Manual

BPP-L
Manual de Procedimientos
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIN DISTRITAL Subdireccin de Programacin y Seguimiento de la Inversin Pblica
Manual de procedimientos para la organizacin y administracin del Banco de Programas y Proyectos Locales
(BPP-L)
Bogot D.C., marzo de 2005
BPP-L
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Qu es el banco de programas y proyectos local (BPP-L)?. 1.2. Que se entiende por organizacin y administracin de los bancos de programas y proyectos locales?. 1.2.1. Organizacin. 1.2.2. Administracin. 1.3 1.4. 1.5 1.6 2. Los bancos como herramienta de gestin pblica de los planes de desarrollo local. Responsables de la organizacin y administracin de los bancos de programas y proyectos locales. Principios para la organizacin y administracin de los bancos de programas y proyectos locales. Para que sirve el banco de programas y proyectos locales. ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS BANCOS DE
PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES 2.1 2.1.1 Organizacin de los bancos de programas y proyectos locales. Qu es el control y seguimiento a los bancos de programa y proyectos locales?.
2.1.2. Responsables del control y seguimiento al banco de programas y proyectos locales. 2.1.3. Procedimientos para el control y seguimiento al banco de programas y proyectos locales. 2.1.4. Momentos para el seguimiento y control a los bancos de programas y proyectos. 2.1.5 2.2. 2.2.1. Conocimiento y consulta de los proyectos registrados en el banco de programas y proyectos locales. Administracin de los bancos de programas y proyectos locales. Qu es la administracin de los BPP-L?.
2.2.2. Operacin del BPP-L. 2.2.2.1 Localizacin del banco de programas y proyectos locales .
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2.2.2.2 Requerimientos para la operacin. 2.2.2.3 Procedimientos para la operacin del BPP-L por parte del administrador. 2.2.2.4 Publicidad de la informacin sobre BPP-L. 2.2.3. 2.2.4 Responsable de la administracin del banco de programas y proyectos locales. Registro de proyectos en el banco de programas y proyectos locales.
2.2.4.1. Qu es el registro de un proyecto?. 2.2.4.2. Responsable del registro de los proyectos en el banco de programas y proyectos locales. 2.2.4.3. 2.2.5 Procedimiento para el registro de un proyecto en el banco de programa y proyectos locales. Actualizacin banco de programas y proyectos locales. 2.2.5.2. Responsable de la actualizacin. 2.2.5.3. Qu se actualiza y donde?. 2.2.5.4. Procedimiento para la actualizacin de proyectos en el banco de programas y proyectos locales. 2.2.6. Depuracin del banco de programas y proyectos locales. 2.2.6.1. Qu es la depuracin del banco de programas y proyectos locales?. 2.2.6.2. Responsable de la depuracin. 2.2.6.3. Procedimiento para la depuracin de los BPP-L. 2.2.7. La Factibilidad de los proyectos locales . 2.2.7.1. Qu es la factibilidad?. 2.2.7.2. Responsable de la factibilidad. 2.2.7.3. Procedimiento para la factibilidad. 2.2.8. Viabilidad. 2.2.8.1. Qu es la viabilidad?. 2.2.8.2. Responsable de la viabilidad. 2.2.8.3 Procedimiento para la viabilidad. Anexo 1 Ficha EBI_L Anexo 2 Instructivo para el diligenciamiento de la ficha de estadsticas bsicas de inversin local (EBI_L)
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2.2.5.1. Formato de actualizacin de los proyectos de inversin local registrados en el
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INTRODUCCIN El presente manual desarrolla los aspectos relacionados con la organizacin, y
administracin de los bancos de programas y proyectos locales (BPP_L), en el marco de las normas que aplican en el Distrito Capital para tal efecto. La Constitucin de 1991 dispone como uno de sus fundamentos esenciales la participacin activa de los ciudadanos en aquellos aspectos de las decisiones pblicas que los afectan. En este sentido, la participacin de la comunidad en la elaboracin de los planes de desarrollo y en su implementacin forma parte de esta nueva realidad. La ciudad de Bogot ha venido avanzando en la concrecin de las normas constitucionales y legales de la participacin de la comunidad en la formulacin de los planes de desarrollo de las localidades y en los proyectos de inversin que hacen posible la consecucin de las metas definidas en dichos planes. Los espacios de dilogo, interlocucin, deliberacin y concertacin entre comunidades, autoridades e instancias de planeacin en las localidades son los Encuentros Ciudadanos, los cuales permiten que la formulacin del plan de desarrollo local sea una obra colectiva, donde diversos actores tienen la posibilidad de incidir en las decisiones de inversin pblica de las localidades. La dinmica de los Encuentros Ciudadanos ha permitido identificar, concertar y aprobar una serie de iniciativas de inversin, conocidas como decisiones concertadas, las cuales son objeto de estudio por parte de los miembros de las comisiones de trabajo, elegidos por los mismos encuentros ciudadanos e integradas por representantes de la comunidad y quienes tienen la funcin de identificar y formular los proyectos de inversin local. En este contexto y a partir de las decisiones concertadas en los Encuentros Ciudadanos, se debe abordar un proceso de identificacin y formulacin de proyectos de inversin que recojan dichas decisiones y permita que los proyectos sean considerados para la asignacin de recursos en los presupuestos locales de cada una de las vigencias.
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Cumplido el proceso de formulados de los proyectos de inversin, se requiere obligatoriamente para su ejecucin, el registro de los mismos en los bancos de programas y proyectos locales1, lo cual exige definir con claridad los aspectos relacionados con la organizacin y administracin de los bancos, buscando garantizar mayor transparencia y racionalidad en la inversin pblica de los fondos de desarrollo local. La identificacin y formulacin de proyectos de inversin es responsabilidad de los comisionados de trabajo2, quienes con el apoyo del profesional de planeacin local, deben sintetizar la informacin que resulta de este proceso en una ficha esquemtica que contiene la informacin general del proyecto, denominada Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin Local (Ficha EBI_L). En esta ficha, se debe diligenciar la informacin sobre los componentes y datos bsicos del proyecto, los cuales reflejan si el mismo est bien concebido y estructurado. Es fundamental reconocer que el diligenciamiento de la ficha EBI_L no es equivalente a la formulacin de los proyectos, en consecuencia, cualquier metodologa que se utilic para formular los proyectos de inversin local es valida en la medida que provea la informacin necesaria para diligenciar la ficha EBI_L. Finalmente y de acuerdo con la responsabilidad delegada al Departamento Administrativo de Planeacin Distrital para expedir los manuales para la organizacin de los BPP-L; el presente manual, la ficha EBI_L y los procedimientos para su diligenciamiento deben ser adoptados por todas las administraciones locales del Distrito Capital. El banco de programas y proyectos de las localidades no admitir para el registro fichas distintas a la EBI_L.
. ARTCULO 25, del decreto 1139 de 2000.- De la ejecucin y el banco local de proyectos. Para poder ejecutar un programa o proyecto que haga parte del Presupuesto Anual de los F.D.L., es necesario que stos se encuentren evaluados por el rgano competente y registrados en el Banco Local de Programas y Proyectos.
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ARTICULO 24, del Acuerdo 13 de 2000. COMISIONES DE TRABAJO. En las comisiones de trabajo participaran los representantes de la comunidad que delegue el respectivo Encuentro Ciudadano. Para desarrollar el trabajo contaran con el apoyo de la oficina de planeacin local. PARGRAFO. El trabajo de identificacin de proyectos as como el de formulacin de los mismos, por parte de cada uno de los Encuentros Ciudadanos y de las comisiones de trabajo respectivamente, deber ser permanente durante todo el perodo de ejecucin del plan de desarrollo, en el sentido de estar definiendo y presentando los proyectos que concretan las propuestas estratgicas locales identificadas en el proceso de ejecucin del plan de desarrollo para cada vigencia. 5
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1. ASPECTOS GENERALES
A continuacin se precisarn los aspectos generales a tener en cuenta en la organizacin y administracin de los BPPL, de acuerdo con las normas vigentes para tal fin. Se busca garantizar que los BPP-L sean una herramienta de planeacin que permita que las decisiones concertadas y aprobadas en los encuentros ciudadanos se transformen en proyectos viables tcnicamente, econmica y jurdicamente, y se constituyan en la base para la elaboracin del presupuesto. Como herramienta de planeacin, los BPP-L se constituyen en un sistema de informacin que garantiza que los ciudadanos que participan en la formulacin de los planes de desarrollo local y sus proyectos, encuentren un espacio organizado donde se almacenan los proyectos que sern objeto de priorizacin en el momento de la distribucin de los recursos del presupuesto de cada vigencia. Todas las alcaldas locales tienen la responsabilidad de organizar su banco de programas y proyectos, y el Departamento Administrativo de Planeacin Distrital debe fijar la metodologa para el funcionamiento del mismo3. 1.1. Qu es el banco de programas y proyectos local (BPP_L)? El BPP_L es una herramienta para la planeacin, que se constituye en un sistema de informacin en el que se registran y archivan los proyectos de inversin considerados viables (tcnica, econmica y jurdicamente), los cuales tienen la posibilidad de ser financiados al momento de asignar los recursos de los fondos de desarrollo local, en el proceso de formacin presupuestal4.
ARTICULO 29, del Acuerdo 13 de 2000. BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. Todas las localidades debern tener un Banco de Programas y Proyectos, el cual es un instrumento para la Planeacin que registra los programas y proyectos viables tcnica, ambiental y socioeconmicamente, susceptibles de financiacin con recursos del presupuesto de la localidad, el cual ser organizado y permanecer bajo el cuidado del Consejo de Planeacin Local. PARGRAFO. El Departamento Administrativo de Planeacin Distrital elaborar la metodologa y las Oficinas de Planeacin Local colaborarn en la asesora a la comunidad para la formulacin e inscripcin de los proyectos. ARTCULO 2, del Decreto 449 de 1999 - DEFINICIN. El Banco Distrital de Programas y Proyectos es una herramienta para la planeacin, que consiste en un sistema de informacin donde se registra un conjunto de iniciativas de inversin que han sido consideradas viables por la entidad responsable de su ejecucin, de acuerdo con lo establecido en este Decreto. 6
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1.2. Que se entiende por organizacin y administracin de los bancos de programas y proyectos locales? 1.2.1. Organizacin:
La organizacin de los bancos de programas y proyectos locales es el conjunto de disposiciones que determinan la administracin ordenada del BPP-L, de acuerdo con los procedimientos vigentes. Es una labor relacionada con el control y seguimiento que los consejos de planeacin local deben cumplir segn lo establecido en los arts. 11 literal g y 29 del Acuerdo 13 de 2000 y en el presente manual. 1.2.2 Administracin:
Es el conjunto de actividades que permiten la gestin ordenada de la informacin y documentacin relacionada con los proyectos de inversin que se almacenan en el BPP-L. As mismo, implica la actualizacin, mantenimiento y ejecucin de los procedimientos definidos para su funcionamiento. 1.3. Los bancos como herramienta de gestin pblica de los planes de desarrollo local. Los bancos de programas y proyectos locales contribuyen a hacer pblicas las decisiones concertadas en los Encuentros Ciudadanos a travs de un sistema de informacin actualizado y organizado de los proyectos de inversin local que permiten el cumplimiento de las metas de los planes de desarrollo. Los ciudadanos encontrarn en el banco de programas y proyectos, el registro de los proyectos que materializan las decisiones de los encuentros ciudadanos y las metas de los planes de desarrollo, y que tienen la posibilidad de ingresar al presupuesto y ser ejecutados. Los proyectos de inversin local solo tienen posibilidad de entrar a formar parte de los presupuestos si cuentan con viabilidad y estn registrados en el respectivo BPP-L5.
Ver Art. 25 del decreto 1139 de 2000. 7
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El ciclo de este proceso puede ser visualizado en el siguiente cuadro.
L o s B P P - L c o m o h e r r a m ie n t a d e g e s t i n p b lic a d e l P D L
E N C U E N T R O S C IU D A D A N O S
A C TA S EN C U EN TR O S C IU D A D A N O S
PLAN DE DE SA RR O L L O L O CA L
BANCO DE PROGRAM AS Y PRO YECTOS LOCALES
POAI
C O N T R A T A C I N
IN ICIATIV AS CO N V ER TID AS EN PR O Y EC TO S
E J E C U C I N
1.4. Responsables de la organizacin y administracin de los bancos de programas y proyectos locales. El cuidado de la organizacin de los bancos de proyectos locales corresponde a los consejos de planeacin local y la administracin a las alcaldas locales a travs del profesional de planeacin. Este proceso se precisa en el siguiente cuadro.
D E LO S R ESPO N SABLES
O R G A N IZA C I N A D M IN IS T R A C I N
F o r m u la c i n : C o m is io n a d o s c o n apoyo de p la n e a c i n lo c a l, e n t id a d e s d is t r it a le s y UEL
C O N SEJO D E P LA N E A C I N LO C A L
A LC A LD A LO C A L
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1.5. Principios para la organizacin y administracin de los bancos de programas y proyectos locales. Los principios orientadores de la organizacin y administracin de los bancos son los siguientes: Coordinacin: Los consejos locales de planeacin y las alcaldas locales garantizarn la armona necesaria para el funcionamiento eficiente de los BPP-L. Pblico: El BPP-L es un sistema de informacin pblico en su organizacin y administracin. Carcter vinculante: Para que un proyecto ingrese al presupuesto anual de inversin debe estar registrado en el BPP-L. Organizacin: Los BPP-L se actualizaran permanentemente y su informacin adems de ser pertinente, til, oportuna y relacionada con los procesos de planeacin participativa, estarn disponibles para quien la requiera. Coherencia: Los proyectos registrados en el BPP-L deben guardar una relacin efectiva con las estrategias, objetivos, poltica, principios y metas establecidas en el plan de desarrollo local. 1.6. Para qu sirve el banco de programas y proyectos locales? Los bancos cumplen con los siguientes propsitos, relacionados con el proceso de planeacin y ejecucin de los recursos pblicos: Garantizan la coherencia del plan de desarrollo local con las decisiones concertadas en los encuentros ciudadanos: En el BPP-L reposan proyectos de inversin local cuya iniciativa ha surgido de los encuentros ciudadanos, fueron concertadas en la elaboracin y aprobacin del plan de desarrollo local y estn consignadas en las actas del respectivo encuentro. Adicionalmente cuentan con un certificado de viabilidad tcnica, econmica y jurdica que permite realizar los procesos de contratacin y ejecucin de los mismos. Garantizan la informacin y transparencia de la inversin pblica que se realiza a travs de los fondos de desarrollo local: Permite que los proyectos de inversin local elaborados con base en las decisiones concertadas en los encuentros ciudadanos y que concretan el logro de las metas expresadas en los planes de desarrollo local sean conocidas por cualquier ciudadano. Es una herramienta para hacer pblico lo pblico. Para facilitar la programacin presupuestal: Permite que la elaboracin y ejecucin del presupuesto se haga con base en proyectos formulados y que cuentan con viabilidad tcnica, econmica y jurdica.
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2.
ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES
A continuacin se desarrollarn los principales aspectos relacionados con la organizacin y administracin de los bancos de programas y proyectos locales, acatando las normas vigentes y los principios generales enunciados en el numeral anterior. 2.1 Organizacin de los bancos de programas y proyectos locales. La organizacin hace referencia al conjunto de disposiciones que permiten la administracin ordenada de los BPP-L a travs del control y seguimiento que los consejos de planeacin local ejercen sobre las acciones de operacin de los BPP-L. La organizacin de los BPP-L es un ejercicio pblico en el cual los consejos de planeacin garantizan el cumplimiento de los procedimientos y requisitos establecidos en las normas que los reglamentan y en el presente manual, para registrar, actualizar, depurar y hacer pblicos los proyectos que cumplirn con las metas establecidas en los planes de desarrollo local. Esta actividad est claramente diferenciada de la administracin de los BPP-L, la cual corresponde a la alcalda local a travs del profesional de planeacin o quien haga sus veces . 2.1.1 Qu es el control y seguimiento a los bancos de programas y proyectos locales? El control y seguimiento es la actividad permanente que ejercen los consejos de planeacin local de manera programada, para que la administracin del BPP-L se desarrolle acorde con las normas establecidas y permita una mayor publicidad y transparencia en la programacin de los recursos pblicos de inversin de las localidades. 2.1.2. Responsables del control y seguimiento a los bancos de programas y proyectos locales Los responsables del seguimiento y el control al funcionamiento de los bancos de programas y proyectos son: Los consejos locales de planeacin en tanto encargados de la organizacin de los mismos segn el Acuerdo 13 de 2000, y el Departamento Administrativo de Planeacin Distrital y la Secretara de Gobierno por la administracin distrital. 2.1.3. Procedimientos para el control y seguimiento al banco de programas y proyectos locales. El seguimiento ser ejercido sin interferir con la administracin del BPP-L, pero garantizando que ste funcione dentro de los parmetros establecidos por la normativa vigente y el presente manual. El seguimiento al banco de programas y proyectos locales seguir el siguiente procedimiento: El Consejo de Planeacin Local en reunin con el administrador del BPP-L concertar las fechas de control y seguimiento al proceso de administracin del BPP-L y dems compromisos de comunicacin e interaccin entre el CPL y la administracin local. Cada seis meses de manera ordinaria y cuando se requiera de forma extraordinaria, el CPL y el responsable del banco de programas y proyectos realizarn una reunin para revisar el estado del
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mismo. El profesional de planeacin o quin haga sus veces, presentar la base de datos actualizada de los proyectos existentes en el banco a la fecha del control, indicando cules proyectos ingresaron en el semestre y el certificado de viabilidades que permiti su registro. El CPL con apoyo de la alcalda local, vigilar que dicha informacin sea publicada en la pgina web y en los dems medios con que cuente la alcalda local. La base de datos actualizada de los proyectos existentes en el BPP-L ser publicada en parte visible de la alcalda local y una copia ser entregada a los consejeros de planeacin local, a la JAL, al DAPD y a la Secretara de Gobierno. De los resultados del seguimiento dar cuenta el CPL en los eventos pblicos de rendicin de cuentas.
Nota: En caso de presentarse fallas en el funcionamiento administrativo del BPP-L, los CPL informarn a los alcaldes locales, a las JAL, al Departamento Administrativo de Planeacin Distrital y la Secretara de Gobierno para que se tomen las medidas correctivas pertinentes segn el caso. 2.1.4. Momentos para el control y seguimiento a los bancos de programas y proyectos locales. En el mes de julio y enero de cada ao, se programar una reunin de seguimiento a la organizacin y administracin del banco de programas y proyectos en todas las alcaldas locales. En la reunin del mes de enero, se establecer la agenda de seguimiento entre el consejo y el profesional de planeacin o quin haga sus veces. Realizadas las reuniones de seguimiento, los resultados del mismo y un listado actualizado de los proyectos existentes en el banco, sern enviadas a la JAL, al alcalde local, al DAPD y a la Secretara de Gobierno. 2.1.5 Conocimiento y consulta de los proyectos registrados en el banco de programas y proyectos locales. La alcalda local a travs del profesional de planeacin, facilitar oportunamente la informacin que permita dar a conocer los proyectos registrados en los bancos de programas y proyectos locales. El listado de los proyectos registrados en el BPP-L ser publicado en internet y en lugar visible de la alcalda local. El contenido de los proyectos podr ser consultado por los ciudadanos a travs de solicitud al administrador del BPP-L quien proveer copia en medio magntica de la informacin archivada en el BPP-L. (En cualquier caso el solicitante asumir los gastos que acarree proveerla de acuerdo con las disposiciones vigentes al respecto). El incumplimiento de esta funcin ser causa de mala conducta por parte del funcionario responsable.
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2.2. Administracin de los bancos de programas y proyectos locales. En este aparte del manual se desarrollarn los aspectos fundamentales relacionados con: la administracin del BPPL, la localizacin, responsable, proceso de registro, actualizacin, factibilidad y viabilidad de los proyectos que harn parte del banco de programas y proyectos locales. 2.2.1. Qu es la administracin de los BPP-L. ? La administracin de los bancos de programas y proyectos hace referencia a las actividades de la alcalda local mediante las cuales se registran, actualizan y depuran los proyectos de inversin local. De igual forma se relaciona con los procesos de almacenamiento, difusin y utilizacin de la informacin (actas de encuentros ciudadanos, estudios, diseos y la formulacin tcnica de los proyectos, registros de viabilidad, entre otros) de los proyectos que concretan las metas de los planes de desarrollo local. La administracin de los bancos debe garantizar que la informacin all existente sea confiable, pertinente y oportuna. 2.2.2. Operacin del banco de programas y proyectos locales. La operacin del banco de programas y proyectos forma parte de la administracin del mismo y es responsabilidad del profesional de planeacin o quien haga sus veces. 2.2.2.1. Localizacin: El BPP-L estar localizado en un sitio apropiado e identificado para tal fin, adscrito a la Coordinacin Administrativa y Financiera de la localidad. 2.2.2.2. Requerimientos para la operacin: contar con un computador, archivadores, cartelera, acceso a los medios de difusin y publicidad del banco y dems elementos necesarios para su buen funcionamiento. 2.2.2.3. Procedimientos para la operacin del banco por parte del administrador: a. Realiza de manera permanente las operaciones fsicas para el mantenimiento, archivo, sistematizacin y publicidad de la informacin relacionada con los proyectos registrados en el banco de programas y proyectos. La informacin que se encuentra en medio magntico tendr los accesos de seguridad necesarios para garantizar la transparencia en el manejo de los proyectos del banco. b. Archiva de manera oportuna las actas de los encuentros ciudadanos y la registra en una base de datos. Para dicho registro, se crear una base de datos de las actas de los encuentros ciudadanos con la siguiente informacin: Fecha del encuentro, tipo de encuentro ciudadano (diagnstico, concertacin de decisiones), encuentro zonal o local y temas del encuentro. c. Registra cada proyecto cuando le ha sido otorgado el certificado de viabilidad en una base de datos. Para el registro crea la base de datos de proyectos registrados organizada en forma consecutiva de acuerdo con obtencin de la viabilidad y hace el archivo fsico con el mismo consecutivo del registro. La base de datos contendr la siguiente informacin extractada de la ficha EBI_L: Cdigo del proyecto Denominacin Eje u objetivo del PDL al cual responde el proyecto Programa Objetivo general del proyecto
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Localizacin Beneficiarios Nombre de los comisionados y/o funcionarios que participaron en la formulacin del proyecto. Fecha de factibilidad. Institucin o dependencia responsable de la viabilizacin Fecha de viabilizacin Fecha de registro en el BPP-L Fecha de actualizacin en el BPP-L d. Crea una carpeta para cada proyecto con las siguiente informacin: certificado de factibilidad, carta de solicitud de viabilidad, Ficha EBI_L, documentos anexos a cada proyecto si los tiene, y certificado de viabilidad. e. Cada cuatro aos realiza la depuracin y codificacin del banco, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el presenta manual. 2.2.2.4. Publicidad de la informacin sobre bancos de programas y proyectos locales: El profesional de planeacin o quin haga sus veces, mantendr actualizada la informacin sobre el banco de programas y proyectos locales y subir la informacin contenida en la base de datos de registro a la pgina web de la alcalda local y la difundir a travs de los dems medios de comunicacin con que cuente la alcalda. Dicha informacin, ser enviada cada seis meses al DAPD y ser entregada a la comunidad en los eventos de rendicin de cuentas. Igualmente se enviar a la Junta Administradora Local y a la Secretara de Gobierno. La planilla con la informacin de los proyectos registrados ser de consulta abierta al pblico y se mantendr en la cartelera de la oficina donde funcione el banco de programas y proyectos. 2.2.3. Responsable de la administracin del banco de programas y proyectos locales. El administrador del BPP-L ser el profesional de planeacin o quien haga sus veces. El banco estar adscrito a la Coordinacin Administrativa y Financiera de cada localidad quin velar por su buen funcionamiento. El alcalde local vigilar la administracin, difusin de la informacin y transparencia del BPP-L. nicamente el administrador del BPP-L podr ingresar, depurar, o modificar informacin, mediante el procedimiento establecido para tal fin. 2.2.4. Registro de proyectos en el banco de programas y proyectos locales. 2.2.4.1. Qu es el registro de un proyecto? Es el procedimiento mediante el cual un proyecto entra a formar parte del banco de programas y proyectos de la localidad. De acuerdo con los procedimientos definidos en el manual, solo se admitirn, en el BPP-L, aquellos proyectos que desarrollen iniciativas de los encuentros ciudadanos, respondan a las metas establecidas en los planes de desarrollo y sean formulados por los comisionados de trabajo, con apoyo de la administracin. 2.2.4.2. Responsable del registro de los proyectos en el banco de programas y proyectos locales.
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La responsabilidad del registro de los proyectos locales es del profesional de planeacin o quien haga sus veces. 2.2.4.3. Procedimiento para el registro de un proyecto en el banco de programas y proyectos locales. El registro de proyectos en el banco seguir el siguiente procedimiento: a. El proyecto ha sido formulado por los comisionados de trabajo, con apoyo de la administracin local y distrital, y cuenta con una ficha EBI_L diligenciada. La convocatoria a los comisionados de trabajo para la formulacin de los proyectos es responsabilidad del administrador del BPP-L. b. Formulado el proyecto, ser revisado por el profesional de planeacin, quien certificar la factibilidad del proyecto. En caso de tener deficiencias en la formulacin convocar a los comisionados para superar dichas deficiencias. c. El profesional de planeacin proyectar carta de envo del proyecto a la institucin o UEL que expide la viabilidad del proyecto. Dicha carta es firmada por el alcalde local. d. Cuando la institucin ha certificado la viabilidad, el profesional de planeacin o quin haga sus veces, registrar el proyecto en el banco. Este acto implica la inclusin del proyecto en la base de datos de proyectos registrados y su almacenamiento fsico con todos los soportes en los medios dispuestos para tal fin. Al momento de realizara el registro, se asignar un cdigo consecutivo a cada proyecto, el cual se mantendr durante su existencia en el BPP-L. e. Cumplido el procedimiento anterior, el administrador del BPP-L publicar el registro en los lugares definidos para tal fin e informar por escrito al consejo de planeacin local. f. Cuando la institucin o UEL objete tcnica, econmica o jurdicamente los proyectos, el profesional de planeacin convocar a los comisionados para superar las observaciones realizadas y tramitar la viabilidad siguiendo el procedimiento aqu establecido. g. El registro se hace en cualquier momento, con la ficha EBI_L y con el certificado de viabilidad emitido por la institucin competente. Es el requisito previo para la incorporacin de un proyecto en el POAI de la respectiva vigencia. Solo se incluirn en el POAI aquellos proyectos que hayan sido registrados en el BPP-L antes del 1 de julio ao anterior al que se esta programando. Nota: Podrn ser registrados proyectos formulados por la administracin local, cuando se trate de emergencias y desastres, proyectos de operacin de las localidades (Gastos de operacin, pago de honorarios a Ediles, entre otros), o cuando los comisionados de trabajo habiendo sido convocados por la administracin local no participen en la formulacin de los proyectos de inversin local de acuerdo con la normativa vigente. En estos casos, se dejar constancia escrita de las razones por las cuales los comisionados no cumplieron con dicha tarea y del procedimiento desarrollado. Dicha constancia ser anexada a la carpeta del proyecto. 2.2.5. Actualizacin Es el proceso mediante el cual el administrador del BPP-L, con el apoyo de los comisionados de trabajo, realizan modificaciones a los contenidos de los proyectos registrados en el BPP-L con el fin de adecuar la formulacin de los proyectos a nuevas realidades y garantizar el logro de las metas del plan de desarrollo local. 2.2.5.1. Formato de actualizacin de los proyectos de inversin local registrados en el banco de programas y proyectos locales.
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La actualizacin se realiza mediante la modifica o ajuste a la informacin contenida en la ficha EBI_L registrada en el BPP-L. Se debe diligenciar una nueva ficha EBI_L 2.2.5.2. Responsable de la actualizacin. El responsable de la actualizacin de los proyectos ser el profesional de planeacin o quin haga sus veces, con el apoyo de los comisionados de trabajo. 2.2.5.3. Qu se actualiza y donde?. Se actualiza la informacin contenida en la Ficha EBI_L de cada proyecto registrado en el BPP-L. Esta actualizacin se origina por: Cambios en el nivel de estudios y/o anlisis del proyecto: se puede modificar la informacin contenida en la ficha EBI_L en los distintos aspectos de la misma. Ejemplo: poblacin a atender, componentes, costos, rea de influencia, etc. Cambios por modificaciones presupustales: Los proyectos registrados en el BPP-L con recursos asignados en el presupuesto vigente de la localidad, pueden ser objeto de actualizaciones, por efecto de una modificacin presupuestal. Esto origina cambios en el nivel de estudios y/o anlisis del proyecto de acuerdo con la magnitud a modificar.
2.2.5.4. Procedimiento para la actualizacin de proyectos en el banco de programas y proyectos locales. Para la actualizacin, el profesional de la oficina de planeacin o quien haga sus veces seguir el siguiente procedimiento: a. b. c. d. Revisar los proyectos registrados en el banco y definir cuales de ellos requieren de actualizacin. Convocar a los comisionados de trabajo para realizar la actualizacin correspondiente. Diligenciar una nueva ficha EBI_L con las actualizaciones respectivas. Realizara el proceso estipulado para la viabilizacin de los proyectos y su registro, tal como se define en el procedimiento para el registro. e. Realizada la actualizacin informar por escrito al consejo de planeacin local y realizar los ajustes en la base de datos respectiva. 2.2.6. Depuracin del banco de programas y proyectos locales 2.2.6.1. Qu es la depuracin del banco de programas y proyectos locales? La depuracin de los bancos de programas y proyectos es el acto mediante el cual se retiran proyectos de inversin registrados en el BPP-L que no responden a los lineamientos de los nuevos planes de desarrollo. Este acto ocurre cada cuatro aos segn los procedimientos establecidos para tal efecto. 2.2.6.2. Responsable de la depuracin.
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El responsable de la depuracin de los proyectos ser el profesional de planeacin o quin haga sus veces.
2.2.6.3. Procedimiento para la depuracin de proyectos en el BPP-L. El procedimiento es el siguiente: 1. Aprobado un nuevo plan de desarrollo local, el profesional de planeacin, el Coordinador Administrativo y Financiero y el alcalde local, revisarn los proyectos de inversin registrados en el BPP-L con el fin de identificar: a. Proyectos registrados en ejecucin. b. Proyectos registrados que se adecuan o se pueden adecuar a las nuevas polticas, estrategias y objetivos del nuevo plan de desarrollo local. c. Proyectos que no responden a la estructura del nuevo plan de desarrollo local. 2. Una vez identificados los proyectos segn lo dispuesto en el numeral anterior, se realizar una reunin con el consejo de planeacin local para definir lo siguiente: a. Retirar los proyectos que no responden a la nueva estructura (objetivos, polticas y estrategias) del plan de desarrollo local. b. Los proyectos que estn en ejecucin y que seguirn siendo parte del BPP-L hasta terminar su ejecucin, momento en el cual se retiran del banco. c. Se definirn los proyectos que sern objeto de actualizacin para adecuarlos a la nueva estructura del plan de desarrollo local. d. Se definirn los proyectos que concretarn las metas del nuevo plan de desarrollo y que entrarn en proceso de formulacin. 3. Definidos los proyectos que formarn parte del nuevo plan de desarrollo, se entrar en un nuevo proceso de registro, siguiendo los parmetros anteriormente establecidos. Este procedimiento se realizar durante el mes siguiente a la sancin del plan de desarrollo local. 2.2.7. La factibilidad de los proyectos locales 2.2.7.1. Qu es la factibilidad? La factibilidad es el anlisis que realiza el profesional de planeacin de la localidad o quin haga sus veces, para determinar si un proyecto cumple con los requisitos bsicos de formulacin que permita solicitar la viabilidad a la institucin correspondiente. El anlisis de factibilidad da cuenta de la pertinencia del proyecto en cumplimiento de criterios: jurdicos, tcnicos, econmicos y financieros. Este es el paso previo para la solicitud de viabilidad. 2.2.7.2. Responsable de la factibilidad
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BPP-L
El responsable de la factibilidad de los proyectos es el profesional de planeacin o quien haga sus veces. Para dicho proceso podr solicitar el apoyo de otros funcionarios de la alcalda local o de funcionarios de las instituciones distritales.
2.2.7.3. Procedimiento para la factibilidad Para realizar el anlisis de factibilidad de un proyecto, el funcionario responsable revisa y certifica con su firma la veracidad y coherencia de cada uno de los tems de la ficha EBI_L, los anexos que tenga el proyecto formulado y diligencia el siguiente formato de factibilidad: FORMATO DE FACTIBILIDAD PROYECTOS DE INVERSIN LOCAL Fecha: Localidad: Cdigo del proyecto: Denominacin Institucin prevista para obtener la viabilidad: Eje / objetivo Programa: Valor de la inversin:
El proyecto desarrolla Meta del PDL que desarrolla: las metas del Plan de Desarrollo local vigente Si No tem Si No
La lnea de inversin es de competencia local: Existe acta de encuentro ciudadano en la que se concert la iniciativa del proyecto La alternativa de solucin seleccionada aporta a la resolucin problema Los objetivos del proyecto responden a la situacin descrita como problema y cuenta con indicadores Las metas del proyecto son medibles La poblacin objeto del proyecto esta definida y cuantificada Estn considerados todos los componentes necesarios para desarrollar las actividades del proyecto Los costos del proyecto corresponden a los valores del mercado El proyecto es financiado totalmente por el fondo de desarrollo local Observaciones: Anexos: Firma del responsable del diligenciamiento del formato:
2.2.8. Viabilidad
17
BPP-L
2.2.8.1. Qu es la viabilidad? Es el proceso que surte la instancia o autoridad competente para determinar si un proyecto a registrar en el banco de programas y proyectos local (BPP-L) rene los aspectos tcnicos, econmicos y jurdicos necesarios para la ejecucin de los recursos. 2.2.8.2.Responsable de la viabilidad Ser responsable de la expedicin del concepto de viabilidad para proyectos a registrar en el banco de programas y proyectos locales (BPP-L) el Director de la Unidad Ejecutiva de Localidades (UEL) de la entidad respectiva o quien haga sus veces, de acuerdo con los procedimientos que previamente haya establecido cada UEL. De presentarse proyectos que por su especificidad y complejidad tcnica no pueden ser viabilizados por las anteriores unidades, la Subsecretara de Asuntos Locales de la Secretara de Gobierno tramitar ante la Oficina de Planeacin o la dependencia que haga sus veces, de la entidad tcnica competente, el correspondiente concepto de viabilidad. Cuando se presenten proyectos que involucren componentes de diferentes sectores (Salud, educacin, recreacin, entre otros), el administrador del BPP-L determinar y enviar el proyecto a las UEL relacionadas con el mismo y solicitar viabilidad para los componentes que correspondan a cada UEL o institucin: Una vez obtenida las viabilidades de cada componente se realizar el trmite de registro. Las UEL o las instituciones que tengan la responsabilidad de otorgar viabilidad a los proyectos locales, establecern y darn a conocer los criterios para otorgar la viabilidad tcnica de los proyectos que sern de conocimiento general y deben ser publicados en la pgina web de las respectivas instituciones. 2.2.8.3. Procedimiento para la viabilidad. a. El profesional de planeacin de la alcalda local o quin haga sus veces, preparar carta de remisin del proyecto a la UEL respectiva, previa revisin de la factibilidad del mismo. Dicha carta ser firmada por el alcalde local. b. La UEL o institucin competente revisar la documentacin enviada y realizar el anlisis de viabilidad que le permita establecer si el proyecto rene los requisitos para la ejecucin. El concepto de viabilidad se expide luego de la verificacin de los siguientes aspectos: (I) la concordancia del proyecto con los lineamientos y polticas del Plan de Desarrollo Local; (II) las competencias de la localidad para ejecutar el proyecto propuesto; (III) la coherencia de la solucin que plantea el proyecto con el problema o situacin que se pretende resolver; (IV) se ha diligenciado correctamente la ficha EBI_L, segn el instructivo establecido para tal fin; y, (V) los aspectos y/o requisitos exigidos por la Unidad Ejecutiva de Localidades (UEL) correspondiente o por la Secretara de Gobierno o por la Entidad Tcnica Competente para aquellos proyectos que lo requieran. c. La UEL expedir el certificado de viabilidad y lo enviar a la alcalda local. d. En el caso de no otorgar viabilidad, enviar las observaciones correspondientes a la alcalda local, solicitando las correcciones del caso, las cuales deben ser expresadas con absoluta claridad. Las observaciones harn referencia exclusivamente a los criterios tcnicos, econmicos y jurdicos de evaluacin. El profesional de planeacin o quien haga sus veces, realizar las correcciones con el apoyo de los comisionados de trabajo e iniciar nuevamente el proceso de solicitud de viabilidad. e. Otorgada la viabilidad, el profesional de planeacin ingresar el proyecto a la base de datos del BPPL y lo archivar en el lugar establecido para tal fin.
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Anexo 1
FICHA EBI_L
INFORMACIN DEL PROYECTO
1. PROCESO QUE SE ADELANTA Fecha del proceso Indique el (los) numerales afectados:
Registro Actualizacin 2. IDENTIFICACIN

6
CDIGO DEL PROYECTO: ________ LOCALIDAD: ________________________________________________ ORIGEN INICIATIVA: E.C. : OTRO: CUAL? _____________________________________________ NMERO DEL ACTA_____________________________FECHA________________________________________ DENOMINACIN DEL PROYECTO:_______________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________
3.
CLASIFICACIN
PLAN DE DESARROLLO LOCAL: ________________________________________________________________ EJE/OBJETIVO: _______________________________________________________________________________ PROGRAMA: _________________________________________________________________________________ PEZ:

7
PEL:
PGI:
Cul? ________________________________________________________
4. LOCALIZACIN GEOGRFICA
UPZ: BARRIO: VEREDA: OTROS:______________
LOCALIDAD____________________
INSTITUCIONAL_____________________
5.
PROBLEMA A RESOLVER Y JUSTIFICACIN (Cul es el problema que se pretende solucionar?,

Por qu se va a hacer el proyecto?)
6 7
E.C. Encuentro Ciudadano PEZ Propuesta Estratgica Zonal - PEL Propuesta Estratgica Local PGI Proyecto de Gran impacto 19
BPP-L
6.
OBJETIVOS (Qu se quiere lograr con este proyecto?)
6.1. Objetivo general
6.2. Objetivos especficos
7.
INDICADORES DE LOS OBJETIVOS

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR ESTADO INICIAL VALOR ESPERADO PERIODO
8.
PLANTEAMIENTO Y SELECCIN DE ALTERNATIVAS
ALTERNATIVA 1:
ALTERNATIVA 2:
ALTERNATIVA SELECCIN:
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9. DESCRIPCIN DE LA ALTERNATIVA SELECCIONADA O PROYECTO

(Qu se va a hacer para solucionar el problema?)
CARACTERSTICAS GENERALES:
CARACTERSTICAS TCNICAS:
CARACTERSTICAS INSTITUCIONALES:
CARACTERSTICAS AMBIENTALES:
CARACTERSTICAS COMUNITARIAS:
10.
No.
METAS DEL PROYECTO (Cuantifique los logros a alcanzar)

PROCESO MAGNITUD UN. DE MEDIDA DESCRIPCIN AOS
1 2 3 4
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BPP-L
11.
GRUPOS DE POBLACIN OBJETIVO (Indique la poblacin a ser beneficiada con el proyecto)

Ao N de personas que demandan el bien o servicio N de personas que se propone atender Descripcin de la poblacin
12. TIPO DE GASTO

a) Infraestructura: d) Otros: b) Programas y Campaas: c) Dotacin: Cul: ____________________________________________________________________________
13. COMPONENTES DEL PROYECTO Y SU ESTRUCTURA DE COSTOS ESTRUCTURA ANUAL DE COSTOS Componentes
200__ 200__
- Miles de pesos del ao_____ Aos calendario

200__ 200__ 200__ 200__
TOTAL
Otros:
TOTAL
14. FLUJO FINANCIERO DEL PROYECTO

Ejecutado VALOR 200
CIFRAS EN MILES DE PESOS DEL AO _____ HORIZONTE REAL DEL PROYECTO (Aos): Aos calendario Saldo TOTAL 200 200 200
. . .
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15.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
FUENTES Ejecutado 200__ Aos calendario 200__ 200__ 200__ Saldo TOTAL
Presupuesto F.D.L. Cofinanciacin Distrito Comunidad Otros Aportes
TOTAL 16. SOSTENIBILIDAD
17. ESTUDIOS QUE RESPALDAN EL PROYECTO

NOMBRE DEL ESTUDIO QUIN LO REALIZO FECHA
18. RESPONSABLES DE LA FORMULACIN

QUIN FORMUL EL PROYECTO: ______________________________________________________________ QUIN APOY LA FORMULACIN: _____________________________________________________________ FECHA (d/m/a): _____________________________________
OBSERVACIONES:
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BPP-L
PARTE II: CONCEPTO DE VIABILIDAD

EXPEDICIN DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD ASPECTOS A REVISAR Es concordante el proyecto con los lineamientos y polticas del Plan de Desarrollo Local? Es competencia de la Localidad ejecutar este tipo de proyectos? Es coherente la solucin que plantea el proyecto con el problema o situacin que se pretende solucionar? Cumple con los lineamientos para la Formulacin y Evaluacin de Proyectos? Rene los aspectos y/o requisitos exigidos por la UEL, Secretara de Gobierno o Entidad Tcnica Competente? CONCEPTO Y SUSTENTACIN: El Concepto es Favorable? Sustentacin:
SI
NO
SI
NO
RESPONSABLE:
NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE: INSTANCIA O ENTIDAD: FECHA DE DILIGENCIAMIENTO (d/m/a): TELFONO:
OBSERVACIONES:
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Anexo 2 Instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin

Local - (EBI_L)
PRESENTACIN
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BPP-L
La importancia del diligenciamiento de la ficha EBI_L, radica en que este documento es el medio a travs del cual se adelanta el registro y actualizacin de los proyectos en el banco de programas y proyectos locales, en cumplimiento de la normatividad vigente, requisito que debe surtirse previamente a la asignacin y ejecucin de recursos de los presupuestos anuales de inversin de las localidades. El formato de ficha EBI_L que se anexa a este instructivo, deber ser utilizado a partir de la fecha para el registro de nuevos proyectos en el banco de programas y proyectos locales (BPP-L). La ficha EBI_L es un formato que esta compuesto por dos partes: La parte I contiene la informacin del proyecto producto del proceso de formulacin y la parte II el concepto de viabilidad. Para su diligenciamiento, se deben tener en cuenta las indicaciones establecidas en el presente anexo Instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin Local (EBI_L). El presente documento contiene las instrucciones para el diligenciamiento de la ficha EBI_L. En el instructivo se presentan de manera resumida los aspectos generales sobre contenido de la ficha EBI_L y algunos de los principales aspectos a tener en cuenta en la formulacin de proyectos. Algunos de los estudios y anlisis relacionados con al formulacin de proyectos aparecern como anexos a la ficha de ser necesario. Para adelantar el proceso de formulacin de proyectos, las localidades contarn con la asesora y la orientacin del Departamento Administrativo de Planeacin Distrital -Subdireccin de Programacin y Seguimiento de la Inversin Pblica y de la Secretara de Gobierno -Subsecretara de Asuntos Locales. Para garantizar lo anterior, la administracin central ha previsto que durante todo el proceso, las comisiones de trabajo y el alcalde local, contarn con el apoyo y asistencia tcnica de las Unidades Ejecutivas de las Localidades y de las entidades del nivel central.
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BPP-L
ILA FICHA DE ESTADSTICAS BSICAS DE INVERSIN LOCAL (Ficha EBI_L)

Qu es la Ficha La Ficha de Estadsticas Bsica de Inversin Local (EBI_L) se define como un formato que contiene de manera esquemtica la informacin esencial de un proyecto de inversin producto de su proceso de EBI_L? formulacin. El presente instructivo determina el contenido general de la ficha, as como las orientaciones bsicas para su diligenciamiento. Cmo esta compuesta la Ficha EBI_L? La Ficha EBI_L est compuesta por dos partes: la primera contiene la informacin indispensable para que un proyecto obtenga la viabilidad y la segunda parte se refiere al concepto de viabilidad
La iniciativa para la formulacin de los proyectos es del profesional de planeacin local. Cuando se trate de Quin debe proyectos relacionados con la operacin de las localidades (Gastos de operacin, pago de honorarios a tomar la iniciativa para la Ediles, entre otros), la iniciativa es del alcalde local o su delegado. formulacin de los proyectos de inversin? Quin debe diligenciar la Ficha EBI_L? El diligenciamiento de la ficha es responsabilidad del profesional de planeacin con apoyo de los comisionados de trabajo, de las instituciones del nivel local y Distrital, as como de los alcaldes locales.
Para qu sirve La ficha EBI_L sirve para adelantar el registro y actualizacin de un proyecto ante el banco de programas y la Ficha EBI_L? proyectos de cada localidad (BPP-L). Cmo se utiliza la Ficha EBI_L en el proceso de registro de proyectos? Cmo se utiliza la Ficha EBI_L en el proceso de actualizacin de proyectos? El registro de un proyecto es el paso que debe cumplir todo proyecto como requisito indispensable para entra a formar parte del presupuesto local. Para el registro de un proyecto se deben diligenciar la totalidad de los numerales correspondientes a la ficha EBI_L. Igualmente debe tener diligenciado el formato de viabilizacin.
Para la actualizacin se deben indicar en la ficha los numerales objeto de modificacin y en los mismos efectuar la modificacin a que haya lugar. Se diligenciar una nueva ficha EBI_L Las actualizaciones que se hagan a la ficha deben guardar concordancia con la decisin concertada en el Encuentro Ciudadano que haya dado origen al proyecto.
II- RECOMENDACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI_L

Para diligenciar cada uno de los numerales de la ficha es indispensable leer previamente las instrucciones que aparecen a continuacin, las cuales tienen como objetivo que la informacin se diligencie correctamente: Diligencie una ficha para cada proyecto. Sea preciso, conciso y evite abreviaturas.
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BPP-L
Diligencie toda la informacin requerida segn se trate de adelantar registro o actualizacin de un proyecto. Diligencie la ficha EBI_L en letra imprenta legible y sin tachaduras. Igualmente lo puede hacer a mquina o en un computador. Exprese en miles de pesos del ao en curso todas las cifras que representen montos de dinero. As mismo, cada vez que se cambie de vigencia stas cifras debern ser actualizadas a los pesos de la nueva vigencia, utilizando los porcentajes de incremento del ndice de Precios al Consumidor (IPC) respectivo. Recuerde que un proyecto se considera oficialmente registrado o actualizado, una vez la ficha EBI_L haya sido diligenciada y tenga el certificado de viabilidad respectivo y se encuentre incluido en la planilla que para tal efecto diligencia el funcionario responsable del banco.
III- RESPONSABLES DEL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI-L

Son responsables del diligenciamiento de la Ficha EBI_L, segn la informacin a suministrar, los siguientes: 1. El profesional de planeacin o quin haga sus veces con el apoyo de los comisionados de trabajo, de las instituciones locales y distritales, as como de los alcaldes locales. 2. La instancia o autoridad competente de expedir el concepto de viabilidad (Unidad Ejecutiva de Localidades UEL, Secretara de Gobierno o Entidad Tcnica Competente), en lo referente al concepto de viabilidad, Parte II de la Ficha EBI_L.
IV- INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI-L

A continuacin se presentan las orientaciones e instrucciones para el diligenciamiento de la informacin contenida en cada una de las partes y numerales de la Ficha EBI_L:
PARTE I: INFORMACIN DEL PROYECTO

1. PROCESO QUE SE ADELANTA Fecha del Proceso________________________________________________ Indique el (los) numerales afectados: _______________________________
Registro Actualizacin
Marque con una equis (X), en el espacio correspondiente, de acuerdo con el proceso que vaya a adelantar ante el banco de programas y proyectos locales y especifique la fecha en que se adelanta el trmite seleccionado. REGISTRO: Se diligencia la totalidad de la informacin que especifica la ficha, con los anexos que permitan la mayor comprensin del proyecto.
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BPP-L
ACTUALIZACIN: Implica el cambio de ficha del proyecto, dejando en claro cuales son los numerales actualizados.
2.
IDENTIFICACIN
CDIGO DEL PROYECTO: __________ LOCALIDAD: ____________________________________________ OTRO: CUAL? _____________________________________________ ORIGEN INICIATIVA: E.C.: NMERO DE ACTA________________________FECHA____________________________________________ DENOMINACIN DEL PROYECTO: ____________________________________________________________
Escriba en el espacio correspondiente la informacin solicitada en este numeral de conformidad con las siguientes instrucciones:
Cdigo del proyecto Este cdigo se lo asignar al proyecto presentado para registro el profesional de planeacin o quin haga sus veces, como responsable de la administracin y operacin del banco de programas y proyectos locales, y tiene por objeto identificar en forma exclusiva y permanente cada proyecto. Cuando se presente un proyecto para su actualizacin escriba en el espacio correspondiente el cdigo del proyecto, si no cuenta con esta informacin, djelo en blanco. Escriba el nombre de la localidad responsable del proyecto. Si el proyecto a registrar o actualizar se origin en una decisin concertada de un Encuentro Ciudadano, marque con una equis (X) la casilla E.C.. Si el Proyecto se origina en espacios diferentes, marque con una equis (X) la casilla Otro y en el espacio Cul? describa o especifique a cul se refiere. Relacione el nmero del acta o de las actas que se elaboraron producto del Encuentro Ciudadano con su respectiva(s) fecha(s), las cuales dan fe de que el proyecto surgi de una decisin concertada en dichos encuentros ciudadanos. Escriba la denominacin que identificar el proyecto. En la denominacin de un proyecto se recomienda especificar claramente el objeto del gasto que incluya la accin a realizar (construccin, reparacin, adquisicin, capacitacin, entre otros) y el objeto sobre el que se realiza la misma (colegio, va, equipos, funcionarios, etc.), para lo cual es indispensable tener en cuenta los siguientes criterios8: Ser exclusivo, es decir, no debe existir otro proyecto con igual denominacin. Debe mantenerse durante toda la vida del proyecto Debe sintetizarse en una sola frase su significado e interpretacin. No deben utilizarse denominaciones globales tales como Estudios y Consultoras, Cofinanciacin, Convenios, Prestacin de Servicios, Interventoras, Imprevistos, entre otros, por cuanto son denominaciones que no corresponden a proyectos de inversin. La denominacin Cofinanciacin y/o Convenios como proyectos slo puede existir, si est acompaada de la identificacin del proyecto objeto del convenio y/o del proyecto que se busca cofinanciar. No debe manejarse el trmino Obras inconclusas como denominacin, por cuanto no corresponde a una denominacin de un proyecto de inversin. Cada una de las obras inconclusas identificadas como
8
Localidad Origen de la iniciativa Nmero de acta
Denominacin del proyecto
Adems de los aqu establecidos, se recomienda consultar los documentos del Consejo Distrital de Poltica Econmica y Fiscal -CONFIS- Observaciones Generales y Especficas a los Anteproyectos de Presupuesto Local, en lo que se refiere a la denominacin de los proyectos. 29
BPP-L
Manual de Procedimientos tales, para ser incorporadas en el presupuesto, deben identificarse con una denominacin que establezca claramente la accin y la definicin del objeto sobre el cual recae tal accin. Ejemplo: Se quiere realizar obras que garanticen el estado ptimo permanente de las vas de la UPZ No. 89 San Isidro Patios de la localidad de Chapinero. De acuerdo con lo anterior se procede a denominar el proyecto as: Seleccione la principal accin que caracteriza la inversin. En el anexo No. 1 se presenta una lista de acciones que pueden utilizarse en la denominacin del proyecto. MANTENIMIENTO Defina el objeto del proyecto. VAS Relacione, si es del caso, informacin complementaria que permita precisar la denominacin: UPZ DE SAN ISIDRO PATIOS En este caso la denominacin (nombre) del proyecto ser: MANTENIMIENTO DE LAS VAS DE LA UPZ SAN ISIDRO PATIOS
3.
CLASIFICACIN
PLAN DE DESARROLLO LOCAL: ____________________________________________________________ EJE/OBJETIVO: __________________________________________________________________________ PROGRAMA: _____________________________________________________________________________ PEZ: PEL: PGI: Cul? ________________________________________________________
Escriba el nombre del Plan de Desarrollo Local vigente y clasifique el proyecto segn la estructura del mismo (Eje/Objetivos, Programas, etc.). De igual forma, marque con una equis (X) en el espacio correspondiente si el proyecto a registrar se ha definido como una Propuesta Estratgica Zonal (PEZ), Propuesta Estratgica Local (PEL) o como un Proyecto de Gran Impacto (PGI) y, en el espacio Cul? escriba en nombre de la PEZ, PEL o del PGI al que se refiere.9 La clasificacin de un proyecto corresponde a su insercin en la estructura de un plan de desarrollo vigente, de acuerdo con la estructura que cada plan defina (Ejes, Prioridades, Objetivos, Programas,). Dado que no se puede erogar ningn gasto que no este amparado en un plan de desarrollo y que cada plan define su propia estructura, es conveniente identificar desde el proceso de registro qu clasificacin tiene el proyecto dentro de la estructura del plan de desarrollo vigente. Es importante resaltar que los planes de desarrollo local deben ajustarse, en su estructura a la denominacin de los componentes del Plan de Desarrollo Econmico, Social y de Obras Pblicas vigente del Distrito Capital.
9
La denominacin de PEL y PGI se encuentra en el Acuerdo 13 de 2000. Por el cual se reglamenta la participacin ciudadana en la elaboracin, aprobacin, ejecucin, seguimiento, evaluacin y control del Plan de Desarrollo Econmico y Social para las diferentes localidades que conforman el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones. 30
BPP-L
4.
LOCALIZACIN GEOGRFICA
UPZ: BARRIO: VEREDA: OTROS: _______
LOCALIDAD____________________
INSTITUCIONAL_______________
Escriba el nombre de la UPZ, el barrio o la vereda en la cual se ubica o donde se adelanta la inversin. Permite la focalizacin de la inversin y el seguimiento de la misma. No obstante, existen proyectos que por sus caractersticas particulares, resulta compleja su ubicacin en las categoras anteriores. Por esta razn se proponen las siguientes clasificaciones: LOCALIDAD: Inversin en proyectos de gran impacto para la localidad que trascienden su ubicacin fsica, a reas de varias UPZ de la localidad. INSTITUCIONAL: Inversin que se realiza en proyectos para el beneficio institucional de la alcalda local y honorarios de la Junta Administradora Local. Corresponde principalmente a aquellas inversiones para el fortalecimiento institucional de la localidad y de los procesos de gestin internos, por ejemplo: Operacin y mantenimiento de sedes administrativas, sistemas de informacin, cableado estructurado y equipos de computo, entre otros, clasificados en el Objetivo Gestin Publica.
5.
PROBLEMA A RESOLVER Y JUSTIFICACIN cul es el problema que se pretende solucionar? Por

qu se va a hacer el proyecto?
Escriba de manera resumida la descripcin del problema que se pretende resolver con el proyecto, respondiendo a la siguiente pregunta Cul es el problema que se pretende solucionar?; y justifique el proyecto respondiendo a Por qu se va a hacer el proyecto? El propsito de todo proyecto de inversin pblica es resolver o superar un problema o necesidad, por lo tanto, la identificacin exacta del problema y la justificacin para resolverlo son el insumo bsico y condicin sin la cual no se puede hablar de la descripcin de la solucin de dicho problema. Para ello es preciso determinar: LO QUE SE OBSERVA: Es necesario determinar las caractersticas ms relevantes del problema y las condiciones en que se est presentando dicha situacin. Generalmente los problemas se hacen evidentes por la forma como afectan a la comunidad, por una situacin que denota insatisfaccin o un hecho negativo. En caso de que existan indicadores de la situacin actual haga uso de ellos. LO QUE LO ORIGINA: Se debe indagar y conocer la razn del problema, a qu se debe su existencia, es decir, las causas que lo generan y los aspectos que lo rodean (aspectos sociales, econmicos, polticos, etc.), ste conocimiento es la base para la bsqueda de soluciones.
31
BPP-L
LOS EFECTOS SI NO SE EMPRENDE ALGUNA ACCIN: Se deben identificar las consecuencias que est generando el problema, sus incidencias y el peligro que representa en el caso de no emprenderse alguna accin.
La justificacin para abordar la solucin al problema debe expresar las razones por las cuales es necesario llevar a cabo el proyecto.
6.
OBJETIVOS (Qu se quiere lograr con este proyecto?)
Construya los objetivos teniendo en cuenta que stos deben estar relacionados con los propsitos que sean posibles de realizar y alcanzar con la ejecucin del proyecto. Los objetivos deben definirse en forma clara y estratgica y su descripcin debe plantear la solucin del problema a resolver con el proyecto, de esta forma deben ser el resultado del balance del diagnstico y de las decisiones que se tomen para atacar el problema. Estos deben definirse en trminos de los efectos y/o impactos que se desea lograr. En su identificacin se deben considerar los beneficios y/o transformaciones que el proyecto generara en la comunidad Los objetivos deben poseer los siguientes atributos: - Ser consistentes: responder a la problemtica o potencialidades identificadas en el diagnstico. - Ser estratgicos: apuntar hacia temas estructurales de impacto para el desarrollo social, econmico y ambiental. - Ser medibles: debe poderse monitorear a travs de las metas. Por Ej.: Ampliar la oferta educativa a nios de 8 a 14 aos.
7.
INDICADORES DEL OBJETIVO

NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR
# de nios desnutridos # total de nios # de viviendas con servicios pblicos # Total de viviendas. Kilmetros carril de vas locales
ESTADO INICIAL
20%
80%
VALOR ESPERADO
10%
90%
PERIODO
4 aos
1 ao
Porcentaje de desnutricin de los nios de la localidad Porcentaje de cobertura de los servicios pblicos Nmero de kilmetros carril de vas locales mantenidas
15
20
1 ao
Construya y escriba el o los indicadores precisando: el nombre, la formula del indicador, estado inicial, valor esperado y periodo en el que se espera alcanzar o lograr el valor esperado del indicador. A partir de los objetivos del proyecto se pueden construir indicadores, los cuales se definen como variables o relaciones entre variables que ayudan a caracterizar la situacin o a medir los cambios presentados en ella despus de un tiempo o periodo determinado.
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BPP-L
Dado que estos indicadores generalmente expresan la cantidad o cualidad actual de una situacin que ser afectada por una accin o actividad, el efecto de dicha accin puede ser medido o comprobado por el cambio que se registre en la cuantificacin o valoracin del indicador al finalizar el periodo de ejecucin del proyecto, o en el momento en el que se considere oportuno estimarlo. En la construccin de los indicadores tenga en cuenta lo siguiente:
Nombre del indicador Es la expresin verbal, precisa y concreta del patrn de evaluacin con el cual se personifica el indicador respectivo. Ejemplo: porcentaje de cobertura en los servicios pblicos (acueducto, alcantarillado y energa), tasa de escolaridad, tasa de mortalidad infantil, tasa de natalidad por edades, nmero de mdicos por cada mil habitantes, porcentaje de poblacin con necesidades bsicas insatisfechas (NBI), tasa de analfabetismo, calidad de la educacin, dficit de vivienda, tasa de desempleo, ingreso per cpita, tasa de desnutricin, kilmetros carril de vas locales mantenidas, etc. A partir de la denominacin del indicador se puede identificar la unidad en la que est formulado. Un indicador puede estar dado en cifras absolutas si se utilizan para dar cuenta de caractersticas particulares en un momento dado, por ejemplo: poblacin por sexo segn Unidad de Planeamiento Zonal (UPZ); en porcentajes, cuando se usan para destacar aspectos de distribucin, por ejemplo: porcentaje de poblacin urbana y rural por localidad o distrito, porcentaje de poblacin con NBI; en tasas cuando se utilizan para mostrar la evolucin de un fenmeno en el tiempo, por ejemplo: tasa de mortalidad infantil por localidad; y finalmente, en medidas estadsticas como promedios, mediana, moda, etc. cuando se usan para mostrar comportamientos tpicos, por ejemplo: promedio de escolaridad en los empleados de la Alcalda Local. De acuerdo con lo anterior, escriba el correspondiente nombre del indicador o indicadores definidos para los objetivos y metas del proyecto. Formula del Indicador Se refiere a la relacin matemtica que permite calcular en forma de porcentaje, tasa o valores absolutos el cambio en la(s) variable(s) del indicador. Se entiende por variables las caractersticas, cualidades, elementos o componentes de una unidad de anlisis las cuales pueden modificarse o variar en el tiempo. Los indicadores pueden medirse mediante operaciones (ndices, tasas, promedios, etc.) o investigarse por medio de tems o preguntas que se incluyen en los instrumentos para recopilar informacin (cuestionarios, fichas de entrevista, gua de investigacin). Ejemplos: el porcentaje de poblacin entre 0 y 10 aos de la localidad sera la relacin entre poblacin total en ese grupo de edad en la localidad y la poblacin total de la localidad, por lo tanto la formula del indicador ser: Poblacin de 0 a 10 aos / Poblacin total. Para el indicador de porcentaje de desnutricin de los nios de la localidad es: Nmero de nios desnutridos / Nmero total de nios. Para el porcentaje cobertura de los servicios pblicos es: Nmero de viviendas con servicios pblicos / Nmero total de viviendas. Escriba la formula del indicador de los indicadores propuestos para los objetivos y metas del proyecto. Estado inicial Valor esperado Escriba en este campo el estado inicial o valor actual del indicador. Ejemplo: el porcentaje de desnutricin de los nios de la localidad es 20%, es decir, el 20% del total de los nios estn desnutridos. Escriba el valor esperado del indicador despus de un tiempo o periodo determinado en el que se considere oportuno estimarlo, entendido como la expresin cuantitativa o cualitativa de lo que se pretende lograr o alcanzar. Ejemplo: Porcentaje de desnutricin de los nios de la localidad; el valor esperado puede ser 10%, es decir, se espera bajar del 20% (estado inicial o actual) al 10% la desnutricin de los nios de la localidad. 33
BPP-L Periodo
Manual de Procedimientos Escriba el nmero de aos dentro de los cuales se espera alcanzar el valor esperado del indicador Ejemplo: cuatro (4) aos, es decir, en 4 aos se bajar la desnutricin de los nios de la localidad del 20% al 10%.
8.
PLANTEAMIENTO Y SELECCIN DE ALTERNATIVAS
ALTERNATIVA 1: ALTERNATIVA 2: ALTERNATIVA 3: ALTERNATIVA SELECCIONADA:
Relacione todas las posibles alternativas que en primera instancia son viables para solucionar el problema identificado, teniendo en cuenta que todas ellas deben producir los mismos beneficios para que sean comparables y que ameriten un anlisis para su seleccin. Todas deben permitir resolver el problema en similar grado. Por ltimo, seale la alternativa finalmente seleccionada. Las alternativas son las diferentes formas de solucionar un problema o de satisfacer una necesidad. La alternativa seleccionada se constituye en el proyecto que ser preparado y evaluado. 9. DESCRIPCIN DE LA ALTERNATIVA SELECCIONADA O PROYECTO
CARACTERSTICAS GENERALES: CARACTERSTICAS TCNICAS: CARACTERSTICAS INSTITUCIONALES: CARACTERSTICAS AMBIENTALES Y LEGALES: CARACTERSTICAS COMUNITARIAS:
+
Una vez seleccionada la alternativa se deben detallar y describir las caractersticas generales que se pretenden abordar para resolver el problema o la necesidad y profundizar en la informacin relacionada con las caractersticas tcnicas, institucionales, comunitarias, ambientales y legales, o de otra ndole, que intervienen en su aplicacin:
Caractersticas Tcnicas Relacione las especificaciones tcnicas y de diseo identificadas para el proyecto, de conformidad con los criterios establecidos por el sector o los sectores en los cuales se enmarca el proyecto.
34
BPP-L Caractersticas Institucionales Caractersticas Ambientales y Legales
Manual de Procedimientos Seale la entidad o tipo de ejecutor previsto para la realizacin y operacin del proyecto. Su capacidad institucional para ejecutar, administrar y coordinar con otras entidades y la comunidad la ejecucin y operacin del proyecto. As mismo, describa la organizacin que se establecer para la ejecucin. Considere los efectos positivos o negativos que el proyecto puede producir sobre distintos elementos del medio ambiente como el estilo de vida, la identidad cultural, los recursos naturales y los ecosistemas (parques naturales, santuarios de fauna y flora, reservas forestales, bosques, humedales, pramos, cuencas en ordenamiento, resguardos indgenas, zonas de inters arqueolgico, etc.). As mismo, se debe indicar si el proyecto tiene como soporte alguna normatividad, estableciendo su relacin correspondiente (licencia de construccin, uso adecuado del suelo, viabilidad urbanstica, reas de conservacin arquitectnica, etc.), e indique si el marco normativo del proyecto se desarrolla de conformidad con los preceptos del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).
Caractersticas Comunitarias
Describir la concertacin y participacin que ha tenido la comunidad en la identificacin y formulacin del proyecto y la que se espera que tenga en la ejecucin, operacin, veedura y seguimiento del mismo.
10.
No.
METAS DEL PROYECTO (Cuantifique los logros a alcanzar)

PROCESO MAGNITUD UN. DE MEDIDA DESCRIPCIN AOS
1 2 3 4
Construya y escriba las metas del proyecto en trminos del proceso, magnitud, unidad de medida y descripcin, y aos en que se ejecuta el proyecto, tal como se presenta a continuacin: Proceso: Es el verbo en infinitivo que indica la accin a realizar; tal como: construir, adecuar, ampliar, capacitar, dotar, suministrar, atender, implantar, mantener, sistematizar, etc. Magnitud: Cantidad o nmero de la accin identificada en el proceso. Unidad de Medida: Tales como m2, Km, Km./carril, camas/paciente, alumnos, hectreas, parques, etc. Descripcin: Permite complementar el propsito de la meta. Aos: Para cada uno de los aos que dura la ejecucin del proyecto, digitar la cantidad de la meta programada. La suma de todos los aos debe ser igual al valor registrado en la casilla magnitud.
Ejemplo: Construir 2 kilmetros de va en zona rural de la localidad de Sumapaz Recuerde que las metas del proyecto consisten en el conjunto de resultados concretos, medibles, realizables y verificables que se esperan obtener con la ejecucin del proyecto, representados en productos (bienes y servicios) finales o intermedios.
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11.
GRUPOS DE POBLACIN OBJETIVO (Indique la poblacin a ser beneficiada con el proyecto)

Ao N de personas que demandan el bien o servicio N de personas que se propone atender Descripcin de la poblacin
Indique el ao en el cual se va a atender la poblacin objetivo, luego cuantifique para cada ao la cantidad de poblacin que va a demandar el bien o servicio, y a continuacin el nmero de personas que se pretende atender con la ejecucin de este proyecto, por ejemplo: Los siete millones de habitantes de la ciudad capital requieren la vacuna de hepatitis C pero slo se cuenta con cien mil unidades para atender un igual nmero de beneficiarios. Por ltimo, describa el tipo de poblacin objetivo a atender, a saber: discapacitados, habitantes de la calle, ancianos, nios, jvenes, mujeres cabeza de hogar, deportistas, estudiantes, funcionarios, clasificados por sexo, edad y estrato entre otros etc. 12. TIPO DE GASTO
a) Infraestructura: b) Programas y Campaas: c) Dotacin: d) Otros: Cul: ____________________________________________________________
Marque con una equis (x) en el espacio correspondiente segn el tipo de gasto en el cual se ejecutarn la mayor parte de los recursos del proyecto, teniendo en cuenta la siguiente clasificacin: a) Infraestructura: vial; en acueductos, alcantarillados, aguas negras y lluvias; bienestar social; de casas de la tercera edad; en salud; educativa; en parques y zonas verdes; espacio pblico y; de espacios comunitarios y culturales. b) Programas y campaas: atencin integral grupos vulnerables; prevencin, promocin y atencin en salud; de educacin formal y no formal, asistencia integral educativa, mejoramiento de la calidad de la educacin; de prevencin de riesgos; obras con participacin comunitaria; campaas de seguridad y de sensibilizacin; eventos culturales, deportivos, de prevencin, de sensibilizacin para la convivencia; programas del sistema local de cultura, de escuelas de formacin deportiva y artstica, y programas de capacitacin, entre otros. c) Dotacin: bienestar social; casas de la tercera edad; en salud; educativa; mobiliario urbano, parques y zonas verdes; de equipos para los espacios comunitarios y culturales; organizaciones comunitarias y; infraestructura y dotacin de equipos en temas de seguridad ciudadana y convivencia. d) Otros: adecuacin zonas de riesgo y atencin a familias afectadas; control del impacto ambiental; proyectos productivos; cofinanciacin con la Administracin Distrital en la ejecucin de obras; legalizacin de barrios y titulacin de predios; mejoramiento de vivienda; honorarios; operacin; mejoramiento de la gestin y pasivos exigibles.
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13.
COMPONENTES DEL PROYECTO Y SU ESTRUCTURA DE COSTOS ESTRUCTURA ANUAL DE COSTOS - Miles de pesos del ao_____ Aos calendario Componentes TOTAL
200__ 200__ 200__ 200__ 200__ 200__
Otros:
TOTAL
Componentes Son los diferentes frentes de trabajo que se deben abordar en desarrollo del proyecto, tales como: obras de infraestructura fsica, mano de obra, maquinaria y equipos, capacitacin, dotacin, asistencia tcnica, mantenimiento, administracin, operacin, entre otros.
Diligencie el cuadro de los Componentes del Proyecto y su Estructura de Costos as: En la columna Componentes relacione los principales componentes que sean necesarios para implementar y operar el proyecto. Escriba en las casillas de la columna Aos calendario cada uno de los aos en los que los componentes incurren en costos, dichos aos deben corresponder con la duracin de ejecucin del proyecto10. En la columna Aos calendario se relaciona el costo anual de cada componente para los aos de duracin de ejecucin del proyecto. En la columna Total debe aparecer el costo total de cada uno de los componentes calculado para el proyecto. Una vez identificados los principales componentes del proyecto es necesario establecer para cada uno de ellos sus costos.
Costos Son costos todos los insumos, bienes o recursos en que es necesario incurrir para implantar y operar el proyecto propuesto. Esta informacin se organiza y se presenta ao a ao en este numeral, en el cual se relaciona el costo anual de cada componente necesario para desarrollar el proyecto (las actividades son las acciones necesarias para obtener, a partir de los insumos o recursos, los componentes del proyecto). Los diferentes frentes de trabajo que se deben abordar en desarrollo del proyecto, tales como: obras de infraestructura fsica, mano de obra, maquinaria y equipos, capacitacin, dotacin, asistencia tcnica, mantenimiento, administracin, operacin, entre otros.
Ejemplo: Para ejecutar el componente de capacitacin, se debe llevar a cabo una serie de actividades, dentro de las cuales se destaca la realizacin de talleres, cursos, eventos y seminarios; la realizacin de visitas a localidades y asesora a los funcionarios; y la elaboracin y difusin de material didctico. Para el componente de administracin, se podra pensar en actividades de contratacin de personal. En el
10
Si la duracin del proyecto supera ms de seis aos y/o si existen ms componentes y actividades que las que caben en el formato, puede hacer formatos similares con mayor cantidad de columnas y/o filas. 37
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componente de operacin podran ser las relacionadas con los servicios pblicos, arrendamientos, dotacin y mantenimiento de las oficinas del proyecto, cuando se requieran, adquisicin y/o mantenimiento de equipos, costos de legalizacin de convenios, vigilancia y aseo, seguros, etc. Es importante que la localidad elabore un anexo sobre el presupuesto del proyecto, indicando cantidad, unidad de medida, precio unitario y costo total de todos los componentes del proyecto, de forma tal que soporte la informacin contenida en los costos anuales del proyecto. Un ejemplo de tabla para este costeo es la siguiente: Componente Descripcin Unidad medida de Cantidad Costo unitario Costo total
Valor total del proyecto: Los costos anuales del proyecto deben corresponder a las necesidades reales de recursos del proyecto de conformidad con los componentes y actividades previamente definidos para lograr los objetivos planteados en forma integral. De esta manera se obtiene el costo anual y total del proyecto, el cual de acuerdo con las necesidades de cada ao y la duracin del proyecto definen las necesidades reales de recursos para llevarlo a cabo. En la determinacin de los costos es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: Valorar los costos en miles de pesos del ao en el cual se prepara el proyecto (ao en curso), independientemente del ao en el cual se van a ejecutar las actividades de cada componente. Se debe tener en cuenta que cuando se pasa de un ao a otro, se deben actualizar las cifras a precios del respectivo ao, para lo cual deber multiplicarse cada valor por el ndice de inflacin o ndice de precios al consumidor (IPC)11 En la estimacin de los costos de los proyectos debern incluirse -como parte integral de los mismoslos correspondientes a la etapa de operacin en los que el proyecto deba incurrir una vez entre en funcionamiento, tales como: mantenimiento, reparaciones, operacin, pago de servicios pblicos, seguros, vigilancia, aseo, mantenimiento rutinario y peridico de vehculos, entre otros. La estimacin de estos costos en el presupuesto corresponde a los que se causen durante la respectiva vigencia. La agregacin de los recursos deben corresponder a todos los insumos, mano de obra calificada y no calificada, materiales y equipos, etc., necesarios para la realizacin de cada componente. En los casos que aplique se debe incluir el costo de materiales, mano de obra, equipos, etc., que sean suministrados por la comunidad. Cuando sea necesario llevar a cabo diseos o estudios de preinversin, estos costos deben incluirse.
Cuando se desconocen los factores de conversin o ndices de precios al consumidor para convertir dichos valores a precios de la vigencia actual, se recomienda consultarlos con la Secretara de Hacienda - Direccin Distrital de Presupuesto. 38
11
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Se deben incluir como costos del proyecto nicamente los incrementales, es decir, aquellos que no se estaban causando antes y que debido a la realizacin del proyecto se empiezan a causar. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de ampliacin de infraestructura, slo se incluyen los costos de mantenimiento de la infraestructura nueva, no los de la anterior. 14. FLUJO FINANCIERO DEL PROYECTO
CIFRAS EN MILES DE PESOS DEL AO ____ HORIZONTE REAL DEL PROYECTO (Aos): Aos calendario Ejecutado 200__ 200__ 200__ VALOR Saldo TOTAL
200__
Diligencie el cuadro del Flujo Financiero del Proyecto as: Escriba en la casilla Cifras en miles de pesos del ao __, el ao en curso. Las cifras de este flujo financiero siempre deben aparecer en miles de pesos del ao en curso. Se debe tener en cuenta que cuando se pasa de un ao a otro, se deben actualizar las cifras a precios del respectivo ao, de acuerdo con el ndice de Inflacin o el ndice de Precios al Consumidor (IPC) respectivo. Escriba frente a la casilla Horizonte Real del Proyecto, el nmero de aos de duracin de ejecucin del proyecto, es decir, por cuntos aos el proyecto va a requerir recursos. Escriba en las casillas de la columna Aos calendario cada uno de los aos de la vigencia del Plan de Desarrollo Local en los que el proyecto solicita recursos. En la columna Ejecutado debe aparecer el monto de recursos que se han invertido en el desarrollo del proyecto durante los aos anteriores al ao en que se est diligenciando la ficha. Estos valores deben corresponder al Presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia y no al de Presupuesto definitivo a 31 de diciembre. Se debe tener en cuenta que stos valores deben actualizarse a precios del ao en curso, para lo cual deber multiplicarse cada valor por el ndice de inflacin o ndice de precios al consumidor (IPC)12. En la columna Aos calendario que contiene cuatro (4) aos, debe aparecer la programacin de recursos que requerira el proyecto para los aos de vigencia del Plan de Desarrollo Local vigente. Es necesario aclarar que si el proyecto ya se encuentra incorporado en el presupuesto del ao en curso, en el primer ao calendario debe aparecer el valor programado de recursos para este proyecto. En la columna Saldo debe registrarse el valor que queda por financiar, en los prximos Planes de Desarrollo de acuerdo con el horizonte real de duracin del proyecto, en relacin con el costo total de proyecto. En la columna Total debe aparecer el costo total del proyecto calculado en el proceso de formulacin del mismo, el cual debe ser el resultado de los valores de columnas Ejecutado, Aos Calendario (2004-2007) y Saldo.
12
Cuando se desconocen los montos ejecutados por el proyecto en vigencias anteriores se recomienda consultarlos con la Alcalda Local. Por otra parte si desconoce los factores de conversin o ndices de precios al consumidor para convertir dichos valores a precios de la vigencia actual, se recomienda consultarlos con la Secretara de Hacienda - Direccin Distrital de Presupuesto. 39
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15.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
FUENTES
Ejecutado
- Miles de pesos del ao_____

Aos calendario 200__ 200__ 200__ Saldo TOTAL
200__
Presupuesto F.D.L. Cofinanciacin Distrito Comunidad Otros Aportes
TOTAL
16.
SOSTENIBILIDAD
Describa en forma concreta la manera como se garantizar que el proyecto puede sostenerse durante el tiempo de su vida til una vez inicie su ejecucin. As mismo, se debe relacionar quin es el responsable de esta sostenibilidad, qu actividades se requieren y cules recursos se tendrn para la administracin y mantenimiento del proyecto. 17. ESTUDIOS QUE RESPALDAN LA INFORMACIN DEL PROYECTO
NOMBRE DEL ESTUDIO QUIN LO REALIZO FECHA
Consigne el nombre del o de los estudios que respaldan la informacin contenida en la Ficha EBI-L, as mismo, quin lo realiz y la fecha (mes y ao) en la cual se adelant. Estos estudios pueden ser los tcnicos, de costos, de preinversin (diseos), ambientales, entre otros. Si la informacin a diligenciar en la Ficha EBI-L corresponde a un proyecto para el proceso de registro, es necesario relacionar aqu como mnimo el documento de formulacin y evaluacin del proyecto. 18. OBSERVACIONES
Escriba en forma resumida aspectos relevantes que el Banco de Programas y Proyectos Local deba conocer, en relacin con particularidades que caractericen el proyecto las cuales deben tenerse en cuenta en la formulacin y/o ejecucin del mismo.
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19.
RESPONSABLES DE LA FORMULACIN
QUIN FORMUL EL PROYECTO: _________________________________________________________________ QUIN APOY LA FORMULACIN: ________________________________________________________________ FECHA (d/m/a): ____________________________________________________________________________________ OBSERVACIONES:
En este campo se relacionan el o los nombres de los responsables de la formulacin del proyecto y de quienes la apoyaron (personas, instancias, entidades). As mismo, la fecha de la formulacin y las observaciones que considere significativas relacionar sobre dicha formulacin.
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Manual de Procedimientos Captulo IV
PARTE II: CONCEPTO DE VIABILIDAD

EXPEDICIN DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD
ASPECTOS A REVISAR: El proyecto es concordante con los lineamientos y polticas del Plan de Desarrollo Local? Es competencia de la localidad ejecutar este tipo de proyectos? Es coherente la solucin que plantea el proyecto con el problema o situacin que se pretende solucionar? Cumple con los lineamientos para la Formulacin y Evaluacin de Proyectos? Rene los aspectos y/o requisitos exigidos por la UEL, Secretara de Gobierno o Entidad Tcnica Competente CONCEPTO Y SUSTENTACIN: El Concepto es Favorable? Sustentacin: RESPONSABLE: NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE: INSTANCIA O ENTIDAD: FECHA DE DILIGENCIAMIENTO (d/m/a): OBSERVACIONES: SI NO
SI
NO
TELFONO:
Espacio reservado para el diligenciamiento por parte de la instancia o autoridad competente en el marco del proceso de planeacin local vigente de acuerdo con el Instructivo para expedir conceptos de viabilidad para proyectos a registrar en el BPP-L - Captulo IV.
Pgina 42

Manual

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIN DISTRITAL Subdireccin de Programacin y Seguimiento de la Inversin Pblica

Bogot D.C., marzo de 2005

2.2.5.1. Formato de actualizacin de los proyectos de inversin local registrados en el

INTRODUCCIN El presente manual desarrolla los aspectos relacionados con la organizacin, y

Ver Art. 25 del decreto 1139 de 2000. 7

El ciclo de este proceso puede ser visualizado en el siguiente cuadro.

BANCO DE PROGRAM AS Y PRO YECTOS LOCALES

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES

Registro Actualizacin 2. IDENTIFICACIN

PLAN DE DESARROLLO LOCAL: ________________________________________________________________ EJE/OBJETIVO: _______________________________________________________________________________ PROGRAMA: _________________________________________________________________________________ PEZ:

PROBLEMA A RESOLVER Y JUSTIFICACIN (Cul es el problema que se pretende solucionar?,

OBJETIVOS (Qu se quiere lograr con este proyecto?)

6.1. Objetivo general

6.2. Objetivos especficos

INDICADORES DE LOS OBJETIVOS

PLANTEAMIENTO Y SELECCIN DE ALTERNATIVAS

9. DESCRIPCIN DE LA ALTERNATIVA SELECCIONADA O PROYECTO

METAS DEL PROYECTO (Cuantifique los logros a alcanzar)

GRUPOS DE POBLACIN OBJETIVO (Indique la poblacin a ser beneficiada con el proyecto)

12. TIPO DE GASTO

- Miles de pesos del ao_____ Aos calendario

14. FLUJO FINANCIERO DEL PROYECTO

Presupuesto F.D.L. Cofinanciacin Distrito Comunidad Otros Aportes

TOTAL 16. SOSTENIBILIDAD

17. ESTUDIOS QUE RESPALDAN EL PROYECTO

18. RESPONSABLES DE LA FORMULACIN

PARTE II: CONCEPTO DE VIABILIDAD

Anexo 2 Instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin

ILA FICHA DE ESTADSTICAS BSICAS DE INVERSIN LOCAL (Ficha EBI_L)

II- RECOMENDACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI_L

III- RESPONSABLES DEL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI-L

IV- INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI-L

PARTE I: INFORMACIN DEL PROYECTO

Localidad Origen de la iniciativa Nmero de acta

Denominacin del proyecto

UPZ: BARRIO: VEREDA: OTROS: _______

PROBLEMA A RESOLVER Y JUSTIFICACIN cul es el problema que se pretende solucionar? Por

OBJETIVOS (Qu se quiere lograr con este proyecto?)

INDICADORES DEL OBJETIVO

PLANTEAMIENTO Y SELECCIN DE ALTERNATIVAS

ALTERNATIVA 1: ALTERNATIVA 2: ALTERNATIVA 3: ALTERNATIVA SELECCIONADA:

BPP-L Caractersticas Institucionales Caractersticas Ambientales y Legales

METAS DEL PROYECTO (Cuantifique los logros a alcanzar)

GRUPOS DE POBLACIN OBJETIVO (Indique la poblacin a ser beneficiada con el proyecto)

a) Infraestructura: b) Programas y Campaas: c) Dotacin: d) Otros: Cul: ____________________________________________________________

- Miles de pesos del ao_____

Presupuesto F.D.L. Cofinanciacin Distrito Comunidad Otros Aportes

Manual de Procedimientos Captulo IV

PARTE II: CONCEPTO DE VIABILIDAD

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PLAN DE DESARROLLO LOCAL: ________________________ EJE/OBJETIVO: _ PROGRAMA: ___________________________________________ PEZ: