Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Definirea foilor de calcul Formulare
cu date de intrare . . . . . . . . . . . . 2
Restric]ionarea introducerii
de date la valorile
dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 |ntreb`ri [i r`spunsuri
Introducerea datelor \n
Excel \ntr-o structur`
asem`n`toare unei baze
de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Aplica]ii
Crearea din punct
de vedere vizual
a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . . 9 Scurt`turi de taste
Folosirea formulei matrice
SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Formatarea condi]ional` . . . . . . 12
Formule utile
Ascunderea valorilor de
zero inutile . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Ascunderea valorilor din
celulele colorate . . . . . . . . . . . . . 14 Erori [i explica]ii
Crearea unei foi de calcul
care s` arate alocarea
resurselor umane pe
activitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Crearea unei foi de calcul
care s` arate alocarea
resurselor umane pe lun` . . . . . 15 R&S RENTROP & STRATON
Avantajele [i dezavantajele www.rs.ro
aplica]iei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
EDITORIAL
Pentru a EXCELa
Excel este unul dintre programele cel mai des parte simple. |ntr-o firm`, problemele sunt \ns`
folosite \n \ntreaga lume. |n orice firm` a]i complexe [i utilizatorul trebuie s` „combine“
merge, g`si]i fi[iere Excel, \ncercånd s` r`spund` diversele tehnici Excel. Nu este \ntotdeauna u[or
nevoilor particulare ale celor mai diverse depar- s` alege]i din multitudinea de facilit`]i Excel.
tamente, de la resurse umane la contabilitate, de Cele alese trebuie s` „lucreze \mpreun`“.
la vånz`ri la logistic`, de la achizi]ii la finan- Ineficien]a celor mai multe foi de calcul de aici
ciar. |n orice loc, o „situa]ie“ realizat` \n Excel provine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare
Florian Filat vine s` completeze ceea ce sistemele informatice \n parte, dar ineficiente luate \mpreun`.
redactor-[ef
integrate din firm` pot oferi.
„Excel_profesional“ \[i propune s` rezolve
|n firmele din Romånia, cei mai mul]i uti- aceste dificult`]i. „Excel_profesional“ este mai
lizatori folosesc programul Excel la un nivel mult decåt o simpl` revist`. Este un proiect
mediu. Dup` \nv`]area conceptelor [i tehnicilor complex care are ca scop sprijinirea utilizatorilor
de baz`, se construiesc diferite fi[iere \n Excel Excel \n dobåndirea unor tehnici avansate de
pentru a eficientiza munca [i a ob]ine diverse folosire a programului Excel pentru rezolvarea
rapoarte, esen]iale pentru activitatea angaja]ilor problemelor concrete cu care se confrunt`.
[i a companiilor. La un moment dat \ns`, Revista nu se adreseaz` mae[trilor \n Excel.
fi[ierele create ajung s` fie insuficiente pentru Nici celor multumi]i cu nivelul pe care \l au. Este
nevoile existente. Uneori se ive[te un raport destinat` celor care caut` permanent solu]ii de
urgent, ave]i toate datele, dar nu [ti]i ce formule \mbun`t`]ire, care [tiu c` pentru problemele
s` folosi]i. Alteori constata]i c` opera]iunile pe concrete cu care se confrunt` exist` cu siguran]`
care le efectua]i sunt repetitive [i v` gåndi]i c` ar rezolv`ri ingenioase. Celor care nu spun „a[a
trebui s` existe o modalitate de a le automatiza, ceva nu se poate“, ci „\nc` nu [tiu cum se face,
dar nu [ti]i de unde s` \ncepe]i. {i, desigur, exist` dar voi afla“.
momente \n care „sim]i]i“ c` dureaz` prea mult
timp crearea unei „situa]ii“ [i nici nu sunte]i Exemplele care vor fi prezentate \n revist` se
sigur dac` nu cumva a]i gre[it pe undeva... bazeaz` toate pe realitatea unor firme din
Intuitiv, realiza]i c` ar trebui s` existe pe unde- Romånia. {i vor acoperi pe cåt posibil probleme
va o metod` mai simpl`, dar... |n toate aceste diverse cu care se confrunt` toate departa-
situa]ii [i altele similare, cuno[tin]ele medii de mentele. Prezen]a \n lucrare a unui caz ce
Excel nu v` sunt suficiente. Ave]i nevoie de ceva aparent nu are leg`tur` cu activitatea dvs. nu
mai mult. este o pierdere, ci, din contr`, un cå[tig. Tehnicile
prezentate (chiar dac` nu se refer` concret la
Materialele existente pe pia]` nu ajut` prea situa]ia dvs.) pot fi u[or adaptate altor contexte.
mult \n aceast` privin]`. Cele mai multe se Pentru c` aceast` revist` reprezint` undi]a ce v`
adreseaz` unui grup-]int` foarte eterogen. |n sluje[te oricånd la pescuit, nu por]ia de pe[te pen-
acest sens, firmele au de suferit. Datorit` specifi- tru o singur` mas`.
cului firmei, apar particularit`]i care ]in de
natura datelor de afaceri, neabordate \ntr-o {ti]i c` [ansele de cre[tere a procentului de
lucrare obi[nuit`. 10% de exploatare a creierului sunt aproape
Pe de alt` parte, pe pia]` g`si]i lucr`ri pen- nule? M`car programul Excel s`-l folosim \n pro-
tru nivelul \ncep`tor/mediu [i aproape deloc pen- por]ie mai mare!
tru mediu/avansat.
Dar lipsa cea mai mare este de fapt \n alt`
parte. Lucr`rile obi[nuite prezint` \n special
tehnici disparate care rezolv` probleme \n mare
Problem` & Solu]ie
Datele de intrare
Analizånd datele de ie[ire, putem vedea c` acestea reprezint` combina]ii
Transformarea \ntre:
rezultatelor formulelor – activit`]i \n proiect
\n valori – resurse alocate (exper]i implica]i \n proiect)
– lunile de desf`[urare a activit`]ilor
Dac` \n foile de calcul pe care le – num`rul de zile om pe care o persoan` de pe proiect trebuie s` le
construi]i folosi]i foarte multe lucreze pentru a implementa o activitate.
formule [i dori]i s` transforma]i
rezultatele formulelor \n valori, Activit`]ile-exper]ii-lunile-num`rul de zile om reprezint` practic datele-
atunci cånd nu mai ave]i nevoie cheie pe care trebuie s` le ave]i \n vedere pentru a face o planificare corect`
de actualizarea leg`turilor cre-
[i cuprinz`toare.
ate... iat` cum proceda]i:
Acum toate aceste informa]ii trebuie transformate \n tabel Excel. Este
1. selecta]i formulele fie manual,
fie cu CTRL + G, Special, recomandat ca fiecare tip/grup de informa]ie s` fie stocat \ntr-un ta-
Formulas; bel/foaie de calcul separat`.
Observa]i c` acolo unde nu s-a cunoscut numele exper]ilor sau erau mai
mul]i exper]i, pentru a fi relevant, \n coloana A s-a \nscris denumirea gene-
|ntrebare: ric` a exper]ilor (de exemplu, intervievatori, operatori interviu, coordonatori
Cum elimin dublurile de date control calitate etc.)!
dintr-o list`?
A[a este, calitatea datelor din acest tabel este esen]ial` [i riscul
introducerii gre[it de date trebuie minimizat. Facilitatea Excel cea mai
u[oar` de folosit pentru acest lucru este validarea datelor.
Este evident c` a sta [i a concepe cåte un e-mail pentru fiecare persoan` din list` nu este solu]ia
optim`. Dar \n lips` de altceva, poate func]iona.
Totu[i exist` [i ceva mai simplu, care doar printr-o ap`sare de buton rezolv` problema.
Aplica]ia Excel creat` special pentru acest scop v` permite s` transmite]i prin e-mail un mesaj
personalizat c`tre un num`r aproape nelimitat de adrese [i incluzånd numele destinatarului \n cor-
pul mesajului. Economie imens` de timp! Acum pute]i s` trimite]i, de exemplu, un mesaj cu prilejul
s`rb`torilor de iarn` c`tre to]i furnizorii dumneavoastr`, \n doar 3 minute!
Instruc]iuni
Baza de date cu
adresele de e-mail
R&S
Primi]i fi[iere Excel pe care tre- 3. Copia]i celula A2 [i lipi]i-o cu Paste Special ➯ Validation pe
buie s` le procesa]i. Constata]i celulele A3 pån` la A1000.
uneori c` \n anumite celule
informa]ia are \ntre cuvinte mai 4. Repeta]i pa[ii 2 [i 3 pentru restric]ionarea datelor \n coloana B cu
mult de un singur spa]iu.
numele exper]ilor.
Cum pot fi eliminate spa]iile \n
plus, f`r` s` fie nevoie s` par-
curge]i fiecare celul` \n parte?
|n cazul \n care dori]i s` face]i verific`ri, puteti s` filtra]i lista dup` diferite
criterii. Pute]i observa foarte u[or dac` a]i uitat s` introduce]i ceva sau exist`
dubl`ri. Cåteva filtr`ri \ncruci[ate sunt mai mult decåt recomandate pentru a
3. copia]i formula \n toat` coloa- fi sigur c` datele introduse \n tabel sunt corecte [i nu exist` erori.
na nou`. Ve]i ob]ine toate tex- De exemplu, f`cånd o filtrare dup` expertul Florin Pascu (vezi figura), se
tele doar cu un singur spa]iu poate observa foarte u[or c` pentru activitatea 3.1 \n luna 8 s-au f`cut dou`
\ntre cuvinte (cele care au un
\nregistr`ri care probabil se refereau la acela[i lucru (liniile 45 [i 65), iar una
singur spa]iu sunt l`sate a[a,
pentru celelalte se elimin` dintre ele ar trebui [tears`.
spa]iile \n plus);
4. copia]i coloana nou`;
5. selecta]i prima celul` din
coloana veche;
6. selecta]i Paste Special, Va-
lues [i apoi OK. Textele
corecte (cu un singur spa]iu)
din coloana nou` au fost lipite
peste coloana veche;
7. [terge]i coloana nou`.
→→ continuare \n pag. 10 →→
R&S
R.T.: „|n cazul \n care colorez manual fiecare celul`, Graficul Gantt nu
→→ continuare din pag. 9 →→ se mai actualizeaz` automat la diferite modific`ri. A[ vrea s` pot modifica
\n foaia de calcul Planificare [i apoi, automat, \n foaia Gantt activitati-luna,
În plus, iat` care sunt [i la ce v` Excel s` coloreze celulele care trebuie, \n func]ie de modific`ri. Cum trebuie
ajut` controalele disponibile în procedat?“
bara de instrumente Forms:
Din capul locului trebuie spus c` nu este chiar simplu. Dac` am fi avut
Label (Etichet`) un alt design al foii de calcul ar fi fost aproape imposibil. A[a, vom folosi o
Introduce \n foaia de calcul o combina]ie \ntre o formul` matrice [i formatarea condi]ional` [i pro-
etichet` care va fi utilizat` ulteri- blema este rezolvat`.
or la denumirea altor controale.
Folosirea formulei matrice SUM(IF)
Option Button (Buton op]iune)
Permite alegerea unei op]iuni din Ca o preg`tire pentru folosirea formulei vom numi mai \ntåi domeniile de
mai multe disponibile. De regul` celule care con]in etichetele activit`]ilor [i num`rul lunilor din foaia de calcul
se folose[te \n combina]ie cu alte Planificare. Pentru a putea considera [i eventualele modific`ri \n foaia de cal-
butoane de op]iune. cul Planificare (fie [tergerea unor linii, fie ad`ugarea altora noi), denumirea se
va face dinamic, dup` pa[ii ar`ta]i anterior.
Group Box (Caset` de grupare)
Grupeaz` mai multe butoane de ■ Domeniul cu etichetele activit`]ilor va fi denumit plan_activitate:
op]iune.
Button (Buton)
Permite lansarea unui macro la
clic pe buton.
Proceda]i astfel:
4. ap`sa]i pe Format, iar \n tabul Patterns alege]i culoarea \n care dori]i
s` se coloreze celula; 1. crea]i o coloan` nou` lång`
coloana cu numere texte;
5. ap`sa]i OK pentru a \nchide prima c`su]` [i apoi din nou OK pentru
a o \nchide pe cea de-a doua. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos: 2. \n prima celul` din coloana
nou`, introduce]i formula
Value(text), unde text este
celula din coloana cu numere
texte;
– ascunse valorile din celulele colorate (\n lunile \n care sunt planificate
activit`]i), de[i s-ar putea ca \n anumite situa]ii aceste valori s` fie utile
chiar pe grafic.
Ascunderea con]inutului
unor celule la imprimare
Este posibil s` dori]i s` tip`ri]i o
foaie de calcul f`r` con]inutul
unor celule (nu doar rånduri sau
coloane – acestea pot fi ascunse
Debifa]i
\n \ntregime). op]iunea
Zero values
5. clic pe OK;
Adresa de coresponden]`:
Excel_profesional@rs.ro
Conceptul foii de calcul a fost p`strat acela[i ca la Graficul Gantt, avånd
pe coloana A etichetele activit`]ilor [i pe o singur` linie numele exper]ilor.
Repet` ultima
F4 ac]iune
Deschide fereastra de
F5 salt la o anumit`
celul` (GO TO)
Trece de la un panou
la altul \n sensul acelor
de ceasornic (cånd
F6 fereastra este \mp`r]it`
{i aceast` foaie de calcul va fi automat actualizat` \n momentul \n care \n panouri, dar nu este
modific`m ceva \n planificare. \nghe]at`)
Activeaz` bara de
F10 meniuri (similar cu
tasta ALT sau /)
RENTROP & STRATON
Deschide fereastra
F12 Save As (similar cu
ALT + F2)
R&S
Pentru a avea o imagine dintr-o Lunile \n care lucreaz` [i contribu]ia fiec`rui expert sunt foarte u[or de obser-
privire, introduce]i formula pe o vat. Aici pute]i sa v` da]i seama imediat:
coloan` situat` lång` coloana – ce exper]i sunt sub-aloca]i;
care con]ine valorile pe care – ce exper]i sunt supra-aloca]i.
vre]i s` le verifica]i.
Rezultatul formulei este inter- {i v` permite s` face]i foarte u[or modific`ri \n planificare.
pretat astfel:
● dac` este 1, atunci valoarea Dac` ave]i foarte mul]i exper]i [i vre]i s` nu face]i aceste verific`ri „la ochi“
este num`r; pute]i ad`uga o alt` condi]ie la formatarea condi]ional`, de exemplu s` colora]i
● dac` este 2, atunci valoarea cu ro[u toate celulele care sunt mai mari decåt 22 (adic` o lun` de munc`).
este text.
Avantajele [i dezavantajele aplica]iei
Aflarea unui r`spuns,
identificarea unei solu]ii Avantaje
Pentru aceasta trebuie doar s` – este foarte flexibil`. Odat` creat`, poate fi replicat` pe orice alt
intra]i \n dialog cu autorii revis- proiect \n cåteva minute (schimba]i doar numele [i etichele activit`]i-
tei. lor, numele exper]ilor [i planificarea [i mai opera]i cåteva modific`ri \n
V` macin` o \ntrebare, ave]i o formatele celor 3 rapoarte, iar apoi copia]i formulele);
problem` \n lucrul cu progra- – permite actualizarea automat` a celor 3 rapoarte, f`r` nici o alt`
mul Excel? interven]ie din partea dvs.
Autorii revistei v` stau la dis-
pozi]ie! Dezavantaje
Transmite]i prin e-mail, la adresa – formulele matrice au o vitez` mai mic` [i pot \ngreuna foaia de calcul.
Excel_profesional@rs.ro, o \n-
trebare sau descrierea unei pro- Dac` nu ave]i un proiect foarte mare, atunci viteza mai mic` nu v` va
bleme cu care v` confrunta]i, deranja.
eventual \mpreun` cu fi[ierul
Excel ce are leg`tur` cu aceasta. Dac` totu[i exist` multe activit`]i [i actualizarea foii de calcul se face \n
Ve]i primi pe aceea[i cale, \ntr-un timp mai mare, blocåndu-v` lucrul dup` fiecare modificare pe care o opera]i,
timp cåt mai scurt, r`spunsul/so- solu]ia este: Tools ➯ Options ➯ Calculation [i selecta]i Manual.
lu]ia speciali[tilor no[tri \n Excel. Foaia de calcul va fi actualizat` doar cånd salva]i sau cånd ap`sa]i tasta
Nu ezita]i! F9 (calculeaz`).
E CEL _profesional
Publica]ie editat` de:
RENTROP & STRATON
Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri
Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar Membru fondator al B.R.A.T.
4 Realizarea unui chestionar \n Excel – realizarea unui layout eficient pentru chestionar
(Excel) – construirea unei minibaze de date pentru colectarea
r`spunsurilor la \ntreb`ri
– afi[area unui mesaj pentru repondentul
care a completat chestionarul
– crearea unei baze de date care s` cumuleze
r`spunsurile la toate chestionarele
– crearea unui raport \n func]ie de baza de
date cumulativ`
5 Analiza situa]iilor financiare anuale – colectarea datelor din balan]a de verificare \n Excel
(Excel) – importul formatului de bilan] \n Excel
– importul formatului de cont de profit [i
pierdere \n Excel
– crearea notelor explicative
– analiza cheltuielilor
– urm`rirea modific`rilor legate de situa]iile financiare
Contact:
Telefon: (021) 209 45 45 Fax: (021) 205 57 30 E-mail: comenzi@rs.ro