursos Humanos,

seu posicionamento na estrutura, os subsistemas que a compem bem como o glossrio dos termos tcnicos empregados na sua elaborao. RESPONSABILIDADES: A Gerncia de Recursos Humanos, na sua funo estratgica, atua como agente de mudanas sugerindo, orientando e apoiando a organizao na assimilao de novos processos, estruturas, tecnologias e conceitos, promovendo mudanas de mentalidade em todo o seu corpo de colaboradores. Deve criar polticas e critrios para o gerenciamento e desenvolvimento das pessoas de forma a atender o planejamento estratgico da organizao, posicionando-se como parceiro no negcio. Na sua funo de linha, deve proporcionar a criao de procedimentos e mtodos como ferramentas das lideranas para o gerenciamento e desenvolvimento das pessoas, prestao de servios e consultoria operacional interna especializada. POSICIONAMENTO NA ESTRUTURA: A Gerncia de Recursos Humanos est diretamente subordinada Direo Geral, em posio de staff, exercendo a superviso direta sobre as atividades de Administrao de Pessoal e Servios Gerais. SUBSISTEMAS: A Gerncia de Recursos Humanos composta de trs tipos de subsistemas, a saber: Subsistemas Estratgicos So os subsistemas que esto diretamente relacionados ao planejamento estratgico da organizao e que podem influenciar os processos de mudana: Programa da Qualidade Total; Comunicao; Recrutamento e Seleo; Treinamento e Desenvolvimento; Oramento de pessoal; Planejamento e Avaliao de Performance; Remunerao e Reconhecimento; Desligamento. Subsistemas Operacionais So os subsistemas vinculados relao contratual que possibilitam o gerenciamento das equipes pelas lideranas, atravs de ferramentas operacionais: Administrao de Pessoal; Folha de Pagamento; Administrao Salarial; Relaes Trabalhistas. Subsistemas de Apoio 1

So os subsistemas voltados para a garantia do bem estar do corpo de colaboradores, atravs da prestao de servios, orientao, aconselhamento e suporte: Programa de Benefcios; Plano de Assistncia Mdico-Hospitalar; Segurana, Medicina e Higiene do Trabalho; Servio de Alimentao Conservao e Limpeza Ambiental; Segurana Patrimonial; Servios Gerais. SUBSISTEMAS ESTRATGICOS PROGRAMA DA QUALIDADE TOTAL Programa destinado a proporcionar a adoo de uma metodologia fundamentada nos conceitos de qualidade total, de tal forma a permitir a reviso e detalhamento de todos os processos da organizao, com a respectiva padronizao de procedimentos. Trata-se de programa a ser iniciado no exerccio oramentrio 1997/1998, com sua incluso como responsabilidade permanente da Gerncia de Recursos Humanos a partir de sua validao. Etapas de implantao: 1. Sensibilizao da Diretoria; Apresentao de temas relacionados aos aspectos positivos, vantagens e premissas exigidas para adoo de metodologia de gerenciamento pela qualidade, de forma a estabelecer o comprometimento da Diretoria no apoio e conduo do programa, bem como para definir a estratgia de abordagem e mudanas necessrias. 2. Divulgao geral do programa; Apresentao formal do programa a todos os colaboradores, atravs de sistema de informao e comunicao definido pela Diretoria. 3. Conscientizao geral de conceitos; Palestra sobre conceitos de qualidade total, com o objetivo de promover a sensibilizao e conscientizao de todos os colaboradores para a necessidade de mudana de atitudes e da forma de conduo dos processos. 4. Treinamento na metodologia; Programa de treinamento destinado ao nvel Gerencial da organizao, com contedo especfico sobre a utilizao da metodologia de melhoria contnua, anlise e soluo de problemas, utilizao de ferramentas estatsticas, formao de times da qualidade, motivao e trabalho em grupo. Este programa serve como base para a formao do corpo Gerencial como multiplicador da metodologia junto a sua equipe. 5. Identificao, descrio, anlise e padronizao de processos; Trabalho em grupo dos Gerentes com suas equipes, com o objetivo de definir o desenho dos processos sob sua responsabilidade, com a utilizao das tcnicas assimiladas no treinamento. 6. Implantao do Sistema de Gerenciamento pela Qualidade; 2

A partir da identificao e padronizao dos processos, definir e divulgar diretrizes gerais da organizao (Planejamento Estratgico) com vistas a permitir o estabelecimento de objetivos especficos (Planejamento Operacional), indicadores e metas para cada servio, bem como a forma de controle e acompanhamento dos resultados obtidos em cada exerccio (Plano de Ao). 7. Perpetuao do Programa. Reviso peridica, com base em procedimento padronizado, do Planejamento Estratgico, Planejamento Operacional e Planos de Ao, com a finalidade de consolidar e aperfeioar a metodologia. Este programa serve como plataforma para o desenvolvimento do processo de certificao pela ISO9000. COMUNICAO A Gerncia de Recursos Humanos responsvel por prover a organizao de um sistema de comunicao que permita a disseminao das informaes com preciso, rapidez e objetividade, de tal forma a otimizar a interao entre os diversos servios, permitindo a adequada operacionalizao dos processos. Fazem parte deste sistema a divulgao de fatos e assuntos de interesse geral, mudanas de estrutura, alteraes de procedimentos de ordem administrativa, divulgao de informaes institucionais locais e corporativas. Os meios utilizados neste sistema so as circulares, comunicaes internas, quadros de avisos, correio eletrnico, reunies gerais e de reporting e/ou reunies especficas de divulgao de determinado assunto. Cabe aos Gerentes o repasse aos componentes de suas equipes, das informaes transmitidas em reunies gerais e de reporting dos assuntos que sejam do interesse geral dos colaboradores. RECRUTAMENTO E SELEO A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pelo provimento de profissionais qualificados para a ocupao dos postos de trabalho definidos na estrutura organizacional da empresa, atravs do servio de recrutamento e seleo de pessoas, quer seja conduzindo o processo internamente ou contratando empresas especializadas. Este subsistema considerado estratgico pela sua caracterstica de permitir a renovao do conjunto de conhecimentos agregados, representado pela qualificao de seus colaboradores. O aproveitamento de colaboradores para a ocupao de posies na empresa estimulado atravs de processos de promoes e/ou transferncias, desde que preenchidos os requisitos estabelecidos no perfil do cargo. A base para a definio da quantidade de vagas existentes e sua qualificao o oramento de pessoal aprovado, cabendo Gerncia de Recursos Humanos o controle e acompanhamento do efetivo existente. Todo preenchimento de vaga, obrigatoriamente, ter a participao da Gerncia de Recursos Humanos, a partir da requisio emitida pela rea onde exista a vaga a ser preenchida, tendo ento incio o processo de recrutamento. Este processo, poder ser conduzido internamente, atravs da consulta de cadastro de curriculuns existente, ou atravs da contratao de empresa especializada no servio de recrutamento e seleo de pessoal. A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela triagem de candidatos e avaliao de aspectos pessoais 3

identificados atravs de entrevistas, cabendo rea requisitante a avaliao da qualificao tcnica exigida, sendo que a aprovao do candidato no processo seletivo se d por consenso atravs da considerao do conjunto pessoal/profissional avaliado. Pode ser utilizado, eventualmente, o recurso de avaliao psicolgica dos candidatos, na medida em que isto possa auxiliar no processo de escolha, atravs da contratao de empresa especializada, indicada pela Gerncia de Recursos Humanos. TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO A formao e a qualificao de pessoal so fatores fundamentais em qualquer processo de mudana e crescimento, na medida em que amplia o nvel de conhecimento individual e consequentemente as possibilidades de obteno de resultados cada vez mais satisfatrios. Cabe Gerncia de Recursos Humanos a coordenao de todo o processo de treinamento e formao de pessoas, a partir do levantamento de necessidades e identificao de meios e recursos para a disponibilizao de programas. Os investimentos em formao e desenvolvimento so administrados a partir da dotao de uma verba anual definida no oramento de despesas, onde, com base no levantamento de necessidades, sero apropriados de forma centralizada no L/C de Recursos Humanos os custos previstos para o seu completo atendimento. Os programas de treinamento podem ser desenvolvidos internamente, com a utilizao de recursos didticos e instrucionais prprios, ou atravs da contratao de empresas especializadas, escolhidas em consenso entre a Gerncia de Recursos Humanos e a rea solicitante. So considerados como programas de treinamento os cursos de lnguas estrangeiras, dentro do critrio de necessidade de utilizao deste recurso para o adequado desempenho das atividades. A formao interna de pessoal da rea comercial e de assistncia voltada para o conhecimento dos produtos de responsabilidade do C.A.C. (Centro de Atualizao Cientfica), ficando a parte da programao de treinamento, o que significa possuir oramento e gesto prprios da rea comercial. ORAMENTO DE PESSOAL O oramento de pessoal a parte integrante do oramento de despesas gerais, que permite a projeo dos custos com salrios, encargos, benefcios e outras despesas com pessoal, bem como estabelece a quantidade de colaboradores necessria para o adequado funcionamento da organizao. A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela coleta de informaes junto s diversas reas da empresa sobre a composio e movimentao do quadro de colaboradores previsto para o exerccio a ser orado, estabelecimento dos valores de salrio, clculo dos encargos e projeo de despesas com benefcios e outros itens que possam integrar as despesas com pessoal. O acompanhamento mensal da realizao dos valores feito pela Gerncia de Recursos Humanos de forma a obter junto s reas as justificativas que possam ser apresentadas para explicar eventuais variaes, sendo tambm de sua responsabilidade o controle do preenchimento das vagas oradas (informaes sobre efetivo de pessoal). PLANEJAMENTO E AVALIAO DE PERFORMANCE 4

Sistema que permite a obteno de dados concretos e objetivos sobre os resultados individuais de cada colaborador, construindo a base de informaes para a aplicao de outros programas de Recursos Humanos, tais como adoo de medidas corretivas para a adequao de resultados, planejamento de necessidades de treinamento, reconhecimento de atitudes positivas no trabalho, definio de premiaes especiais e variveis, planejamento de evoluo funcional, enquadramento adequado no Plano de Classificao de Cargos, identificao de potencial para desenvolvimento, facilitao dos canais de comunicao, etc.. A responsabilidade da Gerncia de Recursos Humanos neste processo consiste em prover uma ferramenta adequada s necessidades das demais reas da organizao, de tal forma que possam ser utilizados critrios uniformes e padronizados, dando consistncia ao conjunto de dados utilizados na atividade de planejamento de recursos humanos. O estabelecimento do resultado esperado fruto de negociao entre superior e subordinado, juntamente com a identificao de recursos e meios necessrios para a sua obteno. Por possuir uma caracterstica de forte interferncia dos aspectos pessoais e integralmente fundamentada na necessidade de dar e receber feedback, a Gerncia de Recursos Humanos atua como mediadora em situaes de conflitos mais graves, trazendo-os para o campo da realizao objetiva de resultados planejados, transformando as divergncias em convergncias. REMUNERAO E RECONHECIMENTO A contrapartida principal pela prestao de servios na relao de um contrato de trabalho o pagamento do salrio, e portanto de vital importncia para o perfeito entendimento entre as partes. O Plano de Classificao de Cargos tem como finalidade principal estabelecer uma estrutura organizada para o salrio fixo dos colaboradores da organizao, bem como definir critrios uniformes e objetivos que permitam o planejamento do seu crescimento funcional. Cabe Gerncia de Recursos Humanos definir a estrutura de cargos e sua equivalncia salarial a partir de ferramentas tcnicas tais como a descrio, anlise e avaliao de cargos, pesquisa salarial de mercado e medidas estatsticas de tendncia, bem como formular a poltica de utilizao desta estrutura, estabelecendo critrios de evoluo por merecimento, promoes, revises individuais, reclassificaes e enquadramentos. A responsabilidade pela gesto do Plano de Classificao de Cargos de cada gerncia, ficando a Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela anlise de excees, equalizao de critrios gerais e manuteno do equilbrio interno. O programa de remunerao varivel parte integrante do sistema geral de remunerao, sendo dividido em duas formas de apresentao: Prmios de Vendas e Participao nos Resultados. O pagamento dos prmios de vendas um sistema de remunerao varivel exclusivamente destinado rea comercial (vendas), e tem como parmetro bsico o resultado real do faturamento em relao ao orado para determinao dos valores mensais e semestralmente uma avaliao dos valores de margem e despesas operacionais tambm comparadas aos valores orados. A participao nos resultados uma forma de remunerao varivel aplicada aos colaboradores das atividades no comerciais (administrao, logstica, 5

assistncia e produo), definida pelo atingimento de resultados pr definidos atravs de negociao com as equipes, identificados por indicadores mensurveis. A responsabilidade sobre a definio da metodologia de premiao em ambos os sistemas da Gerncia de Recursos Humanos, bem como a montagem de mtodos para acompanhamento e controle dos resultados obtidos. Na medida em que sejam reconhecidos esforos individuais para a melhoria de resultados, so aplicados prmios spots com a finalidade de reconhecer e reforar atitudes proativas. Estes prmios, por sua caracterstica eventual e no programada, devem ser propostos pelas gerncias nas situaes em que a contribuio apresentada seja realmente significativa em termos de resultado, cabendo a deciso final por consenso entre a gerncia solicitante, a Gerncia de Recursos Humanos e o Diretor Geral, determinando a forma, poca e valor da premiao. Este tipo de premiao no implica necessariamente no pagamento em espcie, podendo ser representado por um brinde, uma carta de reconhecimento, um elogio pblico diante de todos os colaboradores, etc.. DESLIGAMENTOS A busca por uma nova oportunidade de emprego ou o surgimento de motivos que levam a uma queda no desempenho a ponto de provocar o desligamento de um colaborador, normalmente determinada por causas variadas, geradas por situaes e condies muitas vezes no identificadas pela administrao da organizao. Para que estas causas sejam conhecidas, observadas e tratadas de maneira preventiva, a Gerncia de Recursos Humanos utiliza a entrevista de desligamento como fonte de informao sobre os verdadeiros motivos que levaram deciso de resciso do contrato de trabalho. Esta entrevista consiste em obter a opinio do ex-colaborador a respeito da empresa de uma forma geral, sobre o seu relacionamento na sua rea de trabalho e com o seu superior imediato, sobre a poltica de recursos humanos, oportunidades de crescimento, incentivo ao desenvolvimento, nvel de satisfao com a remunerao, plano de benefcios, bem como o detalhamento dos motivos que levaram resciso. Esta base de dados tem valor significativo na anlise do clima organizacional, onde podemos identificar focos de insatisfao ou falhas de gesto que sero corrigidas atravs de aes sugeridas pela Gerncia de Recursos Humanos. SUBSISTEMAS OPERACIONAIS ADMINISTRAO DE PESSOAL Cabe Gerncia de Recursos Humanos o estabelecimento de regulamento interno contendo deveres e obrigaes de carater administrativo que dever ser entendido como uma extenso do contrato de trabalho, onde esto definidos os procedimentos relativos conduta disciplinar a ser observada por todos os colaboradores. A conduta disciplinar abrange procedimentos sobre assuntos como horrio de trabalho, dispensas por motivos mdicos, horrio suplementar, marcao e fruio de frias, exames mdicos admissionais, demissionais e peridicos, documentao necessria, regras bsicas de comportamento e decoro, etc.. 6

A orientao, fiscalizao e aplicao das normas disciplinares cabe rea de Administrao de Pessoal junto s gerncias e aos colaboradores em geral. Em casos de necessidade de aplicao de sanes pelo no cumprimento de alguma das normas definidas no regulamento, a medida dever obrigatoriamente ser discutida com a gerncia do colaborador envolvido e por ela comunicada sob a orientao da Gerncia de Recursos Humanos.

FOLHA DE PAGAMENTO Sistema destinado ao clculo e contabilizao do pagamento mensal dos colaboradores da organizao. Sua operacionalizao gerenciada pela Administrao de Pessoal, tendo a responsabilidade por manter atualizados os parmetros de clculo e as informaes sobre variveis que compem o pagamento mensal, pelo processamento dos clculos de adiantamento e saldo de salrio, pela emisso de depsitos bancrios em conta corrente dos colaboradores, emisso do arquivo interface para o sistema contbil, processamento e preparao de guias dos recolhimentos correspondentes. Fazem parte deste processamento, por serem contabilizados por seu intermdio, os clculos de frias, afastamentos e rescises de contrato e seu respectivo pagamento Compete ainda Administrao de Pessoal o pagamento de prestadores de servio em geral e respectivo recolhimento das taxas de encargos. de responsabilidade da Gerncia de Recursos Humanos neste processo, a superviso das atividades operacionais de clculo da folha de pagamento e a autorizao de alteraes que interferem individualmente no resultado do pagamento de cada colaborador, bem como a conferncia e liberao das relaes de pagamento para o depsito bancrio. ADMINISTRAO SALARIAL A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela orientao e coordenao da aplicao da poltica salarial pelas gerncias, com o objetivo de proporcionar tratamento equnime, de forma a evitar situaes de desequilbrio interno no aspecto da remunerao individual. Para atender a essa responsabilidade, todas as aes que impliquem em atribuio de salrio (admisses, promoes, enquadramentos, transferncias, merecimento, reclassificaes, reajustes, antecipaes), so avaliadas e aprovadas pela Gerncia de Recursos Humanos antes de sua implementao na folha de pagamento. A gerncias tm como referncia o Plano de Classificao de Cargos e a Poltica Salarial para sugerir alteraes e revises salariais individuais. No aspecto relativo remunerao varivel, compete Gerncia de Recursos Humanos a compilao dos dados necessrios ao clculo de valores dos prmios de vendas e participao nos resultados, definio de valores correspondentes e elaborao de demonstrativo com o resultado final da aplicao dos critrios definidos. Com vistas a manter atualizados os valores da estrutura salarial aprovada, periodicamente elaborada uma pesquisa salarial, que permite no s a comparao dos valores individuais de cada cargo, como tambm as prticas adotadas pelo mercado em relao ao sistema de remunerao e benefcios em geral. Por ocasio da data-base, cabe Gerncia de Recursos Humanos a anlise e aplicao dos aspectos salariais definidos em acordo/conveno coletiva da categoria. RELAES TRABALHISTAS Conjunto de medidas e aes que visam manter sob controle eventuais processos de reclamaes trabalhistas, em conjunto com escritrio jurdico 8

contratado para este fim. Cabe Gerncia de Recursos Humanos prover este escritrio de informaes e documentao hbil para elaborao da contestao, designando preposto para representao da empresa nas Juntas de Conciliao e Julgamento. Deve tambm traar as linhas bsicas da defesa a ser conduzida pelo advogado contratado, definindo o interesse da organizao entre a contestao at a ltima instncia ou a celebrao de um acordo com a parte reclamante. Faz parte deste subsistema o acompanhamento e atualizao constante sobre a legislao trabalhista e previdenciria, no sentido de proporcionar a adequada segurana quanto a adoo dos preceitos legais, minimizando o risco de eventuais autuaes por parte da fiscalizao. SUBSISTEMAS DE APOIO PROGRAMA DE BENEFCIOS Programa que oferece solues para situaes especficas que podem ser traduzidas em vantagens sociais/econmicas aos colaboradores. A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela gesto do atual programa, bem como pela proposio de incluso e/ou retirada de itens, de acordo com tendncias normais de mercado e possibilidades de absoro do custo pela organizao. Fazem parte do atual programa os seguintes itens: Ticket Alimentao - com participao do colaborador no custo, varivel de acordo com faixa salarial. Refeio subsidiada - Fornecimento de Ticket Refeio aos colaboradores das filiais de vendas e pesquisa em So Paulo. Caf da Manh - oferecido gratuitamente aos colaboradores da Matriz. Grmio - Disponibilizao de uma rea da empresa para utilizao dos colaboradores em eventos scio-esportivos. Seguro de Vida em Grupo - Cobertura de at 24 vezes o salrio nominal do colaborador. Ajuda Social - Emprstimo para atendimento de situaes emergenciais, analisadas em funo da possibilidade de utilizao de verba destinada. PLANO DE ASSISTNCIA MDICO-HOSPITALAR Contrato de administrao de plano assistencial firmado junto Aul Amrica Aetna, com a finalidade de proporcionar a utilizao de servios mdicohospitalares em rede credenciada, pelos colaboradores e seus dependentes legais. A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela orientao e controle da utilizao do plano pelos colaboradores, bem como intermedia a relao com a prestadora de servios junto corretora responsvel pela aplice. O custo deste servio subsidiado com a participao da empresa na base de 80% do custo do Plano Bsico. A Administrao de Pessoal responsvel pela obteno de cheques de reembolso de recibos de mdicos e clnicas apresentados pelo colaboradores, quando da utilizao de servios no credenciados. SEGURANA, MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO 9

A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela gesto do contrato de prestao de servios na rea de segurana, medicina e higiene do trabalho, com o objetivo de atender a dispositivo legal das Normas Regulamentadoras. Alm da gesto do contrato, compete Gerncia de Recursos Humanos a coordenao dos trabalhos realizados pelo prestador de servio, com vistas a manter atualizado o PPRA e o PCMSO, bem como possibilitar a realizao de exames admissionais, demissionais e peridicos previstos no plano especfico, e facilitar a realizao de medies ambientais necessrias para elaborao do Mapa de Risco. Fazem parte do escopo desta atividade a efetiva realizao das reunies da CIPA, bem como a sua organizao (eleio e nomeao de membros), e tambm a organizao do evento da Semana Interna de Preveno de Acidentes do Trabalho (SIPAT). SERVIO DE ALIMENTAO A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela total gesto do servio de alimentao que inclui a compra de gneros, elaborao do cardpio mensal, administrao da cozinha e manuteno do refeitrio, a fim de facilitar a refeio dos colaboradores lotados na Matriz. O custo da refeio subsidiado com uma participao dos colaboradores em menos de 50%, atravs de desconto em folha de pagamento. CONSERVAO E LIMPEZA AMBIENTAL/SEGURANA PATRIMONIAL/SERVIOS GERAIS A Gerncia de Recursos Humanos responsvel pela gesto dos contratos de prestao de servios que incluem a conservao e limpeza de reas internas e externas, coleta de lixo, segurana patrimonial e vigilncia, locao de veculos, compra de passagens e reserva de hospedagem, manuteno e conservao de central telefnica, subestao eltrica, caixas dgua, esgotos industriais e sanitrios, instalaes eltricas, hidrulicas e civis, bem como pela administrao da frota prpria de automveis, servio de correio interno e externo, telefonia interna, almoxarifado de material de escritrio, contato com concessionrias de servios pblicos (eletricidade, telefonia, gua e esgotos), de forma a permitir o adequado funcionamento das instalaes industriais e da administrao, com a garantia do padro de conforto e eficcia necessrios.

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