Carta Tcnica AdminPAQ 2007 Versin 4.1.

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Introduccin Las Cartas Tcnicas tienen como finalidad mantenerlo informado sobre el alcance de la ltima versin de los Sistemas de Computacin en Accin, as como de la programacin de su futura actualizacin. Obtenga la ltima versin de su sistema por los siguientes medios:

Dentro del men Ayuda de su sistema, en la seccin Actualizacin en Lnea. Visitando www.contaqtame.com.mx, en el men Enriquece tu Sistema, opcin Actualizaciones. Con el apoyo de su Distribuidor Autorizado Master.

Antes de actualizar

Al actualizar una versin, es OBLIGATORIO cerrar el sistema, sobre todo si cuenta con una versin en Red. Programe el proceso de actualizacin y avise oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo.

Informacin de la versin

El presente documento muestra los cambios realizados de la versin 3.5.2 a la versin 4.1.0 de AdminPAQ, as como su descripcin en trminos de novedades y mejoras. Versin anterior Nmero de esta versin Fecha de Liberacin Tipo de Actualizacin 3.5.2 (mayo 2007) 4.1.0 22 de junio de 2007 Actualizacin Mayor Actualizacin Menor disponible como: Service Pack Instalador Con costo de actualizacin Sin costo

Distribucin y comercializacin

Informacin de la prxima versin Prxima versin Fecha aproximada de liberacin Alcance general de la prxima versin 4.1.1 Agosto 2007 Mejoras generales a los procesos del sistema. Nota: El alcance de la versin puede variar sin previo aviso.

En esta versin

La siguiente tabla muestra las mejoras que a travs de sus solicitudes han otorgado poder a la versin AdminPAQ 4.1.0, con el fin de proporcionarle mayores beneficios a su empresa: Tema Novedades de la versin 4.1.0 Unidades de Compra / Venta Cotizacin del Proveedor Envo de documentos en forma electrnica Consolidacin de movimientos Consulta de informacin contextual Vistas versin 2 Configuracin de transformaciones segn tipo de cambio Pgina 3 3 5 12 31 35 40 42

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Pgina 1

Versin 4.1.0, Continuacin

En esta versin (contina)
Tema Mejoras de la versin 4.1.0 Exportar productos con series pedimentos Decimales en listas de precios Reporte Anlisis de precios Importar documentos Funcin Dato_Documento Frmulas en subdetalle Campos en subdetalle Caracteres especiales en nombres de archivo Reporte de apertura de caja Pgina 43 43 43 43 43 43 43 43 44 44

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Novedades de la versin 4.1.0 Unidades de Compra / Venta

Folio: C147

Beneficio

En esta versin de AdminPAQ se agregan dos nuevos campos en el catlogo de productos: Unidad Asumida en Compras Unidad Asumida en Ventas

Esto permitir capturar de forma ms rpida los documentos de compras y ventas ya que se podr asignar una unidad por omisin en los documentos de compra y otra unidad diferente por omisin en los documentos de Venta.

Asignar la unidad de medida

Para asignar la unidad de medida por omisin haga lo siguiente:

Paso 1 2 3 4

Accin Vaya al men Catlogos y seleccione la opcin Productos. Marque la casilla Unidades de Medida y Peso. Haga clic en el botn 1. Unidades de Medida y Peso. Seleccione una Unidad Base, enseguida podr seleccionar una Unidad asumida en compras y una Unidad asumida en ventas. Nota: Estas unidades debern darse de alta previamente desde el men Configuracin submen Tablas opcin Unidades de Medida y Peso.

Ejemplo

En la siguiente imagen para el producto PR0031 se asigna la unidad CAJA para las Compras y la unidad PIEZA para las Ventas.

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Unidades de Compra / Venta, Continuacin

Unidad Asumida en compras Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo anterior note que al generar una compra nueva, la unidad asumida en la compra para el producto PR0031 ser CAJA.

Unidad Asumida en ventas

Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo anterior note que al generar una venta nueva, la unidad asumida en la venta para el producto PR0031 ser PIEZA.

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Cotizacin del Proveedor

Folio: C146

Beneficio

En esta versin de AdminPAQ se agrega un nuevo tipo de documento modelo y concepto de documento llamados Cotizacin del Proveedor. El cdigo del nuevo concepto Cotizacin del Proveedor es el 3000. Las Cotizaciones del Proveedor podrn convertirse a rdenes de Compra, Consignaciones o Compras.

Creando Cotizaciones

Para crear una Cotizacin del Proveedor realice lo siguiente:

Paso 1 2 3 4

Accin Vaya al men Movimientos y seleccione la opcin Compras enseguida seleccione Cotizacin del Proveedor. Capture los datos del encabezado. Capture los movimientos. Haga clic en el botn Terminar.

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Cotizacin del Proveedor, Continuacin

Crear un nuevo Concepto Para crear un nuevo concepto de documento de tipo Cotizacin del Proveedor realice lo siguiente: Paso 1 2 3 4 5 6 Accin Vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Conceptos. En el campo Cdigo capture el cdigo del nuevo concepto a crear. Tendr que capturar un cdigo disponible. En el campo Nombre capture el nombre del nuevo concepto a crear. Dentro del campo Seleccione un Documento Modelo haga clic en el botn F3 para mostrar el listado de conceptos. Del listado seleccione Cotizacin del Proveedor y haga clic en el botn Aceptar. Haga clic en el botn Grabar.

Nota: Si en una empresa ya existiera un concepto con el cdigo 3000 entonces no se generar este tipo de documento, comunquese a soporte tcnico de Computacin en Accin para obtener ayuda al respecto.

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Cotizacin del Proveedor, Continuacin

Conversin de Cotizaciones Una cotizacin de proveedor se puede convertir a: Ordenes de Compra. Consignaciones. Compras.

Formas de conversin

Para convertir una Cotizacin de Proveedor se puede hacer de dos formas: Desde el documento destino (desde la Orden de Compra, la consignacin o la compra) Desde el documento origen (desde la Cotizacin del proveedor).

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Cotizacin del Proveedor, Continuacin

Desde el documento Destino Para convertir una Cotizacin de Proveedor desde el documento destino realice lo siguiente:

Paso 1 2 3 4

Accin Vaya al men Movimientos y seleccione la opcin Compras enseguida seleccione Orden de Compra, Consignacin o Compra segn sea el caso . Haga clic en el botn Nuevo para crear un nuevo documento. Dentro de la ventana del documento seleccionado haga clic el botn CP (Comprar Cotizaciones del Proveedor). Dentro del campo Cdigo haga clic el botn F3 y seleccione el Proveedor de la lista. Resultado: Se mostrarn todas las cotizaciones pendientes por Ordenar, Consignar o Comprar segn corresponda. Presione la tecla <CTRL> y simultneamente haga clic sobre cada una de las cotizaciones que quiera convertir. Una vez seleccionadas las cotizaciones haga clic en el botn Aceptar. Haga clic en el botn Continuar. Resultado: Se generar el documento destino. Dentro del documento destino podr modificar datos como precio y cantidad, una vez hecho esto haga clic en el botn Terminar.

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Cotizacin del Proveedor, Continuacin

Desde el documento Origen Para convertir una Cotizacin de Proveedor desde el documento origen realice lo siguiente:

Paso 1 2 3

Accin Vaya al men Movimientos y seleccione la opcin Compras enseguida seleccione Cotizacin del Proveedor. Si ya realiz la Cotizacin seleccinela de la lista y brala con doble clic, sino, realice la cotizacin nueva. Estando en la ventana de la Cotizacin ver 3 botones los cuales permitirn convertir la Cotizacin en una: Orden de Compra Consignacin Compra

Convierte en Orden de Compra.

Convierte en Compra.

Convierte en Consignacin.

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Cotizacin del Proveedor, Continuacin

Vista Configurable Las cotizaciones del proveedor tambin cuentan con la opcin de vistas configurables. Para habilitar la vista haga lo siguiente: Paso 1 2 3 Accin Vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Configuracin General. Haga clic sobre la pestaa Vistas. Para habilitar la vista marque Cotizaciones del Proveedor, desmrquela para deshabilitar la vista.

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Cotizacin del Proveedor, Continuacin

Reportes Se agregaron 4 nuevos reportes los cuales se pueden ejecutar desde el men Reportes opcin Reporte de Compras: Reporte de Cotizaciones por Producto. Reporte Detallado de Cotizaciones por Producto. Reporte de Cotizaciones por Proveedor. Reporte Detallado de Cotizaciones por Proveedor.

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Envo de documentos en forma electrnica

Folio: C145

Beneficio

En esta versin de AdminPAQ se incluye la posibilidad de enviar documentos por correo electrnico.

Conceptos soportados

Los conceptos soportados para el envo por correo electrnico son aquellos basados en los documentos modelos siguientes: Cotizacin (de Venta). Pedido. Cotizacin del Proveedor. Orden de Compra.

Configuracin para el envo

A fin de enviar documentos por correo electrnico es necesario lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Instalacin del PDFCreator (aplicacin para generar archivos PDF). Configuracin del PDFCreator Configuracin del Internet Explorer Configuracin de AdminPAQ 2007

Estos pasos se describen a detalle a continuacin.

Importante

Considere lo siguiente: De no llevar a cabo la configuracin de lo anterior no podr enviar documentos por correo electrnico, ni podr generar documentos en formato PDF. La instalacin, configuracin del PDFCreator y configuracin del Internet Explorer se tendr que hacer en todas y cada una de las computadoras en las que se tenga instalado AdminPAQ, por lo que en una instalacin en red deber de hacer esto tanto en el servidor como en las terminales. PDFCreator por el momento no es compatible con Windows Vista, sin embargo, el fabricante ya est trabajando en una versin que sea compatible con esta plataforma. Para mayor informacin respecto al PDFCreator consulte la pgina http://www.pdfforge.org/node/837

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

1. Instalacin del PDFCreator El instalador de AdminPAQ 2007 incluye el instalador del PDFCreator. Para instalar el PDFCreator realice lo siguiente: Notas: La instalacin de este programa no tiene costo adicional ya que su licenciamiento es libre. Esta herramienta slo se utilizar para el envo de datos en formato PDF en AdminPAQ, el uso de la misma para otras aplicaciones correr por cuenta del usuario. Paso 1 Accin Al trmino de la instalacin de AdminPAQ mostrar la pregunta Desea instalar PDFCreator para el envo de documentos por correo electrnico? Haga clic sobre el botn Si para instalar este programa.

Nota: Si selecciona No este programa no se instalar, sin embargo, podr instalarlo posteriormente ejecutando el archivo PDFCreator0_9_3_GPLGhostscript.exe ubicado en C:\Archivos de programa\Compacw\AdminPAQ. Seleccione el idioma Espaol y haga clic sobre el botn Aceptar.

Haga clic sobre el botn Siguiente aceptando la ventana de bienvenida.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

1. Instalacin del PDFCreator (contina)
Paso 4 5 Accin Acepte la licencia y haga clic en el botn Siguiente. Seleccione la opcin Instalacin Estndar y haga clic en el botn Siguiente.

Deje el nombre PDFCreator para la impresora. Importante: No modifique el nombre de la impresora porque AdminPAQ busca el nombre PDFCreator.

Importante: No modifique el nombre PDFCreator

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

1. Instalacin del PDFCreator (contina)
Paso 7 Accin Deje la carpeta por omisin C:\Archivos de programa\PDFCreator y haga clic en el botn Siguiente.

Deje las opciones por omisin para el resto de las pantallas haciendo clic en el botn Siguiente hasta finalizar la instalacin, en la ltima ventana haga clic en el botn Instalar. Nota: La desinstalacin de esta aplicacin es independiente a la desinstalacin de AdminPAQ, si desea desinstalar deber hacerlo desde la opcin Agregar y Quitar Programas del Panel de Control de Windows.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

1. Instalacin del PDFCreator (contina)
Paso 9 Accin Lea cuidadosamente esta ventana para que no instale herramientas que no necesite.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

1. Instalacin del PDFCreator (contina)
Paso 10 Accin Desmarque la casilla Barra de herramienta PDFCreator para Internet Explorer para que no se genere un acceso del PDFCreator en la barra de herramientas de Internet Explorer.

Nota: En caso de que se hubiera instalado el PDFCreator Toolbar y no desea tenerlo, podr desinstalarlo desde Panel de Control, en la opcin Agregar o quitar programas.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

2. Configuracin del PDFCreator Para configurar el PDFCreator haga lo siguiente:

Paso 1 2 3

Accin Ejecute el programa PDFCreator ubicado en Inicio, Todos los Programas, PDFCreator, PDFCreator o desde el acceso directo en el escritorio. Vaya al men Impresora y seleccione la opcin Opciones. Haga clic en la opcin Auto-guardado del panel izquierdo.

Marque la opcin Usar auto-guardado ubicado en el panel derecho.

En el campo Nombre de Archivo elimine la etiqueta <DateTime> y sustityala capturando el prefijo DocDig.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

2. Configuracin del PDFCreator (contina)
Paso 6 Accin En el campo Elementos predefinidos seleccione la opcin <REDMON_DOCNAME_FILE>

Nota: Revise que el nombre del archivo haya quedado de la siguiente forma: DocDig<REDMON_DOCNAME_FILE> Especifique el directorio segn el tipo de instalacin de AdminPAQ: En el caso de una instalacin monousuario el directorio ser <C:\Compacw\Empresas\Doctos_Digitales>. En el caso de una instalacin en red el directorio ser \\Servidor\Empresas\Doctos_Digitales donde Servidor corresponde al nombre del servidor de AdminPAQ.

Deje el resto de las opciones por omisin, revise que las opciones hayan quedado como se muestra a continuacin, por ltimo haga clic en el botn Guardar. Cierre el PDFCreator.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

3. Configuracin del Internet Explorer Una vez configurado el PDFCreator deber de configurar el Internet Explorer, recuerde que esto deber hacerlo tanto en el servidor como en todas las terminales que utilicen AdminPAQ. Paso 1 2 3 Abra Internet Explorer. Vaya al men Herramientas y seleccione la opcin Opciones de Internet. Vaya a la pestaa Opciones Avanzadas y marque la opcin Imprimir colores e imgenes de fondo enseguida haga clic en el botn Aceptar. Accin

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Vaya al men Archivo y seleccione la opcin Configurar Pgina. Seleccione Carta en el campo Tamao de papel.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

3. Configuracin del Internet Explorer (contina)
Paso 6 Accin Anote, en el campo Encabezado, los siguientes datos: &b Fecha: &d Pgina &p de &P Si desea la fecha y el nmero de pgina a la derecha. Fecha:&d &b Pgina &p de &P Si desea la fecha a la izquierda y el nmero de pgina a la derecha. Si desea puede quitar el texto que aparece en el Pie de pgina. Nota: Puede cambiar estos valores como usted desee, incluso puede imprimir algn mensaje o eslogan propio en la seccin Encabezado y Pie de pgina. Para ms ayuda presione la tecla <F1>. Finalmente haga clic en el botn Aceptar.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

4. Configuracin de AdminPAQ A fin de enviar documentos por correo electrnico deber de configurar lo siguiente dentro de AdminPAQ. 4.1. Insertar el logo de la empresa 4.2. Configurar Concepto 4.3. Configurar Clientes / Proveedores

4.1 Insertar el logo de la empresa

Ahora AdminPAQ permite insertar el logo de su empresa en los documentos soportados para el envo por correo electrnico (cotizacin, pedido, cotizacin del proveedor y rdenes de compra). Para insertar su logo haga lo siguiente: Paso 1 2 Accin Vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Empresa. Vaya al campo Ruta del Logo de la Empresa y haga clic en el botn F3.

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Seleccione el archivo con el logo de su empresa (podr ser un archivo BMP, JPG, GIF o PNG). Despus haga clic en el botn Abrir. Haga clic en los botones Grabar y Cerrar.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

4.2 Configurar Conceptos Para configurar un concepto para el envo por correo electrnico haga lo siguiente:

Paso 1 2 3 4

Accin Vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Conceptos. Haga clic en el botn F3 y de la lista seleccione el concepto deseado. Marque la opcin Enviar Documento por Correo Electrnico. Haga clic en el botn Grabar.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

4.3 Configurar Clientes / Proveedores Una vez habilitado el Envo del Documento por Correo Electrnico podr asignar un correo electrnico al Cliente o Proveedor, para esto haga lo siguiente:

Paso 1 2 3

Accin Vaya al men Catlogos y seleccione la opcin Clientes o Proveedores segn sea el caso. Capture un nuevo Cliente/Proveedor o abra uno ya existente. Haga clic sobre el botn Emisin y Entrega de Documentos Digitales o Comprobante Fiscal Digital (es el 5. en el caso de Proveedores, y el 6 en el caso de Clientes). Capture el correo electrnico en los campos Correo Electrnico. Seleccione el Tipo de entrega por omisin para este Cliente / Proveedor. Correo Electrnico: El documento se enviar directamente mediante el correo electrnico. Archivo en Disco: El documento se guardar en un archivo en disco. Nota: Estas opciones podrn modificarse al momento de enviar el documento. Si desea modificar el mensaje de correo electrnico antes de enviarlo marque el campo Abrir el correo electrnico al enviar. Si lo desea, haga clic en el botn Correo de prueba para asegurarse que el proveedor recibir sus mensajes sin ningn inconveniente. Resultado: El sistema enviar un correo de prueba a las cuentas capturadas en el catlogo Cliente / Proveedor. Haga clic en el botn Aceptar. Haga clic en el botn Grabar.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

Enviar documento Para enviar un documento por correo electrnico haga lo siguiente:

Paso 1 2 3 4 5

Accin Vaya al men Movimientos y seleccione el tipo de documento deseado. Haga clic en el botn Nuevo para crear un nuevo documento. Capture el encabezado y movimientos del documento. Haga clic en el botn Enviar documento por correo electrnico. Seleccione el tipo de entrega en el campo Por medio de Correo Electrnico: El documento se enviar directamente mediante el correo electrnico. Archivo en Disco: El documento se guardar en un archivo en disco. Seleccione el tipo de archivo a generar: Formato PDF Formato HTML Formato XML En el campo CORREO ELECTRNICO marque cada uno de los correos electrnicos a los que enviar el documento (estos correos fueron capturados previamente en el catlogo Clientes / Proveedores. Si desea puede capturar un correo electrnico adicional. Haga clic en el botn Aceptar. Haga clic en el botn Terminar.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

Consideraciones especiales Existen algunas situaciones que deben tomarse en cuenta al realizar el envo del documento mediante el formato PDF, por lo que se recomienda considerar lo siguiente: La mquina requiere como mnimo 256Kb de memoria, aunque se recomienda tener 512 para un buen desempeo. Si la mquina no cuenta con el mnimo es posible que se bloquee el sistema al tratar de realizar el envo. En caso de que el sistema se quede bloqueado deber reiniciar el equipo y enviar nuevamente el documento. Al realizar el envo, asegrese de que slo AdminPAQ y el PDFCreator se estn ejecutando para evitar que otras aplicaciones consuman la memoria (Antivirus, MSDE, etctera).

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

Ejemplo PDF A continuacin se muestra una imagen del archivo generado en formato PDF.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

Ejemplo XML Si genera el archivo en formato XML podr utilizar el Visor de CFDs de AdminPAQ para ver este tipo de archivos. Para abrir un documento XML haga lo siguiente: Paso 1 2 3 4 5 Accin Vaya al men Inicio, grupo de programas Compac AdminPAQ 2007 y seleccione el Visor de CFDs. Vaya al men Comprobante Fiscal Digital y seleccione la opcin Abrir XML de un archivo. Haga clic en el botn F3 correspondiente al campo Ruta de archivo con extensin XML. Seleccione el archivo generado en AdminPAQ con extensin XML y haga clic en el botn Abrir. Haga clic en el botn Ver en formato amigable.

Nota: Para ms informacin vea el archivo LEEME.TXT ubicado en <C:\Archivos de programa\Compacw\AdminPAQ\VisorExternoCFDs> En esa misma ruta encontrar el instalador del visor AdminPAQVisorCFDs.exe mismo que podr instalar en una terminal que no tenga AdminPAQ.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

Envo de documentos en Windows 98 El PDFCreator no es compatible con Windows 98 por lo cual no podr generar archivos en formato PDF si cuenta con este sistema operativo. El visor de archivos XML no es compatible con Windows 98.

Error en PATH

En algunos casos al tener instalado previamente algunas versiones de CONTPAQ i podr recibir el siguiente mensaje de error Ha ocurrido un error en la variable Path del sistema. ->Entrada inexistente o corrupta: %Systemroot %\system32\wbem. Debe corregir este error antes de que la instalacin contine. Por favor, seleccione OK si quiere corregir el error. Despus tendr que reiniciar el sistema. De otro modo cancele la instalacin

Correccin

Para corregir el error anterior haga lo siguiente: Paso 1 Accin Haga clic derecho sobre el icono Mi PC y seleccione la opcin Propiedades. Nota: La ubicacin de ste icono vara dependiendo del sistema operativo, en el caso de Windows XP lo encontrar en el men Inicio. Haga clic en la pestaa Opciones Avanzadas Haga clic en el botn Variables de Entorno.

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Envo de documentos en forma electrnica, Continuacin

Correccin (contina)
Paso 4 Accin Ubique la variable llamada Path en la seccin Variables del Sistema, y haga doble clic sobre ella para editarla.

Ubique el Path correspondiente a CONTPAQ i y elimnelo. El Path podr ser <C:\Archivos de Programa\Compac\CONTPAQ\Cliente> en el caso de una instalacin Monousuario o Terminal. En el caso de una instalacin de tipo Servidor el path a eliminar ser <C:\Archivos de Programa\Compac\CONTPAQ\Servidor>.

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Haga clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana Modificar la variable del sistema. Haga clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana Variables de entorno. Haga clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana Propiedades del sistema.

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Consolidacin de movimientos
Folio: C143

Beneficio

En esta versin de AdminPAQ ser posible consolidar en transformaciones varios movimientos similares en uno solo. Es decir que al hacer una transformacin de documentos se podrn sumar en un solo movimiento del documento destino todos los movimientos similares de los documentos origen.

Nmero de documentos a transformar

La consolidacin puede realizarse desde la transformacin de 1 a 1. Por ejemplo: una cotizacin que tenga varios movimientos al transformarlos a una orden de compra se consolidarn los movimientos similares. O bien desde la transformacin de Muchos a 1. Por ejemplo de varias ordenes de compra a una compra.

Reportes de seguimiento

Podr seguir analizando el origen / destino de sus movimientos a travs de los reportes: Anlisis de Origen de Documentos Anlisis de Destino de Documentos Seguimiento de Operaciones de Compra / Venta

Dichos reportes los encontrar en los mens Resumen de Operaciones de Venta y Resumen de Operaciones de Compra.

Condiciones

Para realizar una consolidacin de movimientos deber cumplir las siguientes condiciones: Slo se consolidan movimientos si el concepto destino as lo permite. No se permite la consolidacin de movimientos de distinto documento modelo. No se permite la consolidacin de movimientos de transformaciones parciales (Los movimientos que estn parcialmente surtidos no se consolidan). No se permite la modificacin de unidades de movimientos consolidados. Se permite la eliminacin de los movimientos consolidados y se regresaran TODAS las unidades a sus correspondientes movimientos origen. Los movimientos que se convierten a un concepto consolidado se marcan con una bandera y es a partir de ellos que se empiezan a consolidar o agrupar los dems movimientos. Los conceptos que permiten la consolidacin son: Pedidos, Remisiones, Facturas, rdenes de compra, Consignaciones y Compras. Los conceptos de Devolucin no permiten la consolidacin. Debern ser iguales los siguientes campos para que un movimiento se consolide con otro: - Producto - Almacn - Precio - Unidad de captura (Para productos con Unidades de compra / venta). - % Impuestos - % Retencin - % Descuentos No se consolidan los movimientos de documentos con distinta moneda. Cuando los movimientos tienen Observaciones, Referencia o Campos Extras, el movimiento consolidado queda con los datos del Primer movimiento.

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Consolidacin de movimientos, Continuacin

Limitaciones Existen algunas limitaciones en este proceso y son las siguientes: La exportacin / importacin de documentos no est preparada para manejar los movimientos consolidados, por lo cual al bajar los documentos a TXT sus movimientos pierden sus ligas y quedan sin relacin de transformacin. En caso que la Configuracin General en su seccin de Almacenes indique que no se maneja existencia negativa, los movimientos de Productos con Caractersticas que vayan de Pedido o Cotizacin a Remisin o Factura no se consolidarn. Los movimientos de Paquetes no se consolidarn. Si bien los movimientos de Productos con Caractersticas se consolidan, sus detalles de caractersticas no se consolidaran; es decir, en caso de tener dos movimientos de pedidos cada uno con 1 unidad de la caracterstica CHICA al consolidar los movimientos se tendr un movimiento por dos unidades y al entrar el detalle de caractersticas se observaran dos movimientos cada uno por una unidad de la caracterstica CHICA.

Consideraciones generales

En caso de transformar un solo movimiento origen ste se marca como movimiento para consolidar y tendr las siguientes opciones: A travs de la Transformacin de Muchos a 1, puede seguir adicionndole o consolidando ms movimientos del mismo Documento Modelo origen. Puede modificar las unidades del movimiento destino y en este caso el movimiento pierde la capacidad para seguir consolidando ms movimientos; es decir a partir de esta modificacin la Transformacin de Muchos a 1 omitir ese movimiento. En este caso AdminPAQ cuenta con un mensaje de advertencia. OJO: Esto slo quiere decir que a este movimiento no se podrn adicionar ms movimientos, pero este movimiento si se puede consolidar con otros movimientos en un nuevo documento destino. A partir de que un movimiento destino es consolidado por dos o ms movimientos ya no se podrn modificar las unidades y la nica alternativa para deshacer la transformacin es eliminando el movimiento o el documento. En caso de tratar de modificar las unidades AdminPAQ mostrar un mensaje de error.

Productos con series y pedimentos

Recuerde que en el caso de Productos con Series, Pedimentos y/o Lotes que se transforman de un documento que no afecta existencia a uno que si afecta existencia, las unidades quedan en cero y al momento de capturar los anexos de series, pedimentos y/o lotes se siguen respetando las mismas reglas del punto 1, 2 y 3. Por lo cual le recomendamos que primero consolide todos los movimientos que desee y al final capture los anexos, ya que si transforma un movimiento y captura las series el movimiento pierde la capacidad de consolidacin. En el caso de Productos con Series, si consolida varias remisiones en una factura en sta podr disminuir las series facturadas, pero sus remisiones origen no podrn ser facturadas nuevamente. As que para liberar esas series tendr que entrar a la remisin y eliminar la serie que borr de la factura consolidada. De esta forma la serie estar disponible para que la pueda vender o remisionar nuevamente. En el caso de conversin de una remisin a una factura las series ya no se podrn modificar.

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Consolidacin de movimientos, Continuacin

Campos nuevos La tabla de Movimientos tiene ahora dos nuevos campos: cIdMovDest Este campo indica el Id del movimiento destino en el cual se consolido el movimiento, de esta forma este campo slo tiene significado en los movimientos origen. cNumConsol Este campo indica cuantas consolidaciones tienen un movimiento y solo tiene significado en los movimientos destino.

Habilitar la consolidacin

La consolidacin de movimientos similares se har en el documento destino de la transformacin. Para habilitar la consolidacin haga lo siguiente: Paso 1 2 Accin Vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Conceptos. En el campo Cdigo presione el botn F3 y de la lista seleccione el Concepto en el cual se quiera hacer la consolidacin de movimientos al momento de la transformacin. Haga clic en el botn 6 correspondiente a Configuracin de transformacin de documentos. Nota: Se gener este nuevo botn 6 Configuracin de transformacin de documentos en el cual se incluye tanto la consolidacin de movimientos como la configuracin de las transformaciones de documentos.

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Consolidacin de movimientos, Continuacin

Ejemplo Se requiere consolidar movimientos al momento de Facturar, como se explic anteriormente la configuracin de la consolidacin se har en el documento destino, en este caso se har en la factura. Siga los siguientes pasos para realizar el ejemplo: Paso 1 2 Ejercicio Habilite la consolidacin de movimientos en la Factura (vea la tabla anterior). Haga un pedido con dos movimientos 5 Productos PR0031 con un precio de 8.00 6 Productos PR0040 con un precio de 10.00 Haga un segundo pedido con dos movimientos. 2 Productos PR0031 con un precio de 8.00 3 Productos PR0040 con un precio de 11.00 Haga una factura nueva, haga clic en el botn P (Facturar Pedidos) y marque los pedidos creados en los pasos 2 y 3. Haga clic en el botn Aceptar y enseguida en Continuar. Resultado: Los movimientos correspondientes al producto PR0031 se consolidarn en uno solo, los movimientos correspondientes al producto PR0040 no se consolidarn ya que tienen diferentes precios en los pedidos. Vea la siguiente imagen.

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Consulta de informacin contextual

Folio: C142

Beneficio

En esta versin de AdminPAQ se agregan reportes que permiten con un simple clic ejecutar un nuevo reporte ms detallado basado en el movimiento seleccionado.

Utilizacin de los reportes sensibles

Usted podr darse cuenta que un reporte es sensible al contexto cuando vea un rengln del reporte resaltado en color amarillo. Para ejecutar un reporte sensible al contexto haga lo siguiente: Paso 1 2 3 4 Accin Vaya al men Reportes y seleccione el reporte deseado. Seleccione los filtros y haga clic en el botn Continuar. Seleccione la salida a Pantalla y haga clic en el botn Aceptar. Si el reporte cuenta con la opcin de mostrar informacin detallada ver el registro marcado de color amarillo. Haga doble clic en el dato marcado de color amarillo del cual desea ver el detalle. Resultado: Se abrir un nuevo reporte mostrando el detalle.

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Consulta de informacin contextual, Continuacin

Lista de reportes sensibles Men Impresin de Documentos de Ventas Impresin de Documentos de Ventas Impresin de Documentos de Ventas Impresin de Documentos de Ventas Impresin de Documentos de Ventas Reporte de Notas de Venta Reporte de Notas de Venta Reporte de Notas de Venta Reporte de Devoluciones sobre Notas de Venta Reporte de Devoluciones sobre Notas de Venta Impresin de Documentos de Compras Impresin de Documentos de Compras Impresin de Documentos de Compras Impresin de Documentos de Compras Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Compras Reporte de Compras A continuacin se muestra una lista de reportes sensibles al contexto todos se encuentran dentro del men Reportes. Reporte Origen Ordenado por Fecha Ordenado por Serie-Folio Agrupado por Cliente y Ordenado por Fecha Agrupado por Agente y Ordenado por Fecha Agrupado por Concepto y Ordenado por Fecha Ordenado por Fecha Ordenado por Serie-Folio Agrupado por Cliente y Ordenado por Fecha Ordenado por Fecha Doble clic sobre Folio Folio Folio Folio Folio Folio Folio Folio Folio Se ejecuta el reporte Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Reporte Documentos Detallados ordenado por Serie-Folio Resumen de operaciones de venta detallada Resumen de operaciones de venta detallada Resumen de operaciones de venta detallada Resumen de operaciones de venta detallada Resumen de operaciones de venta detallada

Agrupado por Cliente y Ordenado por Fecha Ordenado por Fecha

Folio

Folio

Ordenado por Serie-Folio

Folio

Agrupado por Proveedor y Ordenado por Fecha Agrupado por Concepto y Ordenado por Fecha Reporte de Ventas por Producto Reporte de Ventas por Cliente Reporte de Ventas por Agente Reporte de Compras por Producto Reporte de Compras por Proveedor

Folio

Folio

Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad

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Consulta de informacin contextual, Continuacin

Lista de reportes sensibles (contina)
Men Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Ventas Reporte de Compras Reporte de Compras Reporte de Compras Reporte de Compras Resumen de Operaciones de Ventas Resumen de Operaciones de Ventas Resumen de Operaciones de Ventas Resumen de Operaciones de Ventas Resumen de Operaciones de Ventas Resumen de Operaciones de Ventas Resumen de Operaciones de Ventas Resumen de Operaciones de Ventas Reporte Origen Reporte de Pedidos por Producto Reporte de Pedidos por Cliente Reporte de Pedidos por Agente Reporte de Cotizaciones por Producto Reporte de Cotizaciones por Cliente Reporte de Cotizaciones por Agente Reporte de Remisiones por Producto Reporte de Remisiones por Cliente Reporte de Remisiones por Agente Reporte de Ordenes de Compra por Producto Reporte de Ordenes de Compra por Cliente Reporte de Consignaciones por Producto Reporte de Consignaciones por Cliente Resumen de Operaciones de Venta por Producto Resumen de Operaciones de Venta por Cliente Resumen de Operaciones de Venta por Agente Resumen de Operaciones de Compra por Producto Resumen de Operaciones de Compra por Proveedor Resumen de Operaciones de Venta Detallada por Producto Resumen de Operaciones de Venta Detallada por Cliente Resumen de Operaciones de Venta Detallada por Agente Doble clic sobre Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad Unidades Se ejecuta el reporte Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte detallado por documento seleccionado Reporte de seguimiento de operaciones de compra / venta Reporte de seguimiento de operaciones de compra / venta Reporte de seguimiento de operaciones de compra / venta

Unidades

Unidades

Contina en la siguiente pgina

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Consulta de informacin contextual, Continuacin

Lista de reportes sensibles (contina)
Men Resumen de Operaciones de Compras Resumen de Operaciones de Compras Clientes - Estados de Cuenta Proveedores - Estados de Cuenta Clientes Clientes Proveedores Proveedores Clientes Clientes Proveedores Proveedores Costos Reporte Origen Resumen de Operaciones de Compra Detallada por Producto Resumen de Operaciones de Compra Detallada por Cliente Resumen de Estado de Cuenta Resumen de Estado de Cuenta Antigedad de Saldos Pronstico de Cobranza Antigedad de Saldos Pronstico de Pagos Resumen de Operaciones Resumen de Operaciones Detallado Resumen de Operaciones Resumen de Operaciones Detallado Existencias y Costos (Costo Total de acuerdo al Costo Promedio) Existencias y Costos (Costo Total de acuerdo al Ultimo Costo) Comparativo de Costos (Costo Histrico vs Costo Promedio) Comparativo de Costos (Costo Histrico vs Ultimo Costo) Inventario Actual Global (En unidades) Inventario Actual Global (En importes) Inventario Actual por Almacn (En unidades) Inventario Actual por Almacn (En importes) Doble clic sobre Unidades Se ejecuta el reporte Reporte de seguimiento de operaciones de compra / venta Reporte de seguimiento de operaciones de compra / venta Reporte de Estado de Cuenta. Reporte de Estado de Cuenta. Reporte detallado. Reporte detallado. Reporte detallado. Reporte detallado. Resumen de operaciones detallado por concepto / Auxiliar de movimientos Resumen de operaciones detallado por concepto / Auxiliar de movimientos Resumen de operaciones detallado por concepto / Auxiliar de movimientos Resumen de operaciones detallado por concepto / Auxiliar de movimientos Reporte de Krdex

Unidades

Importes Importes Importes Importes Importes Importes Importes Importes Importes Importes Existencia o Costo Existencia o Costo Existencia o Costo Existencia o Costo Entradas / Salidas Entradas / Salidas Entradas / Salidas Entradas / Salidas

Costos

Reporte de Krdex

Costos

Reporte de Krdex

Costos

Reporte de Krdex

Inventario Actual Inventario Actual Inventario Actual Inventario Actual

Reporte de Krdex Reporte de Krdex Reporte de Krdex Reporte de Krdex

Contina en la siguiente pgina

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Consulta de informacin contextual, Continuacin

Lista de reportes sensibles (contina)
Men Inventario Actual Reporte Origen Inventario Actual del Almacn por Producto (En unidades) Inventario Actual del Almacn por Producto (En importes) Movimientos del Almacn por Concepto Utilidad Doble clic sobre Entradas / Salidas Entradas / Salidas Concepto Utilidad del producto Se ejecuta el reporte Reporte de Krdex

Inventario Actual

Reporte de Krdex

Inventario Actual Utilidad

Reporte Movimientos detallados por almacn (para el concepto seleccionado) Reporte de utilidad detallada.

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Vistas versin 2
Folio: C141

Beneficio

En esta versin de AdminPAQ se agregaron nuevas opciones al hacer clic derecho sobre los registros de las vistas. Haciendo clic derecho sobre el registro podr ejecutar directamente desde la vista algunas de las siguientes opciones: Una nueva vista. Un proceso. Un reporte.

Ejecutar vistas

Para ejecutar cualquiera de las opciones del men contextual de las vistas haga lo siguiente: Paso 1 Accin Vaya al men Catlogos o Movimientos (segn sea el caso) y seleccione el Catlogo o Movimiento deseado. Resultado: Aparecer la vista mostrando el listado de registros. Si en vez de aparecer un listado de registros aparece la ventana de captura necesitar habilitar la vista correspondiente. Esto se hace desde el men Configuracin opcin Configuracin General pestaa Vistas. Seleccione el registro deseado y haga clic derecho sobre l. Resultado: Aparecer un men contextual mostrando una lista de reportes, vistas o procesos relacionados con ese registro.

Seleccione el reporte, vista o proceso deseado.

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Vistas versin 2, Continuacin

Lista de vistas contextuales Men Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Catlogo Movimientos / Ventas Movimientos / Compras Movimientos / Clientes Movimientos / Clientes Movimientos / Proveedores Movimientos / Proveedores A continuacin se muestra una relacin de las opciones disponibles al hace clic derecho sobre algn registro en las vistas: Opcin Clientes Clientes Clientes Clientes Proveedores Proveedores Proveedores Proveedores Proveedores Agentes Almacenes Productos Productos Productos Productos Productos Productos Productos Servicios Paquetes Paquetes Paquetes Facturas Compras Abonos del cliente Cargos del cliente Abonos del cliente Cargos del cliente Tipo Vista Reporte Reporte Reporte Vista Vista Reporte Reporte Reporte Reporte Vista Vista Vista Vista Proceso Proceso Reporte Reporte Proceso Proceso Reporte Reporte Vista Vista Vista Vista Vista Vista Nombre Vista de Saldos Resumen de operaciones Estado de cuenta en Excel Antigedad de Saldos y pronstico de Cobranza en Excel Vista de Saldos Vista de Precios de Compra. Resumen de operaciones Estado de cuenta en Excel Antigedad de Saldos y pronstico de Cobranza en Excel Clientes que atiende Vista de Existencias y Costos Vista de Costos histricos Vista de Existencia y costos Vista de Precios de compra Actualiza lista de precios Recostear Krdex Global en Excel Krdex Almacn en Excel Actualizar lista de precios Actualizar lista de precios Krdex Global en Excel Krdex Almacn en Excel Ver abonos asociados Ver abonos asociados Ver cargos asociados Ver abonos asociados Ver cargos asociados Ver abonos asociados

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Configuracin de transformaciones segn tipo de cambio

Folio: D4571 No. de Caso: 298385, 303576

Beneficio

En esta versin de AdminPAQ es posible configurar cul tipo de cambio tomar en las transformaciones de documentos, as como el tipo de moneda (Base o extranjera).

Configurando las transformaciones

La configuracin de la transformacin del documento se har en el documento destino. Es decir, si queremos configurar la transformacin de un pedido a una factura, el documento a configurar en este caso ser la factura. La configuracin se hace de la siguiente forma: Paso 1 2 3 4 Accin Vaya al men Configuracin y seleccione la opcin Conceptos. En el campo Cdigo haga clic en el botn F3. Seleccione el Concepto a configurar y presione el botn Aceptar. Haga clic en el botn 6. Configuracin de transformacin de documentos.

5 6

Marque la opcin Recalcular Importes en transformaciones. Marque las opciones segn sus preferencias basndose en la siguiente tabla: Opcin En transformacin de ME a MB tomar TC del Destino Desmarcada El clculo se hace en base al tipo de cambio del documento origen cuando es de moneda extranjera a moneda base. El clculo se hace en base al tipo de cambio del documento destino cuando es de moneda base a moneda extranjera. Marcado El clculo es en base al tipo de cambio del documento destino cuando es de moneda extranjera a moneda base. El clculo se hace en base al tipo de cambio del documento origen cuando es de moneda base a moneda extranjera.

En transformacin de MB a ME tomar TC del Origen

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Mejoras de la versin 4.1.0 Lista de Mejoras

Mejoras La siguiente tabla muestra las mejoras realizadas a la versin 4.1.0 de AdminPAQ, con el fin de asegurar su ptimo funcionamiento: Nmero Descripcin de Caso D4651 312050 A partir de esta versin en el mdulo de exportacin en Excel se exportan de manera correcta los productos que cuenten con Series, Pedimentos y Unidades de medida. Folio En versiones anteriores al intentar exportar productos que manejaran Series, Pedimentos y Unidades de Medida al mismo tiempo no se exportaban a AdminPAQ. A partir de esta versin se imprimen de manera correcta el nmero de decimales en el reporte de Listas de Precios. En versiones anteriores si no se seleccionaba una moneda de las listas de precios se impriman los importes redondeados a 2 decimales. A partir de esta versin se muestra de manera correcta la fecha en el reporte Anlisis de precios. A partir de esta versin en la importacin de documentos, se importa de manera correcta el segmento contable de los movimientos. A partir de esta versin en la funcin Dato_Documento de los modelos de Excel se muestra de manera correcta el dato 36 correspondiente a la Cantidad Protegida. En versiones anteriores poda cortarse o duplicarse la cantidad protegida. A partir de esta versin en las formas preimpresas se imprimen de manera correcta los datos del subdetalle al insertar frmulas en el detalle. A partir de esta versin en las formas preimpresas se imprimen de manera correcta los campos del subdetalle. En versiones anteriores poda darse el caso de que no se imprimiera el primer campo de la seccin del detalle.

Mejora Exportar productos con series pedimentos

Decimales en listas de precios

D4394 261429

Reporte Anlisis de precios Importar documentos Funcin Dato_Documento

D4117 239552 D4235 251920 D4386 258672 D4604 303700

Frmulas en subdetalle Campos en subdetalle

D4632 307695

D4633 308119

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Lista de Mejoras, Continuacin

Mejoras (contina)
Mejora Caracteres especiales en nombres de archivo Nmero Descripcin de Caso D4637 302444 En algunos casos en las formas preimpresas se imprime el valor de la Cantidad Protegida en cero. Folio Revise que el nombre de la forma preimpresa no contenga caracteres especiales como %$/& etctera, de ser as renombre el archivo de la forma preimpresa eliminado los caracteres especiales. A partir de esta versin se eliminan espacios innecesarios dentro del reporte de apertura de caja. En versiones anteriores se presentaba espacio en blanco entre la informacin de la caja, la fecha y hora de apertura.

Reporte de apertura de caja

D4640 309672

Documento realizado por: Ing. Daniel Robles Lder de Producto AdminPAQ Ing. Marco A. Muoz Capacitacin

Fecha de elaboracin 16 de mayo de 2007

ltima modificacin 22 de Junio de 2007

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