PAUTAS PARA DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

La evaluacin de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservacin, mantenimiento y control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservacin de los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusin, fundamento de la memoria histrica de la Nacin y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuaciones de las instituciones. Los servidores pblicos o particulares son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos y reportarn ante las autoridades competentes el uso de los mismos. El Archivo General de la Nacin de Colombia (AGN) atendiendo al desarrollo de la poltica de salvaguarda, conservacin, recuperacin y acceso a la informacin custodiada por los archivos. Presenta una propuesta para el Diagnostico integral de archivos. Mediante esta propuesta se pretende identificar los aspectos prioritarios para el mejoramiento de los archivos.

BLOQUES TEMTICOS
La identificacin de la entidad y del archivo. La determinacin de su infraestructura fsica. Las caractersticas que posee la documentacin.

IDENTIFICACIN
Este pretende determinar la estructura administrativa del archivo dentro de la entidad, al igual que los servicios internos y externos que presta, as como el presupuesto y el recurso humano. Estos elementos permiten establecer las acciones que el archivo debe enfrentar para fortalecer su sistema, de acuerdo a los principios archivsticos.

A1 DATOS DEL ARCHIVO

Se incluye la informacin bsica sobre fecha de conformacin, ubicacin geogrfica y direccin. En la pregunta sobre el sistema de archivo se anota la forma como est organizada la gestin documental desde el punto de vista archivstico al interior de la entidad. FORMATO A1

A2 IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO

Ya que todo archivo necesariamente se encuentra vinculado a una entidad dentro de la estructura bien sea del Estado o en el sector privado, es importante conocer su ubicacin respecto a esta organizacin la misin que cumple y los datos del representante legal.
FORMATO A2

A3 ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO

Un punto especial lo constituyen la administracin del archivo, su ubicacin en la estructura y los mecanismos que posee para regular la funcin archivstica. Aqu se dan a conocer los procedimientos del archivo entre otras necesidades y beneficios Aqu se dan a conocer los procedimientos del archivo entre otras necesidades y beneficios. FORMATO A3

A4 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO

Se debe establecer la cantidad, el tipo de usuarios que atiende, las condiciones de consulta y la infraestructura con la cual cuenta. Igualmente se cuestiona acerca de otros servicios que presta bien sean internos como externos. Tambin es necesario establecer los servicios de asesora que brinda el archivo. FORMATO A4

B. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO

Se debe realizar una inspeccin de la infraestructura con que cuenta el archivo con el fin de determinar cules son los factores as como las fortalezas que este posee, considerando aspectos tanto generales como particulares de las diferentes reas.

B1 EL EDIFICIO
Partiendo de la poca de construccin, la funcin para la cual fue diseado el inmueble, el contexto climtico, as como su ubicacin urbana, se determinaran caractersticas arquitectnicas y algunos elementos sobre el tipo de construccin. FORMATO B1

B2 EL ARCHIVO
En este punto, se determina el lugar que ocupa el archivo dentro de la edificacin, el nmero de depsitos y las reas con las que cuenta la dependencia atendiendo a las funcionas que desarrolla. FORMATO B2

B3 INSTALACIONES (DEPOSITOS)
En esta parte del diagnstico, se inspeccionan los aspectos ambientales presentes en los depsitos respecto al tipo de iluminacin, su manejo y medios de control, ventilacin bien sea natural o artificial, temperatura, humedad relativa y entrada de polvo. FORMATO B3

B4 CONDICIONES DE PREVENCIN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO

Se hace nfasis en las condiciones de seguridad respecto a los planes de prevencin de desastres y las relaciones entre el archivo y el funcionamiento de los comits paritarios de salud ocupacional de las entidades. FORMATO B4

C. CARACTERSTICAS DE LA DOCUMENTACIN
Esta parte del diagnstico est encaminado a conocer tanto las caractersticas fsicas y tcnicas de la documentacin sea cual fuere el tipo de soporte, as como aspectos sobre la organizacin archivstica. Se hace nfasis en el registro de las medidas de preservacin adoptadas para la produccin, trmite y disposicin final de los documentos.

C1 ALMACENAMIENTO
Se pregunta acerca de fechas de los documentos, cantidad y tcnicas de elaboracin, si existe documentacin cartogrfica, planimetra y fotogrfica, al igual que sus sistemas de almacenamiento. Es necesario determinar el tipo de unidad de conservacin en el que estn los documentos tanto en soporte papel como en otro tipo de soportes tradicionales al igual que los elaborados a partir de la aplicacin de las nuevas tecnologas. FORMATO C1

C2 ASPECTOS ARCHIVISTICOS
En este punto, las preguntas se dirigen a determinar las formas de organizacin archivstica que se utiliza y el tipo de auxiliares descriptivos con los que se cuentan para recuperar la informacin. Asimismo la regulacin de los procesos de transferencia documental mediante la aplicacin o no de las Tablas de Retencin Documental y los procesos relacionados con la Gestin Documental.

FORMATO C2

C3 PRESERVACIN DOCUMENTAL
En esta parte del diagnstico, se establece el nivel y el tipo de deterioro de los documentos y los tratamientos adelantados tanto preventivos como curativos.

Tambin se indagan sobre algunos procesos archivsticos que inciden en la preservacin de los documentos como son los materiales usados para la conservacin de los mismos. FORMATO C3

C4 DOCUMENTACIN QUE SE ENCUENTRA EN OTRO DEPOSITO

Ya que las caractersticas de los diferentes archivos a evaluar son diversas, en este punto, en este punto se da cabida al registro de la documentacin que por razones o de espacio o de la misma organizacin archivstica se encuentra en otro sitio. FORMATO C4

PLAN DE EMERGENCIAS
El plan de actuacin en caso de emergencia deber contemplar los siguientes puntos: Eleccin de las personas que formarn la comisin para actuar en caso de que se produzca una emergencia. Elaboracin de un listado de telfonos, por orden de responsabilidad, de las personas que deben ser avisadas cuando se produzca una emergencia. Elaboracin de un listado con los nmeros de telfono: a) de los servicios pblicos de emergencias (bomberos, polica, ambulancias, etc.) b) de empresas especializadas en el salvamento de libros y documentos (empresas de desinfeccin, de restauracin, etc.) Realizacin de copias de los planos arquitectnicos del edificio (de las instalaciones elctricas, de los sistemas antirrobo alarmas y anti incendio extintores. Con estas copias elaboraremos un plano planta por planta en el cual queden reflejadas todas estas instalaciones, as como las salidas de emergencia, telfonos, interfonos, etc. Ejempo: Redaccin de instrucciones claras y precisas de cmo deben usarse las alarmas y los extintores, cmo debe activarse manualmente el sistema automtico de extincin en caso de que falle y a quin debe avisarse. Elaboracin de un listado de aquellas piezas consideradas nicas y cuyo salvamento, en caso de desastre, es prioritario. Estas piezas deben estar bien ubicadas en el plano arquitectnico. Reparto de copias del plan de actuacin en caso de emergencia en todas las secciones. Una copia del inventario del archivo y del plan de actuacin se dejar en alguna parte fuera del edificio como medida de seguridad.

El plan que realicemos tendr que ir actualizndose. Sera conveniente desarrollar un simulacro para ver la capacidad de reaccin del personal del archivo o biblioteca. La creciente utilizacin de los documentos y libros por parte de los usuarios ha comportado graves problemas de conservacin.

 USO = DETERIORO Conservacin y difusin son dos conceptos antagnicos pero a la vez complementarios. Durante mucho tiempo, la fotografa y la fotocopia han sido los nicos sistemas de reproduccin conocidos y utilizados. Pero en el s. XX se fue imponiendo otros sistema: el microfilm y la microficha. Y ahora desde finales del s. XX tenemos otro nuevo sistema de reproduccin: la digitalizacin. Este es un tema muy discutido, presenta como ventaja las posibilidades de reproduccin que permite, pero en contraposicin est lo efmera que es su existencia.

LA MICROFILMACION.

La microfilmacin es una tcnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sinttico muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plstico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotogrfico de altsima calidad. En esta cinta se fotografan los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o informacin.

Es la tcnica que permite, fotografiar documentos de toda clase y obtener pequeas imgenes en pelcula. De esta reduccin o miniaturizacin de tamao derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operacin se lleva a cabo con maquinas especiales, y manejadas por personal competente que continuamente estn testeando todo el material para que la calidad de mantenga dentro de los parmetros establecidos

VENTAJAS Puede llegar a durar de casi 200 aos. Facilidad de reproduccin.

DESVENTAJAS Las imgenes siempre son en blanco y negro. Desde el punto de vista del usuario, no es de cmoda consulta. Para ir a la pgina deseada tiene que pasar todo el documento. Difcil correccin de errores.

No se ve afectado por los cambios tecnolgicos (se leen a travs de lectores).

DIGITALIZACIN

Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador. Se entiende la operacin de transformar algo analgico (algo fsico, real, de precisin infinita) en algo digital (un conjunto finito y de precisin determinada de unidades lgicas denominadas bits). En fin, que dejndonos de tanto formalismo sintctico, en el caso que nos ocupa se trata de coger una imagen (fotografa, dibujo o texto) y convertirla a un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador.

TIPOS DE DIGITALIZACIN

Sistemtica

Este tipo de Digitalizacin genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de Digitalizacin se usa en las organizaciones que tiene el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos.

Retrospectiva

Su objetivo es garantizar la conservacin y facilitar la difusin en lnea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos Originales.

PORQU DIGITALIZAR?

La gestin de documentos es un tema crtico en una organizacin, la localizacin de estos, su archivo, el manejo de la informacin que contiene para la toma de decisiones, etc., requieren de una solucin que permita estructurar la informacin con documentos de diferentes formatos colocndolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera mas fcil y oportuna. Existen adems, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje), medios electrnicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribucin tarda por la dificultad de su localizacin. Partiendo de la definicin registrada en la Ley 594 de 2000, relacionada con la Gestin documental, Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. , se puede determinar que las actividades tendientes a cumplir con este propsito estn enmarcadas en el manejo del ciclo vital del documento.

CAMBIO CULTURAL

Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio. Se comparten los documentos digitales a travs de la red o de CDs, NO A TRAVS DE FOTOCOPIAS.

Se modifica el paradigma que deca que para tener informacin hay que atesorar papel.

SEGURIDAD

Acceso mediante clave personal con contrasea secreta. Seguridad a nivel documento, con esto los usuarios solo pueden ver los documentos para los que estn autorizados.

VENTAJAS Sistema que permite hacer copias con mucha rapidez y conservando una buena calidad de imagen y al mismo tiempo se pueden obtener copias idnticas sin perder calidad ni fiabilidad. La facilidad de reproduccin hace que hasta el propio usuario pueda realizar una copia en el momento de la consulta. Podemos digitalizar directamente desde el microfilm, si ya lo tenemos hecho, por tanto no hace falta acudir otra vez al original.

DESVENTAJAS Cambio de la tecnologa.

Corta duracin de los soportes.

Una cuestin importante a tener en cuenta ser las condiciones de conservacin de estos nuevos documentos (soportes), pues formarn parte de los depsitos de nuestro archivo o biblioteca.

Tambin podemos mediante sistemas de tratamientos de imgenes restaurar documentos deteriorados.