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ESTUDIOS DE O Y M Diseo de propuestas de mejoramiento administrativo

La funcin de Organizacin y Mtodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesora al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboracin de estudios tcnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, mtodos y sistemas de trabajo. Esta actividad se realiza a travs de propuestas que elaboran los Analistas de Organizacin & Mtodos, despus de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos ms sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reduccin de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificacin del trabajo.

Las propuestas debern ser analizadas por el nivel gerencial, y ser all en donde se decida si se ponen en prctica o si son denegadas.

Los Estudios de Organizacin & Mtodos son tiles para cualquier empresa, ya sea esta Industrial, comercial de servicios.

La Asistencia y asesora de Organizacin y mtodos a la direccin de la Empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma: EXTERNAMENTE: Existen oficinas consultoras de Asesora, cuya labor fundamental es realizar Estudios de Organizacin y Mtodos, las cuales muestran la siguiente caracterstica: Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organizacin y mtodos pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos tericos experiencias en otras empresas.

Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas ocasiones es difcil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas histricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extraas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.

INTERNAMENTE: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organizacin y mtodos, bajo las siguientes caractersticas:

Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes reas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Adems puede llegar a conocer a profundidad las caractersticas internas elementales de cada rea, as como la forma de pensar de las personas en relacin a los antecedentes histricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general. Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar las posibles alternativas de solucin a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparacin.

En la medida que la funcin de Organizacin & Mtodos constituye un instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicacin dentro de la estructura orgnica de cualquier entidad o empresa, merece consideracin seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el mas alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las siguientes:

- Al depender de la jefatura mxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.

- Se obtiene una visin amplia y panormica de la organizacin, especialmente en trminos de la coordinacin que deben tener todas las actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisin sus posibles reas de trabajo y lograr mejores resultados. Los Estudios de Organizacin & Mtodos representan el anlisis de los problemas

estructurales y de los sistemas de trabajo de la administracin, con el propsito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus mtodos de trabajo y el aprovechamiento ptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones. El alcance de los estudios de Organizacin & Mtodos comprende desde los cambios estructurales de la organizacin, hasta las menores modificaciones introducidas en los mtodos de trabajo de una pequea unidad administrativa, va desde la simplificacin de trmites hasta la reforma total de la organizacin.

De acuerdo a su campo de aplicacin, los estudios de Organizacin & Mtodos pueden realizarse a en forma general para toda la organizacin y tambin en alguna de sus unidades componentes, reas o puestos de trabajo en especial. El estudio de toda la organizacin se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, polticas, organizacin, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.

A este nivel el estudio tambin puede realizarse en aquellas funciones generales de a organizacin, comunes a varias rea o unidades administrativas.

El estudio especfico de alguna de sus unidades componentes, reas o puestos de trabajo en especial, se realiza con el fn de considerar posibles mejoras en sus mtodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el anlisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organizacin.

Este tipo de estudio se aplica tambin para la creacin de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organizacin existentes, pero sobre todo buscar el xito de su funcionamiento. Para que los Estudios de Organizacin & Mtodos obtengan los xitos deseados es

importante contar con la aprobacin y apoyo de la alta Gerencia, as como la anuencia y simpata de las autoridades del rea objeto de estudio, y sobretodo con la participacin del personal involucrado dentro del rea, lo cual solamente se lograr si se les comunica adecuadamente, de lo contrario ser inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular. Como toda tcnica o herramienta profesional los estudios de Organizacin & Mtodos deben contar con una metodologa para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realizacin del mismo.

- PLANIFICACIN DEL ESTUDIO

- RECOPILACIN DE INFORMACIN

- ANLISIS DE LA INFORMACIN

- ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME FINAL

- IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO

PLANIFICACIN DEL ESTUDIO:

Ningn esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificacin y preparacin previa del curso de accin que habr de seguirse para alcanzar su propsito.

El primer paso dentro de la planificacin del Estudio de Organizacin & Mtodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigacin preliminar o reconocimiento para determinar la situacin actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigacin, las tcnicas ms apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solucin. El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulacin del estudio en trminos ms objetivos.

En

trminos

generales

los

objetivos

de

la

investigacin

preliminar

son:

- Determinar las necesidades especficas que existen dentro del campo de aplicacin y la identificacin del problema que requiere atencin prioritaria.

- Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del problema. - Establecer el tipo de conocimientos tcnicos o habilidades que se requerirn para resolver el problema.

- Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que sern necesarios para resolver el problema, as como las tcnicas administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigacin preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigacin definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirn su

desarrollo. Esta ltima etapa de la Planificacin del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciacin del problema y el plan de trabajo que se utilizar para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qu, en donde, cmo, cundo y quienes lo harn, as como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboracin e implementacin.

Este documento debe contener una explicacin clara y concisa de las reas de investigacin que cubrir (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones slidas y efectivas, a travs de la descripcin de los siguientes contenidos: - Antecedentes y justificacin del estudio

- Propsito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener

- Alcance y limitaciones del estudio

- Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo

- Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada accin o fase del estudio

- El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminacin de cada accin o fase del estudio

- Las estrategias y tcticas administrativas que se adoptarn para conducir la investigacin

- La delimitacin de responsabilidades para cada una de las fases del estudio - Los programas auxiliares de informacin y orientacin acerca de la naturaleza y propsitos del plan

El plan de trabajo debe someterse a la consideracin de las autoridades del rea objeto de estudio y a la aprobacin de la alta gerencia, quienes determinarn el costobeneficio del proyecto, as como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.

RECOPILACIN DE INFORMACIN:

Es importante recopilar informacin general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadsticas, anuarios y estudios anteriores sobre el rea o problema a evaluar, as como informacin especfica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volmenes de trabajo, descripcin de los principales procesos, relacin con otras dependencias, condiciones y caractersticas de la ubicacin, espacios fsicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella informacin que especfica del rea objeto de estudio.

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el rea objeto de estudio, evitar la formulacin de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones errneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes. En el proceso de recopilacin de datos se debe evitar recoger informacin insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen intilmente la duracin de la investigacin. Lo anterior solamente se podr lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin con la finalidad de asegurarse de que los datos tienen relacin con el problema,

detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras. El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observacin de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita: - Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen. - Comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales con los planes y programas respectivos

- Facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo

- Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de informacin para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.

Las tcnicas generales que se utilizan para la recopilacin de los datos son la investigacin documental, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa. La eleccin de las diversas tcnicas est en funcin de los objetivos de la investigacin, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visin y criterio del Analista.

Independientemente a la(s) tcnica(s) que se utilice, la labor de investigacin debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fn de ganarse la voluntad y confianza del personal del rea de estudio y estimular la participacin activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al cambio por parte de ellos. Adems es

importante que dentro de esta etapa no se realice ningn tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente.

La investigacin debe comprender la recopilacin de los antecedentes y datos relativos a la situacin actual del rea evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurdicos que se vern involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el problema. Por lo que respecta a la situacin actual, para el estudio de Organizacin & Mtodos es importante cubrir con aquella informacin que permita:

- Definir los objetivos del rea afectada

- Conocer la estructura orgnica actual

- Revisar las polticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio.

- Determinar las funciones asignadas a cada rea y/o puesto de trabajo, que tengan relacin con el problema.

- Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de comunicacin.

ANALISIS DE LA INFORMACION:

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de Organizacin & Mtodos, para someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico

que permita descubrir los problemas y establecer cuales son las causas que impiden la operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.

Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solucin a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulacin de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general. El anlisis de una situacin o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las caractersticas y las causas que originan los problemas detectados, sin perder de vista la relacin de interdependencia e interaccin que debe existir dentro de ellos.

El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de solucin al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento administrativo del rea objeto de estudio.

El anlisis de la informacin provee de una descripcin ordenada de los datos, para someterlos a un examen crtico que permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalizacin a diagnosticar los problemas. Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben desarrollarse en la siguiente secuencia:

- Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del estudio. - Describir claramente el problema o los problemas principales detectados. - Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades. - Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes.

- Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin elegido, realizando comparaciones y buscando analogas o discrepancias con otros hechos similares. - Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerndolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que son tambin causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea.

- Formular un diagnstico de la situacin, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.

Para el anlisis de la informacin debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el problema con toda la organizacin y cada una de sus unidades componentes. Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el anlisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica una serie de preguntas que resumen la justificacin de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona que responde a las preguntas tambin llegue a cuestionarlas.

Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o situacin que se est evaluando, la aplicacin queda a criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo ms simple posible, por ejemplo: Qu se hace ? Para qu se hace ? En donde se hace ? Cundo se hace ?

Quin lo hace ? Cmo se hace ? Cunto cuesta hacerlo ? etc.

Despus de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas debern someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu se hace ?, a partir de ese momento se iniciar el examen crtico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para la formulacin de acciones de mejoramiento. Esto ser posible mediante la eliminacin, combinacin, cambio o simplificacin de alguno o todos los elementos objeto de anlisis.

Este sencillo procedimiento para el anlisis administrativo persigue la finalidad de sugerir las bases para el examen crtico que debe aplicarse en un estudio de Organizacin & Mtodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen los datos estar en relacin directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el rea objeto de estudio. La eleccin de las tcnicas e instrumentos de anlisis obedecer a la factibilidad de su aplicacin, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparacin del personal que realice las funciones de Analista de Organizacin & Mtodos. ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME FINAL:

Comprende la elaboracin de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de cambio o solucin a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirn un mejor desarrollo administrativo dentro del rea evaluada.

La bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la planificacin o construccin del estudio de Organizacin & Mtodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, que los

elementos separados y desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de sntesis, formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigacin, lo cual no es ms que llegar a las conclusiones del estudio. Como resultado de las conclusiones a las que se llegue despus del anlisis de los datos y de la formulacin del diagnstico de la situacin que origin el estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos tcnicos, la imaginacin y creatividad, el Analista estar en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solucin al problema evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendacin. La redaccin de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las ms viables y las que puedan ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opcin debe ser acompaada de la estimacin de costos, los requerimientos de recursos, as como la descripcin de sus ventajas y limitaciones. En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseo de un nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos ( imputs ) con los productos ( ouputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de informacin, as como tambin considerar la estructura de la organizacin, los objetivos, las polticas, los planes de operacin, las funciones, los procesos, los recursos, la distribucin del espacio y los controles que cada una de las alternativas requieren para la implementacin del cambio. Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de Organizacin & Mtodos, se deben tener presentes las siguientes consideraciones y/o sugerencias: - No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realizacin del estudio. - La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organizacin.

- Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de participacin en las

evaluaciones

antes

de

que

se

tomen

las

decisiones

finales.

- Dar preferencia a las recomendaciones prcticas o viables, entendindose por ellas las que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del rea objeto de estudio sean las ms factibles de aproximarse a la realidad.

- Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurdicas y administrativas cuando presenten dificultades para su modificacin.

- Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperacin por parte de ms de una unidad, cuando esta sea difcil de lograr.

- Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal que labora dentro del rea de estudio y de otras personas ajenas a ella, as como la asesora de especialistas en campos determinados.

La mejor solucin ser aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisin dentro del tiempo mnimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.

Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la formulacin del programa para su implementacin que determine las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realizacin, acompaado del cronograma que indique las fechas en las cuales deber iniciar y terminar cada una de las actividades del programa, dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de cada una de sus actividades componentes. Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactndose para ello un informe que adems de exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al respecto.

El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y caractersticas de los lectores, lo cual har variar la forma y el contenido del mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los funcionarios de alto nivel requieren informes condensados que les

permitan tomar con cierta seguridad decisiones correctas y oportunas, los cuales deben ser redactados en lenguaje exento de tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes tcnicos y detallados debern reservarse para aquellas personas que se vern involucradas en la implementacin de los cambios sugeridos.

Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe grficas, diagramas, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativos que se consideren elementos auxiliares para apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretacin y anlisis de las alternativas de solucin.

Los resultados de los estudios de Organizacin & Mtodos deben ser presentados directamente al Gerente general y al personal involucrado en su aprobacin y en su ejecucin. La presentacin no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe ponerse mucho empeo en su contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para hacerla ms atractiva.

La resultados deben ser diseados, preparados y presentados por los Analistas encargados de la evaluacin, para que las recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean aclaradas en el mismo momento.

El objetivo de la preparacin del informe es dar a conocer los resultados del estudio de Organizacin & Mtodos al nivel gerencial y a las autoridades del rea objeto de estudio, para obtener la aprobacin y apoyo necesarios para su implementacin. Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se estar en condicin de disear el nuevo sistema y la implementacin del mismo. IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO:

Se refiere a la puesta en prctica de el nuevo sistema y comprende la integracin de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecucin del programa previsto bajo la supervisin y asesora del Analista creador del sistema.

La implementacin de las recomendaciones formuladas puede ser considerada ms importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teora del estudio se convierte en prctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son: - Formulacin de un programa para la implementacin del nuevo sistema.

- Integracin de los recursos humanos y materiales que sean necesarios. - Descripcin del nuevo diseo y capacitacin sobre el programa de implementacin a los responsables de la ejecucin del programa.

- Ejecucin del programa.

En la formulacin del programa de implementacin del nuevo sistema debe determinarse las actividades que debern desarrollarse y la secuencia de su realizacin, las cuales pueden representarse a travs de un diagrama o cronograma de actividades.

En lo que respecta a la integracin de los recursos humanos y materiales es importante considerar todos los requerimientos que sern necesarios para cumplir adecuadamente con la implementacin del nuevo diseo, tales como caractersticas del personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo, formularios y papelera en general, as como los documentos administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales administrativos, reglamentos e instructivos entre otros. Definitivamente no basta con formular un programa de implementacin e integrar los recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y capacita sobre el nuevo diseo y el programa de implementacin a los responsables de la ejecucin del mismo.

Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementacin que se decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar involucrado con los nuevos procedimientos y mtodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el conocimiento mnimo necesario de las actividades que le corresponder desarrollar dentro del proceso total.

En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementacin del nuevo sistema no es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo la evaluacin, los implementadores deben ser los integrantes del rea de desarrollo, por lo que la adecuada capacitacin y convencimiento de cada uno de ellos es de suma importancia para lograr establecer quin o quines sern los responsables directos de la ejecucin del programa total y de cada una de las etapas que lo integran. La participacin del Analista de Organizacin & Mtodos al momento de poner en prctica sus recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su misin no concluye con la formulacin de propuestas de mejoramiento y la preparacin del programa de implementacin. Deber estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios durante todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y espordica al lugar de implementacin del nuevo sistema.

En lo concerniente a la ejecucin del programa, la funcin del Analista de Organizacin & Mtodos es nicamente de asesora y asistencia al personal involucrado, quien deber participar solamente como orientador del Jefe de la Unidad en desarrollo y del personal que deber ejecutarlo, durante el proceso de implementacin de las recomendaciones puedan surgir en esta fase. hasta que las mismas funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y las dificultades que

Para prevenir los obstculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por los nuevos mtodos de trabajo es necesario incluir programas de informacin y orientacin sobre la naturaleza, propsito y bondades del nuevo sistema.

Despus de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que no es ms que proceder a poner en operacin el nuevo sistema, aplicando el mtodo de implementacin que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e instructivos respectivos.

La ejecucin del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodologa para realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar se deber elegir entre alguna o varias de los mtodos que se describen a continuacin: - El mtodo instantneo

- El proyecto piloto

- La implementacin en paralelo

- El mtodo parcial o por aproximaciones sucesivas

Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un gran volumen de operaciones o un nmero excesivo de unidades administrativas, el mtodo de implementacin instantneo es el ms aconsejable y el ms aceptado en la prctica.

Es una forma fcil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por sencillos que sean impliquen utilizacin de equipo diferente y desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al cambio.

El mtodo de implementacin a travs del proyecto piloto consiste en realizar un

ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del total de la organizacin, con la finalidad de medir su eficacia. Debe entenderse por esto que slo es posible cuando existe una relativa semejanza en las condiciones que imperan dentro del rea objeto de estudio o de la organizacin como un todo.

Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala reducida, realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar la validez y efectividad del sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin embargo sus desventajas no pueden generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es vlido para una parte del todo, lo es tambin para las partes restantes. Adems generalmente al proyecto piloto se destinan recursos fuera de lo normal y atencin especial que no puede ampliarse posteriormente a toda la organizacin. Cuando se trata de la implementacin de proyectos complejos y riesgosos para la organizacin, es recomendable utilizar el mtodo de implementacin en paralelo, el cual consiste en la operacin simultnea por un perodo determinado de tiempo tanto del sistema tradicional como del que se va a implementar. Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas hasta que el nuevo sistema est funcionando normalmente antes de que se suspenda la operacin del anterior. Este mtodo garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan durante el cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin precipitaciones, tambin permite que el personal que se encargar del nuevo sistema pueda familiarizarse con sus nuevas atribuciones sin la presin de trabajar con la posibilidad de cometer errores. Pero su mayor virtud est en que permite realizar comparaciones de los nuevos mtodos contra los mtodos tradicionales y verdaderamente medir su impacto. El mtodo de implementacin parcial o de aproximaciones sucesivas es el ms adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la organizacin, puede afirmarse que para estos casos es el nico que permite realizarla con xito. Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o pequeas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado suficientemente el anterior.

Se trata de un mtodo ms lento y cmodo que los anteriores, por lo que en ocasiones requerira ms tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo esta aparente desventaja se compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente controlado. Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento con el propsito de determinar que los objetivos del sistema se estn logrando, cerciorarse de que todos sus elementos componentes estn operando adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas estn efectivamente descontinuadas.

Los mecanismos para obtener la informacin que se utilice para comprobar la eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las caractersticas particulares del rea objeto de estudio, por lo que su recopilacin y anlisis debe quedar a criterio del Analista de Organizacin & Mtodos y de los responsables de dar seguimiento y control a los cambios implementados. A partir de las observaciones que se realicen y del anlisis de la informacin que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrn analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el sistema en general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente necesarias.

Es recomendable tomar en cuenta que la adopcin de medidas correctivas es un evento que surge constantemente ya que en muchos casos, la solucin a un problema particular resulta parcial si no se modifican las causas que lo generan, y estas pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecucin del estudio inicial.

Los cambios implementados no deben permanecer estticos, por el contrario deben ser adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa. La experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial atencin a la revisin peridica de los sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma directa a la organizacin en general.