FACULDADE PAN AMAZNICA - FAPAN CURSO DE GESTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO Ana Patrcia da Silva Mendes Bruno Helder Silva

de Souza Digenes Carneiro da Silva Gilvana da Luz Gomes Gonzaga Marco Andr Leo Marcio Daliel Bentes Batista Sidleny Braga

MICROSOFT PROJECT

Belm PA 2011

FACULDADE PAN AMAZNICA - FAPAN CURSO DE GESTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO Ana Patrcia da Silva Mendes Bruno Helder Silva de Souza Digenes Carneiro da Silva Gilvana da Luz Gomes Gonzaga Marco Andr Leo Marcio Daliel Bentes Batista Sidleny Braga

MICROSOFT PROJECT

Trabalho de Pesquisa apresentado como requisito parcial a NP1 da Disciplina Governana de TI. Professor: MARCELO SILVA

Belm PA 2011

SUMRIO

1. INTRODUO ...................................................................................................... 3 2. HISTRICO .......................................................................................................... 4 3. CONCEITOS INICIAIS.......................................................................................... 5 3.1. 3.2. 3.3. Definio de Projeto ....................................................................................... 5 Definindo os Objetivos do Projeto .................................................................. 5 Gesto de Projeto .......................................................................................... 6

4. MICROSOFT PROJECT....................................................................................... 7 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Caractersticas Bsicas do Microsoft Project: ................................................ 8 Tringulo do projeto ....................................................................................... 9 O Processo de Planejamento no Microsoft Project ...................................... 10 Exemplo de Projeto Usando O MS Project. ................................................. 11

5. CONSIDERAES FINAIS ................................................................................ 13 REFERNCIAS ......................................................................................................... 14

1. INTRODUO

O gerenciamento de projetos, em sua forma moderna, comeou a se estabelecer somente h algumas dcadas. No incio dos anos 60, as empresas e outras organizaes comearam a perceber o benefcio de organizar o trabalho como projetos. Essa viso centralizada no projeto da organizao evoluiu ainda mais, medida que as organizaes comearam a entender a necessidade crtica de seus funcionrios se comunicarem e colaborarem ao mesmo tempo em que integram seu trabalho em vrios departamentos e profisses e, em alguns casos, setores inteiros. Sendo assim O Microsoft Office Project um programa de gesto de projetos que ajuda as empresas a organizar iniciativas, projetos e recursos empresariais de forma a obterem melhores resultados, pois disponibiliza de ferramentas de gesto de projetos, um poderoso aplicativo de gerenciamento que se pode utilizar para planejar, programar e representar graficamente as informaes sobre projetos. O software de gerenciamento de projeto uma ferramenta muito importante para o estabelecimento de um plano inicial de projeto, j que fornece recursos de gesto com a combinao ideal de usabilidade, capacidade e flexibilidade, para que se possa gerir os projetos diretamente a partir do computador do usurio.

2. HISTRICO

O Project comeou sua historia em 1984 ainda dentro do ambiente MS DOS, sendo fruto da tentativa de desenvolver um sistema para desktop que pudesse facilitar o controle de tarefas e projetos de uma forma prtica e rpida, utilizando as ento conhecidas ferramentas de PERT-COM. No ano seguinte, foi incorporado pela Microsoft, em sua verso 2.0, ainda rodando em DOS. A partir da, mudou de nome para Microsoft Project, e continuou a evoluir em verses DOS at o ano de 1990, quando recebeu a primeira verso Windows. Em 1995, foi apresentado como Microsoft Office Project, apesar de nunca ter sido includo em um pacote. A evoluo tambm sempre foi um pouco diferente dos demais produtos, por exemplo, existiu o Office 97, porm nunca houve uma verso 97 do Project, sendo conhecida apenas a verso 98, 2000, 2002, 2003, 2007 e 2010, sempre alguns meses aps o lanamento do Office. A verso 2003 passou a oferecer recursos adicionais de programao dinmica, novos assistentes, espaos de trabalho compartilhados e com as marcas inteligentes, bem como reforo na Ajuda. Recursos como nivelamento de carga, controle de custos, calendrios para recursos e tarefas separados, mltiplas vises do projeto, mltiplas linhas de base so alguns dos recursos disponveis. O Microsoft Project 2003 trabalha com arquivos no formato MPP para os projetos e MPT para modelos de projetos. Entre as opes de salvar como, existe a possibilidade de escolher formatos de arquivo diferentes, entre eles o que mais nos interessa o Microsoft Database, popularmente conhecido como Access.

3. CONCEITOS INICIAIS

3.1.

Definio de Projeto

De acordo com Casarotto define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares, finitas e no repetitivas. Elas visam a um objetivo com cronograma e oramento preestabelecido (...). Para Valeriano projeto entendido como um conjunto de aes, executadas de forma coordenada por uma organizao transitria, ao qual so alocados os insumos necessrios para, em um dado prazo, alcanar um objetivo determinado. Projeto um esforo temporrio empreendido para alcanar um objetivo especfico. Projetos so executados por pessoas, geralmente tem limitaes de recursos e so planejados, executados e controlados. Objetivamente, podemos dizer que os projetos diferem dos processos ou operaes por que estes so contnuos repetitivos, em quanto os projetos tem carter temporrio e nico. Temporrio porque todo projeto tem incio e fim definidos. nico porque o produto ou servio de algum modo diferente de todos os produtos e servios, ainda que da mesma rea ou semelhantes.

3.2.

Definindo os Objetivos do Projeto

O primeiro passo na organizao do projeto definir clara e especificamente os seus objetivos. Para isso fundamental que se tenha em mente a complexidade e as restries do futuro do projeto, ou seja, os recursos evolvidos, os prazos, etc. Alguns passos que podem ajudar na definio dos objetivos do projeto: O projeto complexo e requer muito planejamento;

6 O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso de custos, muitas variveis, etapas que dependem de outras etapas ou vrias fases que requerem coordenao; Quais os parmetros ou restries dentro das quais voc precisa trabalhar para que o projeto seja bem sucedido.

3.3.

Gesto de Projeto

Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto a aplicao de tcnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. E gerenciar um projeto envolve desde inici-lo at finaliz-lo, passando pelas etapas de planejamento, execuo e atividades de controle. O PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos) compilou as melhores prticas de gerenciamento de projetos utilizadas ao redor do mundo, que so aplicadas em projetos de tamanhos e reas diferentes, e montou uma publicao, chamada PMBOK (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos). Esta publicao contm inmeros processos de trabalho, cada um com um conjunto de tcnicas e ferramentas, para serem usadas ao longo das cinco fases de um projeto que so: iniciao, planejamento, execuo, controle e finalizao.

Este conjunto de processos e tcnicas mundialmente aceito como sendo um padro bastante razovel para se aplicar em projetos de todos os tipos e tamanhos, considerado um conjunto de tcnicas modernas de gerenciamento de projeto.

4. MICROSOFT PROJECT

O Microsoft Project um software de gesto de projetos eficaz e flexvel, que utiliza ferramenta de planejamento para: Organizar o plano e ajud-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos; Agendar metas que devem ser alcanadas; Agendar as tarefas nas sequncias corretas; Alocar recursos e custos e agend-los de forma correta sem sobre aloc-los; Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o oramento; Preparar relatrios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e fornecedores. Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS Project pode ajud-lo em: Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficar dentro do oramento e tempo; Revisar o agendamento para acomodar mudanas no previstas; Testar diversos cenrios antes de mudar o plano; Comunicar automaticamente os afetados por mudanas feitas no projeto e solicitar feedback sobre os seus progressos; Colocar atualizaes instantneas do seu projeto na Internet ou intranet; Produzir relatrios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando o mesmo.

4.1.

Caractersticas Bsicas do Microsoft Project:

O Microsoft Project armazena todas as informaes de um projeto na sua base de dados. Emprega essa informao para calcular e controlar a programao, os custos e os outros elementos do projeto atravs de um planejamento. Quanto mais informao seja disponibilizada, mais ser preciso o planejamento. De forma similar a uma planilha de clculo, o Microsoft Project mostra os resultados dos clculos de forma imediata. Para tanto, necessria a insero das informaes essenciais das tarefas que compem o projeto. Dentre os diversos recursos disponveis no MS Project, destacamos: Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedncias): as tarefas do projeto so criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele no trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da dcada de 60, mas totalmente superados; Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padro de tabelas e o usurio pode criar suas prprias tabelas. Em muitas situaes, um Grfico de Gantt gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados; Aceita relaes de precedncias entre tarefas tipo Fim-Incio, Incio-Incio, Fim-Fim, e Incio-Fim; Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realizao de reunies todas as segundasfeiras; Permite estabelecer nveis hierrquicos atravs de tarefas de resumo. Este aspecto muito til na criao da Estrutura de Decomposio do Trabalho; Permite uso de subprojetos;

9 Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios; Permite incluso de campos do usurio, que aceitam diversas operaes; Quanto ao tempo (Datas e Folgas) O clculo da rede feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opo pode ser desativada, caso conveniente; Permite definio de semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados; O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o incio; Permite o uso de datas programadas para as tarefas; Permite o uso do modelo probabilstico Em relao aos recursos Os recursos so ligados diretamente s tarefas; Permite redistribuio de recursos (ou nivelamento), manual ou automtica. Em relao aos custos: Os custos so ligados diretamente s tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

4.2.

Tringulo do projeto

No processo de gerenciamento de um projeto atravs do MS Project, trs fatores desempenham papeis determinantes, a saber: Durao: o tempo necessrio para completar o projeto, que se reflete na sua prpria programao. Dinheiro: representa o oramento do projeto, baseado no custo dos recursos humanos, materiais e de equipamento necessrio realizao das tarefas.

10 Escopo: objetivos, tarefas do projeto, e o trabalho necessrio para realiz-los. Essa trade forma o denominado tringulo do projeto. Os trs fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do processo, isto , o ajuste de um dos elementos afeta os outros dois. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recurso ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Embora os trs elementos sejam importantes, um deles poder ter maior influncia no mbito do projeto. A relao de importncia entre os elementos difere de um projeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o gerente do projeto encontrar e guia as solues que podem ser implementadas. Em outras palavras, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Se o gerente sabe onde encontrar limitaes e onde poder flexibilizar o processo, lhe ser muito mais fcil planejar e administrar o projeto.

4.3.

O Processo de Planejamento no Microsoft Project

Para realizar o planejamento de um projeto tpico, usando Microsoft Project, devem ser levados em considerao trs componentes bsicos: Tarefas as etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As tarefas so executadas em uma sequncia determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem sequencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente. Marcos um marco representa um evento ou condio que marca a execuo de um grupo de tarefas relacionadas ou o trmino de uma fase do projeto. Quando voc completa um grupo de tarefas relacionadas, alcana um marco do projeto.

11 Recursos para executar uma tarefa, podem incluir pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponveis 24 horas por dia, sete dias por semana, frequentemente necessrio levar em conta a sua disponibilidade. Importante tambm definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project sero alocados as atividades. O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa levando em conta diversos fatores, incluindo as dependncias entre as tarefas, as delimitaes e as interrupes, como dias festivos, feriados e frias. O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relao durao = trabalho / esforo do recurso, onde: Durao representa a quantidade de tempo que transcorre ante de a tarefa esteja realizada. Trabalho o esforo necessrio durante um perodo de tempo para realizar uma tarefa. Esforo do recurso a quantidade de esforo dos recursos alocados tarefa. Embora o Ms Project possa ser um timo gerenciador de projetos, existe tambm outros bons gerenciadores como, o Primavera da empresa Oracle, o Openproj Instalao. que um software gratuito de cdigo aberto, o Gantter (https://app.gantter.com/) que trabalha diretamente na Internet sem qualquer

4.4.

Exemplo de Projeto Usando O MS Project.

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5. CONSIDERAES FINAIS

O Microsoft Project uma ferramenta que gere uma base de dados onde so introduzidas todas as informaes correspondentes a um projeto. Estas informaes referem-se principalmente a tarefas e suas duraes e relaes, recursos, custos, horrios de trabalho e atribuies de recursos a tarefas. Todas estas informaes so submetidas a um programa de clculo baseado em agendas, o que permite dar ao utilizador elementos exatos e referenciados no tempo, das variveis caractersticas do projeto. Porm para utilizar o MS Project, o programa requer do usurio conhecimento sobre conceito de projeto e gesto, pois para fazer uso dessa ferramenta necessrio organizao e metodologia e como as tarefas do gestor so planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar este software destina-se a auxiliar as tarefas referidas.

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REFERNCIAS

Apostila - Microsoft Project 2007. Disponvel em: http://ziggi.uol.com.br. Acesso em 16 de Set. 2011. Disponvel em: http://office.microsoft.com. Acesso em 17de Set. de 2011. Disponvel em: http://www.pmisc.org.br. Acesso em 17 de Set. 2011. O que Gesto de Projetos? Disponvel em: http://www.miniwebcursos.com.br. Acesso em 16 de Set. de 2011. Jorge Manuel Frias Pereira & Bruno Miguel Franco Gomes. O Ms Project Potencialidades e aplicaes na Gesto de Empreendimentos. Instituto Superior de Engenharia de Coimbra Departamento de Engenharia Civil. Dezembro de 2006. Jos Joaquim Rosado Crispim. Microsoft Project. Manual de Apoio Formao. Manual de reviso. Maro de 2004. Oscar Ciro Lpez. INTRODUO AO MICROSOFT PROJECT. UNISUL Universidade do Sul de Santa Catarina. Florianpolis, 2008. 10 Principais Razes para Utilizar MS Project. Disponvel em: http://www.malima.com.br. Acesso em 15 de Set. 2011. Uma breve introduo ao Microsoft Project. Disponvel em: http://www.ativoaccess.com.br. Acesso em 15 de Set. 2011. Gerenciamento de Projetos. Disponvel em: http://www.fecra.edu.br. Acesso em 16 de Set. 2011. Disponvel em: www.ct.ufpb.br. Acesso em 18 de Set. 2011.