UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

FACULTAD DE NEGOCIOS CARRERA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ANLISIS Y ELABORACION DE INFORMES TCNICOS

PROCESO DE COMPRA DE MANUFACTURA HADE, S.A.

INFORME FINAL DE INVESTIGACIN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

FACILITADORA: Lic. ELENA COLN

POR:

DNISIS GONZLEZ

NAGUA, MARA TRIDAD SNCHEZ REPBLICA DOMINICANA 15 DE ABRIL DE 2008

UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

FACULTAD DE NEGOCIOS CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ANLISIS Y ELABORACION DE INFORMES TCNICOS

LAS OPINIONES CONTENIDAS EN EL PRESENTE INFORME FINAL DE INVESTIGACIN SON DE EXCLUSIVA RESPONSABILIDAD DE SU (S) AUTOR (ES). LA UAPA COMO INSTITUCIN NO SE SOLIDARIZA NECESARIAMENTE CON LOS PLANTEAMIENTOS QUE AQU APARECEN.

PRESENTADO POR:

DNISIS GONZLEZ

MAT. 1- 04-3070

NAGUA, MARA TRINIDAD SNCHEZ REPBLICA DOMINICANA 15 DE ABRIL DEL 2008

PROCESO DE COMPRA DE MANUFACTURA HADE, S.A.

TABLA DE CONTENIDO

Pg.

COMPENDIO INTRODUCCIN
CAPITULO I: CONSTITUCIN DE LA COMPAA 1.1 Historia de la Compaa 1.2 Base Legal 1.3 Misin y Visin 1.3.1 Misin 1.3.2 Visin 1.4 Metas de la Empresa 1.5 Polticas y Estrategias CAPITULO II: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE MANUFACTURA HADE, S.A. 2.1 Organigrama de la Empresa 2.2 Concepto de Compra 2.2.1 Importancia de las Compras 2.2.2 Objetivos de las Compras 2.3 2.4 2.5 2.6 rea de Compras Presupuesto de Materiales Requisicin de Compra o Solicitud de Compra Consulta a Proveedores

iii iv

1 1 2 2 2 2 3

4 5 5 5 6 7 8 9 11 12

CONCLUSIONES ANEXO

BIBLIOGRAFA

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COMPENDIO
La Empresa Manufactura HADE, S.A, es una de las empresas ms reconocidas en la Provincia Mara Trinidad Snchez, en lo que respecta al mercado de comercializacin de Panties y Brasieles. Su misin es producir los mejor Panties y Brasieles de la Republica Dominicana, para satisfacer los gustos ms exigentes de los consumidores de manera tal que sean fieles a su marca. El departamento de compra de Manufactura HADE solicita las compras bajo la forma centralizada descentralizada. Compra es adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado. En la actualidad, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa. El departamento de produccin despus de que prev la necesidades que debe satisfacer, y estar seguro que son las cantidades determinadas le solicita al departamento de compra, la compras de estos. Para esto el encargado de produccin us un formulario llamado solicitud de compra o requisicin de compra. Despus de que el departamento de produccin hizo la solicitud al departamento de compras este solicit cotizaciones a los proveedores, con la finalidad de escoger al que cumpla con las necesidades y exigencias deseadas por el departamento de produccin.

iii

INTRODUCCIN
La administracin efectiva de materiales y las compras contribuyen muy significativamente en el xito de las empresas. La adquisicin de materiales, suministro, servicio y equipo de la calidad apropiada, en las cantidades correctas, a los precios adecuados, en el momento debido y sobre una base continua significa un incremento en los beneficios por la disminucin de costos. En este trabajo se persigue, no solo el brindar las importancias que tiene el departamento de compras y sus objetivos, si no que tambin vern el proceso de la compra o procedimiento desde que surge las necesidades de un departamento hasta que los materiales deseados por el lleguen tal cual lo solicitaron. Para explicar el procedimiento de la compra usara como ejemplo una empresa ficticia con la finalidad de adatar los presupuesto a una empresa ya que se vera ms practica. Esta empresa se llama Manufacturera HADE la misma produce Panties y brasieles para los segmentos del mercado: nias, jvenes, adultas y mujeres mayores. La produccin es para un mercado regular. La produccin diaria es de 400 panties alrededor de 9,532 al mes. En este trabajo trataremos algunos puntos, que aunque no estn dentro del procedimiento de compra son de gran importancia, como son: el presupuesto del departamento que solicita la compra, el surgimiento de las necesidades de este departamento y el de la relacin con los proveedores. Para el procedimiento de compra nos imaginaremos que el departamento produccin es quien hace la solicitud de compra. Este procedimiento se tratara en forma sencilla y a mena bajo la imaginacin y adaptacin de una empresa.

iv

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Compra, adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado. Hoy ms que nunca es necesario poseer una clara comprensin de los objetivos y principios fundamentales de la funcin compradora con el fin de establecer una buena poltica de compras que permita adoptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere. El problema central de nuestra investigacin esta basada en el valor total de las compras anuales de materiales en una fbrica es de bastante importancia, representa una suma considerable de dinero, la autoridad responsable de las compras tiene que controlarse expresamente para asegurar la economa en las compras. Hay que establecer algunos medios concretos para la delegacin formal de autoridad para realizar las compras: programa de produccin, requisicin de compra iniciada en la seccin de registros de existencias como consecuencia del funcionamiento de rutina de los registros de almacn, requisicin de compra iniciada por ciertas personas autorizadas, distintas al jefe de la seccin de existencias. Como su nombre indica, la requisicin de compra es simplemente una peticin formal dirigida al departamento de Compras para que ste adquiera ciertos materiales de una clase particular y en cantidad especificada. Las compras representan un factor clave en el xito de cualquier institucin que quiere alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras optimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el xito. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivos para que la empresa tenga existo o fracaso. v

SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

1. Cul es el Proceso de Compra de Manufactura HADE, S.A.?

a) Cules son los pasos que tenemos que dar para realizar las Compras? b) Cul es el departamento encargado de realizar las Compras? c) Cuntos Proveedores debemos consultar antes de realizar las Compras?

vi

JUSTIFICACIN

El tema en cuestin del Proceso de Compra de Manufactura HADE, S.A. es de gran importancia, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, cuyo objetivo ser adquirir las materias primas y los artculos indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. Las Compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite burocrtico. Antes de gestionar la compra tenemos que estudiar el mercado, localizar las fuentes de aprovisionamiento y conocer las caractersticas tcnicas y de calidad, los precios de referencia del producto, las materias primas que deseamos adquirir o los servicios que necesitamos contratar.

vii

Objetivos

General:

Analizar los pasos que se deben de dar para realizar las Compras, el departamento que se encarga de hacer las Compras y la importancia que tienen las mismas para el desarrollo de las Empresas. Especficos: Determinar la importancia de las Compras. Especificar cuales son los pasos que tenemos que dar para realizar las Compras. Analizar que es una Requisicin de Compras y los datos que debe tener. Determinar cual es el departamento encargado de realizar las compras.

Identificar cual es el mejor proveedor para realizarle la Compra.

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PROCESO DE COMPRA DE MANUFACTURA HADE, S.A.

PROCESO DE COMPRA DE MANUFACTURA HADE, S.A. I CONSTITUCIN DE LA COMPAA

1.1 Historia de la Compaa La Manufacturera HADE, S.A. fue fundad en el ao 2004, en la ciudad de Nagua, con el fin de Fabricar y Comercializar los mejores Panties y Brasieles, de la Republica Dominicana, cumpliendo con las ms exigencias normas de calidad de los Panties y Brasieles. Las oficinas comerciales se encuentran ubicadas en Santo Domingo en la C/ Engome # 54, El Abanico de Herrera y en Nagua, en la C/ Colon # 33. Conforme pasaba el tiempo, la empresa fue creciendo rpidamente hasta el punto de convertirse en la primera opcin de los clientes de la zona y regiones aledaas, teniendo la mayor aceptacin de la poblacin y provocando esto un record satisfactorio en las ventas. Actualmente la Manufacturera HADE, S.A. es una de las empresas ms reconocidas en la Provincia Mara Trinidad Snchez, en lo que respecta al mercado de comercializacin de Panties y Brasieles. 1.2 Base Legal La Manufacturera HADE, S.A. es una empresa privada, constituida en el ao 2004, debidamente registrada en la secretaria de Industria y Comercio en fecha 16 de Octubre del ao 2004. La Manufacturera HADE, S.A. tiene personalidad jurdica, patrimonio propio y plena capacidad jurdica para adquirir u contraer obligaciones. Su duracin es ilimitada y su propio domicilio en la C/ colon # 33 de la ciudad de Nagua, Provincia Mara Trinidad Snchez, Repblica Dominicana. 1

La Empresa est regida por las disposiciones contenidas en las leyes de formacin y sus modificaciones. Su nombre fue aprobado por la Cmara de Comercio en fecha 25 de Mayo del ao 2004, mediante la resolucin nmero 1485-2 y su RNC 060-0008378-9. Manufacturera HADE, S.A, (Fabrica de Panties y Brasieles), es una empresa que se dedica a la comercializacin de Panties y Brasieles, marca HADE. 1.3 Misin y Visin 1.3.1 Misin Producir los mejor Panties y Brasieles de la Republica Dominicana, para satisfacer los gustos ms exigentes de los consumidores de manera tal que sean fieles a su marca. 1.3.2 Visin La Manufacturera HADE, S.A. tiene como Visin principal el crecimiento contino de la misma, tanto en la provincia como a nivel Nacional; adems de la implementacin de mejora a los productos que se distribuyen, para de sta forma alcanzar ms espacio en el mercado. 1.4 Metas de la Empresa Deseamos satisfacer los intereses de nuestro personal. Obtener eficiencia y producir unos Panties y Brasieles que satisfaga plenamente a nuestros consumidores. Deseamos alcanzar una produccin de 12,000.00 unidades de Panties y Brasieles por aos.

2 Maximizar las utilidades de la empresa. 1.5 Polticas y Estrategias Ofrecer descuentos por cantidad ya que esto implica animar a los consumidores para que compren grandes volmenes o para que efecten la mayor parte de sus compras con tal vendedor. Proporcionar descuentos por el pronto pago, es decir, decisiones otorgadas o los compradores que pagan sus facturas dentro de un periodo especificado. Dar nuevos valores a nuestro personal que antes no haba disfrutado. Programa de incentivo por venta a nuestros vendedores. Oferta de un producto por la Compra de 100 unidades al contado.

II PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE MANUFACTURA HADE

2.1 Organigrama de la Empresa Esta empresa es una manufactura, donde se fabrican Panties y Brasieles marca HADE. Cuenta con 53 empleados. La organizacin de la empresa es la siguiente:

EMPRESA INDUSTRIAL

GERENTE GENERAL

GERENTE COMERCIAL COMPRAS VENTAS PUBLICIDAD TRFICO

GERENTE DE PRODUCCIN PRODUCCIN MANTENIMIENTO CONTROL DE CALIDAD ALMACN

CONTRALORA CONTABILIDAD OFICINA GENERAL PERSONAL

El departamento de compra de Manufactura HADE solicita las compras bajo la forma centralizada descentralizada. Esto quiere decir que las compras solicitadas por los departamentos sern centralizadas cuando es el departamento de compras quien realiza las mismas y no los departamentos que las soliciten o las necesiten. Pero tambin el departamento de compra permite que los dems departamentos realicen sus propias compras sin solicitarle al departamento de compra, bajo un lmite y especificaciones del departamento de compras tambin subordinado a las polticas generales de la empresa. Mayormente cuando los departamentos realizan compras descentralizadas son compras miscelneas o pequeos desembolsos.

4 2.2 Concepto de Compra A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado. Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organizacin de la compaa. 2.2.1 Importancia de las Compras En la actualidad, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, cuyo objetivo ser adquirir las materias primas y los artculos indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo.

2.2.2 Objetivos de las Compras Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente: 1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 2. Hacerlo con la inversin mnima en existencia. 3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales. 4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. 5. Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos. 6. Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

6 2.3 rea de Compras El rea de compras de HADE est presentada bajo el organigrama siguiente: Autoridad staff ---------------------Autoridad lineal
GERENCIA DE COMPRAS INVESTIGACIN Y ASESORA TCNICA

---------------------------

SECCIN DE COMPRAS

SECCIN DE SEGUIMIENTO

SECCIN DE TAQUIMECANOGRAFA

SECCIN DE ARCHIVO CRUZADO

VENTA DE DESECHO, EQUIPO OBSOLETO Y MATERIALES RECUPERADOS

MATERIAS PRIMAS PRODUCTOS EQUIPO OFICINA SUMINISTROS

CONTRATOS INSPECCIN CONSTRUCCIN MODIFICACIONES ETC.

CONTACTO CON PROVEEDORES Y REPRESENTANTES

CONTACTO CON TRANSPORTISTAS Y FLETEROS

REDACCIN DE LOS PEDIDOS

CORRESPONDENCIA TLEX TELFONO TELGRAFOS

REQUISICIONES PEDIDOS INFORMES DE RECEPCIN E INSPECCIN DE CALIDAD

PROVEEDORES COTIZACIONES CATLOGOS FOLLETOS LISTA DE PRECIOS

2.4 Presupuesto de Materiales Materiales Hilos Elsticos Encaje Tela de algodn Tela en licra Total Unidades/m 71 3,168 y 1,300 y 1,787 y 586 y RD$ unidad Total/materiales 30 2,130 2 6,336 3 3,900 30 53,610 35 20,510 86,486

1 2 3 4 5

Este presupuesto est basado en los ingresos por venta mensual, est proyectado en base al movimiento de las ventas mensuales. El procedimiento de compras en HADE, segn solicitud del departamento de produccin. Necesidad El departamento de produccin prev la necesidad de materiales para la produccin del mes de septiembre del 2006. Los cuales son detallados a continuacin:

1 2 3 4 5

Tela algodn Tela licra Elstico Hilo Encaje

1,700 y 550 y 3,000 y 48 cono 1000 y

Tambin compr este departamento: 4 Escobillones. 10 Remas de papel boom. 9 Detergentes. El departamento de produccin al visualizar las necesidades de ese departamento tom en cuenta el tiempo, la demanda, la burocracia etc. 7

2.5 Requisicin de Compra o Solicitud de Compra El departamento de produccin despus de que prev la necesidades que debe satisfacer, y estar seguro que son las cantidades determinadas entonces solicit al departamento de compra, la compras de esos materiales. Para esto el encargado de produccin us un formulario llamado solicitud de compra o requisicin de compra:
Requisicin de Compra Req. N. Cuenta N. Del Dpto. Produccin Fecha. 019 5005 01

15/04/2008

Fecha de entrega. 20/04/2008 Cantidad Descripcin 1,700 yds Tela de algodn 500 yds Tela de licra 3,000 yds Elstico 48 conos Hilo 1,000 yds Encaje Eddy Paulino Vsquez Dnisis W. Gonzlez de M. Aprobado por: Unidad 85 Fardo 28 Fardo 100 Paquetes 2 Cajas 40 Rollos

Hecho por:

El departamento de produccin llen este formulario (Requisicin de Compra) en un original y una copia. El original va dirigido al departamento de compras, conservado la copia para que sta sirva de referencia para la espera de recibir los materiales requeridos. Despus de que es firmada por las personas autorizadas se registr (la requisicin de compras) en el control de materiales solicitado de ese departamento (departamento de produccin).

2.6 Consulta a Proveedores Despus de que el departamento de produccin hizo la solicitud al departamento de compras este (compra) solicit cotizaciones a los proveedores, con la finalidad de escoger al que cumpla con las necesidades y exigencias deseadas por el departamento de produccin. Para esto el departamento de compras estudio la posibilidad de seleccionar tres empresa que brindara el mejor servicio y que tuvieran los materiales que necesita el departamento de produccin, con la finalidad de escoger una, que le brinde los mejores intereses, supliendo las necesidades, exigidas por el departamento de produccin y cumpliendo con los mejores beneficios de la empresa.

Cuadro de cotizaciones de las tres empresas seleccionada: Materiales Tela algodn Tela licra Elstico Hilo Encaje Legalidad/TF Empresas Telas S. A. M. X. Elvin P/U T/E DPP Precio T/E DPP 30 8 5FF 28 4 10D 36 8 5FF 33 4 10D 3 8 5FF 2 4 10D 30 8 5FF 28 4 10D 4 8 5FF 2 4 10D Legal 3 aos Desconocida 3 meses Matron Precio T/E DPP 30 5 10FF 35 5 10FF 3 5 10FF 31 5 10FF 4.5 5 10FF Legal 9 aos fun.

C/P = Condiciones de pagos DPP = Descuento pronto pago P/U = Precios x unidad TE = Tiempo entrega Como podemos ver el departamento de compra, con este cuadro de cotizaciones analiza las mejores condiciones que estas brindan y que se pueden adaptar a las necesidades exigidas por el Dpto. de produccin. El departamento de compras escoge la empresa Matrn, porque aunque los precios de unidad son ms elevados el tiempo de entrega de Tela S. A. es para 8 das sin embargo Matrn lo entrega en 5 da.
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La empresa M.X. Ervin brinda los precios ms bajos, el tiempo de entrega ms rpido, y descuento pronto pago a 10 das despus de la fecha de factura pero su legalidad es desconocida y tiene tres meses funcionando, por lo que el departamento de compra consider que no poda existir garanta de los servicios. En conclusin el departamento de compra escogi a Matrn porque consider que ste brindaba las mejores condiciones exigidas por el Dpto. de compra. La original fue turnada al proveedor (Matrn) solicitndole acuse de recibo. El departamento de compra envi la primera copia al departamento de produccin y archiv la segunda copia de la orden de compra adjunta al original de la requisicin de compra, pendientes de que lo materiales solicitados se entreguen sin demora. Matrn recibi la orden de compra original por lo que procedi a enviar los materiales y a la elaboracin de la factura. Caja recibi la factura y elabor contra recibo. Turna al departamento de compra la factura adjunta de la copias del contrarecibo. El departamento de produccin recibe los materiales requeridos, el cual procedi a lo siguiente: Comprob que lo que haba solicitado al departamento de compras estaba conforme a lo entregado por Matrn en cuanto a la cantidad, a la calidad, a los precios convenidos. Todo se realizo conforme a lo solicitado por el departamento de produccin al departamento de compra.

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CONCLUSIONES

- Que no es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la fabricacin se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen los competidores. - Que las operaciones eficientes de cualquier industria dependen de la renovacin adecuada de la inversin. - Que el departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales adecuados cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas, para la produccin o venta, y hacer las entregas a tiempo. A su vez, no debe aumentar las inversiones ms all del inventario necesario para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable. - Que por sus estrechos contactos con otras muchas compaas y con el mercado en general, compras est en situacin de aconsejar a la empresa de: a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean en ese momento. b) Nuevas lneas o surtidos posibles de productos para aadir a la produccin. c) Variaciones en las tendencias ya sea en precios o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de la empresa. d) Aumento del crdito de la empresa dentro del rea en que se desenvuelve.

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ANEXOS

PROCESO DE COMPRAS
La requisicin de compra es el documento formal para solicitar al Departamento de Compras la adquisicin de cualquier producto o material. Slo se recibirn requisiciones de compra llenadas en forma clara, completa y detallada con la informacin requerida en cada campo, presentando original y copia. Todas las requisiciones deben ser autorizadas por el Director de Divisin, as como por el responsable de ejercer el presupuesto. La utilizacin de formatos para la requisicin de artculos debe ser la mnima posible y el usuario deber agrupar los artculos segn su gnero. Toda requisicin de compra igual o mayor a $100,000.00 se someter revisin del Comit de Compras. Este rubro incluye las compras por proyecto. El Departamento de Compras tendr informacin sobre la requisicin en un plazo mnimo de 48 hrs. a partir de su recepcin. Es indispensable que el usuario conserve el nmero de pedido que le fue asignado a su requisicin, sirvindole tambin para cualquier aclaracin durante el proceso. El tiempo de entrega del material solicitado depender de los tiempos pactados por el Departamento de Compras y/o de la existencia y condiciones que el proveedor indique. En caso de presentarse algn problema para la adquisicin de los bienes solicitados, Compras informar de la situacin al usuario y le ofrecer otras alternativas para realizar la compra.

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA DE LA PRESIDENCIA

FLUJOGRAMA DEL CICLO DE COMPRAS SURGE NECESIDAD.....
Dpto. compras cotiza, selecciona suplidor,
elabora carta orden Recepcin de mercanca

Solicitud a suministr oo personal autorizad o

Si hay, termina el proceso, si no... Fin del proces o

Entrada a Almacn

Envo de factura a compras

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BIBLIOGRAFA

Garca Molina, Bartola. Redaccin Mtodos de Organizacin y Expresin del Pensamiento. 7ma. Edicin. 2001. Hernndez, Fernando. Investigacin Documental y Comunicacin Cientfica. Primera Edicin. Editora BHO, UAPA. 2001. Mercado, Salvador. Compras Principios y Aplicaciones. 4. Ed. Mxico: Limusa, 2006.

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