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MANUAL ORGANIZACIONAL, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

MANUAL ORGANIZACIONAL, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Elaborado por: Fecha: 16/01/11

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CONTENIDO Hoja de aprobacin. Contenido. Introduccin. Bases Legal. Alcance. Objetivo del manual. Misin, Visin y Valores. Estructura Organizacional. Estructura del Departamento. Descripcin del Departamento de Tesorera, objetivo, Misin, Funciones. Descripcin de los puestos o cargos. Procedimiento para la emisin de cheque.

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INTRODUCCIN

El Departamento de Tesorera, forma parte de la Subdireccin de Recursos Financieros, la cual a su vez pertenece a la Direccin de Administracin y Finanzas. Su creacin obedece a la necesidad de controlar y organizar el manejo de las cuentas bancarias, las entradas y salidas de dinero y la disponibilidad financiera; de ah la importancia de conocer a fondo cada una de sus actividades de manera detallada, as como las normas y polticas que las regulan, con el fin de satisfacer las necesidades y objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos constituye un documento que presenta la informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas actividades que se realizan en el Departamento de Tesorera, as como la interaccin que presenta con las dems reas de Basan Ramjil. Este documento esta elaborado con base a la Estructura Orgnica autorizada. Al ser el Manual de Procedimientos un instrumento administrativo para cumplir con la Misin y Visin del basar Ramjil, queda como responsabilidad del Departamento Tesorera su resguardo, difusin, implantacin y actualizacin.

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BASE LEGAL

1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. 2. Ley Orgnica de la Administracin Pblica. 3. Ley Orgnica de procedimientos administrativos. 4. Ley Orgnica del Trabajo. 5. Reglamento de la Ley Orgnica a del Trabajo. 6. Cdigo de Comercio de fecha 26 de junio de 1955. 7. Acta convenio entre la Universidad central de Venezuela y diferentes Asociaciones y Sindicatos de profesionales, Trabajadores y Obreros. 8. Ley Orgnica de la Procuradura General de la Repblica Gaceta oficial N 5554 de fecha 13 de Noviembre de 2001. 9. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin financiera del sector Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 18 de diciembre de 2001.

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ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorera es de observancia de todo el personal del Departamento as como del personal de las unidades administrativas del Basan Ramjil que participen en alguna actividad establecida en este manual.

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OBJETIVOS DEL MANUAL Establecer los lineamientos y criterios que debern observarse para el control y distribucin de los recursos que recibe el organismo, a fin de cumplir en forma oportuna los diferentes compromisos programados, garantizando el logro de sus objetivos fundamentales. Precisar los procedimientos del Departamento o rea para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a los distintos procedimientos. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. Ayudar a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos. Asegurar la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo. Incrementar la coordinacin en la realizacin del trabajo. Posibilitar una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

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MISIN Garantizar la correcta administracin de los ingresos percibidos y el adecuado funcionamiento de la poltica de pagos de las obligaciones adquiridas, apegndonos al conjunto de principios y normas establecidas en las leyes y reglamentos aplicables, honrando los compromisos de forma oportuna, eficiente y transparente.

VISIN Ser un departamento coherente con sus normas y principios, dotada de una estructura de personal capaz e identificada con sus valores institucionales, asumiendo un rol proactivo y dinmico que permita ofrecer los servicios que presta ajustados a los niveles de calidad demandados por los usuario

VALORES COLABORACIN Apoyo oportuno, solidario eficaz y adecuado entre quienes realizan las actividades para alcanzar los mejores resultados del grupo. COMPROMISO Convenio, obligacin o palabra dada para efectuar cualquier actividad, estando conciente de la misin, visin o valores compartidos. CONSIDERACIN Reconociendo que cada miembro de la unidad administrativa es el recurso ms importante ofreciendo oportunidades de crecimiento tanto en lo personal como en lo profesional.

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DICIPLINA Cumplimiento TICA

MANUAL ORGANIZACIONAL, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DEL de las normas establecidas en la unidad administrativa. DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Ejercicio de la funcin con adhesin o rigurosos principios morales que garanticen los valores. INTEGRIDAD Rectitud, honradez, responsabilidad en el desarrollo de cualquier actividad, articulando las polticas, procedimiento, servicios, comunidad empresa en el rea de control. RESPETO Conducta, lenguaje y trato, acorde con las buenas costumbres; creer en la importancia de la persona como individuo; estar convencido de que seres humanos entre seres humanos deben trabajar con propsito y valores comunes. RESPONSABILIDAD Disposicin permanente de cumplir los compromisos adquiridos sin desviarse del objetivo fundamental, tener el hbito de rendir cuenta y justificar los actos, conservar memorias de los aciertos, pero tambin de los accidentes del esfuerzo. TRABAJO EN EQUIPO Mutua colaboracin y solidaridad en la realizacin del trabajo, facilitando y reconociendo de cada integrante de Basan Ramjil.

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ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZATIVO

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

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OBJETIVO GERERAL
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Velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepcin y control de los Fecha de Vigencia ingresos de la InstitucinORGANIZACIONAL, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DEL y supervisando la y su adecuada y correcta distribucin, coordinando MANUAL ejecucin de los planes y programas de la unidadDE su cargo, a fin de garantizar la cancelacin de los DEPARTAMENTO a TESORERIA compromisos de la Institucin y apoyar a las autoridades en la colocacin acertada de los recursos financieros.

MISION Custodiar los valores y administrar los recursos financieros del NOMBRE DE LA EMPRESA, supervisando los ingresos y egresos para asegurar el apego al reglamento, normas y autorizacin correspondiente en el trmite de los mismos.

FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Planifica las actividades a realizar por la Unidad de Tesorera, delegando responsabilidades en cada seccin y/o unidad a su cargo. Dirige, coordina y supervisa las actividades realizadas por las secciones y/o unidades a su cargo. Dirige el proceso de emisin de cheques de acuerdo a las polticas financieras. No. De Suministra informacin confiable sobre las disponibilidades bancarias para que las unidades de Administracin, Planificacin y Programacin Presupuestaria y Vicerrectorado Administrativo puedan programar los desembolsos a realizarse. Fecha de Vigencia Suministra con las autoridades tomen decisiones en relacin a: colocaciones, aperturas y cierres de cuentas bancarias. Coordina el proceso de transferencia de los recursos asignados por el Ejecutivo Nacional, a las cuentas bancarias, de acuerdo con el presupuesto y la programacin de gastos aprobados. Coordina el proceso de apertura de cartas de crdito y el trmite de su cancelacin a proveedores del exterior, a travs de los bancos. Controla el movimiento de las diferentes cuentas bancarias mediante los procesos ejecutados por las secciones y/o unidades adscritas al departamento. Mantiene informado al Jefe de Administracin de cualquier irregularidad detectada en el movimiento contable y/o financiero del departamento a su cargo.
MANUAL ORGANIZACIONAL, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA informacin confiable para que la Unidad de Administracin, conjuntamente

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Analiza y controla el rendimiento por concepto de colocaciones financieras. Examina, analiza y evala el movimiento de ingresos y egresos de la institucin.

unidades de Administracin, Planificacin y Programacin Presupuestaria y las autoridades universitarias. Dirige, coordina y supervisa los flujos de caja. Mantiene contacto constantemente con los organismos pblicos, encargados de procesar las rdenes de pago para la Institucin.
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA BASAN dems Aprueba mediante firma: cheques, oficios yRAMJIL correspondencia del departamento a su No. De cargo.

Mantiene MANUAL ORGANIZACIONAL, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS DEL reuniones peridicas con el personal del departamento a su cargo.
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Presenta informes peridicos a la Unidad de Administracin sobre la disponibilidad financiera de la institucin. Supervisa, controla y evala el personal a su cargo. Opera un microcomputador para accesar informacin. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

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Nombre del Puesto o Cargo: Subdirector de Tesorera. Reporta a: Director General de Administracin.

DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE DESORERIA

Puestos que le reportan: Asistente Ejecutiva de Direccin; Analista de Tesorera.

FUNCIONES: Supervisar que se cumpla el calendario de las administraciones que se establecen por acuerdo mutuo, para que los recursos estn disponibles en cantidad y oportunidad. Custodiar los cheques, fondos de depsito y efectivo propiedad de la Institucin, en los medios de resguardo adecuados para asegurar su integridad y seguridad. Controlar los Fijos de caja para gastos menores, manteniendo la reevaluacin de acuerdo al ejercicio del gasto apegado a normatividad. Controlar las cuentas bancarias va electrnica para asegurar su manejo apegado a normatividad y determinar sueldos remanentes para traspasos necesarios. Realizar los traspasos entre cuentas de cheques e inversin atendiendo las necesidades financieras y las disponibilidades para obtener los mejores rendimientos. Registrar las comisiones e intereses derivados del manejo de las cuentas bancarias. Elaborar supervisar la elaboracin de cheques previamente solicitados por la Direccin General de Administracin anexando los soportes correspondientes y recabando las firmas autorizadas.

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Realizar el pago quincenal de sueldos a empleados en base a la nmina que Recursos Humanos le proporcione. Realizar el pago de cheques a los proveedores de bienes y servicios del nombre de la empresa. Realizar el pago de la nmina de compensaciones por riesgo laboral, de acuerdo a los proporcionados por el rea de Recursos Humanos. Entregar al rea de Contabilidad, los cheques cobrados debidamente soportados documentalmente para archivo y custodia. Elaborar los reportes para control interno que sean requeridos por la Direccin General de Administracin, as como los que se determinen para dar cumplimientos a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin. Realizar las conciliaciones bancarias de todas las cuentas pertenecientes a la empresa. Llevar a cabo los trmites de registro de firmas ante las instituciones bancarias, de acuerdo a las indicaciones del Director General de Administracin. Supervisar el registro de las operaciones financieras. Formular e integrar, el proyecto de presupuesto de egresos del Basan Ramjil, por programas que corresponda a la Tesorera y verificar, la correcta y oportuna ejecucin de los recursos aprobados. Supervisar, controlar y registrar los pagos autorizados con cargo al presupuesto de egresos y los dems que legalmente deba realizar la empresa. Informar al Director General de Administracin de los saldos disponibles de acuerdo al ejercicio presupuestal.

DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE DESORERIA

Requerir y llevar la cuenta del movimiento de los fondos del nombre de la empresa, as como rendir cuentas de las operaciones de ingresos y egresos mensualmente al Director General de Administracin. Formular, para aprobacin superior, los programas en materia de vigilancia de los fondos y valores propiedad del congreso para su cuidado.

liquidez del H. Congreso del Estado de Sonora. Concentrar, custodiar, vigilar y situar los fondos, depositndolos diariamente en la institucin de crdito autorizada, as como los conceptos autorizados que perciba la empresa por cuenta propia. Manejar el sistema de movimiento de fondos de la empresa y proponer medidas para el adecuado pago de las erogaciones autorizadas en el presupuesto de egresos; as como informar al Director REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA General de Administracin de las necesidades de los requerimientos y financiamientos que BASAN RAMJIL No. De consoliden la liquidez del Congreso. Las dems que le confieran las disposiciones legales aplicables y las que le delegue el Director Fecha de Vigencia DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS Y FUNCIONES DEL General de la Administracin.
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DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE DESORERIA

Nombre del Puesto o Cargo: Asistente Ejecutiva de Direccin. Reporta a: Subdirector de Tesorera. MISIN: Dar asistencia, seguimiento y apoyo a las actividades y gestiones administrativas de su rea, dando especial nfasis en canalizar, coordinacin con su jefe inmediato, la documentacin y gestiones recibidas por parte de otras reas, departamentos dependencias, para su atencin y solucin correspondiente. FUNCIONES: Efectuar la atencin personal y telefnica con calidez y amabilidad, para brindar un servicio de calidad. Registrar y controlar todas las actividades inherentes a las funciones de su jefe inmediato, para una ptima administracin de su tiempo. Elaborar y dar seguimiento a oficios y documentacin diversa, con otras dependencias o direcciones de manera eficiente y oportuna, con la finalidad de dar y obtener soluciones a los requerimientos planteados. Atencin personalizada a proveedores, para recepcin de facturas y gestiones de cobro de las mismas. Entregar cheques, realizar plizas de cheque y adjuntar la documentacin requerida para el cobro del mismo, con la finalidad de anexarlo al expediente del proveedor correspondiente.

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Recopilar, revisar, actualizar e integrar formatos, documentos e informacin de toda clase, paraVigencia Fecha de su DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS Y FUNCIONES DEL oportuno registro captura, en los sistemas manuales, automticos y/o computarizados en los que sea DEPARTAMENTO DE DESORERIA requerido su respaldo almacenamiento. Apoyar en la elaboracin de presentaciones sencillas (requeridas por su jefe inmediato), para atender con calidad reuniones imprevistas y de corta duracin. Actualizar el archivo bajo su responsabilidad para mantener la custodia y control del mismo. Redactar correspondencia y documentos en asuntos rutinarios por instrucciones de su jefe inmediato, en el desempeo de su funcin, manteniendo controles sobre la misma. Solicitar, controlar y asegurar los insumos, suministro de caf, materiales de papelera, formas fiscales, facturas y tiles de oficina requeridos para el desarrollo diario de actividades de su rea asignada. Realizar otras actividades que de acuerdo a las necesidades de su rea su jefe inmediato le asigne.

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DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE DESORERIA

Nombre del Puesto o Cargo: Analista de Tesorera. Reporta a: Subdirector de Tesorera. MISIN: Contribuir con la custodia de valores y administracin de los recursos financieros del Basan Ramjil, a travs del apoyo diario a su superior jerrquico, en las actividades operativas propias del rea de Tesorera.

FUNCIONES: Revisin y clasificacin de los soportes documentales de los cheques pliza. Apoyar en la elaboracin de las conciliaciones bancarias, mediante el control de cheques en caja en trnsito, y cobrados. Elaboracin de los cheques en los sistemas que opere la empresa. Previa autorizacin del Tesorero, recabar las firmas de autorizacin en los cheques emitidos. Recabar firmas de acuse de recibido por cheques depositados y/o movimientos realizados con instituciones bancarias. Realizar los trmites administrativos asociados a la funcin de tesorera que les sean indicados por su superior jerrquico. Realizar otras actividades que de acuerdo a las necesidades de su rea, su jefe inmediato se lo requiera.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE CHEQUES

ACCIN Y ACTIVIDAD
- Enva solicitud, debidamente autorizada, para

RESPONSABLE ADMINISTRACI N Y DIRECCIN DE FINANZA TESORERIA

N 1

realizar pago o depsito al beneficiario, segn corresponda. - Recibe solicitud de pago autorizada y la registra en la cuenta bancaria de la que se obtendr el recurso. - Realiza registro extra-libros (forma de control interno y como herramienta de trabajo) y la captura en la base de los egresos de las diferentes cuentas bancarias de la Unidad. - Realiza registro en bancos, en el programa de bancos que se encuentra ligado al programa del rea de Contabilidad. - Enva solicitud de pago con registro en bancos para su registro en el rea de Contabilidad.

CONTABILIDAD 3

- Recibe solicitud de pago para su registro contable en el programa correspondiente y devuelve a Tesorera.

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CONTINUACIN PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE CHEQUES

RESPONSABLE TESORERIA

N 4 ACCION Y ACTIVIDAD - Archiva una copia de la pliza de cheque. - Recaba firmas, en los cheques ya impresos, de las dos personas autorizadas y los enva, con ficha de depsito, al banco para luego anexar copia de sta a la pliza de cheque que corresponda. - Realiza pago de forma personal al beneficiario del cheque, quien deber firmar de recibido, previa identificacin o efecta depsito a cuenta bancaria del beneficiario, segn corresponda. - Ordena las plizas de cheque para su archivo temporal, para luego pasarlas al Departamento o rea de Contabilidad donde se archivarn de manera permanente.

TERMINA PROCEDIMIENT O

TESORERIAADMINISTRACIN Y DIRECCIN DE FINANZACONTABILIDAD 2

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIN DE CHEQUES

DE LAS FUNCIONES DEL CRPA 1

DE LAS FUNCIONES DEL CRPA

TESORERIA ADMINISTRACIN Y DIRECCIN DE FINANZACONTABILIDAD 3

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DE LAS FUNCIONES DEL CONTINUACION FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMISIN DE CHEQUES

DE LAS FUNCIONES DEL CRPA

DE LAS FUNCIONES DEL CRPA

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR DE LAS FUNCIONES DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DEL OESTE MARISCAL SUCRE

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Integrantes: Berroteran yolly Cassiani Marjorie Castillo jennifer Lara petra Romero Cesar Sanchez Hildegay Salinas Elpidia

CARACAS, AGOSTO 2011