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Apostila Tcnicas de Apresentao

Este documento foi classificado pelo Departamento de Treinamento e o acesso est autorizado exclusivamente para os Colaboradores da Organizao.

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Sumrio
1. Introduo ................................................................................................................................. 3 2. Desenvolvimento da Apresentao .......................................................................................... 3 2.1. Montagem da Apresentao ................................................................................................. 3 2.1.1. Objetivo da apresentao ............................................................................................... 3 2.1.2. Reteno da mensagem .................................................................................................. 5 2.1.3. Organizao das informaes nas apresentaes .......................................................... 6 2.1.4. Noes de programao visual e diagramao............................................................... 7 3. Preparao da Apresentao .................................................................................................. 10 3.1. Conhea sua audincia ..................................................................................................... 10 3.2. A escolha de grupos ......................................................................................................... 10 3.3. Os tipos de ambientes de apresentao .......................................................................... 11 3.4. Como fazer um check list: ................................................................................................ 15 4. Execuo da Apresentao...................................................................................................... 16 4.1. Princpios da comunicao ............................................................................................... 16 4.2. Como obter confiana ao falar ......................................................................................... 19 4.3. A hora de comear ........................................................................................................... 21 4.3.1. Uma afirmao imprevista: ........................................................................................... 21 4.3.2. Perguntas relacionadas s necessidades: ..................................................................... 21 4.3.3. Mistrio: ........................................................................................................................ 21 4.3.4. Gancho sobre o tema: ................................................................................................... 21 4.4. Postura da plateia: ........................................................................................................... 21 4.5. Finalizao da apresentao: ........................................................................................... 21 4.5.1. Resumo em poucas palavras/tempo:............................................................................ 22 4.5.2. Lanar com tato um desafio .......................................................................................... 22 4.6. Sesso de perguntas e respostas: .................................................................................... 22

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1. Introduo
Esta apostila apresentar o tema Tcnicas de Apresentao no intuito de complementar seus conhecimentos sobre o assunto. Os itens abordados apresentaro contedos funcionais e de fcil aplicabilidade, alm de dar Dicas, Ferramentas e Mtodos Eficazes para uma apresentao de sucesso!

2. Desenvolvimento da Apresentao 2.1. Montagem da Apresentao


2.1.1. Objetivo da apresentao Identificar a importncia e o objetivo de uma apresentao o primeiro passo para que ela seja, ou no, um sucesso. Aps esse processo, a compreenso de tcnicas de ensino, de hierarquia das informaes e de diagramao estruturam um alicerce firme para a construo de uma apresentao consistente. Antes de saber qualquer coisa sobre a montagem de apresentaes, voc precisa avaliar se uma apresentao a melhor maneira de comunicar o que voc deseja.

Mas, como fazer essa avaliao?


Responda a si mesmo s seguintes perguntas: As pessoas precisam ser capazes de discutir o assunto da apresentao para chegar a uma deciso? As pessoas precisam fazer perguntas ao apresentador para que compreendam totalmente o material? A apresentao foi criada para vender uma ideia, um produto ou um curso de ao?

Existe algum tipo de elemento prtico na apresentao?

Se a maior parte de suas respostas for sim, a apresentao o melhor recurso para comunicar o que voc deseja! Para montar sua apresentao da melhor maneira possvel, voc precisa estrutur-la adequadamente. Por isso, conhea cinco modelos de estrutura diferentes para elaborar suas apresentaes.
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Conhea os 5 modelos de apresentao: 1 - Reunio de Informaes Veja como estruturar esse tipo de apresentao: Introduza a apresentao motive a audincia. Explique o que ser discutido e o objetivo em vista. Abra o assunto discusso. Resuma o resultado da discusso. Se necessrio, d um resultado/fechamento do resultado da apresentao. 2 - Divulgao de uma Ideia ou Situao Veja como expor suas ideias: Introduza a apresentao dando alguma ideia de seu propsito inclua a necessidade de deciso e compromisso. Explique a necessidade da nova ideia ela representa um progresso continuado ou uma diversificao? Explique a ideia; Explique os resultados e benefcios que podem ser originados pela ideia; Resuma os pontos principais de sua apresentao e aponte quem pode ajudar a transformar sua ideia em realidade.

3 - Venda de uma Ideia ou Curso de Ao Para esse tipo de apresentao, necessrio que voc siga um roteiro: Introduza a apresentao identifique brevemente o assunto, enfatizando todos os interesses em comum que possam estar envolvidos. Explique por que essa ao precisa ser executada. Seja honesto e aberto. Se determinada informao precisar ser omitida, explique que ela confidencial. Explique, exatamente, que a ao precisa ser executada e por quem, mostrando como voc reduziu qualquer elemento negativo ao mnimo. Enfatize os elementos positivos da ao proposta. Resuma o contedo de sua apresentao e pea que as pessoas deem seu apoio ou faam propostas.

4 - Levantamento de um Problema (busca de sua soluo) Para esse tipo de apresentao, necessrio que voc: Introduza a apresentao deixe claro se a apresentao pretende simplesmente salientar o problema ou se voc espera algum tipo de resposta da audincia.

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Defina o problema (incluindo todas as informaes de contexto relevantes e informaes histricas). Explique as consequncias significativas do problema quem e/ou o que ele afeta, em que consiste o problema, etc.; Quais so as consequncias possveis/provveis de deixar o problema sem soluo ou de enfrent-lo.

5 - Transmitir Informaes Introduza a apresentao explique do que se trata a apresentao e para quais pessoas ela relevante. Informe fatos que contextualizem a apresentao e as novas informaes. Explique de maneira clara e simples as novas informaes. Faa uma segunda reviso das informaes com detalhes e evidncias: fatos, exemplos, comparaes e estatsticas. Resuma as informaes, mostrando como elas afetam as pessoas da audincia. Qual a influncia dessas informaes dentro da empresa?

2.1.2. Reteno da Mensagem Uma vez que voc achou o objetivo de sua apresentao, precisa saber como fazer com que seu pblico aprenda, compreenda e absorva sua mensagem. Crianas aprendem de uma maneira; adultos, de outra. Segundo alguns autores, adultos retm: 10% do que foi lido 20% do que foi ouvido 30% do que foi visto 50% do que foi visto e ouvido 70% do que foi discutido 90% do que foi discutido e feito Por isso, se voc pretende que um adulto apreenda a sua mensagem, preciso apresentar a mesma informao algumas vezes, mas de maneiras diferentes.

Como assim?
Utilize a combinao de texto e imagem. Seja redundante, mas no repetitivo. Criando uma combinao consistente entre palavras e representaes grficas, o leitor tem muito mais facilidade de compreenso.
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2.1.3. Organizao das informaes nas apresentaes Existem 4 maneiras de combinar texto e imagem. Veja cada uma das combinaes:

1 - Redundante Os mesmos elementos so reproduzidos em imagem e em texto. Ao visualizar ambos, em conjunto, obtm-se a ideia principal do que est sendo representado. Fecha-se o ciclo de uma ideia. 2 - Complementar Elementos textuais e grficos possuem contedos diferentes, que se complementam. Ao visualizar ambos, possvel entender a ideia principal. o encaixe perfeito de duas peas. 3 - Cenrio Um elemento define um contexto, um cenrio, uma situao. O outro conta uma histria ou faz uma explicao desse cenrio/contexto. o pano de fundo da sua mensagem. 4 - Suplementar Contedos diferentes de imagem e texto. Um apresenta mais importncia, com as ideias principais. O outro refora, elabora ou explica, mudando at o significado geral. como uma vela em um bolo de aniversrio. Sem ela, seria apenas um bolo. Para potencializar o resultado das tcnicas instrucionais que voc acabou de conhecer, interessante saber como trabalhar a diagramao de texto e imagem.

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2.1.4. Noes de programao visual e diagramao Para desenvolver sua apresentao, voc possui vrios recursos visuais diferentes, como:
Flip Chart Quadro Branco Slide Show

Flip Chart - Quando utilizar o flip chart: Utilize letras maisculas, facilitando a leitura; Mantenha margem de 5 cm antes do incio e do final de cada folha. Essa margem permite que sobre espao para prender o papel no cavalete; Utilize uma folha em branco entre as folhas de texto; Se necessrio, cole figuras (que sejam relativamente visveis); Evite utilizar mais de trs cores por folha; Manuseie as folhas de trs para frente.

Quadro Branco - Ao utilizar quadros brancos: Inicie o assunto da esquerda para direita; Utilize at trs cores; Evite o azul, difcil de apagar; Utilize apagadores de feltro; Use pincis especficos; Tome o mesmo cuidado de diagramao de linhas, pontos de ateno, legibilidade, entre outros.

Slide Show - Para montar apresentaes eletrnicas de sucesso, voc deve: Dar destaque ao ttulo; Usar, no mximo, duas fontes; Dar preferncia a iniciais maisculas; No polua os slides (divida o contedo em vrios);

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No abuse de efeitos especiais (deixe-os para transies de telas); Cuidado com as figuras e fotografias (qualidade de resoluo); Tenha o mesmo cuidado de diagramao que nas transparncias, quanto a linhas, legibilidade, etc. Fique Ligado! Antes de fazer apresentaes eletrnicas, certifique-se de que o software de sua mquina e da mquina da apresentao so de verses compatveis.

Voc viu algumas consideraes sobre expressividade de linhas, pontos de ateno e aplicao de cores (legibilidade). A partir de agora, vamos conhecer um pouco mais sobre a utilizao dessas ferramentas. Primeiro, expressividade de linhas. As linhas podem dizer coisas diferentes, de acordo com sua direo ou espessura, veja:

Depois de expressividade das linhas, vamos conhecer a importncia do ponto de ateno na diagramao de suas apresentaes.
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Ponto de Ateno? o melhor lugar, dentro de um espao de diagramao, para se colocar um texto ou uma figura de destaque. Veja como ele funciona:

Ao contrrio do que se pensa, o ponto de ateno no fica no centro da folha, mas um pouco mais acima, no nmero 2, conforme diagrama acima. Somados ao ponto de ateno, existem mais dois pontos importantes para se estabelecer uma boa ordem de leitura: o fluxo entre os nmeros 1, 2 e 3. Veja na figura abaixo.

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E quanto utilizao das cores? muito simples, basta seguir algumas orientaes. Veja, resumidamente, como combinar cores de objetos e fontes em fundos que os destaquem, melhorando a legibilidade da sua apresentao. Fundo Branco = Fonte verde, azul, vermelha ou preta; Fundo Amarelo = Fonte vermelha ou preta; Fundo Azul ou Vermelho = Fonte branca; Fundo Preto = Fonte amarela ou branca.

3. Preparao da Apresentao
3.1. Conhea sua audincia

Para se apresentar com qualidade e eficincia, preciso estudar e estruturar a sua apresentao, sobretudo, quem far parte dela. A interao e o conhecimento da audincia, do perfil dos participantes, at a disposio dos assentos, so determinantes na compreenso da sua mensagem.

3.2. A escolha de grupos

Voc sabe para quem vai se apresentar? O que pensam essas pessoas, qual linguagem elas entendem, por que esses profissionais vo sua apresentao?

Afinal, quem so eles?


So as pessoas que voc precisa conhecer, a sua audincia. Garantindo o conhecimento de suas caractersticas bsicas, voc ter mais uma arma para se fazer entender. Para saber, afinal, quem so eles, voc deve responder s seguintes perguntas: Quem vai assistir apresentao e qual o nvel de importncia ou a hierarquia dessas pessoas? Quem que toma as decises (se for importante)?

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A atitude inicial das pessoas provavelmente ser favorvel, neutra ou contrria? As pessoas vo assistir a sua apresentao por interesse prprio? Faz sentido fazer a sua apresentao se determinadas pessoas no puderem comparecer? At que ponto elas conhecem o assunto? Elas vo entender a linguagem tcnica que voc vai usar? O que as pessoas esperam de voc? Como voc pode apresentar seu material para encorajar uma resposta positiva (e evitar uma reao negativa)?

Ao responder, com preciso, maioria dessas perguntas, voc traar um perfil de sua audincia. Modele sua apresentao de acordo com esses dados e tenha a garantia de uma comunicao eficaz.

3.3. Os tipos de ambientes de apresentao Por acaso, voc j foi a alguma apresentao e teve dificuldades para enxergar o apresentador e o que ele escrevia ou mostrava? Pense nisso: As pessoas conseguiro ver o que voc vai apresentar? Ao pensar em ambientes de apresentao, voc deve considerar a posio dos participantes em relao a voc e ao seu meio de projeo (flip chart, projetor, etc.), e avaliar se eles podero ver tudo o que acontece. Fazendo essa ponderao, voc garante que o que voc planejou ser 100% aproveitado. A disposio de mesas e cadeiras da sua apresentao est diretamente ligada ao seu objetivo. Ou seja, para cada apresentao, existe um modelo de assentos apropriado. Conhea, agora, cada um deles.

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Auditrio:

Indicao - Quando no houver a necessidade de interao entre a plateia. O foco sempre o apresentador. Ao utilizar esse modelo, recomendvel que os participantes no precisem fazer anotaes e que a apresentao no dure mais de um dia. Onde voc fica De p, na frente de todos.

Crculo Fechado:

Indicao - Dinmicas em grupo ou brainstorms. O crculo fechado favorvel quando voc desejar um ambiente menos formal, com bastante interatividade entre os participantes. Onde voc fica
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INTERNA Sentado e, nesse caso, no existe projeo visual.

Meia-Lua ou U:

Indicao - Esses dois modelos, muito similares, so indicados para apresentaes que necessitam de projeo. Vale lembrar que o modelo em U comporta mais participantes que o meia-lua. Onde voc fica Se voc precisar interagir com o que est sendo projetado, fique sempre de p. Seno, permanea sentado.

Restaurante:

Indicao - Dinmicas nas quais importante a formao natural de grupos de trabalho. Esse modelo ideal quando os participantes precisam manipular objetos e/ou fazer muitas anotaes. interessante que essa apresentao dure, ao menos, um dia.
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Onde voc fica De p e centralizado em frente ao grupo.

Bloco:

Indicao - Voc far uso dos blocos quando precisar separar o pblico em dois grupos, para dinmicas com simulao de competitividade, por exemplo. Onde voc fica De p entre os dois grupos.

Diretoria ou Tvola Redonda:

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Indicao - o modelo mais favorvel para apresentaes estratgicas, no formato clssico de reunies e nas quais o envolvimento de todos essencial. Onde voc fica De p, ao lado do projetor.

Seminrio:

Indicao - Semelhante ao modelo de auditrio, favorece a ateno para o apresentador. A diferena, nesse caso, que os participantes possuem mais conforto para fazer anotaes e manipular objetos. Onde voc fica De p, na frente de todos e ao lado do projetor.

3.4. Como fazer um check list:

Antes de fechar o planejamento de uma apresentao, mesmo que simples, faa um check list para ter certeza de que nada faltar na hora h. Confira alguns itens para voc colocar no seu check list, separados em trs grupos:
Programao Equipamento Materiais

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Programao: Nome da apresentao/reunio/ evento; Data; Horrio; Local (pode ser uma sala de reunio dentro da empresa ou um auditrio em um hotel, por exemplo); Invite/convite dos participantes (inclua todas as informaes acima).

Equipamentos: Microfone; Flip Chart; Quadro branco; Projetor; PC (do apresentador); PCs (participantes); Ligao com rede; Conexo internet; Cadeiras; Mesa(s).

Materiais: Canetas; Bloco de anotaes; Clipes; Folhas para Flip Chart; Pincel atmico; Caneta para quadro branco; Apagador; Mouse; Material impresso (apostila, hand-out, formulrios, etc.).

Voc viu apenas alguns itens para colocar em seu check list. Cada apresentao demanda itens diferentes. O importante no se esquecer de inclu-los!

4. Execuo da Apresentao
4.1. Princpios da comunicao
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Falar, convencer, expor ideias, ser questionado... Tudo isso bem complicado e soa incrivelmente difcil se for em pblico. Apresentar-se, no entanto, no precisa ser esse bicho de sete cabeas. Algumas dicas sobre comunicao, postura em pblico e, tambm, de como interpretar reaes da sua plateia vo, e muito, desmistificar a execuo da sua apresentao. O que define comunicao? Para falarmos sobre maneiras de se comunicar, voc precisa refletir por alguns instantes: A comunicao no definida apenas pelo o que dito ou escrito. Trata-se de um conjunto de elementos, combinados a fim de transmitir uma mesma mensagem. O peso e a funo, de cada um desses elementos, variam da seguinte forma: Contedo Verbal: 7% - O que est sendo dito. Interesse Vocal: 38% - Como est sendo dito. Linguagem Corporal: 55% - De que forma est sendo dito. Por isso, muito importante ficar atendo a sua postura (linguagem corporal) enquanto se apresenta. No se apoie em uma perna ou em qualquer objeto (como o flip chart), no fique de costas, no dance durante a apresentao.

Fique Ligado! Se voc precisar fazer anotaes no flip chart ou no quadro branco, no deixe o silncio tomar conta da apresentao. Faa as anotaes, falando-as em voz alta. Caso a anotao seja relativamente extensa, pea licena para faz-la.

E quanto apresentao pessoal? Basta seguir algumas dicas bsicas e manter o bom senso. Menos mais, tanto para homens e mulheres. Nada de roupas e sapatos muito coloridos ou extravagantes. Voc deve se sentir confortvel. Confira algumas dicas:
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Roupas Voc deve evitar: roupas e sapatos novos; ternos (homens e mulheres) e tailleurs (mulheres) muito claros; roupas com muitas listras; camisas de listras finas; gravatas extravagantes; camisas brancas transparentes; mulheres: decotes, saias curtas e sandlias.

Higiene Pessoal: Fique sempre atento a: manter unhas limpas e bem cuidadas; homens: barba sempre feita.

Tenha sempre mo: desodorante; lenos de papel; escova de dentes e creme dental.

Agora voc j sabe como criar uma imagem de credibilidade para seu pblico. quase hora de comear sua apresentao. Mas, antes disso, vamos evitar dois problemas bem comuns: o branco durante as apresentaes e o seu possvel nervosismo.

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Faa Anotaes

Escreva palavras-chaves e subttulos que permitam voc se lembrar do que deve falar. Cartes de lembretes so muito teis por serem pequenos e discretos. Ao utilizar esse recurso, voc parecer mais espontneo, pois seguir uma linha de raciocnio durante toda a apresentao.

Dica: Numere seus cartes nos cantos de maneira bem visvel, como voc v neste carto, para no se perder. Fique atento, tambm, ao nmero de cartes. Escreva apenas palavras-chaves e no um roteiro do que voc deve falar.

4.2. Como obter confiana ao falar


E voc, fica nervoso antes de falar em pblico?

Como combater o nervosismo?


Preste ateno a este exerccio. Ele relativamente simples, mas voc deve seguir cada passo se quiser relaxar e desenvolver sua confiana. Voc pode faz-lo sozinho ou pedir para que algum passe as orientaes para voc. Leia cada fase com calma, no se preocupe com o volume de texto, um passo de cada vez. 1) Encontre um lugar sossegado onde no ser observado ou perturbado por cerca de 5-10 minutos. Defina exatamente qual estado voc deseja desenvolver: calma, confiana, relaxamento, assim por diante. Fique em p no meio desse espao, em uma posio confortvel, e agite suavemente os braos, depois uma perna de cada vez, apenas relaxando.

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Imagine que exista um crculo no cho a sua frente a cerca de 1 metro de distncia. Voc no precisa visualiz-lo, s se acostumar com a ideia de que ele est l. Depois, imagine que ele seja preenchido com sua cor predileta. Com os olhos abertos ou fechados, como preferir, imagine uma situao em que voc esteja exatamente no estado que gostaria. Pense no que poderia ver e ouvir. Para ajud-lo, lembre-se de uma situao na qual realmente sentiu esse estado. Pense em uma palavra ou em uma frase curta como Agora ou Estou pronto. Quando a lembrana parecer chegar plenitude, d um passo para dentro do crculo, ao mesmo tempo em que repete seu estmulo em voz baixa. Quando a sensao comear a desaparecer, se voc estiver de olhos fechados, abra-os. Lembre-se da experincia por um momento ou dois e saia do crculo. Repita a etapa 3.

5) 6)

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10) Refaa o processo algumas vezes. Na segunda ou terceira vez, basta entrar no crculo e a sensao de confiana vai surgir quase que automaticamente ou com apenas pouco esforo. 11) Quando chegar a hora de se apresentar, voc s precisa enxergar o crculo colorido a sua frente e entrar nele, ao mesmo tempo em que pronuncia o estmulo. Depois disso, conduza sua apresentao com confiana! Falar em pblico nem sempre fcil, s vezes a confiana pode desaparecer no meio da apresentao. J se sentiu totalmente sozinho enquanto falava? Sem saber para onde olhar? Veja como evitar isso: Procure um rosto amigo. Algum que est prestando ateno e interessado em sua apresentao. Pode ser, por exemplo, algum que esteja inclinado para frente, concentrado no que voc diz. Fixe seu olhar nessa pessoa, passeie pelo resto e volte. Repita esse processo em todos os rostos amigos e mantenha uma relao de confiana com esses participantes.
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Mantenha sempre o contato visual com seu pblico. Nunca olhe para o horizonte, para o lado ou somente para os recursos visuais.

4.3. A hora de comear


hora de comear! O incio um dos pontos principais de sua apresentao, perdendo apenas para o fechamento. A primeira impresso que voc causar vai determinar o andamento de sua performance. Voc pode iniciar sua apresentao utilizando: 4.3.1. Uma afirmao imprevista: Vocs sabiam que 70% dos executivos esto estressados? 4.3.2. Perguntas relacionadas s necessidades: Quem, neste auditrio, gostaria de ganhar um milho? (no caso de grandes apresentaes). 4.3.3. Mistrio: Vocs sabem o que acontecer nos prximos 10 minutos? 4.3.4. Gancho sobre o tema: Algum aqui conhece essa nova ferramenta de comunicao? (pequenas reunies).

Lembrete: Aps a abertura, apresente o objetivo da apresentao.

4.4. Postura da plateia:


Enquanto fala, voc pode avaliar o andamento de sua apresentao, identificando reaes da plateia por meio de sua linguagem corporal. Essa ferramenta no absoluta, mas pode ajud-lo a definir o rumo de sua performance.

4.5. Finalizao da apresentao:


Sua apresentao est no fim! Esse o momento mais importante para deixar sua mensagem e deixar todos os participantes com uma ideia positiva. No caso de

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apresentaes, a ltima impresso que fica. O fechamento pode ser feito de duas maneiras: 4.5.1. Resumo em poucas palavras/tempo: Voc deve resumir tudo o que foi dito em poucas palavras e isso deve acontecer em, no mximo, 5 minutos. 4.5.2. Lanar com tato um desafio Ideal para motivar uma equipe de trabalho ou convencer o pblico a tomar determinada atitude. Se cada um colaborar um pouco com esse projeto, tenho certeza de que a operao ser um sucesso!

4.6. Sesso de perguntas e respostas:


Outra maneira interessante para finalizar a sua apresentao por meio de uma sesso de perguntas e respostas. Mas, por que isso seria positivo?
Para criar uma interao positiva entre as pessoas da audincia e voc mesmo.

Esclarecimentos de mal-entendidos.

As perguntas lhe daro uma ideia do nvel de compreenso da sua apresentao e do seu desempenho como orador. Existem tambm pontos negativos para a sesso de perguntas, como: questes fora do assunto principal, perguntas irrelevantes, perda da noo de tempo nas respostas (cansando a audincia) ou perguntas inconvenientes que questionem sua credibilidade como profissional.

Se no souber a resposta para uma pergunta, seja sincero, diga que no sabe e v descobrir at o final do dia, amanh, assim por diante. Voc deve, realmente, conseguir a resposta e dar um retorno ao participante.

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Cabe a voc avaliar a necessidade desse debate, de acordo com o tema de sua apresentao e o seu objetivo.

Agora, voc conhece dicas, ferramentas e mtodos eficazes para apresentaes de sucesso! Aplique o que voc viu aqui e apresente-se em grande estilo!

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Especificaes de Publicao

A. Documento: apostila do curso Tcnicas de Apresentao. B. Validade: indeterminada. C. Responsabilidade: 4636-1/Departamento de Treinamento. D. Unidade organizacional: Desenvolvimento 5 Treinamento a Distncia - Ramal 43840/48654. E. Ramal do responsvel: 43840/48654 F. Homologado por: 4636-1/Departamento de Treinamento. G. Restries de reproduo: permitida a reproduo apenas no ambiente interno da Organizao. H. Pblico-alvo: todos os usurios. I. Classificao: INTERNA. J. Tamanho do arquivo: 1.392 KB. K. Criado: Microsoft Word e convertido em PDF. Atualizada em 23.09.2011.

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