REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA Defensa GUARDIA NACIONAL BOLIVARIANA DIRECCIN DE LA ESCUELA ESCUELA

DE FORMACIN DE LA GUARDIA NACIONAL G/D VICTOR ANSELMO FERNNDEZ ESCOBAR CORDERO SAN CRISTBAL EDO. TCHIRA

TIPOS DE DOCUMENTOS Y LA ESTRUCTURA QUE DEBEN LLEVAR LOS DOCUMENTOS Y LA CORRESPONDENCIA, ELABORACIN DE UN INFORME, OFICIO Y UN MEMORNDUM

REALIZADO POR: Mndez Alarcn, Jos Leonel Melean villalobos Luis alfredo

Instructor: Cap. Prez contreras Yenny

Octubre 2011

NDICE

CUL ES LA ESTRUCTURA QUE DEBEN LLEVAR LOS DOCUMENTOS Y LA CORRESPONDENCIA? CULES SON LOS TIPOS DE DOCUMENTOS? CMO ELABORAR UN INFORME, UN OFICIO Y UN MEMORNDUM? CMO SE DEBE REDACTAR UN DOCUMENTO? CUAL ES LA RESPONSABILIDAD,CLASIFICACION Y PRECEDENCIA DE LOS DOCUMENTOS?

INTRODUCCIN

La finalidad por la cual fue concebido este trabajo es solo para su uso como una pequea gua en la amplitud de lo que es la redaccin tcnica. La redaccin tcnica se puede utilizar en todo tipo de casos tanto en la vida diaria como en un caso profesional ya que es algo que todos debemos manejar al menos en contextos generales. En el siguiente trabajo se seala un poco sobre la redaccin de algunos de los documentos administrativos ms usados hoy en da, tales son: el oficio, el memorando, el informe, para un mejor entendimiento del tema.

CUL ES LA ESTRUCTURA QUE DEBEN LLEVAR LOS DOCUMENTOS Y LA CORRESPONDENCIA? A continuacin se te da a conocer la estructura que debe tener cualquier documento o manuscrito: Introduccin El propsito de la introduccin es despertar el inters del lector. Si el primer prrafo es estimulante, inusual, el lector querr saber ms acerca de las opiniones de este escrito. La habilidad para comenzar un texto es un arte que se puede practicar siguiendo ciertos patrones. Al principio es difcil porque nos encontramos sin un pensamiento previo al cul dirigirnos, nos exige un pensamiento original y un toque personal del autor. Es la piedra fundamental. Desarrollo Es la parte gruesa del escrito, aqu es donde podrs usar la mayor parte de esas ideas que antes jerarquizamos, para ello las irs asociando o contrastando. Una buena forma para llevarlo a cabo es ejemplificar, justificar con razonamientos claros. Es ideal emplear un prrafo para cada idea, en la primera oracin se presentar el tema con una afirmacin que luego se sustentar en el resto. Las expresiones deben variar de longitud, alternando expresiones breves y contundentes con otras largas y compuestas, lo que dar dinamismo. Lo esencial de un prrafo es que sea el desarrollo lgico de un tema. La ltima frase deber actuar a modo de conclusin. Conclusin No se debe repetir lo planteado en la introduccin, se debe ser contundente en las palabras. El ltimo prrafo debe dar un cierre a las ideas antes desarrolladas. En l quedar claro cul ha sido el punto de vista dominante a lo largo del trabajo: humor, desafo, profundidad en las ideas, etc. Coherencia y cohesin La coherencia es la organizacin lgica de cada una de las partes de un discurso y de estas entre s. Esto es posible si existe cohesin interna de cada unidad (oracin o prrafo). Si no existe cohesin un texto, en determinados fragmentos, parece poco claro, redundante, extenso o corto.

CULES SON LOS TIPOS DE DOCUMENTOS? DOCUMENTOS PBLICOS El Documento o instrumento pblico es aquel documento expedido o autorizado por funcionario pblico o fedatario pblico competente y que da fe de su contenido por s mismo.

DOCUMENTOS PRIVADOS Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin intervencin de un notario, declaraciones capaces de producir efectos jurdicos. Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las firmas, tienen tanta validez como un documento pblico.

CMO ELABORAR UN INFORME, UN OFICIO Y UN MEMORNDUM? INFORME Etapas para la realizacin del informe 1. Determinacin de la naturaleza de la informacin deseada o necesitada. 2. Esta etapa la realiza el estudiante, como destinatario del informe, cuando concreta una evidencia bajo la modalidad de informe escrito. 3. Definicin de las actividades que se van a realizar para lograr los criterios de evaluacin propuestos; en esta fase preliminar se determinan las fuentes de informacin y los recursos materiales y humanos mediante los cuales se obtendr la informacin. 4. Diseo de los instrumentos para la recoleccin de los datos (opcional).

5. Recoleccin de los datos necesarios para la obtencin de la informacin necesaria. 6. Anlisis de los datos: seleccin, organizacin, comparacin. 7. Evaluacin de los datos y verificacin de su exactitud. 8. Sntesis, que consiste en consolidar la informacin, analizada e integrada en torno a la temtica seleccionada. 9. Organizacin y elaboracin del informe escrito. Estructura global Todo informe consta de tres partes bsicas que son: introduccin, desarrollo y conclusin. Introduccin: En ellas se presenta el problema y los objetivos buscados, se responde a las preguntas Para qu? Por qu? y Con qu? Desarrollo: Presenta los procedimientos o metodologa utilizada para recopilar la informacin (experimentos, entrevistas, cuestionarios, visitas de informacin, etc.). En esta parte se responde a la pregunta Cmo? Conclusin: Aqu se presentan los resultados obtenidos, utilizando cuadros, tablas, grficos, ilustraciones, etc., se responde a la pregunta Qu se encontr? OFICIO El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas. Estructura 1.-Lugar y fecha. Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.

2.-Numeracin. En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso. 3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige. 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo. 5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. 6.-Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle.... Me es muy grato comunicarle...Tengo el honor de dirigirme...

Tengo el agrado de dirigirme.. 7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente, 8.-Firma y posfirma.

Firma:- Se escribe la rbrica a mano:

Posfirma: Se coloca el nombre y

apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo:. 9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas. 10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. 11.-Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

MEMORANDUM Tambin conocido como memorndum. Cultismo del latn que significa algo que deber guardarse en la memoria.

En el argot de empresa suele denominarse como memo. Este tipo de documento se usa con documento de carcter interno en la empresa destinado a transmitir rdenes, comentar determinados asuntos, dar recomendaciones, etc. Se caracteriza por su brevedad y claridad de aquello que se pretende comunicar. No contiene saludo ni despedida. Un memorando deber presentar la siguiente estructura: Cabecera. En ella se indicarn los datos del remitente (persona,

departamento, etc.), los datos del destinatario, es decir, a quien va dirigido el memorando, el asunto del memorando y la fecha del mismo. El memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos, como por ejemplo, la carta.

Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo del documento. Pie. En l se podrn indicar los posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro dato que pueda ser de inters.

CMO SE DEBE REDACTAR UN DOCUMENTO? 1. Identificar el tema: cul es el tpico, de que hablas, porque obvio no es una idea de un todo muy general, vete a lo especfico. Ejemplo, la idea es un extractor de jugos para naranjas. El tema son: naranjas. No es el extractor, el problema son las naranjas, como sacarles jugo, de ah sali el extractor. 2. Enlistar las ideas: pon todas las ideas que tengas, no descartes desde un principio algunas, ponlas todas y cada una de ellas aunque suenen estpidas o muy sencillas. Lo sencillo es lo mejor la mayora de las veces. 3. Ordenar las ideas: dales un orden, una jerarqua de ser posible. Ejemplo: las naranjas, primera idea.- partirlas, segunda idea.- que la maquina las gire o acomode sola para sacarles el jugo, tercera idea.- que un dispositivo suba y exprima el jugo, etc. Acomoda las ideas. 4. Redactar el primer borrador: de los muchos que tendrs, anmate y redacta el primero, Este debe tener tus ideas ya organizadas, pero est sujeto a cambios y perfecciones, no te sientas mal si se le hacen correcciones o se te hiera el orgullo, es un borrador y puede ser modificado, para eso es. 5. Examinar los errores que contenga el borrador: como lo dije en el punto anterior, hay que revisar los errores, con paciencia, nada de prisa, tomate tu tiempo, al fin, eso sobra: tiempo. Busca opiniones, muchas veces, una vista desde afuera ajena puede servir, pero fjate a quin le preguntas.

6. Corregir el borrador: Haz las correcciones necesarias, sin miedo, te repito es un borrador y puede ser corregido cuantas veces sea. Perfeccinalo, plelo hasta que quede al gusto y bien sin perder la idea original y el enfoque. 7. Redaccin final: Ya el producto supervisado, editado y pulidito, haz la redaccin final, ya como debe ser mostrado a quien tenga que serlo. Sin faltas de ortografa por favor, checa la semntica, los contextos, todo. Recuerda siempre poner hasta arriba la razn de ser, el tema principal.

CUL ES LA RESPONSABILIDAD,CLASIFICACION Y PRESEDENCIA DE LOS DOCUMENTOS. Los documentos son de origen mercantil es muy importante, por cuanto sirven para respaldar las operaciones efectuadas y como soporte para registrar en los libros de contabilidad y sistemas de computacin de las entidades bancarias. Es por esto que una persona tiene la responsabilidad de resguardar dicho documentos. Si por lo contrario se estrava una chequera o documento debe de avisar a la entidad bancaria para informar de la perdida y para que sea anublado dicho cheques o libretas y no se cancelado a ninguna persona que no sea el propietario. Clasificacin y precedencia de los documentos. Documentos mercantiles. Los documentos privados de origen mercantil son aquellos escritos que ilustran acerca de algn hecho o accin de carcter comercial. Son muy importante, por cuantos sirven para respaldar las operaciones efectuadas y como soporte para registrar en los libros las transacciones que se realizan en las empresas esos documentos se clasifican en negociables y no negociables. Documentos negociables. Son documentos negociables aquellos ttulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crditos; estos documentos mercantiles sustituyen el dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques las letras de cambios y los pagares.

La letra de cambio. Es un documento o titulo de crdito, a la orden y con formalidades legal que lleva en s la obligacin incondicional de una persona de pagar o hacer pagar una suma de dinero en la fecha y lugar convenido. Requisitos de emisin. Los requisitos de emisin de la letra de cambio se encuentra en el articulo 410 del cdigo de comercio, a saber: Art. 410 la letra de cambio contiene: a) La denominacin de la letra de cambio inserta en el mismo texto del titulo y expresada en el mismo idioma empleado en la redaccin del documento. b) La orden pura y simple de pagar una suma determinada. c) El nombre del que debe pagar (librado) d) Indicacin de la fecha de vencimiento. e) Lugar donde el pago debe efectuarse. f) El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuar el pago. g) La fecha y el lugar donde la letra fue emitida. h) La firma del que gira la letra fue emitida. El cheque. Es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el poseedor de una cuenta corriente bancaria exige al banco la entrega de una suma de dinero al favor de s mismo, o de un tercero o con cargo a dicha cuenta corriente.

Caractersticas. a) Es una orden de pago.

b) Contiene un serial el cual sirve para la identificacin, tanto de la identidad bancaria donde se ha establecido la cuenta corriente, como el nmero de la cuenta corriente del cliente. c) Numero del cheque. d) Cantidad en numero; es la cifras que se ordena para pagar al beneficiario. e) Pguese a la orden de; es la orden expresada de entregar cierta cantidad de dinero a favor de un beneficiario (persona, institucin o portador). f) La cantidad de; es la cantidad escrita en letras que se ordenan pagar al beneficiario. g) Cuidad y fecha; es el lugar, da, mes y ao en que se emite el cheque. h) Firma del titular; es el espacio donde se estampan la firma autgrafa registrada del titular de la cuenta corriente. i) El cheque antes de ser cobrado, depositado o traspasado, debe ser endosado por el beneficiario. Pagar Es un documento mediante el cual la persona que firma llamada suscriptor, se obliga a pagar incondicionalmente una cantidad determinada de dinero en una fecha fijada. Esta promesa de pago es a favor de otra persona llamada beneficiario del documento. Caractersticas. a) Es una promesa de pago b) En su emisin intervienen dos personas (suscriptores y beneficiario) c) Contiene lugar, da, mes y ao en que se suscribe el documento d) Indica la cantidad de dinero a pagar en nmero y en letras e) Determinar la poca de su pago f) Especifica el nombre de la persona a quien o a cuya orden debe pagarse. g) Contiene la exposicin de si el pagare es por valor recibido y en qu especie o por valor en cuenta. h) Firma del suscriptor.

Documentos no negociables Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realizacin de una operacin mercantil. Los documentos negociables de uso ms frecuente son: Recibo Es un documento en el cual quien lo firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Caracterstica a. Lugar, da, mes y ao en que se emite el recibo b. Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende c. Cantidad de dinero en letras o mencionar el objeto que se entrega d. Indicacin del concepto o motivo por el cual se extiende el recibo e. Cantidad de dinero en nmeros f. firma de quien emite el recibo

Factura Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la cual se detallan las mercancas compradas. Caractersticas a. nombre y domicilio del comprador b. nombre y domicilio del vendedor c. lugar, da, mes y ao en que se realiza la operacin d. condiciones de pago

e. instrucciones relacionadas con la cantidad, descripcin y precio de la mercanca f. mencionar los descuentos si los hay g. firma del operador Otros documentos mercantiles no negociables Notas de carga Son documentos mediante los cuales se deja constancia de: 1. Los aumentos del importe de una factura enviada anteriormente 2. La comunicacin a un cliente del cargo realizado en su cuenta 3. La comunicacin a los clientes de las entidades bancarias lo relacionado con los pagos efectuados por, su cuenta, intereses a favor del banco, etc.

Notas de dbitos Son aquellos documentos que sirven para notificar: 1. La rebaja del importe de una factura enviada 2. Informacin a los clientes de las entidades bancarias, en relacin a lo que han abonado en su cuenta, transferencia, etc.

Orden de compra Es un documento informativo, por el cual una persona o empresa solicita a otra, determinada cantidad de mercanca.

Recibo de caja Son documentos que se elaboran cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa, ste sirve de basa en la contabilidad.

CONCLUSIN

La redaccin tcnica es una herramienta muy til tanto en la vida diaria como en la profesional ya que siempre se tiene que saber elaborar documentos formales dirigidos a entidades o personas. La redaccin que se lleve a cabo por cualquier persona depender del lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros factores. Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un cientfico, literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular. El memorndum se da de forma recproca ya que lo puede entregar la secretaria al gerente, como el gerente a la secretaria. El documento ms usado por la sociedad es la carta, ya que como vemos hoy en da es el ms sencillo de elaborar, incluso hay personas que ni siquiera lo redactan como es debido, sin fecha ni firma solo saludo y texto. Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo que se desempeen en ese momento, tal como: el memorndum, y otras que si como en el caso del oficio.

BIBLIOGRAFA

http://es.scribd.com/doc/264471/Redactar-y-escribir-un-documento http://www.mailxmail.com/curso-comunicacion-escrita-corporativa/hacermemorando http://www.monografias.com/trabajos82/tipos-de-documentos/tipos-dedocumentos.shtml http://www.suespacio.net/blog/2007/07/12/los-siete-pasos-para-redactarideas/ Libro: nociones bsicas de oficina Autor: Mara Isabel Suarez, Dilcia de Muga Pgina: 103 a 116.

ANEXOS

DOCUMENTOS PBLICOS

DOCUMENTOS PRIVADOS

MEMORNDUM

DOCUMENTOS NEGOCIABLES

LETRA DE CAMBIO

NO NEGOCIABLE

FACTURA