UNIVERSIDADE METODISTA DE SO PAULO FACULDADE DE ADMINISTRAO E ECONOMIA

ALEXANDRE FUSCO

RELATRIO DE PRTICAS ADMINISTRATIVAS 5 PERODO

So Paulo MARO de 2011

ALEXANDRE FUSCO RM: 182303

RELATRIO DE PRTICAS ADMINISTRATIVAS 5 PERODO

Relatrio final do mdulo de prticas administrativas, sob a orientao do professor tutor supervisor Francisco da Silva, para obteno de grau de aprovao.

So Paulo Agosto 2011

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SUMRIO

DADOS GERAIS DESCRIO DA EMPRESA FILOSOFIA DA EMPRESA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ORGANOGRAMA DA EMPRESA ANLISE DA AREA ESCOLHIDA DIAGNSTICO PROPOSTA DE MELHORIAS PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE ESTOQUES

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PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUO

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CONCLUSO CRTICA REFERNCIAS

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INTRODUO O presente relatrio foi elaborado a partir da experincia adquirida com o trabalho dirio desenvolvido na organizao, fator que foi preponderante na observao dos problemas citados neste relatrio. O desenvolvimento deste relatrio ser da seguinte forma: Uma breve descrio da organizao, como surgiu e sua evoluo, para que haja um entendimento de como ela administrada Principais fornecedores e clientes Misso, viso e valores Descrio da rea escolhida Soluo proposta Execuo dos processos aps a implantao da proposta Concluso

OBJETIVO O objetivo desse relatrio o de colocar em pratica os conceitos vistos em sala de aula e que ele seja utilizado como uma ferramenta para a melhoria na qualidade do servio prestado, visando tambm viabilidade financeira para a implantao do projeto, bem como a viabilidade operacional, abrindo um caminho para a modernizao da organizao.

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EMPRESA: Padaria e Confeitaria Don Gregrio Ltda.- EPP Av. Corifeu de Azevedo Marques, 5050 Vila Lageado - CEP: 05340-002 So Paulo SP DESCRIO Essa empresa foi fundada h cinco anos, por Gregrio Joo de Freitas e Jos Moreira, onde os proprietrios tm uma longa experincia no ramo de panificao, pois trabalham nessa rea h 47anos aproximadamente. Essa experincia ao longo dos anos, que baseia toda a cultura da empresa nas relaes com clientes, fornecedores e empregados e tambm na maneira de administrar a empresa. Esse tipo de administrao faz com que a empresa tenha problemas para se adequar as novas tendncias e tenha dificuldades em atingir novos segmentos no ramo e dificuldades em produzir e ofertar novos produtos. O principal ramo de atividade dessa empresa o de panificao, sendo que tambm h um restaurante self service funcionando diariamente, empregando 24 funcionrios, sendo distribudos da seguinte forma: dezesseis no turno da manh, seis no turno da tarde, dois em horrio intermedirio, e um a noite. Os principais produtos so: pes diversos, produtos de confeitaria, lanches, pores, bebidas, incluindo algumas cervejas especiais, sorvetes e cigarros. Os principais fornecedores so: Fensa, AmBev, JBS Friboi, Brasil Foods, Cervejaria Petrpolis, Trigal (farinha de trigo), alm de atacadistas como Roldo, Assa e Makro.
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Quanto aos clientes, o pblico alvo os moradores do bairro e empresas prximas como a Porto Seguro entre outras do comrcio local. Os produtos oferecidos tm uma qualidade diferenciada, sendo esse um fator importante j que as maiorias dos consumidores que frequentam a padaria fazem isso diariamente. O mercado de panificao no Brasil sofreu grande alterao nos ltimos anos. O que tradicionalmente era feito de forma de forma artesanal, atravs de receitas antigas trazidas por imigrantes, passou por grande mecanizao e especializao. A grande maioria dos produtos de panificao no mais feita integralmente dentro das padarias, mas sim atravs de pr-misturas. Isso possibilitou a entrada de supermercados e redes maiores a um mercado antes restrito a pequenos comerciantes. Buscando adequarem-se as novas condies, as padarias passaram tambm a oferecer outros produtos. Alm de produto de panificao, possvel encontrar alimentos industrializados em geral, como bolachas, bebidas e lacticnios. Dado este conjunto de caractersticas, hoje, as padarias apresentam caractersticas de: Uma indstria: na fabricao de seus confeitos, salgados e pes; Empresa de varejo: pois tambm revende produtos industrializados, que so comprados de fornecedores, estocados e revendidos ao consumidor final;

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FILOSOFIA DA ORGANIZAO: A empresa ainda no adotou a filosofia sugerida, acarretando ainda alguns problemas operacionais. Misso: Atuar de forma responsvel social e ambientalmente, nas atividades de panificao, fornecendo produtos e servios de qualidade adequados as necessidades dos nossos clientes. Viso: Ser uma empresa reconhecida no mercado onde atua, atingindo a excelncia na produo de produtos de panificao e na prestao de servios. Valores: A Don Gregrio acredita que o crescimento no medido somente em nmeros, isto , no somente de retorno financeiro, mas tambm pelo crescimento de cada colaborador, que agrega valor ao seu trabalho.

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ESTRUTUTRA ORGANIZACIONAL

A organizao possui uma estrutura bem simplificada, que facilita o processo de comunicao, que poderia torna- l mais gil na resoluo de problemas e tomada de decises. A rea operacional dividida da seguinte forma: copa, onde os pedidos so feitos e servidos, balco do po, frios e doces e a chapa, onde so feitos os lanches. A rea de produo dividida da seguinte forma: cozinha, confeitaria e padaria e as compras so feitas diretamente pelos scios. A funo do estagirio foi modificada ficando a cargo dele a implementao de controles de estoque, funcionrios e clculos relativos receita/ despesa, por exemplo, o equilbrio das contas do DRE.

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ANLISE DA REA ESCOLHIDA Para a anlise, foi escolhida a rea de produo que agrega setores como confeitaria, padaria e salgados. Como no h um sistema informatizado a produo feita com base na venda dos produtos, sem que haja uma padronizao no sistema de produo, fator que ocasiona perdas de produto e ou matria prima, aumentando o custo de produo. O controle de estoque feito de maneira visual, onde o funcionrio solicita a reposio dos produtos em questo e a compra feita sem uma mdia de consumo, acarretando o excesso ou a compra em quantidades insuficientes de um determinado produto, ou simplesmente esquecem de pedir gerando atrasos na produo ou a compra emergencial a preos mais caros.

Lay out da rea de produo (elaborado pelo autor)

Deposito

Cmera fria

Fogo

Preparao

Abertura de massa/preparao

Mistura

Forno

Mistura Abertura de Massa Relatrio de prticas administrativas Preparao Pgina 9

Diagnstico O Objetivo desse diagnstico o de encontrar falhas relacionadas produo e controle de estoque e de uma maneira objetiva propor solues para tais problemas. Por se tratar de uma empresa que fabrica seus prprios produtos e comercializa produtos industrializados, ela necessita de apoio desde a contabilidade at a padronizao dos mtodos de produo e controle de estoque. Como no existe um sistema informatizado, ficando difcil apurar o CMV (custo das mercadorias vendidas) e outro fator importante o fato da empresa operar no sistema tributrio do Simples Nacional onde no obrigada a confeco do Balano Patrimonial e da DRE, porm o administrador deve apresentar tais documentos para a prestao de contas aos scios. O sistema de controle de estoques baseado no sistema PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), onde o custo de produo atribudo ao material que est primeiro em estoque, porm sem o controle adequado de alocao de custos, fica difcil para o tomador de deciso saber a margem de contribuio cada produto e ter bases para um calculo correto de preos ao consumidor final, levando a organizao a executar preos mais ou menos equivalentes aos de mercado sem ter como base os custos de produo. As compras so feitas diretamente pelos scios e aps o recebimento das mercadorias elas vo para um dos trs depsitos especficos, sendo um para a farinha de trigo, um para produtos de confeitaria e um para bebidas e produtos industrializados em geral. Como h falta de controle sobre o uso do material, fica difcil de saber qual o real motivo da sada do produto no estoque, se foram pelo aumento das vendas, perdas por manuseio incorreto ou desvios.

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Essa falta de controle acarreta custos enormes organizao, fator que pode ser considerado um gargalo para o crescimento, j que ela tem dificuldades em desenvolver novos produtos e melhorar a sua qualidade de produo e afetando diretamente os preos finais de venda, diminuindo a margem de manobra do tomador de deciso.

PROPOSTA DE MELHORIAS Implantao de um setor administrativo que ser encarregado de realizar as tarefas de planejamento e controle da produo, controles financeiros e controle pessoal. Por se tratar de micro empresa, no necessria a implantao de sistemas de informao avanados o que permite a organizao utilizar softwares de baixo custo para o seu sistema de gerenciamento, disponvel em sites especializados. Para uma primeira ao a utilizao de planilhas eletrnicas em Excel j daria uma substancial melhora no tratamento dos dados coletados, que auxiliariam tomador de deciso em aspectos importantes como manuteno de estoques e controles financeiros. Para isso, administrao atual ter que ser repensada, fazendo com que antigos vcios sejam esquecidos, fazendo com que haja uma coeso de esforos no sentido de melhorar a empresa como um todo. O comprometimento dos scios ser de fundamental importncia, onde algumas tarefas sero descentralizadas, quebrando alguns paradigmas existentes na atual administrao e a partir do momento que eles estiverem comprometidos com as mudanas a reao as mudanas sero mais amenas, facilitando a implementao do sistema proposto.

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Com a implantao da seguinte estrutura, os scios deixaro de acumular muitas das funes administrativas, podendo dar ateno para outras atividades importantes da organizao, como a busca de recursos para melhorias, novos fornecedores, atividades voltadas para fora da organizao, inclusive nas relaes com a comunidade na qual est inserida, fazendo com que a organizao seja reconhecida como tendo responsabilidade social.

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Planejamento e Gerenciamento de Estoques Um lote ou tamanho do lote a quantidade que um estgio da cadeia de suprimento produz ou compra de um determinado momento. (Sunil Chopra,2003) Um correto gerenciamento dos estoques faz com que a organizao reduza seus custos tornando-se mais competitiva e assim possa alocar recursos em outras atividades que maximize seu lucro, por isso, a administrao de materiais (estoques) fundamental para suprir o processo de produo com os materiais necessrios e evitar os altos custos na aquisio desses ativos. Quando a organizao comea a regular seus estoques o risco da falta de material praticamente zero, o que evita uma interrupo na cadeia de produo e um conseqente desabastecimento, fator que alm de aumentar os custos, pois a empresa teria que recorrer a compras emergenciais a preos maiores, reduzindo seu lucro. Um exemplo do controle dos estoques pode ser dado pelo consumo de farinha de trigo, no seguinte cenrio: Quantidade do lote Q =1 00 sacos de 50 Kg Demanda R = 3 sacos por dia Quantidade de dias para a reposio do estoque: Q/ R = 100/3 = 33,33 dias. Dada a formula para calculo do estoque cclico temos o seguinte: Estoque cclico= tamanho do lote/2 = Q/2 = 100/2 = 50 sacos. Tamanhos de lotes e estoque cclico influenciam o tempo de fluxo de material dentro da cadeia de suprimento, conforme a lei de Little: Se o estoque for representado por I, o tempo de fluxo por T e a taxa de sada por R, temos o seguinte: I = R.T

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Para qualquer cadeia de suprimento podemos usar a taxa de fluxo mdia sendo igual demanda, assim temos o seguinte: Tempo de fluxo mdio resultante do estoque cclico = estoque cclico/demanda = Q/2*R No caso especifico da farinha de trigo temos o seguinte: Estoque cclico/ Demanda = Q/2*R= 100/2*3 = 16,66 dias. O estoque cclico o estoque mdio construdo na cadeia de suprimentos quando um estgio da cadeia produz ou compra em lotes maiores do que os necessrios para atender a demanda dos clientes. Dessa maneira a empresa adiciona 17 dias ao tempo em que a farinha permanece na cadeia de suprimento. Quanto maior o estoque cclico da organizao, maior sua vulnerabilidade as oscilaes do mercado e como aumenta o tempo em que o produto fabricado e a sua venda aumenta a necessidade de capital de giro para a empresa se financiar. LEC Lote Econmico de Compra uma tcnica que considera todos os custos operacionais e financeiros derivados das compras de matrias primas e tem a finalidade de determinar qual o volume de pedido que minimize os custos de estocagem. (Machado, 2004) O LEC pode ser dado atravs da seguinte formula:

LEC= Onde: S- Numero de unidades de produto consumida por ano. O- Custo da emisso do pedido. C- Custo da manuteno do estoque

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No caso especifico da Farinha de trigo temos o seguinte cenrio: Consumo unitrio por ano: 1080 unidades por ano Custo de emisso do pedido: R$ 2.500,00 Custo de Manuteno do estoque: R$ 50,00 Qual a quantidade ideal de pedido que minimize o custo total? (Adaptado pelo autor)

LEC=

= 328, 6335 unidades = 329 unidades

De acordo com o planejamento de produo so feitas simulaes referentes s quantidades de materiais a serem pedidas, atravs da comparao de necessidades do processo produtivo com os nveis produzidos em estoque. (Machado, 2004) Contudo, o objetivo desse mtodo diminuir os custos investidos em estoque sem prejudicar a capacidade de produo da organizao, tendo em vista que outros fatores devem ser analisados, como por exemplo, a viabilidade financeira para a compra de um lote econmico. A capacidade de pagamento de organizao deve ser levada em conta no momento do planejamento para que a organizao no prejudique o seu fluxo de caixa naquele momento.

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Para o controle de estoque, foi sugerido o seguinte modelo de ficha:

Ficha de Controle de Estoque (peps) Item: Coca cola ks Data 10/07/11 15/07/11 20/07/11 25/07/11 31/07/11 Saldo Anterior 0 70 80 40 20 Entradas Sada 100 50 20 20 0 30 40 60 40 20 Valor unitrio R$ 0,75 R$ 0,80 R$ 0,70 R$ 0,65 R$ 0,69 Saldo 70 80 40 20 0 CMV R$ 22,50 R$ 32,00 R$ 42,00 R$ 26,00 R$ 13,80 Custo medio R$ 0,75 R$ 0,78 R$ 0,74 R$ 0,69 R$ 0,69 Valor estoque R$ 52,50 R$ 62,00 R$ 29,50 R$ 13,88 R$ 0,00

Esse modelo de avaliao faz com que os estoques sejam mais bem avaliados, trazendo benefcios fiscais j que essa metodologia reduz o lucro e aceita pelo fisco. Quanto ao tipo de operao de um estoque, podemos classific-los em modelos ativos ou reativos. Para a escolha de um desses modelos necessrio saber qual a quantidade de informaes disponveis sobre os processos de estoque e qual a confiabilidade do processo de previso da demanda. As classificaes possveis so:

Modelos Reativos Esta classe de modelos a mais utilizada, devido a sua simplicidade e menos exigncia de previses o que os modelos ativos. As decises so feitas aps e retirada dos produtos do estoque, quando feito um acompanhamento que pode ser contnuo ou peridico. Modelos Ativos Os modelos ativos de estoque introduzem a varivel tempo no controle do estoque. Para isso, necessrio que haja um grande conhecimento sobre a demanda e o lead time do processo. Nesta classe de modelos esto includos o MRP e o MRPII.

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Planejamento e controle da produo Desde a implantao do sistema de produo enxuta, as empresas tm investindo em esforos para melhorar a sua capacidade produtiva tendo em vista a reduo de custos e uma melhoria na sua produtividade, fazendo com que os produtos sejam entregues na quantidade, qualidade e momento desejado ao cliente. Com um correto gerenciamento do estoque, organizao poder planejar melhor a sua produo, com base nos dados coletados e devidamente processados. Com a padronizao das receitas elaboradas pela organizao, possvel criar fichas de produo, com a quantidade de cada ingrediente, fazendo com que erros no processo sejam minimizados, reduzindo as perdas por erros de preparao bem como a manipulao de ingredientes fora do tempo certo. Isso faz com que a organizao tenha um maior controle sobre o que est sendo produzido, garantindo uma maior qualidade do produto oferecido e conseqentemente reduzindo custos tanto na operao, quanto na perda de produtos. Nesse momento comeam a serem aplicados os princpios do just-in-time e o processo de produo enxuta, onde o material s ser movimentado no momento oportuno, de acordo com as fichas de produo. Para a implantao do MRP - Material Requirement Planning (Planejamento das necessidades de materiais) a empresa deve conhecer com antecedncia as variveis envolvidas no processo de compras e fabricao do produto, que so: componentes do produto, prazo de recebimento de materiais, tempo de fabricao, instalaes e pessoal alocado reas de produo. O objetivo planejar a produo a partir de lotes ideais para que haja uma reduo nos custos envolvendo estoques e custos relativos produo, contribuindo para um aumento nas margens de lucro da organizao.

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CONCLUSO As informaes foram obtidas atravs da observao e do trabalho dirio desenvolvido na empresa, e a fundamentao terica teve como principio as aulas assistidas e pesquisa, embasando os conceitos relatados, fazendo com que observasse as situaes ocorridas de uma maneira mais critica a luz do que fora ensinado em sala de aula. Durante o estagio, pude ter contato com todos os colaboradores da empresa, embora o maior contato fosse com as pessoas que fazerem parte do setor operacional onde trabalho especificamente e pude aplicar algumas teorias aprendidas em sala de aula, contribuindo para a minha formao acadmica, profissional e pessoal, fazendo com que os problemas sejam observados de uma maneira mais objetiva e racional. Os objetivos do estagio foram atingidos, tendo em vista que nesse relatrio teramos que identificar uma rea e apresentar uma soluo plausvel e vivel para a sua implantao, sendo que os resultados podero ser mensurveis e bem prximos da realidade. Esse relatrio foi elaborado de maneira objetiva, visando a sua possvel implementao j que a organizao necessita de uma mudana no seu contexto organizacional quase que de maneira imediata.

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REFERENCIAS UNIVERSIDADE METODISTA DO ESTADO DE SO PAULO; Guia de estudos 1 semestre. Pag.42. UNIVERSIDADE METODISTA DO ESTADO DE SO PAULO; Guia de estudos 4 semestre. Pag.83 a 89. Chopra, Sunil; Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/ Sunil Chopra,Peter Mendl: traduo Claudia Freire; reviso tcnica Paulo Roberto Leite.So Paulo : Pearson Pratice Hall, 2003. Pag. 137 a 154. Machado, Jos Roberto. Administrao de Finanas Empresariais. 2 edio Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004. Pag. 121 a 131.

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