Anleitung für den Urlaubs- und

Dienstplaner

der ADG
Urlaubs- und Dienstplaner der ADG

Inhaltsverzeichnis
1 Eingangsbildschirm....................................................................................................................... ...............3
2 Hauptbildschirm.................................................................................................................. .........................3
2.1 Schaltfläche „Personal“......................................................................................................................... .3
2.1.1 Erfassen der Personaldaten und der wiederkehrenden Dienstzeiten............................................. .3
2.1.2 Erfassen von Abwesenheitszeiten und Planungsübersicht für Dienst- und Abwesenheitszeiten....4
2.2 Schaltfläche „Einstellungen“............................................................................................... ...................7
2.2.1 Erfassen der Nachtdienste..................................................................................................... .........7
2.2.2 Verwalten der Feiertage und deren Übersicht....................................................................... ..........8
2.2.3 Allgemeine Einstellungen zu Urlaubsrest, Werktage, Farben und Geburtstagen............................8
2.3 Schaltfläche „Berichte“........................................................................................................................ .10

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Urlaubs- und Dienstplaner der ADG

1 Eingangsbildschirm
Bitte geben Sie im Eingangsbildschirm als erstes ein Passwort ein. Das Default-Passwort heißt „adg“.
Dieses Passwort können Sie später in den Einstellungen nach Ihren Wünschen abändern. Das Datum,
muss zwingend immer das richtige Heute-Datum sein, auch wenn Ihr Systemdatum evtl. falsch eingestellt
sein sollte.

2 Hauptbildschirm
Die linke Symbolleiste begleitet Sie durch das gesamte Programm und enthält die Schaltflächen für

Personal hier erfassen und verwalten Sie Personaldaten, Dienstzeiten und Abwesenheitszeiten
Einstellungen hier fixieren Sie die Nachtdienste und Feiertage
Berichte hier rufen Sie Ihre Berichte ab
Info hier sind Urheberrechte und der Zugang zur Homepage der ADG hinterlegt
Beenden und mit dieser Schaltfläche verlassen Sie die Software

Für das Symbol Personal sind zusätzlich die oberen waagerechten Symbole relevant. Wenn Sie mit Ihrem
Cursor auf die Symbole gehen ohne zu klicken, öffnet sich ein kleines Textfeld, das Ihnen mitteilt, für was
das Symbol steht.

2.1 Schaltfläche „Personal“

2.1.1 Erfassen der Personaldaten und der wiederkehrenden Dienstzeiten

Klicken Sie auf das Symbol „Personal“ in der linken Bildleiste ganz oben und dann auf die Schaltfläche
„Mitarbeiter und Dienste erfassen“ in der oberen Bildleiste ganz links. Es öffnet sich das Fenster „Neuer
Mitarbeiter“. Unter dem Register „Allgemein“ erfassen Sie die persönlichen Mitarbeiterdaten. Titel und

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Mitarbeiter Art werden mittels „drop down“ ausgewählt bzw. mit „Titel einfügen“ oder „Mitarbeiter Art
einfügen“ ergänzt, indem Sie auf das kleine rote Kreuz klicken, das Feld füllen und dann mit dem grünen
Haken bestätigen.

Unter dem Register „Dienste“ geben Sie den wiederkehrenden Dienstplan des Mitarbeiters ein. Wenn Sie
das Feld oberhalb des Wortes „Wochentage“ anklicken, markiert die Software automatisch „Vormittag“ und
„Nachmittag“. Durch nochmaliges Anklicken wird die entsprechende Tageszeit wieder deaktiviert und der
Haken entfernt. Mit dem Anklickfeld oberhalb können also alle Felder auf einmal markiert werden. Ein Klick
auf „ok“ und der Mitarbeiter ist mit seinem entsprechenden Dienstplan angelegt.

In der oberen Bildleiste finden Sie auch die Symbole „Bearbeiten“ und „Löschen“ mit denen Sie die
eingegeben Daten wieder anpassen oder löschen können. Zuvor markieren Sie den entsprechenden
Mitarbeiter in der Personal-Liste.

Das in der rechten oberen Ecke zur Verfügung stehende Drop down Menü ermöglicht die Ansicht der
kompletten Personalliste bzw. diese auf bestimmte Mitarbeitergruppen einzuschränken.

Die hier im Dienstplan festgelegten wiederkehrenden Dienstzeiten werden automatisch an die Zwei-
Monats- bzw. Jahresübersicht im Planer übergeben (s. hierzu auch 2.1.2)

2.1.2 Erfassen von Abwesenheitszeiten und Planungsübersicht für Dienst- und

Abwesenheitszeiten

Die Schaltfläche „Planer“ bzw. ein Doppelklick in der Personal-Liste auf den jeweiligen Mitarbeiter führt Sie
weiter zum Fenster der Planungsübersicht für Dienste, Urlaube und andere Abwesenheitszeiten.

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Das Fenster ermöglicht eine Zwei-Monats- bzw. Jahresansicht aller Dienste und Abwesenheitszeiten. Die
wiederkehrenden Dienste, die Sie bereits unter „Personal“ und „Erstellen“ eingegeben haben, erscheinen
erst, wenn Sie das Kontrollkästchen „Dienste anzeigen“ mit einem Häkchen versehen.

Im Planer erfassen Sie zusätzlich noch die Tage der Abwesenheit des Mitarbeiters und einmalige
Änderungen, die ausnahmsweise dem wiederkehrenden Dienstplan nicht entsprechen.

Die Abwesenheitszeiten erfassen Sie, in dem Sie die Zeiträume eingeben und auf den entsprechenden
Button, also entweder auf „Urlaub“, „Zeitausgleich“ oder „Krank“ klicken. Bei der Eingabe des Zeitraums
stehen Ihnen 3 Möglichkeiten zur Verfügung:

•Sie geben „von Datum“ „bis Datum“ manuell ein

•Sie setzen das Anfangsdatum und geben dann die entsprechende Anzahl der Tage ein oder
•Sie markieren im Kalender den entsprechenden Anfangstag, drücken auf die rechte Maustaste, wählen
dort „Anfang“ und die Software trägt diesen Anfangstag in den Zeitraum ein (das gleiche natürlich mit
dem Ende-Tag).

Außerdem können Sie sich mit der rechten Maustaste die Feiertage anzeigen lassen. Die Software öffnet
ein kleines separates Fenster. Mit Esc oder Enter oder einem Klick auf das kleine Kreuz oben rechts in der
Ecke schließt sich das Fenster wieder.

Zusätzlich können Sie, wie bereits erwähnt, hier den übernommenen bzw. wiederkehrenden Dienstplan
ändern, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert ist. Sie klicken einfach den entsprechenden Tag an und
dann auf eine oder mehrer Schaltflächen für „Vormittag“ und/oder „Nachmittag“ bzw. „Nachtdienst“. Diese
Änderungen werden nicht in den wiederkehrenden Dienstplan des Mitarbeiters übernommen!

In der Zwei-Monats-Ansicht haben Sie in der rechten Bildlaufleiste stets auch den aktuellen Überblick des
Abwesenheits-Status, der sich durch die Eingabe im Kalender automatisch anpasst.

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Durch klicken auf die Schaltfläche „Jahresansicht“ erhalten Sie eine Gesamtübersicht über das gewählte
Jahr mit allen Diensten und Abwesenheiten des Mitarbeiters. Auch hier haben Sie die Möglichkeit
Anpassungen durch anklicken des Kalendertages und der gewünschten Schaltflächen von Abwesenheiten
oder Diensten vorzunehmen. Sie können auch mehrer Tage auf einmal markieren und dann auf U, Z oder K
klicken, die Software trägt dann für alle markierten Tage die Zeiten ein.

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2.2 Schaltfläche „Einstellungen“

2.2.1 Erfassen der Nachtdienste

Im Register „Mitarbeiter Art/Nachtdienste“ können Sie die vorhandenen Mitarbeiterarten (werden bei
Personal/Mitarbeiter und Dienste erfassen, vergeben) einsehen, neue anlegen oder auch löschen. Die
geplanten Nachtdienste werden durch Doppelklick auf das Datum des Kalenders angelegt und können hier
auch bei Bedarf wieder gelöscht werden. Sie doppelklicken auf den Tag im Kalender, den Sie als
Nachtdienst anlegen wollen, danach nimmt er diesen Tag in die links nebenstehende Liste auf. Sind die
Nachtdienste auch unter den Personaldaten in den Diensten eingestellt, erscheint in der
Jahresansicht des Planers ein großes N (s. 2.1.2).

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2.2.2 Verwalten der Feiertage und deren Übersicht

Unter dem Register „Feiertage“ verwalten Sie die fixen und variablen Feiertage durch Ergänzungen mit der
Schaltfläche „Neu“ bzw. Änderungen mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ oder „Löschen“.

2.2.3 Allgemeine Einstellungen zu Urlaubsrest, Werktage, Farben und Geburtstagen

Im Registerblatt „Einstellungen“ können Sie die Urlaubsrestgültigkeit für die Apotheke (also nicht für
einzelne Mitarbeiter, sondern für alle Mitarbeiter) eingeben und, wenn gewünscht, auch den Samstag als
Werktag kennzeichnen. Weiterhin sind hier die Farben die im Kalender für Abwesenheitszeiten bzw. für den
Dienst angezeigt werden spezifisch wählbar.

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Außerdem können Sie hier angeben, wann Sie an den Geburtstag Ihrer Mitarbeiter erinnern werden wollen
und hier können Sie auch das Passwort „adg“, das Sie im Eingangsfenster eingegeben hatten, abändern.

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2.3 Schaltfläche „Berichte“

Einen Bericht erstellen Sie für einen einzelnen Mitarbeiter und für eine Mitarbeitergruppe.

Der Zeitraum für den Bericht ist durch die Eingabe einer individuellen Periode bzw. eines gewählten Monats
(mittels Drop Down Menü) möglich. Sie können mehrere Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen mit Hilfe der
Strg-Taste oder der Umschalt- und Pfeiltasten markieren. Zusätzlich können Sie sich hier noch einmal alle
Geburtstage Ihrer Mitarbeiter anzeigen lassen.

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Der Bericht kann gespeichert und/oder ausgedruckt werden

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