1 Petit guide minimal pour une utilisation optimale Minuscule intro. Le logiciel Bulrézo permet non seulement de remplir les bulletins via l’Internet, mais remplace également vos traditionnels cahiers de cotes. Via l’Internet, donc de chez vous ou de n’importe quel ordinateur qui bénéficie d’une connexion, même des Seychelles s’il le faut. Vous pouvez toujours utiliser vos cahiers de cotes habituels et n’employer Bulrézo que pour remplir les bulletins. Toutefois, ceci correspondrait à une sous-utilisation du système, donc à un surcroît de travail … pour vous.
Ce guide n’est pas destiné qu’aux nouveaux utilisateurs :
l’expérience 2007-2008 a démontré que le système était sous exploité.
Table des matières
Entrer dans le système …………….3
Définir ses cours ……………………4 Inscrire ses élèves ………………….4 Entrer des notes d’évaluation ……..5 Construire la note de période ……..8 Les commentaires …………………10 Divers ……………………………….11 Les cas particuliers : ………………12 - les titulaires - les profs de sciences
Bonne lecture à tous. En cas de difficultés, contactez vos dévoués
« administrateurs » de vive voix ou aux adresses suivantes : * prioritairement marc.hancisse@gmail.com * ensuite michel.genette@gmail.com
2 Entrer dans le système
Dès que l’année scolaire aura été activée par les administrateurs, vous pouvez entrer dans le système avec l’identifiant et le mot de passe qui vous auront été attribué. L’adresse du site est http://pythomium.net/bul/cndp_erpent.html Placez-la dans vos favoris. Une fois le site ouvert, vous cliquez sur le logo et vous êtes invité à entrer l’identifiant et le mot de passe. Vous arriverez sur un premier écran comportant des renseignements généraux (dont les dates et heures limites pour l’encodage des points) avec un bandeau vertical à gauche. Cliquez sur le bouton de « menu principal » et vous obtenez l’écran suivant :
Les tâches proposées sont placées dans l’ordre où vous devez les utiliser. On commence donc par « Définir vos cours – Imprimer des listes d’élèves ».
3 Définir ses cours
Après avoir cliqué sur ce bouton, on arrive à un nouvel écran :
Cliquez sur « Ajouter un nouveau cours». Vous arrivez alors à un écran
qui vous propose la liste complète des cours organisés au Collège. Vous en choisissez un et vous précisez l’année dans laquelle se donne ce cours et le nombre d’heures par semaine. N’oubliez pas d’enregistrer votre travail.
Une fois vos différents cours entrés dans le système, vous pouvez y associer les élèves qui les suivront. Pour cela, retournez au menu principal et passez à la deuxième étape, « Inscrire/désinscrire des élèves à vos cours ».
Inscrire ses élèves
L’écran sur lequel vous débouchez vous indique gentiment la voie à
suivre. Une seule remarque : ne jamais oublier de vérifier, avant de changer d’écran, qu’il ne se trouve pas un bouton de validation de votre travail (ex : « enregistrer » ou « valider »). Si par erreur vous passez à l’écran suivant sans avoir effectué cette validation, vous êtes bon pour … recommencer !
4 1 2 3
Trois informations sont requises : (1) le cours dont il est question ; (2) la filière [G = général | T = technique | P = professionnel] ; (3) la classe.
Une fois vos élèves encodés et liés à vos cours, vous avez terminé votre travail !
En fait, vous avez effectué ce que vous faites chaque fois que vous créez votre carnet de cotes : noter le nom de tous vos élèves à la page consacrée à un cours déterminé. Si vous utilisez le système comme carnet de cotes et comme bulletin, vous êtes paré. Si vous décidez de n’utiliser le système que de façon minimale (juste les notes de période), alors il vous reste à faire … votre carnet de cotes classique (papier, excel, …).
Entrer des notes d’évaluation
Et voici le premier grand moment. Les premières cotes tombent…
On va tout simplement aller sur le troisième choix de notre menu principal : « Entrer/modifier des notes pour la période courante ». On arrive sur l’écran repris ci-après. Si vous choisissez d’entrer vos résultats en passant par les « Notes partielles », vous utiliserez le système de la manière la plus efficace. Après chaque évaluation, vous pourrez ajouter, par compétence, les notes de chaque élève, et ce en choisissant vous-même la pondération des différents tests entre eux et celle des différentes compétences.
5 Après avoir sélectionné le cours concerné (1) (ex : Mathématiques (6p)), on clique sur « Notes partielles » (2).
On débouche sur l’écran suivant :
Comme dans un carnet de cotes, nous allons ajouter nos premières
« cotes d’évaluation ». Fort logiquement, on clique sur « Ajouter ». On obtient un écran proposant de définir un en-tête (comme dans un carnet de cotes !) en indiquant la catégorie (menu déroulant), l’intitulé de la compétence, le titre du travail, s’il s’agit d’évaluation purement
6 formative et une pondération. Celle-ci va de 1 à 500. En clair, je pourrais décider que la compétence 1 du premier test vaut 10, que la même compétence testée lors du deuxième contrôle vaudra 20, que la compétence 2 du premier test vaut 25, etc. Ex : ‘10’ est placé par défaut ; si vous laissez ce coefficient à toutes vos évaluations, elles auront toutes la même importance. Si vous désirez qu’un test soit deux fois plus important, indiquez alors ‘20’. Les possibilités de pondération sont donc énormes.
Reste alors à inscrire les notes des différents élèves pour cette compétence. Ne pas oublier d’enregistrer avant de passer par exemple à la compétence 2, en refaisant le même parcours (en partant du menu principal).
Contrôle après contrôle, vous pourrez entrer les résultats de vos élèves comme vous le faisiez auparavant. A tout moment, vous pourrez modifier les paramètres de vos notes ; changer la pondération, passer en formatif, …
7 Remarques : dans les bulletins, - la catégorie et l’intitulé de la compétence apparaîtront automatiquement dans les commentaires, - les notes formatives seront ignorées dans le calcul final constituant la note de période.
Si vous avez testé plusieurs fois la même compétence durant la période,
le système calculera pour vous automatiquement la note moyenne relative à cette compétence. C’est cette note moyenne qui sera reprise au bulletin. Dans un deuxième temps (mais tout se fait en un seul clic), le système calcule la moyenne des différentes compétences pour établir la note globale. N.B. : si vous n’êtes pas d’accord avec la note globale déterminée par le logiciel, vous restez maître à bord et pouvez imposer votre note.
Construire la note de période
Une fois les notes partielles introduites, arrive immanquablement le jour
où il faut réaliser les bulletins. Pour cela, il faut se rendre à nouveau dans le menu principal et retourner sur le troisième bouton « Entrer/modifier des notes pour la période courante ». On retrouve l’écran où il faut sélectionner le cours concerné et où on choisit cette fois « Note de période ». Automatiquement, la liste des élèves apparaît, avec un numéro affecté à chaque élève sur le côté gauche. A droite, des colonnes vides. Au bas de l’écran, trois boutons. Le premier « Importer seulement la moyenne … » calcule automatiquement, pour tous les élèves, la note globale. Il ajoute cette note dans la première colonne vide. Le deuxième « Importer une synthèse résumée » fait la même chose et ajoute dans la dernière colonne les différentes compétences avec la moyenne par compétence.
Le troisième bouton n’est guère intéressant pour nous : il indique tous
les résultats dans le bulletin (6 fois la compétence 1 si vous l’avez testée 6 fois).
8 Utilisons le bouton 2 « Importer une synthèse résumée » et observons le résultat obtenu.
Les deux compétences testées apparaissent dans le bulletin avec leur
intitulé. La note globale a été calculée par le logiciel. Remarque : la compétence 1 avait ici une importance de 10 et la compétence 2 une importance de 25. La pondération est donc de 2,5 pour 1.
Et si vous n’êtes pas d’accord avec une des cotes de l’ordinateur ?
Il suffit alors de cliquer sur le numéro situé à gauche du nom de l’élève
pour accéder à sa fiche individuelle. On peut alors ajouter un commentaire personnalisé … et enregistrer.
9 Les commentaires
Le sixième choix du menu principal vous permet d’éditer des
commentaires personnels que vous pouvez conserver et réutiliser à votre convenance. Pour que les commentaires soient renvoyés « à la ligne », il suffit de démarrer chaque commentaire par le caractère « barre verticale »1.
Il y a possibilité d’échanges entre la section des commentaires
enregistrés et la fiche individuelle de l’élève, puisqu’on peut stocker la remarque à partir de cette fiche. Attention cependant que tout le texte de commentaire est enregistré, y compris les notes relatives aux compétences et qui y ont été ajoutées automatiquement.
A remarquer sur l’écran ci-dessus ; la barre verticale entre le D de la
compétence 1 et la compétence 2. Dans le bulletin, les deux compétences s’inscriront l’une au-dessous de l’autre.
1 Au clavier : pressez les deux touches et
10 Divers
Vous pouvez bien sûr imprimer une synthèse des notes globales certificatives (commentaires y compris) que vous avez confiées au système, de même qu’une synthèse des notes partielles (cahier de cotes complet). Si les administrateurs font régulièrement une sauvegarde de la base de données, il est malgré tout plus agréable de disposer d’une version écrite de ce qu’on a produit.
Il n’y a plus de « preudhommarium » à rédiger. La feuille récapitulative
est imprimée peu avant le conseil de classe par le titulaire ou un administrateur.
Consultation des bulletins existants. Celle-ci n’est disponible qu’après
que le bulletin existe… En d’autres termes, elle est impossible tant qu’on n’a pas clôturé la période. La consultation des cotes des collègues est impossible tant que le bulletin n’est pas sorti. Seule exception au système ; les titulaires peuvent consulter l’ensemble des notes de leur classe.
Les boutons 7, 8 et 9 du menu principal présenté au début de ce guide
n’apparaissent pas pour les professeurs « lambda ». Ils sont réservés aux professeurs titulaires.
Renforcer le contrôle d’accès à l’aide d’un code personnel.
Il s’agit d’ajouter un deuxième code à celui qui est généré par l’ordinateur. Nous déconseillons l’utilisation de cette option. En cas de pépin, si vous avez un tel code, l’administrateur sera obligé de modifier votre profil (nouvel identifiant et nouveau code) pour intervenir. Choisir le thème de décoration des pages. Juste si vous n’aimez pas la couleur du fond. Sans intérêt particulier.
11 Cas particuliers : les titulaires :
Le menu principal présenté en début de guide concerne les titulaires. Ils
disposent de trois options supplémentaires par rapport au professeur « lambda ».
Première de ces options : « Préparer les bulletins pour la classe dont
vous êtes titulaires ». C’est par là que vous pourrez vérifier que les autres professeurs ont bien mis leurs notes. C’est là aussi que vous pourrez lancer la feuille récapitulative (l’ex Preudhommarium) mais aussi lancer l’impression des bulletins et des attestations finales. Pour ces dernières opérations, consultez préalablement les administrateurs. C’est en passant par cet écran que vous accéderez aux commentaires du conseil de classe (n’oubliez pas de les enregistrer). Vous aurez aussi la possibilité d’introduire une remarque qui sera automatiquement imprimée sur l’ensemble des bulletins de votre classe. Bref, une option très importante !
12 Au-dessus de l’écran apparaît le récapitulatif des notes entrées pour toute la classe, pour l’ensemble des professeurs concernés. Ici, la classe ne compte que 6 élèves et seul le prof de français a mis une cote (pour Yves Leterme). Vous pouvez accéder à la fiche individuelle de l’élève en cliquant sur le bouton numéroté situé à gauche du nom de l’élève (pour inscrire l’avis du conseil de classe par exemple).
N.B. : pour visualiser les bulletins ou la feuille récapitulative telle qu’elle
sera imprimée, le système produit des fichiers PDF lisible par Adobe Acrobat Reader, ou tout autre lecteur de *.pdf (Foxit PDF Reader ; Sumatra PDF). Ces logiciels sont téléchargeables gratuitement via l’Internet.
Deuxième option : « expédier une copie du bulletin par courrier
électronique ». Rappelons d’abord que d’un point de vue légal, le bulletin est celui qui est imprimé. Mais il est vrai que pour des parents divorcés, cela peut être un plus informatif.
Troisième option : « interdire l’encodage de notes pour la classe dont
vous êtes titulaire ». Très utile, cette option vous permet de bloquer l’accès aux notes dès le moment où vous décidez d’imprimer la feuille récapitulative (pour le conseil de classe). Dès cet instant, les professeurs pourront encore encoder des commentaires, mais plus aucune cote. On est ainsi certain que les cotes du bulletin sont bien celles sur lesquelles on a délibéré.
les profs de sciences :
Les profs de sciences savent que la biologie, la chimie et la physique ont
été artificiellement liées en un seul cours, intitulé « Sciences ». Personne n’a encore compris pourquoi, mais c’est ainsi. Bulrézo doit donc tenir compte de cette particularité en ne faisant apparaître dans le bulletin qu’une seule rubrique pour ce cours et en reprenant les trois disciplines dans les commentaires. Pratiquement, lorsque des profs de sciences entrent leurs cours, ils doivent paramétrer les différentes disciplines comme étant des subdivisions d’un autre cours. L’exemple repris ci-dessous concerne la biologie en 6ème, cours de 2 heures semaines, qu’on va rattacher à un cours de sciences de 6 heures semaines.
13 Ce cours de biologie est donné par Mr Test, qui sera également désigné comme titulaire du cours de sciences. En clair, si deux profs différents assurent le cours de sciences, il faudra que l’un d’eux soit le « titulaire principal » du cours. Les deux professeurs rattachent leurs cours à ce « titulaire principal ». Le seul rôle particulier de ce professeur sera de générer les notes globales (ou de les entrer à la main s’il n’a que cela à faire). Pratiquement, Mr Test coche la case relative aux subdivisions pour son cours de biologie, puis il enregistre.
Ensuite, il est redirigé vers une liste des cours organisés dans l’école. Là, il clique sur le bouton numéroté correspondant au cours de sciences 6h. Ici, c’est le 157.
