Gestion Electronique des Documents et la qualit documentaire au cur du dveloppement durable.

Introduction

La Gestion Electronique des Documents est la mmoire de lentreprise.

La mmoire existante qui est contenue dans des documents quil sagira dintgrer. La connaissance tacite savoir faire des individus quil faudra recueillir et formuler.

Dfinition de la GED
Gestion lectronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, not ECM ou Electronic Document Management, not EDM, reprsente l'utilisation de moyens informatiss pour l'ensemble de la gestion d'un document lectronique. Cest tout simplement la dmatrialisation des documents.

Pourquoi choisir la GED ?

Pourquoi choisir la GED ?

70% du travaille des "cols blancs" est pass au traitement des documents papier, 15% de tous les documents papier sont mal classs ou gars, 30% des documents utiliss quotidiennement contiennent des informations obsoltes, 40% du temps de travail est pass rechercher des documents mal classs, gars ou perdus , Les processus papier sont difficiles valider par rapport la conformit de la rglementation gouvernementale, La plupart des entreprises ne disposent pas d'une sauvegarde de leurs documents sur papier, et Ils seraient perdus en cas de catastrophe naturelle ou autres.

Pourquoi choisir la GED ?

Les cots de stockage physique, le stockage hors site, la rcupration et les cots de destruction peuvent tre considrablement rduits et potentiellement limines par l'installation d'un systme de gestion lectronique des documents. La collaboration est beaucoup plus facile lorsque les documents sont stocks lectroniquement. Plusieurs personnes peuvent afficher le mme document, en mme temps ... ... pas de mme avec le papier. Seule la dernire version du document est prsent, en liminant la possibilit que plusieurs versions du mme document sur papier sont diffuss dans toute l'organisation. La base de documents est sauvegard avec les sauvegardes normal du systme informatique dans votre organisation.

Les diffrents type de GED

La GED peut tre intgre au sein de tout ou partie des dpartements de l'entreprise. Plusieurs types de GED destine diffrents usages :
La GED administrative qui permet de numriser puis de classer les documents administratifs (factures, fiches techniques, formulaires, devis...). Ces fichiers numriss pouvant tre ensuite mis en utilisation ou consultation libre via le rseau interne de l'entreprise.

Les diffrents type de GED

La GED bureautique regroupe l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'changer des documents, de les lire dans leur format d'origine (Word, Excel Powerpoint, Outlook...) voire de les modifier depuis n'importe quel poste de travail. La GED documentaire consiste indexer un grand nombre de fichiers numriques aux formats les plus divers (texte, image, sons...) selon des critres dfinis par et pour l'entreprise. Ce mode de gestion suppose gnralement de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritres, index, thmes...) afin que chaque fonction de l'entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources mises leur disposition (modles de lettre, mmo, factures clients/fournisseurs, formulaires...). Le GED des processus, la gestion des Business Practice Model et des workflows.

Mise en place dune GED

La Gestion Electronique de Documents permet le traitement de documents vivants . Cest un contexte o lutilisateur est la fois le producteur et le consommateur dinformations. La GED fait partie intgrante du systme dinformation. Comme tout projet de changement, la mise en place dune GED va susciter de la rsistance humaines :
Changement des mthodes de travail, Changement de lorganisation de lentreprise.

La mise en place dune GED doit tre mene en mode projet avec une mthodologie et un mode de pilotage appropris.

Les sources de documents

Les documents peuvent tre de source :

Electronique. Issu des applications informatiques de lentreprise.

Les sources de documents

Tous les autres supports non lectroniques utiliss par lentreprise. Ils devront tre numriss et dmatrialiss pour intgrer la GED.

Organisation de laccs aux documents

Laccs aux documents par lensemble des collaborateurs de lentreprise doit tre facile et rapide. Lindexation est le cur de la GED, elle doit tre une reprsentation la plus fidle et la plus exhaustive du contenu, du sens du document pour faciliter les recherches (hyperliens informatiques, adresse physique). Lindexation est une tape importante et complexe. La construction des index et leur maintenance dans de grandes bases documentaires peuvent comporter une centaine de milliers de rfrence. Elle peut reprsenter un investissement important en cot et en ressources humaines.

Classement des documents dans une arborescence.

Gestion du contenu
Le Contenu : Cest linformation qui est destine tre utilise, conditionne, prsente et publie dans un but prcis. Il est constitu par un assemblage dlments formant un tout cohrent. La gestion du contenu est assur selon 3 tapes :
La collecte est linformation acquise ou cre. Elle est convertie au format standard. La gestion est faite dans un rpertoire de donnes, constitu dun ensemble structur de fichiers et/ou denregistrements de Bases de donnes, stockant les composants du contenu ainsi que toutes les donnes dadministration. La publication sert mettre disposition les informations en produisant le contenu sous forme de publications cibles (pages de site web, documents imprimables, emails, newsletters).

Stockage des documents et leur protection

Pour stocker des documents tout dabord il faut sassurer :
De la capacit de stockage, Du temps daccs aux donnes, vitesse de tlchargement, Du cot, De la prennit du contenu, De la scurit daccs et de la confidentialit des documents.

Stockage des documents et leur protection

Il existe 4 grandes familles de stockage : La mmoire systme, comprend la mmoire vive du systme qui lui permet et aux applications de fonctionner. Elle peut charger les donnes au moment de leur traitement par le systme applicatif. La mmoire on-line, elle contient les donnes dutilisation courante, elle est le plus souvent constitues de CD. La mmoire near-line, daccs secondaire et plus lente sans intervention humaine. Elle est constitue de disques optiques ou magnto-optiques. La mmoire off-line est accessible par intervention mcanique ou par chargement manuel dun mdia. Son accs est lent mais son cot est minimal avec une garantie de prennit.

Utilisation des documents

Une fois le document numris, index et stock sur la mmoire lectronique, il est destin tre recherch :
Pour consultation, Mise jour, Transmission dautres destinataires.

Lutilisation ou la diffusion des documents recouvre plusieurs technologies qui peuvent tre combines selon le besoin. Elle comprennent :
laffichage lcran, Limpression, La communication sur le rseau.

Utilisation des documents

La GED et les normes ISO

La gestion documentaire associ au workflow devient le garant dune bonne gestion du service qualit. Elle vite les drives, et elle certifie que les collaborateurs accdent rapidement et facilement la bonne version. Par ailleurs, la gestion documentaire est associe une procdure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualit et d'impliquer vos collaborateurs par la possibilit qu'offre l'interface de gestion :

Objectif : Zro papier

En dpit d'une utilisation massive des e-mails et autres supports de communication via internet, la grande majorit des changes de documents dans et hors de l'entreprise, s'effectue encore sous la forme de papier. Et ce sont autant de formulaires, de factures, de bons de commande et autres mmos qui continuent de s'amonceler chaque jour dans les divers services de l'entreprise. La dmatrialisation des documents de travail n'est certes pas pour demain ; pourtant une tendance semble se dessiner au sein des PME/PMI. La Gestion Electronique des Documents prend lentement mais srement ses marques au sein des entreprises du secteur tertiaire, grandes consommatrices de papier.

La GED et les normes ISO

Par ailleurs, la gestion documentaire est associe une procdure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualit et d'impliquer vos collaborateurs par la possibilit qu'offre l'interface de gestion :
Possibilit d'apposition de notes (critiques vis--vis du document, demandes de prcision, ides correctives, ...) Possibilit de joindre immdiatement son auteur par une messagerie interne. Possibilit de grer les variantes du document. Possibilit de joindre une notice au document respectif. Possibilit d'alerte mail. Accessible avec votre navigateur internet prfr, de n'importe o...

La GED et les normes ISO

La dmarche qualit implique la matrise des documents, la gestion des versions et le traitement de l'historique. La Gestion lectronique de Document (GED) associe la notion de travail collaboratif est l'outil idal pour diffuser les documents qualit et scurit auprs de l'ensemble des collaborateurs. Elle rpond aux exigences de la Norme ISO 9001 en matire de documentation :
Documents oprationnels, Documents de traabilit, Enregistrements relatifs la qualit.

Une bonne optimisation du systme qualit doit limiter le nombre de documents, rduire le volume ce qui est ncessaire, viser lutilisation et la gestion optimale de chaque document.

La GED et les normes ISO

La gestion comprend :
Larchitecture documentaire visant rattacher entre eux les documents dans un objectif de cohrence Les procdures, de vrification, mises jour, approbation, Les procdures de diffusion, le classement, larchivage, le retrait et la destruction.

la GED permet la capitalisation du savoir.

Valeur juridique des documents lectroniques

Un document crit original reste la seule preuve valable pour la Loi Franaise lorsquil sagit de contrats entrainants des obligations rciproques :
Contrats commerciaux, Contrats de vente, Contrats de location.

Un double originale est ncessaire et sa prescription lgale est de dix ans. Cest un frein au dveloppement de la GED qui ne remplit pas les conditions dirrversibilit, de non reproductibilit et de localisation caractrisant le document original.

Valeur juridique des documents lectroniques

Les entreprises sont soumises l'archivage rglementaire de certains documents. Les documents dmatrialiss n'chappent pas cette rgle, voir le texte de loi. Lors d'un litige, seul le juge est habilit dclarer un document authentique. Pour cela, il se base sur les prcautions prises en terme de scurit et d'authentification du dtenteur des documents. Il existe plusieurs solutions pour conserver, en interne, les donnes susceptibles de devoir tre fournies en cas de contrle fiscale ou de litiges. De mme que pour les documents papier, il n'existe pas de solutions fiables 100%. On peut tout de mme mettre en uvre certaines bonnes pratiques : certificats authentifiant l'auteur, horodatage, notamment grce aux signatures lectroniques ...

Valeur juridique des documents lectroniques

Lgalement, il faut tre capable de garantir l'authenticit du document ainsi que sa prennit. Pour cela, il existe plusieurs outils : les disques optiques non rinscriptibles ( CD ou DVD Worm par exemple ...) ou encore les disques magntiques. Pour ce qui est de la prennit, il revient l'entreprise de s'assurer de la bonne conservation de ses documents. On peut pour cela faire plusieurs copies que l'on vrifiera priodiquement. On peut faire appel un tiers archiveur qui prendra en charge l'authentification et la conservation des documents importants de l'entreprise. Reste l'entreprise de bien choisir son prestataire.... La Fdration Nationale des Tiers de Confiance aide faire le bon choix. Ces tiers apportent une grande scurit quant la conservation des documents et garantissent leur authenticit.

Valeur juridique des documents lectroniques

Toutefois, diffrentes Lois ont permis la dmatrialisation des documents comptables :
Dclaration de TVA par les entreprises 1990, Dclaration dchange de biens ladministration douanire 1993, Tl dclarations avec toutes les administrations 1994, Dclaration de limpt en ligne 2002.

Protection des donnes et des personnes

La Loi du 6 Janvier 1978 : Informatique et Libert protge de lutilisation abusive des donnes informatiques. Tous fichiers, bases de donnes traitant des informations personnelles et nominatives doivent tre dclars auprs de la Commission National de lInformatique et des Liberts. Elle impose une transparence sur linformation enregistre et par consquent une opposabilit. Exemple :
Un annuaire de socit ne posera pas de problme la CNIL, par contre un compte rendu dentretien individuel avec des valuations non consultables par lapprci est un problme.

Conclusion
Mettre en place une GED nest pas uniquement une proccupation technique et informatique, cest aussi une remise en question :
de lorganisation, de la culture du partage.

La GED permet aux entreprises damliorer la gestion etle cycle de vie de leurs documents afin de se concentrer sur leur activit mtier et rester comptitives. Un projet GED bien men apporte des avantages non ngligeables :
Matrise des flux des innombrables documents papiers et lectroniques reus et dits chaque jour. Augmente les gains de productivit en rduisant le temps consacr au traitement des processus.

Conclusion
Amliore la traabilit des documents et de leur contenu lors de leur traitement. Amliore la fluidit de circulation et de traitement de l'information. Amliore et dveloppe le partage, la mutualisation et la valorisation des informations. Rpond plus aisment aux exigences des normes de qualit Respecte les supports et les dlais de conservation L'application doit s'adapter la manire de travailler de l'entreprise et non le contraire.

Fin de la Prsentation
Merci de votre attention et de votre participation

Stage conu et ralis par SIGMA CONSULTING 37, Rue dEngwiller F 67350 LA WALCK Tel : +33 (0)388 722 910 Fax : +33 (0)388 722 919 www.sigmaconsulting.eu