Unidad 16. Documentos maestros (I) Introduccin Qu es un documento maestro?, De qu modo puedo sacarle partido?.

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (grficos, tablas, formato de texto, etc) y adems contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales. Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas automticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos. Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar. En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro. Adems de todo esto puedes pensar, si pero y con respecto a los nmeros de pgina, los ndices y dems caractersticas de los subdocumentos no habr organizacin en el documento final. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un nico documento, teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc. El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea. En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.

Botones del Documento maestro. Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al tratamiento de documentos maestros. En el ltimo punto del tema explicaremos ms detalladamente el uso de estos botones. Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista Esquema. O pulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas inferior izquierda de la pantalla. Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema: que est en la parte

Estos son las nuevas opciones que aparecern:

Son los botones destinados a documentos maestros.

. Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

. Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro. . Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raz de un ttulo. Lo veremos ms detalladamente a lo largo de la unidad. . Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento. . Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

. Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo. . Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos. . Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo. La funcionalidad de estos botones los veremos a lo largo de la unidad.

Unidad 16. Documentos maestros (II) Crear Documento maestro. Para crear un documento maestro tenemos dos opciones: Crear un esquema de un documento maestro. Esta opcin sirve cuando tenemos muy claro la organizacin, estructura y desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por documentos individuales. Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el nmero de captulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada ttulo de un captulo a un subdocumento. Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos: - Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel correspondiente. - Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro. - Presionamos sobre para crear un subdocumento.

- A continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento. Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro. Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4 documentos estarn en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el primer ttulo. En este ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.

Convertir documentos existentes en un documento maestro. La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un nico documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso sea el documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l. Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos: - Crear un nuevo documento que ser el documento maestro. - Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista - Esquema o presionando sobre . Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados. - Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1. - Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre .

Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos insertar.

- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir. Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear documentos maestros

Unidad 16. Ejercicio Paso a Paso. Crear documento maestro. 1. Vamos a crear un documento maestro en base al contenido del curso, creando para cada unidad un subdocumento. Primero desarrollamos los puntos que tendr el documento. 2. Abre Word. Word se abre con un nuevo documento. 3. Escribe las siguientes lneas que sern los puntos que se desarrollarn en el documento. El ttulo del documento es Curso Word 2007. 4. Escribe Curso Word 2007 en la primera lnea. 5. Escribe el resto de puntos del documento como ves a continuacin: Unidad 1. Mi primer documento. Unidad 2. Introduccin. Elementos de Word2007. Unidad 3. Edicin bsica. Unidad 4. Guardar y abrir documentos. Unidad 5. Formato carcter y prrafo. Unidad 6. Ortografa y gramtica. Tenemos los puntos del documento redactado, ahora hay que crear el documento maestro y asignar a cada unidad un subdocumento. 6. Cambia a vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema o desde el botn situado en la zona inferior de la pantalla. Comprueba cmo cambia la vista y se aade la pestaa de Esquema.

Para poder crear los subdocumentos del documento maestro, el documento debe tener una estructura de esquema con los niveles de esquema asignados. 7. Asigna a cada unidad el Nivel 1: Para asignar a cada unidad el nivel 1 selecciona el ttulo de la unidad y pulsa sobre de la barra esquema y selecciona Nivel 1. Ej. selecciona Unidad 1. Mi primer documento. y pulsa sobre en la barra esquema. Ahora ya podemos crear los subdocumentos del documento maestro. 8. Selecciona la primera unidad Unidad 1. Mi primer documento. 9. Pulsa sobre el botn de la pestaa Esquema. seleccionando Nivel 1

10. Realiza el mismo procedimiento para el resto de unidades. Con todas las unidades asignadas a un subdocumento vamos a guardar el documento maestro y se crearn automticamente los subdocumentos. 11. Pulsa sobre el botn guardar de la barra de acceso rpido Se abre el dilogo Guardar como. 12. Crea una carpeta en el directorio del curso ejercicios y llmale epp_16_doc_maestro. Para crear una carpeta en el directorio, primero debes estar en ese directorio y posteriormente pulsar sobre . .

13. Escribe el nombre de la carpeta epp_16_doc_maestro. 14. Haz doble clic sobre la nueva carpeta para entrar dentro de ella. Ahora podemos guardar el documento maestro con sus subdocumentos. 15. Escribe el nombre del documento en Nombre del archivo Word_2007 y presiona Guardar. Si accedes a tu disco duro en la nueva carpeta podrs comprobar que ha creado el documento maestro Word_2007.docx ms un documento por cada unidad. Nota: Si posteriormente deseas realizar este ejercicio de nuevo recuerda borrar los documentos generados en el disco duro, o crea una nueva carpeta.