REDISEO DE PROCESOS El SOL E.I.R.

2010
SIMULACIN DE SISTEMAS
REDISEO DE PROCESOS EL SOL E.I.R.L

Ing. Joaqun More Pea

Integrantes:

CHERO IZQUIERDO, Julio. DAZ SIPIN, Alex. NECIOSUP CASAS, Jhonatan. SALAZAR ROALCABA, ngel.

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INTRODUCCIN

Hoy en da en este mundo cambiante, las grandes organizaciones y empresas modifican sus procesos para llevar a sus empresas a una mejora continua e incluso llevar a cabo un cambio radical si fuese necesario, es decir aplican REINGENIERA, para poder adaptarse a estos cambios vertiginosos ya que si no lo hacen estn

destinadas a quedarse atrs e incluso desparecer.

La Reingeniera de Procesos trae muchos beneficios, como es el caso de la empresa EL SOL E.I.R.L, en la cual se efectan muchos procesos con diferentes objetivos, uno de ellos es el Proceso de ventas en la cual existen procesos que se deben mejorar ya que con una mejora continua lograran optimizar stos para el beneficio y satisfaccin de sus alumnos as como la creacin de una ventaja competitiva por sobre las otras empresas.

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NDICE
1. Objetivos del trabajo......................................................................................................... 4 1.1. 1.2. 2. Objetivos general: ...................................................................................................... 4 Objetivos especficos: ................................................................................................ 4

Resumen .............................................................................................................................. 5 2.1 Del Proceso ....................................................................................................................... 5

3. 4. 5.

Situacin Problemtica:.................................................................................................... 6 Justificacin: ....................................................................................................................... 6 Captulos ............................................................................................................................. 7 5.1. Datos de la empresa .................................................................................................. 7 Datos generales .................................................................................................. 7 Misin: ................................................................................................................. 7 Visin:.................................................................................................................. 7 Organigrama de la empresa:............................................................................ 8 Funciones principales de cada rea: ............................................................... 8

5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.2. 6.

Informes estadsticos ................................................................................................ 9

Modelo actual ................................................................................................................... 14 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. Descripcin del Modelo de Simulacin .............................................................. 14 Elementos .................................................................................................................. 14 Variables ................................................................................................................... 15 Modelo de simulacin actual, utilizando el software Arena ......................... 17 Descripcin del modelo en arena: ........................................................................ 18 Anlisis del Modelo Actual ................................................................................... 24

7.

Modelo Propuesto ........................................................................................................... 26 7.1. 7.2. Descripcin del Modelo Propuesto...................................................................... 27 Anlisis del Modelo Propuesto .............................................................................. 30

8. 9. 10.

Conclusiones .................................................................................................................... 33 Recomendaciones y/o Soluciones ................................................................................ 34 Presupuesto: ................................................................................................................. 35

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1. Objetivos del trabajo 1.1. Objetivos general: Simular a travs del programa Arena 10.0 el proceso del sistema de ventas de la Empresa EL SOL E.I.R.L para determinar si la capacidad del sistema es suficiente en relacin con el proceso de ventas, enfocando el estudio desde la Generacin de orden de pedido, Generar orden de compra, pagos y entrega del producto. 1.2. Objetivos especficos: Determinar si el sistema es suficiente con relacin al proceso de ventas de la Empresa EL SOL. Verificar en qu partes del sistema se forman las colas. Determinar en qu parte del sistema se forma la mayor cola. Determinar los tiempos de servicio de los procesos de ventas. Evaluar y analizar el proceso de gestin de ventas de la Empresa EL SOL E.I.R.L. Sugerir nuevas tecnologas de informacin en relacin al resultado obtenido. Disear el modelo del proceso, utilizando el software Arena 10.0, que permita visualizar y analizar el funcionamiento del sistema, as como la simulacin de diferentes escenarios, y el manejo de las variables que intervienen en el mismo. Formular propuestas basadas en los resultados de la simulacin orientadas a la optimizacin del servicio.

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2. Resumen
El presente trabajo es para la asignatura de Simulacin de Sistemas de la Empresa EL SOL E.I.R.L. El mbito de investigacin es la ciudad de Chiclayo. En el proceso de ventas lo cual se da con mucha demora en actividades de operacin como: Generar de orden de pedido, Generar orden de compra, pagos y entrega del producto.

2.1 Del Proceso

El problema de la empresa EL SOL reside en el uso innecesario de tiempo en la bsqueda de sus clientes habituales como espordicos, tambin en la poca informacin que existe respecto a las prendas en stock. Este problema afecta tanto a los componentes de la empresa como a sus clientes. Una solucin con xito sera crear un sistema en donde el gerente registre a todos sus clientes en las distintas categoras para que as ya no exista ese factor tiempo la cual la hace poco eficiente y ser de mucho beneficio para sus clientes, como tambin se espera tener una informacin ms fluida con los productos en stock actuales de la empresa. PALABRAS CLAVES.

Empresa EL SOL E.I.R.L. Proceso de Ventas Tiempo Promedio en las Colas. Tiempo Promedio en el Sistema de los Clientes.

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3. Situacin Problemtica:
Al encontrar este problema, nuestro equipo de trabajo ha credo conveniente plantear soluciones mediante la simulacin de procesos en el software Arena. La empresa EL SOL E.I.R.L., En una tienda comercial de prendas de vestir, presenta un rea administrativa y personal capacitado para brindar una excelente atencin a sus clientes. Se encuentra ubicado en la Avenida Balta #1360 inti. 4. El problema de la empresa EL SOL reside en el uso innecesario de tiempo en la bsqueda de sus clientes habituales como espordicos, tambin en la poca informacin que existe respecto a las prendas en stock. Este problema afecta tanto a los componentes de la empresa como a sus clientes. La contabilidad que se efecta en la organizacin hace uso de hojas contables que exigen dedicacin y seguimiento. El control de inventarios no es preciso y confiable. Se presentan prdidas de algunos productos en el rea de canje sin haberse solicitado el intercambio. Los empleados del local no detallan un informe especfico sobre las actividades que realizan, generando desconfianza en los administradores de la empresa. El control de la documentacin no admite seguridad al usuario que lo registra, impidiendo con ello estabilidad y seguridad. Al encontrar este problema, nuestro equipo de trabajo ha credo conveniente plantear soluciones mediante la simulacin de procesos en el software Arena.

4. Justificacin:
Al desarrollar un Sistema de gestin y control de inventarios se propone un modelo que contribuya a que el impacto, la eficiencia y la eficacia sean mayores en el entorno empresarial, tanto interno como externo. El tema del presente proyecto de tesis se realiza a pedido de la empresa EL SOL E.I.R.L. con la finalidad de mejorar la toma de decisiones con informacin actualizada y oportuna, adems, otorgar beneficios indirectos como la competitividad y la calidad de la gestin. As, mediante la simulacin de Arena 10.0 se visualizar con mayor facilidad las colas formadas en el proceso de Generar orden de compra, as como en el proceso de Generar orden de pedido y se obtendrn resultados que proporcionarn bases objetivas para realizar algunas recomendaciones y hacer una propuesta en base a esto. As, gracias al estudio que se efectuar se podr verificar: si la capacidad

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actual de los empleados es suficiente para la demanda de clientes, la posibilidad de mejorar el servicio.

5. Captulos 5.1. Datos de la empresa

5.1.1. Datos generales

Razn Social: Empresa Individual con Responsabilidad Limitada (E. I. R. L.) Giro del negocio: Comercio de Prendas de vestir Direccin: AV. Balta #1360 int. 4 Telfonos: 492704 E mail: ELSOL EIRL@yahoo.pe Contacto: Sra. Miriam Becerra Aquino.

5.1.2. Misin:
Comercializar productos de calidad para satisfacer la demanda de nuestros clientes, contribuyendo a la mejora de vida, de la poblacin, del pas, con efectividad, utilizando tecnologa adecuada con personal competente.

5.1.3. Visin:
Ser una empresa competitiva y lder en el mercado, comercializando productos de alta calidad a toda la regin de Lambayeque.

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5.1.4. Organigrama de la empresa:

GERENCIA GENERAL

MARKETING

FINANZAS

PRESONAL

ALMACEN

VENTAS

CONTABILIDA D PRESUPUESTO

SELECCION CAPACITACION

LOGISTICA INVENTARIO

5.1.5. Funciones principales de cada rea: Gerencia General: Se encarga y responsabiliza de ejecutar la poltica institucional y liderar el desarrollo organizacional, Asume la representatividad legal y se constituye en la instancia ejecutiva de la empresa EL SOL E.I.R.L.. Marketing: El rea de marketing ha sido definida por la empresa como funcin empresaria que involucra al rea de ventas que se encarga de revisar las ventas realizadas y el total de ventas diarias, y el rea de publicidad que se encarga de dar a conocer la existencia de dicha empresa al pblico en general. Finanzas: Esta rea tiene a cargo el control de la contabilidad como tambin de brindar el presupuesto final de dicha empresa. Personal: Esta rea tiene a cargo el control de personal y la capacitacin de este.

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Almacn: Tiene a cargo tanto del rea de logstica en donde se realizaron las rdenes de compra al proveedor y el rea de inventario en donde se encargara de emitir un informe que verificara la mercadora existente y faltante.

5.2.

Informes estadsticos
Estos son los datos ingresados al software Easyfit para el anlisis de distribucin de tiempos, el cual nos proporcion grficas y datos que utilizamos con xito para analizar los datos aleatorios que hemos recolectado para el anlisis de nuestro proyecto. Adems del EasyFit hemos utilizado el software Input Analyzer del propio Simulador Arena 10, que es utilizado para analizar la distribucin de tiempos, el cual nos ha proporcionado resultados similares (dcimas de variacin) a los resultados emitidos por el software EasyFit, lo cual nos permiti cerciorarnos de la veracidad de stos resultados. Tamao de la muestra: 50 clientes Tiempo: 150 min (2 hora y media)

Llegadas 0 196 226 292 144 205 206 152 162 196 136 372 134 132 203 145 146
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Generar orden de pedido 323 385 449 418 419 537 353 469 372 454 519 466 539 536 503 385 323

Generar orden de compra 200 196 226 112 324 205 206 152 162 196 136 72 134 132 203 145 146

Caja 81 145 132 118 116 108 73 176 168 83 72 75 177 174 81 85 72

Entregar producto 323 196 226 292 324 205 206 152 162 196 136 372 134 132 203 145 146
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174 196 259 192 201 203 132 144 180 324 180 120 180 120 312 180 201 136 144 156 207 225 136 149 210 192 218 159 228 192 203 148 212

385 449 418 299 265 325 509 418 419 537 353 469 372 454 519 466 539 536 503 385 323 385 449 418 299 323 385 449 418 359 417 353 325

174 196 79 192 201 203 132 144 180 84 180 120 180 120 72 180 201 136 144 156 207 225 136 149 210 192 218 159 228 192 203 148 212

178 116 168 73 76 85 72 118 116 108 73 176 168 83 72 75 177 174 81 85 72 178 116 168 73 81 145 132 118 116 108 73 85

174 196 259 192 201 203 132 144 192 324 195 143 201 133 312 195 201 136 144 156 207 225 136 149 210 192 218 159 228 192 203 148 212

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Anlisis de Distribucin de tiempos

Software EASY FIT Proceso: Time de Llegada

Proceso: Generar orden de pedido

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Software EASY FIT Proceso: Generar orden de compra

Proceso: Realizar pago de pedido

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Software EASY FIT Proceso: Entregar producto

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6. Modelo actual 6.1. Descripcin del Modelo de Simulacin 1. Generar orden de pedido: El proceso se inicia cuando el cliente solicita la muestra de los productos, el vendedor busca el producto en el almacn. Si el cliente est conforme con el producto, el vendedor envuelve la prenda. 2. Generar orden de compra: El vendedor inmediatamente solicita los datos del cliente para ser registrado cerciorndose si es un cliente habitual o espordico. Si es un cliente habitual se realiza un descuento del 10% en el total de sus prendas, si es un cliente espordico no se le realizara ningn descuento. 3. Realizar pago de pedido: El cliente realiza el pago del producto, el vendedor consulta si el pago es en efectivo o con tarjeta. Si es con tarjeta se realiza la verificacin de saldo en su cuenta. El vendedor emite un comprobante de pago. 4. Entregar producto: Registrar la salida del producto y el ingreso a caja.

6.2. Elementos ENTIDADES: Representan los objetos que se mueven a travs del sistema. Cada entidad individual en el sistema tiene sus propios atributos; stos pueden asignarse a los varios procesos que encuentra.
Clientes

RECURSOS: Las entidades a menudo compiten entre ellas por los servicios que les brindan los recursos. Los recursos pueden ser cosas como personal, equipo o espacio en un rea de almacenamiento. Vendedor Cajero

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COLAS: El propsito primario de una cola es mantener un espacio de espera para las entidades cuyo el movimiento a travs del modelo se ha suspendido debido al estado del sistema (por ejemplo, un recurso ocupado). Las Colas son pasivas en la naturaleza. Las colas individuales tienen un nombre simblico, una regla de la clasificacin jerrquica, y una capacidad especfica. Generar orden de pedido. Generar orden de compra. Realizar pago de pedido. Entregar producto. 6.3. Variables Tiempo promedio de atencin en Generar orden de pedido. Tiempo promedio de atencin en Generar orden de compra. Tiempo promedio de atencin en Realizar pago de pedido. Tiempo promedio de atencin en Entregar producto.

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6.4. Modelo de simulacin actual, utilizando el software Arena

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6.5. Descripcin del modelo en arena:

Nmero de Rplicas: 1 Duracin de la Rplica: Infinita Horas por da: 24 Horas Unidad de Tiempo: Minutos

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Detalles de procesos ms relevantes para el modelo:

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RECURSOS:

Proceso de Generar orden de pedido Proceso de Generar orden de compra Proceso de Realizar pago de pedido Proceso de Entregar producto

: 1 Recurso : 1 Recurso : 1 Recurso : 1 Recurso

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6.6. Anlisis del Modelo Actual stos son los resultados obtenidos, en 2 hora de rplica con una muestra de 50 clientes.

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Resultados obtenidos: Las colas dependen del nmero que clientes que vayan en cierta hora a comprar, si todos llegan casi al mismo tiempo, pues las colas sern largas. Obtenemos los siguientes resultados:

Observamos que el total de clientes atendidos es 2 hora son 19 de 50 clientes que llegaron a comprar. Osea que el resto de clientes (31 alumnos) les tomara ser atendidos ms de 2 hora, lo cual no est bien. En nuestro modelo propuesto optimizaremos los tiempos de atencin.

Observamos que el mayor tiempo de espera es en el proceso de generar orden de compra y generar orden de pedido. Los procesos de entrega de producto y pago no toman mucho tiempo.

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7. Modelo Propuesto

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7.1. Descripcin del Modelo Propuesto

Hemos optimizado los promedios de los tiempos de atencin en los siguientes procesos:

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7.2. Anlisis del Modelo Propuesto stos son los resultados obtenidos, en 2 hora de rplica con una muestra de 50 clientes.

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Resultados obtenidos:

Ahora observamos que el total de clientes atendidos en una 2 hora son 43 de 50 clientes que llegaron a camprar en nuestra muestra de 50 clientes. Hemos optimizado los tiempos de atencin de tal manera, que el tamao de las colas se reduzcan, por lo cual obtuvimos mejores resultados.

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Observamos que los tiempos de espera de cada cola se han reducido en comparacin con el modelo actual. Ahora en el proceso de generar orden de pedido es de 150 y el proceso de generar orden de compra es 180 segundos. El los otros dos procesos de entrega de producto y caja la variacin es insignificantica. Adems hemos propuesto implementar un sistema informtico de gestin y control de inventarios para mejor el tiempo en generar orden de pedido, generar orden de compra y pago, de esta manera evitamos que se formen colas muy largas y optimizamos los tiempos de atencin.
RECURSOS:

Proceso de Generar orden de pedido Proceso de Generar orden de compra Proceso de Realizar pago de pedido Proceso de Entregar producto

: 1 Recurso : 1 Recurso : 1 Recurso : 1 Recurso

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8. Conclusiones La realizacin de este estudio proporciona datos suficientes que permiten llegar a las siguientes conclusiones:

Al minimizar los tiempos de atencin en cada proceso se redujo el tamao de las colas,.

A veces es difcil evaluar el rendimiento de todo el sistema de manera conjunta, es mejor dividir en algunos casos el modelo, para poder observar con objetividad que es lo que realimente sucede.

Se pondr en manifiesto las actividades que aportan valor, eliminan y gestionan adecuadamente los cuellos de botella en el proceso de venta.

Se lograr maximizar el valor en la relacin del administrativo con el cliente mediante un excelente servicio.

Con este anlisis de simulacin podremos mejorar el proceso de ventas aplicando nuevas ideas, estrategias y polticas.

Implantando el Modelo propuesto lograremos ahorrar gastos, optimizar tiempo y as los clientes se sentirn conforme con la atencin.

El programa Arena 10.0 resulta de gran utilidad para simular cualquier situacin o sistema donde haya colas, permitiendo introducir las variables que intervienen y modificar los escenarios para visualizar el funcionamiento al alterar alguna de ellas.

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9. Recomendaciones y/o Soluciones A raz de la investigacin y simulacin realizada es posible presentar las siguientes recomendaciones:

Correr la simulacin con la versin completa de arena puede traer

resultados de inters que dada la limitacin de las 150 entidades para la versin acadmica, no se han hecho en el trabajo.
Podemos emplear las tecnologas de informacin implantando un proceso

de ventas va internet lo que permitir resolver con eficiencia cualquier incidencia e inconveniente con el cliente.
Algunas soluciones que se podran dar o sugerir serian:

Desarrollo de un sistema informtico de gestin y control de inventarios para mejorar la rentabilidad de la empresa EL SOL E.I.R.L.. Gestionar y desarrollar una base de datos de todos los clientes. Integrar sistemas. Mantenimiento adecuado de aplicaciones

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10.

Presupuesto:

Esto falta..

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