CIRCULOS DE CALIDAD

+Integrantes: Cristian pea Marilin bahamondes

1. Qu es crculo de calidad? - Un Crculo de Calidad est integrado por un reducido nmero de empleados de la misma rea de trabajo y su supervisor, que se renen voluntaria y regularmente para estudiar tcnicas de mejoramiento de control de calidad y de productividad, con el fin de aplicarlas en la identificacin y solucin de dificultades relacionadas con problemas vinculados a sus trabajos. Cules son las caractersticas de crculos de calidad? Los Crculos de Calidad son grupos pequeos. En ellos pueden participar desde cuatro hasta quince miembros. Ocho es el nmero ideal. Todos sus miembros deben laborar en un mismo taller o rea de trabajo. Esto le da identidad al Crculo y sentido de pertenencia a sus integrantes. Los integrantes deben trabajar bajo el mismo jefe o supervisor, quien a su vez es tambin integrante del Crculo. Por lo regular, el jefe o supervisor es tambin jefe del Crculo. Este no ordena ni toma decisiones, son los integrantes en conjunto quienes deciden. La participacin es voluntaria, tanto para el lder como para los miembros. De ah que la existencia de los Crculos depende de la decisin de cada integrante. Los Crculos se renen una vez a la semana durante las horas acordadas con los superiores jerrquicos inmediatos. Lo ideal es que las reuniones se celebren en lugares especiales alejados del rea de trabajo.

2.

Los miembros del Crculo deben recibir capacitacin especial para participar adecuadamente, tanto previa a la creacin del Crculo, como continua durante su operacin. Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes eligen el problema y los proyectos sobre los cuales habr de trabajarse. En forma ideal el proceso de seleccin no se lleva a cabo por votacin democrtica (por mayora de votos), sino por consenso; en esta forma todos los participantes convienen en los problemas que es necesario resolver. Los Crculos deben recibir asistencia o asesora para analizar un problema y decidir al respecto. Los Crculos habrn de recibir el apoyo de un Asesor (interno o externo), que asistir a todas las reuniones, pero que no es miembro del Crculo. Las exposiciones preparadas para la Direccin sern previamente presentadas a los gerentes y los expertos tcnicos quienes normalmente tienen la autoridad para tomar una decisin acerca de la viabilidad de la propuesta. La empresa debe efectuar evaluaciones peridicas para comprobar si se proporciona lo necesario para la operacin de los Crculos de Calidad, as como para la ejecucin de las propuestas que de stos se deriven. Cul es la importancia de formar crculos de calidad en las empresas?

Favorecen que los propios trabajadores cooperan con la administracin, la responsabilidad de resolver problemas de coordinacin, productividad y por supuesto de calidad. En otras palabras los Crculos de Calidad se dan cuenta de todo lo errneo que ocurre dentro de una empresa, dan la seal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto. Los empleados de cada Crculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades de sus integrantes estn de alguna forma relacionadas como parte de un proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor, consiste en estudiar cualquier problema de produccin o de servicio que se encuentre dentro del mbito de su competencia. En la mayora de los casos, un Crculo comprende un proyecto de estudio que puede solucionarse en tres meses. Aproximadamente y que no tomar arriba de un semestre.

3. Cul es la misin de los crculos de calidad? La misin de un Crculo pueden resumirse en: Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa. Respetar el lado humano de los individuos y edificar un ambiente agradable de trabajo y de realizacin personal. Propiciar la aplicacin del talento de los trabajadores para el mejoramiento contino de las reas de la organizacin. Proceso para la solucin de problemas en los Crculos de Calidad.
IDENTIFICACI ON DEL PROBLEMA ANLISIS DEL PROBLEMA Y DE LA INFORMACIN BUSQUEDA DE SOLUCIONES

EVALUACIN DE LA SOLUCIN

EJECUCIN DE LA SOLUCIN

PRESENTACIN DE LA SOLUCIN

SELECCIN DE UNA SOLUCIN

4. Identifique cual es la operacin de los crculos de calidad? En la operacin de los Crculos de Calidad se distinguen dos etapas: Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un problema, lo analizan y presentan una solucin a la gerencia mediante un planteamiento viable, estructurado y documentado. Segunda Etapa.- quienes escuchen las propuestas emanadas de los Crculos de Calidad, las evalan y deciden por lo general despus de dos o tres reuniones- si puede ser puesta en prctica o no. Si la decisin es favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha con la mayor brevedad posible.
5.

Quines estn encargados de desarrollar los crculos de calidad Existen encargados del desarrollo de los Crculos de Calidad:

El Facilitador.- l o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los Crculos y atender sus juntas. reporta a una alta autoridad que apoya la idea de los crculos de control de calidad. Otras responsabilidades incluyen el entrenamiento de lderes y la formacin de otros crculos dentro de la organizacin.

El Lder del Crculo de Calidad.- Es el jefe del grupo de trabajo y a la vez el smbolo del respaldo de la gerencia, direccin o jefatura. Su importancia en los Crculos de Calidad, Con el tiempo, los integrantes del Crculo de Calidad elegirn al lder que ms prefieran segn sus acuerdos; mientras tanto y hasta que esto suceda, el supervisor ser el generalmente elegido. Las actividades del lder comprenden: Crear un ambiente en las reuniones que anime la participacin. Utilizar tcnicas de interaccin que dan a cada uno la oportunidad de hablar a fin de que se escuchen todos los puntos de vista. Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos. Asegurar que alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos tomados por el Crculo de Calidad. Instructor.- Organiza y realiza los cursos de capacitacin para el personal operativo, supervisores y jefes de los crculos, as como para los empleados miembros de los crculos y asesores. Inicialmente, los cursos estn dirigidos a explicar las funciones Que debe desempear cada uno dentro del proceso, despus la capacitacin se orienta al manejo de herramientas y tcnicas para la identificacin y resolucin de problemas. Asesor.- Aconseja a los Crculos y en particular a los lderes, sobre la manera como deben de manejarse las reuniones. El asesor asiste a todas las reuniones de los Crculos que le han sido asignados, se rene en privado con sus lderes antes y despus de cada reunin con el propsito de ayudarles a organizar el proceso .

El experto.- Es aqul que por su conocimiento cientfico o tcnico est facultado para dictaminar la factibilidad de la solucin o medida propuesta por el Crculo de Calidad.

1. Investigar la forma de generar y mantener eficientes Crculos de Calidad y Equipos Auto gestionados. La conclusin a la que se lleg fue que no era factible disear una estructura terica para poder aplicarla de forma generalizada, ya que influan en ella muchas circunstancias: tipo de empresa, reas en las que actuaban los Crculos, caractersticas de sus componentes, gestin de los resultados obtenidos, ambiente laboral, etc.

No obstante, s se constat que haba un conjunto de figuras o niveles organizativos que se repetan, con las mismas o parecidas denominaciones, en todas las empresas analizadas y que permiten disear una posible organizacin idnea.

Estos niveles son los siguientes: 1.- Comit Estratgico de Crculos de Calidad de la Empresa 2.- Coordinador de Crculos del rea 3.- Lder de un Crculo de Calidad 4.- Crculo de Calidad

Describamos, brevemente, las funciones de cada una de estas figuras organizativas.

 1.- Comit Estratgico de Crculos de Calidad de la Empresa

Con dependencia directa del Consejo de Administracin o de la Comisin Directiva, este Comit es el encargado de establecer la estrategia, los objetivos y las polticas que afecten al programa general. Adems, es el responsable de mantener las esencias de la filosofa de los Crculos para evitar desviaciones o conflictos institucionales con otras reas de la entidad relacionadas funcionalmente con los mismos.

Realiza la planificacin general de implantacin y el diseo de las lneas operativas bsicas que debern seguir los equipos en su trabajo grupal. Igualmente, es el responsable de establecer el Sistema de Evaluacin que se va a aplicar para valorar los resultados obtenidos por los Crculos de Calidad y constituye la ltima instancia en la concesin de los premios por los logros alcanzados.

Una labor importante de este Comit es la concerniente al diseo y ejecucin general de la estrategia de Comunicacin y Marketing referente al Programa de Crculos, as como la de mantener las Relaciones Institucionales necesarias para promocionar y consolidar este sistema de gestin.

2.- Coordinador de Crculos del rea

Cuando el nmero de Crculos de Calidad operativos empieza a ser importante, se suele establecer esta figura que coordina los Crculos de una determinada rea: planta, Departamento, Divisin, Servicio, etc., con dependencia funcional del Comit Estratgico anteriormente mencionado. El nmero de Crculos a coordinar vara en funcin de las

circunstancias indicadas, pero el nmero idneo estara entre los seis y diez grupos.

La funcin bsica de este Coordinador, en relacin con los equipos que supervisa, es la transmisin a sus grupos de las directrices emanadas del Comit Estratgico. Adems, se debe encargar de supervisar la actuacin de los Crculos de Calidad, de asesorar a sus miembros y lderes y de coordinar y facilitar las necesidades de formacin y de recursos que precisen.

Entre sus actividades prioritarias est la de recopilar los informes, anlisis, propuestas de solucin o cualquier otro resultado obtenido por los Crculos y elevarlos al Comit Estratgico para su consideracin y evaluacin.

Es un animador de la Poltica de Crculos en su mbito de competencia y, para ello, debe mantener las relaciones necesarias con el resto de las reas de la institucin, en especial con las encargadas del Control de Calidad, puesto que, con su consenso, deber establecer los correspondientes baremos e indicadores.

3.- Lder de un Crculo de Calidad

Esta figura, elegida democrticamente por los miembros de su grupo, tiene un rol fundamental, puesto que es el responsable del buen funcionamiento del Crculo, tanto en lo referente a la tarea a realizar como a los sistemas de trabajo a aplicar, as como del mantenimiento de las buenas relaciones personales entre sus componentes.

Desde un punto de vista operativo, su papel bsico est en la preparacin y coordinacin de las reuniones de su equipo: calendario,

orden del da, control de tiempos, actas, actividades derivadas, etc. Colabora personalmente, adems, en la formacin de los miembros del Crculo y es el nexo de unin con el Coordinador del rea al que presenta los resultados obtenidos.

Si un Crculo de Calidad cuenta con un responsable preparado, con caractersticas de lder pero que es consciente de que no es el jefe sino el animador del equipo, que colabora entusisticamente con sus compaeros y que consigue aflorar toda la creatividad existente en el grupo, la productividad del Crculo alcanzar niveles insospechados.

4.- Crculo de Calidad

Los niveles organizativos indicados hasta ahora se apoyan en una base constituida por los Crculos de Calidad y los miembros que los componen.

Todo parte del hecho de que un grupo de trabajadores, preocupados por los problemas derivados de su actividad diaria y decididos a solucionarlos en base a su experiencia real y prctica, se comprometen a trabajar en equipo constituyendo un Crculo de Calidad o Grupo de Progreso, e inscribirlo formalmente en el Sistema de Registro de Crculos que la empresa tenga habilitado.

A partir de ese momento en el que son oficializados, reciben la formacin complementaria necesaria para desarrollar esta nueva actividad. Por lo general, se les imparte de veinte a treinta horas, terico-prcticas, de materias tales como: - Metodologas de Trabajo en Equipo: Dinmicas de Grupo, Brainstorming, Phillip - Tcnicas de Comunicacin y Comportamiento Interpersonal

- Tcnicas de Anlisis de Problemas: Diagramas Causa/Efecto, Anlisis de Pareto - Control Estadstico de Procesos - Tcnicas de Presentacin.

Una vez formados los miembros, el Crculo empieza su funcionamiento normal bajo la supervisin del Coordinador del rea que, durante las primeras etapas, ejercer una especial tutela sobre el grupo.

2. Cul es la importancia de generar Crculos de Calidad y Equipos Autogestionados en las empresas del siglo XXI. La finalidad de crear crculos de calidad es crear conciencia de calidad y productividad en todos los sectores de la organizacin, esto mediante el trabajo en equipo, el intercambio de experiencias, conocimientos, ideas y alternativas que propician un crecimiento de mejora continua; es importante mencionar que la misin de estos crculos es respetar el lado humano de las personas para que su desarrollo sea pleno y redite no un costo sino una inversin en las reas de oportunidad en la organizacin

3. Identifique cul es el rol y la importancia del lder en la formacin y permanencia de los crculos de Calidad y los Equipos Auto gestionados.

El lder se espera que desarrolle ciertas funciones tales como: presidir las reuniones, involucrar a todos los miembros, revisar registros,

establecer asignaciones y por supuesto, obtener el provecho esperado de esas reuniones. Tanto el promotor como el lder, as como los integrantes del grupo, son Capacitados en dinmica de grupos, resolucin de problemas, anlisis de informacin, control de calidad estadstica, as como en la elaboracin de reportes y presentacin de recomendaciones a la direccin, de tal manera que se facilite la efectividad de los Crculos de Calidad.

4. Realice una reflexin respecto a la importancia de la adaptabilidad del lder en los constantes cambios de la empresa. Durante el anlisis de un problema, pudiera necesitar la asesora de expertos de la compaa, para ayudar a solucionar un problema en particular, cuando esto suceda, es conveniente que conozca como funcionan los Crculos de Calidad, pero si esto no fuera posible, sera recomendable su participacin en los cursos previos de capacitacin para que conozcan sus fundamentos. Es necesario que los resultados o sugerencias, sean presentados en forma Clara, ntida y concisa; as como tambin es sumamente importante que la direccin Otorgue su reconocimiento y apoyo a los Crculos de Calidad.

Conclusiones En las organizaciones competitivas uno de los puntales es la participacin amplia de los trabajadores, y entre las formas de lograr ello se cuenta con herramientas tales como los sistemas de sugerencias, el empowerment, y los crculos de calidad. Los crculos de calidad representan una metodologa muy especial que combinada con el Control Total de Calidad (CTC), las herramientas de gestin, y el Control Estadstico de Procesos (SPC), permiten hacer realidad el Just in Time, logrando de tal forma reducir de manera sistemtica los costes y desperdicios, aumentando los niveles de productividad y calidad, y mejorando la calidad de vida laboral. En sistemas de retribucin basados en los resultados de la empresa en su conjunto, la contribucin que cada trabajador y directivo hagan a la obtencin de tales resultados cuenta y mucho. Por lo que

conformar y participar activamente en los Crculos de Calidad ms que un derecho es una obligacin. Queda mucho por investigar y hacer en torno a los Crculos de Calidad. Todava es mucho lo que de ellos puede aprenderse, lo que en ellos puede mejorarse, y las empresas donde los mismos pueden y deben aplicarse. Aplicar los Crculos de Control de Calidad debera ser uno de los mayores desafos para las empresas latinoamericanas, y en especial para los entes gubernamentales, urgidos de mejores resultados. . Bibliografa Crculos de Calidad Philip C. Thompson Editorial Norma 1984 Crculos de Calidad en Accin Mike Robson Ediciones Ventura 1992 Crculos de Calidad Francisco Palom Izquierdo Editorial Marcombo 1991 CTC: La Sabidura Japonesa Hajime Karatsu Editorial Gestin 2000 1992 Gerencia Japonesa y Crculos de Participacin Enrique Ogliastri Editorial Norma 1988 Qu es el Control Total de Calidad? La modalidad japonesa Kaoru Ishikawa Editorial Norma 1994 Empresas Tradicionales versus Nuevas Empresas Competitivas Mauricio Lefcovich www.degerencia.com - 2005