BALOTARIO AREA OPERACIONES I. BALOTARIO BOVEDA 1. Funciones que realiza bveda y restricciones de acceso.

. FUNCIONES DEL ASOCIADO DE BVEDA Realizar el arqueo de Bveda. Preparar y entregar fondos a los Cajeros y Fondo de Sencillo al supervisor de Caja. Entregar prstamos de dinero para retiros Rapicash a Jefe o Supervisores de caja cuando sea requerido. Contabilizar y archivar las copias de los arqueos, devolucin de Fondos y Retiros de los cajeros del da anterior. Enviar las anomalas de PROSEGUR (falsos y faltantes), adjuntando el formato, a la tienda asignada para el reembolso respectivo. Enviar las anomalas detectadas en los cuadres de cajeros (monedas y billetes falsos), al rea de finanzas adjuntando el formato de anomalas. Preparar y enviar las remesas (venta efectivo), va empresa de Transporte de Valores (Ca. De Seguridad PROSEGUR S.A.) Recepcionar y registrar las remesas de sencillo en cuaderno y sistema Falanet. Preparar y enviar la devolucin de remesas de sencillo, registrando en el cuaderno y sistema Falanet. Recepcionar y registrar los retiros y devoluciones de fondo fijo. Recepcionar y entregar las garantas de Mesn de Alquiler de Herramientas. (Este procedimiento no se realiza por el momento) Realizar la cuadratura de Cajeros. Realizar los depsitos de los Cheques (deben tener el VB del Gerente, Sugerente o Responsable de Tienda de turno). Efectuar el registro de informacin de los arqueos en el computador (efectivos, depsitos, cheques y comprobantes de retencin que son ingresados como efectivo) en el cuadro de ventas en Excel. Efectuar el registro de informacin de las diferencias de Cajas en el computador y en el cuaderno (sobrantes, faltantes y observaciones). Enviar va mail el cuadro de diferencias de cajas a Jefe de Cajas y Control interno. Imprimir los reportes de Cajas y el Sumario Tienda, necesarios para archivo de Bveda y Control Interno. Preparar los fondos fijos para el da siguiente. Manejar Caja chica adecuadamente, mantendr actualizado los gastos efectuados, as como los reembolsos en sistema Falanet. Enviar las rendiciones de caja chica a Contabilidad. Enviar la informacin diaria a Finanzas (Sumario y cuadro de diferencias). RESTRICCIONES: PERSONAL AUTORIZADO SIN ACOMPAANTE: Gerente de Tienda. Subgerente Administrativo de Tienda. Tesoreras. Este personal podr acceder a la Bveda, est o no la tesorera en su interior. Tambin debern registrarse en el formato establecido al ingreso y salida del rea en forma obligatoria. PERSONAL AUTORIZADO SOLO CUANDO HAY PERSONAL EN SU INTERIOR Jefe de Prevencin de Prdidas. Control Interno. Gerente General. Personal de Sistemas de la Compaa. Gerente de Operaciones. Jefe de Finanzas. Gerente de Finanzas. Jefe de Caja, supervisor de Caja. Auditoria Interna. Todas estas personas podrn ingresar a Bveda, siempre y cuando, haya personal en su interior. En ausencia de la tesorera de turno debern ingresar acompaados por un personal autorizado a ingresar sin acompaante. PERSONAL AUTORIZADO A INGRESAR A PRE-BVEDA Cajeros Supervisores Jefes de rea

 Asociados RRHH Estas personas podrn ingresar a pre-bveda siempre y cuando cumplan con el cdigo vestuario. PERSONAL NO AUTORIZADO A INGRESAR A BVEDA Empresa de Retiro de Valores. Asociados de la Tienda.

PERSONAL QUE DEBE INGRESAR OBLIGATORIAMENTE ACOMPAADO Tcnico de mantenimiento o reparacin.

El personal externo ingresar, previa identificacin y verificacin de su vnculo con la empresa contratista, por parte de Prevencin de Prdidas. ste ser acompaado por un prevencionista por todo el tiempo que deba permanecer en el rea. El prevencionista y el tcnico se debern registrar en la hoja de ingreso y salida de la Bveda obligatoriamente. 2. Autorizaciones para la utilizacin de la caja chica de tienda. Autorizaciones de caja chica: Solo lo autorizan G1 o G2 / En ausencia de ellos lo podr hacer el encargado de tienda; previa autorizacin telefnica; luego esta ser regularizada con la firmas de G1 o G2. 3. Procedimiento y autorizaciones para pagos con cheque.

En Sodimac toda transaccin que se realice con cheque, tendr la previa autorizacin de gerencia de tienda y la venta necesariamente se efectuara con un cotizacin con retiro posterior o flete a 3 das tiles, el cual ser el tiempo necesario para la validacin del cheque que lo realizara el rea de finanzas mediante un correo electrnico. V B del Gerente de tienda o Encargado de tienda Debe coincidir el monto en nmero con el escrito en palabras. La fecha de emisin debe coincidir con el da que se procesa la transaccin. No puede ser un cheque con pago diferido. El cheque debe estar extendido a nombre de SODIMAC PERU S.A. El cheque no debe tener enmendaduras ni correcciones. No se aceptan cheques de terceras personas. Todos los cheques deben ser franqueados por la caja, no se aceptaran franqueos manuales excepto en las siguientes y nicas condiciones: *Que la mquina no imprima. *Que la mquina arrugue el cheque. El franqueo debe tener: Tienda Fecha de la venta N de boleta o factura N de cajero VB y cdigos de autorizacin si corresponden. Se deber depositar en un mximo de 24 horas (siguiente da hbil). Cheques de Bco. de Crdito en soles y dlares se deber depositar a la cuenta de SODIMAC PER SA del Bco. de Crdito y cheques del Bco. Continental y de otros bancos en soles y dlares, depositar a la cuenta del Bco. Continental Se deber registrar en el Registro de Depsitos. Estos debern ser endosados (Banco y numero de Cta. al que va ser depositado) y depositados al Bco. de destino La mercadera no ser retirada de tienda mientras el rea de finanzas no confirme la validacin del cheque.

4.

Que es el arqueo de bveda y caja chica y documentos sustentatorios?

ARQUEO DE BOVEDA El arqueo de Bveda es revisar diariamente que el dinero utilizado como fondo, est cuadrado y no exista diferencia. (fondo fijo + remesa en trnsito). Esta operacin ser realizada tanto en la apertura como al cierre de turno por la asociada de bveda registrndose en el formato Verificacin de Bveda tanto en soles como en dlares, as mismo en el cambio de turno se deber registrar en el Formato de Verificacin Cambio de Turno. ARQUEO DE CAJA CHICA En la apertura la asociada deber contar el dinero, verificar el monto de gastos efectuados y completar el formato de Verificacin de Caja Chica en el mismo formato se registrar el cuadre de turno de cierre. Esto tambin es registrado para el cambio de turno en el Formato Verificacin Cambio de turno. Total efectivo = Fsico de efectivo encontrado. Total gastos = Documentos finales sustento de gastos. Total provisional = Vales pendientes por rendir. Caja Chica pendiente = Rendiciones de Caja Chica enviadas para reembolso. Los documentos sustentatorios son: facturas, boletos de viajes, recibos por honorarios, pago de detracciones, boletas, planilla de movilidad, etc. 5. Montos definidos en soles y dlares de los fondos para los cajeros. Los fondos fijos constan de S/. 400.00 nuevos soles y $ 100.00 dlares americanos.

6. Montos mximo definido para gastos de caja chica y tiempos de rendicin. El monto mximo a entregar por concepto de caja chica es de S/. 300.00. Si el gasto es mayor, se deber solicitar un cheque al rea de finanzas. Cuando el asociado regrese con el documento sustento del gasto (boleta o factura), para lo cual no debe transcurrir ms de 24 horas, el asociado de bveda, deber revisar que dicho documento sea autorizado y colocar en el vale provisional (solicitud de retiro de efectivo) RENDIDO y lo archivar. Adems, debe registrar el N de documento producto del gasto (registrar los gastos efectuados en sistema Falanet diariamente). 2. Excepciones para gastos de caja chica superiores al monto mximo establecido. Las excepciones son para pagos de detracciones o compras por quiebre de stock y atencin medica para clientes que no superen los $ 500.00 Procedimientos frente a faltantes y sobrantes de los cajeros. Toda diferencia que se produzca en el cuadre de cajeros tendr el siguiente procedimiento: De encontrase una diferencia negativa o faltante en el cuadre de cajero se le descontara mediante planilla por montos a partir de s/1.00. Si la diferencia es positiva es decir un sobrante en el cuadre de cajero se asumir como tal. Toda diferencia negativa o positiva se deber registrar en el arqueo de caja cuadrndose como tal, as como se deber registrar en el cuadro de diferencias, el asociado de bveda enviara diariamente va mail el cuadro de diferencias al jefe de cajas, al G2, con copia a control interno para que adopte las medidas disciplinarias. 4. Formatos utilizados en bveda. Verificacin de caja chica Verificacin bveda soles Verificacin de bveda dlares Registro de ingreso y salida de bveda Prstamos y devoluciones de fondo fijo Planilla de movilidades Solicitud de dinero de caja chica 5. Verificacin Cambio de Turno. Billetes en Observacin de cajeros. Billetes y monedas falsas de Cajeros Anomalas de Prosegur Anomalas de Cajas Control de depsitos al banco Registro de remesas de sencillo Registro de retiros de caja

3.

Documento utilizado para la identificacin del personal portavalores Prosegur.

El personal de Prosegur previa presentacin de carnet de identificacin se utiliza los siguientes documentos: Registro de firmas digital- Pagina WEB de Prosegur. Registro de fotos y firmas impreso Cartilla de Registro de Agentes Portavalores de Prosegur 6. Tiempo para las rendiciones sistemas de caja chica en Falanet.

Las rediciones de caja chica en el sistema Falanet se efectuara cuando contabilidad envi el correo sustentando la validacin de las cajas chicas pendiente de reembolso y son reembolsadas en el sistema falanet el da que se realiza la devolucin de la remesa de sencillo. 7. Tiempo de conservacin de los registros de ingreso y salida al rea de bveda y procedimiento de destruccin de los mismos. Registros de ingreso y salida de bveda, un (01) ao una vez concluida la fecha de vigencia. Todos los documentos estipulados podrn ser destruidos previo informe al Subgerente Administrativo o Gerente de Tienda, en presencia de Prevencin de Perdidas y llevando un acta de la destruccin de los documentos 8. Tiempo para la solicitud y devolucin de la remesa de sencillo. La solicitud de remesa de sencillo se hace 15 das antes del mes que se renueva la remesas (cada quincena del mes), se enva al rea de finanzas el detalle de la remesa y la frecuencia de llegada a la semana, Finanzas se encarga de enviar al Bco. Continental mediante una carta para le entrega de remesa a cada Tienda y la devolucin de la remesa se har un da o 24 horas antes de recibir la siguiente remesa de sencillo 9. Procedimiento de los tesoreros frente a la deteccin de los billetes falsos. Si el billete falso es enviado en baln en un retiro realizado por el Supervisor y no lo detect lo asume el supervisor, se avisar al supervisor que realiz el retiro pero si el supervisor lo detect colocando la respectiva observacin es asumido por el cajero. Si el billete es detectado en la cuadratura del cajero lo asume el cajero. Si en el arqueo de bveda ya sea por intercambio de turno o de un da al otro se detecta un billete falso, ser asumido por el tesorero. En todos los casos: Se avisa al CCTV para la verificacin de cmaras por parte de prevencin. El billete queda en custodia de Bveda para ser enviado a Finanzas al fin de mes. Se procede a firmar el formato de billetes falsos de cajeros en conformidad de lo encontrado. 10. Tiempos limites para la atencin de Prosegur en tienda. Los portavalores de Prosegur tienen una horario de recojo de remesas por tienda, y el tiempo limite de atencin en tienda es de 10 minutos de lo contrario se generara un cobro pendiente por parte de Prosegur pasado estos minutos. Procedimiento de ingreso de valores en el sistema UXPOS.

11.

1 Una vez finalizada la revisin del arqueo, deber ingresar lo valores del arqueo al sistema: Para esto deber ingresar el Arqueo de Caja de cada Cajero. En men principal digita INARQ, digitar cdigo de usuario y password e ingresar los montos recaudados, de acuerdo al formulario Arqueo de Valores. Ingresar slo los siguientes conceptos: -Efectivo (Depsitos, detracciones) - Tarjetas Bancarias - Retiros - CMR - Cheques - NCR (Nota de Crdito: Efectivo o forma de - Rapicash pago) 2Una vez ingresados todos los datos se presionara F5 para actualizar y grabar, al lado derecho nos aparecer si si existe alguna diferencia y no cuando es conforme. 3 Para revisar la diferencia deberemos que ir al men principal y seleccionar PSCON seleccionaremos al cajero; luego presionamos F2 para comparar valores. 4 Presionaremos F3 para aceptar los valores. En el men principal se ingresa al INARQ en el cual se ingresara los montos recaudados de acuerdo al formulario de arqueo de valores (efectivo, retiros, cheques, N/C, Tarjetas Bancarias, CMR, Rapicash).

12.

Entidad bancaria para los depsitos de Boucher manuales de Visa y American Express.

Para VISA y AMERICAN EXPRESS, se efectuar el depsito en el Bco. De Crdito.