Cdigo: INP02 INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS Versin: 02 DE GESTIN

1.OBJETIVO
Normalizar la secuencia de actividades para la organizacin de archivos de gestin del Politcnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid.

2.ALCANCE
Este procedimiento aplica desde la seleccin y clasificacin de los documentos en documentos de archivo y documentos de apoyo hasta el levantamiento del inventario documental diligenciando Formato nico de Inventario Documental FN04 3. DEFINICIONES Asunto: tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. Clasificacin Documental: labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. Depuracin: operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es anlogo a la seleccin natural. Documento: informacin y su medio de soporte. Documento de apoyo: es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas Estos documentos no se transfieren al Archivo Central, y deben ser destruidos por el Jefe de unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas (Acuerdo 042 de 2002).

Elabor/Modific Mara Elena Villegas Londoo Blanca Ludivia Vargas Vargas Revis Jos Ignacio Maya Guerra Aprob Ivn Echeverri Valencia Vigente a partir de: 17/08/06

Cargo Coordinadora Archivo y Correspondencia Tcnica Cargo Jefe Oficina Asesora de Planeacin Cargo Secretario General Lder de Proceso

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Fecha 01/08/06

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Fecha 01/08/06 Fecha 01/08/06

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Documentos de archivo: registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. Eliminacin de Documentos: es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. Expediente: conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por unas unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas productora en la resolucin de un mismo asunto. Gestin de Archivos: vase Administracin de Archivos Gestin Documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Unidades Administrativas Administrativa o Unidades de Gestin Acadmicas: vase Unidad

Pieza Documental: unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Vase Unidad Documental. Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subserie Documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. Tablas de Retencin Documental: listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipo documental: unidad documental simple. (Vase: Pieza Documental). Unidad Administrativa: unidad tcnico-operativa de una institucin. Es una unidades administrativas o unidades de gestin acadmicas. Unidad Archivstica: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. Vase: Expediente.(3)

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Unidad de conservacin: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservacin, entre otras, una caja, una carpeta, un legajo, un libro o un tomo. Unidad Documental: es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicacin. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valor Primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario: es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valoracin Documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. 4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Para la organizacin de archivos se desarrollan los siguientes pasos: N 1 Actividad Responsable Clasificacin de documentos: Secretaria o Seleccionar y clasificar los documentos en Auxiliar documentos de archivo y documentos de apoyo. Si se trata de documentos de archivo ir a paso 2. Si se trata de documentos de apoyo ir a paso 11. Organizacin de documentos de archivo Elaboracin de Separadores: Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries definidas en la Tabla de Retencin Documental aprobada de la respectiva dependencia, de tal manera que permita visualizar su ubicacin y facilite la localizacin fsica de la documentacin. Clasificacin documental: Identificar y agrupar en unidades documentales (carpetas) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia . Registro

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Separadores

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N 4

Actividad Responsable Aplicacin del principio de orden Secretaria o Original: Auxiliar Ordenar al interior de cada una de las unidades documentales (Carpetas) los diferentes tipos documentales siguiendo el principio de orden Original, teniendo en cuenta su fecha de produccin o de trmite. Identificacin de cada unidad Secretaria o documental: Auxiliar Identificar cada una de las unidades documentales de la siguiente forma: -Cdigo de unidades administrativas unidades de gestin acadmicas -Cdigo de Serie -Cdigo de Subserie -Nombre del expediente o

Registro

Archivar en cada carpeta mximo 200 folios. Si se requiere ms de una carpeta abrir una carpeta adicional identificndola con la informacin sealada, y anexndole el nmero de orden de la carpeta. Ordenacin de cada unidad documental: Ordenar cada una de las unidades documentales (expediente carpetas), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localizacin y recuperacin de la informacin. Los sistemas pueden ser: Alfabtico, Numrico, Cronolgico o Geogrficos, entre otros; y se pueden combinar entre s. Depuracin: Depurar los documentos de archivo: retirar de la unidad documental los documentos que no tienen valores primario ni secundario. Foliacin de series y subseries: Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB o B), en forma legible y sin enmendaduras, empezando al abrir la carpeta por el documento con fecha de

Secretaria o Auxiliar

Secretaria o Auxiliar

Secretaria o Auxiliar

Folios o carpetas

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Actividad Responsable produccin ms antiguo hasta el ms reciente al final de la carpeta. Ubicacin Fsica de las carpetas de Secretaria o series y subseries: Auxiliar Ubicar fsicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales observando que aparecen relacionadas en la Tabla de Retencin Documental. Identificacin de archivadores: Identificar con caracteres alfanumricos cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localizacin fsica de los expedientes. Ir a paso 15 Organizacin de documentos de apoyo Clasificacin de documentos de apoyo: Clasificar los documentos de apoyo con base en el Sistema de Clasificacin de documentos de apoyo, segn la Gua de Archivo y Correspondencia. Elaboracin de separadores: Elaborar separadores para cada uno de los asuntos identificados en el paso anterior. Ubicacin Fsica de las carpetas: Ubicar fsicamente las carpetas que conforman cada una de los asuntos de la dependencia, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en el Sistema de Clasificacin de documentos de apoyo. Eliminacin: Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia, diligenciar Formato Acta de Eliminacin documentos de apoyo FN10, dejando constancia de los documentos de apoyo eliminados, y hacerlo firmar por el Jefe de la dependencia. Elaboracin del Inventario Documental: Levantar el inventario documental diligenciando Formato nico de Inventario Documental FN04 Secretaria o Auxiliar

Registro

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Secretaria o Auxiliar Secretaria o Auxiliar

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FN10 Formato Acta de Eliminacin documentos de apoyo

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Secretaria y Jefe FN04 Formato nico de de unidades Inventario Documental administrativas o unidades de gestin Ir al paso 2 del Procedimiento Organizacin acadmicas y Transferencia de Archivos PNP02

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002, mediante el cual se asigna la responsabilidad a los servidores pblicos sobre los documentos y archivos a su cargo. Acuerdo 042 de octubre 31 de 2002 por el cual se definen los criterios para la organizacin de archivos de gestin de las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Sistema de clasificacin de documentos de apoyo Organizacin de archivos de gestin y (en la pgina web institucional http://www.politecnicojic.edu.co )

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